1. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010
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Clase 1
Identidad
La identidad mostrada por una organización provoca la generación de la Imagen, como una nube, así
de difusa, así de volátil.
La imagen es una idea, una valoración que los públicos se hacen de la organización; permite la
representación isomórfica; esto permite a su vez que cuando visualizamos solo una parte del isologo
lo completamos mentalmente. Esto último se explica a través de la Teoría de la Gestalt
Teoría de la Gestalt1
La psicología de la Gestalt es una corriente de la psicología moderna, surgida en Alemania a
principios del siglo XX, y cuyos exponentes más reconocidos han sido los teóricos Max Wertheimer,
Wolfgang Köhler, Kurt Koffka y Kurt Lewin. Es importante distinguirla de la Terapia Gestalt, terapia
exponente de la corriente humanista, fundada por Fritz Perls, y que surgió en Estados Unidos.
El término Gestalt proviene del alemán y fue introducido por primera vez por Christian von Ehrenfels.
No tiene una traducción única, aunque se lo entiende generalmente como "forma". Sin embargo,
también podría traducirse como "figura", "configuración" e, incluso, "estructura" o "creación".
La mente configura, a través de ciertas leyes, los elementos que llegan a ella a través de los canales
sensoriales (percepción) o de la memoria (pensamiento, inteligencia y resolución de problemas). En
nuestra experiencia del medio ambiente, esta configuración tiene un carácter primario por sobre los
elementos que la conforman, y la suma de estos últimos por sí solos no podría llevarnos, por tanto, a
la comprensión del funcionamiento mental. Este planteamiento se ilustra con el axioma el todo es
más que la suma de sus partes, con el cual se ha identificado con mayor frecuencia a esta escuela
psicológica.
El Iceberg
IDENTIDAD
PERSONALIDAD CORPORATIVA/ DE CADA INDIVIDUO
CULTURA (forma de ser y de hacer,
lo que nos distingue)
FILOSOFÍA
PERSONALIDAD: rasgos innatos, huellas dactilares, adn, grupo sanguíneo + rasgos adquiridos
CULTURA: Visión: ¿Qué queremos ser? Objetivo a largo plazo
Misión: ¿Qué estamos haciendo para ser lo que queremos llegar a ser?
FILOSOFÍA: Valores: ¿Cómo hacemos lo que hacemos para ser lo que queremos ser?
1
Psicología de la Gestalt. Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Psicolog%C3%ADa_de_la_Gestalt

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Clase 2
Evento
Toda actividad sistemáticamente planificada, metódicamente implementada, estratégicamente
evaluada cuyo objeto se funda en lograr un desarrollo de posicionamiento favorable en nuestros
públicos objetivos (stake holders).
Posicionamiento de imagen, de producto, de servicio, de marca.
Método I investigación
P planificación
C comunicación + implementación (día D o día del evento)
E evaluación: es fundamental tomarse el tiempo de evaluar la repercusión del
evento. Hay buscadores de repercusión por nombre que aportan resultados
cuantitativos. El tratamiento noticioso como base de información cualitativa
en aras de obtener resultados comparables.
A mayor información menor posibilidad de contingencias inmanejables. La información nos permite
planificar escenarios de contingencia (plan B y C).
Contingencia: como acontecimiento imprevisto que se presenta en cualquiera de las etapas de la
organización de nuestra actividad. Puede darse en todo escenario como por ejemplo la Ceremonia del
Colegio de Abogados donde el coro en el escenario derrumbó al mismo por exceso de peso.
Ceremonia
Es todo acto el cual por sus participantes u objetivos, se transforma en una actividad protocolar.
Ejemplos:
El ingreso de la bandera
El canto del himno todas ceremonias
El corte de la cinta
Los discursos de personalidades
En todo evento, con seguridad, tendremos ceremonias.
Las normas protocolares: decreto 2072/93
Un evento, en sus diferentes partes, contendrá ceremonias en la medida que dichas partes
respondan a ciertos objetivos y con la presencia de determinadas personalidades.
La precedencia puede darse si el invitado al evento es invitado de honor; si bien no está incluido en el
decreto 2072/93, su condición de invitado de honor le otorgan la precedencia.
Una norma protocolar incluye a personas y cargos con la misma igualdad jurídica. Ante esta igualdad
el ordenamiento se hará según la antigüedad de las cartas credenciales presentadas ante el
gobierno. Estas cartas credenciales aprobadas por el gobierno otorgan la precedencia.

