Control gestion ecosalud

Edmundo Pimentel
Bases Teóricas
del Sistema

Contenido
 Aspectos Conceptuales
 El concepto de Sistema
 Planificación Estratégica
 Planeación y Gestión de Procesos
 Sistemas de Información
 Mecanismos de Autoevaluación
 Los Indicadores de Control de Gestión
 Diseño de Indicadores
 Implantación de Indicadores

Conceptos Preliminares
El Concepto de Sistema:
Un Sistema es un conjunto formado por dos o más elementos
que no puede ser dividido en partes independientes y que
satisface las siguientes tres condiciones:
1. El comportamiento de cada elemento tiene efectos sobre el
comportamiento del conjunto
2. Los elementos y sus efectos sobre el conjunto son
interdependientes, es decir, la forma como se comporta cada
elemento y el modo en que influye sobre el conjunto depende
del comportamiento de los otros elementos. Ningún elemento
tiene un efecto independiente sobre el sistema en su totalidad.
3. Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tiene un efecto
sobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efecto
independiente sobre el, es decir, no se pueden formar subgrupos
independientes entre ellos.

El Pensamiento
Analítico
Descomposición de lo que va a
ser explicado
Explicación del comportamiento
o propiedades de las partes
tomadas por separado
Combinación de estas
explicaciones para obtener la
explicación del conjunto

Principio
Holístico
Principio de
Coordinación
Principio de
Integración
Interacción
entre las
unidades de un
mismo nivel
Interacción entre
las unidades de
diferentes niveles

Aspectos Conceptuales
Principio de Coordinación
Ninguna de las partes de una
organización puede planificarse
eficazmente si la planificación se
efectúa en forma independiente
de las otras unidades del mismo
nivel. Todas las unidades de un
mismo nivel deben planificarse en
forma interdependiente y
simultánea
Principio de Integración
La planificación que se efectúe en
forma independiente en cualquier
nivel del sistema, no puede ser
tan efectiva como la planificación
realizada en forma interdepen-
diente de todos los niveles de la
organización. Todos lo niveles
deben ser considerados en la
planificación óptima.

Planificación Estratégica e Indicadores
Uno de los aspectos más resaltantes con relación a los indicadores de
seguimiento, es el hecho de que en su aplicación casi siempre van
acompañados por el proceso de “Planificación Estratégica”. Esta parte de
la ciencia de la administración tiene varias definiciones las cuales es
conveniente recordarlas de modo a centrarnos o ubicarnos en el contexto
que la misma colabora en la determinación de los objetivos de algún
proyecto, sea este privado o público. Entre las definiciones que me han
parecido más relevantes puedo citar las siguientes:
Definición 1:
“Es el proceso que se sigue para establecer las metas de una organización
y las estrategias que permitirán alcanzarlas y desde esta perspectiva la
planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el
control y la evaluación de gestión”.

Definición 2:
“Es el proceso administrativo que proporciona sustento metodológico
para poder establecer una mejor dirección a ser seguida por la empresa
o un proyecto, visualizando y optimizando el grado de interacción con el
ambiente, actuando en forma innovadora y diferenciada”.
Definición 3:
“Es un proceso de acumular las fortalezas de la organización y
oportunidades ambientales, al tiempo que se minimiza o se evitan las
debilidades organizacionales y las amenazas de ambiente”.
Resumiendo, se puede decir que la planificación constituye un
procedimiento de dirección que determina y gestiona los objetivos de
los proyectos a través de su especificación correcta y posterior diseño de
los indicadores de seguimiento que posibiliten una eficaz interpretación

De esta manera cuando se presenta la oportunidad de solucionar una
problemática o aprovechar una ventaja comparativa para ensayar un
mejoramiento se establecen, por medio de la planificación
estratégica, algunos principios muy importantes los cuales deben siempre
estar monitoreados a través de los indicadores verificables. Estos
principios son:
 Desarrollar los objetivos, planes e indicadores de seguimiento.
 Identificar los problemas estratégicos o los llamados “nodos críticos”.
 Ayudar a la asignación de los recursos estratégicos.
 Coordinar e integrar los distintos objetivos de la empresa o proyecto.
 Ayudar a predecir el desempeño futuro.
 Identificación de los niveles concretos de responsables del logro de las
metas.
 Contribuir a evaluar a los gerentes del proyecto de niveles medios y
bajos en la jerarquía de objetivos.

