1. 1

2. Cámara de Industria, Comercio, Servicios
y Turismo de Santa Cruz - CAINCO
Torres Cainco
Av. Las Américas, 7
Telf. Fax: (591-3) 333 4555 / 338 3520
Casilla 180
Web: www.cainco.org.bo
Santa Cruz de la Sierra - Bolivia
Fundación Iberoamérica Europa - FIE
Calle Hermanos Bécquer nº 6 -1ª Planta- Piso C
Madrid - España
Tel. (+34) 91 532 28 28
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proyectos@fundacionfie.org
MANUAL DE FORTALECIMIENTO A MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS
Dentro del marco del “Proyecto Modelo de desarrollo a través del
fortalecimiento de las capacidades de gestión de las organizaciones
públicas, privadas y microempresas”
Aportes: Julio Silva
Marioly Ribera
Compilado por: Cecilia Ososrio
Diagramación y Diseño: Fabiola Retamozo
Revisión: Cristina Wille
Primera Edición: Abril 2009
Esta publicación cuenta con el apoyo de:
2

3. INDICE
Pág.
PRESENTACIÓN .................................................................................................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................ 7
PRIMERA PARTE
Capítulo I: MyPEs y su gestión empresarial .....................................................................................................................................13
1.1. ¿Qué son las MyPEs?
1.2. Empresa y su gestión administrativa
Capítulo II: ¿Por qué se debe formalizar una empresa? ................................................................................................................17
2.1. Importancia de la formalización
2.2. Beneficios de una empresa formalizada
2.3. Tipos de sociedades
2.4. Tramitación para la legalización
Capítulo III: Contabilidad en las MyPEs...........................................................................................................................................23
3.1. ¿Por qué se debe implementar la contabilidad en las MyPEs?
3.2. Importancia de la contabilidad
3.3. Conceptos importantes de contabilidad
3.4. Ciclo contable
3.5. Contabilidad de costos
3.6. Presupuesto
Capítulo IV: Fortalecimiento del Producto .......................................................................................................................................48
4.1. Características y atributos del producto
4.2. Marca
4.3. Branding
3

4. Pág.
4.4. Embalaje y etiquetaje
4.5. Comunicación
Capítulo V: Emprendedurismo...........................................................................................................................................................63
5.1. ¿Qué es el espíritu emprendedor?
5.2. Cómo desarrollar el espíritu emprendedor
5.3. ¿Qué significa ser un emprendedor?
5.4. Características de los emprendedores
SEGUNDA PARTE
Capítulo VI: Pasos prácticos para la formalización ........................................................................................................................73
6.1. FUNDEMPRESA
6.2. SIN (Servicio de Impuestos Nacionales)
6.3. Gobierno Municipal
6.4. CNS (Caja Nacional de Salud)
6.5. AFP’s (Administradoras de Fondos de Pensiones)
6.6. Ministerio de Trabajo
6.7. SENASAG (Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria)
Capítulo VII: Experiencia Red de MyPEs ..........................................................................................................................................82
7.1. Formalización
7.2. Diseño
7.3. Acompañamiento en gestión
ANEXOS..............................................................................................................................................................................................87
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................................................................91
4

5. PRESENTACIÓN
En la actualidad, se estima que el 95% de las empresas Para mejorar las condiciones de competitividad,
en Bolivia pertenecen a la categoría de Micro y promover el espíritu emprendedor y las actividades
Pequeñas empresas (MyPEs) y aunque generan el productivas de las Micro y Pequeñas Empresas, es
83% del empleo, sólo representan el 25,5% del PIB que nace la idea de crear el presente Manual de
del país. Estas MyPEs brindan grandes oportunidades Fortalecimiento a Micro y Pequeñas Empresas .
para el país, como ser la capacidad de ofrecer puestos
laborales y con ello crear mejores condiciones de Hay una gran necesidad de información integral en
vida de los habitantes del país; pero al mismo tiempo, conocimientos administrativos, teóricos y prácticos, que
presentan muchas debilidades tales como : 1
detallen cómo llevar adelante la Gestión Empresarial
de un emprendimiento. Esta demanda se verá reflejada
• Alto nivel de informalidad en las siguientes páginas, con el objetivo de ser
• Dificultad en el acceso al financiamiento un modelo base de Administración de Empresas,
• Falta de apoyo y conocimiento técnico no siempre imitable, sino más bien, sirviendo de
• Falta de conocimientos administrativos parámetros para su implementación y adecuándose al
• Falta de conocimientos de distribución y mercadeo sector o rubro al que pertenece la empresa.
• Falta de capital
• Falta de mano de obra calificada
• Bajos niveles de productividad
• Falta de asociatividad
• Multiplicidad de tareas en el propietario
1 Revista Institucional Empresa y Desarrollo CAINCO (Febrero 2009)
5

6. 6

7. INTRODUCCIÓN
I.- Antecedentes
El presente manual de fortalecimiento a micro y
pequeñas empresas es un emprendimiento de la
Cámara de Industria, Comercio, Servicios y Turismo de
Santa Cruz, CAINCO en coordinación con la Fundación
Iberoamérica Europa, FIE; con la finalidad de promover
e impulsar el desarrollo económico del país mejorando
la competitividad de las micro y pequeñas empresas,
denominadas MyPEs.
7

8. El presente documento se basa en la experiencia Banco Santa Cruz S.A. para la intermediación financiera
de transferencia de herramientas a micro y de la región, instituyó y consolidó la Universidad
pequeños empresarios que conforman la Red de Privada de Santa Cruz de la Sierra - UPSA, el Instituto
MyPEs, a quienes CAINCO viene apoyando. Estas Boliviano de Comercio Exterior - IBCE, el Registro
herramientas permitirán fortalecer a sus empresas de Comercio - FUNDEMPRESA y entidad de servicios
desde su formalización, gestión, manejo empresarial, de información crediticia - ENSERBIC, entre otros. Es
contabilidad, presupuesto y diseño e imagen. decir que durante décadas CAINCO contribuyó a la
creación de instituciones que ahora son líderes en sus
Se espera que este manual sea de gran utilidad para respectivos ámbitos.
las MyPEs que inician su emprendimiento, como
también para aquellas que se encuentran en el ciclo de CAINCO ha implementado y actualmente sigue
introducción y crecimiento y que tienen una visión de implementando una serie de proyectos, con la
desarrollo empresarial. finalidad de fortalecer la base empresarial, la gestión
de liderazgos, apoyando al desarrollo de las micro y
La Cámara de Industria, Comercio, Servicios y Turismo pequeñas empresas, promoviendo el fortalecimiento
de Santa Cruz, CAINCO, es una institución empresarial de las organizaciones empresariales, con la finalidad
sin fines de lucro, líder en el ámbito nacional y de aportar al desarrollo y el fortalecimiento de las
reconocida internacionalmente, siendo desde su redes sociales.
creación un baluarte del progreso regional y nacional.
Nace en 1915 con el sector comercio, cuando Santa La Fundación Iberoamérica Europa es un centro de
Cruz necesitaba de una institución fuerte que promueva investigación, promoción y cooperación internacional.
el desarrollo empresarial y el progreso económico y Fue constituida en 1981 como fundación cultural privada
social de la región. En el transcurso de los años se para promover desde España en particular y Europa en
incorporan los sectores industria, servicios y turismo. general, la cooperación económica, política y cultural,
especialmente con América Latina y cualquier país y
CAINCO ha promovido la creación y desarrollo de una región del mundo.
serie de instituciones en beneficio de la población de
Santa Cruz, como la Cooperativa de Telefonías COTAS, La Fundación Iberoamérica Europa, lleva cerca de
la Cooperativa de Electricidad - CRE; la creación del 30 años impulsando, con sus actividades y proyectos,
8

