Reporte EstatusDepartamento de Operaciones  Mayo a Noviembre 2012                         Presentado por:                 ...
Palabras de EBetancourtVisión:“Recobremos el valor que tuvo VEPACO. Proyectémonos hacia elfuturo & conquistemos el mercado...
Objetivo General     Se pretende transformar la actual empresa       Vepaco en una organización altamente     competitiva,...
Situación Interna !                         Actual General  Debemos evolucionar a una organización Institucional Corporati...
Situación Interna !                           Actual General!   Necesidad de fortalecer la capacidad gerencial: !    “La g...
Matriz FODAMayo a Noviembre 2012   Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla   6
Responsabilidades: !                 Creación & Entrega de Reportes      Los reportes deben ser entregados de forma     co...
Contenido De La Presentación1.       Gerentes Sucursal:                                                       c.      Repo...
Responsabilidad Reportes:                        Gerentes Sucursal                            Estatus Mensual: !          ...
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Responsabilidad Reportes: !                         Estructura del Departamento1.  GUACARA:                               ...
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Responsabilidad Reportes: !                         Estructura del Departamento7.  Pto. La CRUZ:    –  Coordinador de Siti...
Responsabilidad Reportes: !                            Actualización de ManualesTodos los manuales inter-relacionados al á...
Estatus Sucursales                  Distrito Capital                     Guacara                    Maracaibo             ...
Estado: Sucursal !               Dto. Capital(Mariche)             Se debe alquilar por un día una grúa telescópica       ...
Sucursal: Distrito Capital!   Gerente: Javier Cárdenas!   !   # Caras Publicitarias: 800+    (8 años)                    !...
Estado: Sucursal GuacaraJunio 2012          Operaciones     28
Sucursal: Región Guacara!                    (Carabobo, Aragua, Guárico, Apure, Falcón)!   Vice-Presidente: !             ...
Sucursal: Maracaibo!   Encargada, no hay gerente:       !   Caras Publicitarias: 300-    Jessemyn Araujo                  ...
Sucursal: Región Andina!                         (Táchira, Mérida, Barinas)!   Gerente: Ramón Labrador !        !   Caras ...
Sucursal: Región Occidental!                    (Lara, Yaracuy, Portuguesa, Trujillo)!   Gerente: Mayelin Timaure         ...
Sucursal: Región Oriente!                       (Anzoátegui, Monagas, Bolívar)!   Gerente (-1 año): !            !   Caras...
Sucursal: Región Insular!                                (Porlamar)!   Gerente: Oscar Arrias !       !   Caras Publicitari...
Responsabilidad Reportes: !                   Jefes de Operaciones por Sucursal     Presupuesto para Mantenimiento del Par...
Responsabilidad Reportes: !                   Jefes de Operaciones por Sucursal                                           ...
Responsabilidad Reportes: !               Ejemplo: Mantenimiento RutinarioMayo a Noviembre 2012   Departamento de Operacio...
Responsabilidad Reportes: !                      Jefes de Operaciones por SucursalOptimización: Mantenimiento             ...
Responsabilidad Reportes: !                         Rentabilidad Trabajadores !                        a 30-días Período d...
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Capacidad Instalación &                           Unidades Activas           Hace sólo 4 meses se instalaban en promedio 3...
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Jefes de Operaciones por Sucursal!                 Actualización de Flota de Vehículos                 Camión 750         ...
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Conocimientos Recomendados                     Para Usuarios de OMMPara manejar OMM™ es recomendable que el usuario tenga ...
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VEPACO es una organización con mas de 81 años en el mercado de publicidad de exterior y califica entre las 5 empresas mas grandes e importantes del mercado Latinoamericano. Publicidad VEPACO es líder en la industria Venezolana, con mas del 60% del total del mercado. VEPACO es sinónimo de publicidad de exterior en Venezuela y siempre ha sido pionero en todas las actividades relacionadas al medio.

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Vepaco Operaciones - Reporte Estatus Dpto Operaciones - May a Nov 2012

  1. 1. Reporte EstatusDepartamento de Operaciones Mayo a Noviembre 2012 Presentado por: Joan Zurilla Dirección Operaciones Vepaco.com Jzurilla@vepaco.com.ve Joan.Zurilla@gmail.com Vzla: +58.412.3202120 USA: +1.954.4396414
  2. 2. Palabras de EBetancourtVisión:“Recobremos el valor que tuvo VEPACO. Proyectémonos hacia elfuturo & conquistemos el mercado en Venezuela, & poco a pocotener alcance en toda Latinoamérica, Europa, & Asia. El mundonos quedara chico.” !Misión: “Debemos conocer con claridad quiénes somos & tener encuenta cual es nuestro Norte. Cada vez que un objetivo semarque, va a ser el piso de una siguiente meta, no el techo.”Valores:Honestidad, Ética, Lealtad, Compromiso, Identidad, Trabajo enEquipo, Eficiencia & Eficacia, Servicio al Cliente e Innovación.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 2
  3. 3. Objetivo General Se pretende transformar la actual empresa Vepaco en una organización altamente competitiva, cumpliendo las necesidades primarias de los clientes que hoy utilizan la publicidad exterior como medio de comunicación masivo, a través de la generación de sistemas que brinden el mayor alcance & frecuencia a bajo costo, con excelente calidad de servicio, para así generar un mayor GRP, tanto para Vepaco como para el Cliente.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 3
  4. 4. Situación Interna ! Actual General Debemos evolucionar a una organización Institucional Corporativa, continuando con una dirección de toma de decisiones centralizada, pero a su vez proporcionar todos los recursos humanos, tecnológicos,mecánicos, & estratégicos, no sólo en oficinaprincipal sino en todas las sucursales a nivel nacional.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 4
  5. 5. Situación Interna ! Actual General!   Necesidad de fortalecer la capacidad gerencial: ! “La gerencia es fundamental. Con generación de innovación, desarrollo de la investigación & desarrollo humano, una gerencia tendrá́ lo necesario para verter suficiente riqueza para la compañía.” ~Enrique Betancourt!   Alto nivel de competencia: ! Muchas personas luchando por el mismo objetivo nos obliga a ser los más rápidos & estar delante de la competencia.!   Cliente selectivo: ! Es nuestro motor de negocio. Debemos ganarnos al cliente & brindarle confianza, seguridad & fidelidad.!   Pérdida de la Cultura Corporativa: ! Asumir sentido de pertenencia con VEPACO, sentir que la compañía es nuestra.!   Pérdida de rumbo: ! No sabemos a dónde vamos. Vamos a trabajar pero no existe un Reason Why.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 5
  6. 6. Matriz FODAMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 6
  7. 7. Responsabilidades: ! Creación & Entrega de Reportes Los reportes deben ser entregados de forma continua para asegurar el establecimiento deindicadores, los cuales nos van a permitir identificarla situación actual tanto del equipo de Operaciones, como de la compañía dentro de su industria de publicidad exterior. Esta disciplina nos brindará una guía clara para la identificación de nuestro alcance ! & planificación de próximos objetivos.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 7