 Ampliar el pensamiento estratégico dentro del cual se desenvuelve el
proyecto o programa a ser desarrollado.
 Establecimiento de sistemas de control de gestión internos donde quedan
definidos las responsabilidades en toda la organización por el cumplimiento
de las metas, así como también los procesos de retroalimentación para las
tomas de decisiones, muy importantes en la gestión de los proyectos.
 La vinculación del presupuesto institucional al cumplimiento de los objetivos
perseguidos.
 Determinación de los incentivos, flexibilidad y autonomía en la gestión de
acuerdo a compromisos de desempeño establecidos (gestión por resultados).
En resumen la planificación estratégica en el ámbito de los proyectos es un
proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer el
seguimiento (mediante los indicadores) de los objetivos establecidos para el
logro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y Componentes).

En otras palabras la planeación
estratégica, monitoreada en cuanto a sus
objetivos se refiere por indicadores
verificables, tiene como ideal básico
relacionar y medir todos los objetivos
dentro del ciclo de vida de los
proyectos, mediante la complementación
de los planes direccionales a corto
plazo, planes más específicos a mediano
plazo, planes específicos a largo plazo y
nuevamente los planes direccionales a
corto plazo; completando de esta forma el
ciclo de vida compuesto por un
Inicio, Crecimiento, Consolidación y
Declinación, respectivamente.

Filosofía de Gestión
Misión
Ámbito Externo Ámbito Interno
Directrices
Objetivos
Corporativos
Políticas
Corporativas
Planes Funcionales
Acciones Tácticas
Metas
Debilidades Fortalezas
Estrategias
Planes Operativos
Actividades – Tareas
Recursos Asignados
Ejecución
SistemadePlanificaciónEstratégica

Situación Deseada
Definición
Análisis
MISIÓN
Situación Actual ANÁLISIS
Ámbito Externo
Ámbito Interno
Amenazas
Oportunidades
Fortalezas
Debilidades
Directrices
Generales de
Transición
Principios de la Planificación Estratégica
Estrategias
Recursos
Maximizar oportunidades
Disminuir amenazas
Aumentar fortalezas
Minimizar debilidades

NIVELES BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN
Planificación Estratégica
NIVEL ESTRATÉGICO
NIVEL COORDINATIVO
NIVEL OPERATIVO
Direc-
trices
Direc-
trices
Infor-
mación
Infor-
mación
Disminuye
Incertidumbre
Disminuye
Variedadde
Información

Filosofía de la Gestión
Planes Funcionales
Planes Operativos
Presupuesto Programa
SistemadePlanificación
Estratégica
Sistema de
Presupuesto
Mediano y
Largo Plazo
Corto
Plazo
Elementos Fases y Procesos que integran el Sistema

 Formulación de Planes a mediano y Largo Plazo
 Elaboración de los Planes y Programas Operativos
Expresión real (material)
Presupuestos Expresión económica
Expresión financiera
 Control de Ejecución
 Control operativo
 Control de gestión
 Control de calidad

 Se detalla hasta el nivel de
acciones
 Se formulan acciones futu-
ras por períodos anuales
 Las acciones se planifican
 Se expresan económica y
financieramente en forma
agregada
 Se desglosan las acciones en
actividades y tareas
 Las acciones se desglosan en
programas anuales, semes-
trales, trimestrales y / o men-
suales
 Las actividades y tareas se
programan
 Su expresión económica y
financiera es detallada
Condiciones de Incertidumbre
Planes
Condiciones de Certeza
Programas

Planificación
Articula y orienta las acciones de la entidad para el
logro de los objetivos estratégicos en cumplimiento
de la misión institucional en particular y los fines
del estado en general;
Sistematiza los objetivos, las metas, las
estrategias, los procesos, los programas, los
proyectos, las acciones y las tareas

ESTRATEGIAS
Formas de Ejecución
METAS
PLANES
(Plan Nacional de Desarrollo / Plan
Indicativo /Plan Operativo Anual / Plan
de Compras / Plan Capacitación / e.tc
OBJETIVOS
PLAN DE ACCIÓN
OBJETIVO
1
OBJETIVO
2
Estrategia 1 Estrategia 1Estrategia 2 Estrategia 2
Programa 1 Programa 2 Programa 1 Programa 2
Proyecto
Actividad
Acción
/Tarea
Proyecto
Actividad
Acción
/Tarea
Proyecto
Actividad
Acción
/Tarea
Proyecto
Actividad
Acción
/Tarea
Metas Metas Metas Metas

