Manual de usuario siagie 3 parte 3 de 3

Manual de usuario SIAGIE 3 2012
35. Asistencia Mensual a la IE
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Asistencia -> Asist. mensual IE.
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los
estudiantes a la institución educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de
las fases del año de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA).
Al ingresar a esta opción aparece una ventana similar a la siguiente:
Mediante esta opción es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:
- Registro directo de la asistencia. Se usará la opción de Registrar asistencia
directamente en el sistema.
- Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la
asistencia a través de una hoja de cálculo.
152 Oficina de Informática - MINEDU
Enlace Registro
directo de
Asistencia.
Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
Seleccione
alguna sección
del grado.
Este es un año
cronológico. Note que a
un año académico (o
año de estudios o
periodo promocional)
puede sobrepasar un
año cronológico.
Botón de registro
de asistencia por
intermedio de
plantilla Excel.

Registro directo de asistencia
El usuario debe seleccionar la sección en la parte superior de la columna que corresponde
a los enlaces de Registrar Asistencia.
Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las
consideraciones indicadas a continuación:
a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico (en
el caso de EBA, periodos promocionales), y como límite hasta la fecha actual.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podrá
ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.
b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación
aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario
marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institución.
c. El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de
leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier
ubicación del registro.
La ventana que aparecerá es similar a la siguiente:
Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una sección
modifican directamente la información en la base de datos del sistema (note que no existe
el botón Grabar en esta pantalla).
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuación.
Pulsar con el mouse
en la casilla para
cambiar el estado.
Fechas especiales
marcadas.
Si coloca el cursor en un
evento, aparecerá el
significado de cada letra.
Con este botón se realiza la
carga de la asistencia desde
una plantilla Excel
previamente descargada.

Descripción Símbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza
Justificada U
Asistió .
No se registró
Espacio en
blanco
Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones:
a. Imprimir asistencia
Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema
mostrará una ventana similar a la siguiente:
b. Eliminar asistencia
En ocasiones deseará realizar la “limpieza” total del registro realizado. La manera de
hacerlo es a través del botón Limpiar Asistencia.
Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la
asistencia de todos los estudiantes.
Esta acción debe efectuarse siempre y cuando se esté seguro de borrar la asistencia
de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrará la siguiente ventana y pulse
Aceptar.

En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono
En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le
mostrará la siguiente ventana de confirmación y pulse Aceptar.
Registro por intermedio de una plantilla Excel
Se recomienda el uso de esta opción cuando se desee realizar un registro rápido de la
asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexión permanente de internet.
Consiste en descargar una plantilla en Excel con la información de los estudiantes de las
secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se
realiza la carga de la información registrada en el archivo Excel.
Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botón Generar plantilla Excel,
tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuación.
Pulse el icono para borrar la
asistencia del estudiante.

Seleccione las secciones que
requiera incluir en la hoja de
cálculo.
Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a
considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones
seleccionadas. Pulse luego el botón Confirmar. En unos segundos se mostrará la
información de que se está generando un archivo Excel.
Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fácil acceso por el usuario (puede ser
en su pc o algún dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario
debe actualizar la asistencia aquí mismo. El nombre del archivo1 tampoco debe ser
modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente información:
Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institución educativa de alguna de las
secciones:
1 Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el código modular y anexo de la institución
educativa. 20110304 corresponde al año, mes y sección y los últimos dígitos son aleatorios.
Dependiendo del tipo de
navegador, la forma de esta
ventana de aviso puede ser
diferente, sin embargo siempre
va a mostrarse el nombre del
archivo: El nombre del archivo no
debe variarse.
La primera hoja es de
Generalidades y muestra
información de la institución
educativa y las secciones
seleccionadas. No debe
modificar nada en esta hoja.
Note que la plantilla descargada
contiene una hoja del libro para
cada sección del grado
seleccionado.