  8. 8. Contenido De La Presentación1.  Gerentes Sucursal: c.  Reporte Recolección Lámparas Parque De Vallas a.  Estatus Mensual: Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus 4.  Coordinación Sitios Por Sucursal: Inventario) & Registro Solicitudes De Pago 1.  Reporte Actualización Del Parque De Vallas De La b.  Estructura del Departamento Sucursal Para OMM c.  Actualización de Manuales 2.  Reporte Estatus De Arrendadores d.  Estatus Sucursales e.  Personal Obrero 5.  Coordinación Operaciones Nacional: f.  Mantenimiento Del Parque De Vallas 1.  Reporte Planificación & Gestión Instalación 2.  Registro De Relación De Gastos2.  Jefes De Operaciones Por Sucursal: 3.  Casos Específicos & Situaciones Especiales a.  Presupuesto Para Mantenimiento Del Parque De Vallas b.  Presupuesto Para Mantenimiento De Las Paradas De 4.  Reporte Fotográfico Consolidado A Nivel Nacional Por Campaña Autobús c.  Presupuesto Para Retirar Unidades Vs. Mantenimiento 6.  Coordinación Sitios Nacional: Integral 1.  Reporte Actualización OMM Consolidado A Nivel d.  Verificación Mensual De Unidades En Temporal Nacional e.  Reporte Diario Planificación & Gestión Instalación Para 2.  Reporte Estatus De Arrendadores Consolidado A Nivel Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas De Autobuses Nacional f.  Capacidad Instalación & Unidades Activas 7.  Gerentes Producción: g.  Reporte Estatus Del Inventario De La Flota De Vehículos 1.  Reporte Estatus De Producción De Cada Sucursal 2.  Reporte Estatus De Inventario En XL Imagen De: h.  Reporte Del Estatus Inventario Material Hierro Materiales, Herramientas, Servicios, Mantenimiento & i.  Reporte Unidades A Convertir: Juniors & Especiales Repuestos! Menores j.  Reporte Lonas Desinstaladas 8.  Proyecto GPS k.  Plan De Mejora De Seguridad De La Sucursal / Instalación 9.  Modelo LTS Videocámaras 10.  Flujo de Proceso de Una Venta a Nivel de Operaciones3.  Coordinación Operaciones Por Sucursal: 11.  Creación del Presupuesto del Departamento a.  Estatus De Inventario De: Partes De Unidades, 12.  Protocolo a Seguir en la Utilización del Correo Electrónico Herramientas De Trabajo, & Materiales De Seguridad Corporativo b.  Reporte Fotográfico Consolidado De La Sucursal Por 13.  Directrices De Vestuario De Trabajo Campaña Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 8
  9. 9. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Estatus Mensual: ! Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) ! & Registro Solicitudes de Pagoa. Apoyo: Gerencia Nacional Operaciones & DirecciónOperaciones!b. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia NacionalOperaciones: Entre los primeros 5 días de cada mes!c. Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 21 de noviembre de 2012 13:34Asunto: Re: [Importante] Caja Chica / Fondo Operativo (Estatus Inventario) / Registro Solicitudesde PagoPara: operacionesgerentes@vepaco.comCc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Reddy Mendez <rmendez@vepaco.com>, EnriqueBetancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Enrique Vitali <enriquevitali@vepaco.com>, murbina<murbina@grupoimagen.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 9
  10. 10. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) & Registro Solicitudes de PagoSe aprobó, a través de la Vicepresidencia de Admin& Finanzas, la asignación de VEB 2.000,oomensuales como Caja Chica.Estos les serán transferidos automáticamente entrelos primeros 5 días de cada mes, comenzando en elmes de septiembre, a las cuentas corrientes de losgerentes de sucursal mientras se estudia laposibilidad de retomar cuentas bancariascorporativas.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 10
  11. 11. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) ! & Registro Solicitudes de PagoLas normas para su utilización son las siguientes:! Sólo podrá utilizarse para la compra en efectivo de bienes & servicios indispensables para garantizar el buen funcionamiento de las áreas de cada sucursal, los cuales deban realizarse de forma inmediata & no justifiquen la elaboración de un Solicitud de Pago u Orden de Compra o Servicio.!  No podrá utilizarse para bienes/servicios que excedan los VEB 2.000.oo O para pagos fraccionados. En casos donde los bienes/servicios tengan un costo mayor al disponible en la Caja Chica, sí se deberá elaborar una Solicitud de Pago con su respectiva justificación (cotización/factura).!  Para el seguimiento & control de los fondos de la Caja Chica, se deberá llevar un registro mensual que contenga descripción de todo su movimiento, para así poder controlar & cuantificar la eficiencia de la Caja (adjunto reporte propuesto de estatus).!  La responsabilidad del manejo & control de la Caja Chica es de Administración & Gerencia de cada sucursal.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 11
  12. 12. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) ! & Registro Solicitudes de PagoCabe destacar las diferencias entre Caja Chica (Responsabilidad: Administración) &Fondo Operativo (Responsabilidad: Coordinación de Operaciones & Gerencia).La Caja Chica aplica para bienes & servicios tales como:! Artículos de limpieza e higiene!  Carpetas para archivar documentos (expedientes de clientes) Estacionamientos!  Gasolina para los vehículos de la operación!  Engrapadoras, clips, pegas, cinta adhesiva, lapiceros, marcadores, plumas, correctores, tijeras, goma, resaltadores, etc.!  Recarga de cartuchos de tinta para impresoras!  Reparaciones pequeñas de los vehículos (menor a VEB 2.000,oo)!  Reparaciones pequeñas & mantenimiento de los equipos de la oficina (impresoras, microondas, etc.)!  Sobres para las valijas!  Resmas de papel!  Servilletas, platos/vasos plásticos, agua potable, café, hielo, etc. ... entre otros artículos propios de Administración.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 12
  13. 13. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) ! & Registro Solicitudes de PagoEl Fondo Operativo debe ser analizado & propuesto ala Direccion de Operaciones durante los primeros 5días de cada mes, como ha sido presentado en lascomunicaciones enviadas el 29 de agosto & 16 denoviembre (Re: Estatus de Inventario), ya que parapoder estimar con mayor precisión estos recursos,primero se debe cuantificar & evaluar el estatus de lasherramientas de trabajo, materiales de seguridad, einventario de partes de unidades (el detalle seencuentra en los archivos adjuntos de ambos memos).Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 13
  14. 14. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) ! & Registro Solicitudes de Pago!  Para llevar un seguimiento & control preciso de las Solicitudes de Pago que ha realizado cada sucursal, se debe presentar un “Reporte de Estatus de Registro de Solicitudes de Pago”, (plantilla propuesta adjunta en las comunicaciones del 29 de agosto & 16 de noviembre).!  Todos los martes & jueves (comenzando en el mes de septiembre) se consolidarán todas las Solicitudes de Pago (pagado / no pagado) por parte del área de operaciones.!  La responsabilidad del reporte la llevará la Coordinación de Operaciones de cada sucursal & su Gerencia, & el Reporte será presentado por la Coordinacion Nacional de Operaciones a la Dirección de Operaciones.!  Este proceso nos permite confirmar cuales solicitudes de pago han sido ejecutadas & cuales se les debe brindar seguimiento, a su vez nos permitirá estandarizar los registros de información administrativa-operativa.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 14
  15. 15. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) ! & Registro Solicitudes de PagoPara mantener un control detallado del número de Solicitudes de Pago, se ha propuesto el siguienteformato de identificación para cada solicitud:Formato # Solicitud Pago: 10 dígitos_A_ _B_ _C_ _D_ _E_ _F_ _G_ _H_ _I_ _J__A_ : # Sucursal1: XL Imagen2: Dto. Capital3: Guacara4: Barquisimeto5: Maracaibo6: San Cristóbal7: Pto. La Cruz 8: Margarita_B_ _C_ _D_ _E_ _F_ _G_ : Fecha_B_ _C_ : Día (2 dígitos: ie. Día # 27 : _2_ _7_)_D_ _E_ : Mes (2 dígitos: ie. Mes # 11 - noviembre)_F_ _G_:Año (2 dígitos: ie. Año #12-2012:_1_ _2_)_H_ _I_ _J_ : # de Solicitud del día (orden cronológico) ie: _0_ _0_ _1_ _0_ _0_ _2_ _0_ _0_ _3_ie. Segunda solicitud de pago del 27/11/12 en la Sucursal de San Cristóbal: # Solicitud de pago: _6_ _2_ _7_ _1_ _1_ _1_ _2_ _0_ _0_ _2_Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 15
  16. 16. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Personal Obreroa. Apoyo: Gerencia Nacional Operaciones & DirecciónOperacionesb.  Objetivo: –  Contratar & mantener en nomina el número de cuadrillas asignadas a su sucursalc. Detalles de la comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 26 de noviembre de 2012 11:56Asunto: [Importante] Personal Obrero & Mantenimiento del Parque de VallasPara: operacionesgerentes@vepaco.comCc: Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz<xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, GladysPerozo <gperozo@vepaco.net>, Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 16
  17. 17. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Personal ObreroEstructura sugerida:!  Dto. Capital: 3 cuadrillas de 3 obreros c/u!  San Cristóbal: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u!  Maracaibo: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u!  Barquisimeto: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u!  Guacara: 2 cuadrillas de 3 obreros c/u! Pto. La Cruz: en espera (stand by) hasta próximo aviso!  Margarita: 1 cuadrilla de 3 obrerosPara Enero 2013 se presentará un plan donde se especificarán cuadrillasdedicadas a la Instalación & cuadrillas dedicadas al Mantenimiento del parque.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 17
