Este documento presenta una introducción a la administración de proyectos informáticos. Explica conceptos clave como proyecto, actividad, características de un proyecto e introduce elementos necesarios para un proyecto exitoso. También describe el ciclo de vida de un proyecto, la importancia de la administración de proyectos y herramientas como el Marco Lógico y el Ciclo de Proyecto para planificar y gestionar proyectos de manera efectiva. Finalmente, provee una guía metodológica para el desarrollo

1. 1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADORSEDE AMBATOMAESTRA: GERENCIA INFORMATICA “ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS” INSTRUCTOR ING. MS.C. FERNANDO PROAŇO BRITO fernanditopb@yahoo.com Septiembre 2011 Copyright 2011

2. 2 Agenda clase 1 1. Introducción 2. Conceptos Generales 3. La Admistración de proyectos 4. Introducción al PCM 5. Estudios de Casos 6. Software para control de proyectos 7. Temas de investigación

4. Administrar proyectos es una tarea necesaria durante todo el ciclo de vida de un proyecto

5. No hay empresa mediana o grande que pueda prescindir de la tecnología

6. En muchos casos la tecnología ha sido implementada sin un estudio «planificado» y «bien administrado»

7. Gestionar proyectos informáticos requiere de capacidad tanto del directivo como del técnico… todo proyecto tiene un ciclo de vida, el mismo que debe ser controlado eficientemente…

8. 4 CONCEPTOS GENERALES Definición de proyecto: “Es un proceso finito que esta compuesto por un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y terminación, que se realizan para obtener un producto o servicio que cumpla requisitos específicos, dentro de tiempo determinados, costos calculados y recursos existentes”. … actividad: unidad mínima de un proyecto…..

10. Se ejecuta mediante el trabajo efectivo de actividades interdependientes.

11. Tiene un marco de tiempo específico.

12. Utiliza varios recursos para la ejecución de las actividades.

13. Tiene un responsable (o grupo).

14. Tiene un cliente.

15. Incluye un grado de riesgo.… un buen proyecto debe ser medible durante toda la fase del mismo …..

17. Cronograma

18. Actividades y tareas

19. Recursos Financieros

20. Objetivos

21. Documentación

22. Estándares

23. Investigación

24. Software

25. «Mejores prácticas»

26. Metodología

27. Administración… los proyectos exitosos requieren una identificación completa de sus partes…..

28. Tipos de proyectos De infraestructura: Construcción civil Urbanización Caminos Puentes Túneles Comunicaciones Puertos Aeropuertos Represas Casas De Investigación: Científicos Tecnológicos Económicos y Sociales De Informática: Sistemas de Información Sistemas de Control Creación de Software De Productos: Consumo masivo

29. 8 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Concepto Básico: “Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto y cumplir con los objetivos trazados”. … todo proyecto necesita de una administración para «medir» sus resultados…..

31. Beneficio para el cliente/consumidor = F(En el inmediato y largo plazo )

32. Impacto en el negocio = F(Contribución directa para la organización, observable en el mediano plazo).

33. Oportunidad en el futuro = F( Competitividad o ventaja técnica esperada a largo plazo.)… un buen proyecto «irradia» un impacto a mediano y largo plazo ...

34. 10 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS GERENCIA DE PROYECTOS Gerencia Integración Gerencia Alcance Gerencia Calidad Gerencia Recursos Humanos Gerencia Riesgo Gerencia Tiempo Gerencia Costo Gerencia Adquisiciones Contratos Gerencia Comunicaciones Informes

36. El Ciclo de Proyecto, indica todo el proceso de un proyecto de desarrollo

37. El PCM es una metodología para planificar y gestionar procesos mediante la Matriz de Diseño de Proyecto (PDM), ( del inglés “Project DesignMatriz).

38. El PCM es un conjunto de herramientas adecuadas para una administración integral del ciclo de un proyecto en desarrollo desde la planificación y su ejecución hasta la evaluación

41. M&E es ejecutado durante y al término del proyecto. El monitoreo es una operación para chequear periódicamente la ejecución oportuna de las actividades del proyecto o para verificar que el proyecto da los resultados esperados, con objeto de optimizar los resultados finales del proyecto.

