Este documento presenta un plan para promover eventos de manera efectiva mediante tres canales: directo, relaciones públicas y redes sociales. Explica dos tipos de eventos (físicos y en línea), estrategias de promoción directa como segmentación y correo electrónico, y cómo desarrollar un plan de relaciones públicas con objetivos, tácticas y métricas específicas. El objetivo general es optimizar los recursos, crear relaciones y posicionar la marca.

1. PLAN DE PROMOCIÓN
EFECTIVO DE
EVENTOS
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2. PLAN DE PROMOCIÓN EFECTIVO DE
EVENTOS PROMOCIONALES
Este plan está desarrollado para poner en operación un evento promocional que
optimice los recursos monetarios y entregue la oportunidad de crear relaciones,
evangelizar tu marca y ganar la confianza del mercado. Con este plan podrás:
1. Diferenciarte de tu competencia inmediatamente.
2. Posicionarte como experto en tu mercado y recolectar prospectos de calidad.
3. Educar a tus clientes para que sean evangelizadores de tu marca.
4. Planificar efectivamente tus actividades.
5. Integrar fácilmente distintos canales de comunicación para lograr mayor alcance.
6. Optimizar costos de promoción.
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3. EXISTEN 2 TIPOS DE EVENTOS
Físicos
Contacto 1 a 1, requieren mas inversión y generan relaciones a largo plazo
FERIAS / BTL CONFERENCIAS
Enfocado a una industria o mercado Enfocado a un evento de marketing
especifico específico a una audiencia mayor.
Usado para promocionar productos y Usado para entregar información
crear relaciones.
SEMINARIOS ENTRENAMIENTOS
Enfocado a expertos de un tema en Enfocado a clientes externos e
formato de clases formales. internos de la compañía para reforzar
Usado para llevar el mensaje de la conocimientos y alinear objetivos.
compañía a empleados, socios o Es la mejor forma de crear relación y
clientes compromiso
En Línea
Contacto interfaz web, menos costosos y logran un mayor alcance de audiencia
WEBINARS VIRTUAL EVENT LIVE STREAMING
Enfocado a presentaciones, Enfocado individuos en Enfocado a individuos que no
discusiones o Workshops de diferentes locaciones para pueden asistir físicamente y
duración de entre 30-60 min. participar en un evento virtual hacerlo vía webcam.
Usado para interactuar en con. Usado para promocionar
directo con un mercado Usado para entregar virtualmente productos y
especifico en términos de interactuar virtualmente con la servicios
producto, uso o cliente empresa
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4. ATRAE A TU PUBLICO USANDO
3 Canales de Promoción
1 DIRECTO
2 RELACIONES PÚBLICAS
3 SOCIAL MEDIA
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5. 1 DIRECTO
1. Segmentación 2. EMail 3. Televenta
• Demografía • Anuncio • Asegurar reuniones y demostraciones
• Cargo • 4 Semanas Antes: Masivo con registrados.
• Locución • 3 Semanas Antes: Invitación • Automatizar invitación vía teléfono y
•2 Semanas Antes: Personalizado enviar.
• 1 Semana Antes: Confirmación
4. Correo Directo 5. Promoción Pagada 3. Partners
• Calendarios • Banners / Dsplay • Email
• Regalos Únicos • SEM • Social Media
• Cartas de recordatorio • Newsletters • Prensa
• Mensajes Simples • Guerrilla Marketing
• TV / Publicidad (Outdoor, print)
El método más efectivo es promocionar a través de “Partners”, entrega un
sentido de validación social, una audiencia más enfocada y mayor
credibilidad … Ejemplo de Propuesta de Asociación de Promoción
Propuesta de Asociación de Promoción
Nombre Evento Redacción Contextual
Fecha Evento (Google Adwords)
Descripción Evento
Opción 1
Opción 2
Material Promocional (Usado
por el Partner para Links Social Media
promocionar evento)
Linkedin
Twitter
Facebook
Youtube
Link de Registro Redacción de Email
Arte Disponible
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6. 2 RELACIONES PÚBLICAS
Estrategia y Desarrollo Táctico
Para ser exitoso en la promoción de tus eventos debes coordinar muchas actividades. Con el objetivo
de alinear tus esfuerzos es imprescindible crear un plan bien desarrollado con una misión establecida
y táctica efectivas para alcanzar tus objetivos.