9. los procesos de integración y desarrollo económico, en el manejo y gestión empresarial, desarrollando
político y cultural en el mundo, mediante la promoción mayores ventajas para su negocio; y así con ello
de los valores de la libertad y los derechos humanos, mejorar la calidad de vida de los ciudadanos en el
la democracia y el pluralismo político, la justicia y el país, ya que las MyPEs son la base de la economía de
estado de derecho. Bolivia.
La Fundación Iberoamérica Europa promueve y fomenta, En su mayoría las MyPEs nacen por la gran necesidad
en todos y cada uno de sus proyectos, los fundamentos de llevar el sustento a su hogar, sin tener ningún tipo
de una sociedad libre, la libertad individual, el estado de conocimiento en administración o de empresas, ya
de derecho, la economía de libre mercado, la empresa que no encuentran un empleo que sea sostenible. Su
privada, la democracia, el gobierno limitado y la Paz, negocio podría crecer y desarrollarse si se les abre un
como fundamentos contrastados que son del desarrollo camino y se les da un impulso hacia el emprendimiento;
y la prosperidad. por ello, el gran reto del presente manual está en
convertir esta dinámica en un proceso de crecimiento
Como resultado de esta alianza, nació la implementación empresarial competitivo y duradero.
del proyecto de “Modelo de Desarrollo a través del
Fortalecimiento de las capacidades de Gestión de las III.- ¿A quién va dirigido?
organizaciones públicas, privadas y microempresas”,
teniendo tres objetivos de intervención: (i) mejora El Manual de fortalecimiento a micro y pequeñas
de la gestión de desarrollo local (ii) capacitar a empresas, va dirigido a toda persona, líder o
microempresarios para mejorar sus posibilidades de emprendedor que tiene su propia empresa o negocio,
acceso al mercado formal y (iii) la definición concertada o que desea iniciarlo.
de agendas departamentales de competitividad
El propósito estas herramientas es que sirvan como
II.- Objetivo del Manual guía para orientar acerca de cómo debe manejarse
cualquier empresa o negocio.
El presente manual tiene como objetivo fortalecer a
las micro y pequeñas empresas con herramientas y
conocimientos prácticos y adecuados a sus necesidades,
9

10. IV.- Estructura y manejo del Manual SEGUNDA PARTE
Capítulo VI
La información brindada en el Manual de Pasos prácticos para la formalización
fortalecimiento a micro y pequeñas empresas, es un Capítulo VII
conjunto de requisitos mínimos que debe tener toda Experiencia Red de MyPEs
Empresa para su administración.
Se recomienda inicialmente dar una lectura completa
a cada uno de los capítulos del manual y para temas
de fijación de conocimientos básicos, volver a leer las
partes de mayor interés y necesidad para su empresa.
El Manual de fortalecimiento a MyPEs está conformado
por 7 Capítulos, divididos en una Primera y una
Segunda Parte, de la siguiente manera:
PRIMERA PARTE
Capítulo I
MyPEs y su gestión empresarial
Capítulo II
¿Por qué se debe formalizar una empresa?
Capítulo III
Contabilidad en las MyPEs
Capítulo IV
Fortalecimiento del producto
Capítulo V
Emprendedurismo
10

11. PRIMERA
PARTE

12. 12

13. CAPÍTULO I
Mypes y su gestión empresarial
1.1. ¿Qué son las MyPEs? 2
Las micro y pequeñas empresas, conocidas también por
su acrónimo MyPEs, son negocios con características
distintivas. Son agentes con lógica, cultura, interés y
espíritu emprendedor específico.
Inicialmente se puede diferenciar a las micro de las
pequeñas empresas según las siguientes definiciones y
características de cada una de ellas:
2 Marco conceptual y propuestas de trabajo para la elaboración de una estrate-
gia Integral de apoyo a las MIPyMEs, Cesar Buenadicha
13

14. 1.1.1. Micro Empresa y los trabajadores
• Existe la gerencia como cargo diferenciado
Es una unidad económica que realiza actividades de • La dotación de material es mediana
producción, extracción, de comercio y de servicios con • Su costo por puesto de trabajo es mayor
el objeto de generar ingresos, que tienen las siguientes • Opera en mercados locales y/o regionales, con
características: mayor inserción, aunque con desconocimiento de
técnicas de mercadeo y comercialización.
• Escasos niveles de acumulación o almacenamiento
• Mano de obra y/o reciprocidad comunitaria Estas empresas tienen dimensiones con ciertos límites
• Mano de obra eventualmente contratada ocupacionales y financieros prefijados por el Estado
• No existe una clara división de funciones entre el o Región en que se encuentran. Así por ejemplo, en
propietario y los trabajadores Bolivia, los criterios que se utilizan para clasificar a las
• La gerencia no es un cargo diferenciado micro, pequeñas y medianas empresas son:
• La dotación de capital es pequeña
• Su costo por puesto de trabajo es bajo • Personal ocupado (Colaboradores)
• Opera en mercados locales y/o regionales, con • Ventas anuales
inserción débil y desconocimiento de técnicas de • Activos
mercadeo y comercialización
Criterios Micro Pequeña Mediana
1.1.2. Pequeña Empresa
Nº de personas ocupados 1 a 10 11 a 20 21 a 49
Es una unidad económica que realiza actividades de Igual o menor Entre 1.350 y Mayor a 4.500
Ventas anuales ($US) a 1.350 US$ 4.500 US$ US$
producción, extracción, de comercio y de servicios
Igual o menor De 351 a 1.800 Más de 1.800
con el objeto de generar ganancias, que tienen las Activos productivos ($US) a 1.350 US$ US$ US$
siguientes características:
Fuente: Vice Ministerio de Microempresas. Ministerio de Trabajo de Bolivia.
(2001)
• Puede lograr niveles de acumulación o
almacenamiento
• Existe una división de funciones entre el propietario
14

