Clase 3 clasificacion de eventos del curso ceremonial y protocolo sag serena

CEREMONIAL YCEREMONIAL Y
PROTOCOLOPROTOCOLO
Servicio Agrícola GanaderoServicio Agrícola Ganadero
SERENASERENA
JULIO 2014JULIO 2014
CLASE 3CLASE 3
Clasificación de Actividades y EventosClasificación de Actividades y Eventos
Relator: Carlos Echeverria M.Relator: Carlos Echeverria M.
Ing Comercial y PeriodistaIng Comercial y Periodista
Master in Business Administration MBAMaster in Business Administration MBA

CLASIFICACION DE ACTIVIDADES OCLASIFICACION DE ACTIVIDADES O
EVENTOSEVENTOSOficialesOficiales
• Día institucional o Celebración de la Efeméride de unaDía institucional o Celebración de la Efeméride de una
empresa o Institucionesempresa o Instituciones
• Inauguración del Año Académico en UniversidadesInauguración del Año Académico en Universidades
• Entrega de Grados Académicos y Títulos ProfesionalesEntrega de Grados Académicos y Títulos Profesionales
• Entrega de Grados Académicos HonoríficosEntrega de Grados Académicos Honoríficos
• Cuentas de Gestión, etcCuentas de Gestión, etc
• Actos de Inauguración o Clausura de diferentesActos de Inauguración o Clausura de diferentes
• eventos de trabajoeventos de trabajo
• Ceremonia de Inauguración de exposiciones y deCeremonia de Inauguración de exposiciones y de
• presentaciones de libros y productospresentaciones de libros y productos
• Firma de ConveniosFirma de Convenios
• Premiaciones por años de serviciosPremiaciones por años de servicios
• Actos de bienvenida a Visitas OficialesActos de bienvenida a Visitas Oficiales

EVENTOSEVENTOS
Institucionales o CorporativosInstitucionales o Corporativos

EVENTOSEVENTOS
PromocionalesPromocionales
•• Lanzamiento de ProductosLanzamiento de Productos
•• FeriasFerias
•• ExposicionesExposiciones
•• Desfiles de ModaDesfiles de Moda
* En el caso de un libro o una feria se debe usar la* En el caso de un libro o una feria se debe usar la
palabra “Presentación”palabra “Presentación”

EVENTOSEVENTOS
Artístico CulturalesArtístico Culturales
••EstrenoEstreno
••ExposicionesExposiciones
••ConciertosConciertos
••Festivales de MúsicaFestivales de Música
••Festivales de Poesía, Juegos Literarios y ConcursosFestivales de Poesía, Juegos Literarios y Concursos
••Danza, Teatro, Pintura, etc.Danza, Teatro, Pintura, etc.

EVENTOSEVENTOS
BeneficenciaBeneficencia
••El sello lo ponen los valores y los atributos másEl sello lo ponen los valores y los atributos más
profundos de la Filosofía y Cultura Corporativa de laprofundos de la Filosofía y Cultura Corporativa de la
Organización.Organización.
••Algunos ejemplos lo constituyen los Desfiles de Moda,Algunos ejemplos lo constituyen los Desfiles de Moda,
Acciones de Gracia, Mesa de Pan y Vino, Pavo Fraterno yAcciones de Gracia, Mesa de Pan y Vino, Pavo Fraterno y
otros.otros.
• Menores o de FamiliaMenores o de Familia
• Manifestaciones SocialesManifestaciones Sociales

CONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓNCONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN
DE UNA MANIFESTACION SOCIALDE UNA MANIFESTACION SOCIAL
 Al organizar una Manifestación Social con comida, enAl organizar una Manifestación Social con comida, en
que los asistentes estén sentados, debemos considerarque los asistentes estén sentados, debemos considerar
diferentes tipos de mesas. Entre ellas están lasdiferentes tipos de mesas. Entre ellas están las
Protocolares y aquellas que no necesariamenteProtocolares y aquellas que no necesariamente
cumplen con las Normas de Ceremonialcumplen con las Normas de Ceremonial
 El diseño del espacio físico es responsabilidad nuestra yEl diseño del espacio físico es responsabilidad nuestra y
debe estar en concordancia con el Objetivo y ladebe estar en concordancia con el Objetivo y la
Categoría de los invitados.Categoría de los invitados.

CONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓNCONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN
DE UNA MANIFESTACION SOCIALDE UNA MANIFESTACION SOCIAL
••Precedencia de las AutoridadesPrecedencia de las Autoridades
••Ordenamiento Protocolar de la MesaOrdenamiento Protocolar de la Mesa
••Si los invitados son numerosos colocar en la antesala delSi los invitados son numerosos colocar en la antesala del
comedor una Pancarta con el dibujo de la Mesa Protocolarcomedor una Pancarta con el dibujo de la Mesa Protocolar
para así agilizar el trámite de ubicar a los asistentespara así agilizar el trámite de ubicar a los asistentes
••En un sitio visible, generalmente próximo al comedor,En un sitio visible, generalmente próximo al comedor,
colocar el plano de la mesa con los nombres de loscolocar el plano de la mesa con los nombres de los
invitados, escritos en forma de fácil lectura, y con lainvitados, escritos en forma de fácil lectura, y con la
ubicación de la entrada.ubicación de la entrada.
Nómina de los asistentesNómina de los asistentes

