Este documento propone optimizar el flujo de información en el proceso de captación de préstamos de autos en una universidad. Actualmente, los tiempos de espera para la aprobación de préstamos son largos, lo que reduce la competitividad. La propuesta incluye automatizar firmas, desarrollar flujos de trabajo, distribuir responsabilidades y monitorear procesos para agilizar el tiempo de respuesta a 3 días y ganar participación de mercado.

1. UNIVERSIDAD SANTA MARIA LA ANTIGUA
VICE RECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
PROF: JUSTINIANO MONTENEGRO
PROYECTO FINAL – ANALISIS
ORGANIZACIONAL APLICANDO TI/TO
PROPUESTA DE OPTIMIZACION AL FLUJO DE LA INFORMACION EN EL PROCESO DE CAPTACION
DE PRESTAMOS DE AUTO.
CARLA ARMIJO
JOSE FUENTES
ANALIA YUEN
7 DE DICIEMBRE DE 2011

2. Aplicación de TI/TO
• Actualmente - • Negocios
REENFOQUE • Recursos
Objetivos
• Funcionamiento • Medios
integral del negocio
• Alinear la tecnología
de la información a las • Gestión de TI
estrategias y objetivos • Infraestructura
de la organización Integración • Sistemas
• Relación
• Mediante el desarrollo Costo/Beneficio
de un plan.

3. Arquitectura de La Información

4. AMPLIACIÓN 1. ARQ. DE LA INFO
ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE CAPTACION DE PRÉSTAMOS DE AUTO.
ARQUITECTURA PARA EL PROCESO DE CAPTACIÓN DE PRÉSTAMOS DE AUTO
Tipo de
Sistemas
MARKETING CRÉDITO TECNOLOGIA FINANZAS
Planeamiento de Marketing Análisis y Verificación de Planeamiento de eficiencia en los procesos Planeamiento Organizacional
Planeamiento
Modelos y Estrategias de Ventas capacidades Lograr estabilidad en el sistema Administración del Dinero
Estratégico
Benchmarking de tasas Asegurar la información y datos. Creación de Presupuesto
Manejo de Estados Financieros
PLANEAMIENTO PLANEAMIENTO PLANEAMIENTO PLANEAMIENTO DE NECESIDADES DE PLANEAMIENTO DEL DEPT. DE FINANZAS
Planeamiento DE MARKETING DE VENTAS DEPT. CRÉDITO INFORMACIÓN Reportes de Controles
Operacional Evaluación de requerimientos de la Estadísticas de Ventas
Promoción Pronósticos Cumplimiento con
de ventas información Análisis de Presupuesto
Publicidad los tiempo de
mensuales y Automatización de procesos por Informes de Crecimiento Financiero
análisis
anuales competitivos clientes existentes. Diseño de Cartera de Préstamos de
Auto
Reportes de CONTROL DE VENTAS Y MERCADEO CONTROLES PARA CONTROLES DEL DEPT. DE FINANZAS
CONTROLES SOBRE LOS SISTEMAS
Control APROBACIÓN DE
PRÉSTAMOS Indicadores de tiempo de respuesta Informes Financieros
Ventas vs Presupuesto
Verificación de la veracidad de la Reportes sobre Productos del Banco
Efectividad de las tasas
Cumplimiento de información Informes sobre Clientes del Banco
(competitivas)
Requisitos por parte de Reportes sobre la facilitación de las Control sobre el Presupuesto
Análisis de Ventas
los solicitantes. operaciones mediante los sistemas.
Penetración en el mercado
Automatización de proceso,
distribución de responsabilidades
Monitoreo de Cuentas:
Solicitudes Proceso de Solicitudes Proceso de Solicitudes de mejoras de
Sistemas o Por Cobrar
Aprobación de Préstamos Aprobación de los sistemas
Transaccionales o Por Pagar
Call center y TeleBAC Préstamos Procesos de reporte de errores y o Costos Fijos
Comprobación de Datos APC faltas de los sientes
Creación de cuentas contables del
Respuesta rápida. Producto.
TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN

