Vepaco Operaciones - Reporte Estatus Dpto Operaciones - May a Nov 2012

Reporte Estatus
Departamento de Operaciones
Mayo a Noviembre 2012

Presentado por:
Joan Zurilla
Dirección Operaciones
Vepaco.com
Jzurilla@vepaco.com.ve
Joan.Zurilla@gmail.com
Vzla: +58.412.3202120
USA: +1.954.4396414

Palabras de EBetancourt
Visión:
“Recobremos el valor que tuvo VEPACO. Proyectémonos hacia el
futuro & conquistemos el mercado en Venezuela, & poco a poco
tener alcance en toda Latinoamérica, Europa, & Asia. El mundo
nos quedara chico.” !

Misión:
“Debemos conocer con claridad quiénes somos & tener en
cuenta cual es nuestro Norte. Cada vez que un objetivo se
marque, va a ser el piso de una siguiente meta, no el techo.”

Valores:
Honestidad, Ética, Lealtad, Compromiso, Identidad, Trabajo en
Equipo, Eﬁciencia & Eﬁcacia, Servicio al Cliente e Innovación.

Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 2

Objetivo General
Se pretende transformar la actual empresa
Vepaco en una organización altamente
competitiva, cumpliendo las necesidades
primarias de los clientes que hoy utilizan la
publicidad exterior como medio de
comunicación masivo, a través de la generación
de sistemas que brinden el mayor alcance &
frecuencia a bajo costo, con excelente calidad
de servicio, para así generar un mayor GRP,
tanto para Vepaco como para el Cliente.

Situación Interna !
Actual General
Debemos evolucionar a una organización
Institucional Corporativa, continuando con
una dirección de toma de decisiones
centralizada, pero a su vez proporcionar
todos los recursos humanos, tecnológicos,
mecánicos, & estratégicos, no sólo en oﬁcina
principal sino en todas las sucursales a nivel
nacional.


Situación Interna !
Actual General
!   Necesidad de fortalecer la capacidad gerencial: !
“La gerencia es fundamental. Con generación de innovación, desarrollo de
la investigación & desarrollo humano, una gerencia tendrá́ lo necesario para
verter suficiente riqueza para la compañía.” ~Enrique Betancourt
!   Alto nivel de competencia: !
Muchas personas luchando por el mismo objetivo nos obliga a ser los más
rápidos & estar delante de la competencia.
!   Cliente selectivo: !
Es nuestro motor de negocio. Debemos ganarnos al cliente & brindarle
confianza, seguridad & fidelidad.
!   Pérdida de la Cultura Corporativa: !
Asumir sentido de pertenencia con VEPACO, sentir que la compañía es
nuestra.
!   Pérdida de rumbo: !
No sabemos a dónde vamos. Vamos a trabajar pero no existe un Reason
Why.

Matriz FODA


Responsabilidades: !
Creación & Entrega de Reportes

Los reportes deben ser entregados de forma
continua para asegurar el establecimiento de
indicadores, los cuales nos van a permitir identificar
la situación actual tanto del equipo de Operaciones,
como de la compañía dentro de su industria de
publicidad exterior.

Esta disciplina nos brindará una guía clara para la
identificación de nuestro alcance !
& planificación de próximos objetivos.

Contenido De La Presentación
1.  Gerentes Sucursal: c.  Reporte Recolección Lámparas Parque De Vallas
a.  Estatus Mensual: Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus 4.  Coordinación Sitios Por Sucursal:
Inventario) & Registro Solicitudes De Pago
1.  Reporte Actualización Del Parque De Vallas De La
b.  Estructura del Departamento
Sucursal Para OMM
c.  Actualización de Manuales
2.  Reporte Estatus De Arrendadores
d.  Estatus Sucursales
e.  Personal Obrero 5.  Coordinación Operaciones Nacional:
f.  Mantenimiento Del Parque De Vallas 1.  Reporte Planificación & Gestión Instalación
2.  Registro De Relación De Gastos
2.  Jefes De Operaciones Por Sucursal:
3.  Casos Específicos & Situaciones Especiales
a.  Presupuesto Para Mantenimiento Del Parque De Vallas
b.  Presupuesto Para Mantenimiento De Las Paradas De 4.  Reporte Fotográfico Consolidado A Nivel Nacional Por
Campaña
Autobús
c.  Presupuesto Para Retirar Unidades Vs. Mantenimiento 6.  Coordinación Sitios Nacional:
Integral 1.  Reporte Actualización OMM Consolidado A Nivel
d.  Verificación Mensual De Unidades En Temporal Nacional
e.  Reporte Diario Planificación & Gestión Instalación Para 2.  Reporte Estatus De Arrendadores Consolidado A Nivel
Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas De Autobuses Nacional
f.  Capacidad Instalación & Unidades Activas 7.  Gerentes Producción:
g.  Reporte Estatus Del Inventario De La Flota De Vehículos 1.  Reporte Estatus De Producción
De Cada Sucursal
2.  Reporte Estatus De Inventario En XL Imagen De:
h.  Reporte Del Estatus Inventario Material Hierro
Materiales, Herramientas, Servicios, Mantenimiento &
i.  Reporte Unidades A Convertir: Juniors & Especiales Repuestos!
Menores
j.  Reporte Lonas Desinstaladas 8.  Proyecto GPS
k.  Plan De Mejora De Seguridad De La Sucursal / Instalación 9.  Modelo LTS
Videocámaras 10.  Flujo de Proceso de Una Venta a Nivel de Operaciones
3.  Coordinación Operaciones Por Sucursal: 11.  Creación del Presupuesto del Departamento
a.  Estatus De Inventario De: Partes De Unidades, 12.  Protocolo a Seguir en la Utilización del Correo Electrónico
Herramientas De Trabajo, & Materiales De Seguridad Corporativo
b.  Reporte Fotográfico Consolidado De La Sucursal Por 13.  Directrices De Vestuario De Trabajo
Campaña


Responsabilidad Reportes:
Gerentes Sucursal
Estatus Mensual: !
Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) !
& Registro Solicitudes de Pago
a. Apoyo: Gerencia Nacional Operaciones & Dirección
Operaciones!
b. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional
Operaciones: Entre los primeros 5 días de cada mes!
c. Detalles de la última comunicación:
De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>
Fecha: 21 de noviembre de 2012 13:34
Asunto: Re: [Importante] Caja Chica / Fondo Operativo (Estatus Inventario) / Registro Solicitudes
de Pago
Para: operacionesgerentes@vepaco.com
Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Reddy Mendez <rmendez@vepaco.com>, Enrique
Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Enrique Vitali <enriquevitali@vepaco.com>, murbina
<murbina@grupoimagen.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>


Gerentes Sucursal
Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus
Inventario) & Registro Solicitudes de Pago
Se aprobó, a través de la Vicepresidencia de Admin
& Finanzas, la asignación de VEB 2.000,oo
mensuales como Caja Chica.
Estos les serán transferidos automáticamente entre
los primeros 5 días de cada mes, comenzando en el
mes de septiembre, a las cuentas corrientes de los
gerentes de sucursal mientras se estudia la
posibilidad de retomar cuentas bancarias
corporativas.

Gerentes Sucursal
Las normas para su utilización son las siguientes:
! Sólo podrá utilizarse para la compra en efectivo de bienes & servicios
indispensables para garantizar el buen funcionamiento de las áreas de cada
sucursal, los cuales deban realizarse de forma inmediata & no justifiquen la
elaboración de un Solicitud de Pago u Orden de Compra o Servicio.
!  No podrá utilizarse para bienes/servicios que excedan los VEB 2.000.oo O
para pagos fraccionados. En casos donde los bienes/servicios tengan un costo
mayor al disponible en la Caja Chica, sí se deberá elaborar una Solicitud de
Pago con su respectiva justificación (cotización/factura).
!  Para el seguimiento & control de los fondos de la Caja Chica, se deberá llevar
un registro mensual que contenga descripción de todo su movimiento, para
así poder controlar & cuantificar la eficiencia de la Caja (adjunto reporte
propuesto de estatus).
!  La responsabilidad del manejo & control de la Caja Chica es de
Administración & Gerencia de cada sucursal.

