1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PRD-CLV-ADM-02-01
PROCESO SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
Vigente desde: 01/04/2013
PROCEDIMIENTO SALIDAS
PEDAGÓGICAS
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ELABORÓ: Academic Direction,
Quality Coordination
REVISÓ: Luis Eduardo Rivas G., Líder de Calidad APROBÓ: Grupo de Excelencia
OBJETIVO: Establecer los pasos y criterios necesarios para las salidas pedagógicas.
FINALIDAD: Disminuir a cero los inconvenientes y emergencias derivadas de un salida pedagógica mal ejecutada.
ALCANCE:
El procedimiento comprende desde el requerimiento de la salida hasta la entrega de los estudiantes a los padres.
Los responsables de su ejecución son los Jefes de Sección. Este procedimiento se debe aplicar siempre sin
importar su duración o destino.
GLOSARIO: VERSIÓN: 07
RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de Sección
DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO SALIDAS
PEDAGÓGICAS
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1. TIPOS DE SALIDAS
1.1 POR OBJETIVO
PEDAGÓGICAS: En primaria son de apoyo a la unidad y a las líneas de
indagación. En 2° y 4° la salida de múltiples días es de Convivencia Escolar
cuyo objetivo es reforzar habilidades psicosociales de acuerdo con el
Programa del Buen Trato. En bachillerato, convivencias (5° a 9°) y salidas
específicas por áreas de acuerdo con las necesidades del programa IB.
Dentro de estas están CAS que es todos los días 4 para décimo grado.
DEPORTIVAS:
UNCOLI/AACBI/ASOCOLDEP: estas salidas son aproximadamente el
80% de todas las que se realizan durante el año y corresponden a los
equipos representativos del colegio en las diferentes categorías.
TORNEOS ALTERNOS: Estas salidas son campeonatos que se realizan
paralelos a los de la UNCOLI, pero que no son tan extensos, pero que
implican horarios como los de la UNCOLI y un cubrimiento de igual
magnitud.
PARADAS DEPORTIVAS: Son encuentros deportivos que se realizan
en un solo día. Generalmente no se solicita transporte.
1.2 POR LOCACIÓN DE LA SALIDA
Dependiendo de la locación existen cuatro diferentes tipos de salida:
LOCAL: Si la salida se realiza dentro de la ciudad.
REGIONAL: Para salidas a una región del país. La más representativa
son los Encuentros Nacionales, donde los estudiantes de primaria y
escuela media realizan un intercambio
NACIONAL: Para salidas a lo largo de todo el país.
INTERNACIONAL: Para salidas fuera del país. Se realizan desde el año
2009 con diferentes estudiantes de varios niveles
1.3 POR INTERCAMBIOS / CAMPAMENTOS DE VERANO
Padres que voluntariamente escogen enviar a sus hijos a otro colegio por
un período de tiempo estipulado.
1.4 POR DURACIÓN DE LA SALIDA
MEDIO DÍA: Los estudiantes Salen durante el inicio de su jornada
académica y regresan antes de que ésta termine.
Jefes de Sección
Padres de
Familia
Para el numeral 1.3,
Ver Procedimiento de
Inmersión
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UN DÍA: Los estudiantes salen al inicio de su jornada académica y
regresan después de que ésta acabe, al final del día.
MÚLTIPLES DÍAS: Cuando la salida ocupa más de un día.
2. ACCIONES PREVIAS
De acuerdo a la unidad de indagación, un Jefe de Año / Jefe de Departamento
pueden proponer una salida.
Jefe de Año / Jefe de Departamento diseñan los objetivos pedagógicos y los
discuten con el Jefe de Sección.
El Jefe de Sección aprueba o desaprueba la planeación. Si la aprueba lleva a
cabo un análisis de riesgos.
El Jefe de Sección establece criterios para la selección del lugar donde se
llevarán a los estudiantes.
El Jefe de Sección define las responsabilidades de los profesors e identifica
el perfil del profesor que debería atender el viaje.
