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  DICOMPRAS – Agosto 25 de 2010




Sistema Integrado para la 
             g     p
Gestión de Compras de la 
       Cancillería
       C ill í
     “S I G E C O M”
      S I G E C O M


                   Preparada por Ximena Sandoval
Contenido
Cómo nace este Proyecto Tecnológico
Procesos Involucrados
Descripción del Proyecto
      p            y
   Solución Tecnológica
   Solución de Proceso
   Plan de Trabajo
Equipos de Trabajo
Factores Claves de Éxito
Cuán visibles estamos!!
                               CONTRALORIA
             Sistema
                                                GOBIERNO
          Compras Públicas



                                                      Tribunal de
                                                       Compras
           CONGRESO


                     AGENTES
                                             Opinión Pública
                Proveedores / Prensa




                   Total Ordenes de Compra             1.317
                   Móneda UF                        7.871,95
                   Moneda Peso ($)           1.937.073.277,63
                   Moneda Dólar (USD)            4.028.079,46
Cómo nace este Proyecto Tecnológico

1. Se rediseña e implementa Modelo de Gestión de Compras,
  basado en:


   Una estructura orgánica centralizada, con Unidades Operativas y de
   Gestión especializadas
   Asignación de funciones y responsabilidades específicas para sus
   A i    ió d f     i               bilid d        ífi
   integrantes
   La Definición de productos y/o servicios que brinda
   Procedimientos documentados y declarados que incluya referencias
   normativas
   Incorporación de mecanismos de evaluación, satisfacción de clientes y
   medición de brechas de competencias
   Sistematizar la información de los procesos instalados en la organización.
2.
2 Delimitación de las Temáticas del Área:
    A.   Uso Plataforma www.mercadopublico.cl - Ambiente Público y Privado
    B.
    B    Manejo de Convenios Marco
    C.   Conocimiento de Normativa Compras Públicas
    D.   Elaboración de Bases de Licitación
    E.   Planificación de Compras
    F.   Administración de Contratos
    G.   Evaluación de Proveedores                 Gestión de 
                                                   Abastecimiento
    H.   Gestión de la Calidad
                                                   Desde la 
                                                   Planificación / 
                                                   Hasta  la Gestión 
                                                   Hasta la Gestión
                                  Uso de la        de Pago a 
                                  Plataforma       Proveedores



               Normativa de 
               Compras Públicas
3. Tratamiento de la Petición de Compra (PC)
                                            Analiza Disponibilidad
                                                 de Recursos

                                                DIFYP

 Detecta una   Analiza la                                    CDP
  N    id d
  Necesidad    pertinencia
                  ti    i

                  RR.HH.          PC
  Unidad
Demandante
D     d                        Autorizada                            Continúa
                                                                     C ti ú
                    DINFOCOM                                         Proceso de
                                              DICOMPRA                Compra

                  DIRASAD



Programa
 Subt. 24

                       Envía PC
4. Tratamiento Gestión Previa al Pago




             Recepción      Conformidad     Antecedentes 
                                                             Pago a 30 
            Facturas vía    Prestación y    para enviar a 
                                                               días
              O.Partes       Validación         Pago




DICOMPRAS                                                                 DIFYP
Descripción del Proyecto
Alcance:

   Diseñar, Parametrizar y Mantener de un Sistema Integrado de 
   Gestión de Compras.

   Integrar la Planificación, Ejecución, Gestión, Control y Seguimiento 
   Integrar la Planificación Ejecución Gestión Control y Seguimiento
   de las Compras y Contrataciones del Ministerio de Relaciones 
   Exteriores.
   Exteriores

   Desarrollar y Configurar en ambiente SharePoint 2010 y .NET.
Objetivos:
Objeti os

   Automatización de Servicios vía WEB
   Automatización de Servicios vía WEB
   Disminuir los tiempos administrativos de los procesos
   Información centralizada en línea
   Información centralizada en línea
   Registro de la información transparente para el usuario
       g
   Integración con la Administración Electrónica
   Mejorar la gestión de los procesos, contando con un sistema de 
   alertas, control por estados
   Capacidad de elaboración de reportes a medida
   Aumentar la confiabilidad y seguridad de la información
   Integración con sistemas contables internos, Mercado Público y 
   Sigfe
Procesos Involucrados (9): 
Solución Propuesta

Arquitectura de Solución 
                            Control y Seguridad
Capas de Software

                                Integración



                            Repositorio de Datos



                              Re portabilidad



                                 Workflow


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                                     de 
                                  Negocio
Solución Propuesta

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                                                                                         Generación de 
                                  Evaluación de 
                                  Evaluación de                                           Información
• Tramitación  
  Administrativa del                 Ofertas           •Trazabilidad del Proceso
  Proceso (Firma                                       •Tramitación Recepción      • Formatos Estándar para 
  Electrónica)             • Envío de Ofertas con      Conforme y  validación        los procesos
• Reserva Presupuestaria     Cliente Interno           Factura
                                                                                   • Información disponible, 
                                                                                                     p       ,
• Saldos en Línea          • Tabla y/o Acta de         •Tramitación con Difyp        en línea / tiempo real
• Estados del Proceso y      Evaluación                •Disponibilidad             • Sistema de Alertas  Ciclo 
  seguimiento on line      • Memorándums con           información de pago para      del Proceso
                             aprobaciones              el proveedor
                                                                                   • Futura integración 
                           • Ajustes Presupuestarios
                             Ajustes Presupuestarios                                 Sistemas del Estado
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         Petición de 
         P ti ió d
          Compra                                               Gestión Previa 
                                                                  al Pago
Plan de Trabajo
                                   j

