Administracion del talento humano

INGENIERÍA INDUSTRIAL
MATERIA: ADM. DEL TALENTO HUMANO GRUPO A
PROF.: LUZ ESTELA DURAN

DESARROLLO TEORICO DE LA ADMINISTRACION DEL TALENTO
HUMANO APLICADO A LA EMPRESA
COBRA SEGURA S.A.

JHAN CARLOS CONTRERAS SANTOS 1190768

KAREN DAYANA ESTRADA HERNANDEZ 1190795

EDSON JAIR RIVERA CORREA 1190747

JUAN MIGUEL SANDOVAL 1190713

WILSON DANOVIS CAICEDO 1111174

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

INGENIERIA INDUSTRIAL

ADMINISTRACIÓN

SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2013

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COBRA SEGURA S.A.

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN…………………………………................... 4

1. MARCO TEORICO………………………………………… 5

2. RESEÑA HISTORICA……………………………………. 10
2.1 SERVICIO DE COBRA SEGURA S.A…………….. 11
2.2 EJECUCION DEL TRABAJO………………………. 12
2.3 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA………… 14

3. PLANEACION ESTRATEGICA…………………………. 15
3.1 MISION………………………………………………… 15
3.2 VISION………………………………………………… 15
3.3 VALORES CORPORATIVOS……………………… 16
3.4 ANALISIS DOFA……………………………………. 17

4. OBJETIVOS……………………………………………….. 19
4.1 OBJETIVOS GENERALES………………………… 19
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS………………………. 19

5. ADMISION DEL PERSONAL…………………………… 22
5.1 IDENTIFICACION DEL PERSONAL…………….. 22

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5.2 RECLUTAMIENTO…………………………………. 23
5.3 SELECCIÓN………………………………………… 24
5.4 FORMULARIOS DE SOLICITUD DE EMPLEO…. 27
5.5 EXAMENES MEDICOS…………………………….... 29
5.6 DESCRIPCION DEL PUESTO…………………….. 30
5.7 DECISION DE CONTRATO………………………… 30
5.8 INDUCCION………………………………………….. 31
5.9 PERIODO DE PRUEBA…………………………….. 31

6. EVALUACION DE DESEMPEÑO……………………….. 32
6.1 EVALUACION DE 360……………………………….. 34

7. RECOMENDACIONES…………………………………… 36

8. CONCLUSIONES……………………………………….. 37

BIBLIOGRAFIA……………………………………………… 38

ANEXOS……………………………………………………… 39

MAUAL DE FUNCIONES …………………………………… 42

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INTRODUCCION

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto
de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:

Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de
la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger
entre diversos cursos de acción futuros [4]. En pocas palabras, es decidir con
anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.

Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las
hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las
decisiones.

Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor
del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene
que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.

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1. MARCO TEORICO

En términos generales, por cobranza se refiere a la percepción o recogida de
algo, generalmente dinero, en concepto de la compra o el pago por el uso de
algún servicio.

La práctica de la cobranza puede ser llevada a cabo por una persona en
nombre de la empresa que brinda el servicio en cuestión, o en su defecto a la
cual se le haya comprado un producto, o bien estar ejercida por una entidad
bancaria, lo que se conoce popularmente como cobranza bancaria.

En el primer caso, quien se encarga de llevar a cabo la cobranza se llama
cobrador y una vez identificado con la ropa de la empresa o bien con alguna
credencial oficial emitida por la empresa que representa, realiza lo que se llama
una recorrida por aquellos lugares previamente asignados en los cuales se hará
efectivo el pago, ya sea en efectivo, a través de un cheque o en la forma de
pago que se haya establecido cuando se hizo el acuerdo.

Por su parte, la cobranza bancaria es aquel servicio que un banco les presta a
sus clientes y corresponsales, para tramitar de acuerdo a instrucciones, el cobro
o la aceptación de documentos, financieros o comerciales.

El principal beneficio que reporta la cobranza bancaria es que por un lado le
permitirá al exportador no perder de control aquellos bienes que han sido ya
embarcados y están listos para encontrarse con sus nuevos dueños y por el
otro, le permite al importador conocer oportunamente cuando se produce la
llegada de los bienes. Entonces, el banco hará las veces de custodio de los
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bienes hasta que se efectivice el pago de los mismos y puedan ser entregados
a quien corresponda.

Además, de este tipo de cobranzas, los bancos, también cobran a sus clientes y
usuarios pagos de servicios, cheques, entre otras cuestiones.

DEFINICION DE PLAZO

En términos generales, el plazo refiere al término o tiempo señalado para la
concreción de una determinada cuestión. Por ejemplo, el gobierno está llevando
a cabo una obra pública y anuncia que la misma será terminada en el plazo de
un año.

Pero por otro lado, plazo también se llamará al vencimiento de ese espacio de
tiempo en cuestión. Porque, por ejemplo, cuando se tiene que pagar un
determinado impuesto que vence el 25 del mes próximo, entonces, se dirá que
el plazo para pagar tal obligación impositiva será el 25 de Septiembre, siendo
que el mes corriente es Agosto.

En tanto, a instancias del derecho, un plazo será aquel hecho futuro cierto del
cual penderá el nacimiento o la extinción de un derecho. Esto de la certeza
tiene razón de ser porque el tiempo que marcará el plazo no puede ser que no
llegue. Generalmente, el plazo se incorpora en los contratos como una cláusula
de tipo accidental, porque un contrato puede tener un plazo o bien tratarse de
un contrato indefinido sin ningún tipo plazo, en tanto, en los casos en los que en
un contrato se especifica un plazo, sin este el contrato desaparece.

En otro ámbito en el cual el término plazo goza de una especial importancia es
en el mundo de las finanzas, ya que como plazo fijo se conoce a aquellas
operaciones financieras, por las cuales los bancos, a cambio
del mantenimiento de ciertos recursos monetarios inmovilizados durante un
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tiempo determinado, reportará a quien toma ese plazo fijo, un particular o una
empresa, una rentabilidad financiera que puede ser fija o variable y que se
manifestará en dinero o en especie, según corresponda.