  18. 18. Responsabilidad Reportes: Gerentes Sucursal Personal Obrero El perfil del personal obrero debe cumplir las siguientes características:1.  Jefe de Cuadrilla: 2. Obreros # 1 & 2:a. Más de 5 años de amplia experiencia en a. Más de 2 años de experiencia enfabricación & montaje de elementos estructurales, fabricación & montaje de elementospiezas metálicas y estructurales, piezas metálicas ycomponentes propios de diseño & construcción componentes propios de diseño &de avisos publicitarios. construcción de avisos publicitarios.b. Capacidad de instalación de banners & viniles b. Capacidad de instalación de banners &c. Amplia destreza en soldadura & armado viniles(herrería) c. Amplia destreza en soldadura & armadod. Apto para trabajar en alturas (herrería)e. Capacitado para tomar fotografías d. Conocimiento de mantenimientos rutinariosf. Conocimiento de mantenimientos rutinarios,preventivos e integrales e. Orientado hacia resultados, comprometido, & con excelente iniciativa en la integración deg. Orientado hacia resultados, comprometido, & equipo, evaluación de riesgos & toma decon excelente iniciativa en la integración deequipo, evaluación de riesgos & toma de decisiones oportuna.decisiones oportuna. f. Licencia de conducir vigenteh. Licencia de conducir vigenteMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 18
  19. 19. Responsabilidades según Estructura del Departamento1.  Gerentes Sucursal: 4.  Jefes De Operaciones Por Sucursal: a.  Caja Chica, Fondo Operativo (Estatus Inventario) a.  Mantenimiento Del Parque De Vallas & Registro Solicitudes De Pago b.  Mantenimiento De Las Paradas De Autobús b.  Estructura del Departamento c.  Retirar Unidades Vs. Mantenimiento Integral c.  Personal Obrero! d.  Unidades En Temporal2.  Coordinación Operaciones Por Sucursal: e.  Planificación & Gestión Instalación Para Juniros, a.  Inventario De: Partes De Unidades, Herramientas Estandars, Dergs, & Paradas De Autobuses. De Trabajo, & Materiales De Seguridad f.  Flota De Vehículos De Cada Sucursal b.  Reporte Fotográfico Consolidado De La Sucursal g.  Inventario Material Hierro Por Campaña h.  Conversiones: Juniors & Especiales Menores c.  Recolección Lámparas Parque De Vallas i.  Lonas Desinstaladas d.  Supervisión constante de todo el Parque de Valla. j.  Seguridad De La Sucursal / Instalación Notificar con foto & comentario. Videocámaras3.  Coordinación Sitios Por Sucursal: k.  Estudio de Ingeniería: Anclaje, Elementos de 1.  Actualización Del Parque De Vallas De La resistencia al aire & Estado de la camisa! Sucursal Para OMM 5.  Personal Obrero: 2.  Estatus De Arrendadores a.  Jefe de Cuadrilla: 3.  Esquema arrendadores & municipios a.  Experto en Instalación, soldadura, herrería, 4.  Recuperar vallas removidas del parque, a través mantenimientos. de acuerdos celebrados con arrendadores & b.  Capacidad para trabajar en alturas municipios.! b.  Obreos #1 & 2: a.  Experto en Instalación, soldadura, herrería, mantenimientos. Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 19
  20. 20. Responsabilidad Reportes: ! Estructura del Departamento1.  GUACARA: 2.  SAN CRISTOBAL: –  Coordinador de Sitios: –  Coordinador de Sitios: •  Inexistente (proceso de •  Duilio Ramírez entrevista & –  Coordinador de Operaciones: reclutamiento) •  Inexistente (proceso de –  Coordinador de entrevista & reclutamiento) Operaciones: –  Jefe de Operaciones: •  Delia Silva (reemplazo) •  Rodolfo García (viene de –  Jefe de Operaciones: Guacara) •  José Enrique Sarcos –  Cuadrilla de Obreros: –  Cuadrilla de Obreros: •  1 experto instalador •  3 novatos •  Completar cuadrilla •  1 experto Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 20
  21. 21. Responsabilidad Reportes: ! Estructura del Departamento3.  Dto. CAPITAL: 4.  BARQUISIMETO: –  Coordinador de Sitios: –  Coordinador de Sitios: •  Gilberto Trujillo / Joaquín •  Gloria Yepez Camacho / Mike Rodriguez –  Coordinador de Operaciones: –  Coordinador de Operaciones: •  Inexistente (proceso de •  Carlos Hernández entrevista & reclutamiento) –  Jefe de Operaciones: –  Jefe de Operaciones: •  Frederik Camacho •  Juan Noguera –  Cuadrilla de Obreros: –  Cuadrilla de Obreros: •  7 en nomina •  4 obreros dedicados a la instalación •  Caso: Lilo & Felipe: Expertos: •  3 obreros dedicados a los mantenimientos subcontratados? •  2 obreros expertos con mas de 15 años de experiencia Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 21
  22. 22. Responsabilidad Reportes: ! Estructura del Departamento5.  MARACAIBO: 6.  MARGARITA: –  Coordinador de Sitios: –  Coordinador de Sitios: •  Agnnys Delgado •  Sodelys Velasquez –  Coordinador de –  Coordinador de Operaciones: Operaciones: •  Jeanisse Balzán •  Jean Carlos Vásquez –  Jefe de Operaciones: –  Jefe de Operaciones: •  1 subcontratado •  Jean Carlos Vásquez –  Cuadrilla de Obreros: –  Cuadrilla de Obreros: •  1 subcontratado no •  1 subcontratado experto, sólo instala. Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 22
  23. 23. Responsabilidad Reportes: ! Estructura del Departamento7.  Pto. La CRUZ: –  Coordinador de Sitios: •  Inexistente (proceso de entrevista & reclutamiento) –  Coordinador de Operaciones: •  Ronmel Rodríguez –  Jefe de Operaciones: •  Ronmel Rodríguez –  Cuadrilla de Obreros: •  2 subcontratados expertos Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 23
  24. 24. Responsabilidad Reportes: ! Actualización de ManualesTodos los manuales inter-relacionados al área deoperaciones deben estar actualizados para !Enero. 14, 2013!Los responsables por área son:!   Manual de Operaciones: Javier Cárdenas!   Manual de Control & Procesos: Adaiana Arrieche!   Manual de Producción: David Castillo!   Manual de Sitios: Flor Machado!   Manual de Sistemas: Newman Viloria Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 24
  25. 25. Estatus Sucursales Distrito Capital Guacara Maracaibo Andina Occidental Oriente InsularJunio 2012 Operaciones 25
  26. 26. Estado: Sucursal ! Dto. Capital(Mariche) Se debe alquilar por un día una grúa telescópica para organizar todo el material que se encuentra en esta sucursal. !   La renta por día oscila entre BsF. 10K-15K Lo que se aprecia en estas imágenes son las estructuras de una “jaula” 12*12mts Este desmontaje se hizo de emergencia por una obra gubernamental llamada “Metro Cable”, localizada en la recta de la Urbina.Junio 2012 Operaciones 26
  27. 27. Sucursal: Distrito Capital!   Gerente: Javier Cárdenas! !   # Caras Publicitarias: 800+ (8 años) !   Ocupación: 30%!   Coordinador Sucursal: ! !   % Renovación: 20% !   En su mayoría son clientes 3 meses nuevos!   Secretaria: 20 años !   Estatus Arrendamientos: Crítico !   Estatus Impuestos: ! Crítico !   Alcaldías en mejor estado: Hatillo & Sucre !   Estatus Carteleras: ! muy mal, ningún mantenimientoJunio 2012 Operaciones 27
  28. 28. Estado: Sucursal GuacaraJunio 2012 Operaciones 28
  29. 29. Sucursal: Región Guacara! (Carabobo, Aragua, Guárico, Apure, Falcón)!   Vice-Presidente: ! !   Caras Publicitarias: 500+ Augusto Prieto (30 años) !   % Ocupación: 30-35% !   Conoce muy bien todas las áreas !   % Renovación: 80% del negocio!   Jefe de Operaciones: 30 años !   En su mayoría son clientes antiguos!   Coordinador Ventas: 30 años !   Estatus Arrendamientos: regular!   Coordinador de Operaciones: !   Estatus Impuestos: regular 15 años !   Estatus Carteleras: regular!!   5 vendedores antiguos buenos!   Supervisor de Sitios: 9 años !   Se debe asignar presupuesto de!   Administración de la sucursal: mantenimiento a la sucursal, se 30 años encuentra en muy mal estado,! Utility: 20 años no pueden atender clientes en!   Secretaria de Ventas: 3 años las instalaciones.!   8 obreros fijosJunio 2012 Operaciones 29
  30. 30. Sucursal: Maracaibo!   Encargada, no hay gerente: !   Caras Publicitarias: 300- Jessemyn Araujo !   % Ocupación: 13% !   % Renovación: 80%!   Coordinadora de Sitios: 8 años !   En su mayoría son clientes nuevos!   Coordinadora Administración !   Estatus Arrendamientos: Crítico de Ventas: nueva, lleva meses !   Estatus Impuestos: Crítico!   4 Vendedores en nomina: ! !   Estatus Carteleras: ! 2 con 20 años ! Muy mal, ningún mantenimiento 2 nuevos !   Es una sucursal que históricamente siempre ha estado en Rojo, jamás ha!   No hay obreros en nomina, ! sido rentable. todos subcontratados !   Costos Operacionales muy altos. !   Ha mejorado en estos últimos 6 meses. ! Jessemyn conoce muy bien la operación & los arrendadores, pero no tiene las cualidades de un vendedor.Junio 2012 Operaciones 30