5. AMPLIACIÓN 2. ARQ. DE LA INFO
ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE CAPTACIÓN DE PRESTAMOS DE AUTO
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

6. Fases Generales de un Proyecto
DIAGNÓSTICO ESTRATEGIAS IMPLEMENTACIÓN IMPACTO
INFOR- EJECU-
MACIÓN CIÓN
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE
NEGOCIO NEGOCIO
DEFINICIÓN
Y
PLAN
ORGANIZA-
NECESIDADES ESTRATEGIA DE
CIÓN DEL ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN
DE LA LAS
EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓ Y
INFORMACIÓN APLICACIONES
TRABAJO (hacia donde se dirige
N PROGRAMACIÓN
la empresa) DEL TRABAJO
SITUACIÓN
ACTUAL DE LA ESTRATEGIA DE Migración de
TECNOLOGÍA TECNOLOGIA la
Estrategia
Estrategia de
Seguridad

7. Fases del Proyecto Propuesto
IMPLEMENTACION
PLAN
ORGANIZACION DIAGNOSTICO ESTRATEGIA
Estrategia de
negocio Impacto en
el RRHH
Necesidades
de Mejora del
información problema
Equipo de encontrado Tabla de
trabajo tiempo
Oportunidad
es de mejora Estrategia de
aplicación
Cadena Impacto de
valor la estrategia
Recursos
actuales y
mejoras

8. FASE 1 ORGANIZACION

9. Generalidades de BAC
BAC Credomatic es un grupo financiero que opera en
la región Centroamericana.
•El grupo ofrece una amplia gama de servicios
bancarios como tarjetas de crédito, cuentas
personales, créditos para vehículos, hipotecas y otros.
•Cuenta con presencia en Guatemala, Honduras, El
Salvador, Nicaragua, Costa Rica y Panamá, además de
operaciones de tarjetas de crédito en México.
FASE 1: ORGANIZACION

10. Misión y Visión
• Misión de BAC
Facilitar con excelencia el intercambio y financiamiento de bienes y servicios a
nuestros clientes de la región donde operamos, a través de medios de pago y
soluciones financieras innovadoras y rentables que contribuyan a mejorar su
calidad de vida, así como la de nuestros colaboradores y accionistas.
• Visión de BAC
El grupo BAC Credomatic se propone ser la mejor opción financiera de la región donde
opera, en función de su liderazgo en el desempeño financiero, la calidad de sus
productos y servicios y sus competencias distintivas en tecnología, administración
de recursos financieros y medios de pago.
FASE 1: ORGANIZACION

11. Buenas prácticas de la empresa
• BAC / Credomatic es una institución Bancaria
con una fuerte Cultura Organizacional y
promueve la ¨Mejora Continua¨.
• Cuenta con capacitación constante a su
personal.
• Buena comunicación interdepartamental.
• Excelentes herramientas tecnológicas,
adaptables a las necesidades de información
que requieren sus procesos.
FASE 1: ORGANIZACION

12. Equipo de Trabajo
Objetivos especificós de Estratégia Líderes
VP de Negocios
Identificación de mejoras en el AVP de Negocios
sistema ULTIMUS para el proceso VP de Tecnología
de Autos
Gerente de proyectos
Gerente de Calidad
AVP de Negocios
VP de Tecnología
Implementación de Mejoras
en el proceso de autos Gerente de proyectos
Gerente de Calidad
FASE 1: ORGANIZACION

13. FASE 2 DIAGNOSTICO

14. DIAGNOSTICO Y PROPUESTA
• Los tiempos de espera para las firmas de
autorización de procesos
• La falta de medición de los tiempos de los
mismos procesos que bajan los niveles de
competitividad en el mercado.
• Diagnosticas, Planear estratégicamente e
Implementación
FASE 2: DIAGNOSTICO

