Apalancando los Resultados de los Eventos Corporativos

1. Demaría 4470 7ª Cap . Fed. Buenos Aires T: 4773-7492 E: info@dealast.com En uno de los menores componentes del costo de su campaña de relacionamiento puede estar el diferencial que determine su éxito Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE

2. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE El éxito de la convocatoria a un evento es función de unas pocas variables. Una de las menos costosas y a su vez una de las más influyentes a la hora de determinar la asistencia de su público objetivo, es una correcta inversión en acciones que actúen en forma personalizada sobre el contacto Aunque lo planteado parezca obvio, en el mix de inversión de muchas campañas pareciera que dichos conceptos no están tan claros Debido a que Invitado, Asistente al evento y Target buscado, son conceptos muy distintos a la hora de obtener resultados

3. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE El costo de su evento está determinado por los invitados estimados, ya que sobre dicha base recae la porción más importante de los gastos (sede + gastronomía + producción + invitaciones) Estos costos representarán la inversión, en su mayor parte en forma independiente de la asistencia o no de su público.

4. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE En cambio, el Resultado de un evento está determinado por los asistentes que encuadren en su perfil objetivo Resultado que puede apalancarse con una gestión personalizada sobre el contacto que certifique si se trata de un target real y a su vez influya sobre su asistencia : es el puesto + es la persona + estará presente

5. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE Si bien la recepción de una invitación es también una forma de darse a conocer, la simple confirmación no significa el alcanzar el objetivo, pero sí determina que el gasto será efectuado:

7. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE En este esquema, resulta que con un target alcanzado de 83 personas, el costo por contacto asciende a $ 1.545 Con estos datos podemos realizar un simple cálculo para obtener el monto gastado en aquellos contactos que no correspondieron al target: Se observa que el 68% de la inversión del evento se aplicó a contactos que no están dentro del objetivo

9. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE En el nuevo esquema, resulta que con un target alcanzado de 195 personas, el costo por contacto asciende a $ 723 El monto gastado en aquellos contactos que no correspondieron al target es ahora el siguiente: Se observa que ahora el 45% de la inversión del evento se aplicó a contactos que no están dentro del objetivo.

12. ¿Cómo se “perfila” la base a convocar en términos de cantidad y calidad? 1. Se sugiere comenzar por el final: ¿Cuál es la composición ideal de asistentes ? Por ejemplo: 20% prensa 40% contactos comerciales 20% prospects 20% relaciones sociales Dentro de esos perfiles, también indicar asistentes necesarios en los cuales se deberá concentrar el esfuerzo. 2. En base a esa composición óptima , estimar un % de probabilidad de asistencia para cada grupo y en base a ese % cuantificar el tamaño de la base a invitar en función de la capacidad disponible (“se trata de un evento para 200 personas”). 3. Chequear tamaño de bases disponibles , ver si deben sumarse contactos y revisar si lo expresado en 1 y 2 es factible. 4-. Proceder a la convocatoria por distintos medios: invitación física, digital, llamado telefónico. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE

13. Para optimizar una convocatoria deberán considerarse los siguientes factores: Operatividad de la base: La ba se de datos deberá ser completa , actualizada y operativa : contar con los datos necesarios para realizar el tipo de convocatoria: además de los datos básicos (N y A), teléfono y empresa. Por ejemplo, si es online, debe tener e-mails. (Por favor, no considerar obvio este punto) Segmentación de la base: La base segmentada permite una clasificación de los invitados claves, permitiendo priorizar los esfuerzos. Convocatoria: ¿Cuándo conviene comenzar a realizar los llamados? Debe ser suficiente para que el contacto pueda agendarlo pero próximo al evento como para que no se olvide. El envío de la base se debe hacer 72hs. antes de iniciar el follow up para realizar la priorización y el quality control de la misma: Si no es operativa, se trabajará para mejorarla. Si se estima una baja efectividad, se podrá incrementar la cantidad de contactos. Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE

17. Demaría 4470 7ª Cap. Fed. Buenos Aires T: 4773-7492 E: info@dealast.com Convocatorias Corporativas Efectivas. CCE