  31. 31. Sucursal: Región Andina! (Táchira, Mérida, Barinas)!   Gerente: Ramón Labrador ! !   Caras Publicitarias: 300+ (30 años) !   % Ocupación: 30% !   Conoce muy bien todas las !   % Renovación: 80% áreas del negocio !   En su mayoría son clientes!   Coordinador de Operaciones: ! antiguos 4 años !   Estatus Arrendamientos: !!   Administrador de la Sucursal: al día 30 años !   Estatus Impuestos: al día!   4 Vendedores en nomina: ! 2 con 20 años ! !   Estatus Carteleras: regular 2 nuevos !   Más estable históricamente!   Coordinador de Sitios & Coordinador de Ventas promovidos a Vendedores.!   2 obreros en nomina, ! de resto subcontratadosJunio 2012 Operaciones 31
  32. 32. Sucursal: Región Occidental! (Lara, Yaracuy, Portuguesa, Trujillo)!   Gerente: Mayelin Timaure !   Caras Publicitarias: 200+!   Coordinadora de Operaciones !   % Ocupación: 30% & Sitios: 20 años !   % Renovación: 80%!   Coordinador Ventas: 4 años !   En su mayoría son clientes!   Administración de la Sucursal: antiguos nueva !   Estatus Arrendamientos: Crítico!   Jefe de Operaciones: 30 años !   Han tumbado muchas vallas!   En nomina: !   Estatus Impuestos: Crítico !   Muchacha de limpieza !   Han tumbado muchas vallas !   Vigilante !   Estatus Carteleras: regular !   1 vendedor !   Muy mal manejo, !!   Obreros subcontratados mucha delincuencia. !   Alto potencial de mejora, ! antes ha facturado considerablemente.Junio 2012 Operaciones 32
  33. 33. Sucursal: Región Oriente! (Anzoátegui, Monagas, Bolívar)!   Gerente (-1 año): ! ! Caras Publicitarias: 250+   Jesús Callejas ! % Ocupación: 10%  !   Administrador Sucursal: ! ! % Renovación: mínimo   10 años ! Estatus Carteleras: Crítico  !   Coordinador de Ventas: ! ! Estatus Arrendamientos: Crítico   1 año ! Estatus Impuestos: Crítico  !   En nomina: ! Sucursal cerrada por   !   4 Vendedores: ! incumplimiento del convenio 2 con 20 años! de pago: ! 2 nuevos patente, industria, comercio & !   Vigilante publicidad comercial !   Muchacha de limpieza !   Sucursal cerrada por !   1 obrero fijo ! incumplimiento de pagos de (no especializado) impuestos municipalesJunio 2012 Operaciones 33
  34. 34. Sucursal: Región Insular! (Porlamar)!   Gerente: Oscar Arrias ! !   Caras Publicitarias: 250+ (3 meses) !   % Ocupación: 20%!   Jefe Operaciones: 3 meses !   % Renovación: 20%!   Administración de la !   Clientes antiguos Sucursal: 5 años !   Estatus Arrendamientos:!   Coordinación de Ventas: ! Crítico 5 años !   Estatus Impuestos: Crítico!   Obreros subcontratados !   Estatus Carteleras: regular!   Vigilante: 40 años (recuperándose)Junio 2012 Operaciones 34
  35. 35. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Presupuesto para Mantenimiento del Parque de VallasEl Jefe de Operaciones de cada sucursales presentará un plan paraMantenimientos Rutinarios, Preventivos & Integrales.Se debe asignar una o más cuadrillas específicamente dedicadas a losmantenimientos de las unidades.Idealmente, en el segundo trimestre del 2013, se debe tener la capacidadde realizar:!  Mantenimientos Rutinarios Mensuales a todas las unidades del parque de vallas correspondientes a su sucursal.!  Mantenimientos Integrales Anuales a todas las unidades del parque de vallas correspondientes a su sucursal.!  Mantenimientos Preventivos Semi-Anuales a aquellas unidades que se encuentren por ejemplo en colinas (como las que están en la autopista Regional del Centro) & durante temporadas de lluvias, sus bases puedan ser debilitadas por erosión.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 35
  36. 36. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal ! Presupuesto para !Mantenimiento del Parque de ! Vallas –  Colocar vinilEstablecer protocolos & rutas: –  Revisar base (ajuste, cambio) –  Raspado de pantalla –  Pintura verde anticorrosiva –  Chequeo estatus de pantalla – para la estructura fondeo –  Pintura blanca # 25 para la –  Revisar sujetadores, pretina, base ganchos, bigas, correas, –  Código visible cerchas, bases, fundación •  Reemplazar elementos dañados! –  Limpieza mecánica ! –  Poda ! –  Sello ! ! ! ! !Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 36
  37. 37. Responsabilidad Reportes: ! Ejemplo: Mantenimiento RutinarioMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 37
  38. 38. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalOptimización: Mantenimiento !   Adiestramiento a personal obrero!   Definir incentivos más atractivos en los nuevo para la diferentes mantenimientos, para la creación de cuadrillas exclusivas por área. continuidad de los estándares de Vepaco !   En numerosas oportunidades, el mantenimiento rutinario a vallas cercanas a !   Jefe de cuadrillas la cual se le está elaborando una instalación, Ccs: Lilo & Felipe: requiere considerablemente más tiempo, instalan, soldan, comparado con la instalación específica del podan, etc. nuevo contrato o renovación. " !   Definir figura laboral (ie. Caso del Llanito & Caso de Maturín) del obrero: contrato !   Los pagos relacionados con el mantenimiento fijo o a destajo con de vallas a cuadrillas de obreros (no por primas a la obrero) son mínimos:" producción. (Poda: BsF. 50 / Pintar base: BsF. 20 / Cambiar sello: BsF. 1) Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 38
  39. 39. Responsabilidad Reportes: ! Rentabilidad Trabajadores ! a 30-días Período de PruebaMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 39
  40. 40. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Presupuesto para Mantenimiento de las Paradas de AutobúsEl Jefe de Operaciones de cada sucursales presentará un plan paraMantenimientos Rutinarios & Integrales.a. Apoyo: Gerencia Sucursalb.  Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: Todos los díasc.  Detalles de la última comunicación de las Paradas de Autobús:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 21 de noviembre de 2012 13:49Asunto: Re: [Importante] Mantenimiento Integral Paradas Autobus -Re: UNIDADES DE PARADA (3).pptPara: Javier Cardenas <jcardenas@vepaco.net>Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Frederick Camacho <fcamacho@vepaco.net>, Carlos Hernandez<chernandez@vepaco.net>, Operaciones Mariche <operacionesmariche@vepaco.com>, David Castillo<dcastillo@xlimagen.com>, Marisela Gonzalez <mgonzalez@vepaco.com.ve>, Enrique Betancourt<ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Newman Viloria<nviloria@grupoimagen.com.ve>b.  Objetivos:!  Mantenimientos Rutinario Mensual para todas las paradas de autobús.!  Mantenimiento Integral Anual para todas las paradas de autobús.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 40
  41. 41. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Presupuesto para Retirar Unidades vs. Mantenimiento Integrala. Apoyo: Gerencia Sucursal, Gerencia Nacional Operaciones &Dirección de Operacionesb. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones:Entre los primeros 5 días de cada mesc. Detalles de la comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 21 de noviembre de 2012 18:13Asunto: Re: [Importante] Presupuesto para Retirar Unidades vs. Mantenimiento IntegralPara: Operaciones@vepaco.comCc: Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz<xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Vitali<enriquevitali@vepaco.com>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 41
  42. 42. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Presupuesto para Retirar Unidades vs. Mantenimiento IntegralEn proceso: Reporte detallado de unidades que se encuentren a punto decolapsar. Éstas deben ser retiradas lo antes posible o se les debe realizarmantenimientos integrales. Ambas opciones se están estudiando &cotizando para definir un plan de acción durante los próximos meses.A su vez, se está aprovechando el proyecto de Actualización del OMMpara observar a través de los reportes fotográficos estas unidades quedeban ser retiradas o recuperadas.Se han recibido & aprobado propuestas de las sucursales de Maracaibo,Margarita & Pto. La Cruz.Las demás sucursales deben enviar sus propuestas antes del 5 dediciembre para poder coordinar los recursos necesarios con anticipación.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 42
  43. 43. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Verificación Mensual de Unidades en Temporala. Apoyo: Jennifer Chacón & Gilberto Trujillob.  Entrega a Administración de Ventas & Dirección Operaciones: Entre los primeros 5 días de cada mesc.  Objetivo & Responsabilidades: Equipo de Admin. Ventas coordina con la Coordinación de Operaciones de la sucursal respectiva el estatus real de las unidades en "Temporal”. Se busca evitar que las unidades caigan en Estatus TE para mantener el sistema OMM al día, & así lograr obtener disponibilidades reales. Todas las unidades debe estar definidas como: –  A-F: Arrendamiento Finiquito –  F-E: Finiquito Extemporáneo –  S-S: Sustitución –  S-F: Sustitución FiniquitoMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 43
