La logística y la gestión documental están estrechamente relacionadas, ya que el flujo de mercancías se corresponde con un flujo de información. Los sistemas de gestión documental permiten racionalizar este flujo a través de flujos de trabajo que automatizan procesos como la captura, almacenamiento, distribución y localización de documentos y productos. Esto mejora la eficiencia, el control y la satisfacción del cliente.

1. Gestión Documental y Logística
16 de Octubre de 2014

2. Logística: una introducción
 Ciencia que determina y gestiona los flujos de materiales, la producción y
distribución con los flujos de información para adecuar la oferta de la empresa
a la demanda del mercado en condiciones óptimas de calidad.
 Surge en el contexto de la II Guerra Mundial, en la cual se entendía como
“suministro de materiales utilizados por las tropas del ejército”, pero con el
criterio de “asegurar que el material idóneo estuviera en el lugar adecuado y en
el menor tiempo posible” (eficacia y eficiencia).
 La logística introduce un componente de previsión de base con el objetivo de
garantizar la racionalización de los procesos de fabricación y fijar una política de
distribución óptima consiga la satisfacción del cliente.

3. El Flujo de la Mercancía se corresponde con un Flujo de
la Información que se puede racionalizar con un sistema
de gestión documental informatizado.
SOFTWARE LIBRE vs SOFTWARE PROPIETARIO

4. Equivalencias entre Flujo de la mercancía y
Ciclo de vida de los documentos
 Captura: Registro de Compras realizado por usuarios.
 Gestión, Almacenamiento y Preservación: Gestión de Stock y
Almacén.
 Distribución

5. Flujo de la información en Logística
 Los usuarios, incluidos los proveedores, acceden a su espacio de trabajo
personalizado en el sistema de gestión informatizado.

6. Flujo de la información en Logística
La localización física de las piezas en el Almacén puede realizarse mediante la
búsqueda de su signatura topográfica en el sistema informático.

7. Flujo de la información en Logística
Al igual que ocurre con los documentos, las productos almacenados pueden
disponer de un código de barras y colocarse en estanterías, lo cual permite
localizarlos y ejercer un control de existencias a través de un sist. informático.

8. Flujo de la información en Logística
 Las operaciones de distribución se pueden racionalizar un calendario
informatizado, que controle fechas y modos de envío de poroductos.

9. Flujos de trabajo: definición
 Mediante la capacidad de diseñar flujos de trabajo de un sistema de gestión
documental, se puede gestionar el flujo de la información asociado a cualquier
fase del flujo de la mercancía en logística.

10. Flujos de trabajo: definición
 Conjunto de secuencias relacionadas por pasos o actividades estructuradas:
reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para lograr un
objetivo.
 Los flujos de trabajo incluyen la actividad por la que se crean, la acciones a
realizar, los participantes del proceso y el orden temporal de realización de las
actividades.
 Cuando se aplica a gestión documental se refiere al ciclo de los documentos
(desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva, se destruye
o se difunde). Cuando se aplica a logística, se refiere al flujo de la mercancía
(desde que un producto se crea, se almacena, hasta que es transportado y
distribuido).

11. Flujos de trabajo: utilidad
 Esta información permite mejorar el funcionamiento de la empresa al ofrecer
un control objetivo de las áreas de producción de la entidad. Resulta interesante
en procesos de cadenas de montaje y en entornos en los que varios
departamentos tienen que coordinarse para producir un producto.

12. Flujos de trabajo: utilidad
 Se trata de un planteamiento racional y eficiente que garantiza la cobertura de
todos los procesos empresariales necesarios para conseguir la satisfacción del
cliente.

13. Flujos de trabajo: utilidad
 La descripción de los procedimientos administrativos ayuda a conocer el uso de
la documentación. De la misma forma, la definición de los procedimientos en
logística comercial, ayuda a conocer el camino que siguen los productos desde su
creación a su distribución.
 Para que resulte eficaz, la información se debe normalizar y representar
atendiendo a estándares integrables con aplicaciones informáticas.

14. Flujos de trabajo: jBPM
 Un motor de flujo de trabajo de código abierto integrado en plataformas de
gestión documental.
 Permite diseñar procesos de negocio de forma gráfica.
 El diagrama gráfico resultante (flujograma) se utiliza como base para la
comunicación entre los miembros encargados a llevar a término el proceso.
 Cada ejecución de una definición de proceso se denomina "instancia del proceso“
y jBPM se encarga de administrarlas.
 jBPM permite automatizar actividades que pueden servir para acelerar el flujo de
la información asociado a productos o documentos: envío de correo electrónico,
aviso de finalización de horneado de piezas, invocación de un servicio con el aviso a
proveedores, etc
 A partir de su versión 5.0, incluye reglas de negocio e integración de eventos, lo
cual permite ofrecer soporte flexible a una gran variedad de procesos de negocio.

15. Flujos de trabajo: Software ECM
Athento incorpora la utilidad de configuración de flujos de trabajo
para automatizar procedimientos de aprobación y/o revisión de
documentos.

