Webcast manejo financiero de proyectos con project desktop 2013

Manejo Financiero de Proyectos
con Microsoft Project 2013
MVP Webcast Series 10/Sep./2014
Presentador: Javier D’Labra, PMP/MVP/MCITP

Manejo financiero de proyectos en Project Desktop 2013 jdlabra@pmo-online.net
¿Quién es Javier A. D’Labra?
Es Licenciado en Física y Matemáticas por parte del Instituto Politécnico Nacional
(México), y tiene un Diplomado en Planeación Estratégica y Gobernabilidad de
Tecnologías de Información por parte de la Universidad Iberoamericana.
Cuenta con más de 25 años en el área de Sistemas y 18 años en la práctica de
Administración de proyectos, ostenta diversas certificaciones asociadas a la
Administración de Proyectos y Tecnologías de Información.
Trabajó en empresas como: EDS, Structure Intelligence, Mexicana de Aviación,
Tribasa, Metronet, Telmex, etc. Siendo su última posición la de SSP de EPM
(2004-2011) para Microsoft México.
Es creador del método Optisa de Administración de Proyectos, y colabora con
diversos socios, para implementaciones y capacitaciones.
Actualmente es v-SSP para Project y Visio, y en julio del 2014 fue aceptado como
MVP de Project por parte de Microsoft, siendo el primer hispanoamericano en
contar con dicha certificación.
Junto con Microsoft ha dando diversos webcast para clientes de LATAM, y es el
desarrollador de soluciones para MAAGTICSI, PMO y Planeación Estratégica.

¿Qué es Microsoft Project
2013?
Microsoft Project 2013 es una suite de aplicaciones enfocadas
en la Administración de Proyectos Empresariales, con
capacidades para la Gestión del Portafolio de Proyectos y la
Gestión de Proyectos.
Colaboración
de equipos
Administración
de recursos
Administración
de proyectos
Optimización
del portafolio
Su potencialidad radica en:
Y esta formada por:
Project Server 2013Project Online 2013Project Desktop 2013

¿Qué es el manejo financiero
propuesto por MS Project 2013?
Todo proyecto tiene implicaciones financieras, mismas que
pueden ser analizadas desde diversos puntos de vistas, en
este caso se considera:
• Estandarización de la estimación de costos y beneficios
La facilidad para apoyar en la captura de los costos estimados
para la realización de proyecto, mismos que deberán ser
considerados para poder evaluar el proyecto contra otros
proyectos propuestos.
Funcionalidad se integra en:
Project Server 2013
Project Online 2013

• Análisis de restricciones de costos
La facilidad para apoyar en la responsabilidad de decidir que
proyectos reciben presupuesto que los autoriza para su
realización, revisando los proyectos del portafolio que
compiten por recursos económicos y humanos.
Funcionalidad se integra en:
Project Server 2013
Project Online 2013

• Visibilidad para seguimiento de costos
La facilidad para visualizar y comparar los costos planeados vs
los costos actuales, a fin de tomar acciones preventivas y
correctivas.
Esta funcionalidad comprende la estimación de los costos de
las tareas para poder comparar contra el presupuesto
asignado por la Alta Dirección.
Funcionalidad disponible en:
Project Server 2013Project Online 2013Project Desktop 2013

¿Cuál seria el modelo financiero
soportado por MS EPM 2013?
Estimacióndecostos
Presupuestodelproyecto
Caso de
negocio
Aprobación
del
portafolio
Costeodetareas
Planeación
del
Proyecto
Reserva
Aplicacióndepagos
Ejecución
de trabajos
Análisisfinanciero
Control del
proyecto
Plandebeneficios
Cierre del
proyecto

¿Qué se tiene considerado en
MS Project Desktop 2013?
Las versiones de Project para el escritorio consideran el
manejo de los costos a nivel: Tarea, Recurso y Proyecto.
Tarea: Permite considerar los costos fijos y los variables (en
base a los recursos), así como calcular el valor económico de
trabajo realizado a fin de compararlo contra el costo
planeado.
Recurso: Permite establecer los costos de recursos materiales
y humanos que se aplicarán a las tareas.
Proyecto: Permite asignar el presupuesto y poder comparar
contra los costos que se dan en el proyecto.
* En un cronograma la tarea 0 es la Tarea de resumen del proyecto, es
decir, esta tarea totaliza los datos de las tareas contenidas en el
cronograma y permite conocer el total de: costo, trabajo, duración, etc.