Importante: Si se muestra este
mensaje que sugiere que el
usuario debe habilitar el
contenido de macros, deberá
pulsar el botón.
Note que la hoja de cálculo va a validar que los únicos valores posibles que se ingresen
sean los que se muestran a continuación:
Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se
debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el
botón de Cargar Excel.
En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la información
de la asistencia de estudiantes previamente registrada. Así:
Al ingresar la ruta y luego presionar el botón cargar registros, el sistema va a actualizar la
información de la sección que corresponda. Si por alguna razón el usuario ha modificado
alguna información de la hoja de cálculo que no debería, como por ejemplo el nombre de
la hoja, se mostrará un mensaje similar al siguiente:
Note que la hoja de cálculo
descargada contiene el registro
de asistencia realizado hasta ese
momento.
Solo se permite
el ingreso de
estos valores.
Con este botón se
activa la carga de
archivos Excel.

Consolidar asistencia
Use este procedimiento para generar información resumida para los diferentes formatos
emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.
Use este botón
para consolidar
la información.

36. Registro de Notas Finales
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Finales desde excel.
En algunos casos, se va a requerir que la institución educativa ingrese las notas finales
por área de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas
calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del
sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con
internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones.
Los pasos para completar este procedimiento son:
a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya será posible emitir
las actas finales de notas.
d. Para los casos en que se requiera reprocesar la situación final de los estudiantes de la
sección, es posible reprocesar las notas finales.
Como prerrequisito para usar esta opción se requiere:
a. Haber creado las secciones de la institución educativa para el año académico o
periodo promocional en curso.
b. Que la institución educativa esté configurada para trabajar únicamente con notas
finales. Esto se verifica en la opción de Datos de la Institución Educativa. Ver la
imagen.

Pulse el botón Modificar y luego
marcar la opción de Registro de
Notas Finales. Finalmente
presione el botón Grabar.
Si la institución educativa no está configurada para trabajar con notas finales,
entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:
Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opción se muestra una ventana que está
dividida en tres áreas de trabajo o paneles:
Este es el sector para
la descarga de los
archivos Excel con la
información de los
estudiantes para que el
docente ingrese las
notas finales.
Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una acción específica. A
continuación se detallan paso a paso las acciones del usuario:
Este es el sector para la
carga de los archivos
Excel con la información
de los las notas finales.
Este es el sector donde se muestra
la información que va a ser
actualizada, previa verificación del
usuario. Note que también se
muestran las inconsistencias en la
información que será procesada.

a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
El usuario debe seleccionar el diseño curricular, el grado y la sección y presionar el botón
Generar archivo Excel.
Pulse este botón
para generar el
archivo en Excel.
Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana
puede tener diversas formas).
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del
mismo que la información ahí contenida actualizará los datos correctamente.
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 16 Identifica que se trata de un archivo de notas
finales, incluye el separador.
RegNotasFinales_
Del 17 al 25 Es el código modular, el anexo de la
institución educativa y un separador
12584820_
Del 26 al 28 El código del diseño curricular 15_
Del 29 al 30 Es el nivel académico A2 (códigos del Escale)
Del 31 al 34 Es el año académico 2011
Del 35 al 36 Es el código de grado 02
Del 37 al 38 Es el código de la sección 01
Del 39 al 43 Es un separador y un número de control _84327
Del 44 al 47 Es la extensión del archivo precedido por un
punto.
.xls1
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el
registro de la ruta
1 Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opción a una mayor
cantidad de usuarios.

b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así
como también las listas correspondientes que controlarán el registro de las notas de los
estudiantes.
Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un
mensaje similar al siguiente:
La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas
de los estudiantes.
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
Si desea, puede pulsar este botón,
que le permitirá formatear la hoja de
cálculo (NF) en un formato más
amigable.
Estas son las
abreviaturas de las
áreas o talleres que
lleva la sección.
En la hoja NF (Notas finales),
se van a ingresar las notas
finales del estudiante.