Gerentes Sucursal
Cabe destacar las diferencias entre Caja Chica (Responsabilidad: Administración) &
Fondo Operativo (Responsabilidad: Coordinación de Operaciones & Gerencia).
La Caja Chica aplica para bienes & servicios tales como:
! Artículos de limpieza e higiene
!  Carpetas para archivar documentos (expedientes de clientes) Estacionamientos
!  Gasolina para los vehículos de la operación
!  Engrapadoras, clips, pegas, cinta adhesiva, lapiceros, marcadores, plumas,
correctores, tijeras, goma, resaltadores, etc.
!  Recarga de cartuchos de tinta para impresoras
!  Reparaciones pequeñas de los vehículos (menor a VEB 2.000,oo)
!  Reparaciones pequeñas & mantenimiento de los equipos de la oﬁcina (impresoras,
microondas, etc.)
!  Sobres para las valijas
!  Resmas de papel
!  Servilletas, platos/vasos plásticos, agua potable, café, hielo, etc. ... entre otros
artículos propios de Administración.


Gerentes Sucursal
El Fondo Operativo debe ser analizado & propuesto a
la Direccion de Operaciones durante los primeros 5
días de cada mes, como ha sido presentado en las
comunicaciones enviadas el 29 de agosto & 16 de
noviembre (Re: Estatus de Inventario), ya que para
poder estimar con mayor precisión estos recursos,
primero se debe cuantiﬁcar & evaluar el estatus de las
herramientas de trabajo, materiales de seguridad, e
inventario de partes de unidades (el detalle se
encuentra en los archivos adjuntos de ambos memos).


Gerentes Sucursal
!  Para llevar un seguimiento & control preciso de las Solicitudes de Pago que
ha realizado cada sucursal, se debe presentar un “Reporte de Estatus de
Registro de Solicitudes de Pago”, (plantilla propuesta adjunta en las
comunicaciones del 29 de agosto & 16 de noviembre).
!  Todos los martes & jueves (comenzando en el mes de septiembre) se
consolidarán todas las Solicitudes de Pago (pagado / no pagado) por parte del
área de operaciones.
!  La responsabilidad del reporte la llevará la Coordinación de Operaciones de
cada sucursal & su Gerencia, & el Reporte será presentado por la
Coordinacion Nacional de Operaciones a la Dirección de Operaciones.
!  Este proceso nos permite conﬁrmar cuales solicitudes de pago han sido
ejecutadas & cuales se les debe brindar seguimiento, a su vez nos permitirá
estandarizar los registros de información administrativa-operativa.


Gerentes Sucursal
Para mantener un control detallado del número de Solicitudes de Pago, se ha propuesto el siguiente
formato de identiﬁcación para cada solicitud:

Formato # Solicitud Pago: 10 dígitos
_A_ _B_ _C_ _D_ _E_ _F_ _G_ _H_ _I_ _J_
_A_ : # Sucursal
1: XL Imagen
2: Dto. Capital
3: Guacara
4: Barquisimeto
5: Maracaibo
6: San Cristóbal
7: Pto. La Cruz 8: Margarita
_B_ _C_ _D_ _E_ _F_ _G_ : Fecha
_B_ _C_ : Día (2 dígitos: ie. Día # 27 : _2_ _7_)
_D_ _E_ : Mes (2 dígitos: ie. Mes # 11 - noviembre)
_F_ _G_:Año (2 dígitos: ie. Año #12-2012:_1_ _2_)
_H_ _I_ _J_ : # de Solicitud del día (orden cronológico)
ie: _0_ _0_ _1_
_0_ _0_ _2_
_0_ _0_ _3_
ie. Segunda solicitud de pago del 27/11/12 en la Sucursal de San Cristóbal:
# Solicitud de pago: _6_ _2_ _7_ _1_ _1_ _1_ _2_ _0_ _0_ _2_


Gerentes Sucursal
Personal Obrero
a. Apoyo: Gerencia Nacional Operaciones & Dirección
Operaciones
b.  Objetivo:
–  Contratar & mantener en nomina el número de cuadrillas
asignadas a su sucursal
c. Detalles de la comunicación:
Asunto: [Importante] Personal Obrero & Mantenimiento del Parque de Vallas
Para: operacionesgerentes@vepaco.com
Cc: Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz
<xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Gladys
Perozo <gperozo@vepaco.net>, Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>


Gerentes Sucursal
Personal Obrero
Estructura sugerida:
!  Dto. Capital: 3 cuadrillas de 3 obreros c/u
!  San Cristóbal: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u
!  Maracaibo: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u
!  Barquisimeto: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u
!  Guacara: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u
! Pto. La Cruz: en espera (stand by) hasta próximo aviso
!  Margarita: 1 cuadrilla de 3 obreros

Para Enero 2013 se presentará un plan donde se especiﬁcarán cuadrillas
dedicadas a la Instalación & cuadrillas dedicadas al Mantenimiento del parque.


Gerentes Sucursal
Personal Obrero
El perﬁl del personal obrero debe cumplir las siguientes características:

1.  Jefe de Cuadrilla: 2. Obreros # 1 & 2:
a. Más de 5 años de amplia experiencia en a. Más de 2 años de experiencia en
fabricación & montaje de elementos estructurales, fabricación & montaje de elementos
piezas metálicas y estructurales, piezas metálicas y
componentes propios de diseño & construcción componentes propios de diseño &
de avisos publicitarios. construcción de avisos publicitarios.
b. Capacidad de instalación de banners & viniles b. Capacidad de instalación de banners &
c. Amplia destreza en soldadura & armado viniles
(herrería)
c. Amplia destreza en soldadura & armado
d. Apto para trabajar en alturas (herrería)
e. Capacitado para tomar fotograﬁ́as
d. Conocimiento de mantenimientos rutinarios
f. Conocimiento de mantenimientos rutinarios,
preventivos e integrales e. Orientado hacia resultados, comprometido,
& con excelente iniciativa en la integración de
g. Orientado hacia resultados, comprometido, & equipo, evaluación de riesgos & toma de
con excelente iniciativa en la integración de
equipo, evaluación de riesgos & toma de decisiones oportuna.
decisiones oportuna. f. Licencia de conducir vigente
h. Licencia de conducir vigente


Responsabilidades según
Estructura del Departamento
1.  Gerentes Sucursal: 4.  Jefes De Operaciones Por Sucursal:
a.  Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) a.  Mantenimiento Del Parque De Vallas
& Registro Solicitudes De Pago b.  Mantenimiento De Las Paradas De Autobús
b.  Estructura del Departamento c.  Retirar Unidades Vs. Mantenimiento Integral
c.  Personal Obrero! d.  Unidades En Temporal
2.  Coordinación Operaciones Por Sucursal: e.  Planificación & Gestión Instalación Para Juniros,
a.  Inventario De: Partes De Unidades, Herramientas Estandars, Dergs, & Paradas De Autobuses.
De Trabajo, & Materiales De Seguridad f.  Flota De Vehículos De Cada Sucursal
b.  Reporte Fotográfico Consolidado De La Sucursal g.  Inventario Material Hierro
Por Campaña h.  Conversiones: Juniors & Especiales Menores
c.  Recolección Lámparas Parque De Vallas i.  Lonas Desinstaladas
d.  Supervisión constante de todo el Parque de Valla. j.  Seguridad De La Sucursal / Instalación
Notificar con foto & comentario. Videocámaras
3.  Coordinación Sitios Por Sucursal: k.  Estudio de Ingeniería: Anclaje, Elementos de
1.  Actualización Del Parque De Vallas De La resistencia al aire & Estado de la camisa!
Sucursal Para OMM 5.  Personal Obrero:
2.  Estatus De Arrendadores a.  Jefe de Cuadrilla:
3.  Esquema arrendadores & municipios a.  Experto en Instalación, soldadura, herrería,
4.  Recuperar vallas removidas del parque, a través mantenimientos.
de acuerdos celebrados con arrendadores & b.  Capacidad para trabajar en alturas
municipios.! b.  Obreos #1 & 2:
a.  Experto en Instalación, soldadura, herrería,
mantenimientos.

