Este documento presenta información sobre documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son cualquier representación de información conservada y transmitida por medio digital. Describe los componentes de los documentos electrónicos como el contenido, la firma electrónica y los metadatos. También cubre la clasificación, características y estrategias para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

1. EJE TEMATICO N° 2
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
DIANA JUDITH CALDERÓN BARRIOS
DIANA PAOLA CONTRERAS
MARÍA CRISTINA ARIAS
JHON CARLOS DÍAZ CORTES
CLAUDIA MARCELA MORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
2015

2. EJE TEMATICO N° 2
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
DIANA JUDITH CALDERÓN BARRIOS
DIANA PAOLA CONTRERAS
MARÍA CRISTINA ARIAS
JHON CARLOS DÍAZ CORTES
CLAUDIA MARCELA MORA
ASIGNATURA: GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO 1
Docente
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
2015

3. INTRODUCCIÓN
Esta actividad permite conocer la importancia de los documentos
electrónicos y sus clasificación ya que gracias al avance de la
tecnología están siendo aplicados en entidades, con el fin de ser parte
de los pasos fundamentales de los procesos administrativos.
Nos permite conocer las estrategias que se deben tener en cuenta
para una adecuada conservación de documentos, y los mecanismos
que se deben implementar para hacer que la información se preserve
fiable y autentica.
Existe un marco reglamentario que permite la realización en las demás
etapas de la gestión documental de forma tal que es medular su
aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es
decir mediciones verídicas, objetivas y reales para ser implementadas
en entidades tanto públicas como privadas.

4. OBJETIVOS
 Establecer y explicar el significado de documentos electrónicos
 Diferencias y distinguir los componentes, características y
clasificación de los documentos electrónicos.
 Conocer la importancia de la conservación de los documentos
electrónicos.
 Dar a conocer las estrategias de una adecuada conservación de la
información digital, en soportes electrónicos.

5. DEFINICIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Se entiende como documento
electrónico cualquier representación de
información conservada y transmitida por
medio de un mensaje de datos. Por tanto, un
documento electrónico es cualquier
documento cuyo soporte material es algún
tipo de dispositivo digital, que para ser
consultado, interpretado o reproducido, debe
ser accedido desde un computador u otro
dispositivo con capacidad de acceder a
información en medios magnéticos.
Hoy en día todo tipo de información
contenida en un medio físico, como el papel,
puede ser digitalizada para convertirse en un
documento electrónico. Sin embargo no
todos los documentos electrónicos poseen la
misma validez probatoria en términos
legales.

6. COMPONENTES DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Aunque pueden definirse diferentes
dimensiones y componentes digitales, para la
gestión, tratamiento y conservación de un
documento electrónico, éste se considera de
forma funcional o conceptual como una
unidad.
Entre estos componentes y dimensiones de
alto nivel, se destacarían los siguientes:
El contenido:
Entendido como el conjunto de datos en que
se sustancia la información de un documento
electrónico.

7. COMPONENTES DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
La firma electrónica:
Definición de firma electrónica avanzada según el artículo 3 de la
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, definida como
un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros
o asociados con ellos, que:
Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados
Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que
se refiere
Ha sido creada por medios que el firmante puede
mantener bajo su exclusivo control.

8. Los metadatos:
Elemento que proporciona contexto al
contenido, estructura y firma de un
documento, contribuyendo al valor
probatorio y fiabilidad de éste a lo largo
del tiempo como evidencia electrónica de
las actividades y procedimientos.
Un documento electrónico, en su forma
más común y simple está compuesto por
un solo fichero de información, un
conjunto de metadatos más, en su caso,
si es un documento administrativo
electrónico, o si es un documento
susceptible de formar parte de un
expediente, obligatoriamente, una o
varias firmas electrónicas.
COMPONENTES DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

9. CARACTERÍSTICAS
De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 los documentos deben
cumplir con ciertas características:
Autenticidad : Que pueda demostrarse que el documento es lo que
afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que dice haberlo
creado.
Integridad: Hace referencia al carácter completo e inalterado del
documento electrónico. Es documento debe estar protegido contra
modificaciones.
Fiabilidad: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir
en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio.
Disponibilidad: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y
leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo.

10. Clasificación de los documentos
electrónicos
• Documento Electrónico de
Archivo
Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón
de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos
archivísticos.

11. Los documentos electrónicos pueden ser de
numerosos tipos y deben tener ciertos
criterios como se muestra a continuación:
• Digitalizados: Creados a partir de
documentos impresos
• Digitales para imprimir: Creados
para ser impresos.
• Multimediaticos: Creados para ser
exclusivamente consultados desde un
computador.