Plan de Relaciones Públicas
Nombre Evento: Estrategia Ejecución
Fecha Evento: Escribe en 3 -5 frases tus objetivos Comunicados de Prensa
Locación: específicos del evento Anuncios Estratégicos
Boca a Boca (Partners)
Objetivos / Métricas Briefings de Analistas
Branding Briefings de Influenciadores
Generación Prospectos Briefings de Medios
Creación de Relaciones Reuniones con Clientes
Alcance Promoción Social
Otro
# Comunicados de Prensa Resultados
# instructivos (Briefings) # Comunicados de Prensa
# Cobertura de Instructivos # instructivos (Briefings)
# Redacción # Cobertura de Instructivos
# Destacados de Prensa # Redacción
# Publicaciones Específica # Destacados de Prensa
# Publicaciones Específica
Checklist
Noticias a anunciar
¿Existe alguna compañía para Medios
ser Partner? Escribe los 5 medios más importantes
¿Que tan grande es el a contactar
evento? 1.
¿Somos los anfitriones? 2.
¿Somos los sponsors?
¿Tenemos contenidos y 3.
guías editoriales para los medios 4.
5.
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7. 3 SOCIAL MEDIA
Plan de Social Media Para Eventos
Las Redes Sociales permiten apalancar el mensaje de promoción del evento y generar “Boca a Boca”
antes, durante y después de su realización. Integra Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, Forsquare,
Youtube, Instagram, Pinterest y Blogging para hacer correr la voz
Plan de Social Media Para Eventos
Nombre Evento: ___ Promoción pagada x semana Twitter
Fecha Evento: Participar y crear grupo en FB ___ Tweet x día
Hora Evento: ___ Tweet Presentaciones
Social Media Manager: Twitter ___ Re Tweet influenciador
___ Tweet x día Responder comentarios
___ Tweet de Partner x día Comprometer a empelados a
Objetivos y Misión Evento ___ Promoción pagada x semana compartir información
Crear una lista incluyendo
presentadores, partners y clientes Google+
registrados ___ Post x día
Crear lista privada para monitorear Monitorear hashtags
competencia Hacer un Hangout en vivo
Planificación Pre Evento Google+ LinkedIn
Crear línea de tiempo para ___ Post x día ___ Post x día
promoción y anuncios Monitorear grupo
Crear elementos visuales para LinkedIn
distintos canales ___ Post x día Blog
Crear paginas de Evento en Participar en conversaciones ___ Blog post x día
Facebook y LinkedIn relevantes del evento.
Entregar material a directorios de Crear un grupo y monitorear Socialización Después Evento
información promocional
Hacer locación en Foursquare y Pinterest Evaluación de métricas del evento
crea ofertas Crear un “Board” (Youtube, Likes, Tweets, etc)
Designar un equipo táctico de Pin ___ Imágenes x semana Medir Buzz con
Social Media para comunicarse con Crear un concurso usando el blog del www.hashtracking.com
interesados evento Resumir mejores tweets en
Asignar o contratar fotógrafo Postear ___ Infográficos x semana www.storify.com
Socialización Pre Evento Blog Blog
(1-2 semanas antes) ___ Blog post x semana Escribir un post de resumen del
Facebook ___ Blog Infográficos x semana evento
___ Post al día ___ Posteos de sesiones
___ Materia visual por semana Socialización Durante Evento individuales y mejores momentos
- Meme Facebook
- Infografía Entrevistar visitantes, bloggers, Redes Sociales
- Cómico empleados y clientes. Conectar y agradecer a
___ Post al día influenciadores
___ Fotos al día Promover material se seguimiento
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8. ZEN MEDIA
Calidad, Cambio, Comunicación
Zen Media es una agencia de marketing que usa Social Media,
Video Marketing y Eventos Promocionales para ayudar a negocios
locales a facilitar la gestión comercial de medios de comunicación
Misión
Ayudamos a negocios locales a usar comercialmente medios
digitales, audiovisuales y directos para aumentar sus ventas
Objetivo
Zen Media ayuda a integrar Social Media correctamente al negocio,
sorprender a tus clientes con videos profesionales y realizar eventos
que crean evangelizadores de marca