Gestión por Procesos
Entiende la entidad como un
todo, conformada por una serie de procesos
que fluyen, se interrelacionan y producen
resultados
. . . Hacer (Ejecutar)

Es un elemento
estratégico y
dinamizador
de un Sist. de
Monitoreo y
C. de Gestión
Gestión por procesos
• Identificación
• Análisis
• Diseño
• Documentación
Procesos
misionales
y de
apoyo

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El éxito de un sistema de monitoreo control
de gestión, depende en gran medida del
desarrollo de un buen sistema de
Información que responda a los principios
de
confiabilidad, oportunidad, integridad, precisi
ón y racionalidad.

Propósitos de los
Sistemas de Información
• Proveer de información de eficiencia, eficacia y calidad en
los niveles estratégicos o directivos, técnicos y
operativos, de la entidad u organización.
• Determinar las variables y datos que generan información
coherente, consistente y oportuna.
• Apoyar las funciones de procesamiento de datos
requeridos en el manejo y obtención de indicadores.
continua

Propósitos de los
Sistemas de Información
• Proporcionar a las áreas de apoyo un acceso
sencillo a la información oportuna y veraz.
• Facilitar y sustentar la generación de los
tableros de control y los semáforos, que
identifiquen las señales de oportunidad, alarma
o problema.

Verificar - Estudiar (control)
Este ciclo es el complemento fundamental de la
planeación, consiste en la verificación y seguimiento a la
gestión, dándole dinamismo al proceso planificador, la toma
de decisiones y la retroalimentación de las acciones, para
garantizar el logro de los resultados previstos, a través de la
autoevaluación, entre otras métodos comparando lo
planeado y lo ejecutado, así como, examinando la
efectividad de las acciones de mejoramiento.
Diseñar dentro de los procesos y procedimientos
los mecanismos de autoevaluación.

Visión Holística del Monitoreo

Mecanismos de Monitoreo
Permiten verificar el cumplimiento de la gestión en
términos de Eficiencia, Eficacia y Calidad
Además facilitan el Autocontrol
• Indicadores de gestión
• Indicadores de desempeño
• Herramientas de análisis de datos
• Árboles de gestión
• Hojas de Ruta
• Cronogramas
• Tableros de Control

Componentes de los mecanismos
de verificación y monitoreo
Factores Claves de Éxito
Factores Estratégicos
Indicadores
Hoja Metodológica
Tableros de Control
Árboles de Gestión

Factores Claves de Éxito
Son Aspectos que influyen directamente en
el éxito o fracaso de la Organización y
hacia los cuales debe orientarse la acción
institucional para garantizar el
cumplimiento de la misión o cometido
estatal de la entidad.

Perspectiva desde la cual se valoran los
resultados ya sean productos o
servicios derivados del desarrollo de los
aspectos reconocidos como factores
claves de éxito.

Eficacia Eficiencia Calidad

Factor Estratégico de Eficacia
LA EFICACIA: Es la capacidad de producir
resultados, que guarden relación con los
objetivos y metas de la organización.
(Grado en que los outputs actuales se
corresponden con los deseados)
Objetivo del Factor:
Verificar el cumplimiento y/o desviación de
las metas, planes y programas
preestablecidos en el ámbito Institucional

Factor Estratégico de Eficiencia
LA EFICIENCIA: Es la maximización del
provecho obtenido de los insumos empleados
para generar productos o servicios. (Maximizar el
cociente entre los outputs y los imputs actuales)
Busca medir la productividad de los procesos en
relación al recurso utilizado frente al servicio
prestado

Factor Estratégico de Calidad
LA CALIDAD: Es entendida como una filosofía de
trabajo que consiste en satisfacer las necesidades
y expectativas de los usuarios.
Busca medir el nivel de satisfacción del usuario, que aspira a
recibir un bien o servicio en condiciones favorables de costo
y oportunidad

Los Factores Estratégicos deben ser
monitoreados a través de mecanismos de
verificación y evaluación, que permitan
advertir oportunamente cualquier
desviación y que faciliten la toma de
decisiones.

