Este documento resume dos normas ISO sobre sistemas de gestión documental publicadas en 2011. La ISO 30300 proporciona términos y definiciones, así como objetivos y principios de estos sistemas. La ISO 30301 especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión documental para apoyar los objetivos y estrategia de una organización. El documento también describe algunos beneficios de tener una gestión documental eficiente basada en estas normas, como roles y procesos definidos, y revisión y mejora continua.

1. NORMAS ISO 30300- INTRODUCCIÓN
En el año 2011 se publicó la Norma ISO 30300:2011 Sistemas de
gestión para los documentos (Fundamentos y vocabulario) y la ISO
30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos
(Requerimientos).

2. ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Fundamentos y
vocabulario)
Esta norma conceptualiza los términos y definiciones aplicables a la norma sobre
sistemas de gestión para los documentos preparados por la ISO/TC46/SC11.
Asimismo, establece los objetivos para el uso de este tipo de sistemas, así como
sus principios.

3. ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos)
Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para
los documentos con el fin de apoyar a una organización en el logro de su misión,
estrategia y objetivos. Se dirige a la elaboración y aplicación de una política,
relacionada con los objetivos de los documentos.

4. ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión documental eficiente?
Son muchos los beneficios que se pueden enumerar sobre tener una gestión
documental eficiente cuando está normalizado, ya que el principal objetivo de
estos sistemas, basados en la familia de normas ISO 30300, es el control
sistemático y corporativo de los documentos, tanto digitales como físicos, que
indiscutiblemente ayudan a tomar decisiones presentes y futuras para asegurar la
no desviación de los objetivos del negocio, tales como:
.Roles y responsabilidades definidos
.Procesos sistemáticos
.Mediación y evaluación
.Revisión y mejora

6. PUNTOS FOCALES PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EFECTIVO
• La calidad no es impuesta por ninguna norma, las normas y los estándares nos ayudan a crear nuestra
propia política de calidad, pero una vez establecida el único requisito es cumplirla.
• Las organizaciones evolucionan y por lo tanto sus procesos también, el comportamiento evolutivo es
constante.
• Las personas también evolucionan y con ellas la tecnología que las ayuda a mejorar la calidad de su
trabajo.
• La información ya es una estrategia, es un intangible de valor incalculable dentro de la organización.
• Los documentos y la información bien almacenada es recuperable en cualquier momento.
• Cada vez es más necesario apoyarse en la información veraz de nuestra propia organización.