MANIFESTACIONES CON COMIDAMANIFESTACIONES CON COMIDA
De PieDe Pie
SentadasSentadas
Vino de HonorVino de Honor
CóctelCóctel
Copa de ChampagneCopa de Champagne
 AlmuerzosAlmuerzos
 Te u OncesTe u Onces
 ComidasComidas

MANIFESTACIONES CON COMIDAMANIFESTACIONES CON COMIDA
MixtaMixta
GalaGala
 Recepciones
 Almuerzos o Comidas Americanas
 BanquetesBanquetes
 CenasCenas

MANIFESTACIONES CON COMIDA DE PIEMANIFESTACIONES CON COMIDA DE PIE
Vino de HonorVino de Honor
ComponentesComponentes:
 De preferencia se realiza entre las
12.30 y las 15.00 horas.
 Vinos tinto de calidad, vino blanco frío y jugosVinos tinto de calidad, vino blanco frío y jugos
(temperaturas)(temperaturas)
 Tablas de quesoTablas de queso
 Canapés, tapaditos, brochetas y empanadas deCanapés, tapaditos, brochetas y empanadas de
cóctelcóctel
 Dulces chilenosDulces chilenos

ComponentesComponentes:
El horario es de 19.30 a 21.30 y es donde se puedeEl horario es de 19.30 a 21.30 y es donde se puede
subir el grado de alcohol de las bebidas.subir el grado de alcohol de las bebidas.
 Ostiones y CaviarOstiones y Caviar
 Whisky y otros tragos de mayor grado alcohólicoWhisky y otros tragos de mayor grado alcohólico
 Jugos de naranja, piña y duraznoJugos de naranja, piña y durazno

Tiene una duración de solo 20 minutos y soloTiene una duración de solo 20 minutos y solo
se realiza al cierre de ceremoniasse realiza al cierre de ceremonias
Componentes:Componentes:
Se acompaña con canapés o alguno trozo deSe acompaña con canapés o alguno trozo de
torta.torta.

RecepcionesRecepciones
 Comienza con un cóctel y termina con comida Su inicio esComienza con un cóctel y termina con comida Su inicio es
a las 20.00 horasa las 20.00 horas
 Se entregan premios, reconocimientos o agradecimientosSe entregan premios, reconocimientos o agradecimientos
 Después del segundo plato se sirve la copa de champagneDespués del segundo plato se sirve la copa de champagne
y se entregan los regalos y las condecoracionesy se entregan los regalos y las condecoraciones
 Al colocar una condecoración al cuello la autoridad que laAl colocar una condecoración al cuello la autoridad que la
entrega se coloca por delante y quien el asiste por atrásentrega se coloca por delante y quien el asiste por atrás
del galardonado para abrochar.del galardonado para abrochar.
 El café se acompaña con chocolateEl café se acompaña con chocolate
 Se ofrece un licor y después un whiskySe ofrece un licor y después un whisky

MANIFESTACIONES CON COMIDA SENTADOSMANIFESTACIONES CON COMIDA SENTADOS
AlmuerzosAlmuerzos:: Se invita a las 13.00 horas.Se invita a las 13.00 horas.
Te u Onces:Te u Onces: Como es tradicional, se invita aComo es tradicional, se invita a
las17.00 horas.las17.00 horas.
Comidas:Comidas: Se invita Aproximadamente aSe invita Aproximadamente a laslas
21.00 horas.21.00 horas.

MANIFESTACIONES CON COMIDA DE GALAMANIFESTACIONES CON COMIDA DE GALA
Cena:Cena: Se invita a las 22.00 horasSe invita a las 22.00 horas
Banquetes:Banquetes: Son comidas nocturnas queSon comidas nocturnas que
tienen un significado de Gran Solemnidad, ytienen un significado de Gran Solemnidad, y
generalmente se ofrecen en honor a unageneralmente se ofrecen en honor a una
distinguida Autoridad.distinguida Autoridad.

VESTIMENTA DE ETIQUETAVESTIMENTA DE ETIQUETA
De NocheDe Noche
FracFrac se indica con la mención “Corbata Blanca” ose indica con la mención “Corbata Blanca” o
“White Tie”.“White Tie”.
Las mujeres deben usar traje largo y eleganteLas mujeres deben usar traje largo y elegante
SmokingSmoking Se indica con la mención “CorbataSe indica con la mención “Corbata
Negra” o “Black Tie”.Negra” o “Black Tie”.
Las mujeres deben usar traje largo y elegante.Las mujeres deben usar traje largo y elegante.