Mecanismos de Autoevaluación
El indicador es un signo, señal o valor
concreto que permite, entre otras
cosas, establecer
diferencias, comportamientos y
tendencias, su medición puede ser
cuantitativa o cualitativa y en un período
determinado de tiempo.
INDICADORES

El monitoreo pretende determinar cual magnitud fue eficiente y eficaz para un
organismo ejecutor al implementar determinada intervención buscando cambiar
una situación problemática inicial. Sobre la base de lo antes expuesto se puede
afirmar que los indicadores deben estar formados por varios elementos muy
importantes:
o La calidad y la utilidad del indicador, estarán determinadas por la claridad y
relevancia de la meta que tiene asociada.
o El requisito fundamental para cualquier indicador es básicamente el
establecimiento de los objetivos, metas, parámetros y puntos de referencia, es
decir “lo que se va a medir”.
o El resultado de medir un indicador establece un valor de comparación, el cual
está relacionado a alguna meta establecida y asociada. Esta meta asociada para
la comparación puede ser una meta nueva establecida o las cifras o
características que se tomen de la “línea de base”.
o El indicador deberá medir solamente los aspectos claves, para lo cual es
importantísimo establecer con claridad cuál es el “outcomes” o propósito del
proyecto, así como también los objetivos más relevantes perseguidos por cada
institución ejecutora.
Principios Básicos de los Indicadores

• Participativo: debe ser diseñado mediante consenso de los
propios responsables de los procesos
• Simplicidad: Es indispensable que el indicador sea específico de
fácil comprensión y elaboración
•Válido: el indicador debe expresar efectivamente lo que se
quiere medir.
• Normalizados: Su valor absoluto debe oscilar entre 0 y 1, donde
1 representa la mejor situación.
• Disponibilidad de la Información: La información requerida para
su elaboración debe ser de fácil acceso
• Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo
previamente definido.
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
continúa

• Objetivos: cuando se habla de un indicador objetivo, se está haciendo
referencia al indicador expresado en cantidad, calidad y tiempo. A estos
también se los conoce como indicadores CCT. Estas cualidades que deben
tener todo indicador son fundamentales para poder medir los distintos
objetivos del informe narrativo.
• Prácticos: esto hace referencia a que los indicadores, como tienen que
necesariamente ser utilizados para establecer comparaciones con distintos
parámetros, tienen que ser fáciles de aplicar y de bajo costo.
• Verificables: significa que todo indicador debe poder ser corroborado o
comprobado a través de un análisis racional, es decir por una metodología
científica cualquiera sea la ciencia. Detrás de todo indicador sea este
cuantitativo o cualitativo, existe un análisis o un estudio, cuyo resultado es
precisamente el indicador utilizado.

•Cuantificable: El resultado de la aplicación del indicador puede
ser convertido en cifras, números .
•Comparable: Debe permitir comparaciones y el análisis de
tendencias, es decir, que su estructura debe mantenerse a través
del tiempo.
•Confiable: Debe medir una cualidad y las variables utilizadas en
su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que
sustenten su resultado.
•No estacionalidad: La frecuencia debe ser establecida para
períodos con presencia del atributo que se quiere medir
• Relevancia: El contenido del indicador debe discriminar e
identificar alertas para la toma de decisiones.

o Independientes: se entiende por independencia de
indicadores, al hecho por el cual se utilizan según su propósito
para cada jerarquía de objetivos; es decir para el FIN
indicadores de fin, para el propósito indicadores de
propósito, para los componentes del proyecto indicadores de
componentes. Lo que se tiene que evitar es la utilización de
indicadores mezclando los distintos niveles de objetivos y los
indicadores correspondientes a cada nivel.
Es muy importante que todos los indicadores utilizados tengan
estas características, debido a que facilitan enormemente la
medición y control de cada objetivo; de otra forma sería imposible
calibrarlo.

Pasos para la Construcción de Indicadores de
Monitoreo y Seguimiento
En realidad no existe un procedimiento tipo o una metodología
estándar, para la elaboración de indicadores, sin embargo todos los entes
del financiamiento al desarrollo aconsejan tener siempre en cuanta
determinados ítems o pasos a seguir, de manera a crear estos indicadores
con la coherencia necesaria.
Todo indicador de desempeño debe no solamente construirse conforme a
determinados pasos, sino que los mismos deben también estar establecidos
o construidos en base a la estructura estratégica de la institución dentro de
la cual se lo va aplicar, es decir debe siempre tener en cuenta todo un
sistema de control de gestión e información para la gestión, que le permita
hacer el seguimiento de las metas y el cumplimiento de todos los objetivos
diseñados o establecidos por la institución. Entre otras cosas se deben tener
perfectamente en cuenta aspectos relevantes como por ejemplo:

 Identificar afinadamente la misión (productos, usuarios, clientes), los objetivos
estratégicos (largo plazo).
 Establecer las medidas de desempeño claves como los resultados
intermedios, eficacia final, eficiencia de los procesos, etc.
 Establecimiento de las responsabilidades, es decir indicadores en cada nivel de la
organización que identifiquen las áreas responsables por los resultados logrados.
 Establecer referentes comparativos, hace referencia al hecho de tener en cuenta
sobre cuales aspectos comparamos los indicadores para saber si nos acercamos o
alejamos del objetivo.
 Construir fórmulas, todas las variables de medición utilizadas en los indicadores
deben necesariamente estar verificadas racionalmente.
 Recolectar datos e informaciones; se deben tener en cuenta todos los datos
actuales o históricos que nos permitan construir los indicadores.
 Se deben comunicar e informar acerca de los resultados a la
organización, usuarios, ministerio, oficinas de presupuesto, al Congreso, u otra
institución interviniente.

 Fácil interpretación de los resultados obtenidos para llegar a una
conclusión de cómo se produjeron.
Por último se deben validar los indicadores, es decir se deben aplicar
criterios técnicos y requisitos varios de modo a comprobar que los
indicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados.
Entre algunos criterios técnicos se pueden citar a los siguientes:
 Pertinencia
 Homogeneidad
 Costo
 Oportunidad
 No- redundancia
 Focalizado en áreas controlables
 Participación

Formulación del Indicador
 En forma de índice o razón
 En forma de proporciones
En forma de porcentaje
 En forma gráfica
Presentación de los indicadores

Selección del Denominador
 Cuando se comparan dos años para analizar la variación.
El denominador será el año anterior
Ej. Vr año 2002
Vr año 2001
Ejemplo. La meta era recaudar $10 millones en Impuestos
durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo
período.
EJ Valor recaudado........ .13.5 millones.....
Valor esperado recaudar 10 milones
Formulación del Indicador

EJEMPLO INDICADOR DE EFICIENCIA
Indicadores que miden el factor estratégico de
Eficiencia
Costos de funcionamiento
Usuarios atendidos por clase de servicio
Establece el costo promedio de funcionamiento por
cada uno de los usuarios o beneficiarios del servicio
prestado.

EJEMPLO INDICADOR DE EFICACIA
Indicadores que miden el factor estratégico de
eficacia.
Nº de Objetivos Alcanzados
Nº de Objetivos Programados
Muestra el grado de cumplimiento con respecto al
tiempo previsto para el desarrollo de un
proyecto, proceso actividad o meta

EJEMPLO INDICADOR DE CALIDAD
indicador que mide el factor estratégico de calidad
de la gestión.
Devoluciones o reclamos presentados
Productos y/o servicios suministrados
Número Interrupciones del Servicio en el mes
Número de quejas por mes

HOJA METODOLÓGICA
Es un instrumento que a través de un
proceso de identificación, facilita llegar
en forma objetiva y consciente a definir
y escoger el indicador que permita la
evaluación de la gestión.

HOJA METODOLOGICA
1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:
2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:
Objetivo:3. QUE SE VA A
EVALUAR Estrategia:
4.FORMASDE
EJECUCIÓN
Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:
Nombre de la Forma de Ejecución:
5.META ESTABLECIDA:
6. FINALIDAD DEL INDICADOR:
Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad
7.TIPO:
8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA
DESARROLLAR EL INDICADOR:
9 FUENTE:
10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR:
12. FRECUENCIA DE
MEDICIÓN:

. . . HOJA METODOLOGICA
13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO
DE REFERENCIA)
14. NOMBRE DEL INDICADOR:
Excelente
80 100
Regular
60 < 80
Deficiente
< 60
15. FECHA DE
ELABORACIÓN
16. FECHA DE
REVISIÓN O AJUSTE
17. OBSERVACIONES:
18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

Herramientas de Representación
de Información
Tableros
de Control
Herramientas de
Análisis de datos
Árboles de
Gestión