Etapas de la cobranza según su apoyo logístico

* Cobranza Manual Inicio de las operaciones

* Cobranza medianamente Etapa de despegue del crédito
educativo
Apoyada por la Informática

* Cobranza totalmente Mecanizada Etapa de madurez del crédito
educativo

Características

a- Cobranza: Primera fuente de recursos.

b- Cobranza prioritariamente realizada a
través de los bancos.

c- Cultura de la cobranza consolidada.

d- Vigencia de El Paradigma de la Cobranza,
como norte de la captación de recursos
económicos.
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Gran parte del consumo de bienes que se realizan en el sector comercial son a
crédito mediante diferentes mecanismos que el mercado, con el paso del
tiempo, ha ido desarrollando para bienestar del consumidor. Instrumentos como
tarjetas de crédito, tarjetas de descuento, créditos mediante instituciones
bancarias o a su vez el mecanismo más fácil pero con más riesgo para la
empresa, el crédito directo con el cliente. Estos créditos permiten al cliente
obtener un bien y pagar en cómodas cuotas mensuales, pero es ahí donde
surge el problema para las empresas, dado que tal vez son créditos a personas
que no están en capacidad de pagar en el futuro y se desconoce
verdaderamente la certeza de recuperar el capital de trabajo. Las cuentas por
cobrar son parte integral de la administración del capital de trabajo, porque
constituyen una considerable inversión en activos y además su mala
administración puede traer dificultades financieras a cualquier empresa
solvente.

En los últimos años se ha visto un deterioro de la cartera de las empresas
comerciales, lo que ha provocado que los problemas de las mismas hayan
incrementado. Generalmente la estructura tradicional de las empresas no está
organizada para poder atender este cambio de manera eficiente en el menor
tiempo posible.
Lo que ayuda a las empresas a sobrellevar este deterioro será contar con
estrategias claras y oportunas de recuperación de cartera, para lo cual resulta
ventajoso asignar esta recuperación a especialistas en el área cuya dedicación
sea exclusiva.

Dentro de un contexto económico donde cada vez existe más competencia, el
cobro de créditos empieza a situarse como una preocupación preponderante
dentro de las empresas. El principal objetivo financiero dentro del cobro de

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deudas es claro: la recuperación del dinero. Este beneficio que trae una
correcta cobranza hace que al recuperar la liquidez del negocio se pueda para
pagarles a los proveedores y justificar la permanencia del mismo.

Los problemas más comunes que enfrentan las empresas con las cobranzas:

Plazos de crédito: la competencia es cada vez más agresiva, las empresas
competidoras dan plazos de crédito más largos para pagar a los clientes, lo que
genera un “desbalance” para las demás empresas. La rotación de cartera es
más lenta, muchas veces se vende a un plazo mayor del que se tiene que
pagar a los proveedores.

La baja liquidez del consumidor, si hay recesión estos van a preferir dedicar
sus recursos únicamente a productos de primera necesidad.

No contar con las personas idóneas en los puestos del departamento de
cobranzas, ya que éstas deben tener espíritu de negociación.

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2. RESEÑA HISTORICA

La historia de COBRA SEGURA S.A. está íntimamente ligada a la vida
profesional de su fundadora MAURA YOLANDA JAIMEZ ARIAS. Su fundadora
inició en la gestión de cobranzas en el banco de Bogotá como Jefe de
Cobranzas en 2008. Después Allí se destacó por el enfoque creativo y
diferente en la gestión de cobranzas y por la alta efectividad del departamento a
su cargo.

En 2010 creó su empresa de cobranzas a la cual llamó COBRA SEGURA
S.A. Con el tiempo, fue ganando credibilidad y por ende esta empresa fue
creciendo de la mano con sus trabajadores. La señora MAURA YOLANDA
JAIMEZ ARIAS que con el avance tecnológico, la plataforma telefónica sería la
herramienta idónea para el desarrollo de una gestión de cobranzas con valor
agregado.

Actualmente COBRA SEGURA S.A está creciendo poco a poco por su
aceptación en el área de manejo de cobros. Por su enfoque novedoso de las
cobranzas y su gestión marcada por la responsabilidad de sus trabajadores
COBRA SEGURA S.A. pretende estar en los primeros lugares de las empresas
de cobranzas con credibilidad y responsabilidad.

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2.1 SERVICIO DE COBRA SEGURA S.A

COBERTURA DE SERVICIO

Nuestra operación está orientada en forma específica a la prestación del
servicio de cobranza por el sistema de Outsourcing, incluyendo servicios de
verificación de la información comercial y localización de deudores.

METODOLOGIA DE TRABAJO

Con el propósito de efectuar una cobranza efectiva, nuestra Empresa ha
orientado su personal dentro de las estrategias de calidad y servicio al cliente,
como eje vital de la organización a la cual se representa. Nuestro lema es
"Obtener Resultados y Satisfacción al Cliente”. Asegurarse plenamente de que
los valores encomendados a nuestra gestión personalizada de cobranza sean
manejados y controlados dentro de los esquemas óptimos de trabajo y
seguridad, al igual que brindar el más oportuno resultado en la recuperación de
la cartera, desarrollando el seguimiento adecuado, acorde con las exigencias
que se establezcan.

ESTADISTICAS DE GESTION

Nuestro Software brinda en línea diferentes tipos de Indicadores para análisis
de gestión, desarrollo de estrategias y mejoramiento de resultados, tales como:

Desarrollo de indicadores de cobranza efectiva por Agente de Telecobro y/o
Supervisor de campo, por ciudad y/o por zona. Análisis por día y por hora del
mayor telecontacto efectivo para rotación de mallas de turno.

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Análisis por promedio de recuperación de las zonas con bajos indicadores
para la implementación oportuna de estrategias adicionales.
Clasificación de los clientes en estados Efectivo (Compromiso de pago,
contacto con tercero, etc.) y No efectivo (Ilocalizado, insolvente, renuente, etc.)
para focalización de estrategias y refuerzo de gestión mediante datos
adicionales como Solicitud de Crédito y/o cruces de información de bases de
localización con las que cuenta nuestra organización.

2.2 EJECUCION DEL TRABAJO

Nuestro personal desarrolla su actividad con base principalmente en objetivos
claros y cumpliendo con la misión asignada, apoyado en procedimientos y
manuales de trabajo previamente establecidos, recibiendo inicialmente una
inducción que le permite conocer e identificar qué es lo que va a hacer y cómo
lo debe hacer.

CONTACTO INICIAL: Nuestra depuración la realizamos a través del contacto
telefónico, basado en la información suministrada por la base de datos
entregada por su Prestigiosa Empresa.

TELECOBRO: Adelantado en el horario comprendido entre las 7:00 a.m. y las
10:00 p.m. durante los siete días de la semana con un Software de marcación
progresiva donde un servidor genera llamadas telefónicas de forma continua
hasta que el deudor conteste y poder dejar el mensaje con los datos del deudor
y el monto adeudado y por otro lado la gestión de 16 analistas de cobranza
donde se le invita a conciliar la deuda comprometiéndolos a cancelar la deuda
en el termino de 48 horas o por lo menos un abono del 50% de la deuda actual.
Esta labor se realiza como instrumento de persuasión y localización de los
deudores, recordándoles, exigiéndoles la deuda y los compromisos adquiridos
tanto al deudor como al codeudor, logrando mayor efectividad en la cobranza.

