Esta charla está basada en el libro “El Poder de Hacer menos” de Fergus O’Connell, reconocido autor especialista en Gestión eficiente de Proyectos. Su propuesta es ser más astutos, asumiendo que nunca se podrá hacer todo los que se pretende. Por el contrario plantea una sencilla estrategia para priorizar y delegar aquellas actividades que nos permita alcanzar los objetivos que cada proyecto nos impone.

1. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
PRODUCTIVIDAD PERSONAL
PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS
ENRIQUE VILLARROEL A.
SEPTIEMBRE 2015 SANTIAGO, CHILE
evillarroel.cl@gmail.com
www.slideshare.net/evillarroel

2. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 2
Presentación basada en importantes autores

3. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 3
Por qué
estamos aquí ?

4. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Para saber cómo priorizar, reducir tu
estrés y poder cumplir tus proyectos

5. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Sobrecargado de Trabajo ?

6. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Has calculado lo
mucho que tienes que
hacer … comparado
con el tiempo que
tienes para hacerlo …?

7. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cada vez estamos
más ocupados … en
el trabajo y en la
vida.

8. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Puede ser momento de cambiar …
Te sientes
estresado todo el
tiempo
Sales tarde del
trabajo
El día nunca tiene
suficientes horas
No consigues
hacer lo que
realmente querías
hacer
Nunca puede
decir No cuando
te piden algo

9. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI

10. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Tenemos que aprender a hacer menos
Menos estrés y la
sensación de que
controlamos nuestro
tiempo, en lugar de ser
esclavo o víctima de él

11. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Lo primero …
Tomar conciencia
que el problema
es grave.

12. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Parece que la Vida
solo es Trabajo
Y aunque no se menciona
siempre … una buena parte
de este tiempo extra de
trabajo es un desperdicio
total

13. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Síntomas y
fenómenos que
agravan nuestra
vida.

14. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Estamos ocupados
como nunca estuvieron
nuestros padres

15. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cuál de estas dos jornadas prefieres…?
Hay todo el tiempo del mundo. Si no lo termino hoy,
siempre puedo seguir mañana.
No hay vida fuera del trabajo.
Con frecuencia no hay una meta clara, excepto trabajar
muchas horas.
No sé la diferencia entre lo importante y lo no importante.
Se malgasta el tiempo constantemente.
Es físicamente insano.
Sensación de tratar de terminar una enorme montaña de
cosas.
Potencialmente muy estresante.
Hay que hacer ciertas cosas hoy
Hay vida después del trabajo.
Una meta clara y un plan para alcanzarla.
Concentración en las cosas importantes.
Se malgasta muy poco el tiempo.
Es físicamente sano.
Sensación de un progreso claro y constante hacia una
meta final.
Estrés bajo

16. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Dónde está el origen del Problema?

17. Haga clic para modificar el estilo de título del
patrón
Piensa en
la siguiente
forma de
ver las
cosas:
Cosas que
TE GUSTA
HACER
Cosas que
TIENES QUE
HACER
Cosas que
DETESTAS
HACER
Cosas que
TE ENCANTARÍA
HACER
Compra semanal comida
Ir a trabajar
Lavar tu ropa
Escuchar música
Ir al Cine
Salir con amigos
Esperar en una fila
Viajar en Metro
Levantarme temprano
Aprender a pintar
Viajar por el mundo
Realizar mi propio emprendimiento

18. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Ahora imagina la
siguiente pila de
cosas…
las cosas que
realmente harás.
Son las cosas extraídas de cada una de las cuatro categorías anteriores que acabarás haciendo
Cosas que
TE GUSTA
HACER
Cosas que
TIENES QUE
HACER
Cosas que
DETESTAS
HACER
Cosas que
TE ENCANTARÍA
HACER
Aprender a pintar
Esperar en una fila
Viajar en Metro
Levantarme temprano
Ir al Cine
Salir con amigos
Ir a trabajar
Lavar tu ropa

19. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
El Problema más apremiante es que lo que la gente “tiene que hacer”
es mucho más que el tiempo de que dispone para hacerlo
HAZ MENOS,
aprende a decir No a
algunas cosas y
prioriza otras

20. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Nunca conseguirás
hacerlo todo

21. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Nunca acabarás con esa carga mental (lista) que
llevas contigo a todas partes

22. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Entender esto produce …
Liberación Responsabilidad
No hay necesidad de sentirte
culpable. Si no vas a hacerlo todo,
entonces cada vez que decidas no
hacer algo, ese tiempo quedará
disponible para otra cosa.
Si no puedes hacer todo, tienes que
tomar algunas decisiones
importantes. ¿A qué cosas vas a
dedicar tu tiempo? ¿Qué cosas vas
a dejar de lado?

23. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
En lugar de tratar de hacer todo, un ejercicio sin sentido,
vamos a hacer siempre las cosas más importantes
¿Y cómo lo hacemos?
Aprendiendo a hacer menos

24. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Elige la combinación única de
cosas que son importantes para ti
Sólo Tú tienes el Poder de Hacer Menos
Tienes que aceptar que sencillamente
“hay muchas cosas que NO voy hacer”

25. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Guárdate de la
aridez de una vida
ajetreada

26. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cómo Hacer Menos ?

27. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
COSAS
FILTRO 1
COSAS QUE HACER O NO HACER
COSAS IMPORTANTES
FILTRO 2
COSAS QUE HACER A MI MANERA
Cosas que NO hay que Hacer
Cosas que Hacer
Cosas que puedo Hacer

28. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
“Además del noble arte
de hacer las cosas, está
el noble arte de dejarlas
sin hacer.
La sabiduría de la vida
consiste en la
eliminación de lo que
no es esencial.”
Lin Yutang, escritor chino

29. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cómo saber qué
es lo importante ?

30. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Saber qué es lo importante es el primer paso para
aprender a Hacer Menos
Sólo tú puedes saber qué es
“lo más importante”

31. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Lo importante en el Trabajo …
Una gran parte no se debería hacer !!!

32. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Muchas personas en su
trabajo no saben qué es lo
importante porque no saben
realmente cuáles son sus
“objetivos”

33. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Son estos ”objetivos” ?
Completar
Proyectos
Tener
contentos a
los Clientes
Ser la voz del
Cliente
Objetivos así plantean problemas enormes

34. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Para saber qué es lo importante en el Trabajo tus
objetivos tienen que ser CAJAS y no NUBES
Completar
Proyectos
Tener contentos
a los Clientes
Ser la voz del
Cliente
Cumplir en el Plazo y
Presupuesto definido el
80% de los Proyectos
iniciados
Entrevistar a lo menos
10 clientes antes de
iniciar el desarrollo de
un nuevo producto
Alcanzar en la encuesta
de satisfacción anual
una nota superior a 6

35. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
“No es suficiente estar ocupados; las hormigas también
lo están. La cuestión es ¿en qué estamos ocupados?
HENRY DAVID THOREAU, filósofo norteamericano

36. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Lo importante en la Vida…
No te la pierdas!!!

37. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cómo saber qué
hacer con nuestra
Vida Personal.
Cómo saber cuáles son
los objetivos vitales que
realmente importan.
Las respuestas sólo las tienes tú

38. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Ahora que tenemos claro Qué
es lo Importante, lo único que
necesitamos es utilizar los
filtros y empezar a eliminar
todo lo que no sea importante.
Filtro 1
Filtro 2
Para determinar qué hacer y qué no hacer
Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como
nosotros queramos hacerlo

39. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
“La clave no está en
priorizar lo que hay en
su programa, sino en
programar sus
prioridades”

40. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 40
Para determinar qué hacer y qué no hacer
FILTRO 1

41. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 41
Este Filtro dice que
necesitamos
aprender a priorizar
rabiosamente
Pero cómo priorizar …

42. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 42
Esto No es priorizar …
Tengo
5 cosas que hacer con prioridad UNO
17 cosas que hacer con prioridad DOS
y 49 cosas que hacer con prioridad TRES

43. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 43
Priorizar es tomar una lista de cosas que
hacer y decir:
Si sólo pudiera hacer una de las cosas de esta
lista … ¿cuál sería? … y así sucesivamente.
Esto permite distinguir en realidad que algunas cosas
“son sumamente, enormemente e increíblemente
importantes y que muchas otras … no lo son.

44. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 44
• Ceñirse conscientemente a hacer sólo “lo importante”
• Cuestionar continuamente qué es “lo importante”
Hay 2 tareas que tiene que hacer de forma constante …

45. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 45
Cuando le pidan que haga algo,
sea en el trabajo o en la vida, que
es sumamente importante, le
dedicará tiempo, energía,
entrega, destreza, experiencia,
conocimiento, pasión, buena
voluntad, en fin todas esas cosas
buenas de las que es capaz.

46. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 46
Si lo que le piden que haga no está en su lista de cosas
sumamente importantes, hará que desaparezca religiosamente
cada vez. Tiene que ser muy estricto, sin echarse para atrás.
Y si alguien se queja o tiene un problema con esto, dígale muy
claramente “hemos acordado qué cosas importan y cuáles no importan”

47. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 47
La única manera de
poder comprobar
realmente si algo es
sumamente importante
es NO HACERLO y ver
QUÉ PASA.
Si el cielo se desploma
sobre su cabeza,
entonces está claro que
era importante.

48. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 48
Haga Menos : planee su día y haga lo importante
Diga NO a lo que no sea importante

49. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 49
Haga Menos : planee su día y haga lo importante
• Tengo que hacer esto hoy. No puedo
irme a la cama sin haberlo hechoA
• Estaría bien hacer esto hoy, pero no es
obligatorioB
• Siendo realista, no voy a conseguir esto
hoy.C
• Puedo delegarlo. Se hace y yo no lo
hago. Genial !!!D
Haga todas la D y todas las A y luego váyase a casa…

50. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 50
Para conseguir hacer lo que decidamos hacer,
como nosotros queramos hacerlo
FILTRO 2

51. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 51
Filtro 1
Te da Libertad para hacer las cosas que
sí importan
Te permite experimentar mayor
claridad, satisfacción y creatividad
Tengo tiempo para respirar, pensar y ser creativo

52. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 52
Ahora hay que garantizar que cuando
decidas hacer algo, lo hagas …
ü Tan eficientemente como sea posible
ü Con el mínimo de pérdida de tiempo, esfuerzo, energía y recursos
ü Con las menos sorpresas desagradables posibles
ü Con el mínimo de imprevistos
ü Con el mínimo estrés
Es decir, hacer las cosas a su manera

53. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 53
Muchas de las cosas que aceptamos
hacer casi siempre vienen acompañadas
de algunas condiciones
Lo necesito hoy, antes de las 4 pm.
Tengo un presupuesto de $ 5 millones.
Estas condiciones pueden ser impuestas
por alguien o por nosotros mismos.

54. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 54
Lo primero que hay que comprender es que no
es necesario aceptar todas las condiciones que
se nos imponen
Para ello es clave dejar de tratar esas condiciones como si procedieren
directamente de Dios

55. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 55
Si lo que me piden no se
puede conseguir,
tenemos que decirlo y
proponer lo que sí se
puede lograr

56. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 56
El modo en que vamos
a hacer las cosas a
nuestra manera es
elaborando un plan,
poniéndonos de
acuerdo con quien se
necesite y luego
ejecutando dicho plan

57. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 57
Puede haber escuchado “No tenemos
tiempo para planearlo, sencillamente
hagámoslo”
Pero sin un plan malgastaremos nuestro
tiempo, esfuerzo y recursos para
implementar un Proyecto

58. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 58
El Filtro 2 nos dice que un poco de planificación siempre es
mejor que tener que correr luego para apagar un incendio

59. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 59
¿Cómo planificamos?
Todo comienza con la solicitud de
hacer un trabajo o proyecto.
Luego las condiciones : plazo, ppto,
equipo, alcance, etc.
Finalmente trazar el plan, parecido a
un mapa para viajar hasta un
Destino : Meta del Proyecto.

60. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 60
El Arco
El Destino
Quiénes se ven afectados por
el proyecto y qué esperan
conseguir de él
Qué está tratando de hacer
exactamente y cómo sabrá que
ha terminado de hacerlo
Meta del Proyecto
El Destino

61. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
61
El Plan del Proyecto
El Mapa
Cuáles son las principales
etapas del Proyecto
Cuáles son las tareas
detalladas de cada etapa
Cuánto trabajo requiere
cada tarea
Cuánto tiempo requiere
cada tarea
Cuánto va a costar cada
tarea
Quién va a hacer cada
tarea

62. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 62
Al tener el Mapa, podrá ver con total claridad si
es posible cumplir las condiciones

63. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 63
La principal razón de que los Proyectos fracasen es que para empezar
NUNCA FUERON POSIBLES … Alguien presentó algunas condiciones y
todos dijeron “OK, seguro”

64. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 64
Con un buen plan
llegamos a nuestro
destino por la ruta
más segura, rápida
y eficaz posible
entre todas

65. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 65
Barreras para Hacer Menos …
La Culpa La Búsqueda de Aprobación
• Cambiar de conducta puede hacernos
cuestionar lo que hacemos.
• Hacer menos lleva connotaciones de :
ser perezoso, no ser solidario con el
equipo, dejar que otros carguen más.
• La Culpa es una de las cosas más
tontas y menos productivas que
hacemos.
• Todos queremos gustar a los demás.
• Hacer menos provocará que no todos
aprobarán o respaldarán lo que estamos
haciendo.
• Al final solo mi propia aprobación o
desaprobación es lo que importa.

66. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 66
El poder de hacer menos permite librarse de una carga pesada,
conseguir claridad y ser más productivo.

67. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI

68. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
PRODUCTIVIDAD PERSONAL
PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS
ENRIQUE VILLARROEL A.
SEPTIEMBRE 2015 SANTIAGO, CHILE
evillarroel.cl@gmail.com
www.slideshare.net/evillarroel