De díaDe día
Chaqué o “Jaquette”. Frac con chaleco negro yChaqué o “Jaquette”. Frac con chaleco negro y
corbata blanca para ciertos actos oficiales muycorbata blanca para ciertos actos oficiales muy
solemnes.solemnes.
Las mujeres deben usar un traje eleganteLas mujeres deben usar un traje elegante

En algunos casos es usual el llamadoEn algunos casos es usual el llamado “Media“Media
Etiqueta”Etiqueta” que consiste en pantalón rayado,que consiste en pantalón rayado,
chaqueta negra y chaleco negro.chaqueta negra y chaleco negro.
Cuando en las invitaciones no se haga ningunaCuando en las invitaciones no se haga ninguna
indicación o se señaleindicación o se señale “Traje de Calle”,“Traje de Calle”, se debe usarse debe usar
ropa oscura y calzado negro, especialmente pararopa oscura y calzado negro, especialmente para
almuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menosalmuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menos
que la costumbre local nos indique otro vestuario.que la costumbre local nos indique otro vestuario.
Las mujeres deben usar traje de dos piezas oLas mujeres deben usar traje de dos piezas o
“camisero”.“camisero”.

EJEMPLOS DE VESTIMENTAEJEMPLOS DE VESTIMENTA
ESMOQUINESMOQUIN
CHAQUÉCHAQUÉ

FRACFRAC
VESTIDO DE CÓCTELVESTIDO DE CÓCTEL

VESTIDO CORTOVESTIDO CORTO
TRAJE DE NOCHETRAJE DE NOCHE

CeremonialCeremonial
yy
ProtoProtocolocolo
Correspondencia ProtocolarCorrespondencia Protocolar

El Ceremonial establece que el estilo de la CorrespondenciaEl Ceremonial establece que el estilo de la Correspondencia
Protocolar varía conforme el nivel de las personas queProtocolar varía conforme el nivel de las personas que
participan de ella y sus propósitos.participan de ella y sus propósitos.
Las comunicaciones pueden ser de diversos tipos; pero lasLas comunicaciones pueden ser de diversos tipos; pero las
más comunes son:más comunes son:
•• Nota ProtocolarNota Protocolar
•• EsquelaEsquela
•• Tarjeta de InvitaciónTarjeta de Invitación
•• FelicitacionesFelicitaciones
Otras Notas protocolares son los Agradecimientos, Saludos yOtras Notas protocolares son los Agradecimientos, Saludos y
Condolencias, que expresas fundamentalmente sentimientos.Condolencias, que expresas fundamentalmente sentimientos.

Nota Protocolar:Nota Protocolar:
Es una comunicación formal, tipo carta, que se usaEs una comunicación formal, tipo carta, que se usa
para invitar y establecer un compromiso entrepara invitar y establecer un compromiso entre
invitantes e invitados.invitantes e invitados.
También se emplea para enviar Felicitaciones porTambién se emplea para enviar Felicitaciones por
Efemérides o Aniversarios Institucionales,Efemérides o Aniversarios Institucionales,
Nombramientos o Ascensos, Distinciones yNombramientos o Ascensos, Distinciones y
Onomásticos y para expresar una condolencia.Onomásticos y para expresar una condolencia.

EsquelaEsquela:
Es un tipo de carta menos formal que la Nota
Protocolar, de carácter exclusivamente personal. La
esquela se emplea, en particular, para:
• Agradecer atenciones recibidas
• Aceptar una invitación o excusarse de no poder
asistir
• Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios,
nombramientos o ascensos, distinciones y
onomásticos y para expresar una condolencia.

Tarjeta de Invitación:Tarjeta de Invitación:
Es una comunicación formal, impresa enEs una comunicación formal, impresa en
cartulina, por lo general de Tamaño Sobrecartulina, por lo general de Tamaño Sobre
Comercial, que lleva impresos el LogotipoComercial, que lleva impresos el Logotipo
Institucional y establece un compromiso entreInstitucional y establece un compromiso entre
Invitante e Invitado.Invitante e Invitado.

•• La invitación a un acto o ceremonia se debe formalizar aLa invitación a un acto o ceremonia se debe formalizar a
través de una Tarjeta de Invitación o Nota Protocolar.través de una Tarjeta de Invitación o Nota Protocolar.
•• El tiempo de despacho previo de una invitación es de SieteEl tiempo de despacho previo de una invitación es de Siete
Días hábiles, como mínimo, y de Veintiún Días hábiles comoDías hábiles, como mínimo, y de Veintiún Días hábiles como
máximo.máximo.
•• Las invitaciones deben imprimirse, considerando unaLas invitaciones deben imprimirse, considerando una
diagramación y diseño adecuados, reservando espaciosdiagramación y diseño adecuados, reservando espacios
relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano,relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano,
como nombre del destinatario, hora y clase de reunión ycomo nombre del destinatario, hora y clase de reunión y
demás por menores que sean del caso.demás por menores que sean del caso.
•• Toda Invitación – sea tarjeta o nota protocolar – debe serToda Invitación – sea tarjeta o nota protocolar – debe ser
redactada en Tercera Persona.redactada en Tercera Persona.
Normas Generales al Enviar unaNormas Generales al Enviar una
Tarjeta de InvitaciónTarjeta de Invitación

• La jerarquía del invitado determinará el modo de formularLa jerarquía del invitado determinará el modo de formular
la invitación.la invitación.
• Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honorSi la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor
de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo ende una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en
la parte superior de la tarjeta.la parte superior de la tarjeta.
• La respuesta a toda invitación que la solicite, según laLa respuesta a toda invitación que la solicite, según la
fórmula S.R.C. (se ruega contestar), se debe dar en elfórmula S.R.C. (se ruega contestar), se debe dar en el
término de 48 horas o inmediatamente, si la fecha estátérmino de 48 horas o inmediatamente, si la fecha está
muy próxima, evitando modificar posteriormente sumuy próxima, evitando modificar posteriormente su
respuesta, para no causar dificultades al invitante.respuesta, para no causar dificultades al invitante.

