Manual de inducción 2014

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Manuel de introducción Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes

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Manual de inducción 2014

  1. 1. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 1 de 23 Manual de inducción institucional MANUAL DE INDUCCIÓN INSTITUCIONAL Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes
  2. 2. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 2 de 23 Manual de inducción institucional Apreciado nuevo colaborador, Reciba un cordial saludo en nombre de todos y cada uno de los miembros de la familia Uniandina. Queremos darle una cordial bienvenida a la Asociación de Egresados más grande del país, con una trayectoria de 58 años, reconocida por consolidar espacios de participación, orientación profesional, promover la cultura, recreación y brindar espacios de encuentro social. La Sede Nacional en donde se encuentra, fue adquirida en el año 1992, constituye un patrimonio de conservación arquitectónico de la ciudad e histórico para la Asociación, siendo punto obligado de encuentro para los afiliados. A partir de este momento hace parte de nuestro equipo de trabajo y en La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes estamos seguros de que crecerá y se desarrollará profesionalmente, ya que todos los colaboradores de la Asociación construimos grandes vínculos laborales y personales. Le deseamos muchos éxitos y nuevamente bienvenido a la familia de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. Pd: Junto con este documento se le hará entrega de los estatutos de la Asociación para que conozca el funcionamiento político de la misma, del reglamento interno de trabajo en el que se encuentra en mayor detalle los deberes y derechos de los colaboradores de la Asociación y del protocolo servicio. Cordialmente, Desarrollo Organizacional
  3. 3. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 3 de 23 Manual de inducción institucional TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo de este manual 4 2. La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes 5 2.1 Misión 5 2.2 Visión 5 2.3 Mega 5 2.4 Objetivos 5 2.5 Principios y valores 6 2.6 Competencias de la Organización 8 2.7 Modelo de gestión por procesos 10 3. Órganos directivos 11 4. Estructura administrativa 13 5. Programas de apoyo 14 6. Información general 15 7. Preguntas frecuentes 19
  4. 4. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 4 de 23 Manual de inducción institucional 1. Objetivo de este manual El presente manual tiene como objetivo brindar información clara, oportuna y actualizada del funcionamiento y estructura de la Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes; información que servirá en su proceso de inducción y capacitación. Con esta manual tendrá claridad de la misión, visión, objetivos y principios de la Asociación. Conocerá los la estructura organizacional y el modelo de operación de la Asociación con el que se cumplen metas y objetivos.
  5. 5. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 5 de 23 Manual de inducción institucional 2. La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes 2.1 Misión Fomentar el sentido de pertenencia, integración y solidaridad Uniandina, para promover el desarrollo integral de todos sus Afiliados y el de la Universidad de los Andes. Actuar, más allá del deber, con ética, sentido de responsabilidad social, profesional y de servicio, a través de la apertura de espacios de participación y de la prestación de servicios de excelente calidad. 2.2 Visión Continuará siendo la mayor Asociación de profesionales del país; con una representatividad cada vez mayor de los egresados de la Universidad de los Andes y relaciones muy estrechas con nuestra Alma Mater, que ofrece servicios de calidad y valor con altos niveles de satisfacción entre sus afiliados, se manifiesta sobre los sucesos más relevantes del acontecer nacional y mundial, y promueve el sentido de responsabilidad social entre sus Asociados. 2.3 Mega La Mega es el resultado de un trabajo realizado en el 2009 por todos los estamentos de gobierno de la Asociación (Junta Directiva, Asamblea, Consejo Nacional, Capítulos) que marca la ruta de la Asociación durante los próximos diez años. En el 2019 la Asociación se habrá consolidado como un gran centro profesional y cultural, tendrá un vínculo estrecho y creciente con la Universidad de los Andes, posicionándose como uno de sus aliados estratégicos; obtendrá el 80 por ciento de sus ingresos de fuentes diferentes a los aportes de sostenimiento y congregará a todos los egresados, contribuyendo a su bienestar y a la proyección de su liderazgo y responsabilidad social “más allá del deber”. 2.4 Objetivos Fomentar el acercamiento entre la Asociación y la Universidad de los Andes La razón de ser de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes es promover el desarrollo integral de todos sus Afiliados y el de la Universidad de los Andes, como consta en su Misión. Por ello es importante que, si bien ambas entidades