  44. 44. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Inter-Diario Planificación & Gestión Instalación para Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas de Autobusesa. Apoyo: Gerencia Sucursalb.  Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: Todos los díasc.  Detalles de la comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 11:32Asunto: Re: [Importante] Reportes de GestionPara: Operaciones@vepaco.comCc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, EnriqueBetancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>, Reddy Mendez<rmendez@grupoimagen.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 44
  45. 45. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Inter-Diario Planificación & Gestión Instalación para Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas de AutobusesPara gerenciar & llevar un control de la operación, se sugirió́ crear elreporte de Planificación & Gestión de Instalación de motivos decampañas.Este nos permitirá mantener al resto del equipo de operacionesinformado de manera práctica & consolidada acerca de las instalacionesque se van realizando a nivel nacional.El reporte contiene los campos mencionados a continuación.Este va a ser coordinado a través de la Coordinación Nacional deOperaciones. Ésta se va a encargar de mantener el reporte actualizadotodos los lunes, miércoles & viernes, para asegurarnos de que el procesose encuentre en una constante & óptima fluidez.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 45
  46. 46. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Inter-Diario Planificación & Gestión Instalación para Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas de AutobusesLos campos a actualizar son: 12. Ubicación: Coordinación de Administración de Ventas (Jennifer Chacón)1. Cliente / Motivo Campaña: Coordinación deAdministración de Ventas (Jennifer Chacón) 13. Material: Coordinación de Administración de2. Ctto.: Coordinación de Administración de Ventas Ventas (Jennifer Chacón)(Jennifer Chacón) 14. Base: Coordinación de Administración de Ventas3. Ptto./Oferta: Coordinación de Administración deVentas (Jennifer Chacón) (Jennifer Chacón)4. # OT: Coordinación de Administración de Ventas 15. Altura: Coordinación de Administración de Ventas(Jennifer Chacón) (Jennifer Chacón)5. Asesor Ventas: Coordinación de Administración deVentas (Jennifer Chacón) 16. Mts2: Coordinación Nacional de Operaciones6. Sucursal: Coordinación de Administración de Ventas 17. Medida (Jr Std Derg): Coordinación de(Jennifer Chacón) Administración de Ventas (Jennifer Chacón)7. Fecha Proceso de OT: Coordinación de 18. Acceso (Privado/Municipal): CoordinaciónAdministración de Ventas (Jennifer Chacón)8. Fecha Temporal: Coordinación de Administración de Nacional de SitiosVentas (Jennifer Chacón) 19. Existencia Deuda: (Negociable: Si/No):9. Fecha Inicio Campaña: Dirección Ventas Coordinación Nacional de Sitios10. # Código Unidad: Coordinación de Administración 20. Fecha Recibo Material Sucursal: Gerenciade Ventas (Jennifer Chacón)11. Unidades Sustitutas: Coordinación Nacional de Producción & Coordinación Operaciones de SucursalSitios 21. Fecha Instalación: Jefe de Operación de Sucursal 22. Reporte Fotográfico (Fecha/Pendiente): Coordinación Operaciones de Sucursal Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 46
  47. 47. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Inter-Diario Planificación & Gestión Instalación para Juniors, Estándars, DERGs, & Paradas de AutobusesSiempre se debe considerar lo siguiente:!  Capacidad Max Diaria de Instalación: 300 mts2! Días para Planificación & Logística antes de comenzar instalación: 3 días* Responsable Planificación Instalación:Jefes de Operación de Sucursal & su Gerencia** Creación Reporte:Coordinación Nacional de Operaciones*** Entrega Reporte Planificación & Estatus Producción:Todos los lunes, miércoles & viernes a Dirección de OperacionesMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 47
  48. 48. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Planificación de InstalaciónMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 48
  49. 49. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Notificación de Gestión de InstalaciónMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 49
  50. 50. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Gestión de Instalación!   Ubicaciones de todas las carteleras: !   Los 4 rubros por sucursal: !   El numero de vallas puede !   Junior aumentar y/o disminuir (las !   Estándar tumban por incumplimiento de !   DERG pago/contrato) !   Paradas de autobús!   Todos los formatos: !   Estatus: !   Los formatos pueden cambiar sus !   Planificado dimensiones para mejorar su rentabilidad. !   Realizado !   Sitios da la Orden de !   Desviación Conversión. !   Al ocurrir desviaciones, se van !   Operaciones acciona. acumulando mantenimientos hacia los siguientes meses, pudiendo generar un estado crítico posteriormente. !   No incluye la ocupación, esto forma parte del Informe de Gestión de Ventas. Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 50
  51. 51. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Actividades de Gestión!   Poda !   Instalación !   Pintar / Limpiar Base !   Retirar Paneles!   Blanqueo / Fondeo Paneles / Pantalla !   Pintada Estructura !   Reparar/Suspender Sist.!   Raspada (Vinil Ó !   Retirar / Reparar !   Pintado Numero Elec./Retirar Lámparas Afiche) Base !   Retirar Aviso P/Post. !   Retirar O Colocar!   Reparado / !   Pintada Pantalla Saliente & La Reubicación. Repegado / Cortar !   Pintada Paneles Estructura /Retirar Pie De !   Reubicar/Reinstalar - Vinil !   Pintada Tubo Amigo. Crear Aviso!   Reparar Pantalla !   Pintada Vigas & !   Reforzar / Suspender Ó !   Tensar Lona!   Reparar O Retirar Correas Reacondicionar !   Limpiar/Lavar Paneles / Molduras Estructura Pantalla !   Retirar Plataformas!   Colocar / Cambiar O Pasarelas !   Nivelación De Aviso/ !   Conversión De Avisos Sello !   Pintar Base & Girar Estructura !   Reparar/Pintar/Retirar/!   Pintada Molduras Paneles Por La !   Retirar/Colocar Vigas & Coloc. Forros/Aviso N/L!   Colocación Parte Detrás Correas Molduras !   Colocar / Cambiar!   Enderezar o Base Reparar Paneles !   Colocar/Retirar Stickers Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 51
  52. 52. Capacidad Instalación & Unidades Activas Hace sólo 4 meses se instalaban en promedio 3 unidades al día Hoy logramos desarrollar una capacidad de hasta 30 instalaciones en un día (1.000% eficiencia) Unidades Activas 1400 1200 Unidades! 1000 ! Ac+vas! Mayo% 861% Junio% 850% 800 Julio% 899% Agosto%% 918% 600 Sep8embre% 1195% Octubre% 1134% 400 Noviembre% 1073% 200 0 Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre NoviembreMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 52
  53. 53. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursala.  Apoyo: Gerencia Sucursalb.  Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones: Entre los primeros 5 días de cada mesc.  Responsabilidades: i. Fotos de vehículos operativos en carteleras de la sucursal ii. Asignar un máximo de 2 obreros por vehículo por sucursal para operar la flota iii.  A diario: inspección de vehículos al salir & al regresar de la sucursal (apoyarse en croquis del auto)d.  Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 20 de noviembre de 2012 16:10Asunto: Re: [Importante] Reporte: Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursalPara: Operaciones@vepaco.com, Ronald Rivas <rrivas@vepaco.com.ve>Cc: Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>,Enrique Betancourt ebetancourt@vepaco.com.veMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 53
  54. 54. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursalObjetivo:Registrar el estatus de la flota de vehículos de cada sucursal paracomprender cómo nos encontramos en este momento, qué podemosrecuperar, & qué debemos vender para poder invertir en vehículosnuevos.Esta herramienta nos ayudará a identificar las necesidades especificas decada sucursal, & a su vez nos asegurará la clara & óptima operación denuestro sistema.Hasta el momento se ha logrado identificar/reparar/mantener lossiguientes vehículos..Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 54
  55. 55. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal1.  Dto. Capital: e. 1 camión Cheyenne: a.  2 vehículos 350: i.  Para Instalaciones de Vallas Estándar i.  Para Mantenimientos Integrales e ii.  ii. Cotizar & realizar mantenimiento Instalaciones de Vallas Estándar ii.  Cotizar reparación & servicio b. 1 pick-up: f. 1 Dyna: i.  Para Mantenimientos de Rutina i.  Estudiar posibilidad de vender como ii.  Cotizar & realizar mantenimiento chatarra & servicio c. 1 pick-up: g. Fiat Uno: i.  Para Mantenimientos de Rutina i.  Para Supervisión del Parque ii.  Cotizar reparación ii.  Cotizar reparación (existe ya una d. 1 pick-up: cotización, se debe buscar otra para i.  Estudiar posibilidad de vender como chatarra comparar)Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 55