• Cuando la invitación se ha formulado, personal oCuando la invitación se ha formulado, personal o
telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con unatelefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una
nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Paranota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para
Recordar”, “To Remind”, “Pour Memoire”, o las inicialesRecordar”, “To Remind”, “Pour Memoire”, o las iniciales
P.M.), cuidando de tachar con una línea a tinta la menciónP.M.), cuidando de tachar con una línea a tinta la mención
que solicita respuesta (“S.R.C.”) .que solicita respuesta (“S.R.C.”) .
• Para las comidas o almuerzos formales se debe procurarPara las comidas o almuerzos formales se debe procurar
siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría nosiempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no
sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar elsea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el
equilibrio y distribución de las mesas.equilibrio y distribución de las mesas.

• Para banquetes, comidas u otros actos formales esPara banquetes, comidas u otros actos formales es
IMPRESINDIBLE llegar con exactitud a la horaIMPRESINDIBLE llegar con exactitud a la hora
indicada.indicada.
• Para los cóctel y vinos de honor, en que se señalaPara los cóctel y vinos de honor, en que se señala
la hora de inicio y término, el invitado deberála hora de inicio y término, el invitado deberá
llegar y retirarse de ellos dentro de las horasllegar y retirarse de ellos dentro de las horas
señaladas.señaladas.

Felicitaciones:Felicitaciones:
Existen diversos motivos que originan una Esquela oExisten diversos motivos que originan una Esquela o
Nota Protocolar de Felicitación. Entre las más usualesNota Protocolar de Felicitación. Entre las más usuales
se pueden mencionar:se pueden mencionar:
Efemérides o Aniversarios InstitucionalesEfemérides o Aniversarios Institucionales
Nombramiento o AscensosNombramiento o Ascensos
DistincionesDistinciones
OnomásticosOnomásticos

VOCATIVOSVOCATIVOS
Los Vocativos son el Tratamiento que se le
da a las Autoridades Nacionales y
Extranjeras.

Algunos VocativosAlgunos Vocativos
Presidente de la RepúblicaPresidente de la República
Su Excelencia o Su Excelentísimo SeñorSu Excelencia o Su Excelentísimo Señor
PrPresidente del Senadoesidente del Senado
Distinguido Señor Presidente u Honorable SeñorDistinguido Señor Presidente u Honorable Señor
Presidente de la C. DiputadosPresidente de la C. Diputados
Distinguido Señor Presidente u Honorable SeñorDistinguido Señor Presidente u Honorable Señor
Presidente de la Excelentísima Corte SupremaPresidente de la Excelentísima Corte Suprema
Honorable Señor, Vuestra SeñoríaHonorable Señor, Vuestra Señoría
Cardenal Arzobispo Emérito de SantiagoCardenal Arzobispo Emérito de Santiago
Su Eminencia Reverendísima, MonseñorSu Eminencia Reverendísima, Monseñor

Decano del Cuerpo DiplomáticoDecano del Cuerpo Diplomático
Excelentísimo Señor Nuncio ApostólicoExcelentísimo Señor Nuncio Apostólico
Señores EmbajadoresSeñores Embajadores
Excelentísimo Señor EmbajadorExcelentísimo Señor Embajador
Ministros de EstadoMinistros de Estado
Señor(a) Ministro(a) de EstadoSeñor(a) Ministro(a) de Estado
Contralor General de la RepúblicaContralor General de la República
Señor(a) Contralor(a)Señor(a) Contralor(a)

Ministro de la Corte Suprema de JusticiaMinistro de la Corte Suprema de Justicia
Vuestra Señoría
Ministro de la Corte de ApelacionesMinistro de la Corte de Apelaciones
Vuestra Señoría
Jueces LetradosJueces Letrados
Señor Magistrado, Su Señoría
Ilustrísima, Usía

Subsecretarios de EstadoSubsecretarios de Estado
Señor SubsecretarioSeñor Subsecretario
IntendenteIntendente
Señor Intendente o UsíaSeñor Intendente o Usía
Arzobispos y ObisposArzobispos y Obispos
Su Excelencia Reverendísima o MonseñorSu Excelencia Reverendísima o Monseñor
Alcalde (sa)Alcalde (sa)
Ilustrísimo Señor(a)Ilustrísimo Señor(a)
Rectores UniversidadesRectores Universidades
Señor RectorSeñor Rector

Encargado de NegociosEncargado de Negocios
Honorable SeñorHonorable Señor
CónsulCónsul
Honorable Señor CónsulHonorable Señor Cónsul
Funcionarios Diplomáticos ExtranjerosFuncionarios Diplomáticos Extranjeros
Honorable SeñorHonorable Señor

Consejos de protocolo para servir elConsejos de protocolo para servir el
café tras una Comida en Casacafé tras una Comida en Casa
¿Se debe tomar en la misma mesa donde se ha comido?¿Se debe tomar en la misma mesa donde se ha comido?
¿Qué no debe faltar en su servicio?,¿Qué no debe faltar en su servicio?,
¿cómo han de ser las tazas?¿cómo han de ser las tazas?