                 10 Meses                       3 Años

                 Desarrollo
                     del
                  Proyecto



                               Puesta en
                              Producción

                                           Soporte al Mantenimiento
HOY

 Levantamiento
Equipos de Trabajo
                                             q p            j
DIGAD (S) / ROBERTO ARAOS
DINFOCOM / CARLOS FUENTES
DIMOGES   /  LORENA HENRÍQUEZ   • COMITÉ ALTA DIRECCIÓN
DIFYP / LEONOR CAMPOS
      /
AUDIMIN / LUIS NARVAEZ



DICOMPRAS / XIMENA SANDOVAL     •GERENCIA DEL PROYECTO
   DIMOGES / SANDRA CONCHA




    DINFO / CARLOS FUENTES
                                •LIDERES TECNOLÓGICOS
        JUAN ESCOBAR
     ROBERTO GOTTSCHALK
     ROBERTO GOTTSCHALK
        ANDRES MEDEL
Equipos de Trabajo
                                                     q p            j

MARIBEL GUTIÉRREZ / ADQUISICIONES
   MARIBEL AVILA / OPERACIONES
HÉCTOR PLAZAOLA / LEGALIDAD DE LOS 
 É
            PROCESOS                     •LIDERES FUNCIONALES   
                                              DICOMPRAS
  CAROLINA MORAGA / GESTION DE 
           CONTRATOS
MARIA A. HERNÁNDEZ / GESTIÓN Y PMG




       MARCO ROZAS / DIFYP
                                      •LIDERES FUNCIONALES OTRAS 
   MARCELA POBLETE / DEPRESEG
                                              DIRECCIONES
     JUAN JOSÉ MUSTER / RRHH
             É
    RAMIRO RIQUELME / DIGEN
    CAROLINA GUERRO / DICOEX
    FERNANDO MUÑOZ / DINFRA
    FERNANDO MUÑOZ / DINFRA
Factores Clave de Éxito

Profundizar  y reiterar el Compromiso de la Institución a través de 
sus Actores Claves 
   Levantamiento, Implementación y Ejecución del SIGECOM para la Cancillería.
                , p              y j                     p

Integrarla como “la herramienta” de trabajo cotidiano, que 
permite acudir directo a la fuente de información.
    i      di di         l f       d i f      ió

Darle sentido como medio para la gestión y la automatización, No 
como sustituto de la relación entre las personas 
   Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente
   Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente

   Profundizar  e instalar aprendizaje sobre el Modelo Cartera de Clientes
MUCHAS GRACIAS POR SU
         PARTICIPACIÓN
INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO
 EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!!