Responsabilidad Reportes: !
1.  GUACARA: 2.  SAN CRISTOBAL:
–  Coordinador de Sitios: –  Coordinador de Sitios:
•  Inexistente (proceso de •  Duilio Ramírez
entrevista & –  Coordinador de Operaciones:
reclutamiento)
•  Inexistente (proceso de
–  Coordinador de entrevista & reclutamiento)
Operaciones:
–  Jefe de Operaciones:
•  Delia Silva (reemplazo)
•  Rodolfo García (viene de
–  Jefe de Operaciones: Guacara)
•  José Enrique Sarcos –  Cuadrilla de Obreros:
–  Cuadrilla de Obreros: •  1 experto instalador
•  3 novatos •  Completar cuadrilla
•  1 experto



3.  Dto. CAPITAL: 4.  BARQUISIMETO:
•  Gilberto Trujillo / Joaquín •  Gloria Yepez
Camacho / Mike Rodriguez –  Coordinador de Operaciones:
–  Coordinador de Operaciones: •  Inexistente (proceso de
•  Carlos Hernández entrevista & reclutamiento)
–  Jefe de Operaciones: –  Jefe de Operaciones:
•  Frederik Camacho •  Juan Noguera
–  Cuadrilla de Obreros: –  Cuadrilla de Obreros:
•  7 en nomina •  4 obreros dedicados a la instalación
•  Caso: Lilo & Felipe: Expertos: •  3 obreros dedicados a los
mantenimientos
subcontratados?
•  2 obreros expertos con mas de 15
años de experiencia



5.  MARACAIBO: 6.  MARGARITA:
•  Agnnys Delgado •  Sodelys Velasquez
–  Coordinador de –  Coordinador de
Operaciones: Operaciones:
•  Jeanisse Balzán •  Jean Carlos Vásquez
–  Jefe de Operaciones: –  Jefe de Operaciones:
•  1 subcontratado •  Jean Carlos Vásquez
–  Cuadrilla de Obreros: –  Cuadrilla de Obreros:
•  1 subcontratado no •  1 subcontratado
experto, sólo instala.



7.  Pto. La CRUZ:
–  Coordinador de Sitios:
•  Inexistente (proceso de entrevista &
reclutamiento)
–  Coordinador de Operaciones:
•  Ronmel Rodríguez
–  Jefe de Operaciones:
•  Ronmel Rodríguez
–  Cuadrilla de Obreros:
•  2 subcontratados expertos


Actualización de Manuales

Todos los manuales inter-relacionados al área de
operaciones deben estar actualizados para !
Enero. 14, 2013
!

Los responsables por área son:
!   Manual de Operaciones: Javier Cárdenas
!   Manual de Control & Procesos: Adaiana Arrieche
!   Manual de Producción: David Castillo
!   Manual de Sitios: Flor Machado
!   Manual de Sistemas: Newman Viloria

Estatus Sucursales
Distrito Capital
Guacara
Maracaibo
Andina
Occidental
Oriente
Insular
Junio 2012 Operaciones 25

Estado: Sucursal !
Dto. Capital(Mariche)
Se debe alquilar por un día una grúa telescópica
para organizar todo el material que se encuentra
en esta sucursal.
!   La renta por día oscila entre BsF. 10K-15K
Lo que se aprecia en estas imágenes son las
estructuras de una “jaula” 12*12mts
Este desmontaje se hizo de emergencia por una
obra gubernamental llamada “Metro Cable”,
localizada en la recta de la Urbina.


Sucursal: Distrito Capital
!   Gerente: Javier Cárdenas! !   # Caras Publicitarias: 800+
(8 años) !   Ocupación: 30%
!   Coordinador Sucursal: ! !   % Renovación: 20%
!   En su mayoría son clientes
3 meses nuevos
!   Secretaria: 20 años !   Estatus Arrendamientos:
Crítico
!   Estatus Impuestos: !
Crítico
!   Alcaldías en mejor estado:
Hatillo & Sucre
!   Estatus Carteleras: !
muy mal, ningún
mantenimiento


Estado: Sucursal Guacara


Sucursal: Región Guacara!
(Carabobo, Aragua, Guárico, Apure, Falcón)

!   Vice-Presidente: ! !   Caras Publicitarias: 500+
Augusto Prieto (30 años) !   % Ocupación: 30-35%
!   Conoce muy bien todas las áreas !   % Renovación: 80%
del negocio
!   Jefe de Operaciones: 30 años !   En su mayoría son clientes
antiguos
!   Coordinador Ventas: 30 años !   Estatus Arrendamientos: regular
!   Coordinador de Operaciones: !   Estatus Impuestos: regular
15 años
!   Estatus Carteleras: regular!
!   5 vendedores antiguos buenos
!   Supervisor de Sitios: 9 años !   Se debe asignar presupuesto de
!   Administración de la sucursal: mantenimiento a la sucursal, se
30 años encuentra en muy mal estado,
! Utility: 20 años no pueden atender clientes en
!   Secretaria de Ventas: 3 años las instalaciones.
!   8 obreros ﬁjos


Sucursal: Maracaibo
!   Encargada, no hay gerente: !   Caras Publicitarias: 300-
Jessemyn Araujo !   % Ocupación: 13%
!   % Renovación: 80%
!   Coordinadora de Sitios: 8 años
!   En su mayoría son clientes nuevos
!   Coordinadora Administración !   Estatus Arrendamientos: Crítico
de Ventas: nueva, lleva meses !   Estatus Impuestos: Crítico
!   4 Vendedores en nomina: ! !   Estatus Carteleras: !
2 con 20 años ! Muy mal, ningún mantenimiento
2 nuevos !   Es una sucursal que históricamente
siempre ha estado en Rojo, jamás ha
!   No hay obreros en nomina, ! sido rentable.
todos subcontratados !   Costos Operacionales muy altos.
!   Ha mejorado en estos últimos 6 meses.
! Jessemyn conoce muy bien la
operación & los arrendadores, pero no
tiene las cualidades de un vendedor.


Sucursal: Región Andina!
(Táchira, Mérida, Barinas)
!   Gerente: Ramón Labrador ! !   Caras Publicitarias: 300+
(30 años) !   % Ocupación: 30%
!   Conoce muy bien todas las !   % Renovación: 80%
áreas del negocio
!   En su mayoría son clientes
!   Coordinador de Operaciones: ! antiguos
4 años !   Estatus Arrendamientos: !
!   Administrador de la Sucursal: al día
30 años !   Estatus Impuestos: al día
!   4 Vendedores en nomina: !
2 con 20 años ! !   Estatus Carteleras: regular
2 nuevos !   Más estable históricamente
!   Coordinador de Sitios &
Coordinador de Ventas
promovidos a Vendedores.
!   2 obreros en nomina, !
de resto subcontratados


Sucursal: Región Occidental!
(Lara, Yaracuy, Portuguesa, Trujillo)
!   Gerente: Mayelin Timaure !   Caras Publicitarias: 200+
!   Coordinadora de Operaciones !   % Ocupación: 30%
& Sitios: 20 años !   % Renovación: 80%
!   Coordinador Ventas: 4 años !   En su mayoría son clientes
!   Administración de la Sucursal: antiguos
nueva !   Estatus Arrendamientos: Crítico
!   Jefe de Operaciones: 30 años !   Han tumbado muchas vallas
!   En nomina: !   Estatus Impuestos: Crítico
!   Muchacha de limpieza !   Han tumbado muchas vallas
!   Vigilante !   Estatus Carteleras: regular
!   1 vendedor !   Muy mal manejo, !
!   Obreros subcontratados mucha delincuencia.
!   Alto potencial de mejora, !
antes ha facturado
considerablemente.