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Para control de calidad de la gestión todas las llamadas quedan grabadas y
monitoreadas.

COBRANZA ESCRITA: Realizada a través de nuestros gestores de cobranza
motorizados o por compañías especializadas en mensajería, quienes entregan
a los deudores en su domicilio o lugar de ubicación, la citación o el telegrama
donde se les invita a que comparezcan a nuestras oficinas o se comuniquen por
vía telefónica con el fin de llegar a un posible acuerdo sobre el pago de la
deuda; esta gestión se realiza en 3 (tres) ocasiones a cada deudor durante
cada mes que nuestra empresa tiene la administración de la cartera.

CONCILIACION: Después de que el deudor es contactado en el domicilio, en la
oficina de recaudo o por vía telefónica se le invita a que cancele la totalidad en
un solo contado descontándole el 100% de los honorarios (gastos de cobranza)
o se le ofrece realizar un abono del 50 % del total de la deuda incluyendo
honorarios y el saldo se lo diferimos de acuerdo al cierre de la cartera, el
convenio queda respaldado por el titulo valor (pagare en blanco) que nos
suministra la Empresa que garantiza la recuperación total de la deuda.

VISITAS DIRECTAS: Utilizadas por los Supervisores de Cobranza que hay en
cada ciudad del país como complemento a la labor antes desarrollada por los
gestores de cobranza motorizados, la cual nos permite mantener ubicados tanto
al deudor como al codeudor y como método de auditoría para los gestores,
haciéndoles sus correspondientes seguimientos y visitas de manera tal que
permita la recuperación del 100 % de la cartera.

Como estrategia de cobranza se implementan operativos o brigadas especiales
con los gestores para las regionales que estén en bajo índice de recuperación.

PAGOS: Los pagos recibidos se canalizan a través de recibos de caja en la
oficina de recaudo y conciliación en Cúcuta, los cuales van a una base de datos
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que nos permite de una manera eficiente, controlar los abonos y pagos directos
que nos hagan los deudores, así mismo a mas tardar al siguiente día hábil al
recaudo se procede a consignar el dinero recaudado en la cuenta de su
empresa. Los gestores de cobranza motorizados no están autorizados ni
reciben en ningún momento dinero en efectivo, el pago lo hace directamente el
deudor en las cuentas de bancos que la Empresa tenga a su nombre.

INFORMES: De acuerdo con sus necesidades, se entregan análisis de
resultados, informes de gestión sobre los clientes morosos, estadísticas y
demás elementos con los cuales su empresa pueda evaluar el desarrollo del
trabajo contratado.

COBRANZA JURIDICA: En el caso de que a pesar del estímulo que significa un
arreglo extraprocesal, el cliente no concrete una fórmula real de pago, y
siempre que la cuantía y las condiciones patrimoniales del deudor lo ameriten,
se procederá con el correspondiente proceso ejecutivo tendiente a obtener el
recaudo de la obligación por vía judicial.

2.3 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

DIRECTOR - GERENTE: MAURA YOLANDA JAIMEZ ARIAS

DIRECCION: AV 4E # 6-40 EDF. CENTRO JURIDICO

TELEFONOS: 5893961

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3. PLANEACION ESTRATEGICA

3.1 MISION

Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Asi mismo es la
determinación de la/las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en
un entorno determinado para conseguir tal misión.
Las características que debe tener una misión son: amplia, concreta,
motivadora y posible.
Esta misión fue realizada por Cobra Segura S.A.:

Brindar un servicio eficiente, confiable y oportuno a nivel nacional posibilitando
el incremento en la productividad y competitividad de nuestros clientes, con el
fin de:

Garantizar la satisfacción de los requerimientos y expectativas de nuestros
clientes, brindando un servicio de excelente calidad.
Trabajar con transparencia, honestidad, equidad y lealtad.

3.2 VISION

Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.
La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien
tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los
agentes que componen la organización, tanto internos como externos.

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La importancia de la visión radica en que es una fuente de inspiración para el
negocio, representa la esencia que guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en
los momentos difíciles y ayuda a trabajar por un motivo y en la misma dirección
a todos los que se comprometen en el negocio.

Esta visión fue realizada por Cobra Segura S.A.:

Prestar asesoría en la administración y recuperación efectiva y segura de la
cartera, incorporando personal idóneo, eficiente y motivado, implementando
recursos tecnológicos avanzados y la más alta calidad del servicio.
Adicionalmente crear los medios y herramientas necesarias para contribuir a
una eficaz y ágil gestión.

3.3 VALORES CORPORATIVOS

Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de
cada compañía, dadas sus características competitivas, las condiciones de su
entorno, su competencia y la expectativa de los clientes y propietarios.
Específicamente estamos hablando de conceptos, costumbres, actitudes,
comportamientos, actuaciones o pensamientos que la empresa asume como
normas o principios de conducta o que se propone tener o lograr como una
característica distintiva de su posicionamiento o de sus variables competitivas.

Valores Corporativos de Cobra Segura S.A.

Lealtad: La “lealtad” hace referencia la fidelidad, compromiso, identificación,
orgullo, pertenencia, confidencialidad y defensa de intereses que en todo
momento debemos demostrar, para y por nuestra empresa, quienes laboramos
en COBRA SEGURA S.A.
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Excelencia en el logro de objetivos: La “excelencia en el logro de objetivos”
es un valor determinante que nos demanda calidad, esfuerzo, empeño y coraje
para lograr resultados exitosos en nuestro trabajo y por consiguiente, en la
consecución de los objetivos que COBRA SEGURA S.A. se ha trazado.

Honestidad: El valor de la “honestidad” tiene que ver con la rectitud,
honorabilidad, decoro, respeto y modestia que debemos manifestar los
integrantes de COBRA SEGURA S.A.

Profesionalismo: El “profesionalismo” se refiere a la responsabilidad, seriedad,
constancia, involucramiento, entrega, dedicación y esmero que cada integrante
del equipo de trabajo debe imprimir a sus funciones y tareas, buscando
sumarse a la misión de COBRA SEGURA S.A.

Espíritu constructivo

El “espíritu constructivo” hace referencia a la actitud positiva, al optimismo, al
incremento de la cadena de valor, a la creatividad y buena fe que deben
prevalecer en la intención y en la acción de quienes laboramos en COBRA
SEGURA S.A.