  6. 6. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 6 de 23 Manual de inducción institucional son independientes y autónomas, se busquen sinergias y medios de colaboración fluidos y cordiales que acerquen a las dos entidades y que busquen la sintonía entre las prioridades de la Universidad de los Andes y La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. Todos los colaboradores de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes se comprometen a mantener, mejorar y establecer excelentes relaciones con la Universidad de los Andes. Consolidación de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes como grupo de opinión nacional La Asociación cuenta con un grupo altamente calificado de profesionales en casi todas las áreas del conocimiento, complementado con los invaluables recursos del cuerpo docente de la Universidad y egresados de los Andes que ocupan lugares de privilegio en los sectores público y privado de Colombia, que no pueden ni deben estar ajenos a la realidad del país. Por lo anterior, uno de sus objetivos es realizar de manera permanente foros y conferencias del más alto nivel, a los cuales invita a participar no sólo a la comunidad Uniandina, sino a miembros de la Sociedad en general, que por su naturaleza están vinculados a los temarios discutidos o tienen poder decisorio sobre el discurrir de los mismos. Prestación de servicios a los afiliados y su grupo familiar La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes debe procurar la búsqueda permanente de beneficios para sus afiliados y su grupo familiar para que sus miembros reciban los privilegios y ventajas de formar parte de la Asociación. Estos beneficios van desde préstamos y auxilios financieros para formación profesional, hasta planes altamente ventajosos de salud, de seguros de vivienda, seguro exequial y de automóvil, cursos de educación continuada, reuniones de integración, actividades de actualización profesional, deportivas y sociales, proyectos de voluntariado, fortalecimiento institucional, ayuda a los afiliados en su desarrollo profesional, contacto con un portal de empleo, talleres de elección de carrera para hijos bachilleres, exposiciones culturales, etc. Mejoramiento constante de sus servicios y de la planta física de la Asociación La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes lleva cincuenta y ocho años de existencia y es deber de las directivas de la Asociación dotar de recursos físicos cada vez mejores, para lo cual ha realizado y continuará realizando grandes
  7. 7. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 7 de 23 Manual de inducción institucional esfuerzos para que en el presente y en el futuro la Asociación tenga espacios y salones dotados con recursos óptimos en términos de estética y calidad. Igualmente la Asociación trabaja de manera activa para dotar a los colaboradores con un entorno de trabajo cada vez mejor, generando actualización y mantenimiento de las herramientas y puestos de trabajo. 2.5 Principios y valores Entendiendo el término valores como el conjunto de ideas y creencias propias de una sociedad que condicionan el comportamiento de normas sociales y el de principio como fundamento, reglas de conducta o normas de acción; en La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes los principios y valores, apoyados en la Misión, son la base sobre la cual se orientan todas las acciones del equipo de trabajo. Lo invitamos a que siga estos lineamientos y así logremos todos contribuir con ésta metodología de trabajo. PRINCIPIOS VALORES 1. ÉTICA Hacer lo correcto, de acuerdo a los principios y valores de la organización. Regir nuestra vida, comportamiento y actuación con honestidad, integridad, compromiso y servicio. 2. RESPONSABILIDAD SOCIAL Trascender con nuestra misión a la comunidad Uniandina y actuar con equidad y conciencia con nosotros mismos y con el país. La solidaridad, el profesionalismo, la colaboración, la tolerancia, la confianza y la protección del medio ambiente son los pilares sobre los que se construye la responsabilidad social Uniandina. 3. ORIENTACIÓN AL CLIENTE Debemos reconocer al cliente-interno y externo- como la esencia y la razón de ser de la organización, brindándole servicios de excelente calidad. Valores que debemos recordar siempre: calidad y calidez en el servicio, creatividad,