Sucursal: Región Oriente!
(Anzoátegui, Monagas, Bolívar)
!   Gerente (-1 año): ! ! Caras Publicitarias: 250+
 
Jesús Callejas ! % Ocupación: 10%
 
!   Administrador Sucursal: ! ! % Renovación: mínimo
 
10 años ! Estatus Carteleras: Crítico
 
!   Coordinador de Ventas: ! ! Estatus Arrendamientos: Crítico
 
1 año ! Estatus Impuestos: Crítico
 
!   En nomina: ! Sucursal cerrada por
 
!   4 Vendedores: ! incumplimiento del convenio
2 con 20 años! de pago: !
2 nuevos patente, industria, comercio &
!   Vigilante publicidad comercial
!   Muchacha de limpieza !   Sucursal cerrada por
!   1 obrero ﬁjo ! incumplimiento de pagos de
(no especializado) impuestos municipales


Sucursal: Región Insular!
(Porlamar)

!   Gerente: Oscar Arrias ! !   Caras Publicitarias: 250+
(3 meses) !   % Ocupación: 20%
!   Jefe Operaciones: 3 meses !   % Renovación: 20%
!   Administración de la !   Clientes antiguos
Sucursal: 5 años !   Estatus Arrendamientos:
!   Coordinación de Ventas: ! Crítico
5 años !   Estatus Impuestos: Crítico
!   Obreros subcontratados !   Estatus Carteleras: regular
!   Vigilante: 40 años (recuperándose)


Jefes de Operaciones por Sucursal
Presupuesto para Mantenimiento del Parque de Vallas
El Jefe de Operaciones de cada sucursales presentará un plan para
Mantenimientos Rutinarios, Preventivos & Integrales.
Se debe asignar una o más cuadrillas especíﬁcamente dedicadas a los
mantenimientos de las unidades.
Idealmente, en el segundo trimestre del 2013, se debe tener la capacidad
de realizar:
!  Mantenimientos Rutinarios Mensuales a todas las unidades del
parque de vallas correspondientes a su sucursal.
!  Mantenimientos Integrales Anuales a todas las unidades del parque
de vallas correspondientes a su sucursal.
!  Mantenimientos Preventivos Semi-Anuales a aquellas unidades que
se encuentren por ejemplo en colinas (como las que están en la
autopista Regional del Centro) & durante temporadas de lluvias, sus
bases puedan ser debilitadas por erosión.

!
Presupuesto para !
Mantenimiento del Parque de !
Vallas
–  Colocar vinil
Establecer protocolos & rutas:
–  Revisar base (ajuste, cambio)
–  Raspado de pantalla
–  Pintura verde anticorrosiva
–  Chequeo estatus de pantalla – para la estructura
fondeo
–  Pintura blanca # 25 para la
–  Revisar sujetadores, pretina, base
ganchos, bigas, correas,
–  Código visible
cerchas, bases, fundación
•  Reemplazar elementos dañados! –  Limpieza mecánica
! –  Poda
!
–  Sello
!
! !
! !

Ejemplo: Mantenimiento Rutinario


Optimización: Mantenimiento !   Adiestramiento a
personal obrero
!   Definir incentivos más atractivos en los
nuevo para la
diferentes mantenimientos, para la creación de
cuadrillas exclusivas por área. continuidad de los
estándares de Vepaco
!   En numerosas oportunidades, el
mantenimiento rutinario a vallas cercanas a !   Jefe de cuadrillas
la cual se le está elaborando una instalación, Ccs: Lilo & Felipe:
requiere considerablemente más tiempo, instalan, soldan,
comparado con la instalación específica del podan, etc.
nuevo contrato o renovación. " !   Definir figura laboral
(ie. Caso del Llanito & Caso de Maturín) del obrero: contrato
!   Los pagos relacionados con el mantenimiento fijo o a destajo con
de vallas a cuadrillas de obreros (no por primas a la
obrero) son mínimos:" producción.
(Poda: BsF. 50 / Pintar base: BsF. 20 /
Cambiar sello: BsF. 1)

Rentabilidad Trabajadores !
a 30-días Período de Prueba


Presupuesto para Mantenimiento
de las Paradas de Autobús
El Jefe de Operaciones de cada sucursales presentará un plan para
Mantenimientos Rutinarios & Integrales.
a. Apoyo: Gerencia Sucursal
b.  Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: Todos los
días
c.  Detalles de la última comunicación de las Paradas de Autobús:
Asunto: Re: [Importante] Mantenimiento Integral Paradas Autobus -Re: UNIDADES DE PARADA (3).ppt
Para: Javier Cardenas <jcardenas@vepaco.net>
Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Frederick Camacho <fcamacho@vepaco.net>, Carlos Hernandez
<chernandez@vepaco.net>, Operaciones Mariche <operacionesmariche@vepaco.com>, David Castillo
<dcastillo@xlimagen.com>, Marisela Gonzalez <mgonzalez@vepaco.com.ve>, Enrique Betancourt
<ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Newman Viloria
<nviloria@grupoimagen.com.ve>
b.  Objetivos:
!  Mantenimientos Rutinario Mensual para todas las paradas de autobús.
!  Mantenimiento Integral Anual para todas las paradas de autobús.

Presupuesto para Retirar Unidades
vs. Mantenimiento Integral
a. Apoyo: Gerencia Sucursal, Gerencia Nacional Operaciones &
Dirección de Operaciones
b. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones:
Entre los primeros 5 días de cada mes
c. Detalles de la comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Presupuesto para Retirar Unidades vs. Mantenimiento Integral
Para: Operaciones@vepaco.com
Cc: Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz
<xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Vitali
<enriquevitali@vepaco.com>


Presupuesto para Retirar Unidades
vs. Mantenimiento Integral
En proceso: Reporte detallado de unidades que se encuentren a punto de
colapsar. Éstas deben ser retiradas lo antes posible o se les debe realizar
mantenimientos integrales. Ambas opciones se están estudiando &
cotizando para deﬁnir un plan de acción durante los próximos meses.
A su vez, se está aprovechando el proyecto de Actualización del OMM
para observar a través de los reportes fotográﬁcos estas unidades que
deban ser retiradas o recuperadas.
Se han recibido & aprobado propuestas de las sucursales de Maracaibo,
Margarita & Pto. La Cruz.
Las demás sucursales deben enviar sus propuestas antes del 5 de
diciembre para poder coordinar los recursos necesarios con anticipación.


Veriﬁcación Mensual de
Unidades en Temporal
a. Apoyo: Jennifer Chacón & Gilberto Trujillo
b.  Entrega a Administración de Ventas & Dirección Operaciones: Entre
los primeros 5 días de cada mes
c.  Objetivo & Responsabilidades:
Equipo de Admin. Ventas coordina con la Coordinación de Operaciones de la sucursal
respectiva el estatus real de las unidades en "Temporal”.
Se busca evitar que las unidades caigan en Estatus TE para mantener el sistema OMM
al día, & así lograr obtener disponibilidades reales.
Todas las unidades debe estar deﬁnidas como:
–  A-F: Arrendamiento Finiquito
–  F-E: Finiquito Extemporáneo
–  S-S: Sustitución
–  S-F: Sustitución Finiquito


Reporte Inter-Diario Planiﬁcación & Gestión Instalación
para Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas de Autobuses
b.  Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones:
Todos los días
c.  Detalles de la comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Reportes de Gestion
Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Enrique
Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Reddy Mendez
<rmendez@grupoimagen.com.ve>


Para gerenciar & llevar un control de la operación, se sugirió́ crear el
reporte de Planiﬁcación & Gestión de Instalación de motivos de
campañas.
Este nos permitirá mantener al resto del equipo de operaciones
informado de manera práctica & consolidada acerca de las instalaciones
que se van realizando a nivel nacional.
El reporte contiene los campos mencionados a continuación.
Este va a ser coordinado a través de la Coordinación Nacional de
Operaciones. Ésta se va a encargar de mantener el reporte actualizado
todos los lunes, miércoles & viernes, para asegurarnos de que el proceso
se encuentre en una constante & óptima ﬂuidez.


