Este documento presenta información sobre documentos electrónicos. Define documento electrónico, describe sus componentes y características, y clasifica documentos electrónicos por forma de creación, origen y formato. También discute la problemática de la conservación de documentos electrónicos y define el documento electrónico de archivo.

1. EJE TEMATICO N 2 DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Presentado por:
Jenny Alejandra Moreno Aponte
Harry Castellanos Sánchez
Daniela Cano Reyes
Sandra Patricia Valderrama Niño
Docente
Jorge Mario Zuluaga
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencias de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Gestión de Documentos Electrónicos
2014

2. CONTENIDO
1. Documentos Electrónicos
2. Definición
3. Componentes
4. Características
5. Clasificación
6. Problemática de la conservación de Documentos Electrónicos
7. Documento electrónico de archivo

3. INTRODUCCIÓN
El procesamiento electrónico, la trasmisión y la comunicación de
documentos por medio de las nuevas tecnologías, ha causado
opiniones encontradas, con respecto a la dinamización de la
información o documento electrónico. Sin embargo, para el
analista de la información, esta es una herramienta de
conservación y un instrumento apto para fines testimoniales.

4. DEFINICIÓN DE DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
“Es la información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada
por medios electrónicos, ópticos o
similares”.
Entendemos que el documento
electrónico es la representación
electrónica dirigida a conservar y
transmitir informaciones mediante
mensajes de datos.
Los documentos electrónicos son
soportados en medios magnéticos, no
responden al concepto tradicional o
restringido de documento manuscrito
en soporte en papel.

5. COMPONENTES DEL
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
• El mensaje: Expresado por medio del texto alfanumérico,
diseño gráfico, esquema y fotografía.
• Lenguaje convencional.
• Almacenado en un soporte como servidor, cinta, disco, USB,
DVD, entre otras.
• Metadatos.

6. CARACTERÍSTICAS
• Identidad: Se puede cambiar con facilidad el contenido de
una línea, párrafo o página, sin necesidad de cambiar el
documento entero.
• Hipertexto: Puede establecer una relación entre textos,
imágenes y sonidos.
• Carácter Omniaccesible: Publicación rápida y eficiente,
para que los demás puedan acceder y consultar de manera
ágil. No obstante, es muy fácil sacarlo de circulación.

7. CLASIFICACIÓN
Por su Forma de Creación: Se divide en documentos nativos electrónicos, cuando
han sido elaborados desde un principio en medio electrónicos y permanecen en
estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman
documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean
para su utilización en medios electrónicos.
Por su Origen: Ya que pueden ser hechos por la administración publica o
presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su Forma y Formato: Ya que encontramos documentos ofimáticos,
cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de
redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

8. CUADRO DE CLASIFICACION
DOCUMENTAL CCD
Instrumento técnico que refleja
la jerarquización y clasificación
dada a la documentación
producida por una entidad. En
los cuadros de clasificación
documental se registran las
Secciones, Subsecciones, Series
y Subseries documentales, en
concordancia
con
el
Organigrama Institucional.

9. El CCD deberá reflejar la estructura institucional. Del
análisis y delimitación de funciones de cada
dependencia, se establecerá el lugar que han ocupado
y ocupan en la formación, evolución y gestión de la
institución. También deben distinguirse dos niveles:
1. Estructura de la institución (secciones y
subsecciones).
2. Hace referencia a las series y subseries
documentales, es decir, los testimonios de las
actividades desarrolladas por cada dependencia.

10. ¿QUÉ DEBE TENER UN CCD?
• FONDO: Es el conjunto documental procedente de una
institución o persona, siendo el resultado natural de la actividad
que la entidad realiza.
• SECCION: Es la primera división en que se ordena un fondo,
las cuales conforme al principio de procedencia y orden
original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica.
• SUBSECCION: Es la subdivisión de la Sección.
• SERIE: Conjunto de unidades documentales de contenido y
estructura homogéneo, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especificas.
• SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por
su contenido y sus características especificas.

11. Sección
Subsección
Serie
Subserie

12. Problemática sobre la conservación
de documentos electrónicos
Aunque la digitalización brinda la posibilidad de almacenar,
gestionar y difundir un gran volumen de información, la
recuperación rápida de la información precisa y el acceso en
línea; es una tecnología relativamente nueva y faltan por
resolver algunos aspectos que siguen siendo polémicos y
que más que desventajas constituyen desafíos que deberán
solucionarse en un futuro próximo. Entre estos desafíos se
encuentran:

13. • Alta inversión inicial
• La longevidad de los soportes que se utilizan es corta, en
comparación con la del papel de calidad.
• La tecnología que se utiliza para el almacenamiento y
recuperación de la información se vuelve obsoleta con relativa
rapidez y con frecuencia la compatibilidad hacia atrás es
limitada.
• Es necesario el refrescamiento o migración de los datos
almacenados a un nuevo soporte y la renovación de la
tecnología en períodos de tiempo relativamente cortos.

14. • Por la renovación de las tecnologías, el proyecto de
digitalización es más costoso.
• La invulnerabilidad ante determinados factores de
deterioro no está del todo demostrada. Se conoce de la
existencia de especies de hongos que afectan los discos
compactos.

15. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE
ARCHIVO
• Según el Acuerdo 060 de 2001, es el registro de
información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
• Por lo tanto, es nuestra obligación proponer alternativas
para subsanar las desventajas de los documentos
electrónicos y destacar sus ventajas, a nivel laboral,
cotidiano y académico.

16. BIBLIOGRAFIA
ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Documento electrónico
http://www.criptored.upm.es/descarga/20110412_ENI_DOCe_TASSI_UPM_99
_final.pdf
http://www.monografias.com/trabajos81/almacenamiento-conservacion-ypreservacion-escenario-informacional/almacenamiento-conservacion-ypreservacion-escenario-informacional2.shtml#ixzz2u581Z9JI
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3documentos-electronicos-v1.pdf