Curso Relator Unidad 1 Toma de Asistencia - 2015

Curso Relatores OTEC/Empresa
Unidad I: Toma de Asistencia
(Actualizado el 09-12-2015)
Curso creado por :
Libro de Clases Electrónico (LCE)

En esta Unidad aprenderá realizar la toma de asistencia electrónica. Incluye:
Curso creado por :
Actualizado 09-12-2015
• Ingreso
• Descargar de cursos
• Descargar Personal Autorizado
• Crear Hoja de Asistencia de Contingencia
• Pasar Lista (en un equipo o más)
• Agregar Asistente
• Autorizar Asistente No reconocido
• Enrolar Asistente No Reconocido
• Ingresar Observaciones/Actividades
• Finalizar Toma de Asistencia
• Eliminar Curso
• Informar Asistencia

Curso creado por :
Ingreso – Actualizado 09-12-2015
Esta acción la puede realizar a través del Menú de Inicio en su computador,
escribiendo directamente el nombre del programa, o a través del Acceso directo
ubicado en el Escritorio. A continuación se desplegará la siguiente ventana inicial:
Para todas las funciones de esta aplicación
ingrese el RUT o ID (en caso que no tenga
RUT) de quién realizará dicha acción, ya sea
un Administrativo OTEC/Empresa o el
Relator de la Institución. A continuación
presione el botón “Ingresar”

Curso creado por :
Ingreso - Actualizado 09-12-2015
Por defecto el sistema le solicitará demostrar su identidad utilizando su huella, se mostrara que dedo
tiene enrolado. Se desplegará la siguiente imagen:
Si se reconoce correctamente al Operador
(usuario), se habilitan todos los botones de
acción de la ventana, como se muestra en la
Imagen a la Izquierda:

Curso creado por :
Ingreso - Actualizado 09-12-2015
Si el equipo no se encuentra conectado a internet, solo se activan las opciones “Crear hoja de
asistencia de contingencia”, “Pasar Lista” y “Fiscalizar”, como se aprecia en la siguiente imagen:

Curso creado por :
Ingreso – Sin Lector Biométrico - Actualizado 09-12-2015
Si el Operador (Usuario) no tiene el Lector conectado al computador, se despliega la siguiente imagen:
NOTA: Solo será posible operar con clave si no hay conectado un lector. Sin lector no será posible
validar la asistencia de los alumnos ni relator usando sus huellas, tampoco enrolar alumnos o
autorizarlos como ministro de fe.

Curso creado por :
Ingreso - Lector no reconoce Huella - Actualizado 09-12-2015
Si la huella del usuario no es reconocida, al cuarto intento de validación se solicitará ingresar mediante
la clave de acceso única, como se muestra en la siguiente imagen:
Para continuar y autenticarse usando la clave de
acceso, debe confirmar los mensajes que
aparecerán en pantalla presionando “SI”:

Curso creado por :
Ingreso con Clave- Actualizado 09-12-2015
Cuando acepte el mensaje presionando “SI”, volverá a la pantalla principal y se desplegará la opción de
ingresar con clave :
Al costado derecho del RUT seleccione “Clave” y
presione el botón “Ingresar”, se desplegará la
siguiente ventana de verificación, indique su clave
aquella que utiliza para ingresar al Libro de Clases
Electrónico:
Nota: Si no recuerda la clave o no funciona, puede solicitarla llamando a la “Mesa de Ayuda LCE”.

Curso creado por :
Ingreso con Clave - Actualizado 09-12-2015
Si la contraseña digitada o la huella es reconocida, se habilitan todos los botones de acción de la
ventana, como se muestra a continuación:

Curso creado por :
Descargar Cursos - Actualizado 09-12-2015
Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, es necesario preparar la aplicación de toma de
asistencia cargando en su equipo los datos del curso en cuestión. Para esto, el Operador, una vez
autenticado debe presionar el botón:
Al abrir la ventana de descarga siga las
instrucciones en pantalla utilizando los
filtros de búsqueda, se mostrarán
aquellos cursos que tenga asignados.
De lo contrario asegúrese de pertenecer
a la Institución como operador y de
contar con los permisos necesarios, para
utilizar el sistema de asistencia.