42. Una evaluación se realiza para identificar el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

43. Permite analizar la efectividad y la evolución autónoma del proyecto

44. Permite preparar «mejores prácticas» que contribuyan a futuros proyectos.

46. 15 INTRODUCCIÓN AL PCM Metodología: Enumerar todos los grupos, organizaciones y personas relevantes para el proyecto. Identificar sus aspectos como características, problemas, puntos fuertes y débiles, oportunidades y amenazas (usar Matriz FODA) Agrupar las partes según categorías básicas: beneficiario, ente ejecutor de cooperación, ente financiero, otros. Desglosar la categoría de beneficiarios para aclarar el “Grupo Meta” luego de comparar sus características Análisis de Participantes

47. 16 INTRODUCCIÓN AL PCM Matriz FODA

49. Esta técnica organiza la información que se recoge en una lógica de causa – efectoAnálisis del Problema

51. Un nodo representa tanto una «causa» o «efecto».

52. Los nodos centrales representan los «problemas»

53. Los enlaces de los grafos representan las «comunicaciones» o «interacciones»

54. Con esta técnica de crea el llamado «árbol de problemas»

55. Un buen árbol de problemas facilita la identificación de la mayoría de los problemas a tratarse en el proyectoAnálisis del Problema

56. 19 INTRODUCCIÓN AL PCM Metodología de trabajo: Cada participante, escribe en una tarjeta, el problema que desde su propia lectura es el «núcleo» del proyecto Se ubican las tarjetas con los problemas señalados, en una superficie plana, en línea horizontal (visible a todos) Con otras tarjetas (otro color) se escriben las posibles causas Con otras tarjetas (otro color) se escriben los posibles efectos Se ubican en una secuencia de grafo causa(s)-problema-efecto(s) Se crea el «árbol de problemas». Arriba los efectos, abajo las causas. Finalmente, se revisa todo el esquema del árbol Se puede incluir nuevos problemas no contemplados en el análisis previo. Análisis del Problema

57. 20 INTRODUCCIÓN AL PCM Efecto 2 Efecto 1 Análisis del Problema Problema Causa 2 Causa 1

59. Se sustituyen las tarjetas de problemas por tarjetas de contenido positivo que se ubican bajo una lógica de «medio-fin»

60. Se debe examinar si el contenido corresponde realmente a una “situación deseable”

61. Todas las tarjetas de objetivos deben expresar una situación deseable y realizable.

62. Si luego de examinar una tarjeta incluida en el árbol de problemas, no se considera adecuada para el Árbol de Objetivos, no es obligatorio elaborar la tarjeta correspondiente

63. En cada tarjeta se debe expresar “situaciones mejoradas” y se debe tener cuidado de no incorporar en ellas, las decisiones a tomarse.Análisis del Objetivos

65. Se debe continuar con el mismo procedimiento hasta transformar completamente el árbol de problemas en un árbol de objetivos.

66. El procedimiento de sustitución se debe realizar tanto hacia abajo del “Objetivo Núcleo” como hacia arriba de él.

67. Revisar las tarjetas presentadas de acuerdo a sus contenidos y posición y discutir su redacción y ubicación en el árbol.

68. Finalmente se debe confirmar que la lógica de relación “medio-fin” es correcta y adecuada a la situación en análisisAnálisis del Objetivos

70. Las estrategias deben estar de acuerdo con criterios de selección previamente establecidos

71. Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del proyecto de cooperación

72. Seleccionar una o mas estrategias potenciales del proyecto

73. Discutir en grupo todas las posibles alternativas

74. Decidir la estrategia a adoptarse por el proyecto

75. Documentar el proceso de selecciónSelección del Proyecto

77. Estas ramas o grupos se denominan “acercamientos”

78. La combinación de uno o varios grupos puede constituir un acercamiento.

79. El proceso de selección del Proyecto, se inicia con la identificación de estos acercamientos y la demarcación de un contorno mediante una línea

80. Un acercamiento es siempre un proyecto potencial

81. Poner un nombre a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada una de ellos con facilidadSelección del Proyecto

82. 25 INTRODUCCIÓN AL PCM Procedimiento de Elaboración de Matriz del Diseño del Proyecto (PDM): 1. Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya información relevante, comenzando con los Objetivos: a. Objetivo Superior b. Objetivo del Proyecto c. Resultados d. Actividades 2. Decidir los Indicadores y Modos de Verificación 3. Determinar las Precondiciones y Condiciones Externas 4. Determinar aportes, basada en el debate sobre las actividades y el volumen de los recursos disponibles Elaboración del PDM

83. 26 INTRODUCCIÓN AL PCM Objetivos: Objetivo Superior: es el objetivo de largo plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco años después de terminar el proyecto mediante la contribución del objetivo de proyecto. Objetivo del Proyecto: es algo que debe conseguirse en el momento de terminar el proyecto, que suele durar unos tres a cinco años en su ejecución, y son los beneficios que se espera lleguen al Grupo Meta o Beneficiarios. Normalmente se establece un solo objetivo para un proyecto y se debe expresar en un estadio mejorado o logrado. Elaboración del PDM