  56. 56. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal2.  Guacara: e. 2 camiones 750: a.  2 vehículos 350: i.  Para Instalaciones de Vallas Gigantes i.  Para Mantenimientos Integrales e ii.  Se reciben de la sucursal de Instalaciones de Vallas Estándar Barquisimeto ii.  Cotizar & realizar mantenimiento iii.  Cotizar reparación & servicio f. Grúa 750/800: b. 1 pick-up: i.  Para Instalaciones de Vallas Gigantes i.  Para Mantenimientos de Rutina ii.  Cotizar reparación ii.  Cotizar & realizar mantenimiento iii.  Complementar con brazo de la grúa & servicio que se tiene en San Cristóbal c. 1 camioneta de paneles cerrados: i.  Para transporte de materiales ii.  Cotizar & realizar mantenimiento & servicioMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 56
  57. 57. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal3.  San Cristóbal: c. 2 vehículos 350: a.  1 vehículo 350: i.  Para Mantenimientos Integrales e i.  Para Mantenimientos Instalaciones de Vallas Estándar Integrales e Instalaciones de ii.  Cotizar & realizar Vallas Estándar mantenimiento & servicio ii.  Cotizar reparación e. 1 pick-up Chevrolet pequeña: b. 1 pick-up: i.  Para Mantenimientos de Rutina i.  Para Mantenimientos de ii.  Cotizar & realizar Rutina mantenimiento & servicio ii.  Cotizar reparaciónMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 57
  58. 58. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal4.  Barquisimeto: c. 2 camiones 750: a.  1 vehículo 350: i.  Para Instalaciones de Vallas i.  Para Mantenimientos Gigantes Integrales e Instalaciones de ii.  Destinados para la sucursal de Vallas Estándar Guacara ii.  Cotizar reparación iii.  Cotizar reparación b. 1 pick-up: e. 1 pick-up: i.  Para Mantenimientos de i.  Para Mantenimientos de Rutina Rutina ii.  Cotizar & realizar ii.  Cotizar reparación mantenimiento & servicioMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 58
  59. 59. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal5.  Margarita: e. 1 vehiculo 350: a.  1 pick-up: i.  Estudiar posibilidad de vender i.  Estudiar posibilidad de vender como chatarra como chatarra f. Coralla Sky: b. 1 pick-up: i.  Para Supervisión del Parque i.  Para Mantenimientos de Rutina ii.  Cotizar reparación o Estudiar ii.  Cotizar reparación posibilidad de vender como c. 1 vehiculo 350: chatarra i.  Para Mantenimientos Integrales e Instalaciones de Vallas Estándar ii.  Cotizar reparaciónMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 59
  60. 60. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal6.  Maracaibo: 7.  Puerto La Cruz: a.  1 vehiculo 350: a.  1 vehiculo 350: i.  Para Mantenimientos Integrales e i.  Para Mantenimientos Integrales Instalaciones de Vallas Estándar e Instalaciones de Vallas ii.  Cotizar & realizar mantenimiento & servicio Estándar iii.  Donado por la sucursal de San ii.  Cotizar reparacion Cristóbal b. 1 pick-up: i.  Para Mantenimientos de Rutina ii.  Cotizar reparación iii.  Se recibe desde San Cristóbal para complementar la flota de MaracaiboMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 60
  61. 61. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursalResponsabilidades:!  Cotizar & realizar mantenimiento & servicios rutinarios a todos los vehículos de las flota de las sucursales.!  Presentación de agenda propuesta de servicios con sus respectivos costos, para incluirlo como gasto operativo recurrente en nuestro sistema.!  Estudio de mínimo 2 & de ser posible hasta 3 cotizaciones por reparación requerida, & verificación de costos con Ronald Rivas.!  El proceso de venta de chatarra & de la creación del documento de “compra-venta”, en el caso de que algún vehículo no posea título de propiedad, será supervisado por Ronald Rivas.!  Las reparaciones durante el 2012 serán sólo & exclusivamente a nivel mecánico.!  Durante el 2013 se estudiará la posibilidad de realizar latonería, pintura & rotulación.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 61
  62. 62. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursalLa estructura mínima requerida para la operación de las sucursales es lasiguiente:Para las sucursales de Dto. Capital, Guacara & San Cristóbal:a.  2 vehículos 350 (o Dyna)b.  1 pick-up (traslado de materiales)c.  1 vehículo pequeño/coupé (para supervisión del parque)Para las sucursales de Barquisimeto, Maracaibo, Pto. La Cruz & Margarita:a.  1 vehículos 350 (o Dina)b.  1 pick-upc.  1 vehículo pequeño/coupé o una moto Vespa o China (para supervisión del parque)Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 62
  63. 63. Jefes de Operaciones por Sucursal! Actualización de Flota de Vehículos Camión 750 Pick-up Precio aprox: BsF. 700.000 Precio aprox: BsF. 350.000 Para Instalaciones de Vallas Gigantes. Para Mantenimiento de Rutina Camión 350 Chevrolet Spark Precio aprox: BsF. 500.000 Precio aprox: BsF. 110.000 Para Mantenimientos Integrales e Para Supervisión de Sitios Instalaciones de Vallas Estándar.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 63
  64. 64. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal!  La responsabilidad de mantener el Reporte de Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos de cada sucursal es de la Coordinación de Operaciones de cada sucursal & de su Gerencia.!  Este reporte debe ser entregado a la Gerencia Nacional de Operaciones & su Dirección durante los primeros 5 días de cada mes.!  Los Jefes de Operaciones deben supervisar el uso de los vehículos & asignar responsables dentro del personal obrero que estén capacitados para manejarlos.!  Se tomarán fotos (de todos los ángulos) a los vehículos operativos & éstas serán colocadas en las carteleras, con fecha, para concientizar cómo se encuentra cada vehículo en un momento específico, para así poder llevar un control, & conocer quien conserva & quien maltrata los vehículos.!  Se deben crear croquis/dibujo de cada vehículo identificando todas sus partes, & los mismos Jefes de Operaciones deben llevar el control de cómo sale a operar & regresa el vehículo a la sucursal.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 64
  65. 65. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Estatus del Inventario de la Flota de Vehículos al 2009Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 65
  66. 66. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte del Estatus Inventario Material Hierroa. Apoyo: Gerencia Sucursalb. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones:Entre los primeros 5 días de cada mesc. Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 11:06Asunto: Re: [Importante]: Estatus Inventario Material HierroPara: Operaciones@vepaco.comCc: Ronald Rivas <rrivas@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, ReddyMendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt<ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 66
  67. 67. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte del Estatus Inventario Material HierroObjetivos:!  Mantener un estatus del inventario de los materiales de hierro que cada sucursal maneja, para cuantificar los activos a nivel administrativo, & a nivel de operaciones entender con qué contamos para la óptima operación de nuestro sistema.!  Calificar los materiales según sus dimensiones & peso, & puntualizar las condiciones en las cuales se encuentran, para así poder distinguir cuales deben ser reacondicionados & cuales identificados como “chatarra” para coordinar su proceso de venta como la misma. La venta de chatarra se coordinará a través del Sr. Ronald Rivas!  Identificar si se requiere de recursos para ordenar los materiales en sus sucursales.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 67