Nota: En el caso de una IE del nivel Educación Básica Alternativa, para los grados
Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,
se debe registrar RR en lugar de la nota.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas.
Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá
cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Notas, no sin antes ubicar el
archivo que se desea subir mediante el botón Examinar.
Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.
Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botón Cargar
Notas. Note que el panel muestra la información contenida en el nombre archivo Excel, de
esta manera:
El usuario solo debe ingresar la
información de las notas. Tenga en
cuenta que las notas cambian del
formato vigesimal o literal según sea el
caso. Si el usuario aplica un mal
registro, el sistema tomará ello como
una inconsistencia.
Este panel es independiente del panel de
descarga de Excel. Esto quiere decir que no
interesa qué sección está indicándose en
dicho panel.
No modifique estos datos de los
estudiantes, de lo contrario sus notas
no serán consideradas.

Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualización de la base de
datos de manera definitiva, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es
presentada al usuario.
Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales.
Entre ellas destacan:
- Si existe algún estudiante retirado, trasladado o con evaluación postergada, sus notas
finales no son cargadas.
- Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institución educativa. El reporte
de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se
mostrará una ventana similar a la siguiente:
El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación
de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por
ingresar contienen algún error, entonces debe hacer la modificación en el archivo Excel
Si un estudiante aparece
como bloqueado, es
posible que se trate de un
traslado, retiro o
postergación.
En este caso se informa que existen
inconsistencias.

que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario
está conforme con la información mostrada, entonces debe presionar el botón Grabar, con
lo que el sistema realiza la actualización definitiva en la base de datos y el sistema
mostrará la siguiente ventana:
El usuario puede repetir la operación tantas veces desee con diferentes secciones dentro
de su institución educativa, para ello debe presionar el botón Nueva Carga.
El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta
consolidada de evaluación mediante la opción correspondiente. Por ejemplo:
d. Sobre la situación final del estudiante.
Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situación final de
cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar
las reglas de promoción y repitencia correspondientes al nivel y grado de la sección que
viene siendo procesada. El usuario no podrá modificar la situación de un estudiante
directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y
global a todos los grados.
e. Sobre el reproceso de notas finales
Se debe usar el botón de reproceso de notas finales si el usuario desea generar
nuevamente la situación final del estudiante de la sección seleccionada. El usuario deberá
pulsar el botón luego de haber seleccionado la sección que desea reprocesar se emitirá un
mensaje de confirmación.
Luego de pulsar Aceptar, se ejecutará el reproceso de notas finales actualizándose la
situación final de los estudiantes.
f. Registro de notas finales de talleres selectivos
En algunas circunstancias la institución educativa está configurada para funcionar con
talleres selectivos. En esos casos, el registro de notas finales va a considerar que se
registren las notas sólo en los casilleros que corresponden a talleres que el estudiante ha
seleccionado.

Como se puede notar, las celdas que están pintadas distinguen a los talleres selectivos.
Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI
corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,
entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al
estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de
inconsistencias. De esta manera:
Si los datos son
inconsistentes, entonces
corrija la información de
las notas finales con ayuda
de los colores y luego
presione el botón Nueva
carga para volver a cargar
la información desde el
Excel.
Cuando eso pase, el usuario no podrá guardar la información de las notas finales hasta
que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botón Grabar
no aparecerá.
Cuando la información es consistente, aparece el botón Grabar.
Las columnas pintadas
corresponden a talleres
selectivos por estudiantes.
En este caso, se muestra una
inconsistencia porque la nota de un
taller selectivo no corresponde al
estudiante:

Finalmente, ya en la impresión del Acta final de Evaluación, la información se aprecia de la
siguiente manera:
Las notas de los talleres
selectivos se muestran de la
siguiente forma.

37. Registro de Notas Genérico
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección (Genérico).
Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada
periodo, grado, sección y área.
Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas
para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se
carguen al sistema.
Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Allí se pide ubicar la siguiente información:
Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al
nivel al que pertenece la institución educativa.
Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que
van a ser registradas y responden a la configuración
realiza por la institución educativa para el año académico.
El usuario debe asegurarse que los periodos que va a
utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo

contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán
ser seleccionados, como por ejemplo:
Grado
Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va
a ingresar notas.
Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán
ingresadas:
Note que cuando se ha seleccionado una sección se
activa el botón de generar archivo Excel. Esto significa que
este archivo se va a generar para la sección que se ha
elegido hasta este momento.
Más adelante en este acápite abordaremos la generación
de este archivo:
Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas
existentes.
Luego de seleccionar se activa el botón de registro
resúmen:
a. Registro de notas por periodo
Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la
siguiente ventana.

