Actividad semana 2 SENA

1. Jenny Ramirez Ibarra
ACTIVIDAD N° 2
Elaborar una presentación creativa que contenga lo siguiente:
1. Diferencias y características de dato, información y documento.
2. Solución del caso de contextualización.
3. Pantallazo del ejercicio interactivo
4. Descripción de los puntos del foro.
DESARROLLO
Por medio del siguiente link de la presentación en prezi hago envió de la actividad
semana 2
https://prezi.com/umxi_bnzv1xv/actividad-2/

2. Jenny Ramirez Ibarra
1. Diferencias y características de dato, información y documento.
EL DATO: es un elemento pequeño de gran importancia, y la falta de uno sólo,
puede distorsionar el contenido de la información, los datos se deben recolectar,
procesar y transformar finalmente en información.
Se caracteriza por su representación la cual puede ser a través de un símbolo,
letra o número para así identificar una cualidad. Estos se pueden clasificar según
su funcionalidad en numéricos, en cadena y lógicos.
LA INFORMACIÓN: es un conjunto de datos, debidamente organizados, que
apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad. Se caracteriza por
transmitir un mensaje, el cual lleva a la toma de decisiones, tanto a nivel personal
como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una
solución.
Se puede clasificar en: personal, institucional y documental
DOCUMENTO: es el material que contiene la información necesaria para realizar
la transmisión del conocimiento humano, es la materia prima del archivo la cual es
una pieza clave, para poder dar el curso adecuado a la gestión del documento y
su ubicación.
Se caracteriza por su naturaleza, contexto personal o entidad que los origina, los
cuales pueden ser de origen interno o externo.
2. Solución del caso de contextualización.
* Textuales: Notas, borradores y apuntes rápidos.
* Gráficos: Mapas, dibujos y planos.
* Imagen: Fotografías y cuadros.
* Cinta: Cintas magnéticas, videos.
* Otros Soportes: Discos duros.
3. Pantallazo del ejercicio interactivo

3. Jenny Ramirez Ibarra
4. Descripción de los puntos del foro.
Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de
forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de
un dato:
R/: Bueno en mi opinión las tres etapas están correlacionadas pues al unirlas
realizan una sola función para llegar a un mismo fin.
La recolección: indica la entrada de datos o información a una entidad, empresa
u organización, siendo este la técnica utilizada para la obtención de dichos datos.
El procesamiento: es la asimilación, organización y clasificación de los datos
ingresados
La transformación: viene siendo el producto final obtenido es decir, el orden de la
información ya clasificada y necesaria que se requiere en la empresa.

4. Jenny Ramirez Ibarra
b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el
contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la
administración documental.
R/: Correspondencia comercial: Son necesarias debido a que estas
correspondencias nos ayudan a llevar un registro de actividades dentro y fuera de
la empresa donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma. Es
decir, esta permite la elaboración de cartas comerciales, informes ejecutivos,
informes presupuestales y circulares.
Documentos contables: Son importantes porque en ellos reposa todo lo
relacionado con las actividades comerciales, es donde se ve reflejado la situación
financiera de la empresa, la cual da a conocer la legalidad del funcionamiento de
la empresa y su productividad. Algunas de las entidades manejan un libro de
contabilidad para apuntar dichos registros.
Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones
físicas cobran caracteres diferentes en forma y expresión, estos documentos se
deben archivar con suma responsabilidad por el hecho de contener datos
considerados confidenciales y esenciales para el funcionamiento de la empresa
como lo son las actas, las certificaciones, las escrituras.
Documentos legales: Son los documentos de gran importancia dentro de una
empresa, debido a que en ellos encontramos el manejo de la información de datos
personales, así como la legalidad de la misma y el buen proceder dentro de la
empresa.
c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este
contenido y explique el porqué de sus aportes.
R/: Poner en práctica lo aprendido para mejorar en la administración de
documentos, pues en el área de archivo llegan todos los días documentos sin
ningún orden y somos nosotros los que debemos darle una recolección,
procesamiento y transformación a los mismos para darle un apoyo a la gestión
administrativa a la entidad.
Promover la capacitación sobre el tema para poder llevar un buen registro de
archivos y manejo de documentación, manipulado siempre por una persona
capacitada que pueda manejar los procedimientos, trámites y consultas de los
mismos.