15. Cadena de Valor
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
Préstamos Autos
DESARROLLO
TECNOLOGICO
Solicitudes Requerimientos
RECURSOS
HUMANOS
Aprobación Firmas
INFRAESTRUCTURA Departamento Departamento
DE LA EMPRESA de Captación de Ventas
FASE 2: DIAGNOSTICO

16. Cadena de Valor
Infraestructura empresarial: Ventas, Calidad, Crédito, Negocio de área.
Mercadeo.
Desarrollo tecnológico: Analisis, programanción e implementación de proyectos
de mejoras.
Ventas: Area de Negocios
Cliente externo: Agencia de autos
FASE 2: DIAGNOSTICO

17. Necesidades de Información
Calidad
Proceso de
Ultimus en
Autos
Tecnología Negocios
FASE 2: DIAGNOSTICO

18. Necesidad Actual
• Actualmente el Banco cuenta con excelentes herramientas
tecnológicas adaptables a todas las necesidades de nuestro
producto.
• El horizonte es ser líderes en el Mercado, por lo cual se solicita al
área de tecnología implementar varias etapas para agilizar el
tiempo de respuesta a la hora del trámite de nuestro producto.
• La necesidad actual es poder brindar una rápida a las Agencias de
autos que buscan contar con una entidad financiera que les de
respuesta inmediata para que ellos puedan seguir con la venta de
sus autos.
FASE 2: DIAGNOSTICO

19. Análisis del Problema
Situación Actual:
Las herramientas tecnológicas utilizadas son apropiadas para los procesos, sin
embargo no han sido adaptadas objetivamente para cumplir con las metas
deseadas. Hoy existen:
• Retrasos en las solicitudes de prestamos debido a una
ineficiente discriminación de los datos aportados por
el cliente.
• Cuellos de botella en el flujo de la información.
• La distribución de las responsabilidades en el flujo de
procesos puede ser más eficiente
• El software debe ser adaptado para agilizar el proceso
sin comprometer la integridad del mismo.
FASE 2: DIAGNOSTICO

20. Flujo de Procesos Actual
Entrega de carta
Ingreso de Datos promesa (firma Desembolso
física autorizada)
Aprobación o
Negación del Validación de
FIN
sistema según Calidad
requisitos
Generación de
Analisis de crédito documentos para
firma
FASE 2: DIAGNOSTICO

21. Requisitos para Préstamo de Autos
• Solicitud debidamente llena
• Copia de cédula de identidad personal
• Copia de licencia de conducir o carnet de seguro social
• Carta de trabajo en original para asalariados o dos últimas declaraciones de renta
para independientes
• Ultima ficha de seguro social
• Ultimo talonario de pago
• Proforma original del vehículo
• Recibo de agua, luz o teléfono
• Autorización para revisar referencias de crédito
Si los clientes no cumplen con los requisitos mencionados, el sistema no aprobará
el crédito y debe someterse a análisis de crédito para que decidan si el cliente
tiene excepción.
Cada ejecutivo debe presentar sustentación para solicitar excepciones.
FASE 2: DIAGNOSTICO

22. Proceso de Flujo de Prestamos de Autos
• Actualmente la etapa de promesa de pago
toma aproximadamente 12 días,
• El control de calidad se realiza antes de la
entrega de la misma contra los documentos
en original
• Los expedientes deben viajar desde las
agencias o sucursales hacia el área de
trámite para poder se evaluados.
FASE 2: DIAGNOSTICO

23. FASE 3 ESTRATEGIA

24. Estrategia de Implementación
NEGOCIO
Brindar un servicio a rápido, sencillo y eficaz al
cliente, liderando la competitividad en el
mercado
DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE S.I.
Propuesta para mejorar el tiempo de respuesta
a la agencias, a través de la optimización del
sistema ULTIMUS encargado del flujo de
procesos de prestamos de vehículos.
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
El Banco cuenta con una infraestructura
tecnológica de ultima generación y con
personal capacitado para realizar la
optimización en sitio. (Proyecto Interno)
FASE 3: ESTRATEGIA