Datos generales.
En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará
de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea
correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra
en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.
Para registrar notas se procede de la siguiente manera:
Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el
botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
Naranja: Retirado.
Amarillo: Trasladado.
Esta leyenda corresponde a los
criterios de calificación.

Algunas consideraciones para el ingreso de notas:
- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9”
y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas
automáticamente se guardara como “09”.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y
B, C serán de color rojo.
- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación
determinado.
Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la
aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por
ejemplo:
Finalmente, se realiza la grabación:
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
Note que la nota final por área no
es editable. Esta nota se calcula
al final, cuando se guarda el
ingreso para esta sección.

Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución
educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. En estos casos,
al mostrarse la ventana de registro de notas, se presentan los recuadros de celdas
pintados de color rosado.
Luego del registro de notas en el taller selectivo, el registro queda de la siguiente
manera:
Note que al grabar, se
calculan las notas finales.
Cuando se tratan de notas
literales, la nota final se
corresponde con la nota
del último criterio de
evaluación.
Note que las notas que
corresponden a talleres
selectivos que lleva el
estudiante y que
corresponden al periodo que
se viene registrando, se pintan
con fondo de color contrario.
Por el contrario, el color de
fondo rosado indica que el
estudiante no está registrado
en el taller.

b. Cierre del registro de notas
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los
mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con
el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente
advertencia:
Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.
Note que ambos botones se
bloquean. El usuario no podrá
modificar las notas a menos que
sea liberado por un usuario de
tipo administrador que tenga los
suficientes privilegios.
c. Generación de archivo Excel para carga de notas

Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato
Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.
Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana,
donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el
archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza
de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”
Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:
Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.
Pulse la opción “Generar
Archivo Excel”.
En cada hoja del libro
(archivo Excel) se encuentra
cada área.

En este sector el usuario
debe ingresar las
calificaciones de los
estudiantes al finalizar el
periodo.

38. Registro de Notas por Docente
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por área (Docentes).
El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá
realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.
Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la
opción “Num Áreas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las
áreas correspondientes a un determinado grado.
Lista de secciones que el
personal tiene a cargo en
el grado seleccionado.
Numero de áreas
asignadas al docente.
Elegir el diseño
curricular.
Elegir el grado.
Generar archivos Excel
para el registro de notas.
Lista de áreas que el
docente tiene a su cargo
en la sección
seleccionada.

Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podrá tenerse acceso al registro de
las notas. Las notas sólo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de
la IE se encuentre En evaluación.
Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrará la siguiente ventana donde se podrá
registrar las notas de una determinada área por periodo.
Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
Opción para eliminar las notas de
un criterio.
Opción para que no
se pueda realizar
modificaciones.
Descripción de los criterios.

Pulse grabar para que guarde
las notas ingresadas.
Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro
como se muestra en la siguiente ventana.
En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuando el
usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opción
“Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.
Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluación podrá
apreciar el ícono con el que se podrá eliminar todas las calificaciones de la columna.
Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución educativa ha
configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. Para mayor información remítase
a la opción de Registro de Notas Genérico.
Notas Finales.

Generar el archivo Excel
Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono
Cuando pulse la opción “Generar archivo de Excel” mostrara la siguiente ventana en la
cual se tiene que elegir el periodo
Después de elegir el periodo pulse “Generar”
Después de pulsar “Generar” abrirá la siguiente ventana donde se generara el archivo
Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.
Generar archivo Excel.

Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podrá
ingresar las notas por asignatura.
Cada pestaña es un área.
Recomendaciones para el
correcto registro de notas.
Cada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombre del
estudiante así como los criterios de evaluación.
Después de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.
Criterios de evaluación.

