El archivo y los Software de Gestión Documental

1. LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Y LOS PROCESOS GESTIONADOS
POR SOFTWARE

2. ARCHIVO HOSPITALARIO FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRO
Se divide en :
Archivo central: organizado por secciones y sus respectivas sub-secciones, ordenación( dependiendo del asunto se
utiliza la ordenación sea alfabética, numérica o cronológica, sin dejar a un lado el principio de orden original y el
principio de procedencia) y descripción ( se realiza a través de la utilización de rótulos, hojas de control, inventarios
documentales, entre otros que facilitan la recuperación de la información).
Archivo clínico: teniendo en cuenta la especificidad de los documentos que se conservan y custodian, a fin de
conseguir una mejor organización se hace utilización del Sistema Digito Terminal Compuesto y semaforización de las
carpetas las cuales son identificadas por tipo y número de identificación del paciente.
ARCHIVO SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Se encuentra organizado por series:
comunicaciones, dentro de esta serie se encuentran:
PQRS, entradas, salidas e internos, organizados siguiendo
el número del radicado o requerimiento; informes se
archivan sin alterar los principios de procedencia y orden
original por años desde el 2005 al 2010, canasta
complementaria, se archiva por meses, localidad y por
tipo de canasta, aportes voluntarios, se archiva por
meses y localidad.) También se cuenta con un archivo
especializado para contratación y el archivo central que
cuenta con una sede principal y otras bodegas.
ARCHIVO G4S SETECSA
El archivo se encuentra organizado por bodegas ya que en
esta empresa se manejan los tres tipos de archivos como
son el de gestión, central e inactivo. Existen también áreas
o dependencias en donde los documentos se encuentran
en diferentes estados como magnéticos, digital y papel etc.

3. ARCHIVO ISARCO INMOBILIARIA SAS
(EMPRESA PRIVADA)
Estamos conformados como grupo empresarial, de esta forma el archivo de gestión esta clasificado y organizado por
empresas y a su vez por áreas con base a la tabla de retención documental de cada una de ellas, se hace en forma:
- Cronológica: para Diseño, Contratos de arriendos, Planeación, Administración de Propiedad Horizontal, Recursos
Humanos, Tecnología, Calidad, Ventas y Construcción.
- Alfabética: para las Historias Laborales.
- Numérica: para contabilidad y Compras.
El archivo inactivo esta ubicado en una bodega, se conoce el contenido de la documentación y se puede acceder a ella
cuando se necesita pero no esta totalmente terminado. Próximamente se pretende dejarlo como un archivo central
CONFENALCO – QUINDIO
Todos los procesos desde la producción de los documentos que elaboran las diferentes áreas, se recepciona tanto
la correspondencia recibida que llega de la calle, como la correspondencia que emiten las diferentes áreas, se
distribuye la correspondencia recibida por medio de unos recorridos diarios que consisten en tres recorridos de
mensajería en la mañana y tres en la tarde, este funcionario se encarga de despachar la correspondencia y recibir la
despachada para enviarla de acuerdo al trámite, en el caso de la correspondencia recibida se pasa a las áreas y estas
se encargan de tramitar de acuerdo a la prioridad que tenga el oficio o al tramite q se debe llevar a cabo, ya sea legal,
de alguna vinculación o de lo que se esté manejando. La organización se maneja de acuerdo a la descripción
documental, cuando llegan los oficios ya las pruebas de entrega o lo que envían para archivar se clasifica de acuerdo
a las series documentales, se escanea y se sube al servidor, la correspondencia de por si va toda radicada en el
programa DIGITALIZA

4. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
(FACULTAD DE MEDICINA)
El archivo de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá, Facultad de Medicina, está
diseñado específicamente para la administración de los archivos y la información documental
de la Universidad. Se basa en tres conceptos archivísticos básicos:
Principio de procedencia, orden natural y ciclo vital de documento.
La organización de los documentos está dividida en tres fases reglamentadas por las Tablas
de retención y de Valoración documental
ARCHIVOS DE GESTIÓN: los documentos se
conservan temporalmente en las oficinas de
cada sede por concepto de trámite o consulta
permanente.
ARCHIVOS CENTRALES: Fase diseñada para
agotar los valores primarios de los
documentos, centralizar los archivos de
gestión y garantizar su preservación
organizada y acceso, es administrada por la
respectiva oficina de archivo de sede o
secretaría de sede a nivel nacional.
ARCHIVOS HISTÓRICOS: Está formada por
los documentos de valor histórico, cultural o
testimonial que han agotado sus tiempos de
retención en el archivo central. Esta fase es
administrada por la respectiva oficina de
archivo de sede o secretaría de sede de
nacional. Los archivos en sus tres etapas se
encuentran organizados cumpliendo con las
normas ambientales y con la legislación
colombiana "ley 594 de 2000”.