16. Flujos de trabajo: Software ECM
Liferay cuenta con un motor de workflow integrado que le permite
definir unos procesos de publicación y aprobación basados en sus
necesidades concretas de negocio y operaciones. Los
administradores del portal pueden, por ejemplo, implementar un
proceso de aprobación para controlar la publicación de los nuevos
documentos subidos a la Biblioteca de Documentos.

17. Flujos de trabajo: Ventajas
Centralizar gestiones y visualizar el rendimiento de los procesos

18. Flujos de trabajo: Ventajas
Ahorrar tiempo e incrementar la productividad y la eficiencia

19. Flujos de trabajo: Ventajas
Cumplir con las normas y los procedimientos

20. Flujos de trabajo: Ventajas
Detectar cuellos de botella y eliminar la duplicidad de tareas

21. Flujos de trabajo: Ventajas
Elimina el extravío de documentos y/o productos

22. Flujos de trabajo: Ventajas
Control del trabajo y determinación de responsabilidades

23. Flujos de trabajo: Ventajas
Auditar procesos y elaborar estadísticas para mejorar

24. Logística y ECM: ejemplos de uso
Athento ayuda a hacer realidad el proyecto de construcción de
más de 600 millones de euros del Metro de Málaga.
 Control de 700 revisiones diarias de planos.
 Centralización del acceso a los documentos de 5 centros de
trabajo.

25. Logística y ECM: ejemplos de uso
CRISA necesitaba controlar de forma eficaz la documentación
técnica asociada a la construcción de satélites.
Con Athento aumentaron el control sobre la documentación y
automatizar el proceso de revisión y firma de planos para un
volumen de 3.638 documentos.

26. Logística y ECM: ejemplos de uso
Alcampo ha logrado simplificar el trabajo diario de los jefes de
sección del área comercial gracias a Liferay.
 Liferay ha simplificado la gestión diaria de e-mails. En 24 meses
han podido eliminar 4 millones de correos electrónicos que no
contaban con categorización en el sistema de información.
 El nuevo site colaborativo pone en contacto a toda su estructura
comercial, dándole acceso a una base de datos de más de 40.000
contenidos organizados

27. Logística y ECM: ejemplos de uso
Grupo EULEN necesitaba un sistema colaborativo que compaginara
con el crecimiento de su plantilla y la variedad de sus servicios.
 Liferay ha estandarizado la forma de trabajar en todos los países,
poniendo al servicio de los empleados los recursos, información y
herramientas que necesitan para realizar su trabajo, en un entorno
común, capaz de evolucionar al ritmo necesario, e incluso abrir
nuevas oportunidades de negocio.

28. Logística y ECM: BPM
 La Gestión de Procesos de Negocio es una metodología corporativa de gestión, cuyo
objetivo es mejorar el desempeño de una organización (eficiencia y eficacia) mediante la
optimización de sus procesos de negocio.
 Los procesos se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma
continua.
El sistema de gestión por procesos se caracteriza por el entendimiento, la visibilidad y el
control de todos los procesos de una organización por parte de todos los participantes en
cada uno de dichos procesos, todo ello con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa y
la satisfacción del cliente.
Sistema de gestión por procesos (los ‘80): aparición de
normas internacionales de calidad y modelo japonés
(Sistema de producción Toyota).

29. Fuentes empleadas
 “Creación de flujos de trabajo (workflows) en un Sistema de Gestión
Documental” por Julián Moyano
http://www.documentalqueridowatson.es/blog/flujos-de-trabajo-workflows-en-un-
sistema-de-gestion-documental-openkm
 “Alternativas libres a SharePoint” por Adrián Macías
http://www.cobdc.net/programarilliure/alternativas-libres-sharepoint/
 Metro de Málaga: caso de estudio de Athento http://go.athento.com/athento-hace-
eficiente-la-gestion-de-mas-de-40000-planos-de-obra-en-el-metro-de-malaga
 CRISA: caso de éxito de Athento http://go.athento.com/crisa-aumenta-el-control-
sobre-su-documentacion-tecnica-con-athento
 Alcampo: caso de éxito de Liferay https://www.liferay.com/products/liferay-portal/
stories/alcampo
 Grupo EULEN: caso de éxito de Liferay
https://www.liferay.com/products/liferay-portal/stories/eulen

30. ¡GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN!
http://twitter.com/amaciasalegre
http://es.linkedin.com/in/adrianmaciasalegre
amaciasalegre@dokumentalistas.com
http://www.dokumentalistas.com
http://www.adrianmacias.es
http://www.slideshare.net/adrianmacias/
PRÓXIMO WEBINAR
5 casos de éxito y de uso en Gestión documental: Transporte público,
Aeronaútica, Tráfico, Gestión administrativa y Construcción
19 de Noviembre de 2014 – 17 a 18 horas
http://www.tecnowebinars.com/webinar/1124/5-casos-de-exito-y-de-uso-
en-gestion-documental-transporte-publico-aeronautica-trafico-gestion-
administrativa-y-contrsuccion/dokumentalista