Este documento trata sobre la gerencia de compras y la cadena de abastecimiento. Explica que la gerencia de compras se encarga de proveer los productos correctos en la cantidad necesaria, en las condiciones adecuadas, en el lugar preciso y en el tiempo requerido a un costo razonable. Además, describe los diferentes elementos que componen la cadena de abastecimiento como los proveedores, almacenamiento, producción y distribución. Finalmente, enfatiza la importancia de realizar una buena planeación de las adquisiciones.

1. “Gerencia de Compras”
Diseño: LEONARDO MENDOZA

2. Introducción Conceptos
de la Cadena de
Abastecimiento
07/03/12 2

3. Logística Empresarial
Gerencia de la cadena de abastecimiento desde
la materia prima hasta el punto donde el producto
o servicio es finalmente consumido.
Función gerencial que debe proveer el producto
correcto en la cantidad requerida, en condiciones
adecuadas, en el lugar preciso, en el tiempo
exigido a un costo razonable.
http://www.gs1gt.org/info/index.htm
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4. Logística Comercial
Cadena de Abastecimiento desde Materia
Prima hasta punto de consumo
Tiempo
Lugar
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5. La Logística es la Última
Frontera de la
Competitividad
PETER DRUCKER
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6. No sobrevive el más fuerte, ni el más
inteligente, sino aquel que mejor se
adapte a los cambios
Charles Darwin
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7. Ecuación Fundamental de la
Logística
• Minimizar
Costo Total Logístico:
- $ Abastecimiento
- $ Transporte
- $ Almacenamiento
- $ Manejo de Inventarios
- $ Ventas Perdidas
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8. La Cadena de Abastecimiento
Información – Necesidades de los Clientes
SRM Sistemas EDI de Información CRM
Proveedores
Clientes
Compras Almacenamiento Ventas y
Producción Distribución
Bienes y/o Servicios
Recursos Económicos
07/03/12 8

9. La Cadena de Valor
Michael Porter
Infraestructura de la Firma
Actividades
Má
Má
de Apoyo
rge
rge
Gestión de Recursos Humanos
nn
Desarrollo de la Tecnología
Compras
Logística Logística Marketing Servicio
ge n
de Entrada Operaciones de Salida y Ventas
Má r
07/03/12 Actividades Primarias 9

10. La Importancia de las
Compras dentro de la
Competitividad
“Quien compra bien
vende bien”
07/03/12 10

11. Las Compras:
Eslabón clave dentro del mundo de la
Logística e Insumo para la Competitividad
07/03/12 11

12. Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
Relaciones Públicas
Política de
Promoción de ventas
comunicación
Publicidad
Estrategia de adquisición
Estrategia de ventas
Mercado
Política de distribución Política de selección
Política de precio Política de precio
Política de calidad
Política de productos
Política de cantidad
Investigación de Investigación de
mercado mercado

13. Funciones de la Investigación de
Mercados en el Ramo de las Compras
• Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los
cambios en los mercados de compras
• Apertura de fuentes de suministro favorables
• Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos de
botella en el suministro de materiales)
• Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables
en cuanto a sus costos
• Información sobre nuevas vías de suministro
• Apoyos argumentativos para negociaciones de compras
• Soluciones alternativas para la Administración
• Propuestas para el reciclaje de productos de desecho

14. Sistema de Compras en la
Estrategia de la Empresa
• Propósito: apoyar los objetivos corporativos y
funcionales.
• Objeto: componente del plan estratégico y del
proceso operativo global de una empresa.
• Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios
necesarios.
• Acción: relaciones estables con proveedores.
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15. Responsabilidad de la
Planeación de Adquisición
• La responsabilidad en la planeación de la
adquisición se fundamenta en el compromiso de
la Dirección con los objetivos corporativos y
funcionales incluyendo la asignación de los
recursos, la infraestructura, el ambiente de trabajo
y la satisfacción de las expectativas y exigencias del
mercado.
07/03/12 15

16. Necesidades de Abastecimiento
• Por consumo
• Haya sido vendido
• Reemplazo reserva o seguridad
• Stocks de temporada o condiciones
especiales
• Necesidades iniciales
• Inicio del negocio o nuevas
necesidades latentes
• Necesidades para proyecto
• Proyectos específicos

17. Pedidos
Teléfono Fax
Supone un contrato de compraventa y cualquier incumplimiento
puede causar un perjuicio a una de las partes
Correo Nota de Pedido Agente
Electrónico Comercial

18. Niveles de Integración
Interempresarial
Nivel I
Proveedores Empresa Clientes
Nivel II
Proveedores
Empresa
Clientes
Aprovisionamientos Marketing y Ventas
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19. Niveles de Integración
Interempresarial
Nivel III
Proveedores
Aprovisionamientos Empresa
I+D
Clientes
Marketing y Ventas
07/03/12 19