Locación seleccionada por la el Jefe de Sección, SELT y el Director
Académico en línea con los criterios de selección.
Los Consejo Académico y Directivo necesitan aprobar la locación, calendario
y revisar la evaluación del riesgo.
Establecen criterios para seleccionar la compañía externa que organizará la
logística.
TAREAS GENERALES. El Coordinador de año reporta esta salida al Jefe de
Sección estableciendo la razón pedagógica para la salida y se pone en
contacto con la empresa que apoya o con el lugar que se va a visitar,
averigua costos y la logística completa con el horario y requerimientos para
dicha salida.
El propósito y ubicación de la salida debe estar conectado con el currículo y
tener un componente interdisciplinario.
En 2° y 4° se realiza para la salida de múltiples días: reunión informativa a
padres de familia, reunión informativa a estudiantes, reunión de planeación
con tutores.
Reunión de los profesores involucrados con los Jefes de Sección y/o Jefe de
Programa Internacional.
Tiempo de preparación del grupo.
Profesores/Tutores
Coordinador de año
Coordinador de
Convivencia
Headmaster y/o
Deputy
Headmaster
Jefes de sección,
profesores/tutores,
jefes programas
internacionales
COPASO
Formato
previsita
Listas de
Chequeo
Autorización
de los padres
La contratación de la
empresa en todos los
casos, deberá ajustarse
al manual de compras y
contratación del colegio
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Reconocimiento del sitio por parte de los profesores. Asegurarse del buen
estado de los elementos de seguridad y de la cantidad. Revisar: vías de
acceso, transporte, comunicaciones, seguridad pública, reporte de epidemias,
infraestructura de salud, etc.
Entrega del plan de la salida con objetivos e itinerario día a día, a quien
corresponda: Jefe de Sección y/o Jefe de Programa Internacional.
Circular informativa con costo para los padres (Headmaster y/o Deputy
Headmaster).
Organización de reunión con padres en caso de ser necesario.
Debe asistir un profesor en primaria y/o preescolar por cada 8 estudiantes y
un profesor en bachillerato por cada 15 estudiantes. Si el grupo de
estudiantes es mixto, se necesitan profesores y profesoras.
Generar una encuesta de información médica previa, para tener en cuenta
durante la visita: pánico a las alturas, vértigo, natación, etc.
Establecer una lista de chequeo de todas las actividades previas y las que
se pueden presentar en las salidas para llevar un registro de las actividades
que se hicieron y las que faltan.
El colegio debe asegurar que las empresas contratadas cumplan con todos
los estándares del colegio y se debe evaluar cada salida para confirmar la
utilización o no de la misma empresa de viajes. En este caso no sólo la
empresa de viajes, sino también la empresa de transporte.
Precisar quiénes realizan la previsita - según circular # 8 hay que probarle a
la Secretaría de Educación que se realizó una previsita.
La previsita debe involucrar aspectos pedagógicos como de seguridad.
La salida debe ser evaluada desde el COPASO. Debe involucrarse una
persona de COPASO para que haga esa inspección.
Enviar cronograma al departamento de seguridad del Colegio.
Protocolo de la lista de chequeo - para visitar los proveedores de transporte.
Revisar subcontratistas
Establecer matriz de riesgos y quién es el responsable de verificarla y
valorarla (esto debe ser presentado por el operador de la salida) - establecer
listas de chequeo previas y durante. Definir cargos como responsables, roles,
responsabilidades y niveles de decisión.
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3. APROBACIÓN DE LA SALIDA
La decisión de aprobación se debe realizar entre el Jefe de Sección, el Jefe
de Año proponente y el Jefe de Departamento. En esa reunión se deben
analizar los motivos pedagógicos, las condiciones de la salida, la pertinencia,
los costos y la seguridad.
- Establecer matriz de riesgo/ beneficio
- Definir alternativas dependiendo de los riesgos
Formato de evaluación diario del itinerario y de la compañía: objetivos
pedagógicos, bienestar, cómo nos hemos sentido como adultos, cómo vemos
que la compañía ha relacionado.
