Este documento describe las funcionalidades y uso de Microsoft Project, un software de gestión de proyectos. Explica que sirve para planificar y administrar proyectos mediante la creación de tareas, asignación de recursos, seguimiento de plazos y presupuestos. Detalla los pasos básicos para crear un proyecto, añadir tareas, establecer relaciones entre ellas y programarlas. Resalta que ayuda a mantenerse organizado, entregar proyectos satisfactoriamente y mejorar la colaboración.

1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA
SEGUNDO ECONOMÍA “B”
EMPLEO DE NTICS II
LCDO. TITO MAYORGA
INTEGRANTES:
• TIPANTUÑA MAIGUA CLARA INÉS
• ZAPATA TAPIA ANDREA LISETH

2. PROJECT
Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por
Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación
de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas
de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más
reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos
descritos en el PMBoK del Project Management Institute.

3. PARA QUÉ SIRVE?
 Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos,
utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no
salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de
calcular costos. Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel. Existen muchos
tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho
más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:

4.  Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de
obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano
de cada actividad, o las holguras.

5.  Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de
actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el
vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la
actividad, su duración y su secuencia. La actividades críticas se muestra en rojo, las
otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color
negro.

6.  Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso
humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la
herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.

7.  Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las
fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas
totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

8.  Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez
que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de
efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.

9.  Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para
realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se
puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le
vayan haciendo al proyecto

10.  La última versión de Microsoft Project es la 2010, con nuevas características, entre
las que podemos incluir: una interfaz mejorada -la barra de herramientas se ha
cambiado por la cinta de opciones, se encuentran comandos rápidamente-, nuevas
opciones de visualización, la personalización de vistas ha sido mejorada respecto a
ediciones anteriores, la programación puede ser manual, y la colaboración ha sido
mejorada. Además, es compatible con ediciones anteriores.

11. Microsoft Project le facilita la planificación de proyectos y la colaboración.
Manténgase organizado y controle sus proyectos con el único sistema de
administración de proyectos pensado para trabajar sin problemas con otras
aplicaciones y servicios en la nube de Microsoft.
 Manténgase organizado
 Planifique y administre sus proyectos con facilidad
utilizando las más recientes plantillas de Project de
Office.com.
 Sabrá siempre cómo interaccionan sus tareas y cuáles
son las que más influyen en el éxito de su proyecto,
con el nuevo resaltado de la ruta de acceso a la tarea
en el diagrama de Gantt.
 Cree un sitio de proyecto en Office 365 o SharePoint
con unos pocos clics para compartir los detalles con su
equipo y mantener a todos los usuarios conectados y
organizados.

12.  Entregue los proyectos de forma satisfactoria
 Utilice los estupendos informes incorporados,
como Evolución e Información general de
recursos, o cree sus propios modelos, con una
experiencia familiar similar a Excel, para medir
con facilidad los progresos y comunicarse de
forma eficiente con su equipo, los ejecutivos y las
partes interesadas.
 Anticípese a los cambios con herramientas
mejoradas, como el Organizador de equipo, que le
ayudarán a ver y resolver problemas potenciales
antes de que puedan afectar a su planificación.
 Saque partido de las aplicaciones para Office de
la nueva Tienda Office que amplían la
funcionalidad de Project para resolver problemas
exclusivos y cubrir sus necesidades y las de su
empresa.

13.  Mejore la colaboración en el día a día
 Trabaje de forma sencilla con otras personas
para efectuar un seguimiento eficiente del
estado administrar los cambios.
 Comunique a su equipo la información del
proyecto con rapidez y reciba fácilmente sus
cambios desde casi cualquier lugar con la
sincronización de listas de tareas mejorada
entre Project y Office 365 o SharePoint.
 Inicie conversaciones en tiempo real desde el
mismo proyecto mediante la nueva integración
de Project con Skype Empresarial y Skype
Empresarial Online.

14. Pasos básicos para crear un proyecto
utilizando Project.

15. Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto se debe acceder al
project, seleccionar el menú de la parte superior izquierda denominado “Archivo” y en las opciones de la
parte izquierda seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón
Crear.

16. Una vez creado se puede definir para el proyecto
algunas propiedades, seleccionando en el menú
“Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de
herramientas “Información del Proyecto”

17. Para que se defina entre otros: la fecha de inicio
del proyecto, el calendario, la prioridad

18. Regresando al menú tarea, se encuentra bajo él la barra de herramientas con las
opciones que
normalmente se utilizan más, a continuación está el área de trabajo donde se
crean y modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por
último en la parte inferior está la
barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.