  8. 8. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 8 de 23 Manual de inducción institucional disposición, mejoramiento continuo y respeto. 4. SENTIDO DE PERTENENCIA Contar con la calidad humana, compromiso, confianza, credibilidad, lealtad, amor, pasión por el trabajo, entusiasmo, actitud positiva, trabajo en equipo (participación), y seguridad. 5. DISCIPLINA Cumplimiento de nuestras obligaciones a partir del Estatuto y los Reglamentos de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. Nuestra característica debe ser la excelencia, el orden, la perseverancia y ante todo la responsabilidad. 2.6 Competencias de la Organización Las competencias son un conjunto de características o atributos que tiene cada persona que pueden ser observadas a través de comportamientos medibles y que dependiendo de su desarrollo puede marcar una gran diferencia entre trabajadores con un desempeño excelente y trabajadores con desempeño normal. Cada perfil de cargo tiene competencias específicas, sin embargo, la Asociación ha definido cinco competencias genéricas y las ha catalogado como organizacionales ya que todos los colaboradores deben tenerlas, con graduaciones diferentes de cada una de ellas según el perfil de cargo, para asegurar el cumplimiento de su misión y su visión. Cercanía al Afiliado Facilita la experiencia del afiliado a través de la identificación y atención oportuna a sus necesidades, manteniendo una escucha activa, así como una actitud de servicio. El colaborador debe mostrar los siguientes comportamientos asociados: Ajusta su actitud de servicio a la expectativa de sus afiliados. Responde en los tiempos acordados para la entrega de información requerida por el afiliado. Indaga y detecta las necesidades de sus afiliados actuales y potenciales.
  9. 9. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 9 de 23 Manual de inducción institucional Orienta sus tareas hacia el cumplimiento de las condiciones de servicio ofrecidas al cliente. Identifica formas de mejorar la experiencia de su cliente a través del servicio que presta. Si recibe quejas o reclamos de sus afiliados, brinda soluciones efectivas y muestra una actitud de apoyo y serenidad. Conciencia Organizacional y de equipo Identifica el impacto de sus acciones sobre su área y la Asociación, orientándose al cumplimiento de metas comunes; reconoce a las áreas de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes como engranaje de un mismo sistema, fomentando en el mismo un ambiente de cooperación y participación. El colaborador debe mostrar los siguientes comportamientos asociados: Se refiere al objetivo común de su equipo más que a las metas individuales. Mantiene un diálogo recíproco sobre las tareas y los resultados obtenidos con su equipo de trabajo. Reconoce su interrelación con otras áreas o dependencias para lograr un resultado integral. Habla de la Asociación como un todo y no sólo desde el punto de vista de sus procesos. Demuestra conocer la misión general de la Asociación y la forma en que contribuye a la misma. Identifica las funciones básicas de cada área de trabajo o unidad de servicio. Gestión de la Creatividad Contribuye con ideas innovadoras para el mejoramiento de la oferta de servicios y procesos de la Asociación; crea soluciones recursivas, manteniendo una actitud propositiva que le permite agregar valor al negocio. El colaborador debe mostrar los siguientes comportamientos asociados: Realiza preguntas que le permiten ampliar el punto de vista de las personas con las que trabaja. Hace propuestas encaminadas al mejoramiento de los procesos a su cargo. Genera soluciones originales y aplicables ante las dificultades e inconvenientes del día a día. Utiliza diversos recursos para transmitir ideas novedosas que respondan a las necesidades de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. Encuentra formas no convencionales de abordar trabajo que puede ser rutinario, aportándole valor.
