1. GESTION DOCUMENTAL I
G1
LESBY ANGELICA RODRIGUEZ ZULETA
ARLEYO ESCOBAR LOPEZ
JHON ALEXANDER BOLAÑOS TIRADO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA UINFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2013

2. GESTION DOCUMENTAL I
G1
LESBY ANGELICA RODRIGUEZ ZULETA
ARLEYO ESCOBAR LOPEZ
JHON ALEXANDER BOLAÑOS TIRADO
DOCENTE
LUZ MARINA ARIAS GONZALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA UINFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2013

3. OBJETIVO
Conocer las funciones en la parte de gestión documental en una entidad privada y
pública, en interpretar varios conceptos de la parte archivísticos, también como es
el manejo de documentos desde su producción hasta su destino final, utilizando el
material del manual de procedimientos archivísticos.

4. ACTIVIDAD
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique
el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la
información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su
documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos,
las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión
documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los
documentos.
2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con
sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO
DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR
PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus
valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos).
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son
archivados.
6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los
documentos.
7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
9) Explique lo siguiente:
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste
cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización,
Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada
uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de
documentos).
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en

5. qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y
Disposición final de documentos).
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en
alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de
conservación o eliminación.
11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de
2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
- ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de
ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del
Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y
los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.
Indague, profundice y explique
- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido
del mencionado Decreto?
- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de
2013

6. DESARROLLO
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada,
indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le
ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra
organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada
uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que
tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las
etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
Nombre de la entidad:AgroavicolaSanmarino S.A.
Dirección:Recta Palmira –Cali k.11.
Nombre del funcionario: Diana Carolina Arboleda
Teléfono: 3173756905
Comentario:La empresa maneja dos archivos claramente establecidos que son:
Archivo de gestión está ubicadoen la planta, allí se encuentran los documentos
con un año de antigüedad y que son utilizados constantemente por los empleados,
la documentación se encuentra bajo la responsabilidad del funcionario que
cumple con las labores establecidas en un manual de funciones de cada oficina y
entre las cuales podemos nombrar algunas como tesorería, facturación, costos,
recepción, gestión humana, nomina entre otras. Tras cumplir el tiempo acordado
entre el funcionario encargado del archivo y el de cada oficina y teniendo en
cuenta el espacio designado para la disposición de los documentos se transfieren
al archivo central que está ubicado en otro lugar diferente. En las oficinas los
documentos algunos son ordenados por consecutivos y otros por orden
cronológico, ellos se encuentran en AZ y otros en carpetas que son marcados con
datos como razón social, nombre del documento y fechas.
El archivo central es un espacio dotado con tres filas de estanterías que reciben
los documentos organizados en carpetas e identificadas y que son distribuidos
por dependencias en la estantería correspondiente. El archivo central cuenta con
un aire acondicionado que proporciona un ambiente apropiado para los
documentos y con un computador y escáner para compartir la información.
Fases del ciclo vital de los documentos.
La fase activade los documentos se evidencia desde su creación por uno u otro
motivo y durante su trámite en las oficinas.
La fase semiactiva comienza cuando los documentos llegan al archivo central y
su intensidad de consulta se ve disminuida.