15. 1.2. Empresa y su gestión o administración Nivel
Estratégico
Dirección
En general, se entiende por empresa, ya sea micro,
Rec
pequeña, mediana o grande, al organismo social Nivel
Producción
Táctico
ing
Finanzas
urs
integrado por elementos humanos, técnicos y materiales
os H
t
rke
cuyo objetivo natural y principal es la obtención
um
Ma
Nivel
Operativo
ano
de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la
s
comunidad, coordinados por un administrador que
toma decisiones en forma oportuna para la consecución
de los objetivos para los que fue creada.
• Dirección y administración gerencial
Gestión es sinónimo de administración. El concepto • Finanzas y contabilidad
de gestión se mueve en un ambiente en el cual, por • Marketing y ventas
lo general, los recursos disponibles, tanto materiales, • Recursos humanos
financieros y humanos (materia prima, dinero, personal) • Producción o servicio
escasean, y en base a esto, la persona encargada de
la gestión, el administrador, debe aplicar diferentes 1.2.1. Función Administrativa o “Dirección”
fórmulas para que de esta manera se combinen de
forma eficiente todos los recursos con que cuenta la Relacionada con la integración de las otras funciones.
empresa. Con ella hay que tratar de coordinar y sincronizar las
demás funciones de la empresa (planear, organizar,
Para ello es necesario conocer las funciones o dirigir, coordinar, controlar).
actividades que debe tener una empresa, dirigidas
por el gerente, administrador o dueño; pudiendo estar En las MyPEs, esta función va acompañada con las
juntas o separadas en función del tamaño y modelo de funciones financiera y contable, ya que, es el gerente o
empresa : 3
propietario el que se encarga de disponer del capital,
en busca de la mayor utilidad posible a sus inversiones.
3 Introducción a la Teoría General de la Administración, Chiavenato Idalverto
15

16. 1.2.2. Función Financiera de la organización para lograr la mayor eficiencia y
el cumplimiento de los objetivos para los que fueron
Relacionada con la búsqueda y gerencia de capitales contratados.
(dinero, activos, etc.) para poder hacer frente a
las inversiones, proyectos, gastos, etc. Es la que se 1.2.6. Función de Producción o Servicio
encarga de planificar nuevas inversiones, brindando
información sobre la rentabilidad del negocio. Relacionada con el producto (bienes tangibles) o el
servicio (bienes intangibles). Se encarga de mejorar la
1.2.3. Función Contable calidad del producto o servicio en busca de cubrir y
satisfacer la demanda del mercado según sus nuevas
Relacionada con los inventarios, registros, balances, exigencias.
costos, estadísticas, etc. Es la que se encarga de brindar
información económica y financiera de gestiones En conclusión, el gerente o propietario debe encargarse
pasadas, para la toma de decisiones. de planificar, organizar, dirigir y controlar todas las
Funciones de su empresa, otorgando responsabilidades
1.2.4. Función Comercial (Marketing y Ventas) a sus colaboradores de mayor confianza, es decir,
coordinando con ellos para que se responsabilicen de
Relacionada con la venta o intercambio del producto alguna función en específico y con ello no cargarse con
o servicio. Es la que se encarga de dar satisfacción al todo el trabajo.
cliente con la mejora del producto (marca, diseño) y
las herramientas y estrategias de venta, en busca de “El que mucho abarca poco aprieta.”
ser la opción principal en el mercado y fidelizar a los
consumidores.
1.2.5. Función de Recursos Humanos
Relacionada con los colaboradores o trabajadores. Es
la que se encarga de seleccionar, contratar, formar o
capacitar, emplear, retener y motivar a los trabajadores
16

17. CAPÍTULO II
¿Por qué se debe formalizar una empresa?
2.1. Importancia de la Formalización
Las micro y pequeñas empresas, como parte importante
de la actividad económica nacional, no se encuentran
fuera de este contexto. Por ello, deben adecuarse a
lo establecido legalmente. Para crear una empresa
de alto desempeño competitivo es necesario ser
reconocido por el marco institucional que regula la
actividad empresarial.
Actualmente una empresa que trabaje de forma ilegal
17

18. tiene como única opción hacerlo en el mercado negro,
sin poder acceder a negocios con grandes clientes,
empresas o profesionales, por lo tanto el desarrollo de
estas empresas se vuelve inviable y altamente costoso,
además de las posibles sanciones que esto puede
aparejar.
2.2. Beneficios de una empresa formalizada
Las MyPEs que trabajen legalmente se insertarán en el
mercado nacional, sin ningún tipo de inconvenientes.
Los principales beneficios que trae consigo la características, beneficios y responsabilidades de cada
formalización de una empresa son: uno de los integrantes de la organización. Existen dos
formas legales de poder constituir un emprendimiento
• Ofertar sus productos y servicios a todo público, empresarial: empresas unipersonales y sociedades
tanto regional, nacional como internacionalmente comerciales.
(exportaciones)
• Firmar contratos, participar en licitaciones, entre 2.3.1. Empresas Unipersonales
otras actividades
• Tener acceso a créditos de bancos, entidades Conformadas por una persona y tienen la característica
financieras y cooperativas de que su capital está conformado íntegramente por el
• Obtener capital de inversionistas interesados en el aporte (en dinero o especie) de una sola persona para
negocio lograr un fin determinado y siendo exclusivamente los
beneficios y pérdidas para el único propietario.
2.3. Tipos de Sociedades 4
2.3.2. Sociedades Comerciales
Es importante el reconocimiento del tipo de sociedad
de la nueva empresa, ya que con ello se fijan las Son aquellas que están conformadas por dos o más
4 Código de Comercio de Bolivia, Decreto Ley Nº 14379 de 25 de Febrero de
1977 personas que de común acuerdo se comprometen a
18

19. lo menos dos personas para conformarla y no existe
límite máximo. El capital se divide en partes que pueden
ser de distinto valor, y cada socio, independientemente
de su aporte tiene derecho a un voto en la junta de
socios. La representación legal corresponde a todos los
socios, salvo que la deleguen a un socio o un tercero.
Administración: El contrato señalará el régimen
de administración. En su defecto, la sociedad será
administrada por cualquiera de sus socios.
efectuar aportes (en dinero o especie) para destinarlos 2.3.2.2. Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)
a lograr un fin común, y repartirse entre sí los
beneficios o soportar las pérdidas. Dentro de este tipo Se identifican con la denominación o razón social que
de sociedades, existen 6 subtipos que especifican una determinen los socios, seguida de la palabra “limitada”
característica en particular. o su abreviatura “Ltda.”. En caso de no cumplir la regla
antes descrita, los socios son responsables, solidaria e
2.3.2.1. Sociedades Colectivas ilimitadamente frente a terceros. Este tipo de sociedad
se caracteriza porque los socios responden hasta el
Tienen como característica que ``Todos los socios monto de sus aportes. Requieren un mínimo de 2 y un
responden de las obligaciones sociales en forma máximo de 25 socios.
solidaria e ilimitada”, es decir, todos responden por las
actuaciones que realice la sociedad y los otros socios. El fondo común está dividido en cuotas de capital
que, en ningún caso, pueden representarse por
La razón social de la sociedad colectiva se conforma títulos valores que representan propiedad. Las cuotas
con el nombre completo o el apellido de alguno de los de capital deben ser pagadas en su totalidad en el
socios, o con los nombres o los apellidos de todos los momento de su constitución legal.
socios seguido de las expresiones “& compañía”, “&
hermanos”, “e hijos” u otras análogas. Se requieren por Administración.- La administración de los negocios
19