Curso creado por :
El Operador puede seleccionar uno o un conjunto de Cursos del Listado desplegado, marcando el
cuadro que se encuentra a la izquierda de cada Curso:
Si la lista de cursos crece de
manera significativa, utilice los
botones de la derecha para marcar
“Todos” o “Ninguno”, según
corresponda.
Para revisar la información de un
curso en particular, seleccione uno
de la lista y en el panel inferior
podrá verificar la información de
éste.

Curso creado por :
Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón “Descargar”. Cuando finaliza la
descarga de los Cursos seleccionados, se despliega el siguiente mensaje:
Es posible que en la descarga
reciba un mensaje que se ha
descargado un curso en Estado
“Rechazado”, si tal es el caso,
revise el estado de inscripción
del curso, en la dirección
Regional de SENCE, en la
Empresa u OTIC respectiva.

Curso creado por :
Descargar Personal Autorizado - Actualizado 09-12-2015
Para que todos los usuarios u operadores de su OTEC puedan utilizar el aplicativo de toma de
asistencia será necesario realizar la descarga de todo el personal en cada computador o punto donde
este instalado el aplicativo. Para ello seleccione el botón:
Siga las instrucciones de la ventana de descarga,
tal como se ve en la imagen:
Digite el RUT del usuario al cual desee descargar
sus permisos y luego presione “Descargar” para
comenzar la descarga.

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Adicionalmente puede revisar cuantos operadores tienen permisos descargados o que usuarios están
enrolados, para ello utilice el botón “Buscar”, todos los resultados de búsqueda o descarga se listarán
en el Panel “Operadores ya descargados”
Descargar Personal Autorizado - Actualizado 09-12-2015
Considere los tiempos de descarga cuando
marque la opción “Todos”, recibirá el siguiente
mensaje de confirmación:
Nota: Si en LCE ha modificado los permisos
para uno o varios usuario deberá volver a
descargar los permisos en cada punto de toma
de asistencia

Curso creado por :
Crear hoja de Asistencia de Contingencia
Si no le fue posible descargar el curso o experimenta cualquier inconveniente que le impida hacer uso
de un curso descargado (que no se pueda sortear con otra opción) utilice la opción “Hoja de asistencia
de contingencia”, que le permitirá igualmente pasar lista en una hoja electrónica. En la ventana principal
presione el botón:
Una vez la ventana para crear una hoja de contingencia, deberá llenar
los campos correspondientes, si tiene dudas tanto para crear o utilizar
esta hoja electrónica consulte la guía de ayuda en el icono “?”, al
costado derecho de esta ventana:

Curso creado por :
En esta ventana al digitar los datos necesarios como el Rut de la Institución que imparte el curso,
“Nombre Libro”, o “Tipo de Programa” servirá más tarde para identificar la asistencia informada a LCE y
posterior a ello asignarla al Libro que corresponda. (Los campos en blanco no son obligatorios)
Si desea volver a la pantalla inicial solo
seleccione “Cancelar”, si desea
continuar Ingrese los datos necesarios
para luego presionar el botón ‘Crear’,
recibirá el siguiente mensaje de
confirmación:
Crear hoja de Asistencia de Contingencia

Curso creado por :
Pasar Lista con Hoja de Contingencia
Una vez creada la hoja de contingencia volverá a la pantalla inicial, deberá seleccionar el módulo “Pasar
Lista” para buscar la hoja creada según el nombre que le asignó, como se ve en la imagen:
Presione el botón “Buscar”, para visualizar
los cursos disponibles. Los que provienen
de la creación de una hoja de contingencia
quedan marcados con una letra ( c ).
Revise la información del curso como por
ejemplo la cantidad de Relatores o
Alumnos incluidos en esta lista,
seleccionándolo y luego dirigiendo el
mouse sobre el scroll del panel inferior.