39. Subir Notas desde Excel
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por docente desde excel.
Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una
hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.
En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de
examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo
pulsamos el botón abrir.
Después de pulsar “abrir” se mostrará la siguiente ventana donde muestra el informe de
carga
Busque el archivo de excel.
Pulse “Abrir”.
Informe de Carga.
Pulse “Cargar
Notas”.
Pi

Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
la información de las notas que se han registrado.
En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de
comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña
“Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
el detalle de todas las inconsistencias.
Relación de inconsistencias.
Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:
 Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.
 Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.
 Que el criterio de evaluación haya sido modificado
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el
botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde
el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de
“Nueva Carga”.
También puede ingresar
las notas directamente.
Informe de
Inconsistencias.
Mostrara este mensaje si hay
inconsistencias en el ingreso de notas.
Opción para realizar
nueva carga.

40. Subir Notas desde Excel por Docente
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección desde excel.
Esta opción permite importar las notas de las áreas que le fueron asignadas al docente
desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.
Después de ingresar a la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara la
siguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.
El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde
Excel, con la diferencia que se trata de únicamente las evaluaciones correspondientes a
las secciones del personal de la IE.
Carga del archivo Excel con las notas
Presionando el botón Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.
Luego de seleccionarlo, pulse el botón Cargar notas, aparecerá una ventana similar a la
siguiente:

El sistema muestra las notas registradas en el Excel y si existen algunas inconsistencias,
se ocultará el botón Grabar, de tal manera que solo se guarde información con
inconsistencias. La siguiente es la pantalla que muestra un ejemplo de las inconsistencias
encontradas en el registro de la información.
NOTA: Si la institución educativa ha configurado el uso de talleres selectivos, entonces
estos se tienen en cuenta en el momento de la carga de información.

41. Registro de Apreciaciones de Docentes
Evaluación -> Reg. apreciac. tutor.
Esta opción permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la
boleta de información (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, sección
y periodo.
Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones:
a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo.
Éste es el ícono que
permite la descarga
de archivo Excel para
poder realizar un
registro rápido de las
apreciaciones del
tutor.
Éste es el ícono que
permite el registro
directo de las
apreciaciones.

Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades
a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema
Consiste en el registro de las apreciaciones a través del ícono que aparece a la izquierda
de la lista de estudiantes:
Después de pulsar en este ícono de “Registrar apreciaciones” nos mostrará la siguiente
ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.
Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente
ventana
Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir
ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se
habilitará el campo para que pueda ingresar la información.
Ingrese las apreciaciones
del estudiante.

Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se
muestran en la siguiente ventana.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo
En la parte superior encontrará un botón “Generar plantilla Excel”, el cual le permitirá
descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.
Aparecerá una ventana emergente como la siguiente:
Apreciaciones del
Docente.

El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura:
RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520
Dependiendo del tipo de
explorador que esté
usando, la forma de esta
ventana puede variar.
Usted debe pulsar
Guardar.
No debe cambiar el
nombre del archivo.
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 17 Identifica que se trata de
un archivo de carga de
apreciaciones
RegApreciaciones_
Del 18 al 27 Es el código modular, el
anexo de la institución
educativa y un separador.
03254640_
Del 28 al 39 Nivel educativo, año
académico, periodo de
evaluación, código de
grado y código de
sección.
F02011T1123A
Del 40 al 44 Numero aleatorio
generado
57520
Del 45 al 48 Es la extensión del
archivo
.xls
Al abrir el archivo Excel se mostrará como sigue:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los
estudiantes de la Institución Educativa. Por ejemplo:
En estas columnas se muestran los apellidos y
nombres, código de estudiante.
Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el
archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de
. Al pulsar este botón se va a mostrar la siguiente ventana:
Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las apreciaciones
previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
Columna donde se deben
registrar las apreciaciones
del tutor.
Ingrese el nombre del
archivo Excel donde realizó
la actualización.

