La eficiencia y la eficacia en el flujo de trabajo. Visto desde el punto de vista gerencial.

1. Workflow
Eficacia & Eficiencia
Presentado por:
Ulises Guelfi
Wilfredo Glasse

2. Se define como un sistema de secuencia ¿A que se refiere
de tareas de un proceso de negocio.
Su definición y control puede ser el
manual, informatizado o mixto.
Workflow?
Un sistema Workflow va más allá y se
caracteriza, principalmente, por una
adecuada integración con
sistemas de información actuales: bases
de datos, gestión documental,
mensajería, ERP, etc., permitiendo la
ampliación a la integración de varios
procesos de negocio interrelacionados.
Organiza y controla tareas, recursos y reglas
necesarias para completar el proceso de
negocio.

3. Beneficios del Workflow
Según los procesos de negocio que implantemos en la
empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:
– Ahorro de tiempo, mejora de la productividad y
eficiencia de la empresa, debido a la automatización
de muchos procesos de negocio.
– Mejora del control de procesos a través de la
normalización de los métodos de trabajo.
– Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en
la coherencia de los procesos da lugar a una mayor
previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
– Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo
con las necesidades empresariales.
– Optimización de la circulación de información interna
con clientes y proveedores.
– Integración de procesos empresariales.

4. Conceptos
Eficiencia Eficacia
• Se entiende como la relación entre • Podemos definirla como el nivel de
los recursos utilizados en un consecución de metas y objetivos.
proyecto y los logros conseguidos
con el mismo. • Está dada por el grado en que se
cumplieron los objetivos
• Se entiende que la eficiencia se da previstos en su diseño.
cuando se utilizan menos recursos
para lograr un mismo objetivo. O al
contrario, cuando se logran más
objetivos con los mismos o menos
recursos.

6. Todos los negocios
tienen una
preocupación en
común:
La eficacia
y
eficiencia
de sus empleados.

7. Sistemas de Flujo de Trabajo
• El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, Business
Process Management Systems), es acercar personas, procesos y
máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de
un trabajo.
• Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares
físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de
los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de
la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.
• Existen en el mercado varios productos como FlowMind, open EDMS,
wf.com.mx, cardiff, IBM, etc. Existen muchas metodologías que
culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son
diagrama de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.

9. Control del Workflow
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre un mismo repositorio de datos para
obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo
de cada uno de ellos en sí mismo.
• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre su propio conjunto particular,
estableciendo los mecanismos de cooperación entre
ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si
no es visto desde el punto de vista global del resultado
final.
• Actividades de coordinación.

10. EFICIENCIA EFICACIA
Énfasis en los medios Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Lograr objetivos
Ahorrar gastos Aumentar creación de valores
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(Del pasado al presente) (Del futuro al presente)
Pregunta principal
¿Cómo podemos hacer mejor lo que ¿Qué es lo que deberíamos estar
hacemos? haciendo?

11. Enfoque Gerencial

12. Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes.
Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

13. ¿Cómo se analiza la eficacia?
Tasa de acceso al empleo
El indicador de eficacia se
en ocupaciones obtiene dividiendo el valor
relacionadas con la logrado sobre la meta de acceso
soldadura
Años de al empleo que se había previsto:
ejecución Grupo de Grupo de
de la acción participantes control Impacto
90%, tanto para el grupo de
1 75 60 15 participantes como para el
2 80 55 25 grupo de control;.
3 85 65 20
4 70 70 0
El impacto es la diferencia del
Tasa media 77.5 62.5 15
empleo
indicador entre los dos grupos.
En el ejemplo de arriba hay un
Meta propuesta 90.0 90.0 impacto positivo de 16,7% en la
Eficacia 86.1 69.4 16.7 eficacia de esta formación.

14. Errores de la Eficacia en las organizaciones
• Según Peter Drucker, un líder debe tener un
desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero,
aunque la eficiencia es importante, la eficacia es
aún más decisiva.
• Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan
por no concentrarse en la eficacia.
– Adicional, Drucker señala errores básicos que
destruyen o impiden la eficacia en las
organizaciones. Algunos de ellos son:
No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.
En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor
ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.
Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en
principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.

15. ¿Cómo se analiza la eficiencia?
Análisis costo-beneficio
Se expresa como una relación entre los beneficios obtenidos y los costos incurridos y utiliza como unidad
de medida el dinero. En general, en este tipo de análisis se busca una relación beneficio-
costo mayor a uno, justamente cuando los beneficios son mayores que los costos.
• Dentro del análisis costo-beneficio se utiliza el indicador conocido como: Retorno de la
Inversión(ROI) para medir el rendimiento de las inversiones que realizan las empresas en capacitación.
• Dentro de los costos se incluyen: pagos a los docentes, salario de los trabajadores separados de sus
funciones mientras atendían el curso, el costo de utilizar las instalaciones y el de los demás insumos
identificados.
• Como beneficios se toman la disminución de accidentes laborales, la reducción de productos imperfectos,
la mejora en productividad.

16. Conclusiones
El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process
management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el
objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.
Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.
Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo
entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de
acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.