      “S I G E C O M”
       S I G E C O M

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  • 1. Ministerio de Relaciones Exteriores DICOMPRAS – Agosto 25 de 2010 Sistema Integrado para la  g p Gestión de Compras de la  Cancillería C ill í “S I G E C O M” S I G E C O M Preparada por Ximena Sandoval
  • 2. Contenido Cómo nace este Proyecto Tecnológico Procesos Involucrados Descripción del Proyecto p y Solución Tecnológica Solución de Proceso Plan de Trabajo Equipos de Trabajo Factores Claves de Éxito
  • 3. Cuán visibles estamos!! CONTRALORIA Sistema GOBIERNO Compras Públicas Tribunal de Compras CONGRESO AGENTES Opinión Pública Proveedores / Prensa Total Ordenes de Compra 1.317 Móneda UF 7.871,95 Moneda Peso ($) 1.937.073.277,63 Moneda Dólar (USD) 4.028.079,46
  • 4. Cómo nace este Proyecto Tecnológico 1. Se rediseña e implementa Modelo de Gestión de Compras, basado en: Una estructura orgánica centralizada, con Unidades Operativas y de Gestión especializadas Asignación de funciones y responsabilidades específicas para sus A i ió d f i bilid d ífi integrantes La Definición de productos y/o servicios que brinda Procedimientos documentados y declarados que incluya referencias normativas Incorporación de mecanismos de evaluación, satisfacción de clientes y medición de brechas de competencias Sistematizar la información de los procesos instalados en la organización.
  • 5. 2. 2 Delimitación de las Temáticas del Área: A. Uso Plataforma www.mercadopublico.cl - Ambiente Público y Privado B. B Manejo de Convenios Marco C. Conocimiento de Normativa Compras Públicas D. Elaboración de Bases de Licitación E. Planificación de Compras F. Administración de Contratos G. Evaluación de Proveedores Gestión de  Abastecimiento H. Gestión de la Calidad Desde la  Planificación /  Hasta  la Gestión  Hasta la Gestión Uso de la  de Pago a  Plataforma Proveedores Normativa de  Compras Públicas
  • 6. 3. Tratamiento de la Petición de Compra (PC) Analiza Disponibilidad de Recursos DIFYP Detecta una Analiza la CDP N id d Necesidad pertinencia ti i RR.HH. PC Unidad Demandante D d Autorizada Continúa C ti ú DINFOCOM Proceso de DICOMPRA Compra DIRASAD Programa Subt. 24 Envía PC
  • 7. 4. Tratamiento Gestión Previa al Pago Recepción   Conformidad  Antecedentes  Pago a 30  Facturas vía  Prestación y  para enviar a  días O.Partes Validación Pago DICOMPRAS DIFYP
  • 8. Descripción del Proyecto Alcance: Diseñar, Parametrizar y Mantener de un Sistema Integrado de  Gestión de Compras. Integrar la Planificación, Ejecución, Gestión, Control y Seguimiento  Integrar la Planificación Ejecución Gestión Control y Seguimiento de las Compras y Contrataciones del Ministerio de Relaciones  Exteriores. Exteriores Desarrollar y Configurar en ambiente SharePoint 2010 y .NET.
  • 9. Objetivos: Objeti os Automatización de Servicios vía WEB Automatización de Servicios vía WEB Disminuir los tiempos administrativos de los procesos Información centralizada en línea Información centralizada en línea Registro de la información transparente para el usuario g Integración con la Administración Electrónica Mejorar la gestión de los procesos, contando con un sistema de  alertas, control por estados Capacidad de elaboración de reportes a medida Aumentar la confiabilidad y seguridad de la información Integración con sistemas contables internos, Mercado Público y  Sigfe
  • 11.
  • 12. Solución Propuesta Arquitectura de Solución  Control y Seguridad Capas de Software Integración Repositorio de Datos Re portabilidad Workflow Procesos  de  Negocio
  • 13. Solución Propuesta Etapas Impactadas Generación de  Evaluación de  Evaluación de Información • Tramitación   Administrativa del  Ofertas •Trazabilidad del Proceso Proceso (Firma  •Tramitación Recepción  • Formatos Estándar para  Electrónica) • Envío de Ofertas con  Conforme y  validación  los procesos • Reserva Presupuestaria Cliente Interno Factura • Información disponible,  p , • Saldos en Línea • Tabla y/o Acta de  •Tramitación con Difyp en línea / tiempo real • Estados del Proceso y  Evaluación •Disponibilidad   • Sistema de Alertas  Ciclo  seguimiento on line • Memorándums con  información de pago para  del Proceso aprobaciones el proveedor • Futura integración  • Ajustes Presupuestarios Ajustes Presupuestarios Sistemas del Estado Sistemas del Estado Petición de  P ti ió d Compra Gestión Previa  al Pago
  • 14. Plan de Trabajo j 10 Meses 3 Años Desarrollo del Proyecto Puesta en Producción Soporte al Mantenimiento HOY Levantamiento
  • 15. Equipos de Trabajo q p j DIGAD (S) / ROBERTO ARAOS DINFOCOM / CARLOS FUENTES DIMOGES   /  LORENA HENRÍQUEZ • COMITÉ ALTA DIRECCIÓN DIFYP / LEONOR CAMPOS / AUDIMIN / LUIS NARVAEZ DICOMPRAS / XIMENA SANDOVAL •GERENCIA DEL PROYECTO DIMOGES / SANDRA CONCHA DINFO / CARLOS FUENTES •LIDERES TECNOLÓGICOS JUAN ESCOBAR ROBERTO GOTTSCHALK ROBERTO GOTTSCHALK ANDRES MEDEL
  • 16. Equipos de Trabajo q p j MARIBEL GUTIÉRREZ / ADQUISICIONES MARIBEL AVILA / OPERACIONES HÉCTOR PLAZAOLA / LEGALIDAD DE LOS  É PROCESOS •LIDERES FUNCIONALES    DICOMPRAS CAROLINA MORAGA / GESTION DE  CONTRATOS MARIA A. HERNÁNDEZ / GESTIÓN Y PMG MARCO ROZAS / DIFYP •LIDERES FUNCIONALES OTRAS  MARCELA POBLETE / DEPRESEG DIRECCIONES JUAN JOSÉ MUSTER / RRHH É RAMIRO RIQUELME / DIGEN CAROLINA GUERRO / DICOEX FERNANDO MUÑOZ / DINFRA FERNANDO MUÑOZ / DINFRA
  • 17. Factores Clave de Éxito Profundizar  y reiterar el Compromiso de la Institución a través de  sus Actores Claves  Levantamiento, Implementación y Ejecución del SIGECOM para la Cancillería. , p y j p Integrarla como “la herramienta” de trabajo cotidiano, que  permite acudir directo a la fuente de información. i di di l f d i f ió Darle sentido como medio para la gestión y la automatización, No  como sustituto de la relación entre las personas  Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente Profundizar  e instalar aprendizaje sobre el Modelo Cartera de Clientes
  • 18. MUCHAS GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!! “S I G E C O M” S I G E C O M