El documento define los conceptos de sistema, gestión y sistema de gestión, y explica que un sistema integrado de gestión (SIG) integra de manera armónica la calidad, el medio ambiente y la seguridad laboral conforme a las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. El SIG sirve para satisfacer las necesidades de los interesados y cumplir con los requisitos legales de implementación de dichas normas de una manera organizada y con mejora continua.

3. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Para poder entender cuál es el propósito del SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG, lo primero que
debemos tener claro son los conceptos de SISTEMA,
GESTIÓN y SISTEMA DE GESTIÓN; para lo cual se han
tomado como referentes, las definiciones que nos da la
Guía de Armonización del Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005 con la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004,
expedida por el DAFP.

4. ¿Qué es un Sistema?

5. Sistema
“Interrelación mutua que se establece entre los
elementos que componen un todo y que conducen al
logro de objetivos”

6. ¿Qué significa Gestión?

7. Gestión
“Conjunto de acciones que permiten interrelacionar
cada uno de los elementos con el fin de dirigir las
organizaciones”. Si integramos estos dos conceptos,
podemos precisar que:

8. ¿Qué es un Sistema
de Gestión?
“Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a
través de acciones específicas, permiten definir e
implementar los lineamientos generales y de
operación de organización.
Tal como lo define la Guía Nacional para la Simplificación y la Racionalización de
Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el DAFP:

9. Para mayor comprensión, se ilustra en la Gráfica la Integración
de los Sistemas, que forman parte del Sistema Integrado de
Gestión, así:

10. ¿Que hace el Sistema Integrado de
Gestión?
El Sistema Integrado de Gestión - SIG, como su nombre lo indica integra de
manera armónica y complementaria, la Calidad, el medio ambiente, y la Seguridad
Laboral. Con forme a los lineamientos establecidos en la normas ISO 9001, ISO
14001 y OHSAS 18001.

11. ¿Para qué sirve el Sistema Integrado de
Gestión - SIG?
El Sistema Integrado de Gestión – SIG, sirve para lograr la satisfacción
de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes
interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del
servicio, dado que las tres (3) normas que lo integran (ISO 9001, ISO
14001 y OHSAS 18001) tienen elementos comunes (compatibles) que
al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de
mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos
específicos de cada Sistema, sino a cumplir la obligación legal de su
implementación.

12. Características del Sistema Integrado de
Gestión - SIG
El Sistema Integrado de Gestión - SIG, tendrá las siguientes
características:
 Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional
son integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas
en las normas que regulan los sistemas antes citados.
 Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los
requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la
implementación, sin conflictos, de otro sistema de gestión o de
control, es decir es posible implementarlos de manera integrada.
 Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas
las acciones de mejoramiento institucional.

13. Continuación……………
 Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se
puede desarrollar transversalmente en dos o más elementos de los
sistemas que integran el SIG.
 Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o
externas, cada una de las acciones de desarrollo del SIG,
representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman, bajo los
principios de la eficiencia y la economía.

14. INSTANCIAS DE DESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
• Dirección y Orientación: La dirección y orientación del SIG, será
responsabilidad del Comité de Coordinación del Sistema de Gestión.
 Ejecución: Corresponde a los Jefes de las Dependencias, hacer
efectiva la ejecución de las políticas definidas por la instancia de dirección
y orientación.
 Operación: Será responsabilidad de los Grupos de Mejoramiento de
Procesos, implementar las acciones que desarrolla el SIG.
 Apropiación: Corresponde a cada uno de los funcionarios de la
Organización apropiar las acciones que desarrolla el SIG.
 Evaluación: Corresponde a la Alta Dirección, realizar la evaluación al
avance y desarrollo en la implementación del SIG.

15. ARTICULACIÓN CON EL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para entender cuál es el alcance del Sistema Integrado de Gestión -
SIG en las organizaciones, es fundamental conocer que es el
PROCESO ADMINISTRATIVO, ya que el SIG lo impacta en todos sus
elementos, para lo cual nos debemos hacer la siguiente pregunta:
¿QUÉ ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?
Es la secuencia lógica de actividades que adelanta una organización en
relación con los siguientes elementos: Dirección, Planeación,
Organización, Ejecución y Evaluación (Seguimiento y Control), tal como
se muestra a continuación:

16. Gráfica No. 2. Elementos del Proceso Administrativo

17. Continuación…………
En relación con el Proceso Administrativo, el artículo 10° del
Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, incluye las siguientes
definiciones de dichos elementos:
“Artículo 11. Dirección: El Nivel Directivo define las políticas, objetivos
y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales
y legales correspondientes, como marco de referencia para la
definición de los planes indicativos y de acción”.
Es importante destacar que todo el nivel directivo debe ejercer
liderazgo permanente para asegurar la implementación del SIG, a
través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

18. Continuación…………
Artículo 12º. Planeación: La planeación concebida como una herramienta
gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los
objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del
Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las
actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las
estrategias, objetivos y metas”.
La definición de la misión y la visión institucional con base en el objetivo constitucional y
legal, son el punto de partida del elemento planeación.
“Artículo 13. Organización: Función básica de la gestión gerencial, que consiste en
realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con
miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado”.
En forma coherente con lo establecido en el elemento planeación, se debe definir el modelo
de operación por procesos (mapa estratégico de procesos o cadena de valor) y la estructura
funcional a partir de los procesos más adecuados para lograr los objetivos propuestos.

19. Continuación…………
“Artículo 14. Ejecución: Implica el desarrollo de las actividades de la organización,
determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos
corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de
procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación,
información y seguimiento”.
Uno de los aspectos de mayor es el liderazgo necesario para velar porque todo aquello
que se planeó se haga en la forma prevista.
“Artículo 15. Evaluación: Este componente es el complemento fundamental de la
planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole
dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las
actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar
el logro de los resultados previstos”.
El elemento evaluación comprende un conjunto de mecanismos de seguimiento y control
que al operar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad
del SIG; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los
planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer
tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la
Organización.

20. Continuación…………
El ejercicio del SIG, por lo tanto, no es un evento aislado, es más bien
una serie de acciones que ocurren de manera permanente a través del
funcionamiento y operación de cada Organización, debiendo
reconocerse como un componente integral de cada dependencia o
parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente.
Conforme a lo anterior, podríamos concluir que los elementos del
PROCESO ADMINISTRATIVO, forman parte del CICLO BÁSICO DE
LA GESTIÓN (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), de la siguiente
manera:
 Los elementos DIRECCIÓN, PLANEACIÓN y ORGANIZACIÓN,
forman parte del PLANEAR;
 El elemento EJECUCIÓN, forma parte del HACER;
 El elemento EVALUACIÓN, forma parte del VERIFICAR; y,
 Como consecuencia de su aplicación se genera el ACTUAR.

21. Continuación…………
Pero:
¿QUÉ ES EL CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN?
Teniendo claridad cuál es la relación del SIG con el PROCESO
ADMINISTRATIVO, es necesario identificar que el SIG parte de una
estrategia gerencial conocida como el CICLO PHVA (PDCA), CICLO DEL
MEJORAMIENTO CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las
iníciales de cuatro (4) actividades que deben ser desarrolladas de manera
secuencial, que como ya mencionamos son PLANEAR, HACER,
VERIFICAR y ACTUAR.
Para mejor claridad conceptual del PHVA es importante definirlo tal como lo
establece la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP
1000:2009 expedida por el DAFP, así:

22. Continuación…………
“Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la
definición de las políticas y el establecimiento de un plan de acción.
Hacer: Estos lineamientos deben llevarse a la práctica. Verificar: Una
vez puesto en marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el
grado de cumplimiento de los planes establecidos. Actuar: De
acuerdo a los resultados obtenidos, debe implementar acciones
correctivas o de mejoramiento”.
Así las cosas, es importante precisar que el SIG comparte la adopción
de un enfoque basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el
cual consiste en identificar y gestionar de manera eficaz numerosas
actividades relacionadas entre sí, la manera como se relacionan
sinérgicamente los elementos de cada Sistema para el logro de los
objetivos, lo cual se puede visualizar en la Gráfica a continuación:

24. ¿Porqué implementar un Sistema de
Gestión?
El mercado actual, la globalización, los costos en permanente aumento,
etc., presionan a las Empresas a trabajar día a día sobre la mejora en la
rentabilidad, la eficacia y eficiencia.
El hecho de que una organización implemente un Sistema de Gestión es
importante, pues se transforma en una excelente herramienta para
colaborar en la mejora de los objetivos mencionados.