5. ARCHIVO
SECRETARIA
DE
INTEGRACIÓN
SOCIAL
(SI)
ARCHIVO
HOSPITALARIO
FUNDACIÓN
HOSPITAL SAN
PEDRO
(ESTA EN
PROCESO)
ARCHIVO
G4S
SETECSA
(SI)
ARCHIVO
ISARCO
INMOBILIARIA
SAS
(ESTA EN
PROCESO)
CONFENALCO
QUINDIO
(SI)
UNIVERSIDAD
NACIONAL DE
COLOMBIA
(SI)

7. • Planeación, a través de la normalización y control de los documentos,
producción, a través de la utilización del manual de gestión documental,
organización, a través el desarrollo de los procedimientos de
clasificación, ordenación, descripción. transferencia, transferencias de
los archivos de gestión (primarias) en el archivo central y luego la
transferencia que se hace del central al archivo histórico (
secundarias).disposición de documentos, preservación a largo plazo,
valoración, se realiza en reunión de comité de archivo o comité de
historias clínicas; la cual se realiza teniendo en cuenta valores
administrativos, jurídicos, científicos, culturales e investigativos.
FUNDACIÓN HOSPITAL
SAN PEDRO
• Producción documental, recepción de documentos, distribución
, trámite , organización , consulta, disposición final de los
documentos.
SECRETARIA DE
INTEGRACIÓN SOCIAL
• Recolección de
información, recepción, codificación, organización, distribución, cons
ervación, consulta y disposición final de las unidades documentales
completamente actualizada frente a las inserciones que llegan.
G4S SETECSA

8. • Planeación, producción, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo, valoración.
ARCHIVO ISARCO
INMOBILIARIA SAS
• Planeación, producción, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo, valoración.
UNIVERSIDAD NACIONAL
DE COLOMBIA
• Producción, Recepción, distribución , tramite, organización
, consulta, conservación y distribución final
COMFENALCO - QUINDIO

9. ¿Qué software administra el archivo y cual es?
Secretaria de Integración =
ORFEO
• Es un software muy útil que facilita las tareas
administrativas porque, acompaña todos los
procesos del programa de gestión
documental de las entidades y permite la
trazabilidad de los documentos y su
organización y clasificación de acuerdo a las
Tablas de Retención Documental, opera bajo
licencia GNU/GPL, que significa licencia
publica general, es decir este software está
cubierto por una licencia de software libre.

10. ¿Qué software administra el archivo y cual es?
NO TIENE SOFTWARE

11. ARCHIVO G4S SETECSA
= DATAWEB
• Es un software utilizado por el programa Oracle
y que permite realizar todo tipo de
modificaciones y almacenamiento de datos.
Este permite administrar y controlar las unidades
documentales y los documentos, visualiza al
detalle todas las actividades y permite que el
cliente visualice las imágenes y esta a su vez
como está siendo tratado.
¿Qué software administra el archivo y cual es?

12. ARCHIVO ISARCO
INMOBILIARIA SAS =
PORTAL DIGITAL
• Es un software que se esta desarrollando
para facilitar el procesos de gestión
documental de la empresa con el fin de que
la organización y clasificación sea de
acuerdo a las TRD.
¿Qué software administra el archivo y cual es?

13. UNIVERSIDAD NACIONAL
DE COLOMBIA = WORK
FLOWS, SINAB Y SIA
• Administra una base de datos que guarda los
archivos que permite el acceso a la
información, según la clase de usuario, autoriza
gestionar la información de las multas a los
usuarios, prestamos bibliotecarios, accede a la
gestión a través de un sistema de radio
frecuencia gestionando la disponibilidad y
existencia de los materiales bibliográficos.
¿Qué software administra el archivo?

