El documento presenta una agenda para una capacitación sobre Microsoft Project. La agenda incluye introducir el software, crear un proyecto de ejemplo, explorar informes y personalizar el proyecto. También presenta información sobre cómo abrir MS Project, definir tareas, agregar predecesoras, y crear diagramas de Gantt y diferentes informes.

1. AGENDA
 Introducción
 Microsoft Project
 Abrir MS Project
 Diagrama Gantt
 Crear Proyecto (Ejemplo)
 Calendario
 Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones
con tareas)
 Diagrama Gantt
 Personalización del proyecto
 Explorando Informes
 Informes Generales
 Informes de Costos
 Informes de Asignaciones
 Informes de Carga de Trabajo

2. INTRODUCCION
QUE ES MICROSOFT PROJECT?
 Es una herramienta que permite planear
sistemáticamente las fases y tareas de un
proyecto.
 facilita al usuario para la administracion de
todos sus proyectos, en cuestion de calidad,
tiempo, esfuerzo, progreso, y seguimiento.

3. MS PROJECT LE PERMITIRÁ:
 Organizar la lista de actividades en una
estructura jerárquica.
 Asignar recursos y costos a las diferentes
actividades.
 Obtener la gráfica de red del proyecto.
 Imprimir una gran variedad de informes.

4. USO DE UN PROGRAMA DE
ACTIVIDADES DE UN PROYECTO
 Calcular el tiempo necesario para completar el
proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay
daños líquidos, pero si se presenta una excusa no habrá
cargos en contra.
 Tiempo de las actividades: De que me sirve saber
cuando voy a empezar?, es importante conocer
esto, para poder tener los recursos disponibles
(materiales, mano de obra y equipo).
 Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el
responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto
en costos y en días si ocurre un cambio de una
actividad.

5. Abrir MS Project
 Para ingresar al programa MS Project se debe seguir la siguiente ruta:
Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Project
Como podemos apreciar en la siguiente gráfica:

6.  En la siguiente gráfica se explican las áreas que conforman la ventana de
trabajo del MS Project:
Barra de
Herramientas
Tabla de Datos
del Proyecto
Àrea Grafica
Temporal
Panel de
Ayuda

7. DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL
PROYECTO
1
Haga un click en
Barra de Vistas
2
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla

8. OPCIONES DE VISUALIZACION
Barra de vistas
Una vista es un formato en donde se puede
introducir y visualizar información de un
proyecto. La vista por defecto es el diagrama
de Gantt

9. DIAGRAMA DE GANTT
 Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt
 Creador Henry L. Gantt
 Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las
actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

10. QUE ES UNA ACTIVIDAD?
 Las actividades de un proyecto son aquellos
trabajos en que se puede dividir el proyecto.
Las actividades deben ser:
 Específicas y no generales, es decir buscar el
detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

11. EJEMPLO PRACTICO
 Titulo: Preparación del Seminario de
Microsoft Project
 Calendario:
Calendario Horas
Domingo Horas no laborables
Lunes-Viernes 8:00AM-5:00 PM
Sábado Horas no laborables

12. INFORMACIÓN PREVIA
1. Título de su proyecto
2. Calendario: Dias laborables y no laborables
en el proyecto (Receso acádemico, sábados
y domingos)
3. Lista de tareas principales
4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para
ejecutar la Tarea principal)
5. Determinar la duración de cada tarea y
subtarea.

13. DEFINIR UN NUEVO PROYECTO
1
Click en File…
2
Ingrese el título de su proyecto
y defina el responsable o el autor

14. DEFINICIÓN DE LA FECHA DE
INICIO DEL PROYECTO
1
Marque el primer renglón 3
Escriba el nombre
de su proyecto en
Name
2
Click en Project…
4
Seleccione la fecha de
inicio y de finalización
del proyecto

15. CAMBIO DE PARAMETROS DEL
CALENDARIO
1 2
Click en Tools…>>Options… Click en Calendar. Modifique los
parámetros necesarios como la hora
de entrada y salida, etc.

16. Tools –Change working time

17. INTRODUCIR LAS TAREAS DEL
PROYECTO
1
Asígnele un nombre a su
proyecto (Primer renglón) si
no lo hizo en los pasos
anteriores.
2
Liste todas las tareas y
subtareas necesarias de su
proyecto, sin preocuparse
por la duración de cada
tarea.