25. Estrategia
Misión de BAC
Facilitar con excelencia el intercambio y financiamiento
de bienes y servicios a nuestros clientes de la región
donde operamos, a través de medios de pago y
soluciones financieras innovadoras y rentables que
contribuyan a mejorar su calidad de vida, así como la de
nuestros colaboradores y accionistas.
FASE 3: ESTRATEGIA

26. Modelo Propuesto
4. Nivel de servicio:
• Continuidad y cumplimiento con Estrategia de
Estrategia de
la estrategia de negocios tecnológia de
Negocios
información
• Optimización en las prácticas del
servicio al cliente
Nivel de
• Mejora los tiempos de respuesta servicio
• Procesos totalmente mensurables
se transforman en objetivos y
Infraestructura de
Infraestructura
metas. organizacional
tecnología de
información
• Retroalimentación del servicio
ofrecido
FASE 3: ESTRATEGIA

27. Propuesta de Optimización
Esto nos resta competitividad ante las agencias,
debido a que otros bancos del país han logrado
agilizar el proceso y les entregan las cartas en un
periodo no mayor de 3 días.
Por ende, realizamos una propuesta para mejorar el
tiempo de respuesta a la agencias, a través de la
optimización en el uso de herramientas tecnológicas
y de esta manera ganar competitividad en el
mercado.
FASE 3: ESTRATEGIA

28. Propuesta de Optimización
Entrega de carta
Validación de
Ingreso de Datos promesa con firma
Calidad
digitalizada
Aprobación o
Generación de
Negación del
documentos para Desembolso
sistema según
firma
requisitos
Aprobación por
Crédito parte del AVP de FIN
Negocios.
FASE 3: ESTRATEGIA

29. FASE 4 IMPLEMENTACION

30. Optimización
Automatización de los procesos de negocio:
• Automatizar firmas de aprobación.
• Desarrollar flujos de trabajo y distribuir la responsabilidad.
• Reducir el tiempo muerto en los procesos debido a
traslados innecesarios.
• Facilitar la auditabilidad.
Monitoreo y medición de procesos:
• Estatus de los procesos en tiempo real.
• Descubrir ineficiencias.
• Identificar áreas de mejora.
FASE 4: IMPLEMENTACION

31. WBS
Etapas Partes Ejecutables Descripción Autorización Coordinación
Se busca identificar las
mejoras que se pueden
Identificación de Mejoras realizar dentro de la AVP de Negocios, Gerente
Propuesta VP de Negocios
en el Sistema ULTIMUS empresa, de esta manera de proyectos
poder ser una empresa
competitiva en el Mercado.
Crear un equipo capacitado
Confección del Equipo de AVP de Negocios, Gerente
Organización para realizar los cambios VP de Tecnologia
Trabajo de proyectos y Calidad
requeridos.
Estrategia de Negocio Identificar los mpetodos VP de negocios, Gerente de
Diagnóstico VP de Tecnologia
Actual utilizados actualmente calidad
Recopila información
Necesidades de la AVP de Negocios, VP de
Diagnóstico ncesaria de los diferentes Gerente de proyectos
Información Tecnolgia
departamentos
Ubicar los cuellos de
Identificación de las botellas de los procesos, y AVP de Negocios, VP de
Diagnóstico Gerente de proyectos
Oportunidades de Mejora realizar un benchmark de la Tecnolgia
competencias, para mejoras
Descripción de la Cadena de Ubicar los recursos
Diagnóstico Gerente de proyectos AVP de Negocios
Valor necesarios a utilizar
Realizar un estudio de los
Identificación de Recursos
Diagnóstico recursos utilizados Gerente de proyectos AVP de Negocios
Actuales
actualmente en la empresa
FASE 4: IMPLEMENTACION