  10. 10. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 10 de 23 Manual de inducción institucional Orientación a la Excelencia Demuestra esfuerzo y dedicación en el trabajo realizado, aportando calidad a los procesos, con el fin de superar continuamente sus propios resultados, enfrentando las situaciones de dificultad para lograr un crecimiento continuado. El colaborador debe mostrar los siguientes comportamientos asociados: Trabaja con esmero para alcanzar las metas que se ha trazado. Agrega valor a los procesos de su área a través de su desempeño. Se orienta a cumplir los tiempos estipulados para la realización de sus actividades. Demuestra interés por realizar un trabajo de calidad, buscando su mejoramiento permanente. Se impone retos propios para generar, con su labor, buenas prácticas para su cargo y área de trabajo. Comunicación Comparte información escrita y verbal de forma oportuna, expresándose con claridad. Ajusta su lenguaje a su interlocutor, verificando que los mensajes que transmite y recibe son comprendidos. El colaborador debe mostrar los siguientes comportamientos asociados: Escucha activamente, demuestra comprensión e interés por lo que su interlocutor le transmite. Expone sus opiniones clara y eficientemente, difundiendo información relevante y pertinente. Realiza preguntas para acceder a una mejor comprensión de los planteamientos de los demás. Verifica que el mensaje que transmite haya sido comprendido correctamente por su interlocutor. Modifica su estrategia de comunicación ajustando su lenguaje a su interlocutor y a la situación. Comparte, a través de mecanismos formales, la información que puede ser importante para el cumplimiento de los objetivos de su área o de la compañía. 2.7 Modelo de gestión por procesos La Asociación opera todos sus servicios mediante un modelo de gestión por procesos que nos permite estar articulados y cumplir con niveles de servicio que nos garantizan el mantenimiento de nuestro buen nombre. Es importante que identifique en qué procesos interviene directamente, y que conozca los otros procesos donde puede tener algún tipo de interrelación indirecta.
  11. 11. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 11 de 23 Manual de inducción institucional MAPA DE PROCESOS ORGANIZACIONAL MACROPROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL Planeación Estratégica Gestión Presupuestal Mantenimiento del modelo de procesos MACROPROCESO DE EJECUCIÓN O DEL NEGOCIO Gestión de mercadeo Gestión cultural Gestión de ventas Gestión de desarrollo de Capítulos Atención y servicio al Afiliado Gestión de alianza social Comunicaciones corporativas Gestión de desarrollo profesional Administración de servicios Sede Nacional MACROPROCESO DE APOYO O SOPORTE Gestión de tesorería Gestión de Desarrollo Organizacional Gestión de contabilidad e impuestos Gestión de tecnología de información y telecomunicaciones Gestión de compra de bienes y servicios Gestión documental Gestión de recursos físicos y servicios generales
  12. 12. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 12 de 23 Manual de inducción institucional 3. Órganos Directivos de la Asociación Los Órganos directivos de la Asociación determinan las políticas, pautas o guías para alcanzar los logros de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes a largo plazo. Estos órganos son los siguientes: Asamblea General Es el máximo órgano directivo de la Asociación y está compuesta por un máximo de 50 principales y sus respectivos suplentes, quienes son elegidos por todos los afiliados para un período de dos años y por votación nominal, con voz y voto para deliberar y decidir. Si en las listas no se llega a un número de 50, la Asamblea se conforma con el número resultante en el proceso electoral. La Asamblea, en sus sesiones ordinarias, estudia el informe de gestión y los resultados financieros anuales aprobados por la Junta Directiva Nacional, y en sesiones extraordinarias ratifica los cambios de estatutos que hayan cumplido con el procedimiento establecido para ello. Junta Directiva Nacional Es el principal órgano ejecutivo de la Asociación. Se elige cada dos años por votación de los afiliados. Sus miembros son el Presidente Nacional, el Vicepresidente Nacional y su suplente, elegidos por voto nominal y mayoría más nueve principales y suplentes La Junta establece las pautas de la Asociación y se compromete con los mandatos de la Asamblea. Elige al Gerente y escoge al Vicepresidente de Capítulos. La Junta crea comités de trabajo para la reglamentación interna de la Asociación, dentro de los estatutos vigentes. Y vela por el buen desarrollo de las actividades. Cuando lo considera necesario, presenta cambios a los estatutos y ordena la citación de una Asamblea extraordinaria para este fin. Supervisa las acciones de la Gerencia para garantizar que estén acorde con el Plan Estratégico y define la Estructura Orgánica de la Administración. Consejo Nacional Uniandino Es un órgano asesor y consultivo de la Junta conformado por todos los expresidentes de la Asociación y el Presidente Nacional de la Junta. Se reúne por citación del Presidente al menos una vez al año.