3.4 ANALISIS DOFA

DOFA, FODA o SWOT (por sus siglas en inglés), como quiera llamarse, es una
herramienta de múltiple aplicación que puede ser usada por todos los
departamentos de la organización en sus diferentes niveles, para analizar
diferentes aspectos, entre ellos: nuevo producto, nuevo producto-mercado,
producto, producto-mercado, línea de productos, unidad estratégica de
negocios, división, empresa, grupo, etc.

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Un análisis DOFA juicioso y ajustado a la realidad provee excelente información
para la toma de decisiones en el área de mercados, por ejemplo, permite una
mejor perspectiva antes de emprender un nuevo proyecto de producto.

DOFA debe hacer la comparación objetiva entre la empresa y su competencia
para determinar fortalezas y debilidades y ha de realizarse una exploración
amplia y profunda del entorno que identifique las oportunidades y las amenazas
que en él se presentan.

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de Cobra Segura S.A.

Fortalezas

 Incremento del Cash-Flow (flujos de caja) de nuestros clientes.
 Mejora la gestión de clientes y su fidelidad.
 Reducción de gastos generales, reducción de plantilla, transformación de
costes fijos a costes variables.
 Estructura de costos competitiva.
 Habilidades para la innovación de Servicios.
 Tecnología de punta en lo que se refiere a el software

Oportunidades

 Mercado de Gestión de Cobros y Asesorías Comerciales en expansión.
 Posibilidad de ofrecer más servicios a los clientes.
 El volumen creciente de créditos que ofrecen las empresas comerciales y de
servicio.
 Ausencia de empresa líder en el mercado.
 Ingresar en nuevos mercados regionales.
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 Facilidades comerciales en mercados foráneos atractivos.
 Poca fuerza publicitaria de la competencia.

Debilidades

 Poca inversión en publicidad en empresas de Gestión de Cobros.
 Empresas con políticas cerradas que no permitan la participación de
entidades externas.
 Carencia de logística propia para operar.
 Inexistente imagen en el mercado.
 Dependencia del tiempo de entrega de las carteras por recuperar.


Amenazas

 Incremento en los costos operativos
 Crisis económica y financiera.
 Ingreso de nuevas empresas al mercado.
 Competencia internacional de prestigio.
 Pequeñas empresas de gestión de cobro y asesorías comerciales
 Entrada de competencia internacional con costos menores.

 Cambios en las necesidades de las empresas comerciales.

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4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVOS GENERALES:

Estos objetivos definen el futuro del negocio y representan la trayectoria de las
Acciones a seguir para los cuales fue creada la empresa. Son a largo plazo.

Nosotros los estudiantes de ingeniería industrial le sugerimos a Cobra Segura
S.A. estos objetivos generales para que los apliquen a la empresa.

Buscar diferentes métodos para conseguir la mayor efectividad en el momento
de la recuperación de las carteras vencidas, en el menor tiempo posible con
una cultura organizacional basada en el liderazgo de los mas experimentados.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Son objetivos concretos y realizables a corto plazo que contribuyen al logro de
los objetivos generales. Pueden ser a corto y a medio plazo.

Nosotros los estudiantes de ingeniería industrial le sugerimos a Cobra Segura
estos objetivos específicos para que los apliquen a la empresa.
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Gestionar y recuperar carteras encargadas por empresas comerciales, ya
sean carteras frescas y vencías.
Evitar los conflictos por falta de respaldo documentado para la cobranza
jurídica
Establecer parámetros de cobranza efectivos en su empresa
Evitarle a su empresa conflictos con sus clientes morosos y suprimir un dpto.
de cobranza en su empresa poco competitivo

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5. ADMISION DEL PERSONAL

El grupo de estudiantes de ingeniería industrial de la Universidad Francisco de
Paula Santander le sugerimos a COBRA SEGURA S.A, un nuevo plan
estratégico para reclutar el personal nuevo que va a aspirar a un cargo.

5.1. IDENTIFICACION DEL PERSONAL

Constituye una de las primeras funciones, que consiste en buscar y escoger los
mejores candidatos, y los recomienda para ocupar los puestos de trabajo
concordantes con el perfil del puesto o cargo. Esta función tiene como misión
obtener el mejor colaborador para la vacante existente, calificando sus aptitudes
y actitudes para el puesto, como también la potencialidad y adaptabilidad para
su desarrollo en la empresa; Específicamente consiste en el reclutamiento,
selección, contratación e introducción del nuevo colaborador más idóneo. Es
indiscutible la importancia que para una institución tiene el contar con las
personas adecuadas, en los puestos precisos. El no conseguir este objetivo
supone para la empresa aumentar los costos (en tiempo y dinero) derivados del
proceso de selección para cubrir un puesto, si decide repetir el mismo o, lo que
es más importante: mantener un desajuste entre la persona y el puesto de
trabajo. Y es éste el costo mayor que se puede tener. Lo esenciales contar con
recursos humanos de calidad, ya que el activo más importante de las
organizaciones está constituido por las personas que las forman. Esta función
específicamente consiste en buscar el “Hombre adecuado para el puesto

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adecuado”, utilizando un conjunto de medios técnicos. Siendo el reclutamiento y
la selección de personal encargadas de la consecución de recursos humanos
para la organización.

5.2 RECLUTAMIENTO

El reclutamiento es una actividad de divulgación, de llamada de atención que se
realiza a través de la convocatoria; Es, por tanto, una actividad positiva y de
invitación. La selección es una actividad de impedimentos, de escogencia, de
opción y decisión, de filtro de entrada, de clasificación y por consiguiente,
restrictiva.

FUENTES DE RECLUTAMIENTO

Existen dos formas principales de buscar y atraer gente para un determinado
puesto. Formas internas y formas externas.

1. Fuentes internas. Está contenida en documentos llevados en archivos,
proporcionan información a la empresa sobre el posible candidato al empleo.
Los documentos que tienen esta clase de información son:

Solicitudes de empleo: Por su fácil manejo es una de las fuentes de información
más usada. El procedimiento de llenarse es muy fácil, el interesado debe
contestar un formulario en el que se piden los datos personales para que el
candidato sea conocido por la empresa.

Si una empresa no cuenta con solicitudes, y una persona está interesada por un
puesto, el candidato puede dejar su curriculum, que proporciona información de
datos, como: nombre, edad, experiencia en el trabajo, escolaridad y referencias.

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Investigación documental de candidatos: Verificación de la información que una
persona presenta a la empresa, presente en las solicitudes de empleo. De esta
manera se comprueba que el candidato si tenga las aptitudes y los
conocimientos que requiere el empleo, y que la información que presenta no
sea falsa.

Exámenes, y otros: Son pruebas que se le aplican al candidato al empleo para
determinar su capacidad intelectual o su condición física, y de esta forma
conocer si es apto para el empleo o no.