Los campos a actualizar son: 12. Ubicación: Coordinación de Administración de
Ventas (Jennifer Chacón)
1. Cliente / Motivo Campaña: Coordinación de
Administración de Ventas (Jennifer Chacón) 13. Material: Coordinación de Administración de
2. Ctto.: Coordinación de Administración de Ventas Ventas (Jennifer Chacón)
(Jennifer Chacón)
14. Base: Coordinación de Administración de Ventas
3. Ptto./Oferta: Coordinación de Administración de
Ventas (Jennifer Chacón) (Jennifer Chacón)
4. # OT: Coordinación de Administración de Ventas 15. Altura: Coordinación de Administración de Ventas
(Jennifer Chacón) (Jennifer Chacón)
5. Asesor Ventas: Coordinación de Administración de
Ventas (Jennifer Chacón) 16. Mts2: Coordinación Nacional de Operaciones
6. Sucursal: Coordinación de Administración de Ventas 17. Medida (Jr Std Derg): Coordinación de
(Jennifer Chacón) Administración de Ventas (Jennifer Chacón)
7. Fecha Proceso de OT: Coordinación de 18. Acceso (Privado/Municipal): Coordinación
Administración de Ventas (Jennifer Chacón)
8. Fecha Temporal: Coordinación de Administración de Nacional de Sitios
Ventas (Jennifer Chacón) 19. Existencia Deuda: (Negociable: Si/No):
9. Fecha Inicio Campaña: Dirección Ventas Coordinación Nacional de Sitios
10. # Código Unidad: Coordinación de Administración 20. Fecha Recibo Material Sucursal: Gerencia
de Ventas (Jennifer Chacón)
11. Unidades Sustitutas: Coordinación Nacional de Producción & Coordinación Operaciones de Sucursal
Sitios 21. Fecha Instalación: Jefe de Operación de Sucursal
22. Reporte Fotográﬁco (Fecha/Pendiente):
Coordinación Operaciones de Sucursal

Siempre se debe considerar lo siguiente:
!  Capacidad Max Diaria de Instalación: 300 mts2
! Días para Planificación & Logística antes de comenzar instalación:
3 días

* Responsable Planificación Instalación:
Jefes de Operación de Sucursal & su Gerencia
** Creación Reporte:
Coordinación Nacional de Operaciones
*** Entrega Reporte Planificación & Estatus Producción:
Todos los lunes, miércoles & viernes a Dirección de Operaciones

Reporte Planiﬁcación de Instalación


Notiﬁcación de Gestión de Instalación


Gestión de Instalación
!   Ubicaciones de todas las carteleras: !   Los 4 rubros por sucursal:
!   El numero de vallas puede !   Junior
aumentar y/o disminuir (las !   Estándar
tumban por incumplimiento de !   DERG
pago/contrato)
!   Paradas de autobús
!   Todos los formatos:
!   Estatus:
!   Los formatos pueden cambiar sus
!   Planiﬁcado
dimensiones para mejorar su
rentabilidad. !   Realizado
!   Sitios da la Orden de !   Desviación
Conversión. !   Al ocurrir desviaciones, se van
!   Operaciones acciona. acumulando mantenimientos hacia
los siguientes meses, pudiendo
generar un estado crítico
posteriormente.
!   No incluye la ocupación, esto forma parte del
Informe de Gestión de Ventas.

Actividades de Gestión
!   Poda !   Instalación !   Pintar / Limpiar Base !   Retirar Paneles
!   Blanqueo / Fondeo Paneles / Pantalla !   Pintada Estructura !   Reparar/Suspender Sist.
!   Raspada (Vinil Ó !   Retirar / Reparar !   Pintado Numero Elec./Retirar Lámparas
Aﬁche) Base !   Retirar Aviso P/Post.
!   Retirar O Colocar
!   Reparado / !   Pintada Pantalla Saliente & La Reubicación.
Repegado / Cortar !   Pintada Paneles Estructura /Retirar Pie De !   Reubicar/Reinstalar -
Vinil !   Pintada Tubo Amigo. Crear Aviso
!   Reparar Pantalla !   Pintada Vigas & !   Reforzar / Suspender Ó !   Tensar Lona
!   Reparar O Retirar Correas Reacondicionar !   Limpiar/Lavar Paneles /
Molduras Estructura Pantalla
!   Retirar Plataformas
!   Colocar / Cambiar O Pasarelas !   Nivelación De Aviso/ !   Conversión De Avisos
Sello !   Pintar Base & Girar Estructura !   Reparar/Pintar/Retirar/
!   Pintada Molduras Paneles Por La !   Retirar/Colocar Vigas & Coloc. Forros/Aviso N/L
!   Colocación Parte Detrás Correas
Molduras !   Colocar / Cambiar
!   Enderezar o Base
Reparar Paneles !   Colocar/Retirar
Stickers


Capacidad Instalación &
Unidades Activas
Hace sólo 4 meses se instalaban en promedio 3 unidades al día
Hoy logramos desarrollar una capacidad de hasta
30 instalaciones en un día (1.000% eﬁciencia)
Unidades Activas
1400

1200
Unidades!
1000 ! Ac+vas!
Mayo% 861%
Junio% 850%
800
Julio% 899%
Agosto%% 918%
600 Sep8embre% 1195%
Octubre% 1134%
400 Noviembre% 1073%

200

0
Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre


Reporte Estatus del Inventario de la
Flota de Vehículos de cada sucursal
a.  Apoyo: Gerencia Sucursal
b.  Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones:
c.  Responsabilidades:
i. Fotos de vehículos operativos en carteleras de la sucursal
ii. Asignar un máximo de 2 obreros por vehículo por sucursal para operar la ﬂota
iii.  A diario: inspección de vehículos al salir & al regresar de la sucursal (apoyarse en
croquis del auto)
d.  Detalles de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Reporte: Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal
Para: Operaciones@vepaco.com, Ronald Rivas <rrivas@vepaco.com.ve>
Cc: Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>,
Enrique Betancourt ebetancourt@vepaco.com.ve


Objetivo:
Registrar el estatus de la flota de vehículos de cada sucursal para
comprender cómo nos encontramos en este momento, qué podemos
recuperar, & qué debemos vender para poder invertir en vehículos
nuevos.
Esta herramienta nos ayudará a identificar las necesidades especificas de
cada sucursal, & a su vez nos asegurará la clara & óptima operación de
nuestro sistema.
Hasta el momento se ha logrado identificar/reparar/mantener los
siguientes vehículos..


Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal
1.  Dto. Capital: e. 1 camión Cheyenne:
a.  2 vehículos 350: i.  Para Instalaciones de Vallas Estándar
i.  Para Mantenimientos Integrales e ii.  ii. Cotizar & realizar mantenimiento
Instalaciones de Vallas Estándar
ii.  Cotizar reparación & servicio
b. 1 pick-up: f. 1 Dyna:
i.  Para Mantenimientos de Rutina i.  Estudiar posibilidad de vender como
ii.  Cotizar & realizar mantenimiento chatarra
& servicio
c. 1 pick-up: g. Fiat Uno:
i.  Para Mantenimientos de Rutina i.  Para Supervisión del Parque
ii.  Cotizar reparación ii.  Cotizar reparación (existe ya una
d. 1 pick-up: cotización, se debe buscar otra para
i.  Estudiar posibilidad de vender
como chatarra comparar)



2.  Guacara: e. 2 camiones 750:
a.  2 vehículos 350: i.  Para Instalaciones de Vallas Gigantes
i.  Para Mantenimientos Integrales e ii.  Se reciben de la sucursal de
Instalaciones de Vallas Estándar Barquisimeto
ii.  Cotizar & realizar mantenimiento iii.  Cotizar reparación
& servicio f. Grúa 750/800:
b. 1 pick-up: i.  Para Instalaciones de Vallas Gigantes
i.  Para Mantenimientos de Rutina ii.  Cotizar reparación
ii.  Cotizar & realizar mantenimiento iii.  Complementar con brazo de la grúa
& servicio
que se tiene en San Cristóbal
c. 1 camioneta de paneles cerrados:
i.  Para transporte de materiales
ii.  Cotizar & realizar mantenimiento
& servicio