Hacer y utilizar listas de chequeo durante la salida. - Procedimientos de
comunicación durante el campo.
Cinturones de seguridad, conteo, itinerario, empoderar al profesor desde una
matriz de riesgos y de toma de decisión.
Pedir itinerario minuto a minuto al proveedor.
Debe haber una aprobación de la salida por parte de una persona idónea en
el tema de seguridad.
3.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE UNA COMPAÑÍA EXTERNA
- Verificar la legalidad de la compañía identificar el organismos de gobierno
que los regula.
- Verificar si la empresa tiene alguna certificación de calidad.
- Que la empresa tenga una sede real de atención. Que se pueda ubicar al
representante legal. Página web con toda la información.
- Exigir una póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual. Así
como una póliza de cumplimiento.
- Que la empresa defina el rol del profesor en la salida pedagógica.
- Revisar con otras instituciones que los han contratado previamente si cumplen
con los requisitos y con lo prometido por ellos.
- Verificar que la empresa cuente con: registro de turismo, Rut, NIT, registro
de guía, hoja de vida del staff de la compañía, certificación de experticia,
certificación en Primeros auxilios, años de experiencia, registro en cámara de
comercio etc.
Jefe de Sección
Jefes de Sección y
Profesores
Para la aprobación de
salida, es necesario que
todos los alumnos se
comprometan a cumplir
con el horario propuesto:
no se permite que algún
alumno llegue después
de haber comenzado o
salga antes de terminar.
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- Se deben exigir además, Registros de los sitemas de transporte terrestre o
marítmo. Comprobar que exista un checklist riguroso de revisión de servicios
(transporte, alimentación etc,)
- Que la empresa tenga un plan de contingencia claro.
- Las visitas de reconocimiento deben corroborar que lo ofrecido por la empresa
es verificable.
- Una vez elegida la empresa, ésta debe generar un documento descriptivo de
la salida, itinerario claro, Tabla de tiempos.
- La mesa que toma la decision final debe ser con participación mixta donde
asistan representantes de la academia, de la administración, padres etc.
3.2 PROCEDIMIENTOS GENERALES
Solicitud del transporte
Solicitud de almuerzo o refrigerio
Dependiendo del número de alumnos se asignan los profesores que
asistirán a la salida.
Redacción y envío de la circular a los padres de familia.
Al inicio del año escolar se debe informar a los padres de familia las
salidas especialmente las salidas nacionales de más de un día.
Se procede a enviar a tesorería los memos respectivos para la
cancelación directa a la compañía que ha prestado sus servicios.
Se informa a Gestión Humana el nombre de los profesores que participan
en la salida para el reporte a la ARL.
Se pide apoyo de acompañamiento a enfermería cuando se considera
necesario o se les pide el botiquín para llevarlo en caso de necesidad.
(Dependiendo del área protegida).
Se organiza entre el profesor de la actividad interesada y el Coordinador.
El Jefe de Departamento realiza la circular pertinente como mínimo 20
días antes, el Coordinador de Deportes la revisa, hace los ajustes
necesarios y se hace firmar por los jefes de sección involucrados, se el
coordinador de la salida y por el Headmaster, para dar la autorización a
la misma.
Protocolo de transporte: se definen horarios y recorrido
Jefe de Sección y
Profesores
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La información que se le envía a los padres de familia se discrimina:
actividad, lugar, hora de inicio y finalización, elementos necesarios,
transporte y profesor acompañante.
El rol del profesor debe ser comunicado a los padres.
En los casos que se requiere reunión adicional con las familias:
Amazonas de once.
Cerca de la salida, se envía otra circular con las especificaciones de qué
llevar, qué dieta tiene el estudiante, que cuidados, qué medicina debe
tomar y recomendaciones generales que deseen hacer los padres.
Hay un desprendible para la autorización. Los niños que no asisten a la
salida se quedan en el colegio. El desprendible de autorización es
requisito para todas las salidas..