  13. 13. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 13 de 23 Manual de inducción institucional Si fuera necesario, le corresponde convocar a la Asamblea Extraordinaria para revocar el mandato del Presidente Nacional, los miembros de la Junta y los Asambleístas. Tiene las funciones de Comité de Distinciones para elegir los candidatos a distinciones especiales estatutarias de la Asociación. En este órgano se eligen cinco miembros que conforman la Comisión de Ética, la cual analiza las faltas al Código de Ética de la Asociación, y emite un concepto para consideración de la Junta. Presidente Nacional Es elegido por votación. El Presidente Nacional representa a todos los afiliados, es el vocero de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes, convoca y preside las Asambleas, las reuniones de la Junta y del Consejo Nacional Uniandino. También debe presentar en las Asambleas informes de gestión, los estados financieros anuales y los planes de la Asociación. Vicepresidente Nacional Sus principales funciones son las de reemplazar al Presidente Nacional en sus ausencias temporales o permanentes y realizar las tareas que le sean delegadas por la Junta o el Presidente Nacional de la Asociación. Vicepresidente de Capítulos Su función es representar a la Junta ante los capítulos y ser vocero de estos ante la misma. Promueve la gestión de los capítulos y sus actividades. Así mismo presenta a la Junta la creación de nuevos capítulos y coordina con la administración la planeación y buen resultado de sus actividades así como distribuye entre los capítulos el presupuesto asignado por la Junta.
  14. 14. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 14 de 23 Manual de inducción institucional 4. Estructura administrativa La Administración es la responsable de ejecutar los lineamientos y objetivos planteados por los órganos directivos. Está conformada por: Gerencia Dirección administrativa y financiera: encargada de gestión de contratos y documentos legales, mantenimientos de la Asociación, seguridad de la Asociación, entre otros. Dirección de servicios: encargada de convenios comerciales, pólizas, medicinas prepagadas, préstamos a afiliados con el fondo educativo de la Asociación FEDU, Chiquiandinos, entre otros. Dirección comercial: encargada de mercadeo y ventas de los servicios de la Asociación. Subdirección de capítulos: son grupos que congregan afiliados frente a profesiones y frente a temas de afinidad para la realización de actividades académicas, sociales y deportivas. Hay dos capítulos regionales: Suroccidente en Cali, y Norte en Barranquilla. Subdirección cultural: encargada de la Galería Espacio Alterno y de actividades culturales. Subdirección de Alianza Social: es el programa de responsabilidad social de la Asociación donde se gestiona el fortalecimiento institucional de organizaciones sociales y el voluntariado de afiliados y colaboradores, y donde se promueve la formación en responsabilidad social empresarial. Subdirección de Desarrollo Profesional: encargada del fortalecimiento de las competencias laborales de los afiliados, orientación profesional de los hijos de afiliados, entre otros servicios. Coordinación de comunicaciones corporativas: encargada de la divulgación de información, eventos y actividades internas y externas para afiliados. Coordinación de servicio al afiliado: encargada de la atención de solicitudes, quejas, inscripciones a eventos, afiliaciones, retiros, entre otros servicios directos con los afiliados. Coordinación de sede nacional: encargada de las reservas de espacios, equipos y contratación de servicios de alimentos y bebidas para eventos externos de afiliados, o internos de áreas que realicen actividades para afiliados y sus grupos afiliados. Coordinación de tesorería y cartera Coordinación de contabilidad Coordinación de Desarrollo Organizacional: encargada del fortalecimiento de las competencias específicas y organizacionales, medición del desempeño de los colaboradores, programación de capacitaciones y actividades de bienestar, gestión de la responsabilidad social organizacional de la Asociación, temas de recursos humanos, gestión administrativa, gestión documental y mantenimiento del modelo de gestión por procesos.