14. • El SINAB es una base de datos múltiple que incluye las clasificaciones
de documentos, revistas electrónicas, los libros de las Unidades de
Bibliotecas entre otros conectados con la bases de datos de otras
universidades del País y las más destacadas del mundo para la
colaboración en línea. Este software es utilizado en toda la entidad.
La Universidad administra el
Software Work Flows, sistema
Sinab. Y Sia La Unidad de Archivo
posee para el manejo de los
documentos los sistemas: manejo
de Work Flows basados en
sistemas de bases datos y el
Sistema SINAB del Sistema
Nacional de Bibliotecas
• El Sistema de Información Académica. SIA Administra la información
relacionada con los procesos académicos y estudiantiles que se llevan a
cabo en la Universidad, mediante cada uno de los subsistemas que
hacen parte del mismo: Hoja de Vida, Programas
Curriculares, Programación
Académica, Inscripciones, Calificaciones, Gestión Económica
, administración y soporte
Por su reciente aplicación se está
migrando de los formatos físicos a
un sistema mixto que incluye
registros por escrito y tablas, bases
de datos y listados de la Suite de
Ofimática de Microsoft Office.
• Los sistemas de manejo de datos, calificaciones, información
personal y financiera de los estudiantes se maneja con un
software de acceso privilegiado que se llama Oracle Universitas
XXI y Unal Sia que cuentan con credenciales de acceso para las
dependencias con los diferentes niveles de ingreso a la
información confidencial.
SISTEMA SIA y Universitas XXI

15. COMFENALCO QUINDIO
= DIGITALIZA
• Este maneja los cuatro tiempos en cuanto a la correspondencia recibida que
llega de afuera, primero se radica, se llenan todos los campos, es decir, se
indexa la información, se le pone un rotulo y se escanea el documento. Y este
sube a un servidor para que todos los equipos que estén en red y los usuarios
con sus respectivas claves puedan consultar dichos documentos, este sale
como una foto. Las áreas lo bajan y lo consultan solamente, a estos
documentos no se les puede hacer modificaciones. En el caso de la
correspondencia despachada se hace lo mismo, se indexa, se escanea, se sube
al servidor. A diferencia de que cuando son documentos del departamento la
prueba de entrega es el recibido, esta prueba de entrega vuelve y se escanea, se
escanea solo la hoja donde esta la prueba de entrega, los otros oficios no son
necesarios, para que las áreas tengan el acceso a la prueba de entrega.
¿Qué software administra el archivoy cual es?

16. SEGURIDAD: A través de la restricción de ingreso, con letreros
visualmente La seguridad cuenta con puertas y chapas de calidad las
cuales se aseguran muy bien después de cada jornada, cámara de
seguridad cerca del depósito y con la restricción de personal no
autorizado a fin evitar la sustracción de los documento, en cuanto a la
alteridad no se han presentado casos debido a que la mayor parte de
la información generada o producida por la unidades o dependencias
funcionales se encuentra en físico lo que es facilita en cierto modo la
evidencia en caso de presentarse además porque existen registros de
préstamos donde se especifica las condiciones del documento o
material consultado, la conservación se realiza a través de la
utilización de elementos de prevención como lo es extintores
multipropósito, detectores de humo, deshumidificadores, estructura
física alejada de zonas húmedas, utilización de carpetas, cajas, ganchos
plásticos con norma técnica, en la parte ambiental se realiza limpieza y
desinfección, fumigación con termo nebulizadores cada 6 meses y por
empresa certificada, instalación de cebaderos entre otros y la
privacidad se da por la restricción que existe de consultas o acceso a la
información, las cuales solo pueden ser realizadas por personal
autorizado por norma, por función o por política institucional.