20. y la representación de la sociedad, corresponden monto de sus respectivos aportes. En las sociedades en
a los socios quienes pueden disponer de que la comandita simple, como mínimo debe haber un socio
representación recaiga sólo en algún, algunos o en un gestor o colectivo y un socio comanditario, y el capital
tercero. En reuniones de la junta de socios, cada socio debe pagarse íntegramente al construirse la sociedad
tiene tantos votos como cuotas posea en la compañía, e inmediatamente se haga cualquier reforma a dicho
las decisiones deberán ser tomadas por un número capital.
plural de socios que represente la mayoría absoluta,
es decir, la mitad más uno de las cuotas en que se Administración y representación: Estará a cargo de los
encuentre dividido el capital de la compañía, aunque se socios gestores o terceros que se designen, aplicándose
puede pactar en la constitución una mayoría superior a las normas sobre administración de las sociedades
la absoluta para la toma de determinadas decisiones. colectivas. Los socios comanditarios no pueden
Las reformas a la escritura de constitución deben inmiscuirse en acto alguno de la administración ni
aprobarse con el voto favorable de un número plural actuar como apoderados de la sociedad. La sociedad
de socios que represente mínimo el setenta por ciento en comandita simple se integra con el aporte del
de las cuotas en que se divide el capital social, salvo capital de los socios comanditarios o con el de éstos
que se estipule una mayoría superior en la constitución. y de los socios gestores simultáneamente y se divide
en cuotas de igual valor. El socio gestor por el solo
2.3.2.3. Sociedad Comanditaria o en Comandita Simple hecho de serlo tiene derecho a un voto y los socios
comanditarios tienen derecho a un voto por cada cuota
Esta sociedad tiene dos categorías de asociados: los de capital que posean. Si son varios socios gestores
gestores y los comanditarios. sus decisiones deben tomarse por unanimidad, y los
comanditarios por mayoría. Debe haber por lo menos
Los gestores o colectivos administran la sociedad, un socio gestor y cinco comanditarios.
representan y tienen responsabilidad solidaria e
ilimitada por las operaciones sociales, por cuanto 2.3.2.4. Sociedad en Comandita por Acciones
no es necesario que den algún tipo de aporte. Los
comanditarios son los que hacen los aportes, no Se constituye con las mismas solemnidades que la
intervienen en la administración de la sociedad y sociedad colectiva. En la sociedad en comandita
responden por las obligaciones sociales hasta el por acciones, los socios gestores responden por
20

21. 2.3.2.5. Sociedad Anónima (S.A.)
Este tipo de sociedad se caracteriza porque el capital
está representado por acciones. La responsabilidad
de los socios queda limitada al monto de las acciones
que hayan suscrito. Se identifica con la denominación
que determinen los socios seguida de las palabras
“sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.”. La
administración de toda sociedad anónima estará
a cargo de un directorio compuesto por un mínimo
de 3 miembros, accionistas o no, designados por la
las obligaciones sociales como los socios de la junta de accionistas. Los estatutos de la sociedad
sociedad colectiva. Los socios comanditarios limitan su pueden señalar un número mayor de directivos, que no
responsabilidad al monto suscrito en sus acciones. El excederá de 12 miembros.
número de socios se constituye con 1 o más colectivos
y por lo menos 5 comanditarios. Sólo los aportes Administración y representación: podrá estar a cargo
de los socios comanditarios se representan por de uno o más socios o de terceros, quienes durarán
acciones. Su razón social estará conformada con los en sus cargos el tiempo fijado en los estatutos de la
nombres patronímicos de uno o más socios gestores, sociedad.
agregándose “Sociedad en comandita por acciones”
o su abreviatura. Por la omisión de lo dispuesto 2.3.2.6. Asociaciones Accidentales o de Cuentas en
precedentemente se la considerará como sociedad Participación
colectiva.
Las Asociaciones accidentales se caracterizan en
Administración: Podrá estar a cargo de uno o más que dos o más personas toman interés en una o más
socios gestores o de terceros, quienes durarán en sus operaciones determinadas y transitorias, a cumplirse
cargos el tiempo fijado por los estatutos sociales. mediante aportaciones comunes, llevándose a
cabo las operaciones por uno o más o todos los
asociados, según se convenga en el contrato. Este
21

22. tipo de asociación no tiene personería jurídica propia 2.4. Tramitación para la legalización
y carece de denominación social. No está sometida
a los requisitos que regulan la constitución de las Una vez decidido el tipo de empresa (unipersonal o
sociedades comerciales ni requiere de inscripción en el sociedad) que se quiere formar, se debe iniciar con la
Registro de Comercio. El o los asociados encargados tramitación, la cual varía de país en país, e incluso por
de las operaciones actuarán en su propio nombre. Los tipo de negocio.
terceros adquieren derechos y asumen obligaciones
solamente con respecto de dichos asociados, cuya El camino de la formalidad en Bolivia, consiste en seis
responsabilidad es solidaria e ilimitada. pasos (ver Capítulo 6), cada uno en una institución
específica y de acuerdo a la constitución legal de su
empresa . 5
1. FUNDEMPRESA
6. MINISTERIO
4. CAJA DE DE TRABAJO
SALUD
3.
GOBIERNO
MUNICIPAL
5. AFPs
2. SIN
5 Guía Nacional de Trámites de Bolivia, Como crear una empresa.
www.tramites.gov.bo
22

23. CAPÍTULO III
Contabilidad en las Mypes
3.1. ¿Por qué se debe implementar la Contabilidad
en las MyPEs?
Desde el primer momento que se inicia un negocio,
se debe pensar en la importancia fundamental del
manejo administrativo y contable. Esto significa, contar
con capital humano eficaz y eficiente que asuma
la responsabilidad de ordenar, registrar y brindar
información permanente acerca de las actividades,
transacciones y operaciones que se realizan en la
empresa. Además de considerar que, en la medida que
la empresa va creciendo, las necesidades son mayores,
tal como, manejar un software contable.
23

24. Cualquier empresa, en su inicio, encontrará que una créditos o préstamos sean autorizadas sin problemas.
de las primeras obligaciones legales de carácter
económico que ha de cumplir es el registro de la 3.2. Importancia de la Contabilidad
contabilidad de acuerdo a lo establecido en el Código
de Comercio. Esta obligación es una de las causantes Al registrar de manera ordenada las cuentas, la
de que muchas MyPEs se contacten con asesores contabilidad brinda información numérica contable
para su correcto cumplimiento. El problema es que y financiera para la interpretación en la toma de
muchas veces el recién constituido empresario, ve esta decisiones. De esta manera la contabilidad da a
obligación como una exigencia burocrática que sólo conocer : 6
le va a suponer un gasto. Esta postura es totalmente
equivocada ya que la contabilidad puede convertirse • El registro y control de ventas o ingresos, que es
en su más fiel aliado al ser la fuente principal de la cantidad total de dinero obtenida a partir de la
información de la marcha de su negocio. venta de los productos o la prestación de servicios
• Costos o gastos del negocio: Es el egreso o
En un primer momento una empresa con poca salida de dinero en que se incurre para pagar
facturación quizás pueda regirse por criterios mano de obra, materia prima, equipo, transporte,
económicos domésticos, dependiendo de su forma electricidad, etc.
de funcionamiento en cuanto a cobros, pagos, • Conocer lo que se tiene (activos) y lo que se debe
facturación, etc., pero pensando en el crecimiento y en (pasivos)
el incremento de la actividad, la información contable • Saber si se tiene utilidad cuando las ventas son
es indispensable para controlar resultados, realizar más altas que los costos, o pérdida si los gastos
previsiones de tesorería, ver el estado de cuentas de son mayores que las ventas
proveedores y clientes entre otras utilidades.
3.3. Conceptos importantes de Contabilidad
Además, esa información será tomada como base por
otros agentes fundamentales en la vida de la empresa: Para iniciar este capítulo es imprescindible tener
los bancos. Por tanto hay que conocer cómo deben conocimiento básico de algunos términos contables.
recibir la información dichas entidades, para que las
concesiones o renovaciones de líneas de descuento, de 6 El ABC de la Contabilidad, Juan Funes Orellana
24