Curso creado por :
El siguiente paso será ingresar el motivo por el
cual se esta utilizando una hoja de
contingencia:
Para abrir una hoja de contingencia, seleccione la hoja desde el panel y presione el botón “Abrir Libro”:

Curso creado por :
Para incorporar a cada participante en la
parte inferior de la ventana seleccione el
botón “Agregar Asistente”, verá la
siguiente imagen:
Una vez ingresado el motivo para la hoja de contingencia, se abrirá el módulo para “Pasar Lista” y como
se ve en la imagen ésta no contiene participantes, por lo que deberá ingresar a cada uno de ellos;

Curso creado por :
• Es necesario realizar este procedimiento con bastante anticipación al inicio del curso
• Puede Postergar el enrolamiento de los participantes para completarlo más tarde.
• La lista de alumnos debe coincidir con los datos informados a SENCE, Id Acción, orden de compra, etc.
Al realizar la operación de agregar asistentes a una hoja de contingencia considere lo siguiente
1° Seleccione el tipo de rol
Alumno o Relator y digite el
RUT del asistente
2° Seleccione que dedo desea enrolar
haciendo clic en las flechas que
abrazan las manos y coloque la huella
en el lector (4 veces)
3° Para confirmar presione
“Crear” y en el mensaje de
verificación “Aceptar”

Curso creado por :
Al agregar asistentes a la nómina del curso estos se listarán en el panel izquierdo (A), consideré los
siguientes puntos:
Si completo el enrolamiento o al agregar al
alumno el sistema lo reconoció
automáticamente, al seleccionarlo verá la
siguiente imagen:
Si agregó al participante pero canceló su
enrolamiento, el alumno quedará con la marca
(no enrolado), puede completar su
enrolamiento más tarde presionando el botón
“Enrolar” desde el panel inferior de esta
ventana.
Nota : Una vez completado el listado con todos los alumnos, se toma asistencia como de costumbre.

Curso creado por :
Pasar Lista - Actualizado 09-12-2015
Una vez que se cuente con toda la información previa a tomar
asistencia será posible iniciar el proceso de pasar lista, primero
asegúrese de lo siguiente :
• Descargar los cursos
• Descargar el personal Autorizado
• Crear hoja de contingencia (Si no logró realizar la descarga)
• Preparar la hoja de contingencia
Si ha completado los puntos anteriores al abrir el aplicativo debe
presionar el botón “Pasar Lista”:
Pasar Lista Electrónica, con un curso descargado o con una hoja de contingencia:
NOTA: El proceso de Pasar Lista correspondiente al Inicio y Término de la sesión es el mismo.

Curso creado por :
A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso para el cual se pasará lista,
como se muestra en la siguiente ilustración:
Utilice los filtros de búsqueda como Rut
Institución, Tipo de Programa, Id acción,
código SAP, o Nombre del Curso.
Presione el botón “Buscar”, para listar los
Cursos que cumplen con las condiciones
definidas.
Para revisar la información de un curso
selecciónelo de la lista y dirija el mouse
sobre el scroll en el panel inferior de esta
ventana.
Si esta seguro del curso seleccionado
haga clic en “Abrir Libro” Para iniciar un
“Nuevo Bloque” de asistencia.

Curso creado por :
Para tomar la asistencia a un curso siga las instrucciones que ve en pantalla, tome en cuenta las
notificaciones o mensajes de alerta que la aplicación levantará, tanto como para el inicio de la clase como
para el desarrollo de esta:
Antes de comenzar revise que la
hora-fecha de su computador sea la
correcta.
1) Establezca la duración de la clase
entre 00:10 ms y 10:00 hr
2) Informe si tomará asistencia en uno
o varios computadores (seminarios)
3) Inicie la Clase. (El inicio de la clase
se activa con la entrada de un
relator)
4) Ingrese a los participantes, estos
quedarán en la lista B) participantes
dentro de la clase.

Curso creado por :
Si necesita tomar asistencia en más de un equipo en paralelo (Seminarios), en la instrucción deberá
marcar la opción “Si”, en cada computador que este utilizando, considere los siguientes puntos:
Pasar Lista- MultiPc - Actualizado 09-12-2015
1) La letra que se activa (L) identifica
el bloque y más tarde unificará las
asistencias de todos los
computadores en un solo registro
2) Asegúrese que la letra (L), la
duración de la clase, la fecha y
hora, sean la misma en cada
computador.
3) Los relatores deben registrar su
entrada y salida en cada
computador. A diferencia de estos
los alumnos marcan su entrada y
salida solo en un computador.
4) Para obtener mas ayuda haga clic
en el icono “?”