17. ORFEO
FUNCIONES
Trámite.
Digitalización.
Entrega de
documentos
Módulos:
Autenticación,, radicación
unitaria y masiva,
digitalizador, consultas,
transacciones de
radicados,
administración,
estadísticas, Tablas de
Retención Documental,
préstamo y control de
documentos, envíos,
archivo, flujos y
expedientes.
VENTAJAS
Protege y da
valor a la
información.
Facilita la
búsqueda, el
servicio y la
productividad.
Ahorra costos y
aporta eficacia a
la
administración
de archivos.
CARACTERÍSTICAS
Ahorra costos y
recursos.
Facilita el control
de los
documentos.
Puede instalarse
en cualquier
sistema
operativo
Maneja varios
formatos.
Permiten gestionar
electrónicamente la
producción
documental.
Evita el manejo de
papel.

18. Orfeo para restringir el acceso a personal no autorizado utiliza el sistema de identificación
de usuario y contraseña, creados por el administrador de la entidad, los usuarios tienen
distintas categorías, es decir hay “usuarios ciudadanos”, “usuarios externos” “usuario
administrador”, “usuario normal”.
• A los documentos puede otorgárseles un nivel de seguridad en la opción de información
general, es decir los documentos pueden ser públicos o reservados.
Orfeo también permite firmar digitalmente los documentos antes de ser enviados por el
sistema, para lo cual el usuario debe solicitar al administrador del sistema el certificado y
la activación del permiso. Lo que le otorga fiabilidad e integridad al documento y la
certeza de no repudio al momento de su recepción porque se podrá confirmar la identidad
de la persona que firmo el documento.

19. FUNCIONES: El programa DATAWEB maneja las
funciones de consulta e ingreso de información,
ubicación, préstamo, radicación y demás procesos que
exigen una buena administración documental.
VENTAJAS: Permite que la compañía sea
reconocida por la utilidad y propio beneficio que
este ofrece haciendo que sea más reconocido
en el mercado como un programa que ofrece
estabilidad en la información y lo más importante
seguridad.
SEGURIDAD: Este sistema permite que sea el usuario y contraseña únicos e
intransferibles, dan al detalle de las actividades de cada usuario permitiéndonos realizar la
búsqueda o recuperación de la información de una manera más rápida, este sistema
permite que después de determinado tiempo si el programa no es utilizado se cierre
automáticamente permitiendo confiabilidad a las tareas que se estaban haciendo en ese
momento; es totalmente privado puesto que la tareas asignadas a un funcionario es para él
y nadie puede manejarlas ni observarlas.
CARACTERÌSTICAS: La mayor
característica que tiene este programa es
que es muy confiable y es muy seguro frente
a la seguridad de la información aparte
permite tener fácil acceso a los usuarios.
Funciones, características, ventajas y seguridad del
Softwaredel Archivo G4S SETECSA

20. FUNCIONES:
• Controlar la recepción y prestamos de documentos, Permite la
digitalización de información interna y manejo de formatos institucionales
CARACTERÌSTICAS:
• Software propio hecho para beneficios de la propia empresa con
características especificas para satisfacer las necesidades de la entidad.
VENTAJAS:
• Permite tener alcance de los documentos por áreas, al igual que su
conservación sin necesidad de manejar documentos físicos, gracias a
esto hay optimización de procesos y ahorro de tiempos.
SEGURIDAD
• Contraseñas únicas para cada usuario el cual permite verificar cada paso
que da dentro del sistema, no uso de puertos USB, ingreso a paginas de
internet limitadas, back up automático en el servidor propio y principal.
Funciones, características, ventajas y seguridad del
Softwaredel Archivo Isarco Inmobiliaria SAS

21. Vigila el cumplimiento y elabora propuestas de actualización del Reglamento General de Archivos en
todos los niveles y lo aplica.
Las demás que se deriven de la Ley, los estatutos, reglamentos de la Universidad y aquellas que le deleguen las
instancias competentes. en materias de gestión documental y preservación del patrimonio documental
Ejerce la Secretaría del Comité Nacional de Archivo y del Comité de Archivo Inter sedes.
Coordina la preparación, ejecución y seguimiento a los
planes de desarrollo, proyectos y programas de las
Unidades de Archivo de la Universidad.
Aprueba, en todos los niveles las metodologías para el
trabajo de archivos.
Apoya las políticas relacionadas con la conservación, cuidado, protección, preservación
documental y la memoria institucional de la Universidad.
Asesora a las Unidades de Archivo de Sede y oficinas del
Nivel Nacional en materia archivística.
Coordina y garantiza las labores de
organización, custodia, conservación y acceso de los
Archivos Centrales y del Archivo Histórico.