Tableros de Control
Son herramientas de tipo gerencial que permiten medir y
evaluar no solo los resultados de la gestión en un momento
dado, sino también proyectar tendencias y anticiparse a
eventos indeseables, mediante la toma de decisiones y
la adopción de correctivos que faciliten el mejoramiento
de la gestión institucional.
Programado / Ejecutado

Herramientas de Análisis de datos
Permiten observar el comportamiento
de los procesos o situaciones, para una
adecuada toma de decisiones

HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE
1. ESTRATIFICACIÓN
Diferentes maneras de
agrupar los mismos datos.
Para posibilitar una mejor
evaluación de la situación.
identificando el problema principal
Tiempo
Síntoma
Local
1. ESTRATIFICACIÓN
Diferentes maneras de
agrupar los mismos datos.
Para posibilitar una mejor
evaluación de la situación.
identificando el problema principal
Tiempo
Síntoma
Local
2. HOJA DE
VERIFICACIÓN
Planilla para la recolección
de datos.
Para facilitar la recolección de datos
concernientes a un determinado
problema.2. HOJA DE
VERIFICACIÓN
Planilla para la recolección
de datos.
problema.
3.GRAFICO DE PARETO
a b c d e f
Diagrama de barras que
ordenan las ocurrencias de
mayor a menor.
Para jerarquizar el ataque a
los problemas.
3.GRAFICO DE PARETO
a b c d e f
ordenan las ocurrencias de
mayor a menor.
Para jerarquizar el ataque a
los problemas.

HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE
Diagrama que expresa de
modo simple y fácil la serie de
causas de un efecto
(problema)
4. DIAGRAMA DE
CAUSA Y EFECTO
problema
Diagrama que expresa de
modo simple y fácil la serie de
causas de un efecto
(problema)
4. DIAGRAMA DE
CAUSA Y EFECTO
problema
4. DIAGRAMA DE
CAUSA Y EFECTO
problema
5. DIAGRAMA DE
CORRELACION
Grafico cartesiano que
representa la relación entre
dos variables.
Para investigar, la forma sinérgica, las
causas de un problema.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
5. DIAGRAMA DE
CORRELACION
Grafico cartesiano que
representa la relación entre
dos variables.
Para investigar, la forma sinérgica, las
causas de un problema.
.
.
.
.
.
.
.
.
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.
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.
.
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.
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.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
6. HISTOGRAMA
representa la distribución de la
frecuencia de una población.
Para verificar el comportamiento de un
proceso en relación a la especificación
LIE LSE
6. HISTOGRAMA
representa la distribución de la
frecuencia de una población.
Para verificar el comportamiento de un
proceso en relación a la especificación
LIE LSE
7. CARTA DE
CONTROL
(Y GRAFICOS)
Grafico con limites de control
que permiten el monitoreo de
los procesos
Para identificar la aparición de causas
especiales en los procesos.7. CARTA DE
CONTROL
(Y GRAFICOS)
Grafico con limites de control
que permiten el monitoreo de
los procesos
Para identificar la aparición de causas
especiales en los procesos.

Representación gráfica jerarquizada de los
procesos o Actividades de una
organización, los cuales mediante una
Relación causa – efecto, permiten obtener a
nivel agregado los resultados de la gestión de
la organización o de la respectiva
dependencia.
Árboles de Gestión

| ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS
PUNTOS
EFICACIA
%
AREA
D P A P
%
AREA
D P C I
%
AREA
D D A
%
PUNTOS
%
AREA
D P A P
%
AREA
D P C I
%
AREA
D D A
PUNTOS
%AREA
D P A P
%
AREA
D P C I
%
AREA
D D A
NIVEL DE
SATISFACCION
I N D I C E
D E
G E S T I O N
%
.
%
%
subproc.
%
%
%
%
%
%
%
%
%
PROCESO
%
CONTABILIDAD
CAPACITA
CIÓN
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
.
%
PROCESO
ASESORAR
%PROCESO
%
PERIODO
EVALUADO
EFICIENCIA
NIVEL DE CALIDAD
%PROCES
ODIFUSIÓN PROCESO
DIFUSIÓN
%
%
%
%
PUNTAJ
E
1000
PUNTOS
%
% %
PROCESO
subproc.
CAPACITA
R
PROCESO
ASESORAR
subproc.
subproc
PROCESO
subproc.
CAPACITA
R
subproc.
PROCESO
ASESORAR
DIFUSIÓN
PROCESO
%
PROCESO
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.