Anuncios publicitarios: Es el tipo de información que se le hace llegar a las
personas interesadas en el empleo a través de medios masivos de
comunicación.

Instituciones educativas: Sucede cuando las universidades brindan la facilidad
para contratar personal para las empresas que necesitan personas en sus
distintas áreas.

Agencias de empleo: Son organizaciones que se encargan de proporcionar, a
las empresas que necesitan, candidatos idóneos para un empleo vacante, y
también a orientar a profesionales a cerca de donde conseguir empleo.

5.3 SELECCIÓN

La selección de personal es un proceso que integra la vinculación,
mantenimiento, remuneración y bienestar social del factor humano. Todo esto
en búsqueda de la calidad humana en el trabajo. La selección de personal en la
administración esta básicamente dirigida a la consecución del talento humano.
El proceso de selección consiste en una serie de pasos enfocados a elegir que
aspirante se encuentra más apto para ser contratado.
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Hay que tener en claro que en este proceso y de acuerdo al cargo y a la
empresa los procedimientos pueden o bien ser mas resumidos o más
extendidos, es decir, podemos encontrar empresas en las que el proceso de
selección se hará de una forma más larga y con una serie de pruebas o
entrevistas mayor, como es de esperar esto ocurre ya sea por políticas internas
o porque el cargo a ocupar así lo requiere.

PLANEACION DE LA SELECCIÓN

Consiste en anticiparse a la selección y calcular las próximas necesidades de la
empresa en lo referente a trabajadores: en esta planeación es necesario revisar
la necesidad del suficiente personal para desarrollar sus actividades o
simplemente para ocupar un puesto vacante. Con la planeación de selección de
personal lo que se pretende es determinar el número y calificación de las
personas que son necesarias para desempeñar deberes específicos en un
momento dado.

Con la siguiente figura se representa el flujo de la determinación de selección
de recurso humano:

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PROCESO DE SELECCION

1. Cuestionario de solicitud: Mediante este procedimiento se conoce el interés
que tiene el solicitante de obtener el empleo y contiene la información suficiente
para realizar la entrevista inicial.
2. Entrevista inicial: Evalúa rápidamente que tan aceptable es el candidato
para obtener el empleo. Para esta entrevista existen una serie de puntos que
deben ser tomados en cuenta:
a. Antes de comenzar se deben determinar las preguntas que se le hará al
solicitante.
b. Realizar la entrevista en un ambiente tranquilo.
c. Dedicarle toda la atención posible al aspirante.
d. Observar detenidamente la forma en que habla y se comporta el
entrevistado.
3. Pruebas: Las pruebas son pruebas muy sencillas que se encargan de
evaluar, de una manera muy general, las capacidades y aptitudes que tienen
los candidatos a los puestos vacantes.

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4. Investigación de antecedentes y verificación de referencias: Con este
procedimiento lo que se pretende hacer es comprobar la veracidad de la
información que es proporcionada en cuestionario de solicitud y en la entrevista.
5. Entrevistas a fondo para la selección: Generalmente, es realizada por una
persona que se encargue de todas las áreas; son una forma de comprobar la
autenticidad de la información suministrada por el candidato, ya que las
preguntas del entrevistador están basadas en el curriculum o en la solicitud de
empleo que le fue proporcionada.
6. Examen físico: El examen físico es todo un conjunto de exámenes físicos
que proporcionan los resultados sobre el estado de salud en el que se
encuentra el aspirante al empleo vacante.
7. Oferta de empleo: Si el candidato el vacante ha aprobado todas las pruebas
y exámenes a las que ha sido sometido, y si la empresa muestra interés de
contratarlo, le envía directamente una oferta de trabajo, en donde la empresa
demuestra el interés que tiene de contratarlo.

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5.4 FORMULARIOS DE SOLITUD DE EMPLEO

Los formularios de solicitud de empleo tiene el objetivo de proporcionar a la
empresa información sobre los candidatos que se han obtenido atreves del
proceso de reclutamiento incluso en los casos en que los mismos candidatos
ofrecen información detallada en su currículo, las empresas suelen exigir que se
llene un formulario de solicitud de empleo para disponer de información
comparable con la que se obtiene de los otros candidatos.

Los estudiantes de ingeniería industrial de la Universidad Francisco de Paula
Santander le sugerimos a Cobra Segura S.A, que al momento de que alguna
persona vaya a aspirar a un cargo llene el siguiente formulario.

SOLICITUD DE EMPLEO

Fecha:

Nombre completo:

Dirección: Teléfono:

Lugar y Fecha de nacimiento: Nacionalidad:

Cedula N°: seguro social: licencia:

Edad: ¿conoce a alguien de nuestra empresa? Si: No:

Estado civil: N° de hijos: N° de dependientes:

Nombre Completo de las personas que depende de usted:

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Estudios:

Nombre de la institución desde hasta certificado o titulo

Primaria
Secundaria

Universidad
Postgrado

Maestría
Cursos

Otros

¿Habla Usted Ingles? Excelente: % Bueno: % Regular %

¿Lo Escribe? Excelente: % Bueno: % Regular: %

¿otro idioma?

Especifique sus conocimientos de leng. De programación /conocimiento del sistema operativo y/o manejo de herramientas:

Nombre Completo de su Padre: Profesión:

Dirección: Teléfonos:

Nombre Completo de su Madre: Profesión:


Persona que debe ser notificada en caso de emergencia:

Nombre Parentesco Dirección Teléfonos

Nombre Completo del Conyugue: Edad:

29


Trabaja en: Desde:


Cargo que desempeña su conyugue: salario:

¿Qué enfermedades serias a tenido usted (nombre y fecha)?

5.5 EXÁMENES MÉDICOS

A los candidatos seleccionados se les realiza exámenes medico, los cuales son
necesarios para:

1. Relacionar el perfil del paciente con las necesidades del cargo dentro de las
exigencias laborales existentes.

2. Tener en cuenta todos los riesgos ocupacionales detectados, contando con
los factores inherentes al cargo a desempeñar.

3. La conformación ergonómica de los candidatos.

5.6 DESCRIPCION DEL PUESTO

Poner en contacto el candidato con el entorno que rodeará el cargo que puede
llegar a desempeñar, para despejar cualquier expectativa equivocada que pueda
llegar a formarse, y a su vez para que se forme una imagen real de sus
funciones.

