Este documento describe el uso de Microsoft Project para administrar proyectos tecnológicos. Explica cómo configurar un nuevo proyecto y calendario, definir tareas y duraciones, crear tareas resumen e hitos, y vincular tareas. También incluye ejemplos de ejercicios prácticos para crear un diagrama de Gantt con tareas, hitos y relaciones entre ellas.

1. Administración de
proyectos Tecnológicos
(Microsoft Project Parte 1)
Objetivo: Realizar el proceso de administración
de proyectos tecnológicos a través de la
observación de las etapas y la realización de
un ejercicio práctico de forma sistemática.
Administración de Proyectos Tecnológicos

2. Por: Adolfo J. Araujo J.
adolfo_araujo@yahoo.com
www.adolfoaraujo.wordpress.com
www.linkedin.com/in/ajaraujo
Administración de Proyectos Tecnológicos

3. MS Project
Parte de la Microsoft Office System (Cliente)
Microsoft Office Server
Aplicación para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios
Tablas similares a Excel
Gráficos: Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook)
Formularios: Solicitan o proveen información
http://www.microsoft.com/project/es/es/default.aspx
http://office.microsoft.com/es-hn/project-help/
Alternativa Gratuita
http://www.project-open.com
http://sourceforge.net/directory/business-enterprise/project-

4. Interfaz de Usuario Project 2010

5. Creación Nuevo Proyecto
Proyecto / Información del Proyecto
Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

6. Definir el Calendario Laboral
Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo
Tipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno
Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro)
Horas de entrada y salida

7. Definir el Calendario Laboral
Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo
/ Opciones / Calendario
Opciones:
Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hrs/día o semana,
dias/mes trabajados (Concordar información)

8. Guardar el Proyecto
Archivo / Guardar o Guardar como
Diferentes formatos
Si desea guardar una línea de base o plan previsto para
el Proyecto

9. PLANIFICACIÓN DE TAREAS

10. Definir Tareas en Project
Enumerar los pasos necesarios para lograr los
objetivos del Proyecto. Formas de definirlo:
- Lluvia de Ideas: introducir las tareas directamente.
- Secuencial: pensar desde el principio del proyecto
hacia el final, e introducir las tareas.
- Fases: en base a las fases del proyecto.
- Hitos y Entregables: en base a los Hitos y
entregables del Proyecto.
- Colaboración de Equipo: cada equipo define una
lista de tareas para las áreas bajo su responsabilidad.
- Histórico de Proyecto: revisar los proyectos similares
anteriormente realizados.

11. Crear la Lista de Tareas
Digitar directamente en las celdas de la Columna
“Nombre de la Tarea” de la tabla del la Vista
“Diagrama de Gantt”

12. Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)
Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)
Diseño
Elaborar Contenido
Realizar Pruebas
Finalidad del Producto
Delimitación
Justificación
Perfil de la audiencia
Medio predominante
Tipo de Interacción
Tiempo de actualización
Mapa secuencial (Storyboard)
Distribución pantalla (lay-out)
Tipografía
Paleta de colores
Barra de Navegación
Herramienta de ayuda
Escritos del audio
Bosquejos imágenes
Sketch (animaciones o video)
Plataforma de trabajo
Hardware
Software
Disp Entrada o Salida
Disp. almacenamiento
Editor de texto
Editor de Audio
Diseño Grafico
Animador
Editor de Video
Programador Script
Ensamblar texto
Audio
Imágenes
Animaciones
Video
Interacción
Prueba con un usuario
Ortografía y gramática
Antivirus
Dispositivo de almacenamiento
Resolución
Computadoras
Selección Herramientas
Autoría Multimedia
Definir Audiencia

13. Importar desde Excel
Archivo / Abrir / archivo.xls
Seguir el Asistente
Respetar formato de tablas
•Plantilla-online (editGrid)
•Producto-multimedia.xls
(box.net)
Si hay problemas de compatibilidad, será
necesario configurar:
Menú Herramientas / Opciones / Seguridad / Formato Heredado

14. Enlistar las Tareas Necesarias
Al Digitar o importar las tareas, por defecto
asigna la duración de un día y la fecha de inicio
del proyecto o la actual