20. La clasificación de los
Inventarios… una
herramienta de análisis
para el abastecimiento
07/03/12 20

21. Inventarios
Son el conjunto de todos
aquellos productos, que
independientemente de su
grado de acabado y su
finalidad, se utilizan o resultan
en los procesos productivos
07/03/12 21

22. Función Básica de los
Inventarios
Ritmo de entrada
Inventario
Ritmo de salida
Actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas
fases y los de entrada de las siguientes

23. Ventajas de los Inventarios
• Reducción de costos
• Anticipar las variaciones previstas
de la oferta y la demanda
• Demanda Determinista
• No Determinista o Probabilística
• Facilitar el transporte y la distribución del producto
• Aumentar el nivel de servicio al cliente
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24. Los Engañosos Inventarios
07/03/12 24

25. La Teoría de los Ceros
(G. Archier y H. Seryex)
Las cinco metas perseguidas por
el JIT son:
– Cero Defectos
– Cero Averías
– Cero Stocks
– Cero Plazos
– Cero Papel
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26. Modelo de Control de Inventarios
Meta
Costo total óptimo para comprar,
Insumos mantener existencias y faltantes
Costo Unitario de Insumos Medidas de
Resultados
Compra de Meta retroalimentación
Costo Unitario de Programa de
Inventarios Compras
Demanda del Programa de
Producto Modelo de embarques
Distribución de Inventarios Programa de
Retiro Productos Inventarios
Tiempo de Entrega Probabilidad de
De los Pedidos Faltantes
Costo Embarques
Y tiempo entrega
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27. Qué es un análisis ABC?
• Utilizado por primera vez en el año de 1951 por la empresa General Electric
• Procedimiento para clasificar una gran cantidad de datos (Materiales, Procesos,
Proveedores…)
• Distribución global en tres categorías Parte de
% Parte de valor valor
100%
80%
A B C
80% 15% 5% 60%
Tipo de
C
material
40%
10% 20% 70% B
20%
A
20% 40% 60% 80% 100%
% Parte de volumen Parte de volumen

28. Materiales del Análisis ABC
Motor eléctrico
Partes A Partes C Partes B
• • Tornillo •
• • • Cubierta
• Carcasa • •
• • •

29. Ejemplo que subraya la importancia de la
aplicación del Análisis ABC
Punto de partida:
• Cantidad de referencias del material: 500
• Consumo del material anual: 24’000.000
• Comportamiento del pedido: cada referencia cada mes (20 días laborales)
• Tiempo de observación: 1 año (240 días laborales)
• Ritmo de consumo: invariable (= continuo)
A Cálculo sin aplicación del estudio ABC
Cálculo de las existencias promedio en almacén
2’000
12 veces (mensualmente)
1’000 se solicita 500 referencias
Enero Febrero Marzo
(20 días) (20 días) (20 días)
… …
Cantidad de pedidos: 500 referencias x 12 meses = 6.000 referencias pedidas año

30. B Se supone, que un análisis de valor conduce al siguiente resultado
Cantidad de Participación Valores de consumo Participación en % del
Clasificación
referencias en % por año consumo de material
A 50 10% 19’200.000 80%
B 100 20% 3’600.000 15%
C 350 70% 1’200.000 5%
500 100% 24’000.000 100%
Con base en este análisis ABC se acuerdan las siguientes medidas:
Pedidos para A cada 5 días
Pedidos para B cada 20 días (Cómo hasta ahora)
Pedidos para C cada 60 días
07/03/12 30

31. 1. Consumo diario
Partes A 80% de 100.000 = 80.000
Partes B 15% de 100.000 = 15.000
Partes C 5% de 100.000 = 5.000
100.000
2. Averiguar las existencias promedio en el almacén
Partes A
400.000
48 veces
200.000
5 días 5 días 5 días … …
Partes B
300.000
12 veces /
150.000 mensualmente
Enero Febrero Marzo
(20 días) (20 días) (20 días)
… …
07/03/12 31

32. Partes C
300.000
4 veces
150.000
60 días 60 días 60 días …
3. Cantidad de pedidos
Partes A : 48 x 50 = 2.400
Partes B : 12 x 100 = 1.200
Partes C : 4 x 350 = 1.400
5.000
Resultado final
Sin análisis ABC Con análisis ABC Efecto
Disminución en un
Existencias promedio 1’000.000 500.000 50%
Disminución en un
Pedidos 6.000 5.000 17%
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33. Efectos de la utilización del Análisis ABC
(Modelo)
A Sin análisis ABC B Con análisis ABC
$ todos $ A
2.000’ 400’ 48
veces
200’ /año
12
veces
/año 5 días lab. t
$ B
1.000’
300’
12
150’ veces
/año
20 días lab. t
$
C
300’
20 días 4
laborales 150’ veces
/año
Nivel de existencias promedio ( )
07/03/12 60 días lab. 33 t