ARBOL DE GESTION PORAREAS
PUNTAJEINDICEDEGESTION
PERIODOANALIZADO
CALIFICACION
% NIVEL SATISFACCION
FACTORES
ESTRATEGICOS
% PUNTOS PUNTAJE
AREATECNICA
% PUNTOS PUNTAJE
AREAADMINISTRATIVA
% PUNTOS PUNTAJE
AREAFINANCIERA
% P TO S PUNT% P TO S PUNT
% P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT
% P UNTA JE FACTO R % P UNTA JE
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N
FACTO R % PUNTAJ.
E FICIENC.
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
NIV EL DE
CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N.
FACTO R % P UNTA JE
EFICIENCIA
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N.
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N.
FACTO R % P UNTA JE
E FICIENC.
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DE
CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DE
CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DE
CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DE
CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DE
CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
%
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA J
E FICACIA
FACTO R %
NIV EL DE
CA LIDA D
PUNTAJE
FACTO R
E FICACIA
FACTO R
E FICIENC.
FACTO R
NIV EL DE
CA LIDA D
PROCESO PROCESO 2 PROCESO
A LMA CE N
PROCESO VE N
TA DE B IENE S
Y S ERV ICIO S
PROCESO G E-
NERA CIO N
RE CURSO S
PROCESO
TE SO RERIA
PROCESO
PRESUPUE STO
PROCESO
CO NTA BILIDA D

Actuar
Las propuestas de reorientación que se deben
emprender para mejorar los procesos e ir
avanzando en un mejoramiento continuo
Planes de Mejoramiento
(Retroalimentación)

Planes de Mejoramiento
CONTENIDO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
1. Fecha de Ejecución
2. Objetivo General
3. Objetivos Específicos
4. Oportunidad de mejoramiento según resultado del indicador
5. Estrategias
6. Actividades
7. Acciones
8. Conformación de las líneas base
9. Metas
10. Fecha de ejecución Inicial y Final
11. Indicador de Cumplimiento
12. Responsable
13. Observaciones

FASE 3: Implantación y Puesta en Marcha
Procesos o
Mejoras a
Incorporar
REDISEÑO O
REINGENIERIA
DEL PROCESO
VALIDACION
Y AJUSTE
TALLER DE
SENSIBILIZACION
CON LA ALTA
GERENCIA
FORMACION DE
FACILITADORES
INTERNOS PARA
EL CAMBIO
SESIONES DE
IMPLANTACION
CON EL PERSONAL
ADMINISTRATIVO CICLO
DE
IMPLANTACIÓN
Y MEJORA
SOSTENIDA

Diseño de un Sistema de Evaluación
y Control de Gestión
FASES
 ANALISIS PRELIMINAR
 FORMULACION DEL DISEÑO
 IMPLANTACION Y PUESTA EN MARCHA
 DOCUMENTACION

FASE 1: ANALISIS PRELIMINAR
Amenazas
1. Análisis Externo
Oportunidades
Debilidades
2. Análisis Interno
Fortalezas

FASE 2: ANALISIS ESTRATÉGICO
1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados de corto
y largo plazo sobre la base del análisis preliminar
2. Formulación de planes programas y presupuestos
relativos a los objetivos planteados
3. Conformación de la estructura organizativa, con las
formas concretas de ejecución y control de tareas, así
como la asignación de atribuciones y
responsabilidades.

FASE 3: Formulación del Diseño
1. Definición factores críticos del éxito
2. Desagregación del índice de Gestión en los
3. Ponderación por Áreas
4. Selección del Indicador
5. Categorización de Resultados
6. Conformación del árbol de gestión

Índice de Gestión Institucional
IGI 1.000
% EFICACIA
% EFICIENCIA
% CALIDAD
... Diseño del Sistema

Índice de Gestión Institucional
Criterios Para la Planificación Estratégica
Hofer y Schendel afirman que en general el éxito y la
supervivencia de las organizaciones depende mucho más
de las mejoras en su eficacia (como se relacionan con su
entorno) que de las mejoras en la eficiencia.
Peter Drucker sugiere que es más importante hacer las
cosas adecuadas (mejorar la eficacia) que hacer las cosas
bien (mejorar la eficiencia). Una organización que haga
mal las cosas adecuadas (eficaz pero no eficiente) puede
superar a organizaciones que estén haciendo bien las
cosas equivocadas (eficientes pero no eficaces)