  15. 15. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 15 de 23 Manual de inducción institucional Talento Humano de apoyo dividido en supervisores, profesionales y asistentes.
  16. 16. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 16 de 23 Manual de inducción institucional 5. Programas de apoyo Fondo Educativo de la Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes (FEDU) La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes, cumpliendo con su compromiso de adelantar programas de capacitación, constituyó en 1993 el Fondo Educativo de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes, FEDU. El fondo FEDU apoyará al afiliado y su grupo familiar con préstamos, subsidios y becas de acuerdo con la reglamentación. Fondo “Programa para el Avance Académico DÉDALO En 1996 la Universidad creó el “Programa para el Avance Académico DÉDALO”, como estrategia para la recaudación de fondos requeridos para el fortalecimiento institucional de la Universidad hasta el año 2010. A partir de la fecha se dio inicio a: La beca La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes a la excelencia académica, para estudiantes de pregrado que hayan cursado mínimo 64 créditos. La beca Eduardo Aldana Valdés, para estudiantes de primer semestre con el mejor puntaje del ICFES. El Fondo de Garantías Uniandino: Constituido con el saldo de los aportes del Fondo Dédalo, que anualmente La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes entrega a la Universidad, el cual sirve como aval ante entidades financieras para estudiantes de pregrado de la Universidad de los Andes, que soliciten préstamos de estudio, con prelación para los hijos de los afiliados. Adicional a las becas que otorga el fondo Dédalo, estos recursos tienen otra finalidad. Anualmente La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes realiza una donación al programa “Quiero Estudiar”, que es un programa de becas de la Universidad de los Andes que busca incentivar el acceso a la educación superior a estudiantes de excelentes condiciones académicas, pero que no tienen los recursos para costear su educación en una universidad de primer nivel.
  17. 17. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 17 de 23 Manual de inducción institucional 6. Información general Salario La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes consigna a sus colaboradores quincenalmente en una cuenta bancaria el salario, y en la segunda quincena La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes aporta lo correspondiente a parafiscales, seguridad social y pago de horas extras, al mismo tiempo se hacen los descuentos de salud y pensión. Horario El horario de trabajo en La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes es de 7:30 a.m. a 5:30 p.m. Para los colaboradores de la Sede Nacional el horario varía según los cargos. Debemos llegar a la hora establecida para generar una cultura de puntualidad y cumplimiento. Almuerzo El tiempo para almorzar es de una hora; sin embargo, para quienes utilizan el comedor o la terraza en el caso de quienes trabajen en el edificio Zimma, deberán programar este espacio en uno de los 4 turnos disponibles: 12:00 m a 12:30 p.m., 12:30 p.m. a 1:00 p.m., 1:00 p.m. a 1:30 p.m. y 1:30 p.m. a 2:00 p.m. El horario de almuerzo se debe coordinar con los demás compañeros de área, para que siempre haya un colaborador en la oficina atendiendo a nuestros afiliados. Para los colaboradores que Salario básico Aportes Trabajador Empresa Total Salud 4% 8% 12.5% Riesgos Profesionales (Liberty Seguros) No aporta 0.522 Pensión 4% 12 16% ICBF No aporta 3% 3% SENA No aporta 2% 2% Caja de Compensación Familiar (CAFAM) No aporta 4% 4%
  18. 18. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 18 de 23 Manual de inducción institucional traen almuerzo el comedor está ubicado en la sede administrativa con horno microondas. Asuntos personales No olvide que durante su jornada laboral usted se compromete a destinar su tiempo a actividades relacionadas con su trabajo, excepto autorización de su jefe. Sea cuidadoso con la duración y frecuencia de las llamadas, visitas y ausencias de tipo personal. Relación con el afiliado, jefes y compañeros Cordiales y respetuosas deben ser las relaciones interpersonales en La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. No comer mientras se atiende a un afiliado. No colocar música en volumen alto. Cuide su presentación personal, ropa y accesorios formales. Conserve sus modales al teléfono. Confidencialidad No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas que sean de reserva y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. Uniformes Únicamente los asistentes se encuentran uniformados según el cronograma previamente establecido. El cambio de uniforme es anual (enero). Cooperativa Coopcafam Interesados solicitar información al área administrativa, aplica únicamente para empleados vinculados directamente con la Asociación. Página www.coopcafam.com.co Medios de comunicación interna Los colaboradores de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes contamos con un boletín interno llamado COMUNICANDO, se publica mensualmente con temas de nuestra asociación. En el boletín participan todos los colaboradores enviando artículos y sugiriendo secciones de interés.