La comida ha ido sobre ruedas, desde los aperitivosLa comida ha ido sobre ruedas, desde los aperitivos
hasta el postre. Ahora, llega el momento del café yhasta el postre. Ahora, llega el momento del café y
sería una pena ‘arruinarlo’ todo al final. Y es que elsería una pena ‘arruinarlo’ todo al final. Y es que el
servicio de esta bebidaservicio de esta bebida
requiere sus propias reglas de protocolo. Estos sonrequiere sus propias reglas de protocolo. Estos son
algunos consejos a tener en cuentaalgunos consejos a tener en cuenta
El café se puede servir tanto en la mesa donde seEl café se puede servir tanto en la mesa donde se
ha comido como en otro lugar de la casa (cuarto deha comido como en otro lugar de la casa (cuarto de
estar, etc.)estar, etc.)

Nunca olvide preguntar a sus invitados cómoNunca olvide preguntar a sus invitados cómo
prefieren el café, dándoles distintas posibilidades:prefieren el café, dándoles distintas posibilidades:
solo, corto, largo... Asimismo, disponga en casa desolo, corto, largo... Asimismo, disponga en casa de
infusiones como té, poleo o manzanilla parainfusiones como té, poleo o manzanilla para
ofrecerlas como alternativa.ofrecerlas como alternativa.
El café puede llevarse a la mesa en una bandeja enEl café puede llevarse a la mesa en una bandeja en
la que no debe faltar: una jarrita con el café reciénla que no debe faltar: una jarrita con el café recién
hecho, leche caliente, leche fría, distintos tipos dehecho, leche caliente, leche fría, distintos tipos de
azúcar (pinzas en caso de servir terrones),azúcar (pinzas en caso de servir terrones),
edulcorantes...edulcorantes...

Lo ideal es que el café se sirva en tazas deLo ideal es que el café se sirva en tazas de
porcelana, gris o barro, que son los materiales queporcelana, gris o barro, que son los materiales que
mejor guardan el calor. Las tazas vendrán apoyadasmejor guardan el calor. Las tazas vendrán apoyadas
en su plato correspondiente, cuidando que laen su plato correspondiente, cuidando que la
cucharilla esté al lado del asa y ésta, cerca de lacucharilla esté al lado del asa y ésta, cerca de la
mano derecha del comensal.mano derecha del comensal.
Es conveniente ofrecer unos dulces junto con elEs conveniente ofrecer unos dulces junto con el
café. Inmediatamente después de éste, se serviráncafé. Inmediatamente después de éste, se servirán
los licores.los licores.

Recomendaciones para unRecomendaciones para un
““Café Diez”Café Diez”
Es importante comprar café fresco y reciénEs importante comprar café fresco y recién
tostado.tostado.
Utilice siempre café de tueste natural, nuncaUtilice siempre café de tueste natural, nunca
torrefacto (oculta los sabores naturales).torrefacto (oculta los sabores naturales).
Haga siempre caso a las cantidadesHaga siempre caso a las cantidades
sugeridas por el fabricante (en general sesugeridas por el fabricante (en general se
recomienda una cucharada sopera por cadarecomienda una cucharada sopera por cada
225 ml de agua).225 ml de agua).

Recomendaciones para unRecomendaciones para un
““Café Diez”Café Diez”
Lo ideal es molerlo en el momento que va a serLo ideal es molerlo en el momento que va a ser
consumido. De esa manera conserva mejor sus aromas yconsumido. De esa manera conserva mejor sus aromas y
sabores originales.sabores originales.
Asegúrese de que las cafeteras y demás utensilios estánAsegúrese de que las cafeteras y demás utensilios están
perfectamente limpios. Cualquier resto de preparacionesperfectamente limpios. Cualquier resto de preparaciones
anteriores puede interferir en el gusto óptimo del caféanteriores puede interferir en el gusto óptimo del café
recién hecho.recién hecho.
Deberá servirlo tan pronto como esté preparado. IntenteDeberá servirlo tan pronto como esté preparado. Intente
hacer la cantidad justa ya que no es nada recomendablehacer la cantidad justa ya que no es nada recomendable
recalentarlo para ocasiones posteriores. Lo mejor esrecalentarlo para ocasiones posteriores. Lo mejor es
comprarlo en pequeñas cantidades y conservarlo en uncomprarlo en pequeñas cantidades y conservarlo en un
recipiente hermético, en un sitio fresco y seco.recipiente hermético, en un sitio fresco y seco.

Cómo Organizar unCómo Organizar un
EventoEvento

Características delCaracterísticas del
Organizador de EventosOrganizador de Eventos
Habilidad para percibir, con detalle, todos losHabilidad para percibir, con detalle, todos los
aspectos económicos, socio-culturales, y de otraaspectos económicos, socio-culturales, y de otra
índole que intervengan en la realización delíndole que intervengan en la realización del
evento.evento.
Preocupado desde la implementación del espacioPreocupado desde la implementación del espacio
físico hasta la ubicación estratégica de losfísico hasta la ubicación estratégica de los
invitados, respetando las precedencias de lasinvitados, respetando las precedencias de las
autoridades según lo establecido en elautoridades según lo establecido en el
Ceremonial y teniendo en cuenta los objetivos deCeremonial y teniendo en cuenta los objetivos de
la organización.la organización.

