My presentation in C´5 2nd annual forum on Anti-Corruption Madrid , 29th of September 2015

1. PROGRAMA DE COMPLIANCE
Madrid, 27 Abril de 2015
Jose Manuel Garcelan 1
Practical Discussion on The Compliance Function under the Spanish Criminal
Code: What is the Optimal Compliance Structure?

2. Bio Introduction
An experienced Ethics & Compliance Director, supported by a wide
background occupying positions of increasing responsibility in
Compliance, Ethics, Privacy and Finance and in other functions in the
Internal Control and optimization of resources. Experience in successful
implementation and management of robust integrated customized
compliance programs across various countries.
Jose Manuel Garcelan
es.linkedin.com/in/JoseManuelGarcelan

3. Madrid, 27 Abril de 2015
Jose Manuel Garcelan 3
AGENDA
Compliance Function under the Spanish Criminal Code
• COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM
• COMPLIANCE STRUCTURE
• COMPLIANCE COMPONENTS
• Function
• Committee
• CECO Role
What is the Optimal Compliance Structure?

4. PROGRAMA DE COMPLIANCE
Madrid, 27 Abril de 2015
Jose Manuel Garcelan 4
Compliance Function under the
Spanish Criminal Code
COMPLIANCE
MANAGEMENT
SYSTEM

5. Jose Manuel Garcelan 5

6. Jose Manuel Garcelan 6

7. Jose Manuel Garcelan 7
INTRODUCCIÓN A LA CONVERGENCIA

8. Jose Manuel Garcelan 8
ISO 19600

9. Jose Manuel Garcelan 9

10. PROGRAMA DE COMPLIANCE
Madrid, 27 Abril de 2015
Jose Manuel Garcelan 10
COMPLIANCE STRUCTURE

11. 27/04/2015 Jose Manuel Garcelan 11

12. Jose Manuel Garcelan 12

13. Jose Manuel Garcelan 13

14. Jose Manuel Garcelan 14

15. Jose Manuel Garcelan 15

16. Jose Manuel Garcelan 16

17. Jose Manuel Garcelan 17

18. PROGRAMA DE COMPLIANCE
Madrid, 27 Abril de 2015
Jose Manuel Garcelan 18
COMPLIANCE COMPONENTS
(Definitions, roles, and responsibilities)

19. Función de cumplimiento
La función de Compliance, trabajando conjuntamente con la dirección, debe ser responsable de:
• Identificar las obligaciones de compliance, con el apoyo de los recursos necesarios, y traducir
esas obligaciones en políticas, procedimientos y procesos viables.
• Integrar las obligaciones de compliance en las políticas , procedimientos y procesos existentes.
• Proporcionar u organizar apoyo formativo continuo a la plantilla para garantizar que todos los
empleados relevantes son formados con regularidad.
• Promover la inclusión de responsabilidades de compliance en las descripciones de puestos de
trabajo y en los procesos de gestión del desempeño de los empleados;
• Poner en marcha un sistema de información y documentación de Compliance
• Desarrollar e implementar procesos para gestionar la información, tales como las
reclamaciones y/o comentarios recibidos de líneas directas, un canal de denuncias u otros
mecanismos.
• Establecer indicadores de desempeño de Compliance y supervisar y medir el desempeño de la
función
• Analizar el desempeño para identificar la necesidad de acciones correctoras
• Identificar riesgos de Compliance y gestionar aquellos riesgos que relacionados con terceras
partes, tales como proveedores, agentes, distribuidores, consultores y contratistas
• Asegurar que el sistema de gestión de compliance se revisa a intervalos planificados
• Asegurar que hay acceso a un asesoramiento profesional adecuado para el establecimiento,
implementación y mantenimiento del sistema de gestión de compliance
• Proporcionar a los empleados acceso a los recursos de los procedimientos y referencias de
compliance
• Proporcionar asesoramiento objetivo a la organización en materias relacionadas con
Compliance.
Jose Manuel Garcelan 19

20. Jose Manuel Garcelan 20
Cuando se asigne la responsabilidad de gestión de compliance, se debe considerar la
forma de asegurar que la función de compliance no tiene conflictos de interés y que ha
demostrado:
• Integridad y compromiso con Compliance
• Habilidades de comunicación eficaz y de capacidad de influencia
• Capacidad y prestigio para que sus consejos y directrices tengan aceptación
• Competencia necesaria.
Los principios rectores de la función de Cumplimiento son:
Independencia: (con lo que ello conlleva: acceso a máximo nivel, distanciamiento de las
funciones de negocio, acceso directo a toda la información que precise, etc).
Autonomía: (Exige: establecimiento, gestión y seguimiento de los procesos definidos en
el CMS, etc).
Proporcionalidad:
Función de cumplimiento

21. Comité de Compliance
• Cumple una función visible en promover el Compliance
• Alineados con los objetivos de Compliance Globales, aprueba e implementa
los objetivos y las métricas anuales de las operaciones.
• Identifica áreas de alto riesgo y establece planes de acción para afrontarlas
adecuadamente.
• Revisa el desarrollo de las prácticas de negocio nuevas en la subsidiaria para
asegurarse un comportamiento adecuado, una formación correcta y unos
controles pertinentes.
• Se reúne con regularidad, para controlar la evaluación del riesgo, los
programas de Compliance y la evolución con respecto a los objetivos, así como
justificar planes de acción para abordar los temas y necesidades de
Compliance.
• Implementa iniciativas de formación y programas de Compliance
obligatorios.
• Define iniciativas y acciones disciplinarias como apoyo a un programa de
Compliance eficiente.
• Puntualmente, escala problemas relacionados con Compliance.
• Asigna recursos adecuados para implementar el programa de Compliance
local.
• Hace seguimiento del dasboard y métricas de Compliance y de los informes
de Compliance . Jose Manuel Garcelan 21

22. Jose Manuel Garcelan 22
• Asesora al negocio para implementar satisfactoriamente programas de
Compliance, siguiendo los ocho puntos claves del "programa de Compliance
efectivo".
• Facilita y supervisa la implementación de planes aprobados de Compliance y
su integración en la práctica diaria del negocio.
• Evalúa y propone procesos ágiles orientados al negocio, basados en las
necesidades del país y alineados con los requerimientos de Legal.
• Evalúa áreas de riesgo en colaboración con Global Risk Dep., Ventas,
Marketing, Medico, Legal,…
• Sirve como contacto inicial con la Dirección de Compliance, elaborando los
diferentes informes (Métricas, Dashboard, Risk Assessment,.etc…)
• Comparte buenas prácticas con otros.
• Da su opinión según se desarrollan nuevas prácticas de negocio, con el objeto
de asegurarse que se ajustan a Compliance.
• Desarrolla, según se necesite, templates de los SOPs locales y hace
seguimiento de su implementación.
• Asegura que exista una comunicación apropiada de los planes de
Compliance.
Chief Ethics & Compliance Officer

23. The greatest protection against corruption is
an effective compliance program.
Jose Manuel Garcelan 23