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Ley de acefalia: ordenamiento de cargos: Presidente, Vicepresidente, Vicepresidente del Senado,
Presidente de la Cámara de Diputados, Presidente de la Corte Suprema.
Ante varios ex Presidentes constitucionales la precedencia se otorga según la antigüedad del
mandato.
Tipos de eventos
Eventos internos: proceso de inducción, proceso de calidad, etc.
Eventos externos:
Actividades técnico académicas
- Congreso: una reunión científica e institucional de integrantes de un mismo espacio con
cualidades y características reglamentadas y trabajo sistematizado que se reúne
periódicamente.
- Jornada: similar al congreso pero que se realiza con formato diario y no con idéntica
periodicidad. Ej.: jornadas docentes, deportivas, etc. Son para una vez, no exigen
periodicidad. Con el tiempo pueden convertirse en congresos o convenciones.
- Convención: es una actividad formal cuyo objetivo se funda en promover y proveer
información o puntos de vista luego de una deliberación, hasta arribar a un consenso. El
documento final se compone con el acuerdo de opiniones. Una convención concluye con el
documento final. La convención tiene periodicidad como el congreso.
- Seminario: es una reunión de estudio y trabajo de un grupo, en cuanto a cantidad de
participantes, definido con anterioridad. Es un grupo de aprendizaje activo donde se da una
relación directa entre el especialista y los participantes. Es una modalidad netamente
intensiva. También un seminario es el trabajo de un pequeño grupo que investiga o estudia
exhaustivamente un tema en el marco de sesiones planificadas
- Conferencia de prensa (evento de actualidad): conferencia programada para la promoción
de un hecho noticiable que despierte el interés de los medios y la opinión pública
- Conferencia de prensa por asalto:
En una conferencia de prensa debemos saber que necesita saber el hombre de los medios.
Las cinco W del periodismo:
o ¿Qué? (what) Es decir, explicar lo acontecido.
o ¿Quién? (who) Los involucrados en el hecho noticioso.
o ¿Cómo? (how) La manera en que se dio el acontecimiento.
o ¿Cuándo? (when) El día, la hora y el momento en que se presentaron los hechos.
o ¿Dónde? (where) El lugar de los hechos.
Toda esta información deberá estar en la gacetilla; el informe contiene un abstract del tema
en cuestión; el dossier contendrá el informe final de lo que sucedió en la conferencia.
- Simposio: es una actividad basada en la reunión de personas especializadas en determinado
tema donde se da la exposición de expertos. Los integrantes exponen individual y
sucesivamente por un lapso de tiempo predeterminado y cada expositor desarrolla una
temática y lo hace en profundidad.
- Coloquio: reunión de carácter informal entre especialistas que debaten sobre un tema en
especial sin necesidad de arribar a un acuerdo, consenso o conclusión.

