Este documento proporciona una introducción a Microsoft Access, incluyendo qué es Access, sus componentes principales como tablas, consultas y formularios, y cómo crear y configurar estos objetos. Explica que Access es un sistema de gestión de bases de datos que se usa para crear y administrar bases de datos, y describe los pasos básicos para crear tablas, consultas y formularios.

1. UNIVERSIDAD DE LAS
FUERZAS ARMADAS ESPE
Taller de clase
COMPUTACION AVANZADA
Microsoft Access
Integrantes:
Rony Baño
Karen Vallejo

2. QUE ES ACCESS
• Microsoft Access es un sistema de gestión de
bases de datos incluido en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office.
Igualmente, es un gestor de datos que
recopila información relativa a un asunto o
propósito particular, como el seguimiento de
pedidos de clientes o el mantenimiento de
una colección de música, etcétera.

3. ¿PARA QUE SIRVE?
• Sirve para crear bases de
datos, las cuales se utilizan
para realizar tareas de
administración de datos
como por ejemplo
almacenar, recuperar, y
analizar los datos acerca de
pedidos y clientes.

4. COMPONENTES DE ACCESS
• Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
• Informes
• Tablas
• Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e
• Macros informes
• Módulos

5. QUE ES UNA TABLA EN ACCESS
• Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma
estructurada.
• Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar
datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos.
Una tabla consta de registros y campos.
• Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la
tabla, como un empleado en particular. Un registro también se
denomina normalmente una fila o una instancia.
• Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la
tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un
campo también se denomina normalmente una columna o un
atributo.
• Un registro se compone de valores de campo, como Cantoso, Ltd.
o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina
normalmente un hecho.

6. COMO SE HACE UNA TABLA
• Podemos crear tablas para una base de datos nueva
o para una base de datos existente. En ambos casos
el procedimiento será el mismo. En primer lugar
debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla
• Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de
navegación enlistando la nueva tabla y del lado
derecho una pestaña con el mismo nombre de la
tabla y una cuadrícula donde podremos crear los
campos de la tabla.

7. COMO SE SACAN PROPIEDADES DE
UNA TABLA
• En una base de datos de Access, las
propiedades de tabla son atributos de una
tabla que afectan a la apariencia o al
comportamiento de la tabla como un todo. Las
propiedades de la tabla se establecen en la hoja
de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por
ejemplo, puede establecer una propiedad de
tabla de Vista predeterminada para especificar
el modo en que se va a mostrar la tabla de
manera predeterminada.

8. REGLAS DE VALIDACIÓN
• Las reglas de validación restringen lo que los usuarios
pueden escribir en un campo determinado y, además,
ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos
especifican el tipo o la cantidad de datos correctos.
• Las reglas de validación se pueden considerar como un
conjunto de capas: puede usar algunas capas o todas
cuando tenga que asegurarse de que los usuarios
escriben correctamente los datos.

9. REGLAS DE VALIDACIÓN
• La regla de validación limita los valores
(no el formato) que se pueden introducir
en un campo. Así nos aseguramos que
ciertos campos cumplen los requisitos
deseados.
Las reglas de validación siempre han de
cumplirse, para todos los registros que
vayamos a introducir.
Para construir las reglas de validación
podemos utilizar los operadores de
Access, que veremos en detalle en el
capítulo de consultas. Veamos algunos
ejemplos de reglas de validación

10. Cuando se selecciona un
campo en el diseño de la tabla,
se verá su propiedad Regla de
validación en el panel inferior.

11. TIPOS DE VALIDACIÓN
•Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de
validación. Cuando se diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de
datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los
usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan
únicamente fechas y horas
•Tamaños de campo Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por
ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurar de
modo que acepte un máximo de 20 caracteres.
•Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de
validación muy concretos. Por ejemplo, puede establecer la propiedad
Requerido en Sí y, por consiguiente, obligar a los usuarios a especificar un valor
en un campo.

12. • Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos
obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por
ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas
en un formato europeo, como 14.04.2007.

13. TIPOS DE RELACIONES DE TABLA
Relación uno
a varios
Relación de
varios a varios
Relación uno
a uno

14. QUE ES UNA CONSULTA
Forma de buscar y recopilar información
Para conseguir información detallada
De una base de datos

15. COMO SE HACE UNA CONSULTA
Ir a la ficha crear y pulsar el botón asistente de consulta
Se muestra el primer paso del proceso el cual nos permite escoger el tipo de consulta a realizar
Se elige la tabla que contiene la información que necesitamos y asignamos un titulo a la consulta

16. TIPOS DE CONSULTA
-Consultas
de
comandos
Consultas de
eliminación
Consultas de
actualización
Consultas de
alineación
Consultas de
creación de
tablas
Consultas de
parámetros
Consultas de
buscar
duplicados

17. CRITERIOS A REALIZAR
Criterios para campos
de texto, Memo e
hipervínculo
Criterios para campos
de número, moneda y
autonuméricos
Criterios para campos
de fecha y hora
Criterios para los
demás campos

18. REGLAS DE VALIDACIÓN DE LA
CONSULTA
• Para agregar un criterio a una consulta, debe
abrir la consulta en la vista Diseño. Luego,
identifique los campos para los que desea
especificar criterios. Si el campo no está aún
en la cuadrícula de diseño, agréguelo al
arrastrarlo desde la ventana de diseño de la
consulta a la cuadrícula de campo, o bien al
hacer doble clic en el campo (al hacer doble
clic en el campo, lo agrega automáticamente
a la siguiente columna vacía en la cuadrícula
de campo). Por último, escriba los criterios
en la fila Criterios

19. QUÉ ES UN FORMULARIO
• Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que
se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan
diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de
las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
• Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se
les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los
botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes,
o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario
de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para
abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
• Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los
datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente
ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se
favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

20. TIPOS DE FORMULARIO
• Columna simple: El formulario obtenido
muestra todos los campos de un registro en
una única columna.
• Tabular: El formulario tiene la estructura de
tabla: registros en fila y campos en columnas.
• Gráfico: se abre el asistente para gráficos.
• Principal/subformulario: asistente para usar
varias tablas o consultas en un mismo
formulario.
• Automático: crea un formulario de columna
simple sin preguntar nada al usuario.

21. SECCIONES DE UN FORMULARIO
Secciones de
un formulario
Encabezado
del formulario
Encabezado
de página
Sección Detalle
Pie de página
Pie del
formulario