  19. 19. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 19 de 23 Manual de inducción institucional Préstamos Se requiere de antigüedad mínima de un (1) año con contrato a término indefinido. El monto del préstamo no debe superar el valor de un salario MENSUAL del solicitante. Interesados deben acercarse a la dirección administrativa. Vales de taxi El servicio de vales de taxi es un beneficio que la Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes otorga a los funcionarios que trabajan hasta tarde y por seguridad se aconseja tomarlo. El jefe directo en la inducción le dará mayor información. Cafetería La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes ha dispuesto de una cafetería interna para los colaboradores de la Asociación, en la que contamos con agua caliente y fría, agua aromática y café, además están disponibles bolsitas de azúcar y mezcladores. Adicionalmente, encontrarán vasos desechables para el consumo de agua del botellón para autoservicio. También los refrigerios deben ser consumidos en esta cafetería. Se repartirá el café y agua aromática de la mañana a las 8:30 a.m. y en la tarde a las 2:30 p.m., para todos los funcionarios. Cada colaborador tiene un Múgs institucional en el que debe tomar las bebidas que se ofrecen. Nuestras colaboradoras de Compass Group, la empresa de aseo y cafetería, servirán las bebidas requeridas fuera de estos horarios sólo cuando se reciban visitan externas. Solicitudes a Recursos Humanos Para agilizar la comunicación, los procesos y respuestas a sus requerimientos, les agradecemos realizar formalmente solicitudes, novedades e inquietudes por correo a recursoshumanos@uniandinos.org.co, de los temas relacionados a continuación: Certificados laborales Traslados de fondos de pensiones o salud, inclusión de beneficiarios. Reporte de incapacidad e inasistencias por enfermedad. Inquietudes con relación a cesantías. Desprendibles de nómina Caja de Compensación Familiar Afiliación a Coopcafam
  20. 20. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 20 de 23 Manual de inducción institucional Otras solicitudes Reporte de daños, mantenimientos o aseo en sus puestos de trabajo e instalaciones de la asociación al correo profesionaladministrativo@uniandinos.org.co En caso de reportar daños en los computadores, enviar correo a informatica@uniandinos.org.co con copia al área administrativa. Daños de extensiones, teléfonos, celulares e Internet al correo aadministrativo1@uniandinos.org.co Solicitud de archivo semiactivo y bodegaje al correo: profesionaladministrativo@uniandinos.org.co Pedido de papelería al correo: profesionaladministrativo@uniandinos.org.co
  21. 21. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 21 de 23 Manual de inducción institucional 7. Preguntas frecuentes ¿A quién debo reportar una incapacidad médica y en qué plazo debo hacerlo? Las incapacidades que se presenten por cualquier motivo, deben traerse al área de Recursos Humanos una vez termina el periodo de la misma. Es importante tener en cuenta que se debe reportar dicha incapacidad desde el primer día en que se otorga. Por ejemplo, si voy al médico hoy y él me da incapacidad de 4 días, debo llamar y reportar esta incapacidad a mi jefe directo o Recursos Humanos directamente. Una vez transcurren estos 4 días y voy a trabajar, debo presentar el original de la incapacidad. ¿Qué servicios de los que brinda La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes a los afiliados puedo disfrutar y cómo puedo hacerlo? Los colaboradores de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes pueden acceder a todas las promociones y convenios empresariales que la Asociación tenga vigentes, esto mientras sea colaborador activo de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes. Una vez deja de trabajar con nosotros, no podrá disfrutar de estos beneficios. También puede participar de algunas conferencias y talleres de interés, esto debe ser coordinado con el área que esté realizando dicho evento y autorizado por el jefe directo. ¿Cómo es la cultura y el ambiente de trabajo en La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes? La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes tiene su propia cultura organizacional, basados en los valores, principios y competencias de la Asociación, cada colaborador actúa de acuerdo a esta filosofía empresarial, siguiendo las reglas, guías y normas que rigen el actuar de las personas en una organización, por este motivo, el ambiente laboral en La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes es saludable. Contamos con ambientes adecuados, prestaciones de salud, vacaciones, que garantizan el bienestar del colaborador, servicios como cafetería, celebraciones de cumpleaños, aniversarios y fechas especiales, acceso a las actividades y beneficios, concursos y premios diversos, promoción de actividades de salud ocupacional y préstamos entre otros que pueden ser consultados con Desarrollo Organizacional quien gestiona el bienestar de los colaboradores. ¿Existe un periodo de prueba en esta relación especial?