Toda salida debe traer el desprendible con autorización de las familias.
Éste desprendible contiene información importante para la logística de la
salida como: nombre, curso, dirección, teléfono, si utilizará o no el
transporte del colegio de regreso a casa, firma de padres y lleva una
nota en la cual dice que “estudiante que no entregue el desprendible no
será tenido en cuenta para la actividad.”
Se distribuyen los estudiantes en buses y se genera el listado que recibirá
el profesor de los estudiantes a su cargo. Se utiliza formato específico.
Solicitar las rutas necesarias con monitoras, dependiendo del número de
estudiantes que participarán en la salida.
Ésta misma información se publica en la web el primer día de cada mes
y en las noticias que se envían al inicio de cada unidad.
- El itinerario debería hacerse de común acuerdo. Las opiniones de los
padres pueden ser recibidas si tienen algo particular que aportar.
- La línea pedagógica sería planificada por el profesor y la empresa
proveedora planificaría los lugares que proporcionarían esta
experiencia.
- ¿Es viable conocer los costos o el itinerario o el carácter de la experiencia
con antelación?
- El objetivo claro y principal debe ser presentado por el Colegio a la
empresa proveedora.
- Plan de Emergencia del establecimiento del hospedaje.
- Evaluación de riesgos del medio de transporte.
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Pre-visita: los representantes de padres pueden estar involucrados en una
encuesta de la salida, la pre visita y la validación de la visita.
◦ Diseño y planificación de un plan B por incidencias del tiempo o en caso de
emergencia. El colegio debe saber en todo momento cuál es ese plan
alternativo.
◦ Grupos grandes divididos en grupos pequeños: itinerarios rotativos.
◦ El plan B debe cumplir con la sustitución o con la extensión de las actividades.
¿Por qué es importante tener un itinerario y cumplir con éste?
◦ Cuando hay un cambio de itinerario, hay un riesgo latente. Teniendo un plan
B, disminuiría el efecto negativo de los comentarios de los padres y se podrían
prever riesgos.
◦ ¿Que tan importante es dar información sobre los riesgos?
◦ Es muy importante informar de los riesgos a los padres. Estos deben tener en
cuenta quien es responsable último de estos riesgos. La ejecución del
itinerario debería ser responsabilidad de la compañía y la ejecución de la
experiencia educativa seria responsabilidad del colegio/profesores. La parte
logística, de prestación de servicios, desplazamientos, situaciones de
emergencia, etc. seria responsabilidad de la compañía cuando ésta ha sido
contratada por el colegio.
◦ Si la capacidad de respuesta frente a los riesgos que puedan presentarse es
alta, no debería suponer la cancelación de la actividad porque entonces
estaríamos reduciendo la experiencia, la condición de la aventura, etc.
(ejemplo: culebra en la Guajira)
◦ El análisis de riesgo debería estar acompañado por el plan de reacción o
atención a los estudiantes.
◦ Sugerencia: capacitación de profesores más allá de los conocimientos
pedagógicos. (ejemplo: en cursos de primeros auxilios, logística, etc.)
◦ Sugerencia para empresas prestadoras: proporcionar un médico o
paramédico por cada grupo de salidas.
3.1 SALIDA NO APROBADA
Si la salida no es aprobada se deben revisar las razones por las cuales se
tomó esa decisión. Si las razones pueden ser solucionadas, se vuelve a
presentar la propuesta con las correcciones para ser estudiada de nuevo
(Numeral 3). Si no pueden ser solucionadas el procedimiento termina aquí.
9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PRD-CLV-ADM-02-01
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4. ANTES DE LA SALIDA
Con suficiente anterioridad, se deben recoger los desprendibles, por lo menos
un día antes de la salida. Estos desprendibles deben tener un espacio para
que el padre de familia explique la razón por la cual no están de acuerdo con
la salida. Se debe llevar registros de asistencia por fecha y actividad. Este
documento debe estar validado por un abogado.
La recolección de dinero para la salida debe seguir los pasos establecidos en
el procedimiento Recolección de Dinero (PRD-APY-ADM-01-01).