3.  San Cristóbal: c. 2 vehículos 350:
a.  1 vehículo 350: i.  Para Mantenimientos Integrales e
i.  Para Mantenimientos Instalaciones de Vallas Estándar
Integrales e Instalaciones de ii.  Cotizar & realizar
Vallas Estándar mantenimiento & servicio
ii.  Cotizar reparación e. 1 pick-up Chevrolet pequeña:
b. 1 pick-up: i.  Para Mantenimientos de Rutina
i.  Para Mantenimientos de ii.  Cotizar & realizar
Rutina mantenimiento & servicio
ii.  Cotizar reparación



4.  Barquisimeto: c. 2 camiones 750:
a.  1 vehículo 350: i.  Para Instalaciones de Vallas
i.  Para Mantenimientos Gigantes
Integrales e Instalaciones de ii.  Destinados para la sucursal de
Vallas Estándar Guacara
ii.  Cotizar reparación iii.  Cotizar reparación
b. 1 pick-up: e. 1 pick-up:
i.  Para Mantenimientos de i.  Para Mantenimientos de Rutina
Rutina
ii.  Cotizar & realizar
ii.  Cotizar reparación mantenimiento & servicio



5.  Margarita: e. 1 vehiculo 350:
a.  1 pick-up: i.  Estudiar posibilidad de vender
i.  Estudiar posibilidad de vender como chatarra
como chatarra f. Coralla Sky:
b. 1 pick-up: i.  Para Supervisión del Parque
i.  Para Mantenimientos de Rutina ii.  Cotizar reparación o Estudiar
ii.  Cotizar reparación posibilidad de vender como
c. 1 vehiculo 350: chatarra
i.  Para Mantenimientos Integrales
e Instalaciones de Vallas
Estándar



6.  Maracaibo: 7.  Puerto La Cruz:
a.  1 vehiculo 350: a.  1 vehiculo 350:
i.  Para Mantenimientos Integrales e
i.  Para Mantenimientos Integrales
Instalaciones de Vallas Estándar
e Instalaciones de Vallas
ii.  Cotizar & realizar mantenimiento
& servicio Estándar
iii.  Donado por la sucursal de San ii.  Cotizar reparacion
Cristóbal
b. 1 pick-up:
i.  Para Mantenimientos de Rutina
iii.  Se recibe desde San Cristóbal
para complementar la ﬂota de
Maracaibo


Responsabilidades:
!  Cotizar & realizar mantenimiento & servicios rutinarios a todos los
vehículos de las ﬂota de las sucursales.
!  Presentación de agenda propuesta de servicios con sus respectivos
costos, para incluirlo como gasto operativo recurrente en nuestro sistema.
!  Estudio de mínimo 2 & de ser posible hasta 3 cotizaciones por
reparación requerida, & veriﬁcación de costos con Ronald Rivas.
!  El proceso de venta de chatarra & de la creación del documento de
“compra-venta”, en el caso de que algún vehículo no posea título de
propiedad, será supervisado por Ronald Rivas.
!  Las reparaciones durante el 2012 serán sólo & exclusivamente a nivel
mecánico.
!  Durante el 2013 se estudiará la posibilidad de realizar latonería, pintura
& rotulación.


La estructura mínima requerida para la operación de las sucursales es la
siguiente:

Para las sucursales de Dto. Capital, Guacara & San Cristóbal:
a.  2 vehículos 350 (o Dyna)
b.  1 pick-up (traslado de materiales)
c.  1 vehículo pequeño/coupé (para supervisión del parque)

Para las sucursales de Barquisimeto, Maracaibo, Pto. La Cruz & Margarita:
a.  1 vehículos 350 (o Dina)
b.  1 pick-up
c.  1 vehículo pequeño/coupé o una moto Vespa o China (para supervisión
del parque)

Jefes de Operaciones por Sucursal!
Actualización de Flota de Vehículos

Camión 750 Pick-up
Precio aprox: BsF. 700.000 Precio aprox: BsF. 350.000
Para Instalaciones de Vallas Gigantes. Para Mantenimiento de Rutina

Camión 350 Chevrolet Spark
Precio aprox: BsF. 500.000 Precio aprox: BsF. 110.000
Para Mantenimientos Integrales e Para Supervisión de Sitios
Instalaciones de Vallas Estándar.


!  La responsabilidad de mantener el Reporte de Estatus del Inventario de la
Flota de Vehículos de cada sucursal es de la Coordinación de
Operaciones de cada sucursal & de su Gerencia.
!  Este reporte debe ser entregado a la Gerencia Nacional de Operaciones
& su Dirección durante los primeros 5 días de cada mes.
!  Los Jefes de Operaciones deben supervisar el uso de los vehículos &
asignar responsables dentro del personal obrero que estén capacitados
para manejarlos.
!  Se tomarán fotos (de todos los ángulos) a los vehículos operativos & éstas
serán colocadas en las carteleras, con fecha, para concientizar cómo se
encuentra cada vehículo en un momento especíﬁco, para así poder llevar
un control, & conocer quien conserva & quien maltrata los vehículos.
!  Se deben crear croquis/dibujo de cada vehículo identiﬁcando todas sus
partes, & los mismos Jefes de Operaciones deben llevar el control de
cómo sale a operar & regresa el vehículo a la sucursal.


Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos al 2009


Reporte del Estatus Inventario Material Hierro
Asunto: Re: [Importante]: Estatus Inventario Material Hierro
Cc: Ronald Rivas <rrivas@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy
Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt
<ebetancourt@vepaco.com.ve>



Objetivos:
!  Mantener un estatus del inventario de los materiales de hierro que cada
sucursal maneja, para cuantificar los activos a nivel administrativo, & a
nivel de operaciones entender con qué contamos para la óptima
operación de nuestro sistema.
!  Calificar los materiales según sus dimensiones & peso, & puntualizar las
condiciones en las cuales se encuentran, para así poder distinguir cuales
deben ser reacondicionados & cuales identificados como “chatarra” para
coordinar su proceso de venta como la misma. La venta de chatarra se
coordinará a través del Sr. Ronald Rivas
!  Identificar si se requiere de recursos para ordenar los materiales en sus
sucursales.


Materiales a clasiﬁcar:
1. Anclaje P/Azotea De 12. Base Cajón Para Tubo De 24. Modulo En V P/Aviso 33. Planchas Acero Hn Esp
50x50x7 Mm 6” Vertical Ø 20" 19 Mm
2. Anclaje P/Azotea De 13. Base Cajón Para Tubo De 25. Modulo En V P/Aviso 34. Planchas Acero Hn Esp
65x65x5 Mm 8" 14. Cartelas Vertical Ø 20" 25 Mm
3. Angulo Para Crucetas 15. Correas Doble
26. Modulo En V P/Aviso 35. Techos Para Paradas De
4. Angulos L 16. Empate De 2 Mts Vertical Ø 20" Autobus Imagen
5. Angulos L P/Correa 17. Estruc. Ctral. P/Aviso 27. Modulo P/Aviso En 36. Torres T-25
6. Base Cajón Para Tubo De Garza Std. Tubo En V 37. Tubo Cuadrado
10" 18. Estruc. P/Aviso Nueva
28. Modulo P/Aviso En 38. Tubo Hn Cuadrado Cal
7. Base Cajón Para Tubo De Linea
Tubo En V 1,1 Mm
16" 19. Estructura De Aviso 4 X 4
8. Base Cajón Para Tubo De Flash 20.EstructuraDeAviso 29. Modulo P/Aviso 39. Tubo Hn Reptangular
20" NuevaLiniea Unipol Cal 1,1 Mm
9. Base Cajón Para Tubo De 21. Estructura Garza Central 30. Modulo P/Aviso 40. Tubo Redondo
30" En "V" Unipol 41. Tubo Reptangular
10. Base Cajón Para Tubo De 22. Estructura Tipo Cercha 31. Modulo P/Aviso 42. Viga Hea 43. Viga Heb
34” 23. Grating (Rejilla Vertical
44. Viga Ipn 45. Vigas Upl
11/28/12 4:53 PM Galvanizada) 32. Planchas Acero Hn Esp46. Vigas Upn
11. Base Cajón Para Tubo De 12 Mm
36"