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- Conferencia: es una actividad donde un expositor desarrolla un tema en particular. Cuando se
pronuncian varias conferencias con idénticos ciclos de tiempo entre una y otra se denomina
ciclo de conferencias.
- Mesa redonda: los expositores mantienen posiciones diversas u opuestas entre sí otorgando
por parte de un moderador un breve tiempo de debate entre ellos. Este tipo de intercambio
permite una información ecuánime con el desarrollo y defensa de los distintos puntos de
vista. Para este tipo de evento es fundamental la participación de un moderador.
- Panel: en este evento varias personas exponen sus ideas pero sin hacer uso de la palabra en
sentido exacto. Los participantes dialogan y evitan superposiciones entre sí mediante la
participación de un moderador. La diferencia entre un panel y un simposio se basa en que los
expositores no exponen sino que dialogan entre sí en base al tema propuesto.
- Foro: es una reunión donde se presenta la libre expresión de ideas moderadas por un
coordinador. En un foro participan todos los presentes en la reunión. Generalmente el foro
puede darse en la clausura de un simposio o de una mesa redonda. No es necesario que haya
panelistas.
Eventos expositivos o demostrativos
1. Exposición: es una reunión de varios expositores que exhiben en forma pública su arte, su
servicio o su producto sin que se dé la posibilidad de comercialización directa con los
visitantes. Su fin es divulgar, exhibir sin comercializar.
2. Muestra: a diferencia de una exposición, en la muestra, se trata una temática única, tanto en
lo referido al artista, al tema, a la institución, etc.
3. Feria: es donde existe la posibilidad de comercializar lo expuesto
Objetivos de las actividades protocolares
Qué diferencias existen entre:
EVENTO CEREMONIA
Suceso importante… (1ra definición).
Acontecimiento o eventualidad que puede
afectar el desarrollo de nuestra actividad.
Son reuniones / actividades coordinadas,
planificadas, implementadas y dirigidas a un
público objetivo.
- Establecidos para con propósito u
objetivos específicos
- Cuya realización se fija en espacio y
tiempo predeterminados
Una ceremonia que respete una secuencia
establecida por tradiciones, las cual posee
significación simbólica.
Una ceremonia por su significado y/o por sus
participantes, respeta las leyes, normas, usos y
costumbres establecidas por el protocolo.
Ej: la igualdad jurídica, el orden de precedencia,
la ley de la derecha, las leyes de proximidad y
alternancia, el orden por antigüedad, el orden
alfabético y la organización in-out.
Si en el evento participa una personalidad que figura en el decreto 2072/93 pasa a ser una ceremonia.

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Clase 4
Las actividades pueden estar orientadas tanto a públicos internos como a externos.
La sociedad, donaciones, colegios
Arreglo de espacios públicos, eventos
Deportivos, etc.
Publico Mixto
Grupos accionistas Semi Público Semi Proveedores
Internos externos
Familia
Fidelizados
Factores de Público Externo Clientes Activo
Poder Ex cliente
Prensa Conferencia de prensa
Grupos de presión
Planificada Por asalto
[Libro recomendado: Sociología Política: Mourice Douverger]

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Clase 5
Método IPCE
Investigación
Planificación
Comunicación + implementación
Evaluación
INVESTIGACIÓN
La investigación es la búsqueda orientada mediante un método válido y fiable de los principios
prioritarios necesarios para adquirir un nuevo conocimiento. La investigación en el campo de las RRPP
es una muy valiosa herramienta para la toma de decisiones dado que proporciona datos cuali-
cuantificables sobre la realidad.
Una definición de investigación: un proceso cuidadosamente planificado, organizado y complejo, el
cual permite descubrir hechos e identificar los intereses expuestos por la opinión pública.
¿Qué se investiga?
Antecedentes propios y ajenos. Se debe ser estratégico en la investigación; conseguir apoyo o
sponsor dependerá de cómo sustentemos nuestra propuesta con una investigación que demuestre la
importancia de la misma. Se requieren programaciones de actividades extras para canalizar los
tiempos muertos de los participantes y el de sus acompañantes. Todas estas actividades implican
negocios (desde una fábrica de chocolate que contribuye al sponsoreo.
Investigación: indagar a partir de un vestigio, huella, rastro o indicio para descubrir algo.
La investigación científica es la búsqueda orientada mediante un método válido y fiable para adquirir
un nuevo conocimiento
Método: meta = con oddos = camino; adquirir conocimiento con un camino.
La investigación de campo institucional es una valiosa herramienta para la toma de decisiones dado
que proporciona datos cuali-cuantificables sobre la realidad.
John Marston: Investigación: “Un proceso planeado, cuidadosamente organizado y complejo para
descubrir hechos y escuchar la opinión de las personas”
Raymond Simon enumera una serie de características de la investigación (5)
1) Proporciona información acerca de las actitudes y la opinión pública.
2) Facilita información objetiva para la programación y planificación
3) Que actúa como sistema de alarma preventiva
4) Permite asegurar el apoyo interno para la función
5) Acrecienta la eficacia de la comunicación
Se segmenta en tres grande fases:
1. Secundaria: las fuentes existen previamente al estudio
2. Primaria: profundiza sobre un aspecto genérico
3. Ad hoc: es pormenorizada, específica. El investigador la promueve en su ejercicio.