Desagregación del IGI
Factor Estratégico Ponderación (%) Puntaje Máximo
EFICIENCIA 35.3 353
EFICACIA 42.8 428
CALIDAD 21.9 219
TOTAL 100,0 1.000

Ponderación por Áreas
PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR
ÁREAS
PONDERA-
CIÓN AL
INTERIOR DEL
FACTOR (%)
EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD
PUNTAJE AL
INTERIOR DEL
INDICE
Áreas Misionales o Básicas:
Dirección de políticas de
administración pública,
DPAP.
16.7 68 60 39 167
Dirección de políticas de
control interno estatal
Y nacionalización de
trámites, DPCI.
15.8 64 58 36 158
Dirección de desarrollo
administrativo. DDA.
14.3 55 53 35 143
Dirección de desarrollo
organizacional. DDO.
13.7 53 51 33 137
Áreas de Apoyo o Logísticas:
Oficina asesora jurídica,
OAJ.
12.0 52 46 22 120
Oficina asesora de
planeación, OAP.
11.5 50 44 21 115
Oficina de control
interno, OACI.
8.2 44 21 17 82
Oficina de sistemas de
información, OSI.
7.8 42 20 16 78
TOTAL 100 428 353 219 1.000

Selección del Indicador
Factores
Estratégicos
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
.
.
.
Indicador n
Categorización de
resultados
Áreas o
Procesos

Capacidad de Autonomía
AUTONOMÍA
ADMINISTRATIVA
CAPACIDAD
ADMINISTRATIVA
CALIDAD
ADMINISTRATIVA
FACTIBILIDAD DE
ABSORCIÓN
COMPLETITUD
ADMINISTRATIVA
FORTALEZA
ADMINISTRATIVA
EFICACIA
ORGANIZACIONAL
EFICIENCIA DEL
GASTO
PRODUCTIVIDAD
CALIDAD Y EFICIENCIA
Rehabilitación Planta
Física
Eficiencia del
Establecimiento
Reemplazo de Equipos
Básicos
Redefinición de
Políticas
CombinacióndeÍndices

Categorización de Resultados
Deficiente < 60 %
Excelente =100 %
Nivel de satisfacción
Puntaje Obtenido (%) Nivel de Satisfacción
De 80 a 100 EXCELENTE
60 < 80 REGULAR
< 60 DEFICIENTE

CUADRO PONDERACIONES POR ÁREA
Áreas Misionales o Básicas
ÁREA UNO
ÁREA DOS
ÁREA TRES
PUNTAJE AL INTERIOR DEL
FACTOR
PUNTAJE AL
INTERIOR
DEL
INDICE
EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD
PESO AL
INTERIOR
DEL FACTOR
(%)
ÁREAS
Áreas de Apoyo o logísticas
ADMITIVA
FINANCIERA
SISTEMAS
JURIDICA
C. INTERNO
TOTAL

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:
2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:
Objetivo:3. QUE SE VA A
EVALUAR Estrategia:
4.FORMASDE
EJECUCIÓN
Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:
Nombre de la Forma de Ejecución:
5.META ESTABLECIDA:
6. FINALIDAD DEL INDICADOR:
Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad
7.TIPO:
8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA
DESARROLLAR EL INDICADOR:
9 FUENTE:
10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR:
12. FRECUENCIA DE
MEDICIÓN:

13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO
DE REFERENCIA)
14. NOMBRE DEL INDICADOR:
Excelente
80 100
Regular
60 < 80
Deficiente
< 60
15. FECHA DE
ELABORACIÓN
16. FECHA DE
REVISIÓN O AJUSTE
17. OBSERVACIONES:
18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

FASE 4: Implantación y Puesta en Marcha
1. Articulación de los elementos
2. Prueba piloto
3. Detectar debilidades
4. Realizar ajustes

FASE 5: Documentación
Contenido del manuales
 Portada
 Alcance y campo de aplicación
 Tabla de contenido
 Revisión
 Aprobación
 Difusión
 Formalización
 Actualización

FASE 6: Evaluación
1. Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos
2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores
de los objetivos y los valores reales
3. Explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den
lugar a su correcta interpretación, a la adscripción de
responsabilidades de ser necesario o a la revisión de los objetivos
4. Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la organización
para alcanzar los resultados deseados
5. Seguimiento de la implantación y posterior valoración de las
decisiones adoptadas.

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