22. Maximizar los resultados y minimizar
la pérdida de tiempo e información ya
que el gestor de flujos de
trabajo ayuda a promover el trabajo
colaborativo, motivar a los
colaboradores implicados en el flujo
de trabajo y facilita el
teletrabajo, pudiendo acceder al
trabajo con cualquier acceso a
internet.
Establecer mecanismos
de control y
seguimiento en
los flujos de
trabajo o procesos.
Agilizar el intercambio
de información y la
toma de decisiones de
cualquier proceso.
Permitir realizar
seguimiento, generar
estadísticas y alertas
sobre cada uno de los
procesos que se manejan
en la entidad
Los usuarios y contraseña se
asignan según los roles y
privilegios que tengan los
miembros de la universidad para
los diferentes plataformas y
servicios.
Facilita gestión
de los
documentos
Servidores propios
donde están
guardados los datos,
propia Intranet o red
local
Manejo de datos e
información personal y
financiera de los
estudiantes se hace con
un software de acceso
privilegiado llamado
Oracle
Cada dependencia tiene un kit
de software en plataformas
independientes para el accesos
por un sistema operativo en
virtual box y registro de
dirección IP ante la unidad
nacional de informática

23. FUNCIONES: Las
funciones están
relacionadas con los
procesos del PGD y las
políticas que maneja el
archivo.
CARACTERÌSTICAS: Las características consisten en la facilidad de la
consulta de los usuarios, la agilidad para el trámite y distribución de los
documentos, la seguridad pues el programa no permite la alteración de
documentos. También es de resaltar la conservación de los
documentos, este se hace a su vez de a cuerdo a políticas nacionales.
VENTAJAS: Todas las ventajas, pues con el manejo de la tecnología ya se tiene toda la
información a la mano, tampoco se hace necesario guardar tanto documento físico, el archivo
esta mas documentado, la consulta para los usuarios es eficaz, el préstamo de carpetas físicas y la
facilidad de que se pierda la información ya ha disminuido. La información interna fluye porque
aquí se maneja el correo electrónico por medio de la intranet.
SEGURIDAD: Cuando los documentos se escanean y se suben al servidor no se pueden alterar, solamente se
tiene acceso a la imagen, para la conservación se dispone de bodegas que están adaptadas cumpliendo con los
parámetros que exige el AGN, las cajas o unidades de conservación son las más adecuadas y en cuanto a las
tablas de retención se cumplen al pie de la letra, respetando los tiempos de conservación y destrucción de los
documentos. Esto se hace para no llenarnos de documentos innecesariamente. En cuanto a la privacidad a los
documentos solo tienen acceso los funcionarios a los que les corresponde dicha información, el sistema no le
permite a un funcionario de una dependencia ajena revisar la correspondencia de la otra. No se alteran los
accesos de cada usuario.
Funciones, características yventajas del Software
Archivo

24. CONCLUSIÒN
Los nuevos avances tecnológicos han permitido que los procesos realizados
en el área de gestión documental hayan mejorado, reconociendo su
importancia al interior de las instituciones, dando cabida al concepto de
información como un activo para la organización, contribuyendo a la
conservación de la memoria administrativa.
Los software de gestión documental permiten la
organización, clasificación, almacenamiento recuperación y búsqueda
rápida de los documentos, facilitan el flujo de información y trabajan de
acuerdo a las tablas de retención y valoración aprobadas, lo que apoya la
toma de decisiones y las actividades administrativas.
Como estudiantes de CIDBA y futuros profesionales debemos impartir
nuestros conocimientos y justificar porque es importante que las
organizaciones tomen conciencia e implementen Programas de Gestión
Documental, teniendo en cuenta que se optimizan los recursos, se ahorra
espacio y tiempo, de igual forma ayudamos a nuestro medio ambiente
generando buenos hábitos de consumo, al reducir el uso de papel, tintas y
energía.

25. BIBLIOGRAFIA
Archivo Hospitalario
Archivo de la Secretaria de Integración Social
Archivo G4S Setecsa
Archivo Isarco Inmobiliaria SAS
Universidad Nacional de Colombia
Comfenalco - Quindío