  68. 68. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte del Estatus Inventario Material HierroMateriales a clasificar:1. Anclaje P/Azotea De 12. Base Cajón Para Tubo De 24. Modulo En V P/Aviso 33. Planchas Acero Hn Esp50x50x7 Mm 6” Vertical Ø 20" 19 Mm2. Anclaje P/Azotea De 13. Base Cajón Para Tubo De 25. Modulo En V P/Aviso 34. Planchas Acero Hn Esp65x65x5 Mm 8" 14. Cartelas Vertical Ø 20" 25 Mm3. Angulo Para Crucetas 15. Correas Doble 26. Modulo En V P/Aviso 35. Techos Para Paradas De4. Angulos L 16. Empate De 2 Mts Vertical Ø 20" Autobus Imagen5. Angulos L P/Correa 17. Estruc. Ctral. P/Aviso 27. Modulo P/Aviso En 36. Torres T-256. Base Cajón Para Tubo De Garza Std. Tubo En V 37. Tubo Cuadrado10" 18. Estruc. P/Aviso Nueva 28. Modulo P/Aviso En 38. Tubo Hn Cuadrado Cal7. Base Cajón Para Tubo De Linea Tubo En V 1,1 Mm16" 19. Estructura De Aviso 4 X 48. Base Cajón Para Tubo De Flash 20.EstructuraDeAviso 29. Modulo P/Aviso 39. Tubo Hn Reptangular20" NuevaLiniea Unipol Cal 1,1 Mm9. Base Cajón Para Tubo De 21. Estructura Garza Central 30. Modulo P/Aviso 40. Tubo Redondo30" En "V" Unipol 41. Tubo Reptangular10. Base Cajón Para Tubo De 22. Estructura Tipo Cercha 31. Modulo P/Aviso 42. Viga Hea 43. Viga Heb34” 23. Grating (Rejilla Vertical 44. Viga Ipn 45. Vigas Upl11/28/12 4:53 PM Galvanizada) 32. Planchas Acero Hn Esp46. Vigas Upn11. Base Cajón Para Tubo De 12 Mm36"Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 68
  69. 69. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Unidades a Convertir: Juniors & Especiales Menoresa. Apoyo: Gerencia Sucursalb. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones:Entre los primeros 5 días de cada mesc. Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 18:40Asunto: Re: [Importante] Reporte Planificación Conversion Unidades: Junior & EspecialesMenoresPara: Operaciones@vepaco.comCc: Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>,Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 69
  70. 70. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Unidades a Convertir: Juniors & Especiales MenoresObjetivo:Convertir unidades a formatos más atractivos:! Juniors a especiales menores o Estándars! Estándars dobles en Dergs.La propuesta de conversión debe ejecutarse durante el primer trimestre del2013.Requerimientos:Cotización de actividades & herramientasRecibimos propuestas de Margarita, Barquisimeto & Maracaibo, pendientesde recibir las de Dto. Capital, San Cristóbal, Guacara & Margarita.Del Sistema OMM se obtuvo & se compartió una propuesta del número deunidades por sucursal las cuales, según sistemas, pueden ser convertidas.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 70
  71. 71. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por SucursalReporte Unidades a Convertir: Juniors & Especiales MenoresMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 71
  72. 72. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Reporte Lonas Desinstaladasa. Apoyo: Gerencia Sucursalb. Entrega a Dirección Operaciones & Gerencia Nacional Operaciones:Entre los primeros 5 días de cada mesc. Responsabilidades:i. Clasificación 1. Medida: junior, estándar, derg 2. Motivo campaña / Cliente 3. Período de instalación (fecha)ii. Envío a Sucursal Mariched. Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 18:45Asunto: Re: [Importante] Lonas DesinstaladasPara: Operaciones@vepaco.comCc: Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, EnriqueBetancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 72
  73. 73. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Plan de Mejora de Seguridad de la Sucursal / Instalación Videocámarasa. Apoyo: Gerencia Sucursalb. Entrega de Planos Sucursales a Dirección Operaciones & GerenciaNacional Operaciones: Miércoles 10 de Octubrec. Detalle de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 18:29Asunto: Re: [Importante] Planos Sucursales : ASESORÍA DE SEGURIDADPara: operacionesgerentes@vepaco.com, David Castillo <dcastillo@xlimagen.com>Cc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, ReddyMendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt<ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 73
  74. 74. Responsabilidad Reportes: ! Jefes de Operaciones por Sucursal Plan de Mejora de Seguridad de la Sucursal / Instalación VideocámarasObjetivo:Disminuir el robo de partes de vehículos, lonas, herramientas, entreotros.Requisitos:Suministrar los planos de cada sucursal.Aquellos que no cuenten con planos, como la sucursal de Barquisimeto,deben contactar a un ingeniero o arquitecto quien se los puedandesarrollar. Antes de su contratación, deben proporcionar el costo deltrabajo para estudiarlo & aprobarlo.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 74
  75. 75. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Estatus de Inventario de: Partes de Unidades, Herramientas de Trabajo, & Materiales de Seguridada. Apoyo: Jefe Operación Sucursal & Gerencia Sucursalb.  Entrega a Dirección Operaciones: Entre los primeros 5 días de cada mesc.  Objetivo: i.  Actualizar & preservar un inventario de materiales de seguridad, de partes de unidades/ vallas, & de herramientas de trabajo. ii.  Cuantificar número de materiales/piezas que posea cada sucursal & registrar sus respectivos estatus (mal estado, regular, optimo) en el formato propuesto.c.  Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 11:16Asunto: Re: [Importante] Estatus de Inventario de: Partes de Unidades, Herramientas de Trabajo, &Materiales de SeguridadPara: Operaciones@vepaco.comCc: Ronald Rivas <rrivas@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, Reddy Mendez<rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 75
  76. 76. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Estatus de Inventario de: Partes de Unidades, Herramientas de Trabajo, & Materiales de SeguridadEl número de Partes de Vallas quetengan en inventario: 10. Paneles 11. Pantallas (laminas galvanizadas, fibra1. Base de vidrio)2. Cartelas (lamina metal que une 12. Pasarelacrucetas) 13. Pie de amigo3. Cerchas T25 14. Pletinas: corta, larga, negra4. Correas 15. Sellos5. Crucetas 16. Sujetadores6. Forros 17. Tornillos estructurales7. Ganchos pernos 18. Tubos8. Marcos 19. Vigas9. Molduras 20. Vigas de soporte (refuerzos)Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 76
  77. 77. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Estatus de Inventario de: Partes de Unidades, Herramientas de Trabajo, & Materiales de SeguridadEl numero de Herramientas de 9. Machete para podaTrabajo que tengan en inventario: 10. Pintura blanca # 251. Alicates 11. Pintura verde anticorrosiva2. Brochas 12. Piqueta para cortar alambres3. Cepillo para vinil 13. Plantillas para identificar # Unidad4. Cortadora / podadora de nilón a 14. Rodillosgasolina 15. Sacatierra (palin), pico, pala para5. Escaleras (ya compradas) fundaciones6. Espátulas / paletas de hierro 16. Separadores de escaleras7. Exactos para cortar vinil 17. Tensores8. Hidrojet: manguera a presión de agua 18. Tijeretapara lavar paneles!Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 77
  78. 78. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Estatus de Inventario de: Partes de Unidades, Herramientas de Trabajo, & Materiales de SeguridadEl numero de Materiales deSeguridad que tengan en inventario:1. Botiquín primeros auxilios, lugar 6. Cinturones con compartimientos paravisible en todos los galpones herramientas2. Arneses 7. Cuerdas de vida8. Eslingas3. Botas de seguridad 9. Extintores4. Carteles & señales (ie. salidas 10. Protección para los oídos (ie.emergencia, cortadoras, extintores, vías Cortadora, soplete, etc.)de escape, etc.)5. CascosMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 78
  79. 79. Actualización & Adecuación De Los Equipos De Seguridad Para Dar Cumplimiento A Las Regulaciones & Leyes VigentesMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 79
  80. 80. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Reporte Fotográfico Consolidado por Sucursal por Campañaa. Apoyo: Jefe Operación Sucursalb.  Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: Todos los lunes, miércoles & viernes de cada semanac.  Objetivo: i.  Estandarizar formato & frecuencia de entrega para facilitar comunicación con el equipo de ventas. ii.  Detalles de la comunicación:c.  Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 11:52Asunto: Re: [Importante] Reportes FotográficosPara: Operaciones@vepaco.comCc: Elisa Rodriguez <erodriguez@vepaco.net>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>, ReddyMendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 80
  81. 81. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Reporte Fotográfico Consolidado por Sucursal por CampañaMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 81
  82. 82. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Operaciones por Sucursal Reporte Recolección Lámparas Parque de Vallasa. Apoyo: Jefe Operación Sucursalb. Entrega a Dirección & Coordinación Nacional de Operaciones: 15de diciembreb.  Objetivo: i.  Recolectar las lámparas de todas las unidades del parque, para evitar robos y/o maltratos de las mismas. ii.  Estas deben ser clasificadas, reportadas, & almacenadas debidamente. iii.  Tomar decisión si se conservan o se venden.b.  Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 16 de noviembre de 2012 18:32Asunto: Re: [Importante]: Recolección Lamparas Parque de VallasPara: Operaciones@vepaco.comCc: Reddy Mendez <rmendez@grupoimagen.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>,Enrique Betancourt <ebetancourt@vepaco.com.ve>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 82