25. 3.3.1 Contabilidad 3.3.2.1. Activo o Derecho 7
Es un sistema de información que se basa en un conjunto Es un conjunto de bienes y derechos que posee la
de principios, normas y procedimientos técnicos que empresa y que se espera produzcan beneficios. Un
permiten registrar en forma ordenada, completa y activo es un recurso económico propiedad de la
detallada, los hechos económicos y financieros; para empresa. Ej.: Caja, cuentas por cobrar, inventario de
luego analizar e interpretar la situación económica mercadería, terreno, edifico, maquinarias y equipos,
y financiera de la empresa, la que permitirá tomar equipos de computación, etc.
decisiones oportunas.
3.3.2.2. Pasivo u Obligaciones con terceros
3.3.2. Ecuación Fundamental de la Contabilidad
Constituido por un conjunto de obligaciones, deudas
La contabilidad se basa en tres elementos fundamentales que la empresa tiene con otras personas o entidades,
que son: conocidas como acreedores que representan el
financiamiento por parte de terceros en el corto y largo
plazo. Ej.: Cuentas por pagar, documentos por pagar,
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL sueldos y salarios por pagar, Impuestos por pagar, etc.
3.3.2.3. Capital o Patrimonio
En una empresa, los porcentajes apropiados en cada
uno de estos elementos, para poder afirmar que dicha El valor de la inversión neta del o los propietarios
empresa es rentable, son: en una empresa más las utilidades provenientes de
operaciones exitosas que se han retenido. El excedente
A 20
de los activos sobre los pasivos. Forman parte del
Capital o Patrimonio, las cuentas: capital social,
utilidades retenidas, utilidad o pérdida del ejercicio,
100 etc.
80
7 Diccionario para Contadores, Eric L. Kohler
25

26. Activo Pasivo
Cuentas de Balance o Patrimoniales: Activo, Pasivo y Capital
Caja (Dinero) Acreedores
deudas por Comprensivos
Banco
u Obligaciones Cuentas de Resultados: Ingresos y Gastos
pagar.
Mercaderias
Bienes Vehículos
Patrimonio
Edificios Neto (Parte que 3.3.6. Debitar o Cargar (DEBE)
corresponde al
Deudores propietario de Capital Social
Documentos la empresa o
Derechos
por Cobrar negocio)
Es registrar una transacción en el lado izquierdo de
una cuenta.
3.3.3. Transacción (3) Compras
Fecha Debe Fecha Haber
06/10/2009 155,00
Es toda acción o suceso que modifica uno o varios de los
elementos componentes del activo, pasivo, patrimonio,
ingresos y gasto, que son a su vez integrantes de los 3.3.7. Acreditar o Abonar (HABER)
estados financieros.
Es registrar una transacción en el lado derecho de una
3.3.4. Asiento Contable cuenta.
(2) Ventas
Es la forma de registrar una transacción u operación de
Fecha Debe Fecha Haber
carácter económico y financiero en el libro diario. Las 03/10/2009 90,00
06/10/2009 150,00
transacciones deben expresarse mediante un asiento
14/10/2009 120,00
contable.
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una
3.3.5. Cuenta empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del
negocio, operaciones que realiza, tamaño de la
Es el medio utilizado para registrar y resumir los compañía, volumen de datos que haya que manejar y
cambios que las transacciones producen en los grupos las demandas de información que la administración y
de cuentas de activos, pasivos, capital, ingresos y otros interesados imponen al sistema. A continuación
gastos. Éstas se clasifican en: se explicará el ciclo contable mediante un ejemplo de
26

27. una MyPE de producción. y gastos que realizan y es a lo que llamaremos
documentación fuente.
3.4. Ciclo Contable
Para el llenado de facturas se deben seguir las
El ciclo contable es el período de tiempo en el que indicaciones expuestas en el siguiente gráfico:
se registran todas las transacciones que ocurren en
una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral Fuente: Elaboración Propia
o anualmente; el más usado es el anual. Los pasos
básicos del ciclo contable que se realizan para mostrar Día, mes y año de
Nombre del
comprador
la transacción
finalmente la información financiera de una empresa
son :
8 NIT del
comprador
Detalle de la Pago por el/los
venta producto
5. Efectuar
3. Traspasar las 4. Realizar el los Estados
1. Obtener la 2. Registrar las cuentas al Libro Balance de
documentación transacciones en Financieros:
Mayor y obtener Comprobación de Estado de
fuente el Libro Diario sus saldos Sumas y Saldos Resultado y
Balance General Pago total en Pago total en
letras números
3.4.1. Obtener la documentación fuente
3.4.2. Registrar las transacciones en el Libro Diario
En este primer paso es donde existen muchos problemas
para las MyPEs, ya que no cuentan con facturas ni El libro diario es un registro formal de primera entrada,
recibos de compra de todos sus egresos, por lo cual donde se anotan las transacciones mercantiles a través
esta información difícilmente es completada. Respecto de los asientos contables. Cumple tres funciones útiles:
a sus ingresos, generalmente utilizan notas de venta
y/o talonarios de Facturación, que son la base de la • Reduce la posibilidad de errores, pues si las
información. Es por eso que generalmente las MyPEs operaciones se registrasen directamente en el
llevan anotaciones en cuadernos, de todas las compras mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o
8 Elaboración Propia
27

28. el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un se anota la fecha en que se realizó la transacción
mismo débito o crédito. En el diario los débitos y (año, mes y día), luego se escribe el nombre de la
los créditos de cada operación se registran juntos, cuenta que ha de cargarse, y en el mismo renglón,
lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de se anota el importe del débito en la columna de la
errores. izquierda o el importe del crédito en la columna de
• Los débitos y créditos de cada transacción se la derecha.
asientan en el diario guardando perfecto balance, c) Se escribe una breve descripción del documento
lográndose así el registro completo de la operación de origen en la columna nombre de la cuenta
en un solo lugar. Además el diario ofrece amplio inmediatamente debajo de la última partida del
espacio para descubrir la operación con el detalle crédito. Siempre es recomendable dejar un renglón
que se desee. en blanco después de cada asiento.
• Todos los datos relativos a las operaciones
aparecen en el diario en su orden cronológico, A continuación se presenta un ejemplo de un libro diario
proporcionando así una historia cronológica de de un cierto periodo. Se debe tomar en cuenta que los
las operaciones de una empresa. asientos y las cuentas varían según la empresa y su
actividad. (Leer la glosa: explicación de la transacción
Entre las características de un libro diario podemos debajo de las cuentas).
mencionar que posee una primera columna indicando
la fecha, luego otra donde se anota el detalle y
finalmente tiene dos columnas seguidas donde se anota
el débito y el crédito. Las operaciones en el diario se
registran de la siguiente manera:
a) Se analiza cada operación preguntándose qué
aumento o disminución produjo la operación en el
activo, pasivo o el capital de la empresa; luego de
tener la respuesta se sabe a qué cuenta se debe
cargar o acreditar.
b) Se registra la operación en el diario, inicialmente
28

29. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA
LIBRO DIARIO Una vez se tienen los asientos en el libro diario se deben
FECHA CONCEPTO DÉBITO (Bs.) CRÉDITO (Bs.)
02/02/2009 Caja 3.500,00 traspasar los valores de cada una de las cuentas por
Capital Social 3.500,00
Por inicio de la empresa unipersonal
separado, al debe y al haber de las denominadas T’s
02/02/2009 Gastos de organización 350,00
Caja 350,00
Por gastos de formalización según factura
(Cuentas con forma de T). La determinación de saldos
25/02/2009 Transporte
Caja
20,00
20,00
de las cuentas se realiza de la siguiente manera:
Por pago de pasaje para compra
25/02/2009 Materia Prima 1.566,000
Crédito Fiscal 234,00
Caja 1.800,00 a) Se suma la columna de débitos, anotando el total al
Por compa de marcadería según factura
26/02/2009 Producto Terminado 1.350,00
pié de la misma.
Materia Prima 1.350,00
Por producción de 180 Unid. b) Se suma la columna de créditos, anotando el total
27/02/2009 Caja 1.600,00
Impuesto a las Transacciones por pagar 48,00 al pié de la misma.
Ventas 1.392,00
Débito Fiscal 280,00
Impuesto a las Transacciones 48,00 c) Los saldos de cuentas no son más que la diferencia
Por venta de 80 Unid. según factura
28/02/2009 Caja 2.000,00
entre las partidas deudoras y acreedoras de una
Impuestos a las Transacciones por pagar 60,00
Ventas 1.740,00
260,00
cuenta. Es deudor cuando los débitos exceden a los
Débito Fiscal
Impuesto a las Transaccciones 60,00
Por venta de 100 Unid. según factura créditos y acreedor en caso contrario.
09/03/2009 Mano de Obra 450,00
Caja 450,00
Por pago de Mano de obra de la producción
09/03/2009 Débito Fiscal 468,00
Crétido fiscal 234,00
Caja 234,00
Por pago de Mano de obra de producción
09/03/2009 Impuesto a las Transacciones 108,00
Impuestos a las Transacciones por pagar 108,00
Por pago de Impuestos IT mes de febrero
TOTAL 11.754,00 11.754,00
Fuente: Elaboración Propia
3.4.3. Traspasar las cuentas al Libro Mayor y obtener
sus Saldos
El mayor es un libro de segunda anotación el cual
recibe la información del diario indicando los débitos
y créditos que se realizaron en el diario en cada una
de las cuentas.
29

30. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA
LIBRO MAYOR
(1) Caja M/N (2) Capital Social
3.4.4. Realizar el Balance de Comprobación de Sumas
Fecha Debe Fecha Haber Fecha Debe Fecha Haber
09/03/2009
27/02/2009
3.500,00
1.600,00
02/02/2009
25/02/2009
350,00
20,00
02/02/2009 3.500,00 y Saldos
28/02/2009 2.000,00 25/02/2009 1.800,00
09/03/2009 450,00
09/032009 234,00
7,100,00 2.854,00 0,00 3.500,00
4.246,00 3.500,00
El balance de comprobación de sumas y saldos es
(3) Gastos de organización (4) Transporte una lista de todos los saldos deudores y acreedores
Fecha Debe Fecha Haber Fecha Debe Fecha Haber
02/02/2009 350,00 25/02/2009 20,00
de todas las cuentas del mayor para comprobar la
igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto
350,00 0,00 20,00 0,00
350,00 20,00 así a consecuencia de que la contabilidad a base
(5) Materia Prima (6) Crédito Fiscal
de partida doble deriva su nombre del hecho de que
Fecha Debe Fecha Haber Fecha Debe Fecha Haber
02/02/2009 1.566,00 26/02/2009 1.350,00 25/02/2009 234,00 09/03/2009 234,00 el registro de toda operación requiere el asiento de
débitos y créditos de una operación que suman igual
1.566,00 1.350,00 234,00 234,00
216,00 0,00 importe, resulta obvio que el total de débitos de todas
(7) Producto Terminado (8) Impuestos a las Trasacciones por Pagar
las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
Fecha Debe Fecha Haber Fecha Debe Fecha Haber
26/02/2009 1.350,00 27/02/2009 48,00 09/03/2009 108,00
28/02/2009 60,00
El balace de comprobación sirve para localizar errores
1.350,00 0,00 108,00 108,00
1.350,00 0,00
dentro de un período identificado de tiempo y facilita
(9) Impuestos a las Transacciones (10) Débito Fiscal
el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista
Fecha Debe Fecha Haber Fecha Debe Fecha Haber
09/03/2009 108,00 27/02/2009
28/02/2009
48,00
60,00
09/03/2009 468,00 27/02/2009
28/02/2009
208,00
260,00
muy conveniente de los saldos de las cuentas que
serán empleados en la preparación de los estados
108,00 108,00 468,00 468,00
0,00 0,00 financieros.
(11) Ventas (12) Mano de Obra
Fecha Debe Fecha Haber Fecha Debe Fecha Haber
27/02/2009
28/02/2009
1.350,00
1.740,00
09/03/2009 450,00 Es útil para comprobar la exactitud matemática del
mayor y proporcionar al contador información para
0,00 3.132,00 450,00 0,00
3.132,00 450,00
preparar los estados financieros periódicos, ya que le
es mucho más sencillo utilizar los datos del balance
que tomándolos directamente del mayor.
Fuente: Elaboración Propia
30

31. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS Los estados financieros que toda MyPE debe tener
Practicando al 15 de Marzo de 2009
(Expresado en bolivianos) registrados son:
Sumas Saldos
Cuentas
Debe Haber Debe Haber
(1) Caja M/N 7.100,00 2.854,00 4.246,00
(2) Capital Social 0,00 3.500,00 3.500,00 • Balance inicial
(3) Gastos de organización 350,00 0,00 350,00
(4) Transporte 20,00 0,00 20,00 • Estado de resultados o estado de ganancias y
(5) Materia Prima 1.566,00 1.350,00 216,00
(6) Crédito Fiscal 234,00 234,00 pérdidas
(7) Producto Terminado 1.566,00 0,00 1.350,00
(8) Impuestos a las Transaccines por Pagar 108,00 108,00 • Balance general o estado de situación
(9) Impuestos a las Transacciones 108,00 108,00
(10) Débito Fiscal 468,00 468,00
(11) Ventas 0,00 3.132,00 3.132,00
(12) Mano de Obra 450,00 0,00 450,00 3.4.5.1. Balance Inicial
TOTALES 11.754,00 11.754,00 6.632,00 6.632,00
Fuente: Elaboración propia Las empresas, al inicio de sus actividades cuentan con
una serie de bienes invertidos por el o los propietarios,
3.4.5. Estados Financieros valorados en moneda en curso legal y corriente. El
balance inicial o de apertura, es el estado financiero
Los estados financieros son documentos esencialmente que muestra los bienes y valores invertidos inicialmente
numéricos que a una fecha o por un período en la empresa, las obligaciones hacia terceros y a los
determinado presentan la situación financiera de propietarios, entendiéndose que la misma es un ente
una empresa, los resultados obtenidos en un período diferente del o los propietarios.
determinado y el comportamiento del efectivo.
Por lo general, el balance inicial tiene el siguiente
La importancia de los estados financieros viene dada formato:
por la necesidad de las empresas de conocer y dar
a conocer su situación. Son periódicos porque se
preparan tras finalizar cada período contable, que
generalmente es de 12 meses. Todos los estados
financieros en su encabezado deben contener nombre
del negocio, nombre del estado y período que abarca.
31

32. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA
BALANCE INICIAL
A pesar de la considerable variedad en el formato
Al 02 de febrero de 2009
(Expresado en Bolivianos) básico y en el arreglo de las partidas financieras, en el
ACTIVO estado de ganancias y pérdidas es preciso contar con
Activo Disponible 3.500,00
Caja 3.500,00 los siguientes datos:
TOTAL ACTIVO 3.500,00
PASIVO Y PATRIMONIO a) Fuentes del ingreso de las operaciones
Patrimonio 3.500,00
Capital 3.500,00 b) Principales gastos comerciales de operaciones
c) Pérdidas y ganancias operativas durante el período
TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO 3.500,00
Santa Cruz, febrero de 2009
d) Impuestos sobre ingresos
e) Utilidades o pérdidas netas que causan efectos a
todas las demás partidas de ingresos y gastos del
................................................ ................................................
Nombre Completo Nombre Completo período
CONTADOR GERENTE GENERAL
Fuente: Elaboración propia Las secciones analíticas de este estado son:
3.4.5.2. Estado de Resultado o de Ganancias y Pérdidas a) Categoría de las ventas
b) Categoría de los costos de producto vendido
El estado de resultados se realiza con el fin de saber c) Categoría de los gastos de operación
cuales fueron las utilidades en un período determinado. d) Categoría de otros ingresos y gastos
El éxito de un negocio se juzga principalmente a través e) Utilidad o pérdida neta del período
de sus ganancias, no únicamente por cuantía, sino
también por la tendencia que manifiestan. Este estado sirve para presentar a los bancos, apoyando
las solicitudes de préstamos para que aquellos puedan
Este estado presenta el exceso de los ingresos sobre los juzgar sobre las perspectivas de ganancias de la
gastos lo que da origen a la utilidad neta y al exceso compañía solicitante. Los inversionistas pueden valerse
de los costos y los gastos sobre los ingresos se llama de dicho estado para decidir la conveniencia de
pérdida neta. Si el resultado es utilidad neta el capital adquirir, conservar o disponer de los valores emitidos
contable de la empresa aumenta, si es una pérdida por la sociedad (sus acciones).
disminuye.
32

33. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA Los rubros del balance general se clasifican en:
ESTADOS DE RESULTADOS
Del 02 de Febrero al 15 de Marzo de 2009
(Expresado en Bolivianos)
• Activos: suma de bienes, recursos y derechos que
VENTAS NETAS 3.132,00
Ventas 3.132,00 posee la empresa
(-) COSTOS D EPRODUCCIÓN DE LO VENDIDO 1.350,00
Costos de producción 3.132,00 • Pasivos: obligaciones o compromisos que ha
Margen Bruto sobre ventas 1.782,00
adquirido la empresa hacia terceros
(-) COSTOS DE OPERACIÓN 820,00
Costos de Administración 3.500,00
Grastos de Organización 3.500,00
• Capital o patrimonio: diferencia del activo y el
Mano de Obra 450,00
Transporte 20,00
pasivo, representa la inversión o el aporte de
Utilidad o Pérdida operativa 962,00
socios y empresarios sobre los cuales puedan
más : Otros ingresos 0,00
tener derecho
UTILIDAD/PÉRDIDA 962,00
Santa Cruz, Marzo de 2009
NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA
................................................ ................................................ BALANCE GENERAL
Nombre Completo Nombre Completo Practicado al 15 de Marzo de 2009
CONTADOR GERENTE GENERAL (Expresado en Bolivianos)
ACTIVO
Fuente: Elaboración propia
Activo Disponible 4.246,00
Caja M/N 4.246,00
Bienes de Cambio 216,00
Materia Prima 216,00
3.4.5.3. Balance General o Estado de Situación Producto Terminado 0,00
TOTAL ACTIVO 4.462,00
El balance general muestra la naturaleza y cantidad PASIVO Y PATRIMONIO
de todos los activos poseídos, naturaleza y cantidad Pasivo 0,00
Cuentas por Pagar 0,00
del pasivo, tipo y cantidad de inversión residual de los Patrimonio 4.462,00
Capital 3.500,00
propietarios de un negocio. Utilidad del periodo 962,00
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 4.462,00
Santa Cruz, Marzo de 2009
Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las
partes interesadas en la empresa sobre la situación de
................................................ ................................................
la misma al final de un año comercial o de un periodo Nombre Completo Nombre Completo
CONTADOR GERENTE GENERAL
determinado. Se prepara con las cuentas reales del
balance de comprobación de sumas y saldos y con la Fuente: Elaboración propia
utilidad del periodo del estado de resultados.
33

34. 3.5. Contabilidad de Costos
La información requerida por la empresa se puede
encontrar en el conjunto de operaciones diarias,
expresadas de una forma clara en la contabilidad de
costos, de la cual se desprende la evaluación de la
gestión administrativa y gerencial convirtiéndose en
una herramienta fundamental para la consolidación
de las empresas. Para suministrar información
comprensible, útil y comparable, ésta debe basarse
en los ingresos y costos incurridos, necesarios para el
costeo del producto, así como en los ingresos y los incurrir en ellos, para adquirir mercancías objeto de
costos proyectados para la toma de decisiones . 9
la venta.
3.5.1. Concepto de Costo 3.5.2. Concepto de la Contabilidad de Costos
Costo es el valor que se paga por un bien o servicio. La contabilidad de costos es una parte o fase de la
Constituye el conjunto de esfuerzos y recursos contabilidad general por medio de la cual se registran,
utilizados con el fin de producir algo. La inversión clasifican, resumen y presentan las operaciones
está representada en: tiempo, esfuerzos o sacrificios y pasadas o futuras relativas a lo que cuesta adquirir,
recursos o capitales. explotar, producir y distribuir un artículo o servicio. Es
una herramienta de la administración, que tiene como
El costo, en las empresas manufactureras y en las de objetivo proporcionar información a la gerencia sobre
prestación de servicios, se define como las erogaciones, cuánto vale producir un solo artículo o suministrar un
efectuadas en el área de producción, necesarias servicio.
para producir un artículo o prestar un servicio. En las
empresas de compraventa, el costo se define como la Cuando la empresa da cuenta y razón de lo que vale
erogación o desembolso de dinero, o la obligación de producir un solo artículo o prestar un servicio, estará
9 El ABC de la Contabilidad, Juan Funes Orellana haciendo contabilidad de costos; de lo contrario
34

