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Qué factores críticos anteceden a una implementación exitosa

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Qué factores críticos anteceden a una implementación exitosa

  1. 1. EVALUANDO SOFTWARE ¿Qué Factores Críticos anteceden a una imple- mentación exitosa? División Consultoría de Evaluando Software WWW.EVALUANDOSOFTWARE.COM
  2. 2. Este documento se basa en un modelo conceptual que surge de un trabajo doctoral realizadopor Patricio Ramírez Correa, dirigido por la Dra. Rosario García Cruz de la Universidad de Sevi-lla.Se compone de un conjunto de 8 factores antecedentes de la implantación de un ERP que im-pactan en cuatro dimensiones que miden las consecuencias de la implantación. Los Factorescríticos de Éxito (FCE) son: • Planificación estratégica de las tecnologías de información. • Compromiso ejecutivo. • Gestión de proyectos. • Habilidades en tecnologías de información. • Habilidades en procesos de Negocios • Entrenamiento en ERP • Aprendizaje. • Predisposición para el cambio.Las 4 dimensiones del éxito de implementación ERP, además de ser consecuencia de los facto-res críticos antecedentes (FCE), se relacionan de forma tal que las tres primeras (calidad delsistema, calidad de información y calidad de servicio) impactan en una cuarta dimensión de-nominada beneficios netos. Planificación estratégica de las tecnologías de información Compromiso ejecutivo Calidad del Gestión de Proyectos sistema Habilidades en tecno. de información Calidad de Beneficios información Netos Habilidades en procesos de negocios Calidad de Entrenamiento en ERP servicio Aprendizaje Predisposición al cambioEl modelo se basa en los trabajos de Alshari (2003); De Leone y Mc Lean (2003), Gable (2003),Ketting y Le (1994), Markus (2000, 2001, 2003); Shang y Seddon (2000,2002); Somer y Nelson(2001,2003); Stratman y Roth (2002). 2
  3. 3. 1 ¿Cómo se llega a los Factores Críticos de Éxito? (FCE)Los investigadores de la Universidad de Sevilla realizaron un trabajo de investigación profundoque lo llamaron “Meta Análisis sobre implementación ERP”. Revisaron sistemáticamente laliteratura científica sobre implementación de ERP. Tomaron como punto de partida 168 artícu-los publicados en revistas científicas. Luego del proceso de exclusión e inclusión de artículos seestableció una lista de 64 artículos relacionados al estudio de implantación de sistemas ERP. Enbase a un modelo de taxonomía se clasificaron los artículos de acuerdo a los siguientes enfo-ques: Método # Estudios % Estudio de caso 31 48 % Estudio de campo 22 34 % Estudio conceptual 11 17 %De la compilación de información, 30 estudios aportaron expresamente elementos en relacióna los FCE en la implantación de sistemas ERP de acuerdo a la siguiente distribución: Método # Estudios % Estudio de caso 14 47% Estudio de campo 10 33% Estudio conceptual 6 20%Finalmente en todos los trabajos analizados se destacan 69 FCE propuestos por los diversosautores. Si bien en este trabajo sobre estudios relacionados con FCE de la implantación utilizanmayoritariamente el estudio de casos, a medida que transcurre el tiempo este tipo de métodotiende a ser reemplazado por métodos cuantitativos.Los estudios de casos sirven para generar teorías, formular modelos o desarrollar un marcoteórico, especialmente en el ámbito de los fenómenos complejos y dinámicos. En general sedice que los estudios de casos son a menudo punto de partida de otros análisis orientados alcontraste de hipótesis. Mayoritariamente el tipo de diseño utilizado el número de casos pro-medio es de 4 organizaciones por estudio y normalmente no se utiliza un caso piloto.En relación a los trabajos de campo, la recolección de datos se realizó mayoritariamente através de encuestas. El tamaño de la muestra de estos estudios presenta una alta dispersión.Los investigadores indicaron que la mediana 96 y el percentil 75 de 142 entregan una aproxi-mación al tamaño más frecuente.La implementación de sistemas ERP es un fenómeno complejo relacionado con las tecnologíasde información, en el cual existe un gran cuerpo de conocimiento consistente en folklore ba-sado en suposiciones no examinadas ni probadas científicamente.Por eso se destaca, por su rigurosidad científica, el trabajo de Stratman y Roth (2002). Estosautores definen y hacen operativas un grupo de habilidades y experiencias profesionales del 3