La secretaria de la sección entrega a los profesores las listas de los alumnos
que viajan en las diferentes rutas con un formato en donde está el nombre del
conductor, su número celular, su cédula de ciudadanía y nombre de la
monitora de ruta acompañante cuando es necesario.
Los estudiantes llegan a la salida de rutas: allí se distribuyen en los buses y
cada profesor verifica asistencia y que todos porten su carné de la EPS. La
asistencia es reportada al coordinador. Este reporta a secretaría.
Entregar las normas e información pertinente: como donde dejar maletas, no
ir solos a los baños, comportamiento, calentamiento, etc.
De acuerdo con el numeral 2 cada profesor/tutor debe asumir responsabilidad
personal por un grupo de estudiantes a través de toda la salida.
El profesor/tutor responsable de su grupo debe tomar asistencia por lo menos
cada 2 (dos) horas (Durante la noche se hace una excepción para viajes de
más de un día).
Se recomienda que no vayan solos al baño.
Siempre que un estudiante se retire para algo le debe avisar al profesor a
cargo.
Se hacen acuerdos de grupo.
Definir: Entregar planilla de los estudiantes a Coordinación de Transporte,
recepción, portería de administración, y con los celulares de los profesores
encargados.
Jefes de Sección
Secretarias de
Sección
Profesores
Desprendibles
circulares
Planilla
estudiantes que
asisten a la
salida
pedagógica.
5. DURANTE LA SALIDA LOCAL
Generar un mapa de posibles riesgos y el método para enfrentarlos. Este
mapa sale de la previsita. Debe existir un protocolo de tratamiento de
enfermedades más frecuentes.
Profesor
responsable
Durante cualquier salida es
importante seguir la ruta del
amigo verde:
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Estar pendiente que los estudiantes estén realizando la actividad respectiva,
apoyar su desempeño, atender cualquier necesidad presentada, como
ubicación de baños, vestieres, tienda, enfermería. Propender por un buen
comportamiento y desarrollo de la salida misma.
Si durante el recorrido hay que descender del bus para hacer algo durante el
camino, un profesor sale primero y al final va otro para verificar que todos
lleguen al lugar correspondiente. Se establece lugar de encuentro en caso de
alguna situación particular.
La coordinadora reporta al jefe de sección que ya llegaron al lugar de destino.
Al final de la visita, revisar que el sitio quede limpio, ordenado, tal como fue
encontrado.
El jefe de sección se asegura que los estudiantes salgan del lugar donde se
encuentran y se encuentre en camino de regreso.
Todos los profesores deben llegar al colegio con los alumnos.
Al final del paso se debe preguntar: ¿Se presenta alguna emergencia durante la
salida? Si la respuesta es negativa, ir al numeral 8. Si la respuesta es positiva se
debe preguntar: ¿Algún estudiante o docente fallece dentro de la salida? Si la
respuesta es negativa, continuar con el numeral 7. Si es afirmativa, ir al numeral
9.
Verifique llevar
implementos que
no contaminen
Verifique que lleva
una bolsa para
almacenar los
desechos
producidos.
Asegurarse de no
dejar latas,
botellas, vidrios,
fósforos, espejos,
lentes o cualquier
otro artefacto que
pueda generar un
incendio.
Recoger plásticos
y/o elementos no
biodegradables.
Dejar el espacio
donde se
reunieron tal como
fue encontrado.
Recordar no
arrancar flora, ni
jugar ni lastimar a
la fauna del lugar.
Enterrar los
desechos
biodegradables.
No realizar
fogatas.
No contaminar ni
ríos ni quebradas
ni nacimientos de
agua.
6. DURANTE LA SALIDA REGIONAL, NACIONAL O INTERNACIONAL
Comunicación previa, durante salidas largas, y después.
Los acuerdos que se hagan desde la logística, las actividades et deben ser
compartidas oportunamente con el área de comunicaciones o quien desarrolle
la función para poder incluirlo en el sistema de comunicación que el colegio
elija con sus públicos de interés.