¿Qué tipos de recursos se pueden
manejar en MS Project Desktop?
Los tipos de recursos disponibles son:
Trabajo: Se aplica para los recursos humanos que
estarán generando un costo para el proyecto, dicho
costo puede ser por: Hora, Día, Semana, Mes, etc.
Materiales: Se aplica para los recursos materiales,
licencias, equipos, etc., que se estarán usando para las
tareas del proyecto, estos recursos generan un costo
por la cantidad de materiales que se utilicen en las
tareas.
Costo: Permite asignar el presupuesto y poder
comparar contra los costos que se dan en el proyecto.

¿Cómo se definen los recursos en
MS Project Desktop?
En la vista de “Hoja de Recursos” se definen los recursos que pueden
emplearse en el proyecto indicando su Grupo, en este caso se muestra un
ejemplo de recursos.
Hemos agregado dos campos a la vista default: Área y Presupuesto
El campo personalizado de Área: Nos permitirá indicar en que
departamento trabajan los recursos humanos que asignaremos.
El campo default de Presupuesto: Permite indicarle a MS Project que este
recurso (de tipo Costo) se utiliza para indicar un presupuesto y nos
ayudará a agrupar los recursos que dependan de dicho presupuesto.

¿Dónde asigno el presupuesto en
MS Project Desktop?
Primeramente en la “Vista de Gantt” se debe asignar los recursos
presupuestados a la Tarea resumen de proyecto, esto solamente es
posible si los recursos tienen activada la opción de Presupuesto.

MS Project Desktop?
Posteriormente en la vista de “Uso de tareas” podremos visualizar dos
secciones en la pantalla, la del lado izquierdo contiene los campos de la
tarea y sus recursos, en esta sección agregaremos el campo de “Costo
Presupuestado (Budget Cost)”.

MS Project Desktop?
Y ahora en la sección del lado derecho agregaremos el detalle de “Costo
Presupuestado”, con lo cual en esta sección podremos indicar el
presupuesto asignado para los períodos establecidos en el proyecto,
indicando para cada recurso de presupuesto, el monto presupuestado en
este ejemplo para cada mes.
Se puede apreciar que a medida que se actualiza la sección derecha, los
presupuestos se actualizan en la sección izquierda.

¿Dónde verifico el presupuesto en
MS Project Desktop?
En la “Vista de Gantt” se agrega el campo de Costo Presupuestado, y se
desplegará el total del presupuesto, que en este caso mostrará la suma de
los montos indicados para cada recurso de presupuesto.
Posterior a ello podemos asignar los demás recursos a las tareas del
proyecto, lo cual actualizará el costo del proyecto.
* De manera muy similar también se puede establecer el presupuesto de
horas de trabajo para el proyecto, haciendo referencia al Trabajo
Presupuestado.

¿Qué campos de MS Project
Desktop se usan para costos?
Los campos default más usados para el manejo de costos son:
Costo (Tarea): Permite indicar de manera directa el costo de la tarea, sin
embargo se ve incrementado por los costos fijos y los costos de los
recursos.
Costo fijo (Tarea): Permite indicar un costo fijo prestablecido para la
realización de la tarea.
Costo por uso (Recurso): Permite asignar el costo que se tendrá cada vez
que se utilice el recurso en alguna de las tareas del proyecto.
Tarifa Estándar (Recurso): Permite asignar la tarifa normal del recurso ya
sea por: hora, día, mes, etc.
Costo previsto (Tarea): Contiene el costo original respaldado en la Línea
Base.
Variación de costo (Tarea): Es la diferencia entre el Costo y el Costo
previsto.
* En Microsoft Project se tiene la facilidad de definir nuevos campos y
poder emplearlos para desarrollar mecanismos alternativos de control.

¿Qué tipos de campos de MS
Project Desktop se pueden definir?
Los tipos de campos que se tienen para definir a nivel tarea o
recurso son:
Costo: Permite asignar un valor para costos adicionales a
los default, se dispone de manera predefinida de
Costo1..Costo10.
Número: Permite asignar valores numéricos, se dispone
de manera predefinida de Número1..Número 20.
Texto: Permite asignar valores textuales, se dispone de
manera predefinida de Texto1..Texto30.
Fecha: Permite asignar valores de fecha, se dispone de
manera predefinida de Fecha1..Fecha10.
Lógico: Permite asignar valores lógicos (Verdadero/Falso),
se dispone de manera predefinida de Marca1..Marca20.

¿Se dispone de algún ejemplo de
definición de campos?
Ejemplo: Costo de recursos
Se genera un campo de tipo Costo (eligiendo para este caso
Costo1), y se le asigna una formula= Costo – [Costo Fijo].