34. Clasificación según el Análisis XYZ
Material Trayectoria del consumo Precisión de pronósticos
X consumo uniforme alto
Y consumo más variado mediano
(por temporadas)
Z consumo no es uniforme bajo
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35. Consecuencias de la clasificación
XYZ
Material Trayectoria del consumo
X pedidos sincronizados con la
producción
Y pedidos para aprovisionarse
Z pedidos en el momento de un
encargo de clientes
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36. Matriz de Compras – Materiales
Estratégicos
Alto Materiales Materiales
Estratégicos Especializados
Impacto en el
negocio ($)
Materiales Materiales
Bajo No Estratégicos Cuello de Botella
Baja Alta
Complejidad del Mercado
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37. Matriz de Compras – Materiales No
Estratégicos
• Las Empresas
Manufactureras gastan entre
Alto
un 15-20% del total de sus
Materiales Materiales
Estratégicos Especializados compras en Materiales No
Impacto Estratégicos.
en el
negocio
( $)
Materiales Materiales
No Estratégicos Cuello de Botella
Bajo
• El 75-80% de las actividades
de la organización de
Baja Complejidad del Mercado Alta
compras se concentra en la
gestión de estos materiales.
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38. Canales de Adquisición
1. Selección
2. Calificación
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39. Canales de Adquisición
1. Selección
1.1. Listado de proveedores potenciales
1.2. Información de proveedores / productos o
servicios: datos administrativos, financieros y
técnicos.
1.3. Identificación de los factores de evaluación en
comité compuesto por Mercadeo, Ventas,
Logística, Ingeniería, Administración, Calidad,
Finanzas y Compras.

40. Los Proveedores
07/03/12 40

41. Los Proveedores
• Llamados también fuentes de
abastecimiento.
• Personas naturales o jurídicas, que como
su nombre lo indica proveen o abastecen
de materiales y/o servicios a otra persona
natural o jurídica.
07/03/12 41

42. Clasificación de los Proveedores
• Tipo de Abastecimiento
– Proveedores de Insumos
– Proveedores de Servicios de ingeniería o
consultoría
– Proveedores de otros servicios generales
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43. Áreas de Acción para
la Pre – selección de
Proveedores
07/03/12 43

44. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
• Área de Calidad
– Características de la calidad
(Especificaciones)
– Certificaciones de Calidad (Respaldo)
– Garantías de Calidad (Responsabilidades)
– Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)
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45. Relación de Tipo Productos – Clases de
Certificaciones y Certificadores Nacionales e
Internacionales
Certificadores
Tipos de Productos Clases de Certificaciones Certificadores Nacionales
Internacionales
CODEX ALIMENTARIUS La representación del Codex LA FAO
Perecederos LA OMS
CODEX
SQF (Safe & Quality Food) SGS Colombia S.A. SGS
Perecederos
HACCP (Hazard Analysis and ICONTEC GAFTA
Critical Control Point) Análisis de FOSFA
Perecederos
puntos críticos de control de
alimentos
ISO 9000 – 2000 ICONTEC VERITAS
Productos y/o Servicios
ISO 9001 – 2000 ICONTEC VERITAS
Productos y/o Servicios
ISO 9004 – 2000 ICONTEC VERITAS
Productos y/o Servicios
ISO 14001 ICONTEC VERITAS
Gestión Ambiental
ISO 18001 ICONTEC VERITAS
Seguridad Ocupacional
QS 9000 ICONTEC VERITAS
Sector Automotriz
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46. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área financiera
– Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)
– Fluidez Financiera
(Razón Corriente, Capital de Trabajo)
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47. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área Tecnológica
– Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)
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48. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área de Tiempos y Respuesta
– Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)
– Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
07/03/12 48

49. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área de Precios
A. Precios Pactados
C. Precios Competitivos
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50. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área Administrativa
B. Normatividad y legislación
C. Actitud Gerencial
D. Modelo de Comunicación
E. Experiencia y pericia gerencial
F. Proyección a Largo Plazo
G. Disponibilidad de Instalaciones
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51. Modelos Administrativos
• Modelo JAT/JIT (Just in Time)
Principios: Eliminación de perdidas y/o
desperdicios
– Atacar los problemas fundamentales
– Eliminar los despilfarros
– Búsqueda de la Simplicidad
– Control
– Sistema de Arrastre Kamban
– Sistemas para identificación de problemas
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52. Modelos Administrativos
• Modelo POKA – YOKE (P – Y)
Principios: Perfeccionamiento en los sistemas de
producción de las empresas manufactureras o de
servicio
– Hacer la inspección del 100% de las partes producidas
– Si ocurren anormalidades se da retroalimentación y acción
correctiva
MEDIDORES UTILIZADOS
– Medidores de Contacto
– Medidores sin contacto
– Medidores de presión, temperatura, corriente eléctrica,
vibración, transmisión de información, etc.
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53. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área de Inventarios
A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios
C. Especificaciones de manipulación de los
inventarios
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54. Áreas de Acción para la Pre –
selección de Proveedores
1. Área de Mercadeo
A. Tradición e imagen de la marca
B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
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55. Criterios para la Selección de
Proveedores (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de precios
Créditos de proveedores
y condiciones
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de calidad
Normas
de materiales
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3. Criterios de tiempo
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
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56. Criterios para la Selección de
Proveedores (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos
Retiro de la ubicación del proveedor
Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor
Investigación y Desarrollo (know-how técnico)
Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a
Participación en análisis de valores
la empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
07/03/12 56

57. Evaluación de Ofertas
2. Calificación
2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos -
rechazados, % de aceptación, índice de calidad
2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /
defectos, costo total, índice de precio.
2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje
de cumplimiento, índice de servicio.
2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje
de cumplimiento, índice de atención
2.5. Calidad consolidada: total de índices.
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58. Ponderación de Criterios (I)
Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Créditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad técnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantías de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposición de entregas 20 4,0
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas 30 6,0
Suma 100
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesoría 25 2,5
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboración de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma
07/03/12 100 58

59. Ponderación de Criterios (II)
Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo
5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15
5.1. Política de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicación 0,05
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigación y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participación en análisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
07/03/12 59

60. Procedimiento para la
Evaluación de Proveedores
07/03/12 60

61. Definición
• El procedimiento establece las medidas de
control y procedimiento a seguir para evaluar a
los proveedores.
• Permite determinar el comportamiento de los
proveedores en un periodo, para dar
continuidad a una relación comercial,
suspenderla temporalmente mientras se
solucionan las causas de su suspensión o
eliminarla definitivamente.
07/03/12 61

62. ¿Qué Evaluar y de qué Modo?
• Evalúa la asociación adquirida entre la
prestación adquirida y el proveedor que la
realiza. No se realiza por compañías
• Se trabaja bajo el esquema de Ranking
• Integración de las mediciones realizadas por los
diferentes agentes que esperan satisfacción a
una necesidad específica (Compras, calidad,
clientes, financiera, almacén, jurídica, etc.); es
decir, de su desempeño integral.
07/03/12 62

63. Análisis de los Plazos de
Entrega
• Valor de la variación estándar de los
plazos de entrega, con respecto al plazo
requerido.
• Que llegue antes o después es igual de
negativo. (Tr – Te)/ Te
• Objetividad en las mediciones
07/03/12 63

64. Calidad Técnica
• Debe apoyarse en Especificaciones, Técnicas
Propias, Normas, Instructivos, etc.
• No se trabaja con datos binarios, sino que
establece en algunos rangos de tolerancia
aceptables, lo cual ayuda a la generación de un
ranking
• En algunos casos no hay lugar a la tolerancia.
Ejemplo: Alimentos, medicamentos, piezas de
aviones, etc.
• Medición objetiva.
07/03/12 64

65. Calidad del Servicio
• Grado de satisfacción con que el
proveedor atiende nuestras necesidades
de suministro, más allá del cumplimiento
de los requisitos especificados, se trate de
productos o servicios.
• Determinación del impacto de rechazos,
retrabajos, duplicidades en los controles,
etc.
• No es la ausencia en la Calidad Técnica.
07/03/12 65

66. Algunos Indicadores
• Calidad del Proveedor =
Unidades devueltas/Unidades Pedidas
• Calidad del Producto =
Unid. defectuosas/unidades recibidas
• Cumplimiento de los Despachos=
# de pedidos tardíos*/# de pedidos
• Capacidad de Respuesta del Proveedor=
# de pedid. tramitados/ # de solicitudes
07/03/12 66

67. Algunos Indicadores
• Índice de Reclamos =
# reclamos per. Actual / # recl. Per. -1
• Perfeccionamiento =
Diferencia entre los valores de dos
períodos x 100/valor del periodo inicial
• Costos de Servicio =
Sumatoria de los costos generados
07/03/12 67