42. Procesar Notas
Evaluación -> Cierre reg. operac. -> Regular (procesar notas).
Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año
académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.
Este proceso tiene las siguientes características:
 Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la
orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la
actualización de los datos.
 Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones
mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente.
Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario
puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido
una orden de procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar
el cálculo de notas.
Fase Regular
Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo
muestra la siguiente pantalla:

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año
académico
a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo
del año académico.
b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los
estados posibles son:
 Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.
 En evaluación: Cuando se está evaluando a los estudiantes durante el
periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado
del periodo está En evaluación.
 Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.
c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener
la nota final por área de cada estudiante en el periodo seleccionado. También este
proceso calcula estadísticas de la sesión que posteriormente se reflejará en la
boleta de notas.
Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es
similar que se muestra en la ventana siguiente
Enlace Informe
de Proceso
Cálculo de Notas.
d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben
realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último
periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este
proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la
Datos de la fecha, hora
y usuario que ejecuto el
proceso.
Datos de la secuencia de proceso seguida
(grados, secciones, número de estudiantes).

fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido
definidas previamente.
El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante.
Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.
Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:
Con este botón es
posible consultar el
estado de cada
proceso.
Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada
como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando
todos los procesos estén en el estado de Conforme.
Así mismo se puede consultar el informe del proceso:
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promoción y
repitencia.

e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este
proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la
información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo
PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el
familiar del estudiante o el docente.
Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso
de generación de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario
confirma el proceso, éste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del
procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el
botón de Generar boletas.
Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o
amarilla según sea el caso:
Verde: Indica que el proceso de generación de boletas ya se viene ejecutando
Amarillo: Indica que el proceso de generación de boletas está esperando que
culminen otros que ya están siendo procesados. Note que en la parte inferior
aparece una leyenda
También aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la
posición en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso
va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible
ver el porcentaje de avance.
Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al
siguiente:

f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas
correspondiente a un periodo determinado.
Cuando se pulsa el ícono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde
puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado
de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por
Número de Orden o por mérito.
Seleccione el grado. Seleccione la sección.
Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en
donde muestra el consolidado de evaluaciones.
Pulse mostrar reporte y le
mostrara la siguiente
ventana.
Pulse el icono de impresora y
abrirá la siguiente ventana.

Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.
Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de
esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
Fase de Recuperación
Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el
PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus
notas de áreas a cargo.
Áreas y criterios de
evaluación.

Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del
proceso.

43. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta
a un estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un
proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información
el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las
estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones.
La pantalla de registro es como sigue:
Sector de
selección.
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Fase
Periodo Escoger un periodo
Criterio de
Selección
Escoger una opción para procesar las notas
Primer Criterio de Selección: Grados
Sector de selección de
estudiantes para procesar.
Sector de procesamiento.
Lista de los procesos que
fueron ejecutados
anteriormente.
Muestra el estado en que
se encuentra el registro.
El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por
grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del
año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los
cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va
encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe
pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las
notas como se muestra en la siguiente ventana.
% de Avance.
Pulse esta opción para
actualizar el % de avance.
Selección los grados.
Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas
Segundo Criterio de Selección: Secciones.
Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede
observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar
las notas.

Seleccione las secciones.
Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se
encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron
seleccionadas.
Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.
Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes
determinado.
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Sector de búsqueda de
estudiantes.
Presione la tecla DEL
para eliminar el
estudiante de la lista.
Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este
mensaje

Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan
ejecutado.
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.

44. Impresión de Boletas de Información
Evaluación -> Reportes -> Impresión de boletas.
Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes
para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.
Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:
En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas
Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.
Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede
tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en
la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de
generación de boletas de información o que el período se
encuentre EVALUADO.
Este proceso debe ser
completado para que se
pueda tener acceso a
seleccionar el periodo.

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la
siguiente ventana:
También existe la opción de selección “Por secciones”
La última opción de selección es “Por estudiante”
Seleccione uno de los 3 criterios y pulse
“Generar archivo de impresión”.
Puede seleccionar un grado o varios y
luego pulse la opción “Generar archivo de
impresión”.
Puede seleccionar la sección de un grado o
varias secciones de diferentes grados y
luego pulse “Generar archivo de impresión”.

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana
en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Ingresar los datos del
estudiante y pulse buscar.
Pulse sobre el registro y este se
pasara a la parte izquierda como se
muestra en la siguiente ventana.
Puede pasar uno o varios registros
y finalmente pulse “Generar archivo
de impresión”.

Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones,
presionando el botón de Generar archivo de impresión.