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PLANIFICACIÓN
Un plan hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos
de la actividad.
El plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo del tema elegido.
La planificación implica trazar un mapa del camino a seguir para alcanzar los objetivos. Es importante
tener siempre presente que un mapa no es igual “al camino”, es este podemos encontrar alteraciones
o modificaciones que no habíamos tenido en cuenta pero al considerar su posible existencia ya
estamos obrando en forma planificada.
Un programa, en sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de
actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados
entre sí.
Un programa está constituido por un conjunto de proyectos donde cada uno hace referencia a todas
las actividades concretas específicas, interrelacionadas y coordinadas entre sí que se realizan con el
fin de alcanzar objetivos de corto mediano y largo plazo, satisfacer necesidades o resolver problemas.
PLAN PROGRAMA PROYECTO
La planificación de un evento
1) Definición de los objetivos
2) Políticas generales
3) Temática de la actividad / evento
4) El perfil del grupo organizador
4.1 El perfil del grupo de conferencistas
4.2 El perfil del grupo de participantes
5) La estructura de la organización
5.1 la distribución de funciones
6) La formación, organización y programa de los equipos de trabajo
7) La mecánica de trabajo y su realización
8) Formas de financiamiento, presupuesto y flujo de fondos
9) La contratación de lugares y servicios
10) .
11) Asignación de responsabilidades y fechas de ejecución
12) Proyecciones y beneficios
13) Estrategia de comunicación
14) Control de aplicación de recursos por actividad
15) Planificación de contingencias
A considerar:
a) Las fechas más convenientes para realizar el evento

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b) Lugar y sede
c) Temática general
d) Quienes y cuantos ponentes y participantes serán
e) Definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajo
f) Invitados especiales
g) Pronóstico de los participantes esperados
Planificación de contingencias
Tiene por finalidad agilizar las respuestas adecuadas a toda situación que afecte o pueda afectar la
continuidad de la actividad llegando a influir directamente sobre la imagen o la reputación de la
institución.
Disponer de un plan de contingencias facilitará brindar respuestas eficientes con el objetivo principal
de disminuir las consecuencias de los impactos producidos por la anomalía.
Esta propuesta de planificación comunicacional proactiva posee una ventaja superadora y
trascendente; prevenir que la organización o institución se vean superadas por una determinada
situación o coyuntura no prevista, tanto en lo humano, en lo técnico, en lo político como en lo
institucional.
Valor crítico: el punto más trascendente para atender en la actividad
Clase 6 3 escenarios
1- Incidente: no produce heridos, no afecta al medio ambiente, no despierta la atención de los
medios; solo requiere tratamiento de rutina
2- Emergencia: más significativo; puede haber heridos, daños de importancia. Puede involucrar
explosión, fuego o cualquier otra acción que impacte seriamente en el ambiente y despierte
el interés de los medios y la opinión pública local.
3- Crisis: es el evento más importante a ser contemplado por la organización. Puede haber
muertes, daños serios a la instalación, al medio ambiente provocando el interés de los medios
locales, regionales y nacionales, conmocionando a la opinión pública.
Comunicación
Interna informativa
Interna formativa (capacit. propia del área)
Comunicación Interna Como proceso cultural
Imagen
Comunicación Comunicación Mixta
Estratégica
(En el marco de Ext. Operativa: comunicación diaria
Actividades Comunicación Externa Ext. Estratégica: área de prensa, publicidad
Protocolares) Ext. de notoriedad: envío de informes a
líderes de opinión. Sin esperar
retroalimentación inmediata. Es una
estrategia de sedimento a largo plazo.