15. Editar las Tareas
Todo proyecto solo tiene un inicio y un final
Insertar
una tarea o fila  Insertar
Eliminar
una tarea:  Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar
Mover Tareas
 Arrastrándola desde Identificador de la fila
Personalizar Columnas:
 Doble Clic nombre de columna
Insertar
Clic derecho / Insertar Columna
EDT (Estruc. Descomp. Trab.)o WBS

16. Programar las Tareas
Microsoft Project usa Método Camino Critico
(CPM) para hacer la programación, Se puede
programar:
— Desde el inicio (Forward pass)
— Desde el final (Backward pass)
Tarea Crítica: no tienen margen de demora, no se
pueden posponer sin que ello suponga un retraso
para otra tarea. Por tanto condicionan la fecha de
fin del Proyecto.
Ruta Crítica: serie o conjunto de tareas criticas, que
deben completarse según la programación para que
un proyecto finalice a tiempo.

17. Determinar Duración (Programar tiempo)
Establecer duración (unidad de tiempo)
Automáticamente calculan las fechas de inicio y fin de
cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de
horas de trabajo establecidas anteriormente
Hito (Milestone):
Representa un hecho importante del Proyecto (fin o
inicio de una tarea) no consumir recursos (0 día o
mín.)
Unidad de Tempo Inglés Espanol
Hito 0
Minutos #m
Horas #h
Dias # o #d
Semanas #w #s

18. Aplicación Complementaria
TaskCoach
Administrador de Tareas

19. Tareas Resumen o Fases
Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas
Resumen que están formada por un grupo de
subtareas
Añadir Tarea Resumen
Presionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la
ultima subtarea con la tarea resumen sucesora
Convertir Subtarea en Tarea
Presionar el botón “Anular Sangría”
(Outdent) Vincular la ultima subtarea
con la tarea resumen sucesora

20. Cambiar Apariencia de la Tareas Resumen
Las tareas resumen hacen una sumatorias de las
duraciones de las subtareas Utilizar la barra de
formato, Seleccionar las subtareas
Cambiar Apariencia de Tareas Resumen
Herramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de
línea

21. Convertir a Normal la Tarea Resumen
Eliminar una Tarea Resumen
1. Seleccionar la tarea resumen
2. Presionar la tecla suprimir (delete)
3. Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se
mueve una tarea resumen se suprimen todas las
sub-tareas
Convertir una Tarea Resumen a Normal
1. Seleccionar la tarea resumen
2. Presionar el icono para disminuir sangría
3. Ahora se puede eliminar si afectar a las demás
tareas

22. Dividir una Tarea
Dividir una tarea
Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir
tarea” luego arrastrar parte de la tarea

23. Secuencia de las Tareas
De acuerdo a los recursos con que se cuenta,
algunas tareas se podrán realizar paralelamente y
otras tendrán que esperar a sus predecesoras
para iniciar
Tarea Predecesora 1
Tarea Sucesora
Tarea Predecesora 2

24. Forma de Vincular las Tareas
Formas de enlazar tareas
Colocando el los IDs separadas por “,” (comas) de las
tareas predecesoras en la fila de la tarea sucesora
Arrastrando desde la tarea predecesora en el
diagrama de Gantt (puntero cruz de 4 puntas hasta
tarea predecesora (puntero eslabones )
Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y
presionando el botón Vincular Tareas

25. Desvincular las Tareas
Romper un vinculo de tareas
Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón
“Desvincular tarea”
Ver el vinculo de las tareas seleccionadas
Presionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el
Gráfico de Gantt

26. Tipo de Dependencias
Determinar Dependencias entre tareas:
cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas
concretas
4 tipos de dependencias:

27. Tipo de Dependencias
Menú Proyecto / Información de la Tarea
Doble Clic sobre la tarea
Clic Derecho / Menú Emergente / Información de Tarea
Mayus + F2