45. Acta consolidada de evaluación
Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Generación y envío de acta.
Esta opción permite emitir las actas consolidadas de evaluación de las secciones
pertenecientes a una institución educativa. También permite remitir estos formatos
oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que
está adscrita la IE.
Emisión del formato impreso del acta consolidada de evaluación.
Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Primero tiene que
seleccionar el grado y la
sección cuyas actas
desee generar.
Se debe marcar este
check siempre que
se esté seguro que el
acta está bien hecha.
Selecciona el formato:
Acta Final, Subsanación,
Recuperación o
Postergación.

Debe seleccionar el diseño curricular, la fase, el grado, la sección y la fecha de emisión del
formato a generar y luego de presionar el botón Generar Acta, se muestra un acta que
tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuación.
Note que existe un
sello de agua que
indica que el acta es
un Borrador, por lo
tanto no sirve para
ser gestionado.
El formato de actas
varía de un año a
otro.

La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluación es similar a la siguiente1:
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición
diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la
institución educativa debe remitirlo.
NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la información de las notas de los
estudiantes, se le mostrará una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales
deberá resolver antes de generar el acta de evaluación.
1 El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.

Remisión del formato de acta de evaluación.
Luego de pulsar el botón de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta
Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que está completa), el
sistema mostrará el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.
Esta imagen del acta consolidada de evaluación es capturada y almacenada en la base
de datos del sistema y también se impide posteriores remisiones del acta con la
desactivación inmediata del botón Generar Acta. Note también que no es posible volver a
generar el formato de acta consolidada de evaluación de la sección en curso ya que la
caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF
correspondiente, Por ejemplo:
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
sección.
Todos los formatos de actas consolidadas de evaluación generados pueden ser
agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión
que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de Actas a
DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
Es posible eliminar el
registro siempre y
cuando no se haya
enviado a la
DRE/UGEL.
Note que cuando el
acta consolidada de
evaluación es la oficial
final, ya no se muestra
el sello de agua.

Note que es posible
armar un envío con
formatos de actas de
secciones de diferentes
grados.
Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de
evaluación de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está
preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un
nuevo envío.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envíos todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envío.
Impresión del formato de envío.
Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un
listado rápido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como
cargo en la entrega de los formatos oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresión
se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:
Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono de la impresión, es posible obtener el
listado mencionado:
En este momento, en la DRE/UGEL, se procederá a la aprobación (o rechazo) del acta
consolidada de evaluación, luego de ello se podrá visualizar la situación en la que se
encuentra dicho documento. Por ejemplo:
Es posible también ingresar
un documento de referencia
que puede ser el número de
oficio de la IE con la que se
envían los formatos.
Este es el número de
envío.

Al hacer clic en el botón de observaciones, se muestra la siguiente ventana.
Esta es la situación del
acta luego de la
revisión.

211. Recuperación Subsanación
Evaluación -> Reportes -> Reporte recup. sub. anual.
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y
subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección
Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya
tienen su nota de subsanación

47. Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por áreas a cargo.
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de
recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo
(subsanaciones).
Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la
matrícula (o posiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y
Repitencia) y corresponden a aquellas áreas que no fueron aprobadas por algún
estudiante durante un año académico anterior.
En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del
estudiante:
Note que la matrícula el registro
de las áreas a cargo
corresponde a un año
académico previo.

Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se
registran en esta sección:
Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y
corresponden a los estudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es
por esta razón que solo se activa este valor cuando la sección seleccionada es de
recuperación.
Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la
fase de recuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la
fase continua de recuperación, solo se presentan al final para dar este examen.
Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha
podido aprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación.
Un estudiante puede arrastrar solamente un área para recuperación.
Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:
Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como
también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.
a. Procedimiento de registro de notas de recuperación.
La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año
académico y generalmente se extiende a los primeros meses del año cronológico
siguiente al año académico en curso.
Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección
de recuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede
revisar el instructivo de la opción Grados y Secciones.
En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus
secciones de recuperación:

Secciones de
recuperación.
Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:
Secciones de
recuperación.
Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a
permitir que se registre solo notas de recuperación y de examen de recuperación.
Este es el periodo de tiempo
que corresponde a la fase de
recuperación. El registro de
notas de recuperación y de
examen de recuperación debe
hacerse dentro de este plazo.
Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va
a activar la lista de la siguiente manera:

NOTA: Si la fase regular no ha sido cerrada, entonces se mostrará un mensaje
similar al siguiente:
Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con
lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.
b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperación.
Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos
aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la
opción Grados y Secciones:
El registro de notas se realiza de forma similar.
Registre aquí la
fecha en la que el
estudiante rindió el
examen de
recuperación.
Registre aquí la nota
obtenida por el
estudiante.

c. Procedimiento de registro de notas de subsanación
Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica
para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el
proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el
mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la
opción de matrícula de estudiantes.
El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos
mencionados.
d. Listado de registro de notas de recuperación y subsanación.
Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los
estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este
capítulo.
Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:
El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente
a un grado y una sección.

El reporte es similar al siguiente:

48. Reporte Recuperación y Subsanación
Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación.
Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:
Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le
mostrara la siguiente ventana:
Seleccione año
académico y haga clic en
Mostrar reporte.
En este ejemplo hay un estudiante
que tiene nota de recuperación.
Nota y fecha de recuperación.

49. Emisión del ROD
Evaluación -> Reportes -> Emisión de ROD.
Esta opción permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las
calificaciones de los estudiantes de cada sección de la institución educativa. Solo está
disponible para el nivel Secundaria.
Al seleccionar la opción de Emisión de ROD, aparece la ventana siguiente:
Aquí debe seleccionar el grado, sección y área de la cual se desea emitir el reporte. Luego
hacer clic en el botón Generar Reporte.
El ROD se visualiza de la siguiente manera:

50. Rectificación de formatos oficiales
La rectificación de formatos oficiales puede realizarla tanto para Nóminas de Matrícula o
para Actas de Evaluación. La secuencia de ingreso para rectificar cada formato es la
siguiente:
Matrícula -> Nómina -> Rectificación de nóminas.
Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Rectificación de acta.
Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir
nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y
haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien
visa y aprueba la rectificación.
Este procedimiento se lleva en dos etapas:
La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a
corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia
de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan
ser modificados.

La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la
información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la
IGEL.
Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por
la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente.
a. Primera Etapa: Solicitar la rectificación
Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos
oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso.
Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial
Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:
Los datos que se solicitan son:
N° de Solicitud de
Rectificación
Es un número autogenerado por el sistema. Es
correlativo a la IE durante un año académico.
Tipo de formato Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser
Nómina de matrícula o Acta de Notas
Asunto referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia.
Mediante este dato se ubicará fácilmente la solicitud.
Fecha aprobación Es la fecha interna del sistema.
Motivo Es un sustento a la rectificación.
Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado
inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de
gestión de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:

Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial
El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende
corregir (y que previamente ya han sido aprobados o rechazados) hacia la Instancia de
Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa.
Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras lo cual aparece la venta que
permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la
Institución Educativa que se desean declarar para modificación.
Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:
Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.
Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible
eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la
eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL
(Instancia de Gestión educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia1.
b. Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios
1 La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la
solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.

Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la
información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato
que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Por Rectificar. Por ejemplo:
Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada
por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez se muestra con un check , lo
que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la
información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue:
Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la
sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de
rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que
indica que se van a generar2 los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:
2 Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.
Note que el estado del
formato tiene el valor de Por
rectificar.
En este punto la
solicitud ha sido
aceptada y el usuario
puede realizar las
correcciones.

Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se
van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema).
El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de
estado (ícono correspondiente al estado Generado).
Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la
siguiente manera:
Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podrá hacerlo desde la opción de
“Rectificación de formatos oficiales”.
Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.
El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual
se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta
manera:
Note que el sistema no
sobrescribe el formato
original.

Use la opción de
Generar si se desea
volver a generar el
formato seleccionado.
En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se
muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a
generar el formato.
Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:
Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado:
En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos
oficiales modificados.
NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de
nomina de matricula se visualizará de la siguiente forma.

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