12. • Forma de creación: Se divide en documentos
nativos electrónicos, cuando han sido elaborados
desde un principio en medios electrónicos y
permanecen en estos durante toda su vida o
documentos electrónicos digitalizados, cuando se
toman documentos en soportes tradicionales (como
el papel) y se convierten o escanean para su
utilización en medios electrónicos.
• Origen: Pueden ser creados por la administración
pública o presentados por los ciudadanos, empresas
u organizaciones.
• Forma y Formato: Encontramos documentos
ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos,
imágenes, videos, audio, mensajes de datos de
redes sociales, formularios electrónicos, bases de
datos, entre otros.

13. Con respecto a estos formatos se presentan una
serie de recomendaciones para su buen manejo:
1. Según su Forma y Formato
CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION
Documentos ofimáticos
Documentos de
procesadores de texto, hojas
de cálculo, gráficos, etcétera,
que son producidos con
distintos programas o
paquetes de software y en
diferentes versiones de un
mismo software.
Definir políticas para su
conversión a formatos y
lenguajes estables, de tal
manera que no se corrompa
la información.
Cartográficos
Mapas y planos, algunos de
ellos con valores históricos y
en muchos casos artístico.
Estos documentos, debido a
su naturaleza y origen, deben
ser tratados de manera
específica (utilizar un escáner
especial, metadatos
particulares, entre otros).
Definir políticas para
garantizar su lectura a
mediano y largo plazo de
manera que no estén sujetos
a la evolución del software
con el que se produjeron, es
decir, que la versión siguiente
del programa permita ver los
archivos generados en la
versión anterior.

14. Según su Forma y Formato
CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION
Correos electrónicos
(comunicaciones oficiales)
El correo electrónico (e-mail) es uno
de los servicios más usados en
Internet que permite el intercambio
de mensajes entre las personas
conectadas a la red, de manera
similar a como funcionaba el correo
tradicional. Básicamente es un
servicio que nos permite enviar
mensajes a otras personas de una
forma rápida y económica, facilitando
el intercambio de todo tipo de
archivos, dando clic en el link
“adjuntar” que aparece en pantalla.
Los documentos que se adjuntan
comienzan a ser nombrados como
documentos electrónicos de archivo,
debido a que incorporan información
de alto valor que sirve de soporte y
evidencia para las entidades.
Constituye un tipo de documento en
el que con mayor frecuencia se
incluyen datos de gran valor
documental.
Cumplir con todas las propiedades
de un documento electrónico
destacando que se garantice su
autenticidad, fecha y hora en que se
produjo y se recibió, así como su
procedencia, garantizando que el
autor de este documento es la
persona que dice ser y que tiene la
competencia para firmarlo.

15. Según su Forma y Formato
CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION
Imagen, videos y audio digital
Los archivos creados en estos tipos
de formatos se admiten como pruebas
en el sistema judicial colombiano.
Cumplir con las normas que
establezcan el Gobierno Nacional y la
entidad en sus normas internas, para
garantizar su preservación y valor
como prueba aceptada.
Mensajes de datos generados
mediante redes sociales
En algunos casos este tipo de
mensajes pueden ser utilizados dentro
de algún proceso llevado a cabo por la
administración
(Twitter, Facebook, entre otros).
Emitir las políticas por las que se
establezcan los procedimientos
válidos para la toma de los datos
necesarios y su transformación a
formatos que no alteren la validez de
los documentos.
Formularios electrónicos
Formatos que pueden ser
diligenciados por los ciudadanos para
realizar trámites en línea. Por ejemplo:
“Formularios de contacto” o
“Formularios para peticiones, quejas y
reclamos”.
Tratarlos como herramientas que los
usuarios pueden utilizar, que se
integran a la información que se
maneja electrónicamente, sin olvidar
que su almacenamiento y gestión
debe ser llevada a cabo por el
programa que procesa la entrada al
Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos. Emitir las políticas para
establecer los procedimientos válidos
para la toma de los datos necesarios y
su transformación a formatos que no
alteren la validez de los documentos.

16. 2. Otras clases a tomar en cuenta.
CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION
Bases de datos
Colección datos afines,
relacionados entre sí y
estructurados de forma tal
que permiten el rápido
acceso, manipulación y
extracción de ciertos
subconjuntos de esos datos
por parte de programas
creados para tal efecto o
lenguajes de Búsqueda
rápida.
Establecer cortes de
información para
seleccionar de ellos la que
deba conservarse a largo
plazo o de forma
permanente y transferirlos
al Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
de Archivo - SGDEA. Los
criterios a seguir para el
establecimiento de los
cortes variarán de acuerdo
al contenido de la base de
datos y de la información
que deba conservarse.
Páginas web
Una página web está
compuesta principalmente
por información (texto y/o
módulos multimedia), así
como por hipervínculos.
Además, puede contener o
asociar datos sobre el estilo
que debe tener y cómo
debe visualizarse y también
aplicaciones “embebidas”
con las que se puede
interactuar para hacerlas
dinámicas.
Deben definirse políticas
para establecer el tipo de
contenido que se publica, la
periodicidad de su
actualización, y el
responsable de producir y
aprobar la publicación. Así
mismo, se debe tener en
cuenta la conservación de
información, datos y
documentos de archivo
publicado, de forma que se
cuente con un historial de
publicaciones en el sitio
web.

17. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL –
CCD
• El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es un
instrumento archivístico que se expresa en el listado de
todas las series y subseries documentales con su
correspondiente codificación, conformado a lo largo de
historia institucional del Archivo General de la Nación.
• Este instrumento permite la clasificación y descripción
archivística en la conformación de las agrupaciones
documentales.

18. Cuadro de Clasificación Documental
CCD
Imagen tomada de ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Jorge Palacios Preciado Grupo de Archivo y Gestión
Documental – GAGD Actualización TRD y CCD - Nov. 2014 (Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)

19. Elementos Que Componen Un CCD
Fondo Sección Serie Código
Es el conjunto
documental
procedente de una
institución o
persona, siendo el
resultado natural
de la actividad que
la entidad realiza.
Es la primera
división en que se
ordena un fondo,
las cuales
conforme al
principio de
procedencia y
orden original se
organizan de
acuerdo a la
estructura
orgánica.
Es la división de
una sección, que
corresponde al
conjunto de
documentos
producidos en el
desarrollo de una
misma función o
actividad
administrativa.
Regulados por la
misma norma de
procedimiento, se
refieren a un tema
específico.
Clave arbitraria
que se puede
integrar de
números o
números y letras.
Es la herramienta
para la relación de
documentos entre
sí.

20. EJEMPLO

21. CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
Comprende las estrategias
y técnicas específicas,
relativas a la protección de
los materiales tanto
impresos como digitales,
custodiados en archivos,
bibliotecas, mediatecas,
frente al deterioro, los daños
y el abandono de los
documentos.

22. CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Es un proceso de gestión
activa que asegura el
acceso al material digital
en el futuro. Consiste en
una serie de actividades
reguladas de modo
sistemático que permite la
conservación por largo
tiempo del byte stream,
incluyendo los metadatos.

23. CONSERVACIÓN A LARGO
PLAZO
La valoración de los documentos
electrónicos no se limita a establecer
un plazo de conservación, sino que
asume el compromiso de definir las
condiciones de conservación de los
documentos. Para que los documentos
electrónicos puedan utilizarse a largo
plazo, se deben conservar documentos
auténticos, accesibles e inteligibles en
un contexto de constantes cambios
tecnológicos.

24. REQUISITOS DE CREACIÓN, MANTENIMIENTO Y
PRESERVACIÓN
Se deben establecer en términos
de los propósitos que los
documentos de archivo van a
satisfacer, y en términos del
propósito o el resultado deseado
de la preservación; no en
términos de las tecnologías
disponibles.

25. DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA SU CONSERVACIÓN
• Estado de conocimiento acerca de la conservación de
documentos electrónicos.
• Capacidad de hardware y software.
• Experiencia del personal
• Recursos financieros
• Capacidad para la conservación de elementos individuales
del contenido intelectual y la autenticidad

26. ESTRATEGIAS ADECUADAS PARA LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
• Copia de seguridad: Se refiere al
proceso de hacer duplicados exactos del
objeto digital.
• Actualización: Hace referencia a la copia
de información digital de un soporte de
almacenamiento a largo plazo a otro del
mismo tipo.
• Metadatos: Es recomendable en el
momento mismo de la creación de los
documentos

27. • Preservación de la tecnología: Se
basa en la preservación del entorno
técnico que hace funcionar el sistema
como los sistemas operativos, software
de aplicaciones, entre otros.
• Migración: Se utiliza para copiar datos
desde una tecnología a otra,
conservando las características
esenciales de los datos.
• Almacenamiento: Para preservar los
documentos electrónicos ese importante
hacer una adecuada migración a nuevos
sistemas de almacenamiento, teniendo
en cuenta no solo los aspectos digitales
sino también la accesibilidad,
perdurabilidad, legibilidad y preservación
de la autenticidad.

28. CONCLUSIONES
Este trabajo nos permitió conocer sobre el
documento electrónico, como se compone
sus características.
Nos dejó conocer las pautas que se deben
tener en cuenta para una adecuada
conservación de los documentos
electrónicos, y la importancia que esta toma
en cuanto al sostenimiento de la
información.

29. WEBGRAFIA
• Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea. Cero papel en la administración
pública, Documentos Electrónicos. [En línea], 2012 [citado 19
febrero 2015]. Disponible en
internet: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
• Archivo General de la Nación. Cuadros de Clasificación CCD. [En
línea], 2014 [citado 19 febrero 2015]. Disponible en
internet: http://www.archivogeneral.gov.co/cuadros-de-
clasificacion-ccd
• Escuela Mexicana de Archivos A.C.. Preservación de documentos
electrónicos InterPARES. [En línea], 1999/2012 [citado 21 febrero
2015]. Disponible en
internet: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1-2-
3_mexico_dissemination_ls_navarro_mexico_nov2009.pdf