Las estructuras de las organizaciones son dinámicas, más hay criterios que ayudan a organizar la acción humana en ella, dandole un sentido de dirección, buscando cerrar la brecha entre la formalidad e informalidad en el complejo mundo de las relaciones laborales. Esto intent enseñarnos Ramón Melinkoff en su libro La estructura de la organización en el año 1990 y para mi aún vigente como referencia.
1. Lineamientos a seguir para la realización de Organigramas
Lic. Anaís C. Marrero S. Enero 2014
2. La estructura organizacional
Según Ramón Melinkoff
Todo cuanto tiene forma posee estructura.
¿Esta es tu
Organización?
Bueno …
Eso creo ¿?
La estructura
indica relación, disposición
orgánica,
organización, arreglo, estratificación jerárquica.
Denota la forma como se ordenan y se disponen entre sí las
partes de un todo, que expresa la naturaleza del trabajo y sus
labores.
Es un armazón, un esqueleto, una integración particular,
especial y armónica de unidades estructurales de una
organización, las cuales mantienen una
relación de
interdependencia.
La estructura se crea para realizar las funciones, las
actividades y
para
cumplir
los deberes y las
responsabilidades de los componentes de la organización.
Permite
se
delegue
autoridad,
se
establezcan
responsabilidades y en función de éstas las distintas
posiciones jerárquicas en la estratificación jerárquica.
3. Principios Metodológicos
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Según L. Urwick
Del objetivo: Toda organización y cada parte de la misma debe constituir una
expresión del objetivo de la misma.
De especialización: Las actividades de cada uno de los miembros de un grupo
organizado deberán confinarse en todo lo que sea posible a la ejecución de
una sola función.
De coordinación: El objetivo de la organización de por sí, a diferencia del
objetivo de la empresa, es facilitar la coordinación, unidad de esfuerzo.
De autoridad: Debe mostrarse en una línea clara que proceda de la autoridad
suprema a cada uno de los individuos del grupo.
De la responsabilidad: La responsabilidad de un superior es hacerse cargo
absolutamente de los actos de los subordinados.
4. Principios Metodológicos
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Según L. Urwick
De la definición: El contenido de cada puesto, tanto en lo que se refiere a los
deberes que implica como a la responsabilidad y autoridad en el mismo y a
sus relaciones con otros puestos, deberá ser claramente definido por escrito
y dado a conocer a todo aquellos a quienes concierna.
De reciprocidad: En todo puesto la responsabilidad y autoridad deben ser
equivalentes.
De ámbito de control: Ninguna persona deberá supervisar a más de cinco o
seis subordinados directos cuyos trabajos se relacionan entre sí.
De equilibrio: Es esencial que las diversas unidades de organización se
mantengan en equilibrio.
10 De continuidad: Organizarse es un proceso continuo, en toda empresa se
deberán efectuar previsiones especificas a este respecto.
5. Definición de términos
Según Ramón Melinkoff
Funciones Constituye la acción innata de la
empresa en general, se expresa en forma
genérica y es a través de ella que la
empresa puede alcanzar sus fines,
objetivos y propósito. Para ello es vital
que se asignen deberes y se definan la
responsabilidad y la autoridad según sea
la función especifica a realizar.
Deberes Son las actividades que se realizan en un
cargo y las personas que ocupen el cargo están
obligadas a efectuar esas actividades condicionadas
por los deberes naturales según las funciones de la
organización, partiendo de allí surgen las también
llamadas tareas, labores o trabajo.
6. Definición de términos
Responsabilidad Es la obligación de responder
ante la ejecución de los deberes asignados. La
responsabilidad es personal no se delega.
Existen cuatro tipo de responsabilidad: Penal,
Civil, Administrativa y Política.
Delegación Es un proceso de transferencia
de autoridad a puestos inferiores en la
jerarquía.
Según Ramón Melinkoff
Autoridad Es el
derecho de una
persona a exigir de
otra que cumpla
ciertos deberes. Es
mandar, es actuar,
es
tomar
decisiones y hacer
que
estas
se
cumplan, es ejercer
el
derecho
a
hacerse obedecer.
7. Organigramas
Se define como:
Un gráfico que
documenta
la
estructura de una
empresa, es un
reflejo de la vida
laboral.
Según Ramón Melinkoff
Para la elaboración de un organigrama deben cuidar que :
Indicar el nombre completo de la organización a la cual pertenece,
Denominación expresa del tipo de Organigrama,
Señalar las referencias y signos convencionales usados (leyenda),
Indicar la Fecha de elaboración e incluso las revisiones.
Respetar la autoridad, las funciones y los os niveles jerárquicos,
La unidad de staff se representa conectada con una línea horizontal
punteada, bajo la unidad la cual apoya
Los Comités o comisiones no se incluyen dentro del Organigrama, para
su representación se utiliza un circulo independiente del grafico a la
altura de la unidad a la que reportan.
El cargo dependiente de un nivel supervisorio, cuando se inserta en
posición semejante a su asesor, se indica combinando una línea
horizontal y una vertical, cuyo ángulo significa “Supervisado por”