El documento describe los conceptos básicos y las funciones de Microsoft Project para la administración de proyectos. Explica cómo crear un nuevo proyecto, definir tareas, asignar recursos y duraciones, y establecer relaciones entre tareas. También cubre la creación de calendarios para el proyecto, grupos y recursos individuales.

1. Administración de Proyectos Microsoft Project

2. Por: Adolfo José Araujo Jaimes [email_address] http://infotek.bitacoras.com http://www.egrupos.net/grupo/utec_sv

3. Conceptos Proyecto Plan para la ejecución de un objetivo Administración Manejo o gestión eficiente de los recursos Administración de Proyecto Gestión eficiente de los recursos involucrados en plan de ejecución Recursos: Tiempo, dinero, personas, materiales, energías, espacios

4. Fases de un Proyecto Anteproyecto: Idea preliminar del proyecto Diseño: Representación objetivas de ideas Elaboración de Documentos: Información detallada del proyecto Ejecución Inicio de la elaboración de los componentes del aparato o sistema Supervisión Control de la ejecución del sistema, para tomar decisiones

5. MS Project 2007 Parte de la Suite de MS Office 2003 (Cliente) o MS Office Server 2003 Es Programa para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios Tablas similares a Excel Gráficos : Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook) Formularios : Proveen o solicitan información http://office.microsoft.com/es-hn/projectserver/ http://office.microsoft.com/es-hn/project/ Alternativa Gratuita http://www.project-open.com

6. GUI

7. GUI Barra o Menú Vista Calendario Gráfico Gantt Gráfico de PERT (Programa de Evaluación y Técnica de Revisión) Panel de Tareas Barra Guía

8. Creación Nuevo Proyecto Proyecto /Información del Proyecto Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

9. Definir el Horario General de Traba Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo Tipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro) Horas de entrada y salida

10. Definir el Horario General de Traba Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo Opciones: Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hr/días o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)

11. Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación) Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas) Diseño Elaborar Contenido Realizar Pruebas Selección Herramientas Autoría Multimedia Definir Audiencia Finalidad del Producto Delimitación Justificación Perfil de la audiencia Medio predominante Tipo de Interacción Tiempo de actualización Mapa secuencial (Storyboard) Distribución pantalla (lay-out) Tipografía Paleta de colores Barra de Navegación Herramienta de ayuda Escritos del audio Bosquejos imágenes Sketch (animaciones o video) Plataforma de trabajo Hardware Software Disp Entrada o Salida Disp. almacenamiento Editor de texto Editor de Audio Diseño Grafico Animador Editor de Video Programador Script Ensamblar texto Audio Imágenes Animaciones Video Interacción Prueba con un usuario Ortografía y gramática Antivirus Dispositivo de almacenamiento Resolución Computadoras

12. Enlistar las Tareas Necesarias Todo proyecto solo tiene un inicio y un final Insertar una tarea o fila tecla Insertar Eliminar una tarea: tecla Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar Mover Tareas, Arrastrándola desde Identificación de la fila Personalizar Columnas: Doble Click nombre de la columna Insertar Click derecho / Insertar Columna

13. Enlistar las Tareas Necesarias Al Digitar la tarea por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual Hito (Milistones): Representa el fin o inicio de una tarea sin consumir recursos (duración 0)

14. Determinar Duración (Programación) Establecer duración (unidad de tiempo) Automáticamente se calculan las fechas de inicio y finalización de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente Unidad de Tiempo Ingles Espanol Hito 0 0 Minutos #m #m Horas #h #h Dias # o #d # o #d Semanas #w #s

15. Secuencia de las tareas De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar paralelamente y otras tendrán que esperar a sus predecesoras para iniciar Tarea Predecesora 1 Tarea Sucesora Tarea Predecesora 2

16. Secuencia de las tareas Formas de enlazar tareas Colocando el ID o los IDs de las tareas predecesoras en la fila de la Sucesora separadas por “,” (comas) Arrastrando desde la tarea predecesora (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones) Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas

17. Secuencia de las tareas Ver el vinculo de las tareas seleccionadas Presionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Grafico de Gantt Romper un vinculo de tareas Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “ D esvincular tarea”

18. Secuencia de las tareas Dividir una tarea Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea

19. Perfilar el Proyecto Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas Resumen que están formada por un grupo de subtareas Añadir Tarea Resumen Presionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora Convertir Subtarea en Tarea Presionar el botón “Anular Sangría” (Outdent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

20. Perfilar el Proyecto Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas Cambiar Apariencia de Tareas Resumen Herramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea

21. Perfilar el Proyecto Eliminar una Tarea Resumen Seleccionar la tarea resumen Presionar la tecla suprimir (delete) Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas Convertir una Tarea Resumen a Normal Seleccionar la tarea resumen Presionar el icono para disminuir sangría Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas

22. Recursos del Proyecto Tiempo (ya está toma en cuenta) Equipo Materiales Personas Otros Aunque en la implementación no se puedan adquirir los recurso se debe cumplir con los objetivos del proyecto Con Project se puede: Vigilar el costo del proyecto Si las tareas tienen pocos o muchos recursos Averiguar si hay recursos sobrecargados Reportar sobre el proyecto

23. Recursos del Proyecto Con relación a los Recursos hay 2 tipos de duración de las tareas: Fija : a pesar de aumentar o disminuir recurso Variable : Al aumentar recursos se puede finalizar pronto Vistas de los Recuros: Gráfica de Recursos Hoja de Recursos Recursos Utilizados

24. Hoja de Recurso Nombre del Recurso Tipo : Trabajo o Material Tasa Estándar: pago de salarios por hora Tasa de Horas Extras Costo por uso pago por hora (generalmente equipo o materiales) Acumular : al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el progreso de la tarea ) Calendario base : estándar, 24 hors, Nocturno Código

25. Información de los Recursos Al hacer doble clic sobre el nombre de un recurso puede abrir la ventana También lo puede hacer a través del menú Proyecto

26. Ventana Información del Recurso Lengüetas General Tiempo de Trabajo Costo Notas Campos Personalizados Agrega más información que la hora de Recursos

27. Asignar Recursos a una Tarea Botón de la barra de herramientas Presionar sobre el icono “Asignar Recursos” en la barra de herramientas estándar Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo y las unidades en forma de porcentaje para asignarlo Por ejemplo si una persona le va a dedicar 2hr/día o un cuarto del tiempo se coloca 25%

28. Gráfica del tiempo asignado a la tarea

29. Cambiar de Porcentaje a Decimales

30. Asignar Recurso a través Form. de Tareas En el Menú Ventana seleccionar Dividir (split) El la tabla de abajo seleccionar una línea en blanco Seleccionar el recurso

31. Tipos de Calendarios Project Trabaja con 3 tipos de Calendarios Calendario del proyecto (Estándar) Calendario del Grupo Calendario del Recurso : personalizándolo para cada uno de los recursos Crear calendario base para un grupo Menú Herramientas seleccionar “Cambiar calendario” (Change work time)

32. Calendario del Recurso Doble clic sobre el recurso Seleccionar la lengüeta Calendario (Work time) Puede seleccionar un tipo de calendario que sirva como base Cambia los días o las horas