84. 27 INTRODUCCIÓN AL PCM Resultados:son los desafíos específicos y concretos a conseguir antes del término del proyecto. Cada uno de dichos desafíos retos implica un estado deseable, si se cumple, y el conjunto de ellos está directamente relacionado con el Objetivo del Proyecto. Actividades: son las que realizarán diariamente los participantes del proyecto tanto de la Institución generadora del proyecto como de otras externas Deben redactarse de manera estandarizada, utilizando un lenguaje técnico ( ej. usar un diccionario de datos) Elaboración del PDM

85. 28 INTRODUCCIÓN AL PCM Indicadores y Modos de Verificación Indicadores: son utilizados para establecer con mayor claridad el objetivo superior, objetivo y resultados del proyecto, e indican el grado de alcance real de éstos. Deben ser cuantitativos y objetivamente verificables. Deben estar escritos de manera precisa (ej. en numero de días, en valores de dinero, otros) Un buen indicador tiene una narrativa explicita y clara (ej. Alcanzar más de un 25 % de capacitación en relación a todo el personal en el tema de TICs para el año 2012, incluyendo temas de innovación tecnológica) Elaboración del PDM

86. 29 INTRODUCCIÓN AL PCM Indicadores (cont…): Preguntas que se deben hacer antes de verificar: 1. Objeto: ¿Qué? Productos / Servicios / otros 2. Beneficiario: ¿Para quién? Entidades 3. Volumen: ¿Cuánto? (usar indicadores) 4. Calidad: ¿Cómo? Uso de técnicas TQM 5. Tiempo: ¿Hasta cuándo? Fechas / Periodos 6. Lugar: ¿Dónde? Interno / Externo 7. Documentos: ¿Forma?: uso de estándares Elaboración del PDM

87. 30 INTRODUCCIÓN AL PCM Fuentes de Verificación: Son las diferentes instancias o entidades donde se realizaran la comprobación de los objetivos basados en los indicadores Los modos de verificación deben ser: 1) fiables, 2) objetivos, y 3) fáciles de obtener. En caso de no haber fuentes confiables disponibles de información, se realizará un estudio que posibilite la introducción de nuevo medio de obtención de datos para indicadores. Elaboración del PDM

88. 31 INTRODUCCIÓN AL PCM Matriz del Diseño del Proyecto (modelo base del MARCO LOGICO)

89. 32 INTRODUCCIÓN AL PCM Condiciones Externas y Precondiciones: Condiciones Externas: Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas según su cronograma, puede que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos. Pueden ser de tipo: 1) imprescindibles: para su completa realización 2) probabilidad de su incidencia: influencia crtica, y 3) estar fuera de control del proyecto. Precondiciones: son las condiciones necesarias para comenzar el proyecto. Elaboración del PDM

90. 33 INTRODUCCIÓN AL PCM Secuencia Lógica de la Matriz del PDM

91. 34 INTRODUCCIÓN AL PCM El Plan de Operaciones (PO): es un plan más detallado del proyecto, que se elabora basado en la PDM. El ejecutor de proyecto lo desarrolla, después de que los participantes del taller (o parte de ellos, en su caso) hayan creado la PDM. El PO incluye la información más detallada como actividades, resultados esperados, cronograma, aportes de personal, bienes y fondos, y personal responsable. Hay dos tipos de PO: uno es PO global que abarca todo el período de proyecto y el otro, PO anual que planea actividades de cada año. Elaboración del PO

92. 35 INTRODUCCIÓN AL PCM Matriz de un PO Elaboración del PO

94. Identificar los protagonistas

95. Identificar la localización

96. Identificar los problemas

97. Identificar la metodología utilizada

98. Identificar los resultados

99. Identificar los documentos producidos

101. Explicación especifica

102. Uso de diagramas técnicos (inteligentes)

104. Personalización de opciones

105. Notación clara para Tareas y recursos asignados

106. Diagramas Gantt

107. Calendarización en varios formatos

108. Diseño de rutas críticas

109. Graficos con varios formatos

110. Integración directa a MS-Office

111. Varias opciones para publicación en la Web

112. Impresión de reportes, planes, graficos

113. Amplia ayuda en linea

116. Amplia descripción de datos del proyecto

117. Calendarización

118. Análisis de árbol de problemas

119. Diagramas estructurales para proyectos

120. Análisis de Conflictos

121. Diseño de Matrices lógicas

122. Diseño de Plan de Rendimiento

123. Presupuestos

124. Varios formatos para impresión de reportes

125. Corrector ortográfico

128. Uso de estándares para gestión de proyectos informáticos (ej. IEEE)

129. Uso de herramientas CASE para control de proyectos

130. Los PCM como soluciones estratégicas e integración a Cuadros de Mando Integral

131. Uso de software multimedia para presentación y control de proyectos

132. Lectura y discusión de «papers» en el tema de PCM

133. Estudio de casos nacionales

134. Software para control de proyectos

135. Estándares para documentación y procesos