  22. 22. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 22 de 23 Manual de inducción institucional Sí, todos los colaboradores que ingresan a trabajar en la Asociación, tienen un periodo de prueba de dos meses. ¿La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes hace obras sociales o de caridad? La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes cuenta con ASU (Alianza Social Uniandina), que es el programa institucional de responsabilidad social. Su labor social está encaminada al establecimiento de alianzas para que los afiliados voluntarios hagan aportes a la comunidad, la cooperación a organizaciones sin ánimo de lucro y la promoción de la responsabilidad social empresarial. ASU no ejecuta proyectos sociales directamente, sirve de canal de comunicación entre las organizaciones y los afiliados que deseen aportar su conocimiento y trabajo en forma voluntaria ¿A quién puedo solicitar el material de papelería y recursos de trabajo? El jefe de cada área es la persona encargada de hacer estas solicitudes, debe enviarlas al área administrativa los 5 primeros días de cada mes. ¿Puedo hacer uso de los espacios de la Sede Nacional? Los diferentes espacios de la Sede Nacional están creados específicamente para uso de los afiliados, sin embargo, si como colaboradores requerimos el uso personal para algún evento o demás, podemos consultar la disponibilidad y solicitar autorización correspondiente. ¿Qué debo hacer para solicitar un permiso de una cita médica o demás? Para solicitar un permiso de tipo personal, debe realizarse directamente con el jefe directo. Es él quién puede o no dar dicha autorización. ¿A quién debo reportar un accidente de trabajo? Cuando sucede un accidente de trabajo, debe ser reportado inmediatamente tanto al Comité paritario de salud organizacional de La Asociación de Egresados de la Universidad de los Andes y el área de recursos humanos como a la ARP de la Asociación, que en nuestro caso es Liberty Seguros. ¿Cuándo me entregarán los uniformes y quién es el encargado?
  23. 23. El original de este documento reposa en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Cualquier copia no autorizada por esta área, se considera copia no controlada del documento. Página 23 de 23 Manual de inducción institucional Los uniformes se entregan a los trabajadores una vez se ha pasado el periodo de prueba y el jefe directo así lo autoriza. Con esta autorización el área administrativa procede a realizar la orden de compra para los uniformes. ¿Cómo puedo hacer impresiones, existe límite? Todos los puestos de trabajo, están conectados a una o varias impresoras que funcionan en red y sin ningún tipo de clave. Debemos optimizar los recursos, reciclando las hojas y usándolas por ambas caras, así como evitando imprimir cosas innecesarias. ¿A quién acudo si mi computador no funciona bien? Cuando notamos algún fallo o inconvenientes con nuestro sistema informático como lentitud, errores o avisos extraños, debemos reportarlo inmediatamente al área de informática, ellos son los encargados de brindar el soporte y la revisión de estos problemas. ¿Qué sucede si mi hijo amanece enfermo y debo quedarme con él? Debo reportarlo inmediatamente a mi jefe directo, con él se debe manejar el tema pues será él quien te indique qué puedes hacer.

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