Planificación de proyectos culturales. Tercera sesión del taller de gestión de proyectos impartido en Alicante

1. PLANIFICACION.

2.  PLANIFICAR
 Marco temporal: calendarización de
actividades
 Recursos disponibles:
▪ Humanos
▪ Materiales
▪ Económicos
▪ Ordenar en el tiempo las tareas necesarias para la
realización de unas actividades previamente
determinadas con los recursos disponibles.

3.  Denominación Actividad
 aquellas que se dan de cara al público
(exposición, concierto, representación teatral).
 Denominación Tareas:
 son de orden interno del equipo para la
consecución de las actividades.

4.  PREVISION DE TAREAS:
 Identificación detallada de las tareas a realizar.
 Agrupación de las tareas (funcional, temporal, espacial, usuarios
…)
 TEMPORALIZACION DE LAS TAREAS
 Tiempo máximo, medio y óptimo previsto.
 ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES
 Asignación de cada tarea a una persona o equipo.
 ESQUEMAS E TRABAJO
 Cronograma o Diagrama de Gantt/
 PREVISION DE LA EVALUACION

5.  CRONOGRAMA (diagrama de barras o
de Gantt).
 Relaciona las tareas con el tiempo para ello.
 Se organiza la información en una tabla en la que
se cruzan tareas y tiempo.
 VENTAJAS:
▪ Presenta gran cantidad de información de manera ágil,
visual y fácil.
▪ Facilita la organización y previsión del trabajo.
▪ Facilita el seguimiento y control del proyecto.

6.  Preparación del equipo de personas para lograr el
proyecto
 Definido el proyecto, es necesario concebir el
equipo de personas para desarrollarlo.
 Este equipo puede ser el habitual o incorporar
cambios.
 En el campo cultural son el principal factor de
éxito o fracaso.
 Profesionales o voluntarios.

7.  COMUNICACIÓN INTERNA:
 Sistema de toma de decisiones.
 Mecanismos de coordinación ejecutiva.
 Circuito administrativo.
 Resolución de conflictos.
EVALUACION: indicadores de la eficiencia del
funcionamiento del equipo, mecanismos de
evaluación, temporalización.

8.  ¿Está el equipo actual preparado,
motivado, dispuesto y capacitado para
gestionar este proyecto?

9.  Aspectos materiales que requiere nuestro proyecto
para su buen desarrollo.
 Otros términos usados: medios, material, inventario de
recursos.
 IDENTIFICAR los recursos necesarios, su consecución y su
sistema de gestión.
 El requerimiento en material surge de la planificación de
las actividades y de cada una de las etapas de la
producción.
 Una falta de previsión puede estropear el buen desarrollo
de las actividades, y por tanto, del proyecto.

10.  Descripción de las infraestructuras necesarias para las diferentes
actividades.
 Espacios, locales, mobiliario, instalaciones, equipamiento tecnológico,
informático, material técnico propio de las actividades, material
administrativo.
 Régimen de consecución
 Propio, alquiler, compra, préstamo, intercambio
 Previsión de movilidad, adaptabilidad y polivalencia
 Calendario de uso de cada elemento técnico
 Previsión de mantenimiento
 Responsabilidad, localización, temporalización
 Previsión de la evaluación
 Presupuesto total de factores

11.  Traducción en términos monetarios de las
decisiones del proyecto.
 Instrumentos:
 Presupuesto con detalle de ingresos y gastos
 Plan de tesorería: antelación
 Análisis de costes
 Balance
 Control de ingresos y pagos

12.  Fondos previstos:
 Propios de la empresa.
 Ajena:
▪ Subvención
▪ Colaboración en dinero
▪ Colaboración en especie
▪ Patrocinio
▪ Micromecenazgo o crowdfunding.
 INGRESOS PREVISTOS: taquilla, venta de
productos, cuotas, abonos, derechos, alquileres, sorteos y
otros.

13.  Aportaciones económicas o en especie
y colaboraciones por parte de agentes
privados: patrocinadores o mecenas.
 Plan de patrocinio.
 Intereses de los patrocinadores.
 Innovar: No es suficiente con la marca.
 http://vimeo.com/31491963
 http://vimeo.com/15397945
 http://www.offf.ws/2012/?p=195

14.  Existen dos grandes grupos de herramientas a
disposición de la administración:
 Intervención directa
 Intervención indirecta

15.  Intervención DIRECTA
 Sistemas tradicionales
 Subvenciones, becas, aportaciones reintegrables
 Coproducción
 Contratación de servicios y precompra de bienes y servicios
 Cesión de espacios y bienes públicos
 Premios
 1% cultural
 No se debe olvidar la posibilidad de encontrar financiación en organismos de la
administración no estrictamente vinculados a la cultura
 Otros sistemas que ya existen pero se deberán intensificar
 Colaboración con el sector financiero privado (crédito cultura, Crédit-Artistes)
 Líneas públicas de financiación (ICO, ICF)
 Capitalización de empresas (participación en capital, capital riesgo,...)
 Sistemas de avales

16.  Intervención INDIRECTA
 Fiscalidad (reducción IVA, incentivos a la
exportación, bonificaciones fiscales
 Ayudas a empresarios (creación de empresas,
planes de ocupación,...)

17.  CROWDFUNDING:
 financiación colectiva, llevada a cabo por
personas que realizan una pequeña aportación
económica a un proyecto obteniendo a cambio
una compensación relacionada con la
actividad que apoyan.
 www.goteo.org
 www.lanzanos.com
 www.verkami.com

18.  Aspectos, repercusión o consecuencias legales
de la gestión del proyecto.
 Proyectos que generan una estructura legal nueva: empresa,
fundación, asociación, etc, con sus requisitos a nivel de estatutos,
registros, etc.
 Proyectos colaborativos: contratos privados, convenios públicos,
convenios de colaboración,
 Actividades con riesgo o participación de público: contratos de
seguro
 Protección de la propiedad intelectual: registro y protección de la
obra, contratos de cesión de derechos,
 Relación laboral: contratación laboral, contrato de prestación de
servicios de otros profesionales,