  4. 4. tipo administrativas, técnicas y organizacionales puestas como antecedentes al mejoramientodel rendimiento del negocio, luego que un sistema ERP esté operativo y funcionando en formaestable (éxito de la implantación del sistema ERP). El trabajo de S&R tienen las siguientes forta-lezas: • Identifica los factores de éxito a través de un riguroso procedimiento científico (visitas, entrevistas, revisión de literatura y utilización de opiniones de expertos). • Define y expone con claridad los factores identificados. • Hace operativos estos factores a través del desarrollo de un conjunto de escalas de medida que posibilitan la realización de investigación empírica.2 Factores Críticos de Éxito (FCE)# FCE SIGNIFICADO1 Planificación estratégi- Ayuda a asegurar que las metas de desarrollo de las TI estén ca de las TI alineadas con las necesidades de la organización. La claridad de las metas y objetivos del proyecto es un FCE. Antes de par- tir con el proyecto, los gestores deben preguntarse si existe una visión clara y objetivos cuantificados a alcanzar. EN caso contrario, sin una conexión estratégica el ERP hará lo que los técnicos creen que debe hacer, lo cual no es necesariamente lo mejor para la empresa.2 Compromiso ejecutivo Está referido a la buena disposición de la alta dirección con el principal responsable de TI y a la asignación de los recursos requeridos para el buen fin de la implementación. Es un factor recurrente en la implantación a gran escala de nuevos proce- sos y de TI. La implementación de un ERP debe ser para el director general equivalente a construir una planta. Es este ejecutivo quien debe considerar la alienación entre la imple- mentación y la visión estratégica, asegurándose que todo el equipo de dirección lo entienda. Si la alta dirección no empuja activamente el proyecto de implementación del ERP hay pocas esperanzas de su éxito.3 Gestión de proyecto Involucra el uso de habilidades y conocimiento para planear, coordinar y controlar las complejas y diversas actividades que componen un proyecto. Se trata de habilidades funcionales (entender cómo funciona la organización), técnicas (entender cómo opera la tecnología ERP) e interpersonales. 4
  5. 5. 4 Habilidades en TI Son necesarias para configurar y mantener sistemas de infor- mación que apoyen a la organización, su carencia es un impe- dimento para integrar TI modernas. La importancia de estas habilidades se manifiesta en relación a las necesidades de integración de sistemas, adaptación del software ERP, pruebas de software, corrección de fallas, migración de datos, estanda- rización y adecuación entre software y hardware.5 Habilidades en proce- Representan las destrezas para entender como opera el nego- sos de negocios cio y para predecir el impacto de una decisión o acción en particular en el resto de la empresa. Los problemas surgen cuando no se piensa en los procesos de negocios como un todo y se separan por secciones dentro de las empresas. Para alcanzar las ventajas que otorga un ERP se debe hacer durante su implementación una análisis de de los actuales procesos de negocios, con el fin de identificar las potenciales posibilidades de re diseño y no solo diseñar un sistema que realice técnica- mente mejor un mal proceso.6 Entrenamiento en ERP Es el proceso de enseñanza a los diversos grupos de usuarios a utilizar el ERP en sus actividades diarias. La carencia de entre- namiento es fuente de problemas en la implementación.7 Aprendizaje El aprendizaje organizacional es una fuente de ventaja compe- titiva sostenible y el conocimiento adquirido a través de el juega a los efectos de rendimiento de la empresa. Específica- mente, las competencias de aprendizaje para identificar las técnicas de mejoramiento continuo, son antecedentes de me- jora del rendimiento de la empresa luego de la implementa- ción de un ERP.8 Predisposición para el La implementación de un ERP implica cambios a gran escala cambio que pueden ser resistidos por los empelados de la organiza- ción. La resistencia al cambio no es solo un gran impedimento para el proyecto de implementación, sino que imposibilita alcanzar los beneficios esperados cuando el sistema está en operación. Debido a lo anterior, desarrollar estrategias para sobrepasar la resistencia a los cambios en la operación es un factor clave para una implementación exitosa. 5
  6. 6. 3 Éxito de implementación ERPDos expertos en ERP, Delone y McLean, validaron un modelo para medir el éxito en cuatrodimensiones. Modelo original Modelo modificado Impacto individual Beneficios netos Impacto organizacional Calidad de la información Calidad de la información Calidad del sistema Calidad del sistema Calidad de servicioEste modelo fue modificado por los mismos autores para mejorar la medición de las conse-cuencias de implementar un ERP.# Éxito de implementación Significado1 Calidad del sistema Esta dimensión se centra en las características del sistema de procesamiento de información en si mismo. Las carac- terísticas que se asocian son productividad, portabilidad, fiabilidad y facilidad de uso.2 Calidad de información Se centra en las características de la información que produce el sistema, fundamentalmente en forma de in- formes o reportes. La evaluación de la calidad se asocia a que sea utilizable, concisa, comprensible, pertinente, esté disponible y en formato correcto.3 Calidad de servicio Captura la calidad del servicio que la función SI otorga a la organización. Los factores que miden son tangibilidad, fiabilidad, capacidad de respuesta y seguridad.4 Beneficios netos Mide los efectos positivos del sistema de información para un contexto determinado (en este caso la organiza- ción). 6

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