32. WBS
Etapas Partes Ejectuables Descripción Autorización Coordinación
Hacer un estudio interno y
Desarrollo de la Propuesta
Estrategia externo de las mejoras del Gerente de proyectos AVP de Negocios
de Mejoras
servicio o producto a ofrecer
Desarrollar como se va a
Desarrollo de la Estrategia implementar las mejoras sin
Estrategia Gerente de proyectos VP de Tecnologia
de Aplicación tener mucho impacto sobre
las áreas involucradas
Desarrollar el impacto que
Reconocimiento sobre AVP de Negocios, VP de
Implementación tendran las mejoras al Gerente de proyectos
Impacto de la Estrategia Tecnolgia
proceso
Realizar un estudio en
conjunto con el departamento
Analisis sobre el Impacto en
Implementación de RRHH del impacto que Gerente de proyectos AVP de Negocios
el Recurso Humano
tendran las mejoras de los
procesos y sus colaboradores
Realizar un estimado de
Proyección de Tabla de
Plan tiempo de implementacion Gerente de proyectos VP de Tecnologia
Tiempo para estudio
del proyecto
FASE 4: IMPLEMENTACION

33. Roles Funciones
E-Ejecuta
P-Participa
R-Revisa
C-Coordina
A-Autoriza Matriz de Roles y Funciones
Involucrados Gerente de Gerente de
Gerente General VP de Negocios AVP de Negocios VP de Tecnología
Partes Ejecutables Proyectos Calidad
Identificación de
Mejoras en el Sistema R R,A R, C E R,C P
ULTIMUS
Confección del Equipo
C R, A P, C R, C
de Trabajo
Estrategia de Negocio
R, A P R P, A P
Actual
Necesidades de la
R P, C E, C P, A P
Información
Identificación de las
Oportunidades de P P R, C P, C R, A P
Mejora
Descripción de la
P C P, A
Cadena de Valor
Identificación de
R C R R, A P
Recursos Actuales
Desarrollo de la
R P, C P, A P, A P
Propuesta de Mejoras
Desarrollo de la
P P, C C P, A
Estrategia de Aplicación
Reconocimiento sobre
P C P, A
Impacto de la Estrategia
Analisis sobre el
Impacto en el Recurso P, C P, A
Humano
Proyección de Tabla de
P P, C P, A
Tiempo para estudio
FASE 4: IMPLEMENTACION

34. Matriz de Comunicación
Partes
Ejecutables Identificación
Identificación Análisis de las Identificación
Confección de la
de Mejoras en Necesidades de las
Etapas Estratégicas del Equipo de Estrategia de
el Sistema de la Oportunidade
Trabajo Negocio
Involucrados ULTIMUS Información s de Mejora
Actual
Gerente General @ @ @ @ @
VP de Negocios @ @ @ @ @
AVP de Negocios Carta Carta Carta Carta Carta
Identificación de
Mejoras en el Sistema VP de Tecnología Carta @ Carta Carta Carta
UTIMUS para el
proceso de Préstamos
Gerente de Proyectos Carta @ Carta Carta Carta
de Autos
AVP de Negocios Carta @ Carta Carta Carta
Implementación de VP de Tecnología Carta @ Carta Carta Carta
Mejoras en el proceso
de Préstamos de Autos Gerente de Proyectos Carta Carta Carta Carta Carta
Gerente de Calidad Carta @ @ @ @
FASE 4: IMPLEMENTACION Vía de comunicación: @, Correo Electrónico.
Vía de comunicación: Papel, Carta.

35. Matriz de Comunicación
Partes
Analisis
Ejecutables Desarrollo
Desarrollo sobre el Proyección
Descripción Identificación de la Reconocimiento
de la Impacto de Tabla de
Etapas Estratégicas de la Cadena de Recursos Estrategia sobre Impacto
Propuesta en el Tiempo para
de Valor Actuales de de la Estrategia
de Mejoras Recurso estudio
Aplicación
Humano
Involucrados
Gerente General @ @ @ @ @
Identificación de
VP de Negocios @ @ @ @ @
Mejoras en el
Sistema UTIMUS
AVP de Negocios @ Carta Carta Carta Carta Carta Carta
para el proceso de
Préstamos de
VP de Tecnología @ Carta Carta Carta Carta @ Carta
Autos
Gerente de
@ Carta Carta Carta Carta Carta Carta
Proyectos
AVP de Negocios Carta Carta Carta Carta Carta Carta Carta
Implementación de
Mejoras en el VP de Tecnología Carta Carta Carta Carta Carta Carta Carta
proceso de
Gerente de
Préstamos de @ Carta Carta Carta Carta Carta Carta
Proyectos
Autos
Gerente de Calidad @ @ @ @ @ @ @
Vía de comunicación: @, Correo Electrónico.
Vía de comunicación: Papel, Carta.