35. estaría acumulando costos que no le proporcionarían mandar a maquilar
información útil para el negocio. » Ayudar en la planeación y control
presupuestario
Cuando un empresario conoce en forma detallada » Servir de base en el cambio de políticas y
sus costos unitarios, clasificándolos correctamente, normas de operación
estará en capacidad de saber hasta donde puede
bajar sus precios para no incurrir en una posible Tener implantada una contabilidad de costos, trae
pérdida. Además, estaría en una ventaja competitiva consigo un control adecuado de las operaciones
en costos frente a las demás empresas que manejan la efectuadas, lo cual redunda en mejoras, aumento de
contabilidad de costos por totales, o que registran los eficiencia, que obviamente se traducen en reducción
costos como gastos. de costos, ya sean costos de producción, distribución,
administración y financieros, y por lo tanto mayores
3.5.3. Importancia de la Contabilidad de Costos utilidades.
La contabilidad de costos es útil para: 3.5.4. Sistemas de Costos 10
• Mejorar el control de operaciones y costos Antes de iniciar el proceso de elaboración de la
• Obtener información frecuente, amplia, oportuna estructura de costos es necesario conocer el tipo de
e indicativos para la planeación y control sistema de costos que la empresa requiere según su
presupuestario actividad. Los sistemas de costos se clasifican de la
• Obtener el costo unitario de manera precisa para: siguiente manera:
» Fijar precios de venta del producto,
determinando el margen de utilidad probable 3.5.4.1. Según la forma de producir
en función de la oferta y demanda imperante
en el mercado Según la forma de cómo se elabora un producto o se
» Valuar la producción del periodo presta un servicio, los costos pueden ser:
» Valuar la producción vendida
» Elegir las alternativas más adecuadas en la a) Costos por órdenes: Se utilizan en aquellas
toma de decisiones sobre comprar, fabricar o 10 Contabilidad y Decisiones, José Manuel Palenque
35

36. empresas que operan sobre pedidos especiales servicio se conocen al final del período.
de clientes, en donde se conoce el destinatario de b) Costos Predeterminados: Son aquellos en los que
los bienes o servicios y por lo general él es quien primero se determinan los costos y luego se realiza
define las características del producto y los costos la producción o la prestación del servicio. Se
se acumulan por lotes de pedido. Normalmente, clasifican en:
la demanda antecede a la oferta, y por lo tanto » Costos Estimados: Son los que se calculan sobre
a su elaboración. Por ejemplos: las ebanisterías, una base experimental antes de producirse el
sastrerías, ornamentación, etc. artículo o prestarse el servicio, y tienen como
b) Costos por procesos: Se utilizan en aquellas finalidad pronosticar, en forma aproximada,
empresas que producen en serie y en forma continua, lo que puede costar un producto para efectos
donde los costos se acumulan por departamentos. de cotización. No tienen base científica y por
La oferta antecede a la demanda y se acumulan lo tanto al finalizar la producción se obtendrán
existencias. Por ejemplo, empresas de: gaseosas, diferencias grandes que muestran la sobre
cervezas, telas, etc. aplicación o sub aplicación del costo, que es
c) Costos por Ensamble: Son utilizados por aquellas necesario corregir para ajustarlo a la realidad.
empresas cuya función es armar un producto con Los costos de un artículo o servicio se conocen
base en unas piezas que lo conforman, sin hacerle al final del período.
transformación alguna. Por ejemplo, ensamblaje de » Costos Estándares: Se calculan sobre bases
automóviles, de bicicletas, etc. técnicas para cada uno de los tres elementos del
costo, para determinar lo que el producto debe
3.5.4.2. Según la fecha de cálculo costar en condiciones de eficiencia normal. Su
objetivo es el control de la eficiencia operativa.
Los costos de un producto o un servicio, según la época Los costos de un artículo o servicio se conocen
en que se calculan o determinan, pueden ser: antes de iniciar el período.
a) Costos Históricos: Llamados también reales, son 3.5.4.3. Según método de costeo
aquellos en los que primero se produce el bien o
se presta el servicio y posteriormente se calculan Los costos, según la metodología que utilice la
o determinan los costos. Los costos del producto o empresa para valorizar un producto o servicio, pueden
36

37. clasificarse de la siguiente manera: indirecto de fabricación- con base en valores que
sirven de patrón o modelo para la producción.
a) Costeo real: Es aquel en el cual los tres elementos
del costo-materiales, mano de obra e indirectos Este método de costeo surge, debido a que se hizo
de fabricación- se registran a valor real, tanto la consideración de que si los costos indirectos de
en el débito como en el crédito. Este método de fabricación se podían contabilizar con base en
contabilización presenta inconvenientes, ya que los presupuestos, siendo un elemento difícil en su
para determinar el costo de un producto habría que tratamiento, ¿por qué no se podía hacer lo mismo con
esperar hasta el cierre del ejercicio para establecer los materiales y la mano de obra? Se podría decir que
las partidas reales después de haberse efectuado el costeo normal fue el precursor del costeo estándar.
los ajustes necesarios.
b) Costeo normal: Es aquel en el cual los costos de 3.5.4.4. Según tratamiento de los Costos Indirectos
materiales y mano de obra se registran al real y
los costos indirectos de fabricación con base en El costo de un producto o de un servicio prestado
los presupuestos de la empresa. Al finalizar la puede valorarse dependiendo del tratamiento que se
producción, habrá que hacer una comparación de le den a los costos fijos dentro del proceso productivo.
los costos indirectos de fabricación cargados al Se clasifican así:
producto mediante los presupuestos y los costos
realmente incurridos en la producción, para a) Costeo por absorción: Es aquel en donde tanto los
determinar la variación, la cual se cancela contra costos variables y fijos entran a formar parte del
el costo de ventas. costo del producto y del servicio.
Este método de costeo surge por los inconvenientes b) Costeo directo: Llamado también variable o
que se presentan en el costeo real. La principal marginal, es aquel en donde los costos variables
desventaja del costeo normal es que si los únicamente forman parte del costo del producto.
presupuestos de la empresa no han sido establecidos Los costos fijos se llevan como gastos de fabricación
en forma seria, los costos del producto quedarían del período, afectando al respectivo ejercicio.
mal calculados. c) Costeo basado en las actividades: Es aquel en
c) Costeo estándar: Consiste en registrar los tres donde las diferentes actividades para fabricar
elementos -materiales, mano de obra y costos un producto consumen los recursos indirectos de
37