Contiene los mismos elementos de la salida dentro de la ciudad, pero con las
siguientes adiciones:
Los estudiantes deben ir divididos por grupos.
Debe existir un profesor responsable de la logística para vuelos (Trámites
aéreos).
Comunicar a toda la comunidad sobre el evento.
Al final del paso se debe preguntar: ¿Se presenta alguna emergencia durante la
salida? Si la respuesta es negativa, ir al numeral 8. Si la respuesta es positiva se
debe preguntar: ¿Algún estudiante o colaborador fallece dentro de la salida? Si
Profesor
responsable
Profesor de
Logística
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la respuesta es negativa, continuar con el numeral 7. Si es afirmativa, ir al
numeral 9.
¿Cómo se comunican asuntos menores?
En caso de lesión o accidente, cuando no se encuentra a los padres de familia o
a los acudientes sería importante que con anterioridad los padres autoricen a que
el colegio o el proveedor de la salida tomen las determinaciones (médicas si es
el caso) que considere pertinentes.
Por razones de seguridad, el líder de la salida tiene la potestad suficiente para
suspender la salida y se le debe brindar todo el apoyo logístico y económico para
traer a los estudiantes de vuelta lo más pronto posible.
7. PROCEDIMIENTO DE EMERGENCIAS
El organizador de la salida debe Comunicarse con el jefe de sección
inmediatamente ocurra el hecho.
Comunicarse con el Colegio (15 minutos).
El Jefe de sección debe Comunicarse con los padres de familia y las
autoridades (30 minutos).
Establecer el nivel de lesión y seguir el procedimiento de atención para ese
nivel (Por definir).
Coordinador
Deputy
Headmaster
Directorio de
Información de
Emergencias
8. ENTREGA A PADRES
Contar estudiantes.
Revisar que hayan tomado sus maletas y objetos personales.
Registro final.
Entregar los alumnos a sus familias.
Especificar quién se queda con los niños.
Al siguiente día dar información pertinente sobre la salida al Jefe de Sección.
Evaluación de la salida a la luz de los objetivos propuestos y sugerencias para
la siguiente.
Uso de encuestas para los alumnos, padres de familia y profesores.
Profesores
Jefe de Sección
Lista de
asistencia
9. LLAMADA A LA AUTORIDAD COMPETENTE
Si un estudiante o colaborador fallece durante la salida pedagógica, se
informa inmediatamente a uno de los miembros del equipo directivo
(Headmaster, Headmistress, Rector, Deputy Headmaster y/o Director
Administrativo), quien se encargará de avisarle a los demás miembros del
equipo y a la Policía acerca de los acontecimientos sucedidos.
Headmaster
Headmistress
Deputy
Headmaster
Rector
Directorio de
Información de
Emergencias
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Inmediatamente pone en conocimiento de los padres o familiares directos de
la víctima, la situación presentada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Director
Administrativo
ENTRADAS Propuestas de salidas SALIDAS
Experiencias diferentes de
aprendizaje
INSPECCIÓN Semestral RECURSOS Transporte, tiquetes, reservas.
INDICADORES
Número de salidas pedagógicas / trimestre / sección.
Número de accidentes presentados en las salidas / mes.
MARCO LEGAL Código de Policía
PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS
Procedimiento Recolección de Dinero PRD-APY-ADM-01-01
Procedimiento Emergencias Incluido en el presente procedimiento
Procedimiento Control Contratistas
VERSIONES
El día 29 de abril de 2013 se cambió a la versión 5 para adicionar:
Código del Amigo Verde
Cuadro de cambio de versiones.
El día 20 de marzo de 2015 se cambió a la versión 6 para adicionar:
Mapa de Riesgos
Previsitas
Criterios de selección de una compañía externa
El día 19 de mayo de 2015 se cambió a la versión 6 para adicionar las recomendaciones entregadas por el Consejo
Colombiano de Seguridad, las cuales están resaltadas en aguamarina.