1. PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
DEL TIEMPO
La auto-organización del trabajo
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

2. Características del Tiempo
Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el
hombre conoce y está habituado a manejar
Individual: Cada persona reparte sus 24 horas diarias de forma personal. Ha
de ser hábil para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus
metas personales
Inelástico: El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse
prestado
Indispensable: Nuestra vida será lo que consigamos fabricar con el tiempo
que se nos concede
Insustituible: No cabe sustituir el tiempo por ningún otro
Inexorable: El tiempo fluye inexorablemente en un solo sentido. Todo lo
que podemos hacer es utilizarlo a medida que nos va llegando
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

3. ¿Cuánto vale tu tiempo?
1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana
cuando te pregunte si me regalas un minuto de tu tiempo
sabrás cuánto vale. Tú eres el programador de tu vida
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

4. Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar?
Define cuáles son las metas concretas en cada una de esas fases de la vida.
Estas metas marcarán hacia dónde te diriges.
La gestión de tiempo es orientar nuestras actividades
diarias hacia nuestras metas
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

5. Prejuicios sobre el uso del tiempo
Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente.
Se confunden los resultados con la actividad….actividad que no conduce a nada
Prejuicio del hombre orquestra. Si uno sabe hacer bien las cosas, no las delega ni
pide ayuda. La sobrecarga de actividades, propias o ajenas, es un peligroso error
Prejuicio de la decisión aplazada. Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos. En este caso NO se decide a tiempo o NO SE DECIDE.
Prejuicio del indispensable. Si no lo hago yo, no lo va a hacer nadie. Bajo esta
premisa se esconde el miedo a reconocer que no somos indispensables
Prejuicio de ahorrar tiempo. Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones
sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo a emplear en asuntos difíciles, dándoles un
trato superficial. De esta manera nos condenamos a repetir lo que salió mal.
Prejuicio de trabajar contra el tiempo. El tiempo nos presiona, se nos echa encima.
Esta en la disculpa de las personas que pierden las riendas de su propio tiempo.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

6. Ley de PARETO o del 80/20
“Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho”
El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace
Deducimos:
Es necesario distinguir lo esencial de lo accesorio. Las actividades estratégicas de
las menos importantes
Se ha de guardar tiempo para lo esencial. Economizar tiempo de lo accesorio
Programar las actividades incluidas en el 20%
Reservar largos períodos de tiempo sin interrupciones para las tareas realmente
importantes. Es complicado, difícil trabajar con interrupciones continuas
Hemos de procurar resistirnos a dedicar mucho tiempo al 80% restante, que no
contribuye a nuestros objetivos
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

7. Ley de CARLSON
LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO
“Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si
se efectúa de forma continua”
Concluimos:
No autointerrumpirse. Siempre que podamos debemos terminar el trabajo
empezado
Limitar las interrupciones externas al menos en ciertos momentos
Educar a los colaboradores, a los colegas, a los clientes, al jefe…
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

8. Ley de PARKINSON
LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO
DESPERDICIADO
“El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”
De lo anterior se puede concluir:
Razonar en función del tiempo necesario para una actividad y no en función del
tiempo disponible, para atribuir una duración aproximada a esta actividad
Nos hemos de fijar plazos, fechas límite, topes.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

9. Ley de ILLICH
LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO
MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL
“Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido
decrece y después es negativo”
De lo anterior deducimos:
Más allá de cierto umbral horario (que cada uno debe fijarse) hemos de saber
cuándo para para hacer una cosa
Perseverar sin obstinarse. Rechazar el activismo y el perfeccionismo
Ser consciente de nuestros propios límites
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

10. Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER
LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS
“Cada hombre está atravesado de múltiples ritmos biológicos”
De lo anterior deducimos:
Hemos de descubrir nuestros ritmos personales y escuchar nuestro reloj interno
Se han de programar actividades estratégicas o de reflexión en momentos de alta
forma y actividades de rutina en momentos de recarga o respiración
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

11. Ley de FRAISSE
LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO
“El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o
psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida”
“Cuanto más dividida está una actividad, más tiempo parece durar”
“Cuánto más interesante es una actividad, más breve parece”
“El tiempo de espera es siempre demasiado largo”
De lo anterior se puede concluir:
Desconfía de la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo
que te gusta más y no lo más importante
Desconfía de los sesgos personales en la estimación del tiempo pasado y confronta
tu evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas
Hemos de gestionar nuestro tiempo como queramos pero siendo lúcidos en
nuestras elecciones personales.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

12. Hagamos un TEST……
¿Nos interrumpimos a nosotros mismos?
CUESTIONARIO SI NO
1. ¿Tiene desordenada la mesa?
2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer?
3. ¿Da largas a las cosas?
4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar
con los colegas?
5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar
trabajando en otras cosas?
6.¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo?
7. Internet: navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails…
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