  83. 83. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Sitios por Sucursal Reporte Actualización del Parque de Vallas de cada Sucursal para OMMa. Apoyo: Analista Sitios a Nivel Nacionalb.  Entrega a Dirección Operaciones & Coordinación Sitios Nacional: Fecha aplazada desde el mes de septiembrec.  Objetivos: i.  Evitar reventa de unidades previamente comprometidas ii.  Evitar la venta de unidades inexistentes iii.  Proveer disponibilidades reales con especificaciones & fotos actualizadas iv.  Brindar entrenamiento continuo del sistema v.  Reactivar el servidor SMTP para que OMM pueda enviar correos electrónicos directamente. ! Requerimiento: Router Doble WAN vi.  Anular aislamientos de información para mejorar la comunicación necesaria entre los departamentos de administración de ventas, operaciones, control de procesos, facturación, & cobranzas, & así brindar un servicio impecable a nuestro cliente interno: Ventas.d.  Detalles de la última comunicación:De: Ing. Joan Zurilla <jzurilla@vepaco.com.ve>Fecha: 21 de noviembre de 2012 14:53Asunto: Re: [Importante]: Recolección Lamparas Parque de VallasPara: Joaquin Camacho <jcamacho@vepaco.com.ve>, Mike Rodriguez <mrodriguez@vepaco.com.ve>, Gilberto Trujillo<gtrujillo@vepaco.com.ve>Cc: Operaciones@vepaco.com, omm@vepaco.com, Newman Viloria <nviloria@grupoimagen.com.ve>, Enrique Betancourt<ebetancourt@vepaco.com.ve>, Xiomara Ruíz <xruiz@vepaco.com>Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 83
  84. 84. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Sitios por Sucursal OMM™OMM™ son las siglas de la frase !“Out-of-home Media Manager™” !que es el nombre completo del producto& se traduce al español como !“Manejador de Medios de Publicidad Exterior”.OMM™ es un sistema especializado queautomatiza el control del negociodesde el Inventario !(Sitios, Estructuras & Unidades) !hasta determinar la rentabilidad de cada Unidad, !pasando por Pagos, Ventas, Facturación, Cambios de Diseño,Operaciones & otras áreas !y actividades propias del negocio.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 84
  85. 85. Conocimientos Recomendados Para Usuarios de OMMPara manejar OMM™ es recomendable que el usuario tenga conocimientosbásicos de:!   Microsoft Windows!   Microsoft OfficeLuego de instalado el producto, el usuario deben tener horas de práctica en unabase de datos de prueba para que experimente & complemente lo aprendido,interactuando directamente con el Sistema en un ambiente de prueba.Key Systems tiene alianzas corporativas con las empresas de Software Microsoft& MapInfo.OMM™ está diseñado para ejecutarse en el Sistema Operativo Windows deMicrosoft.Las herramientas de Reporte & Exportación de Datos de OMM™ están diseñadaspara trabajar con los componentes de Microsoft Office: Excel, Access,PowerPoint & Word.La exportación, importación & cualquier otra facilidad con Mapas se basa en elSoftware MapInfo.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 85
  86. 86. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Sitios por Sucursal Reporte Actualización del Parque de Vallas de la Sucursal para OMMCualidades que requieren actualización:!  Estatus: Activa, Inactiva, Suspendida, Retirada!  Fotografía reciente de cada valla (2012): Nueva política de actualización de fotos cada 2 años (años pares).!  Especificaciones de posición del arrendador en cuanto a posición política: Si acepta o no campaña política en su sitio, & si lo hace, determinar su preferencia de partido político.!  Restricciones especificas: ie. Zonas colegiales: no colocar motivos de bebidas alcohólicas o cigarrillos, etc.!  Estatus Arrendamiento (Inventario Arrendadores): . Monto de deuda del arrendador . Figura jurídica del arrendador . Enviar en un archivo adjunto: . Copia de contrato (Nota: sin/con clausula de disponibilidad?) . Respaldo de pagos.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 86
  87. 87. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Sitios por Sucursal: ! Actualización OMM1. País - Código 11. Construida2. Código de Área 12. Retirada3. Área – Nombre: municipio 13. Prohibiciones de la Unidad4. Código de Municipio 14. Medida de Unidad5. Sub Área - Nombre 15. Unidad - Ancho Físico6. Región - Código 16. Unidad - Alto Físico7. Sucursal - Código 17. Unidad - Medida - Grupo8. Código de Sitio: # Serial Medida – Nombre: Junior – Standard - DERG9. Código de Unidad10.  Unidad – Nombre: 18. Unidad - Origen – Nombre: privada o municipal dirección 19. ArrendadorMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 87
  88. 88. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Sitios por Sucursal: ! Módulos OMMInventarioSe crean & se administran los Sitios & Unidades que integran el Inventario de toda empresa. Actividades como CrearSitios & Unidades, editar sus cualidades, etc. son realizadas en el Módulo de Inventario también llamado “Sitios &Unidades”.VentasSe puede automatizar el proceso de Ventas desde la Preparación de la Oferta hasta la Facturación, brindando herramientasque mejoran la Gerencia de Ventas antes de la venta (Listados de Disponibilidad, Manejador de Presentaciones, etc.) &hasta la post Venta.PagosPagos abarca el registro & administración de alquileres, compras, mensualidades & todo tipo de desembolso asociado alnegocio. Es decir, los gastos e inversiones directas en o para el negocio. Este Módulo enlazado al Módulo opcionalGerencia de Rentabilidad dan al usuario capacidad de análisis de rentabilidad a nivel gerencial & estratégico.FacturaciónAutomatiza la Generación de Facturas integrándola totalmente con las Ventas & los Cambios de Diseño.Gerencia de CircuitosPermite el Manejo de Circuitos o Paquetes de Unidades. Antigüedad, precio & venta de Circuitos, Circuitos Maestros &otras facilidades se incluyen en este Módulo. Disponibilidad de Circuitos, Perfiles & Consultas son algunas de lasherramientas de este Módulo.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 88
  89. 89. Responsabilidad Reportes: ! Coordinación Sitios por Sucursal: ! Módulos OMMManejador de MapasLa integración MapInfo & OMM™ permite crear Mapas donde se pueda especificar la ubicación de las Unidades & conlas tablas necesarias observar su relación con otros puntos de interés. Es una herramienta de mercadeo muy poderosa yaque los clientes pueden observar los detalles de la geografía respecto a las Unidades & su audiencia.OperacionesEl Módulo de Operaciones (Mantenimiento de Planta) es la herramienta para administrar las tareas de Mantenimientocomo poda, limpieza, ampliaciones, conversiones & mejoras tanto en Sitios, Estructuras & Unidades. El Moduloautomatiza las Operaciones desde la Planificación & apertura hasta el cierre pasando por el seguimiento & monitoreo delas actividades.Características de UnidadPermite crear ilimitadas características a las Unidades. El usuario define Características & los “grados” o “niveles” de cadauna de ellas. Esto elimina los límites en cuanto a Campos & Tablas de cualidades de Unidades.Gerencia de RendimientoAnálisis de Costos versus Ingresos por unidad. La Consulta de Gasto Anual & el Reporte de Rentabilidad son algunas delas opciones disponibles.AgentesLos Agentes automatizan tareas para que sean ejecutadas según una frecuencia previamente definida. Los agentesdisparan reportes o emiten correo electrónico al suceder el evento indicado o al llegar a la fecha, hora & condicionesestablecidas por el usuario.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 89
  90. 90. Responsabilidad Reportes: ! Captura de Pantalla: Módulos OMMMayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 90
  91. 91. Responsabilidad Reportes: ! Costos Actualización OMMActualización a Versión WEB:!   La mensualidad esde 50 dólares por usuario x 50 usuarios concurrentes = ! 50 x USD 4,30 = VEB 215 x 50 = VEB 10,750 x mes.!   400 horas de parametrización & desarrollo para la migración de la versión actual a la nueva.!   El precio de la hora es de VEB 300 x 400 = VEB 120,000 ! 30% cubierto con los propios recursos de Vepaco! Quedando la estimación de la inversión = VEB 84,000!   Acceso web para las sucursales de la empresa: ! entrenamiento lo haría el personal de Vepaco, ! lo cual solo implica inversión en horas hombre (de Vepaco).!** La estimación del costo en horas hombre (personal de Vepaco) dependerá delequipo de trabajo que se asigne para este proyecto.Mayo a Noviembre 2012 Departamento de Operaciones : Presentado por Joan Zurilla 91

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