Características delCaracterísticas del
Organizador de EventosOrganizador de Eventos
Actitud positiva, afrontar las situaciones que seActitud positiva, afrontar las situaciones que se
presenten y tomar las acciones correctivaspresenten y tomar las acciones correctivas
necesarias, sin refugiarse en lasnecesarias, sin refugiarse en las
irresponsabilidades, fallas y definiciones deirresponsabilidades, fallas y definiciones de
tercerosterceros
Respeto hacia los superiores y subalternos,Respeto hacia los superiores y subalternos,
fundamentado en los conocimientosfundamentado en los conocimientos
profesionales y acciones delegadas a terceros yprofesionales y acciones delegadas a terceros y
verificar su ejecución.verificar su ejecución.

Organizador ResponsableOrganizador Responsable
Nunca dar por hecho las cosas, mantener unaNunca dar por hecho las cosas, mantener una
supervisión estricta sobre las responsabilidades ysupervisión estricta sobre las responsabilidades y
funciones delegadas, verificando su ejecución.funciones delegadas, verificando su ejecución.
Estar siempre dispuesto a compartir ideas queEstar siempre dispuesto a compartir ideas que
surjan para el enriquecimiento de la actividad.surjan para el enriquecimiento de la actividad.
Trabajar en grupo o individualmente, ser unTrabajar en grupo o individualmente, ser un
comunicador eficiente y manifestar lascomunicador eficiente y manifestar las
instrucciones con claridad y precisión. No generarinstrucciones con claridad y precisión. No generar
interpretaciones.interpretaciones.

Consejos para el OrganizadorConsejos para el Organizador
Tener criterio para seleccionar a losTener criterio para seleccionar a los
colaboradores y ayudantes de acuerdo a suscolaboradores y ayudantes de acuerdo a sus
capacidades y no por recomendaciones ocapacidades y no por recomendaciones o
compromisos.compromisos.
Nunca perder de vista los pequeños detalles sinNunca perder de vista los pequeños detalles sin
importar lo insignificantes que ellos seanimportar lo insignificantes que ellos sean
Sabes conciliar los intereses de la organizaciónSabes conciliar los intereses de la organización
con los de los delegados o asistentes y tenercon los de los delegados o asistentes y tener
presente las diferencias que puedan existir.presente las diferencias que puedan existir.

Razones que Justifican la Realización deRazones que Justifican la Realización de
una Actividad en relación al Objetivouna Actividad en relación al Objetivo
•• Intercambio de ideas e informaciónIntercambio de ideas e información
•• Planteamiento del problema y búsqueda dePlanteamiento del problema y búsqueda de
solucionessoluciones
•• Enseñanza y perfeccionamientoEnseñanza y perfeccionamiento
•• Estudio de nuevas políticasEstudio de nuevas políticas
•• Evaluar nuevos procedimientosEvaluar nuevos procedimientos
•• Evaluar proyectos concluidosEvaluar proyectos concluidos
•• Festejo de acontecimientoFestejo de acontecimiento
•• Entrega de reconocimientosEntrega de reconocimientos
•• Inauguración de espacios físicosInauguración de espacios físicos

COMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDADCOMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDAD
1.- Determinar la Institución1.- Determinar la Institución
OrganizadoraOrganizadora
CaracterísticasCaracterísticas
Su importancia y reconocimiento en el medioSu importancia y reconocimiento en el medio
Su nivel de influencia o peso político, cultural,Su nivel de influencia o peso político, cultural,
económico o científico en la opinión pública y eneconómico o científico en la opinión pública y en
la sociedad.la sociedad.

2.- Determinar Comisión Organizadora2.- Determinar Comisión Organizadora
CaracterísticasCaracterísticas
Idoneidad, representativos de la empresaIdoneidad, representativos de la empresa
organizadora, ejecutivos, carácter resolutivo yorganizadora, ejecutivos, carácter resolutivo y
creativocreativo

LogísticaLogística
Transporte, Alimentación, Alojamiento, Secretaria,Transporte, Alimentación, Alojamiento, Secretaria,
Apoyo Técnico Académico, Audiovisual y ServiciosApoyo Técnico Académico, Audiovisual y Servicios
Generales.Generales.
RRPP y ProtocoloRRPP y Protocolo
Planificación, Producción, Difusión y EvaluaciónPlanificación, Producción, Difusión y Evaluación
FinanzasFinanzas
Presupuesto, Administración y CoordinaciónPresupuesto, Administración y Coordinación
Cultura – SocialCultura – Social
Recreativo y TurísticoRecreativo y Turístico
Comisión de TrabajoComisión de Trabajo

3.- Planificación de la Actividad3.- Planificación de la Actividad
Implica establecer un orden lógico yImplica establecer un orden lógico y
cronológico de las diferentes etapas de lacronológico de las diferentes etapas de la
actividadactividad