36. Planila de Requerimiento
FASE 4: IMPLEMENTACION

37. Solicitud de Mejora en Procesos de Flujo de
Ultimus para Préstamos de Autos
Titulo: Mejora en proceso de autos
Área solicitante: Banca de Personas
Mejora solicitada: Mejora en el proceso de entrega de Cartas promesas de pago a las agencias de autos.
Descripción: Actualmente la etapa de carta promesa de pago toma un promedio de 12 días, dado que el control
de calidad realiza antes de la entrega de la misma contra los documentos originales, lo que implica que el
expediente debe viajar desde las agencias o sucursales al área de trámite. Esto nos resta competitividad ante
las agencias, pues los otros bancos les entregan la Carta promesa en un periodo no menor a 3 días.
Análisis: Se incorporan mejoras al proceso que comprenden: digitalización de la firma en las cartas, segregación
de la etapa de control de calidad (una parte se realizará antes de la entrega de Cartas promesa contra la
documentos escaneados y la otra posterior a la entrega de la carta contra el expediente físico) Y se harán
cambios en el Workflow que contemplen estas mejoras.
Beneficios: Incremento en la generación de nuevos negocios al ser capaces de cumplir con los tiempos de
respuestas requeridos por el Mercado.
Fuentes de hallazgo: Información de las agencias de autos, auditor externo de calidad.
Implementación:
Análisis de los revisables en el expediente de autos; identificar los más sensitivos que se deben validar antes de
la entrega de la carta.
Implementación de la firma digitalizada en Ultimus.
Modificación del procedimiento de autos y del check list de control de calidad
Implementar mejoras en Ultimus.
FASE 4: IMPLEMENTACION

38. Tabla de Tiempos
Área Proyectos Tiempo Estimado
Banca de Personas Solicitud de mejora 1 mes
(Negocios) Requerimiento de mejora
Calidad Actualización de check list 2 semanas
Tecnología Mejoras de Ultimus y 3 meses
Workflow
El tiempo estimado para los estudios y pruebas del proyecto es aproximadamente de
4 meses y medio.
FASE 4: IMPLEMENTACION

39. FASE 5 IMPACTO

40. Excelencia Estratégica
OPTIMIZACION
Agilidad Ventaja en la
Organizacional Cadena de Valor
FASE 5: IMPACTO

41. Competitividad
ADMINISTRACIÓN
DIFERENCIACIÓN
PRODUCTO SERVICIO
PRODUCTIVIDAD
FASE 5: IMPACTO

42. RRHH
• El impacto debido a cambios en los
procesos debe manejarse con calma.
• Los protagonistas están familiarizados con
el sistema, sin embargo deben actualizarse
según se requiera.
• Debe existir un periodo de adaptación y
comprensión (manejo de errores) antes de
implementar el nuevo proceso.
FASE 5: IMPACTO

43. Conclusiones
• Se ha perdido competitividad ante las agencias,
debido a que otros bancos del país han logrado
agilizar el proceso y les entregan las cartas en un
periodo no mayor de 3 días.
• Esta propuesta optimizaría el el tiempo de respuesta
a la agencias.
• Las modificaciones serian muy bajas considerando
los beneficios que resultarian.
• El impacto en general seria muy positivo y asimilable
por los usuarios del sistema.

44. GRACIAS POR SU ATECION ! ! !