25. Ventajas y Desventajas

26. Ventajas
 Eleva la calidad del servicio. Al encontrarse documentado todos
los procesos de la empresa.
 El manual de Procedimientos del SGC brinda homogeneidad en
el servicio. Al estar documentados todos los procesos.
 Establece el ¿Qué, Quién, Cómo, Cuando y Donde?, para cada
actividad. Mediante la documentación.
 Facilita el control de las actividades.
 Brinda reconocimiento a la instalación, con los clientes externos e
internos
 Entrada a nuevos mercados que exigen certificaciones.

27. Desventajas
 Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.
 El sistema origina cierta burocracia.
 Se necesitan suficientes recursos.
 Genera extensa documentación

28. Beneficios
 Estandarización de sus procesos.
 Permite implementar Procedimientos y Registros
 Eleva el nivel en la Gestión de todos los recursos humanos
 Permite tener bajo control la Gestión de la Empresa
 Aporta información a la Dirección (importante para la toma de
decisiones)
 Acostumbra a la Organización a trabajar con Indicadores de Gestión
 Permite aumentar la imagen positiva ante Clientes y Proveedores
 Diferenciación en el mercado
 Mejor imagen ante la sociedad
 Colabora en el mejoramiento de la imagen antes los clientes y
proveedores
 Cumplimiento del marco legal, minimizando el nivel de riesgo
 Asigna responsabilidades en cada nivel de la organización
 Otros

29. ¿Porqué certificar el Sistema de
Gestión implementado?
En principio la Certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad según
Normas ISO 9000 proporciona a los Clientes de la Organización confianza
en que sus necesidades y expectativas serán satisfechas. Como así
también se puede decir que colabora en:
 Aumentar la imagen positiva de la Empresa, otorgando credibilidad de
una tercera parte independiente.
 Optimizar el desempeño de la Organización.
 Trabajar sobre la cultura de Administración de Riesgo
 Presionar a la Empresa en el mantenimiento del Sistema, a través de
las Auditorías de Seguimiento.
 Mejorar el nivel de Asegurabilidad, para determinados riesgos.

30. H - SALUD OCUPACIONAL
La salud de una persona es lo más
valioso. Velar por la buena salud de
todos los colaboradores.
S - SEGURIDAD INDUSTRIAL
Un trabajo seguro es un buen trabajo.
Hacer cumplir los estándares en
seguridad industrial reconocidos
internacionalmente.
E - AMBIENTE
La protección ambiental es una garantía
para la sostenibilidad de las
generaciones futuras.
Q – CALIDAD
Hacer las cosas bien desde el principio.
Mejorar continuamente.
¿Qué es HSEQ?

31. ISO 9001/2008 - GESTIÓN DE LA
CALIDAD
ISO 9001/2008 Gestión de la Calidad La norma ISO 9001:2008 establece los requisitos
internacionales para la Gestión y el Gerenciamiento de Sistemas de Calidad. La misma
puede aplicarse a cualquier empresa de manufactura o servicio y abarca a todos los
sectores y / o procesos que afectan la calidad. Consta de una serie de documentos
creados por la International Organizacion for Standarization (ISO).
Algunos de los beneficios mas importantes son: Mejora en la Documentación, Mejora
en la Comunicación Interna, Reducción de retrabajos, Mayor calidad percibida en el
Mercado, Mejora en la Satisfacción de Clientes, Ventajas competitivas, Incremento en
la participación del mercado.

32. ISO 14001/94 - SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
La norma ISO 14001 contiene los elementos centrales para un efectivo
Sistema de Gestión Ambiental. Se puede aplicar tanto al sector de
servicios como al sector industrial. La norma exige que la empresa
defina objetivos ambientales y el sistema de gestión necesario para
cumplir estos objetivos. Además, exige que la empresa cumpla con los
procesos, procedimientos y actividades del sistema.

33. OHSAS 18001- GESTIÓN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
 Reduce la cantidad de daños al personal mediante el desarrollo de actividades de
prevención y control de riesgos.
 Reduce los riegos de accidentes graves OHSAS 18001
 Asegura un equipo de trabajo calificado, comprometido y entusiasta debido al
cumplimento de sus expectativas.
 Reduce las pérdidas de materiales causadas por accidentes o interrupciones en la
producción.
 Posibilita un Sistema de Gerenciamiento Integrado de Calidad, Medio Ambiente y
Salud y Seguridad.

37. Gracias…..