Reporte Unidades a Convertir: Juniors & Especiales Menores
Asunto: Re: [Importante] Reporte Planiﬁcación Conversion Unidades: Junior & Especiales
Menores
Cc: Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>,
Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>


Objetivo:
Convertir unidades a formatos más atractivos:
! Juniors a especiales menores o Estándars
! Estándars dobles en Dergs.
La propuesta de conversión debe ejecutarse durante el primer trimestre del
2013.
Requerimientos:
Cotización de actividades & herramientas
Recibimos propuestas de Margarita, Barquisimeto & Maracaibo, pendientes
de recibir las de Dto. Capital, San Cristóbal, Guacara & Margarita.
Del Sistema OMM se obtuvo & se compartió una propuesta del número de
unidades por sucursal las cuales, según sistemas, pueden ser convertidas.

Reporte Lonas Desinstaladas
c. Responsabilidades:
i. Clasiﬁcación
1. Medida: junior, estándar, derg
2. Motivo campaña / Cliente
3. Período de instalación (fecha)
ii. Envío a Sucursal Mariche
d. Detalles de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Lonas Desinstaladas
Cc: Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique
Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>


Plan de Mejora de Seguridad de la Sucursal /
Instalación Videocámaras

b. Entrega de Planos Sucursales a Dirección Operaciones & Gerencia
Nacional Operaciones: Miércoles 10 de Octubre
c. Detalle de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Planos Sucursales : ASESORÍA DE SEGURIDAD
Para: operacionesgerentes@vepaco.com, David Castillo <dcastillo@xlimagen.com>
Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy
Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt
<ebetancourt@vepaco.com.ve>


Plan de Mejora de Seguridad de la Sucursal /
Instalación Videocámaras

Objetivo:
Disminuir el robo de partes de vehículos, lonas, herramientas, entre
otros.

Requisitos:
Suministrar los planos de cada sucursal.
Aquellos que no cuenten con planos, como la sucursal de Barquisimeto,
deben contactar a un ingeniero o arquitecto quien se los puedan
desarrollar. Antes de su contratación, deben proporcionar el costo del
trabajo para estudiarlo & aprobarlo.


Coordinación Operaciones por Sucursal
Estatus de Inventario de: Partes de Unidades,
Herramientas de Trabajo, & Materiales de Seguridad
a. Apoyo: Jefe Operación Sucursal & Gerencia Sucursal
b.  Entrega a Dirección Operaciones: Entre los primeros 5 días de cada mes
c.  Objetivo:
i.  Actualizar & preservar un inventario de materiales de seguridad, de partes de unidades/
vallas, & de herramientas de trabajo.
ii.  Cuantiﬁcar número de materiales/piezas que posea cada sucursal & registrar sus
respectivos estatus (mal estado, regular, optimo) en el formato propuesto.
c.  Detalles de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Estatus de Inventario de: Partes de Unidades, Herramientas de Trabajo, &
Materiales de Seguridad
Cc: Ronald Rivas <rrivas@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez
<rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>



El número de Partes de Vallas que
tengan en inventario: 10. Paneles
11. Pantallas (laminas galvanizadas, ﬁbra
1. Base de vidrio)
2. Cartelas (lamina metal que une 12. Pasarela
crucetas) 13. Pie de amigo
3. Cerchas T25 14. Pletinas: corta, larga, negra
4. Correas 15. Sellos
5. Crucetas 16. Sujetadores
6. Forros 17. Tornillos estructurales
7. Ganchos pernos 18. Tubos
8. Marcos 19. Vigas
9. Molduras 20. Vigas de soporte (refuerzos)


El numero de Herramientas de
9. Machete para poda
Trabajo que tengan en inventario: 10. Pintura blanca # 25
1. Alicates 11. Pintura verde anticorrosiva
2. Brochas 12. Piqueta para cortar alambres
3. Cepillo para vinil 13. Plantillas para identiﬁcar # Unidad
4. Cortadora / podadora de nilón a 14. Rodillos
gasolina 15. Sacatierra (palin), pico, pala para
5. Escaleras (ya compradas) fundaciones
6. Espátulas / paletas de hierro 16. Separadores de escaleras
7. Exactos para cortar vinil 17. Tensores
8. Hidrojet: manguera a presión de agua 18. Tijereta
para lavar paneles!


El numero de Materiales de
Seguridad que tengan en inventario:
1. Botiquín primeros auxilios, lugar 6. Cinturones con compartimientos para
visible en todos los galpones herramientas
2. Arneses 7. Cuerdas de vida8. Eslingas
3. Botas de seguridad 9. Extintores
4. Carteles & señales (ie. salidas 10. Protección para los oídos (ie.
emergencia, cortadoras, extintores, vías Cortadora, soplete, etc.)
de escape, etc.)
5. Cascos


Actualización & Adecuación De Los Equipos
De Seguridad Para Dar Cumplimiento A Las
Regulaciones & Leyes Vigentes


Reporte Fotográﬁco Consolidado
por Sucursal por Campaña
a. Apoyo: Jefe Operación Sucursal
b.  Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: Todos los
lunes, miércoles & viernes de cada semana
c.  Objetivo:
i.  Estandarizar formato & frecuencia de entrega para facilitar comunicación con el equipo
de ventas.
ii.  Detalles de la comunicación:
c.  Detalles de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante] Reportes Fotográﬁcos
Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy
Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>


Reporte Fotográﬁco Consolidado por Sucursal por Campaña


Reporte Recolección Lámparas Parque de Vallas
a. Apoyo: Jefe Operación Sucursal
b. Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: 15
de diciembre
b.  Objetivo:
i.  Recolectar las lámparas de todas las unidades del parque, para evitar robos y/o
maltratos de las mismas.
ii.  Estas deben ser clasiﬁcadas, reportadas, & almacenadas debidamente.
iii.  Tomar decisión si se conservan o se venden.
b.  Detalles de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante]: Recolección Lamparas Parque de Vallas
Cc: Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>,
Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>

Coordinación Sitios por Sucursal
Reporte Actualización del Parque de Vallas
de cada Sucursal para OMM
a. Apoyo: Analista Sitios a Nivel Nacional
b.  Entrega a Dirección Operaciones & Coordinación Sitios Nacional: Fecha aplazada
desde el mes de septiembre
c.  Objetivos:
i.  Evitar reventa de unidades previamente comprometidas
ii.  Evitar la venta de unidades inexistentes
iii.  Proveer disponibilidades reales con especiﬁcaciones & fotos actualizadas
iv.  Brindar entrenamiento continuo del sistema
v.  Reactivar el servidor SMTP para que OMM pueda enviar correos electrónicos directamente. !
Requerimiento: Router Doble WAN
vi.  Anular aislamientos de información para mejorar la comunicación necesaria entre los departamentos de
administración de ventas, operaciones, control de procesos, facturación, & cobranzas, & así brindar un
servicio impecable a nuestro cliente interno: Ventas.
d.  Detalles de la última comunicación:
Asunto: Re: [Importante]: Recolección Lamparas Parque de Vallas
Para: Joaquin Camacho <jcamacho@vepaco.com.ve>, Mike Rodriguez <mrodriguez@vepaco.com.ve>, Gilberto Trujillo
<gtrujillo@vepaco.com.ve>
Cc: Operaciones@vepaco.com, omm@vepaco.com, Newman Viloria <nviloria@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt
<ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>


OMM™
OMM™ son las siglas de la frase !
“Out-of-home Media Manager™” !
que es el nombre completo del producto
& se traduce al español como !
“Manejador de Medios de Publicidad Exterior”.
OMM™ es un sistema especializado que
automatiza el control del negocio
desde el Inventario !
(Sitios, Estructuras & Unidades) !
hasta determinar la rentabilidad de cada Unidad, !
pasando por Pagos, Ventas, Facturación, Cambios de Diseño,
Operaciones & otras áreas !
y actividades propias del negocio.