13. Organización de Largo Plazo a Corto Plazo
Organización a
Largo Plazo.
Visión Global
Organización a Medio
Plazo
Organización Semanal. Corto Plazo.
Horarios
Roles Metas
Metas Planes
Delegar
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

14. Priorización de Tareas
Importante pero NO
Importante y Urgente
Urgente
Urgente pero NO No Urgente y No
Importante Importante
First Things First
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

15. Curva de Rendimiento
Pausa de reposo de media jornada (1/2)
PAUSA
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

16. Lista diaria de cosas a hacer
Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar más
cosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que realizamos nos estimula,
lo que dejamos sin hacer puede cansarnos
Dejar un margen de tiempo. Prever lo inesperado: clientes que llegan tarde,
reuniones que se alargan, visitas que se alarga, temas que consumen más
tiempo del previsto
Revisar la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Tener la lista a la
vista. Consultarla periódicamente durante el día para recordar los objetivos
Si hacemos algo que no estaba en la lista lo añadiremos. Con esto veremos que
hemos conseguido más de lo pretendido inicialmente
Antes de realizar cada tarea, ver si puede delegarla o pasarla a otra persona
Nos centraremos más en el rendimiento que en la urgencia. Cada día haremos
cosas que nos acercarán a nuestra meta
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

17. Planificación y Programación
PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivos
deseados, SIN limitarse simplemente a reaccionar ante las circunstancias que se
vayan presentando
Compromiso con la decisión tomada
PLANIFICAR es decidir QUÉ se ha de hacer.
PROGRAMAR es decidir CUÁNDO se ha de hacer
Es preferible programar nuestras actividades con FLEXIBILIDAD suficiente para
poder atender temas imprevistos, que sean interesantes para nosotros.
En función del tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar
de modo importante, y esto debe tenerse en cuenta.
Los Planes a Corto Plazo se establecerán tras los de Medio y Largo Plazo. El proceso
se inicia a partir de los objetivos establecidos a Largo Plazo. A partir de estos se
establecen objetivos intermedios y para alcanzar éstos se establecen actividades
a corto plazo.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

18. Objetivos
Concretos y específicos
Pocos y muy importantes
Compatibles entre sí
Alcanzables si bien que con dificultad
Medibles, cuantificables en lo posible
Tener plazos y marcas intermedias que faciliten su seguimiento
Estar escritos y ser fácilmente consultables
Según vaya evolucionando nuestra situación evolucionarán los objetivos.
Nuestra evolución y desarrollo personal hace variar nuestra evaluación de
las cosas
ESTABLECER PRIORIDADES. Ante cada disyuntiva, la prioridad es el factor
esencial de decisión
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

19. Planificación de la jornada de trabajo
5 Medidas para aumentar la productividad
1. Anotar en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto, recado o
tarea que surja, sin atender a su importancia. Elaborar una Lista Maestra. Un registro
continuo de “Tareas a realizar”
2. Repasar a diario la Lista maestra. Suprimir y Delegar las tareas que podamos. Anotar las
tareas que puedan aplazarse en nuestra agenda. Las tareas inmediatas las anotamos en
la lista diaria y las eliminamos de la Lista maestra
3. Confeccionar una lista diaria de mañana con 10 tareas de nuestra agenda o de la lista
maestra. Las clasificamos con un número según la prioridad y el esfuerzo que requieren.
No programaremos más de 3 ó 4 tareas por día. Las otras tareas las repartiremos entre
las prioridades 2 y 3
4. Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: Alta, Negativa, Media,
Baja. Anotaremos al menos una tarea de Alta Rentabilidad y reduciremos las de
rentabilidad baja
5. Determinar el período de mayor actividad. Le asignaremos tareas de prioridad 1 de la
lista diaria. Las tareas no prioritarias las haremos en las horas de baja actividad.
6. Agruparemos las llamadas y las citas en bloques para su realización
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

20. ¿Quién no quiere mejorar?
Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener
Falta de voluntad. Planificar nuestro tiempo de forma rigurosa y práctica exige
constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina
Inseguridad en el puesto que se ocupa. Asusta delegar, no sea que los
subordinados lo hagan mejor. Pretenden hacerlo todo, haciéndose de esta
manera imprescindibles. Siempre están escasos de tiempo
“Workholics”. Nunca realizan actividades que no tengan relación con el
trabajo
No saber decir NO. Estas personas tienen una necesidad de estar en todas
partes y ser “populares” o sentirse imprescindibles.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

21. Enemigos… y cómo hacerles frente
LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas
De fuera de la empresa: En estos casos la secretaria actúa como filtro,
en su caso, recepción también puede hacer de filtro
Internas: en los casos en que el directivo quiere tener todo bajo
control
• Recibir las visitas de pie (no invitarlas a sentarse)
• Saber cortara tiempo una conversación (es todo un mérito y una
cualidad)
Fuera de la empresa. Estaremos dónde seamos necesarios, pero si se
puede delegaremos
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