28. Superponer y Posponer Tareas
• Tiempo de Adelanto: superposición entre tareas
que tienen una dependencia, se representa con un
valor negativo (-).
Mostrar los adelantos entre las tareas, se superponen
• Tiempo de Posposición: retraso entre tareas que
tienen una dependencia, se representa con un valor
positivo (+).
Mostrar los retrasos entre las tareas, se posponen

29. Superponer y Posponer Tareas
Información de la Tarea / Predecesoras / Pos

30. Tipo de Delimitaciones
Delimitación: restricción establecida en la fecha de
comienzo o fin de una tarea.
Pueden ser:
Flexible: no ligada a una fecha concreta.
Lo más tarde posible (LMTP): delimitación flexible,
permite programar una tarea tan tarde como sea
posible siempre que se finalice antes del término del
proyecto y sin retrasar las tareas siguientes
Lo Antes Posible (LAP): delimitación flexible, permite
programar el comienzo de una tarea tan pronto como sea
posible.
Inflexible: ligada a una fecha concreta.

31. Delimitaciones Inflexibles
No Finalizar Antes Del (NFAD): programar la finalización
de una tarea en una fecha concreta o después de ella.
No Finalizar Después Del (NFDD): programar la
finalización de una tarea en una fecha concreta o antes
Debe Finalizar El (DFE): programar la finalización de una
tarea en una fecha concreta
Debe Comenzar El (DCE): programar la tarea para que
comience en una fecha concreta
No Comenzar Antes Del (NCAD): programar la tarea para
que comience en una fecha concreta o después de ella
No Comenzar Después Del (NCDD): programar la tarea
para que comience en una fecha concreta o antes de ella

32. Delimitaciones Flexcibes
Delimitación Abr. Programar Fecha
No Finalizar
Antes de NFAD
Finalización
Concreta
Después
Después de NFDD Antes
Debe
Finalizar el DFE ---
Comenzar el DCE
Comienzo
---
No Comenzar
Antes de NCAD Después
Después de NCDD Antes

33. Tipo de Delimitaciones
Información de la Tarea / Avanzado / Tipo de
Delimitación

34. Ejercicios
Planificación de las
Tareas
Objetivo: crear tareas e hitos asociados así
como la creación de un nuevo calendario y
establecer diferentes dependencias entre
tareas.

35. 1- Configurar Proyecto y Calendario de
Proyecto
Configurar el proyecto para que inicie el segundo
viernes del próximo año
Configurar el calendario de trabajo de 5.5 días/ sem.,
incluyendo hasta el medio día de los sábados
Horario diario: de a las 8:00 a 17:00.

36. 2- Insertar Tareas y Duración
Digitar todas las tareas con sus respectivas duraciones
Id Nombre de tarea Duración
1 Análisis del Proyecto 1 día?
2 T1 4 días
3 T2 3 días
4 T3 1 día?
5 Diseño del Proyecto 1 día?
6 T4 2 días
7 T5 3 días
8 T6 2 días
9 Implementación 1 día?
10 T7 3 días
11 T8 2 días
12 Pruebas 1 día?
13 T9 3 días
14 T10 2 días
J V S D L M X J V S D L M
11 ene '10 18 ene '10 25 ene

37. 3- Tareas Resumen e Hitos fin de Fase
Crear tareas resumen e Hitos
• Análisis del proyecto” engloba las tareas T1, T2
y T3.
• El hito que marca el final del “Análisis del proyecto”
es “Entrega Análisis Funcional” (H1)
• “Diseño del proyecto” cuyas tareas son T4, T5
y T6.
• Hito: “Entrega Documento Diseño” (H2).
• “Implementación”: tareas T7 y T8.
• Hito: “Entrega Codificación”(H3).
• “Pruebas”: tareas T9 y T10.
• Hito: “Entrega Documento Pruebas”(H4)

38. Proyecto Con Tareas Resumen e Hitos

39. 4- Insertar las Relaciones
Realizar la vinculación y desde la ventana
“Información de la tarea” establecer el tipo de
dependencia

40. Proyecto con Vínculos entre Tareas

41. Referencias
http://ntrajkovski.wordpress.com/
http://blogs.msdn.com/b/project/
http://social.technet.microsoft.com/Forums/pl-
PL/projectprofessional2010general/