3.1 Toma decisiones preliminares3.1 Toma decisiones preliminares
•El tema y selección de expositoresEl tema y selección de expositores
•Su trascendencia académica, científica, económica,Su trascendencia académica, científica, económica,
política y socialpolítica y social
•Nivel de tratamientoNivel de tratamiento
•Determinar perfil y número de participantesDeterminar perfil y número de participantes
•Su nivel académico y grado de especializaciónSu nivel académico y grado de especialización
•Su influencia cultural, científica y políticaSu influencia cultural, científica y política
•Sus orígenes, intereses, Nivel socioeconómicoSus orígenes, intereses, Nivel socioeconómico
•Claridad del ObjetivoClaridad del Objetivo
•Definir Objetivos Generales y EspecíficosDefinir Objetivos Generales y Específicos
•Fecha y hora de la realización de la actividadFecha y hora de la realización de la actividad

•Coordinación de intereses con expositores yCoordinación de intereses con expositores y
participantesparticipantes
•Que no esté planificada otra actividad similarQue no esté planificada otra actividad similar
•El espacio físicoEl espacio físico
•Ubicación geográficaUbicación geográfica
•Características de la localidadCaracterísticas de la localidad
•Calidad de la infraestructura e instalacionesCalidad de la infraestructura e instalaciones
•Facilidad de accesoFacilidad de acceso
•Análisis de la duración de la actividadAnálisis de la duración de la actividad
•Selección de patrocinadoresSelección de patrocinadores
•Selección de AuspiciosSelección de Auspicios

•Siempre hay que ver cuanto es el tiempo de duración deSiempre hay que ver cuanto es el tiempo de duración de
una actividaduna actividad
•Estando la autoridad en el acto se da inicio a la actividadEstando la autoridad en el acto se da inicio a la actividad
•Cuando asisten autoridades cuestionadas y están losCuando asisten autoridades cuestionadas y están los
Medios de Comunicación se les puede ofrecer una salaMedios de Comunicación se les puede ofrecer una sala
anexa para que reciban a la Prensa o que se les consulteanexa para que reciban a la Prensa o que se les consulte
en plena actividad. También se le puede “blindar” y queen plena actividad. También se le puede “blindar” y que
no hablenno hablen

PatrocinadoresPatrocinadores
Son los que avalan los contenidos de la actividadSon los que avalan los contenidos de la actividad
Objetivo General y Específico, temario,Objetivo General y Específico, temario,
expositores, profundidad del tema.expositores, profundidad del tema.
Pueden patrocinar Universidades, ComunidadesPueden patrocinar Universidades, Comunidades
Científicas, Ministerios y otrosCientíficas, Ministerios y otros
AuspiciosAuspicios
Son los que proveen de los recursos económicosSon los que proveen de los recursos económicos
para realizar una actividadpara realizar una actividad

3.2 Tareas de Avance3.2 Tareas de Avance
Elaboración de un Presupuesto EstimativoElaboración de un Presupuesto Estimativo
Se incluyen todos los aspectos administrativosSe incluyen todos los aspectos administrativos
que giran esencialmente en relación con elque giran esencialmente en relación con el
presupuesto y su financiamientopresupuesto y su financiamiento

3.2 Tareas de Avance3.2 Tareas de Avance
Ítem PresupuestoÍtem Presupuesto
Estadía Traslado
Pasajes de Avión Carpetas, folletos y otros
Ubicación Mobiliario
Alimentación Gastos comunes (luz,
agua)
Alimentación Invitados principales
Publicidad en Medios de Comunicación
Extras Sueldos del Personal
Imprevistos (el 10% del presupuesto)

3.3 Difusión y Promoción de la Actividad3.3 Difusión y Promoción de la Actividad
Diseño y Elaboración de los afiches y folletosDiseño y Elaboración de los afiches y folletos
Confección de carpetas y diseño del Sitio WebConfección de carpetas y diseño del Sitio Web
Diseñar campañas de prensaDiseñar campañas de prensa

Espació FísicoEspació Físico
•Arriendo e Implementación (sillas, tarimas,Arriendo e Implementación (sillas, tarimas,
ornamentación), banderas, salón para Coffe Break,ornamentación), banderas, salón para Coffe Break,
salón de Stand, salón Vip o Premiumsalón de Stand, salón Vip o Premium
•Preguntar cuando se puede hacer el montajePreguntar cuando se puede hacer el montaje
•Elaborar un reglamento de montaje (horarios,Elaborar un reglamento de montaje (horarios,
estética, dimensiones, stand, iluminación,estética, dimensiones, stand, iluminación,
equipamiento de iluminación, inventario de todo loequipamiento de iluminación, inventario de todo lo
que entra, personal con credencial, aseo)que entra, personal con credencial, aseo)

Implementación LogísticaImplementación Logística
•Amplificación y Audiovisuales a utilizarAmplificación y Audiovisuales a utilizar
•Telones para proyectar imagenTelones para proyectar imagen
•Plasma para los expositoresPlasma para los expositores
•Notebook del oradorNotebook del orador
•Plasma externo que pase información y programaPlasma externo que pase información y programa
de la actividadde la actividad
•Ningún expositor ingresa al salón con suNingún expositor ingresa al salón con su
•Notebook sin parar antes por el salón previewNotebook sin parar antes por el salón preview