18. AGRUPAR LAS TAREAS DEL
PROYECTO
Seleccione todas las filas y
haga click en la fecha verde
(Indent) que va en dirección
derecha. Aquí le esta diciendo
al programa cuales son las
tareas de su proyecto:
Preparación de un Seminario

19. AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS
Iconos el esquema
Agrupe las tareas por fases.
Seleccione las subtareas
bajo el nombre de la tarea y
Tarea
utilice los iconos de
esquema (Indent)
aumentando la sangría para
Subtareas que queden dentro de el
grupo que usted requiere.

20. MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS
 Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o
mostrar las subtareas haciendo click en los iconos
iconos de la tarea principal
1
2

21. TRANSLADAR UNA TAREA
1
Click en el número de
la tarea
2
Presione el botón
izquierdo del mouse y
arrastre la tarea hasta
que quede en nueva
posición.
3
Suelte el mouse

22. INSERTAR UNA NUEVA TAREA
1
Click derecho en el
número de la fila
(ROW) de la tarea,
donde va a insertar la
nueva
2
Click en la opción
Nueva tarea (New
Task)

23. COMO ELIMINAR UNA TAREA
1
Click derecho en el
número de la fila de la
tarea que va a eliminar
2
Click en la opción
eliminar tarea Delete
Task

24. CREAR UNA NOTA A UNA TAREA
 Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar
a recordar como se ha diseñado la planificación:
1
Seleccione la tarea a la
que le va a crear la
nota
2
Click en el icono Notas
de tareas Task
Information

25. CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)
3
Click en el cuadro
notas
4
Escriba la nota correspondiente
y cuando termine Click en OK
5
Cada vez que se pase el
cursor sobre la tarea se
observará el contenido de la
nota

26. NUMERACION DE TAREAS
1
Click en el menú Tools y 2 Click en la ficha view
click en options
3
En el área opciones de esquema,
seleccione la casilla de verificación
Show Outline number y click en OK

27. TAREAS PREDECESORAS
 Ingrese los números de las tareas predecesoras en
la columna “Predecesora”

28. DURACIÓN DE LAS TAREAS
1 Ir a la vista “Diagrama de Gantt”
2.En la columna de duración de cada tarea establezca la duración, la cual puede
ser en días, horas, etc.
3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogación al final
del número que ingresó.
4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

29. VER EL DIAGRAMA DE GANTT
 Al introducir la duración observará que a la derecha va
modicando Diagrama de la derecha de la pantalla
(Diagrama de Grantt)

30. CAMBIO DE LA ESCALA A
DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.
1
Haga doble click en la escala.
Escala
2
Cambie la escala
mayor y la menor
según el tiempo que
requiera: Semanas,
dias, años, etc.

31. COMO PERSONALIZAR SU
PROYECTO?

32. CREAR UN ENCABEZADO
1
Creación de un encabezado:
•Click en File y entre en la
opción PAGE SETUP
•Click en la parte de
encabezado HEADER
•Seleccione la sección donde
quiere que aparezca el
encabezado (izquierdo,
derecho, centro)

33. COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)
2
Pulse la fecha hacia abajo
de la opción GENERAL y
seleccione el elemento a
agregar
Click en agregar, si lo desea
puede escribir un texto o
puede elegir otra sección
Click en OK

34. CREAR UN PIE DE PÁGINA
 Click en File y entre en la
opción PAGE SETUP
 Click en la parte de pie de
pagina FOOTER
 Seleccione la sección donde
desee que aparezca el pie de
página (izquierda, centro o
derecha)
 Pulse la fecha hacia abajo de
la opción número de pagina y
seleccione el elemento a
agregar
 Click en ADD, si lo desea
puede escribir un texto o
elegir otra sección
 Click en OK

35. VISTA PRELIMINAR E IMPRESION
 Click en el icono Print Preview

36. VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN (2)
 En la pantalla haga click en el icono múltiples páginas
 Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la
escala (márgenes)
 Una vez que este satisfecha con la vista preliminar
haga clic en imprimir PRINT
Ver una Página
Ver varias páginas

37. CREACION DE INFORMES
1
Haga en el menú
View >> Reports
2
Haba Click sobre la categoría
que desee y luego en el botón
Select (Project tiene 25
informes predefinidos)

38. CREACION DE INFORMES (2)
 A continuación se abrirá la ventana de vista preliminar VIEW
PREVIEW
 Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe
completo
 Si está satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT
Overview Current Activities
Custom

39. GRACIAS POR SU ATENCIÓN

40.  Diccionario de Datos
 Predecesoras

41. 10 principales beneficios de
usar Microsoft Office Project
Standard 2003.