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EVALUACIÓN
Proceso de medición, análisis y observación del cumplimiento de los resultados totales o parciales y/o
generales, promovidos, esperados mediante la observación y análisis de la actitud y comportamiento
del público objetivo después de que ha recibido los estímulos previstos.
Etapa fundamental para la retroalimentación del límite IPCE.
Planos de evaluación: interna externa
Herramientas de evaluación
- Encuestas de satisfacción
- Sondeos de opinión INTERNOS
- Análisis de repercusión, tratamiento mediático: Géneros periodis. Informat.
Híbridos
Opinativos
- Informes finales
- Notas generales y cartas de agradecimiento EXTERNOS
Clase 7
En íntimo contacto con la cortesía. La cortesía incluye al ceremonial
CEREMONIAL
Es un conjunto de procedimientos normativos y formales a considerar en todas las acciones y actos
públicos y solemnes de las instituciones oficiales y privadas.
PROTOCOLO
Es aquella regla del ceremonial o la diplomacia establecida por decreto o por costumbre que define el
accionar de una organización en el marco de determinada instancia de una actividad formal.
REGLA DE PROTOCOLO (decreto 2072/93)
1) Igualdad jurídica de los estados
2) Ley de la derecha
3) Ley de precedencia
4) Proximidad y alternancia
5) Orden de antigüedad
6) Ordenamiento alfabético
7) Organización in-out
ETIQUETA
El ceremonial de los estilos usos y costumbres que se deben observar en todo acto protocolar.

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La etiqueta son normas de tratamiento entre otras consideraciones que servirán para dar definición a
funciones o personas.
LEYES DE CEREMONIAL
1) Igualdad jurídica: todos los estados tienen igualdad jurídica. Posee jerarquía de proyección;
transfiere a personas, entes de iguales cualidades y carácter el principio de igualdad.
2) Orden de precedencia: es el punto crucial de la base del ceremonial. Sobre el reconocimiento
y respeto de las jerarquías y rangos preestablecidos por el decreto 2073/93 y sus
modificaciones decretos 644 y 655 del 6/93. Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
3) Ley de la derecha: establece que el lugar principal para el invitado de honor o para el primer
invitado en el ordenamiento de precedencia es a la derecha del anfitrión.
4) Ley de proximidad: las precedencias se otorgan en base a la proximidad. Sobre la prioridad de
proximidad hay técnicas de ordenamiento:
Lateral: cuando varias personas están en una misma hilera, sentados, parados o caminando
en idéntica dirección. El anfitrión cede su derecha al invitado de honor. La precedencia
intercalada hacia la izquierda luego hacia la derecha y así sucesivamente.
Lineal: cuando varias personas van caminando una detrás de la otra, encabeza la línea el de
mayor jerarquía; el anfitrión lo hará levemente desplazado sobre la izquierda. Los demás en
base a la precedencia que corresponda.
5) Orden de antigüedad: El Marqués de Pombal con motivo de las nupcias de la Princesa de
Brasil comunico la precedencia para evitar los habituales conflictos entre soberanos y reyes.
Se estipularía de acuerdo con la fecha de llegada al país de cada realeza o mandatario.
6) Orden alfabético: tras el principio de igualdad cuando no prime otra normativa para el
ordenamiento de los invitados, se empleará el ordenamiento alfabético en el idioma,
generalmente, del anfitrión. En primer término la letra del nombre del país.
7) In-Out: las actividades protocolares requieren de una organización especial; la misma debe
producirse estableciendo todo tipo de ordenamiento y precedencia de adentro hacia afuera,
desde el centro mismo del estrado o espacio central hacia el auditorio. De adentro hacia
afuera.