5.7 DECISION DE CONTRATAR

30


La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección.
Esta responsabilidad puede corresponder al futuro supervisor del candidato o el
departamento de talento humano. Con el fin de mantener la buena imagen de la
organización, conviene comunicarse con los solicitantes que no fueron
seleccionados. El grupo de los rechazados equivale a una inversión en tiempo y
evaluaciones, y de él puede surgir un candidato idóneo para otro puesto. Incluso
si no se contemplan vacantes a corto plazo es conveniente conservar los
expedientes de todos los solicitantes, para construir un valioso banco de capital
humano potencial.

5.8 INDUCCIÓN

La inducción es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al nuevo
empleado la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de
trabajo. Este proceso de adaptación se da tanto en el puesto de trabajo como en
la organización. Teniendo en cuenta este proceso de orientación facilita la
adaptación al equipo de trabajo y el colaborador sienta alegría de trabajar en esa
organización y ganas de continuar trabajando en la misma.Es realizada por el
jefe de área durante un día. Fases de un programa de inducción

> Las fases del diseño del programa de inducción son: objetivo, contenidos
referidos a la organización, evaluación y seguimiento.

> Es importante también que el supervisor tenga una entrevista con el nuevo
empleado verificando la comprensión de la inducción y aclarando los puntos que
quedaron poco claros.

> Proporcionando la descripción de tareas, objetivos del puesto y del área,
relación con otros puestos, presentación a compañero o equipo de trabajo y el
sistema de evaluación de desempeño

31


5.9 PERIODO DE PRUEBA

El periodo de prueba se realiza para observar el rendimiento del empleado en el
nuevo puesto de trabajo y decidir su permanencia en la empresa. Su tiempo de
duración es de 3 días como máximo pero una semana en los cargos
administrativos.

6. EVALUACION DE DESEMPEÑO

Es un procedimiento estructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre
los atributos, comportamientos y resultados relacionados con el trabajo, así
como el grado de absentismo, con el fin de descubrir en qué medida es
productivo el empleado y si podrá mejorar su rendimiento futuro.

Importancia de la Evaluación del Desempeño

Permite implantar nuevas políticas de compensación, mejora el desempeño,
ayuda a tomar decisiones de ascensos o de ubicación, permite determinar si
existe la necesidad de volver a capacitar, detectar errores en el diseño del
puesto y ayuda a observar si existen problemas personales que afecten a la
persona en el desempeño del cargo.

Objetivos de la Evaluación del Desempeño

32


La evaluación del desempeño no puede restringirse a un simple juicio
superficial y unilateral del jefe respecto del comportamiento funcional del
subordinado; es necesario descender más profundamente, localizar las causas
y establecer perspectivas de común acuerdo con el evaluado.

Si se debe cambiar el desempeño, el mayor interesado, el evaluado, debe no
solamente tener conocimientos del cambio planeado, sino también por qué y
cómo deberá hacerse si es que debe hacerse.

Usos de la evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño no es un fin en sí misma, sino un instrumento,
medio o herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la
empresa. Para alcanzar ese objetivo básico y mejorar los resultados de los
recursos humanos de la empresa, la Evaluación del Desempeño trata de
alcanzar estos diversos objetivos intermedios:

La vinculación de la persona al cargo.

Entrenamiento.

Promociones.

Incentivos por el buen desempeño.

Mejoramiento de las relaciones humanas entre el superior y los subordinados.

Autoperfeccionamiento del empleado.

Informaciones básicas para la investigación de Recursos Humanos.

Estimación del potencial de desarrollo de los empleados.

Estímulo a la mayor productividad.

Oportunidad de conocimiento sobre los patrones de desempeño de la
empresa.
33


Retroalimentación con la información del propio individuo evaluado.

Otras decisiones de personal como transferencias, gastos, etc.

6.1 EVALUACION DE 360°

Los objetivos de realizar una evaluación de 360 grados son:

34


1. Conocer el desempeño de cada uno de los evaluados de acuerdo a
diferentes competencias requeridas por la organización y el puesto en
particular.

2. Detectar áreas de oportunidad del individuo, del equipo y/o de la
organización.

3. Llevar a cabo acciones precisas para mejorar el desempeño del
personal y, por lo tanto, de la organización.

El verdadero objetivo de las evaluaciones de 360º es el desarrollo de las
personas.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

a) La Evaluación de 360 grados, debe aplicarse previamente a la Evaluación del
Desempeño del trabajador.

b) El encuestado, debe ser lo más objetivo posible para asignar las
calificaciones de cada competencia, asimismo debe señalar con una “X” la
calificación que mejor describa al evaluado. Si la calificación es 1 ó 5; deben
justificar con un BREVE comentario.

c) La Hoja Resumen de la Evaluación de 360 grados tiene carácter de Acta, en
el se reflejarán los resultados finales, siendo responsabilidad del Jefe Inmediato
realizar los resúmenes de cada punto respectivamente. Concluida la evaluación
deberá ser archivado en el file de personal respectivo.

d) El Jefe Inmediato, debe sostener una entrevista con el trabajador, a fin de
comunicarle cuales han sido las apreciaciones registradas, presentando los
resultados en forma agregada, sin referencias personales
35


7. RECOMENDACIONES

Durante el trabajo pudimos desarrollar los diferentes temas propuestos en
clase, los cuales nos ayudaron al mejoramiento y construccion de los valores
corporativos, objetivos, analisis dofa, etc.

Se implemento una evaluacion de desemepeño, la cual la empresa no tenia,
ya con esto puede implantar nuevas políticas de compensación, mejora el
desempeño, ayuda a tomar decisiones de ascensos o de ubicación. De tal
forma nos ayuda a obtener un buen reclutamiento de personal para el
cumplimiento de las metas propuestas por Cobra Segura S.A. Implementando
un buen proceso de selección al realizar una entrevista, el proceso de
selección, la decisión de contratar, etc.

Para terminar la efectividad de la administración de una empresa no depende
del éxito de un área específica sino del ejercicio de una coordinación
36


balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada
realización de las actividades de las principales áreas funcionales.

8. CONCLUSIONES

Con este trabajo se logro poner en práctica los conocimientos adquiridos
en la materia de administración teniendo como referencia COBRA
SEGURA S.A.

En COBRA SEGURA S.A se vio reflejada el buen desempeño de sus
empleados en las diferentes áreas de la empresa.

COBRA SEGURA S.A. busca un complemento integral entre el
desarrollo de su planeación estratégica y una gran credibilidad que lo
lleve a ser una empresa líder en la región.

37


En COBRA SEGURA S.A se consiguió que las tareas se ejecuten de la
mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar
los objetivos.

BIBLIOGRAFIA

 Administración de personal y recursos Humanos. Quinta Edición William
B. Werther.