Curso creado por :
Pasar Lista – Iniciar Clase- Actualizado 09-12-2015
El “Inicio de la Clase” aparecerá como: “NO INICIADO” y el botón “Iniciar Bloque” estará desactivado,
este último se activará con el ingreso a clases del relator:
NOTA: Mientras no presione “Iniciar Clase” no se
contabiliza el tiempo del bloque de capacitación aunque
haya marcado entradas. Esta acción fija la hora de inicio
de la clase, momento en el cual empiezan a correr los
minutos de gracia.
Si aun no ha iniciado la clase,
aparece en pantalla un mensaje
que le recordara iniciarlo.

Curso creado por :
Pasar Lista – Iniciar Clase- Actualizado 09-12-2015
Cuando presione ”Iniciar Clase” se fijará la hora de inicio de la capacitación, y se habilitará un
cronómetro con la cuenta regresiva del tiempo del bloque (Tiempo restante clase), acorde a la duración
que haya informado.
Como se mencionó
anteriormente, el ingreso del
relator habilitará el botón “Iniciar
Clase”. Mientras no se de el
inicio, los tiempos no se
contabilizarán independiente si ha
marcado entrada o salidas de los
asistentes.

Curso creado por :
Si se verifica correctamente la huella de los Asistentes, los nombres desaparecen del listado de la
izquierda (A) y se desplegarán en el listado de la derecha (B), mostrando la huella verificada en la
sección Validación. Los participantes marcados con un (*) aun no entran a clases.
Si la huella no es reconocida, seleccione al
participante de la lista y utilice la autorización
especial digitando el numero de serie de
carnet y luego presione el botón “Autorizar”, en
el panel inferior de esta ventana:
Pasar Lista – Ingresar a los Participantes

Curso creado por :
Cuando el Relator ingresa y su verificación es correcta, automáticamente se habilita la opción “Iniciar
Clase”, recibirá un mensaje en pantalla para dar el inicio en ese momento o postergarlo para iniciar más
tarde:
Pasar Lista – Ingresar a los Participantes
Del mismo modo si el relator marca su
ingreso pero no ha declarado la duración del
bloque, se notificará lo siguiente:

Curso creado por :
Cuando termine el bloque de capacitación, los participantes deben colocar su huella en el lector para salir
de clase. El nombre de cada asistente desaparecerá de la columna “B” quedando en la columna “A”.
IMPORTANTE: Cuando el Relator marca
su salida (ingresando su huella digital)
automáticamente se da por finalizado el
curso, aunque la duración del bloque
informado no haya expirado y falten
alumnos por marcar salida.
Pasar Lista – Salida de los Participantes

Curso creado por :
Si el Asistente al momento de colocar su dedo en el Lector no se encuentra enrolado, o presenta
problemas con su huella, la ventana de asistencia indica que la huella no es reconocida, como se
muestra en la siguiente ilustración:
Existen 2 alternativas:
• Enrolar: En un curso descargado cuando en la lista un asistente
aparece como (sin enrolar) o (no enrolado). Es decir, no tiene
registros de huellas previamente descargados o creados.
• Autorizar: Corresponde a una Autorización especial para realizar
el ingreso del asistente actuando como ministro de fe, con el
número de serie de la cédula de identidad del participante.
Pasar Lista – Autenticación y Enrolamiento

Curso creado por :
Esta acción registrará por única vez los datos personales del asistente y sus muestras de huellas,
llamados patrones, que se utilizarán para la verificación de identidad desde ese momento en adelante.
Para comenzar seleccione al asistente y presione el botón “Enrolar”:
1° Para tener habilitada la opción de “Enrolar” es
necesario que el operador se autentique
mediante huella.
2° Al presionar el botón “Enrolar” se validará la
identidad de quien opera el aplicativo, quien se
hará responsable del correcto enrolamiento:

Curso creado por :
Posterior a la verificación del operador , se despliega la ventana que permite enrolar al Alumno:
Una vez que se ingresan los datos personales del
participante (validar contra la cédula de identidad del
alumno o relator), y nuevamente presionar el botón
“Enrolar” que dará paso al registro de huellas:
Seleccione que dedo desea registrar con
las flechas que abrazan las manos.
Luego el asistente deberá colocar el
mismo dedo en el Lector, 4 veces

Curso creado por :
Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los siguientes mensajes de confirmación:
El alumno recién enrolado deberá marcar la entrada/salida a la clase, colocando su dedo registrado en el
lector una vez más:
Al salir de la toma de asistencia recibirá la siguiente
confirmación:

Curso creado por :
Ingresar Observaciones – Actividades
Utilice los botones de “Observaciones del relator” o “Actividades” para registrar información de la clase si
fuera necesario:
Para registrar la información es necesario que un
relator este presente:
Al presionar el botón “Observaciones del relator”
deberá digitar la información y luego presionar
“Aceptar”:

Curso creado por :
Ingresar Observaciones – Actividades
Mediante el botón “Actividades” registre la información de los módulos de la capacitación, en esta opción
verá la siguiente ventana:
Siga las instrucciones en pantalla, cada
relator podrá registrar la actividad según el
modulo que le corresponda, ésta será
registrada por hora, relator, actividad, horas
practicas y teóricas.
1) Seleccione “Nueva Actividad”
2) Escoja de la lista de relatores al que
corresponda.
3) Informe las horas teóricas o practicas
4) Detalle la actividad a realizar.
En el panel inferior podrá revisar aquellas actividades ingresadas, y modificarlas si fuera necesario.

Curso creado por :
Para grabar y finalizar la toma de asistencia, se debe presionar el botón ‘X’ en la esquina superior derecha:
La asistencia se empieza a grabar automáticamente una vez que ha presionado “Iniciar Clase”. Cada 2
minutos de inactividad, Si cierra la ventana confirma que el bloque se ha grabado.
Antes de salir, asegúrese de iniciar el bloque, de todos
modos recibirá la siguiente notificación:
Finalizar y Grabar Asistencia
Luego de presionar “X” para salir, finalmente se grabará
la asistencia con el siguiente mensaje de confirmación:

Curso creado por :
Por ejemplo si ya tiene un bloque iniciado y por error selecciona “Nuevo Bloque” al abrir el curso
comenzará una nueva asistencia:
Si abre el libro se dará cuenta que en la lista no habrán
registros de entrada (Lista B), si aún así marca la
entrada del relator o declara la duración del bloque, al
guardar la información y salir, el sistema preguntará
nuevamente que acción realizar, para salir sin grabar
solo seleccione “CANCELAR” y retome el bloque
iniciado anteriormente (Jue 17:07)
Crear nuevo bloque cuando ya existe uno en curso:
Excepciones al Pasar Lista

Curso creado por :
Si en el Listado de cursos desplegados en la ventana “Pasar Lista” se encuentra un Curso que ha
finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón “Eliminar:
Solo se elimina el curso y no las
asistencias, confirme la eliminación con
el siguiente mensaje:
Eliminar un curso - Actualizado 09-12-2015

Curso creado por :
Desde el menú inicial seleccione el botón “Informar Asistencias” para reportar; Asistencias tomadas durante
la capacitación, enrolamientos que haya realizado, fiscalizaciones registradas en su computador:
En la ventana de informar se listarán todos los
registros disponibles para reportar al sistema
LCE, para llevar a cabo la operación presione
el botón “Informar”, recibirá el siguiente
mensaje de confirmación:
Informar Asistencias - Actualizado 09-12-2015

Consulte el material de apoyo en la sección
de esta unidad. Encontrará:
Información complementaria
Manuales en formato pdf para descarga con
instrucciones detalladas de lo aprendido en la unidad.
Videos para descarga de lo aprendido en la unidad.
Presentaciones para descarga con material de apoyo a
lo aprendido en la unidad.
Responde preguntas frecuentes que complementan o
detallan como llevar a la práctica lo aprendido en la
unidad.
Compruebe que tan preparado está para aplicar lo
aprendido en la unidad.
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