19. Para ingresar una tarea más comunmente llamada en el ámbito de proyectos una actividad, se
debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego se puede completar la
información, ya sea digitándola directamente en los diferentes espacios que tiene la tarea, para
las fechas pueden seleccionarse a mano o presionando en la barra de herramientas la opción
Autoprogramar, para el resto de información puede también dar doble click sobre la tarea o
presionar el botón Información, apareciendo una
ventana adicional con varios
tabuladores, en el primero
denominado “General” se tiene el
nombre, duración (si es solo
estimativa marcar la casilla
denominada “Estimada”, el
porcentaje completado (0% sin
avance, 100% es terminada), la
Prioridad de la tarea, modo de
programación (manual o
automático), fechas en las que
inicia y termina, si se
mostrará la escala de tiempo, si se
oculta la barra y si es Resumida

20. En el siguiente tabulador denominado “Predecesoras”, se tendrá
información de que tarea
antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta
empezar, si empiezan iguales, si
deben terminar iguales y con cuántos días de diferencia

21. El siguiente tabulador contiene la asignación de
recursos

22. Luego está el tabulador denominado “Avanzado”, en el cuál se puede
delimitar la tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla
(dead line), el tipo de restricción y una fecha de esta, qué calendario
se utiliza, un código del EDT (Estructura
de Desglose de Trabajo), el método del valor acumulado, si es hito
(0 días, son tareas referenciales).

23. A continuación está el de Notas, donde se
puede incluir textos relacionados a la tarea

24. Por último, está el de Campos Personalizados, en el
cuál se puede ingresar los datos de campos que se
deseen adicionar a las tareas

25. Relaciones padre –hijo entre tareas. Cuando una o más tareas son parte de una
tarea o actividad mayor, estás deben estar bajo la tarea padre, se las debe
seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de herramientas se presiona el botón
con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar sangría) para que se indente hacia la
derecha.

26. De manera que las tareas hijas se ven más a la
derecha del padre, así:

27. Si uno presiona el botón Autoprogramar de la barra de
herramientas, las fechas se llenan automáticamente.
En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gant, mismo que refleja el plazo
en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas. Las que aparecen en
negro son las tareas padres o de agrupación, las azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas
son las no programas.

28. Relaciones: Para relacionar dos tareas, se tiene la relación Fin –Comienzo, de
manera que la una comience una vez finalizada la otra(se las puede seleccionar y
presionar el botón que asemeja una cadena en el área Programación:

29. O se puede escribir en el atributo “Predecesores”
el número de la tarea (parte izquierda) que debe
terminar antes, en este caso la Número 2

30. Dando como resultado:

31. Como parte práctica se ha creado la Actividad 3.1 bajo la Actividad 3, para ellos solo
se debe escribir en el nombre de la tarea número 4 lo indicado y auto programamos:

32. Para que esta actividad sea parte de la
Actividad 3, se debe aplicar sangría:

33. Quedando:

34. Ahora trabajemos con la duración, para ello
podemos digitar directamente la duración en el
atributo correspondiente

35. Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad 1.1
bajo la Actividad 1, se debe ubicar en la Actividad 2, es decir la que está bajo la cual
queremos añadir, presionamos el botón derecho del mouse y seleccionar la opción “Insertar
Tarea”.
Lo mismo puede hacerse desde la barra de herramientas junto a la sección Tareas, donde
puede insertar una tarea normal, un hito (tarea referencial con 0 días de duración) o una de
resumen:

36. Allí se ingresan los datos de la tarea. Como se
puede observar la actividad creada se insertó a la
misma altura de la padre.

37. Edición datos manual y aplicación de sangría en la actividad
1.1
Otra forma de edición es dando click sobre la tarea o en la
barra de herramientas como se explicó anteriormente y se
puede editar los datos en los tabuladores, como ejemplo
veamos los datos que se tiene en esta actividad

38. Tabulador: General

39. Tabulador: Avanzado:
Se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restricción: Debe comenzar a la
fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible(se realiza apenas se pueda), Lo
más tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe el inicio a
la fecha dada, No comenzar después del que restringe a que ya no debe empezar después
de la fecha, No finalizar antes del que indica que la finalización debe ser posterior a la fecha
y la de No finalizar después del que indica que debe terminarse antes de la fecha

40. Los pasos son repetitivos, lo que cambia son las
actividades en la planificación.
Al finalizar contará con un excelente plan para realizar
los eventos que desee y habrá ahorrado tiempo y
recursos al usar esta herramienta.

41. Gracias

42. Referencias:
 https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project
 http://empresayeconomia.republica.com/aplicaciones-para-
empresas/caracteristicas-y-usos-de-microsoft-project.html
 https://erods.files.wordpress.com/2012/12/manual-basico-de-uso-project-2010.pdf