42.  Estimaciones reales de tiempos.
Establecer estimaciones reales con sus equipos de trabajos, los adminsitradores de proyectos y
sus clientes a menudo dependen como se estimen los calendarios, los recursos necesarios y los
presupuestos. Project Standard 2003 no solo lo ayuda a admninistrar los procesos construccion
de calendarios y previsión de gastos sino que también lo ayuda a entender como los cambios y
los retrasos en áreas específicas afectan al proyecto en su totalidad.
 Planificación y administración guiadas.
La guía de Project, un interactivo asistente de planificación paso por paso, lo ayuda rapidamente
a administrar los procesos del proyecto. Con la guía de Project, puede facilmente establecer
nuevos proyectos, administrar tareas y recursos, seguir calendarios y reportar información de los
proyectos, para lograr productividad rapidamente.
 Seguimento y reporte sobre su proyectos.
Optimizar la exactitud y la puntualidad de los reportes de su proyectos, eligiendo de reportes
personalizados y listo para usar. Generando reportes claros puede mejorar la infrormación sobre
el status del proyecto para su equipo y su administración;. mientras realiza un seguimiento de la
performance a través de una base de cálculos múltiple y una dirección específica.
 Mejor asiganción de recursos.
Con Project Standard 2003, puede asiganar tareas a sus recursos facilmente y ajustar como son
asigandas para resolver conflictos y superposiciones. Esto le brinda un mayor control y
flexibilidad en el manejo de recursos, calendarios de projectos y costos.
 Presentación efectiva de información de proyecto.
Los administradores de proyectos pueden presentar información en una gran variedad de
formatos de manera facil y rapida. Mediante un nuevo asistenete, es posible dar formato e
imprimir calendarios en una sola página. También es posible exportar datos del proyecto a
Microsoft Word para documentos formales, a Microsoft Excel para gráficos personalizados o
planillas de cálculo, a Microsoft PowerPoint® para presentaciones o a Microsoft Visio® para
realizar diagramas.

43.  Integración de datos sin problemas.
Project Standard 2003 está totalmente integrado con los demas programas de Microsoft Office
System. Con unos pocos atajos de teclado, es posible convertir una lista de tareas existente en
Microsoft Office Excel y Microsoft Office Outlook® en una planificación de proyecto. Los
recusrsos tambien pueden ser adicionados a los proyectos desde Microsoft Active Directory®
un servicio de direcotrio de la libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server.
 Utilidad mejorada.
Una interfase optimizada para el usuario, uniforme con Microsoft Office 2003 Editions, hace
más facil la comprensión de Project Standard 2003 y el acceso funcional a las herramientas
necesarias. Barras de tareas, menues y demas características permiten dominar rapidamente
los fundamentos de la administración de proyectos aún siendo un usuario novato de Project
Standard.
 Asistencia inmediata.
Project Standard 2003 brinda una solida asistencia tanto para usuarios novatos como para
experimentados. Project Standard 2003 incluye un potente motor de busqueda para la ayuda,
smart tags y asistentes. Esto es optimizable mediante una conexión a Internet para acceder a
cursos de entrenamiento, plantillas, artículos y más.
 Personalización .
Un amplio rango de características personalizables convierten a Project Standard 2003 en un
programa a medida que resuelve las necesidades específicas de cada proyecto. Elija de una
lista los campos personalizables que pueden ser parte del cronograma de su proyecto. Además
es posible modificar barras de tareas, formulas, indicadores gráficos y reportes. Para una
mayor flexibilidad, los modulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup
Language (XML), el Microsoft Visual Basic&#174 para aplicaciones (VBA) y el Component
Object Model (COM) facilitan la coparticipación de datos y la creación de soluciones
personalizadas.
 Una amplia comunidad de usuarios y proveedores de soluciones.
Microsoft Office Project tiene una amplia comunidad de usuariosn y cientos de proveedores