Conocimientos Recomendados
Para Usuarios de OMM
Para manejar OMM™ es recomendable que el usuario tenga conocimientos
básicos de:
!   Microsoft Windows
!   Microsoft Ofﬁce
Luego de instalado el producto, el usuario deben tener horas de práctica en una
base de datos de prueba para que experimente & complemente lo aprendido,
interactuando directamente con el Sistema en un ambiente de prueba.
Key Systems tiene alianzas corporativas con las empresas de Software Microsoft
& MapInfo.
OMM™ está diseñado para ejecutarse en el Sistema Operativo Windows de
Microsoft.
Las herramientas de Reporte & Exportación de Datos de OMM™ están diseñadas
para trabajar con los componentes de Microsoft Ofﬁce: Excel, Access,
PowerPoint & Word.
La exportación, importación & cualquier otra facilidad con Mapas se basa en el
Software MapInfo.

Reporte Actualización del Parque de Vallas
de la Sucursal para OMM
Cualidades que requieren actualización:
!  Estatus: Activa, Inactiva, Suspendida, Retirada
!  Fotografía reciente de cada valla (2012): Nueva política de actualización
de fotos cada 2 años (años pares).
!  Especiﬁcaciones de posición del arrendador en cuanto a posición
política: Si acepta o no campaña política en su sitio, & si lo hace,
determinar su preferencia de partido político.
!  Restricciones especiﬁcas: ie. Zonas colegiales: no colocar motivos de
bebidas alcohólicas o cigarrillos, etc.
!  Estatus Arrendamiento (Inventario Arrendadores):
. Monto de deuda del arrendador
. Figura jurídica del arrendador
. Enviar en un archivo adjunto:
. Copia de contrato (Nota: sin/con clausula de disponibilidad?)
. Respaldo de pagos.


Coordinación Sitios por Sucursal: !
Actualización OMM
1. País - Código 11. Construida
2. Código de Área 12. Retirada
3. Área – Nombre: municipio 13. Prohibiciones de la Unidad
4. Código de Municipio 14. Medida de Unidad
5. Sub Área - Nombre 15. Unidad - Ancho Físico
6. Región - Código 16. Unidad - Alto Físico
7. Sucursal - Código 17. Unidad - Medida - Grupo
8. Código de Sitio: # Serial Medida – Nombre: Junior –
Standard - DERG
9. Código de Unidad
10.  Unidad – Nombre: 18. Unidad - Origen – Nombre:
privada o municipal
dirección
19. Arrendador

Módulos OMM
Inventario
Se crean & se administran los Sitios & Unidades que integran el Inventario de toda empresa. Actividades como Crear
Sitios & Unidades, editar sus cualidades, etc. son realizadas en el Módulo de Inventario también llamado “Sitios &
Unidades”.

Ventas
Se puede automatizar el proceso de Ventas desde la Preparación de la Oferta hasta la Facturación, brindando herramientas
que mejoran la Gerencia de Ventas antes de la venta (Listados de Disponibilidad, Manejador de Presentaciones, etc.) &
hasta la post Venta.

Pagos
Pagos abarca el registro & administración de alquileres, compras, mensualidades & todo tipo de desembolso asociado al
negocio. Es decir, los gastos e inversiones directas en o para el negocio. Este Módulo enlazado al Módulo opcional
Gerencia de Rentabilidad dan al usuario capacidad de análisis de rentabilidad a nivel gerencial & estratégico.

Facturación
Automatiza la Generación de Facturas integrándola totalmente con las Ventas & los Cambios de Diseño.

Gerencia de Circuitos
Permite el Manejo de Circuitos o Paquetes de Unidades. Antigüedad, precio & venta de Circuitos, Circuitos Maestros &
otras facilidades se incluyen en este Módulo. Disponibilidad de Circuitos, Perﬁles & Consultas son algunas de las
herramientas de este Módulo.


Módulos OMM
Manejador de Mapas
La integración MapInfo & OMM™ permite crear Mapas donde se pueda especificar la ubicación de las Unidades & con
las tablas necesarias observar su relación con otros puntos de interés. Es una herramienta de mercadeo muy poderosa ya
que los clientes pueden observar los detalles de la geografía respecto a las Unidades & su audiencia.

Operaciones
El Módulo de Operaciones (Mantenimiento de Planta) es la herramienta para administrar las tareas de Mantenimiento
como poda, limpieza, ampliaciones, conversiones & mejoras tanto en Sitios, Estructuras & Unidades. El Modulo
automatiza las Operaciones desde la Planificación & apertura hasta el cierre pasando por el seguimiento & monitoreo de
las actividades.

Características de Unidad
Permite crear ilimitadas características a las Unidades. El usuario define Características & los “grados” o “niveles” de cada
una de ellas. Esto elimina los límites en cuanto a Campos & Tablas de cualidades de Unidades.

Gerencia de Rendimiento
Análisis de Costos versus Ingresos por unidad. La Consulta de Gasto Anual & el Reporte de Rentabilidad son algunas de
las opciones disponibles.

Agentes
Los Agentes automatizan tareas para que sean ejecutadas según una frecuencia previamente definida. Los agentes
disparan reportes o emiten correo electrónico al suceder el evento indicado o al llegar a la fecha, hora & condiciones
establecidas por el usuario.


Captura de Pantalla: Módulos OMM


Costos Actualización OMM
Actualización a Versión WEB:

!   La mensualidad esde 50 dólares por usuario x 50 usuarios
concurrentes = !
50 x USD 4,30 = VEB 215 x 50 = VEB 10,750 x mes.
!   400 horas de parametrización & desarrollo para la migración de
la versión actual a la nueva.
!   El precio de la hora es de VEB 300 x 400 = VEB 120,000 !
30% cubierto con los propios recursos de Vepaco!
Quedando la estimación de la inversión = VEB 84,000
!   Acceso web para las sucursales de la empresa: !
entrenamiento lo haría el personal de Vepaco, !
lo cual solo implica inversión en horas hombre (de Vepaco).!
** La estimación del costo en horas hombre (personal de Vepaco) dependerá del
equipo de trabajo que se asigne para este proyecto.


Costos & Entrenamiento OMM
Los Usuarios mínimos de OMM son los siguientes:
!   Inventario/Disponibilidad: 1 persona dedicada
!   Administración de Contratos de Venta: 2 personas
!   Ventas: HOY: 1 persona experta. !
Todos los Gerentes de Ventas & Asesores deben entrenarse:
!   Ideal: 5 Gerentes & mínimo 3 Asesores por Gerente de Ventas = 15 personas.
!   Reservas: 2 personas
!   Operaciones: 2 personas
!   Facturación: 2 personas
!   Pagos (Contratos con los Arrendadores): 1 persona dedicada
!   Usuario Coordinador de Sitios / Experto: 1 persona
* Cada una de estas personas requiere 10 horas de entrenamiento que podrían brindarse
durante una semana, dos horas diarias.
** Dependemos mucho del tamaño del departamento de ventas para poder deﬁnir la
cantidad de usuarios.
Tiempo total en horas hombre: 240 horas.
*** El tiempo a invertir es el único costo directo.


Pendiente con IT
Entrenamiento OMM:
!   Elaboración de una presentación en MS.ppt para agilizar
el proceso de inducción de usuarios a OMM, de manera
que permita la automatización del proceso.

Revisión de las Permisologías de OMM:
!   Deﬁnir los niveles de acceso por departamento,
delimitando en caso de ser necesario
!   Establecer los niveles de acceso, según cargo dentro de un
mismo departamento !
(Hay personas que tienen más de una función o cargo.)


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