 Administración de personal. Jose Manuel Vullegas. Segunda Edición

 Manejo de Personal y Reclutamiento Industriales. Sexta Edicion. Pale
Joder.

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COBRA SEGURA
Versión: 1
MANUAL DE FUNCIONES
15 de enero 2013

INTRODUCCION

El presente manual tiene como objetivo servir de guía para enfrentar las
diversas situaciones en las labores de cobranzas, así como también conllevar
aquellos clientes que se encuentren con retardo o morosidad. Se detallaran los
procesos y las herramientas con las que se cuentan para el buen
funcionamiento de la cobranza lo cual nos lleva a tener que buscar formas más
eficientes y profesionales de organizar los procesos de entrega y seguimiento
de los créditos, buscando establecer parámetros de asignación estándar, así
como procesos que sean sencillos y ágiles.

MISION

Brindar un servicio eficiente, confiable y oportuno a nivel nacional posibilitando
el incremento en la productividad y competitividad de nuestros clientes, con el
fin de:

Garantizar la satisfacción de los requerimientos y expectativas de nuestros
clientes, brindando un servicio de excelente calidad.
Trabajar con transparencia, honestidad, equidad y lealtad.

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COBRA SEGURA
Versión: 1
MANUAL DE FUNCIONES
15 de enero 2013

VISION

Prestar asesoría en la administración y recuperación efectiva y segura de la
cartera, incorporando personal idóneo, eficiente y motivado, implementando
recursos tecnológicos avanzados y la más alta calidad del servicio.

Adicionalmente crear los medios y herramientas necesarias para contribuir a
una eficaz y ágil gestión.

CONCEPTOS BÁSICOS DE COBRANZAS

En las gestiones de cobranzas, las carteras que se revisan usualmente son las
siguientes:

Documentos por cobrar: en esta cartera se encuentran cheques con
vencimientos futuros que provienen de distintas operaciones tales como
factoring, capitales de trabajo, chequering, etc. La gestión de cobranza en esta
cartera se realiza cuando existen documentos que encontrándose en esta
cartera, las fechas de dichos cheques se encuentran vencidas, o en el caso de
las gestiones de cobranza preventivas.

Mora: en esta cartera se encuentran operaciones con facturas, capitales de
trabajos, capitales programados, créditos de consumos, LCA, automotriz, etc.
que a la fecha de vencimientos de cada unos de esos documentos tienen mas
de 4 días de mora. Los plazos de las operaciones que intervienen en esta
cartera de morosidad son desde 5 hasta 90 días de atraso.

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COBRA SEGURA
Versión: 1
MANUAL DE FUNCIONES
15 de enero 2013

Vencida: en esta cartera se encuentran operaciones con facturas, capitales de
trabajos, capitales programados, letras provenientes de distintas operaciones,
créditos de consumos, LCA, etc. que a la fecha de vencimientos de cada unos
de esos documentos tienen más de 90 días mora. Los plazos de las
operaciones que intervienen en esta cartera de morosidad son desde 91 hasta
999 días o más de atraso.

Cheques protestado oficina: en esta cartera se encuentran cheques con
vencimientos futuros que provienen de distintas operaciones tales como
factoring, capitales de trabajo, chequering, etc.

Letra protestada oficina: en esta cartera se encuentran operaciones como
capitales de trabajos, capitales programados, créditos de consumos, que son
respaldados con letras de cambio y que a la fecha se encuentran en morosidad.

TIPO DE COBRANZA

La cobranza que se gestiona en Logros se clasifica en 3 etapas. Cada una de
ellas tiene un objetivo propio que en su conjunto pretende retornar los dineros
que los clientes tienen comprometidos con la empresa.

Cobranza Preventiva: Este tipo de cobranza pretende adelantarse a los
vencimientos de compromisos de los clientes. La principal característica es que
debe ser amistoso y cercano al cliente con el objeto de recordarle el
compromiso futuro. También permite actualizar datos personales y comerciales
de los clientes.

Cobranza Prejudicial: Este tipo de cobranza pretende recuperar en el menor
plazo posible los dineros que no fueron recuperados en los tiempos
establecidos. En este caso se utiliza distintas técnicas para forzar el pago.

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COBRA SEGURA
Versión: 1
MANUAL DE FUNCIONES
15 de enero 2013

Desde los llamados telefónicos, las visitas en terreno, en esta etapa se utiliza el
ingreso del cliente a Dicom.

Normalización: La normalización permite estructurar y planificar las vías de
pago de las deudas de los clientes, de una forma realista y de acuerdo a las
posibilidades del cliente. En algunos casos la reprogramación sirva para dar
salida a todos aquellos clientes que se encuentran con problemas actuales y
futuros en sus flujos de dinero, o también en el caso de que los clientes estén
cobrados judicialmente, de tal manera que regularizar su deuda en las oficinas
de Logros y no en los tribunales.
La normalización nos permite mejorar posición, ordenar los pagos de acuerdo a
las posibilidades del cliente y en el mediano plazo terminar con la deuda de
este.

FUNCIONES Y CARGOS

NOMBRE DEL CARGO: GERENTE

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NIVEL: Directivo
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente general
NUMERO DE CARGOS: 01
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: No aplica

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COBRA SEGURA
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MANUAL DE FUNCIONES
15 de enero 2013

2.PROPÓSITOS PRINCIPALES

 Establecer los mecanismos y métodos de prevención, ejecución,
evaluación y de mejoramiento continuo para fortalecer el control de la
Entidad.

 Establecer planes y programas para cumplir con la Misión y Visión de la
Entidad.

 Dirigir, coordinar y evaluar las actividades de los demás trabajadores a
su cargo, con base en las actividades programadas.

 Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades se
cumplan por los responsables de su ejecución para que todas las
dependencias ejerzan adecuadamente esta función.

 Velar por el cumplimiento de las leyes, políticas, procedimientos,
planes, programas, proyectos y metas de la empresa y recomendar los
ajustes que sean necesarios.

 Generar y aplicar planes integrales de mejoramiento que garanticen el
desarrollo institucional de la empresa.

 Promover actividades de mejoramiento continuo para lograr la eficiencia
administrativa.

 Toma de decisiones mediante asesorías propias y del personal a su
cargo para que se obtengan los resultados esperados.

 Fomentar en todas las dependencias de la entidad la formación de una
cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo para el
cumplimiento de la misión y visión institucional.

 Velar por el buen uso de los bienes y demás recursos asignados a su
cargo para el cumplimiento de sus funciones.

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MANUAL DE FUNCIONES
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3. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES.

 Políticas públicas en administración y finanzas
 Normas sobre administración de personal.
 cobranza jurídica y comercial de cartera y asesoría jurídica del sector
financiero.

4. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA.

Derecho, Encomia, Administración de
TITULO PROFESIONAL: Empresa, Contaduría, Administración
Publica, Finanzas.

Tres (3-4) años de experiencia
EXPERIENCIAS: profesional.

NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE COBRANZAS


NIVEL: Administrativo
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de cobranza
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general

2. PROPÓSITOS PRINCIPALES

 Establecer Políticas, proyectos y planes a favor del Área.

 Controlar y Supervisar el cumplimiento de Funciones y Procedimientos

 Recuperación, negociación de deudas vencidas

 Elaborar informes e indicadores del Área de Cobranzas

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COBRA SEGURA
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 Revisar la planificación semanal y diaria que realicen los cobradores

 Tener conocimiento de los vales de intercambio que sean entregados
por administración para su respectivo ingreso al reporte diario.

 Informar al supervisor de ventas al crédito sobre clientes con problemas
de pago.

 Tener conocimiento sobre facturas que tengan que ser anuladas

 Reportar mensualmente a Contabilidad sobre saldos de Cuentas por
Cobrar

 Elaborar informe mensual consolidado de ingresos y liquidación para el
pago de comisiones

 Reportar cada mes a Administración de los gastos de Transporte.


 cobranza jurídica y comercial de cartera y asesoría jurídica del sector
financiero.


Derecho, Encomia, Administración de
TITULO PROFESIONAL: Empresa, Contaduría, Finanzas.

Tres (3) años de experiencia

NOMBRE DEL CARGO: ASISTENTE DE COBRANZA

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COBRA SEGURA
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MANUAL DE FUNCIONES
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DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar
NUMERO DE CARGOS: 0
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de cobranza


 Reemplazara al Jefe de Cobranzas cuando este lo requiera o se
encuentre de vacaciones.

 Mantener actualizadas las carpetas de los clientes por intercambio.

 Mantener al tanto a los clientes por intercambio de sus deudas
realizando la respectiva conciliación.

 Archivar las conciliaciones realizadas con el cliente en las carpetas
correspondientes, guardando una copia en la carpeta del cliente que se
archiva en administración.

 Sacar reporte cada 01 y 15 de mes para entregar a los Promotores de
Venta.

 Ingresar los vales de intercambio al formato de Reporte Diario de
Cobranzas.

 Recibir pagos de clientes que cancelan en oficina y entregar al Jefe de
Área.

 Entregar a Administración los reportes de los promotores de venta con
las deudas de los clientes morosos para el respectivo descuento.

 Registrar y llevar un control de los contratos de intercambio.

 Sacar reporte de intercambio mensualmente y entregar a
administración.

 Revisar e ingresar los depósitos que entrega la Administración,

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COBRA SEGURA
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MANUAL DE FUNCIONES
15 de enero 2013

realizados a las Cuentas Corrientes de la Empresa.

 Coordinar con Contabilidad la baja de intercambio.

 Revisar la Hoja de Ruta, recibos, cheques y efectivos que entrega el
Cobrador al finalizar el día.

 Entregar recibos a los cobradores y registrar en un cuaderno.

 Sacar fotocopias a los vales de intercambio y archivar.

 Archivar los Reportes de Saldo de Facturas Pagadas


 Manejo de computadora y office (Word, Excel, Outlook).

 Habilidad Numérica.

 Conocimientos básicos de Contabilidad.


Encomia, Tecnólogo en
TITULO PROFESIONAL: Administración de
Empresa, comercio exterior

un (1) años de experiencia

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COBRA SEGURA
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MANUAL DE FUNCIONES
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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO


DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general


 Recibir facturas, entregar a quien corresponda y archivar en orden las
copias.

 Ordenar y archivar las hojas de ruta, finalizado el mes.

 Buscar contratos, órdenes de compra y otros documentos cuando este
sea necesario.
 Consultar con el encargado de área cuando hayan clientes nuevos.

 Copiar en Excel el listado de facturación del día, poner el nombre a
quien se entrega las facturas, hacer firmar y archivar.

 Hacer seguimiento a los clientes que pagan con planillas a través del
Banco y recoger cuando estén los cheques.

 Enviar las facturas a clientes de provincias y otros departamentos con
sus respectivos recortes de publicación.

 Buscar dirección. Teléfonos o recortes de algún aviso ò publicidad que
no se ha encontrado del cliente llenar correctamente el formulario de
salida de trabajo, adjuntar hoja de ruta y entregar en el día, sellado por
la empresa a la cual visito.

 Sacar fotocopias y /o enviar Fax cuando se requiera.

 Revisar las cuentas por cobrar.

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COBRA SEGURA
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MANUAL DE FUNCIONES
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 Registrar las facturas anuladas con la debida información del porque se
está anulando la misma.

 Dejar facturas de algunos clientes especiales cuando este sea
necesario.

 Registrar las facturas anuladas.

 Realizar el seguimiento a las facturas enviadas a clientes del interior
para el pago de las mismas.


 Manejo de computadora y office (Word, Excel, Outlook).

 Habilidad Numérica.

 Conocimiento de la Geografía de la Ciudad.



Auxiliar contable, secretariado, alta
TITULO PROFESIONAL: gerencia, Técnico bachiller

Tres (0-1) años de experiencia

NOMBRE DEL CARGO: GESTOR DE COBRANZA


DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Recaudos

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MANUAL DE FUNCIONES
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CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de cobranza


 Actualizar las carpetas de los clientes.

 Cumplir con la planificación de las visitas semanales para cobro de
facturación según carteras vencidas y por vencer.

 Entregar la Hoja de Planificación Semanal al Jefe de Área.

 Realizar el seguimiento de los clientes de acuerdo a la cartera,
llamando al cliente y visitando para el cobro respectivo.

 Mantener al tanto a los clientes de sus deudas por medio de la entrega
de estados de cuenta, guardando la copia sellada de los mismos en la
carpeta correspondiente.

 Solicitar cartas al Jefe de Área para clientes morosos y hacerlas llegar a
los mismos.

 Entregar Hojas de Ruta, recibos, con sus respectivos cheques ò
efectivos al Jefe de Área al finalizar el día.

 Verificar las causas de devolución y de no recibidas las facturas e
informar al Jefe de Área por escrito.

 Verificar direcciones de los clientes en los contratos e investigar en
caso de cambio de dirección.

 Entregar facturas de publicidad al crédito.

 Mantener la cantidad y los días de mora al mínimo posible.


 Manejo de computadora y office

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COBRA SEGURA
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Comercio exterior, finanzas, areas
TITULO PROFESIONAL: afines con la administracion.

Dos (2) años de experiencia

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