AlojamientoAlojamiento
•Habitaciones según categoríaHabitaciones según categoría
•Número de días de hospedajeNúmero de días de hospedaje
•Pauta de restriccionesPauta de restricciones

DifusiónDifusión
Gráfica y medios masivosGráfica y medios masivos
Afiches, folletos, invitación convocatoria, bolsos,Afiches, folletos, invitación convocatoria, bolsos,
carpetas, láminas, diseño e implementación sitiocarpetas, láminas, diseño e implementación sitio
web, diseño e implementación newletter,web, diseño e implementación newletter,
diplomas, credenciales y porta credenciales, diseñodiplomas, credenciales y porta credenciales, diseño
de avisos, diseño libro de apuntes, CD’s, fotografíasde avisos, diseño libro de apuntes, CD’s, fotografías
y avisaje Publicación páginas sociales y páginasy avisaje Publicación páginas sociales y páginas
empresas Diseño aviso radial y audiovisualempresas Diseño aviso radial y audiovisual
Elaboración mensajes en eventos vinculados a laElaboración mensajes en eventos vinculados a la
actividadactividad

Difusión PeriodísticaDifusión Periodística
•Buscar todos los contenidos de la actividadBuscar todos los contenidos de la actividad
que sean noticiaque sean noticia
•Elaborar comunicado de prensaElaborar comunicado de prensa
•Curriculum invitados principalesCurriculum invitados principales
•Nunca enviar comunicado los lunes o losNunca enviar comunicado los lunes o los
viernesviernes

AlimentaciónAlimentación
Todas las comidas, almuerzos y cóctel queTodas las comidas, almuerzos y cóctel que
van dentro del programavan dentro del programa
Coffe Break, Vinos de Honor y otrosCoffe Break, Vinos de Honor y otros
Traducción SimultáneaTraducción Simultánea (si fuese necesaria)(si fuese necesaria)

PasajesPasajes
Traslado aéreo y terrestre (también puedeTraslado aéreo y terrestre (también puede
ser marítimo)ser marítimo)
Que el expositor envíe la ruta de viaje paraQue el expositor envíe la ruta de viaje para
ver si hay problemas de conexiónver si hay problemas de conexión
Seguro de saludSeguro de salud
Actividades socio – culturalesActividades socio – culturales
Tour Cultural o salida a un ShoppingTour Cultural o salida a un Shopping

RegalosRegalos
De variedadDe variedad
Libros de vinos chilenos, gastronomía localLibros de vinos chilenos, gastronomía local
o de museoso de museos
Todos con dedicatoriaTodos con dedicatoria
Es de mal gusto entregar regalosEs de mal gusto entregar regalos
corporativos que sean comprometedorescorporativos que sean comprometedores

LA CARTA GANTT ES UNLA CARTA GANTT ES UN
INSTRUMENTO FUNDAMENTALINSTRUMENTO FUNDAMENTAL
PARA LA PLANIFICACIÓNPARA LA PLANIFICACIÓN

Significado de una Correcta ProducciónSignificado de una Correcta Producción
En un mundo globalizado, donde unaEn un mundo globalizado, donde una
imagen prevalece sobre todas las cosas,imagen prevalece sobre todas las cosas,
quien organiza debe estar capacitadoquien organiza debe estar capacitado
para, llegado el momento, saberpara, llegado el momento, saber
concretar la proyección, el desarrolloconcretar la proyección, el desarrollo
de los preparativos y la puesta ende los preparativos y la puesta en
marcha de todo tipo de eventos omarcha de todo tipo de eventos o
acontecimiento.acontecimiento.

También debe saber emplear laTambién debe saber emplear la
conciencia y respetar las normativasconciencia y respetar las normativas
vigentes imperantes en los ámbitosvigentes imperantes en los ámbitos
sociales y empresariales, como así,sociales y empresariales, como así,
también, deberá respetar y harátambién, deberá respetar y hará
respetar las normas del ceremonial,respetar las normas del ceremonial,
sumadas a las anteriores, dentro de lossumadas a las anteriores, dentro de los
ámbitos oficiales, empresariales oámbitos oficiales, empresariales o
castrenses.castrenses.

Porque si hay algo que jamás debePorque si hay algo que jamás debe
olvidar aquel que organiza unaolvidar aquel que organiza una
actividad es que la estética de todoactividad es que la estética de todo
acto, ceremonia o evento seráacto, ceremonia o evento será
examinado siempre por “la mirada deexaminado siempre por “la mirada de
los otros”, ya sean estos partícipes dellos otros”, ya sean estos partícipes del
acontecimiento o simplesacontecimiento o simples
espectadores.espectadores.

FASES REALIZACION DE UN EVENTOFASES REALIZACION DE UN EVENTO
Pre – ProducciónPre – Producción
Fase PreviaFase Previa
ProducciónProducción
Realización de la Actividad en SiRealización de la Actividad en Si
Post – ProducciónPost – Producción
Evaluación cuantitativa y cualitativaEvaluación cuantitativa y cualitativa

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