¿Dónde se asignan los recursos en
MS Project Desktop?
Una vez definido el presupuesto del proyecto y definidos los
recursos, en la “Vista de Gantt” se pueden asignar los
recursos por medio del botón “Asignar recursos” a las tareas
de detalle, y de manera automática MS Project calculará el
costo del proyecto.
Antes de poder pasar a la etapa de ejecución del proyecto y
establecer la Línea Base del proyecto, es recomendable
revisar los datos financieros, para ello la Tarea de resumen del
proyecto nos permite consultar la información resumida.

¿Existe otra opción para consultar
los datos financieros?
En la “Vista de Uso de Recursos” se puede visualizar una
comparativa entre el presupuesto y el costo por cada uno de
los recursos.
Para ello se recomienda agrupar por el Grupo de recursos.

¿Dónde se establece la Línea Base
para futuras comparaciones?
En la “Vista de Gantt” utilizando la pestaña de
Proyecto, se puede establecer la Línea Base para todo
el proyecto o solamente para tareas seleccionadas,
con ello podremos visualizar en la “Vista de
Seguimiento” dos líneas para cada tarea, una
indicando los datos normales y otra indicando los
valores de la Línea Base, incluyendo el presupuesto.

¿Cómo se afecta el costo del
proyecto en MS Project Desktop?
A medida que se tienen avances en las tareas se actualizan
en su porcentaje de avance, y en caso que se haya cambiado
la duración, el trabajo y/o cantidad de materiales, MS Project
calcula el nuevo costo de las tareas y del proyecto:
* Se recomienda como una buena práctica para actualizar la información
utilizar el botón de “Actualizar tarea” de la Pestaña de Tareas.

¿Qué compone el costo del
El costo se descompone en dos valores, los cuales están
almacenados en los campos:
Costo Real: Es el valor obtenido de la formula= Costo * [%
Avance]
Costo Restante: Es el valor obtenido de la formula= Costo –
[Costo Actual].

¿Cómo se refleja la variación con
respecto a la Línea Base?
Una vez establecida la Línea Base MS Project Desktop
actualiza el campo de Variación de Costo en caso que se
diera un cambio en el costo de alguna de las tareas o del
proyecto.
De manera que de forma muy sencilla se puede comparar el
Costo Previsto con el Costo.

¿Cómo reflejo el gasto real del
MS Project depende de la actualización manual de dicho
dato, para ello podemos definir dos campos tipo Costo y
renombrarlos como:
Pago Realizado: Que se utilizará para capturar el monto
pagado de las tareas (o grupos de ellas).
Por Pagar: Para reflejar la diferencia que esta pendiente por
cubrir, mediante la formula= Cost – [Pago Realizado].

¿Algún comentario con respecto al
valor ganado?
MS Project Desktop incluye los campos para aplicar el método del
valor ganado, por medio de los campos:
ACWP (CRTR): Costo presupuestado del trabajo realizado, que se
da por la formula= Costo * [% Avance]
BCWP (CPTP): Costo presupuestado del trabajo planeado, que se
da por la formula= [Costo previsto] * [% Avance]
CPI (IRC): Índice de rendimiento de costo, que se da por la
formula= BCWP/ACWP
* Se requiere tener costeadas las tareas y establecida la Línea Base para
su correcta aplicación.

¿Qué beneficios me da el valor
ganado?
Permite interpretar de manera financiera los avances del
proyecto, y establece un mecanismo de interpretación del
desempeño del proyecto (rendimiento).
Para ello usando un campo tipo Número se utiliza la formula
= CPI, y se le define un indicador gráfico, por dar un ejemplo:
Lo que nos genera un campo gráfico.

¿Algún mensaje especial sobre el
manejo financiero?
MS Project Desktop incluye varios reportes que contienen
información financiera de los proyectos, y que se pueden
ajustar de manera muy sencilla para diversos entornos, es
una invitación que se hace para revisarlos y utilizarlos en el
día a día.

¿Qué podemos resumir de MS
Project Desktop 2013?
MS Project Desktop es una aplicación que permite:
- Definir los presupuestos del proyecto
- Indicar los recursos asociados al proyecto
- Establecer los costos del proyecto
- Dar seguimiento de los costos asociados al proyecto
- Aprovechar el método del valor ganado
- Generar nuevos campos para gestionar información
financiera del proyecto
- Consultar reportes prestablecidos de los costos

¿Y si tengo Dudas?
Si más adelante se tiene alguna duda o se desea la
presentación, solamente solicítela enviando sus datos al
email: jdlabra@pmo-online.net, y con gusto se la
compartiremos.
También puede consultar nuestra comunicada en Facebook
Administrando proyectos con MS Project
Hasta la siguiente y …¡GRACIAS!

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