22. Enemigos….y cómo hacerles frente
EL TELÉFONO
Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro
Pasiva: Haces una rigurosa planificación de las llamadas a realizar/recibir y
hacerlas en el mismo bloque horario
Cortar amablemente la llamada
Saber decir NO de forma correcta
Reducir el número de llamadas. Evaluar si es necesaria la llamada antes de
llamar
Establecer períodos de incomunicación y hacer que se respeten
Averiguar las horas más oportunas para llamar a clientes y otros
interlocutores
Llevar un registros de llamadas
Organizar un sistema de devolución de llamadas
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

23. EL TECNICO COMERCIAL
El Vendedor Eficaz
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

24. Puntos clave para la Eficacia Comercial
DEPENDENCIA
Tener un fin en mente
Ser proactivo Luchar por conseguir sus
“First things First” Retos Personales
INDEPENDENCIA
Negociar en GANAR-GANAR
Comprender y después ser comprendido
Generar Sinergia
INDEPENDENCIA
Mejora continua
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

25. Proactividad
Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa
Hay una relación entre la Proactividad y tener un fin en mente
Circulo de la El círculo de
PREOCUPACIÓN Proyectos Metas
INFLUENCIA
ha de ser más fuerte
Salud que el círculo de
Motivación
Logros PREOCUPACIÓN
Tener un Fin en Mente
Autoestima
Circulo de la Relaciones
INFLUENCIA Economía
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

26. Definir los Factores Críticos de Éxito
Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico
La VISIÓN precede a la acción
Hemos de definir nuestra MISIÓN personal
VISUALIZAR
Conocernos:
¿Qué tengo?
¿Qué hago?
¿Quién soy?
Identificar nuestras relaciones importantes
Identificar nuestras áreas criticas de éxito
Identificar nuestros factores críticos de éxito para cada área de éxito
Identificar el estatus de nuestros factores críticos de éxito
Registros nuestros Factores Críticos de Éxito
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

27. Organización
Establecer prioridades. Clasificar las actividades en:
Normales
Importantes
Urgentes
Organizar nuestra vida, el trabajo, el tiempo
Planificar y prevenir
DISFRUTAR del tiempo
“La vida empieza cada mañana cuando te levantas” (George Burns)
Aprender a VIVIR:
“The things I did yesterday I was in love with yesterday. But that romance is over”
(George Burns)
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

28. Sistema de Organización
Priorización de Objetivos
1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo
2. Darles una prioridad. Enumerarlos
3. Establecer una relación de tareas para cada objetivo
4. Clasificar las tareas y los objetivos en 3 categorias
A. Tareas importantes y urgentes
B. Tareas importantes o urgentes (no ambas)
C. Tareas rutinarias
5. Revisar la lista de prioridades teniendo en cuenta la clasificación anterior
6. Ver las tareas que requieren ayuda
7. Delegar las tareas que puedan ser delegadas. Eliminarlas
8. Anotar el tiempo estimado de realización del resto de tareas
9. Volver a revisar las prioridades. Solicitar opinión si es necesario
10. Planificar la jornada
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

29. Pirámide de la Productividad
Tareas A: al menos 1 al día
Tareas B ocupan la mayor parte de la
LISTA DE TAREAS DIARIAS jornada
Tareas C: Cuando el tiempo lo permita
METAS INTERMEDIAS
Enfoque
METAS A LARGO PLAZO
VALORES
Cuando el comportamiento está alineado con los VALORES tenemos
un control óptimo de los eventos
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

30. Conocimiento para Negociar
Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él
Saber perdonar (Ho’oponopono). Pensar en positivo
Es preferible actuar y fracasar que no actuar. Del fracaso se aprende
“No es un fracaso es INFORMACIÓN”
Utilizar la Inteligencia Emocional y la Inteligencia Social.
Aprender a controlar las emociones y pensamientos
Desarrollar la AUTOESTIMA propia. Potenciar al YO interior, nuestro POTENCIAL
Negociar bajo la premisa de GANAR-GANAR
Trabajo en equipo:
Si tú pierdes yo pierdo
Si tú ganas TODOS ganamos
Organización. Fijarse una meta cada día
Tener un sistema de seguimiento, control y conocimiento para llegar a los
objetivos marcados
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

31. Esquema de Negociación
Inicio Final.
Nivel Mínimo Nivel Ideal de Negociación Nivel Máximo
de resistencia de resistencia
CLIENTE
Final.
Nivel inicial de Nivel ideal de Tramo de Nivel Mínimo
Negociación Negociación detección de negociación
NEGOCIADOR
Para averiguar los niveles máximos de resistencia del cliente
Detectar las necesidades del cliente en los beneficios del producto/servicio
Presentar los costes y beneficios. Presentar una propuesta inicial sobre evaluada
Ser paciente y propiciar la reflexión del cliente
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García