7. A- ¿Cuál es la relación del organigrama con la gestión documental?
La relación del organigrama con la gestión documental es fundamental para la
implementación del programa de gestión documental, ya que de allí se tomaran
datos para organizar las secciones y subsecciones de donde se crearan las series
y subseries que irán en el listado de las tablas de retención documental que
determinaran los tiempos de retención de los documentos.
B-¿Que secciones y subsecciones hay en su empresa?
Secciones:
Gerencia administrativa y financiera.
Gerencia comercial
Gerencia de producción
Subsecciones: o también llamadas oficinas
Tesorería
Contabilidad
Costos
Facturación
Despachos
Cartera
Almacén
Control calidad
B- ¿La ley 594 es aplicable a las empresas privadas?
Sí, porque son principios de ordenamiento y organización para las mismas,
además porque pueden ser sancionadas por los entes de control como las
superintendencias al no presentar los requerimientos a tiempo.
C- ¿Los documentos pueden ser destruidos en qué casos?
En el caso específico se destruyen documentos de carácter publicitario y copias
que por uno u otro caso no reclaman los clientes.
También son eliminados los documentos que cumplen su fase semiactiva y no
contiene ningún valor representativo para la empresa
D- ¿Cuáles son las razones para que no se tenga un archivo histórico?
La empresa cuenta con catorce años en el mercado esto nos indica que los
documentos que reposan en el archivo histórico son muy pocos ejemplo las actas
de junta de socios.
E- ¿Qué es una unidad documental?
La unidad documental es la unión de documentos necesarios para un trámite de
allí que sea simple cuando los documentos son del mismo tipo y compuesta
cuando son de diferente clase los documentos
G- ¿Qué acciones lleva a cabo para preservar el buen estado de los documentos?

8. Como primera medida se ha realizado una campaña al interior de las empresa con
todos los compañeros para que ellos cuiden y traten bien los documentos como
segunda medida cuando son transferidos al archivo central se realiza el retiro de
toda clase de elementos metálicos como clips y ganchos de cosedora también el
desdoble o acomodo de la papelería al igual que la organización en carpetas e
identificación de dichos documentos por otro lado las labores de aseo, fumigación
del espacio donde permanecen los documentos es permanente.
H- ¿Con que frecuencia se actualizan las tablas de retención documental?
Cada vez que las oficinas productoras creen o generan una serie o subserie se
debe adicionar al listado con que se cuenta en las tablas de retención.
I-¿para usted que entiende por archivo de trámite?
Es donde comienza la fase activa de los documentos donde se producen y donde
son utilizados para una gestión por esa razón son consultados con frecuencia para
justificar y validar su creación.
Son los documentos que son utilizados durante una gestión
J- ¿Ve usted probable manejar su archivo sin un programa de gestión
documental?
No, sería muy complicado por más orden que se quisiera dar con el transcurrir del
tiempo colapsaría o sencillamente el archivo no sería funcional.
Entidad Pública: Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA
Centro Nacional de Asistencia Técnica a la Industria ASTIN.
Dirección: Calle 52 No. 2bis-15 B/Salomia
Cali -Valle
Funcionario: Alexander Cárdenas Pereira
Teléfono: 311 787 3553
Organización de la documentación en el Archivo Central
En el archivo Central de SENA, complejo de Salomia solo se encuentran
archivados todo lo proveniente de tesorería como los Boletines de tesorería, los
Viáticos y documentos de nómina; los cuales los consultan sobre todo los
funcionarios pensionados, en este archivo lo organizan dos personas las cuales
son las encargadas de archivar y organizar la documentación de cada carpeta, ya
que en estos momentos ellos se encuentran clasificando la información que ha
cumplido su ciclo vital para remitirlo al archivo de Gestión y de aquí también están
en el proceso de recoger la información mas importante para el Sena y guardarlo
en el archivo histórico que están recogiendo, las carpetas están marcadas con el

9. logo del SENA, consecutivo del área de acuerdo a la tabla de retención
documenta, en el rotulo también se ve las fechas, numero de carpeta y el número
de folios, igualmente la caja en la cual está depositada la información esta rotulada
por dentro y por fuera indicando el contenido de la caja. En este archivo también
se encuentra ubicado el de Gestión y son área por separada pero la organización
es la misma.
¿Cuál es la importancia del organigrama dentro de la empresa?
El organigrama es una parte fundamental ya que de ahí se deriva la organización
de la empresa y por consiguiente es fácil identificar las áreas ya que están se
asocian con las tablas de retención, por eso es importante que cuando la
organización tiene cambios es necesario que se hagan las debidas modificaciones
tanto en el organigrama como en las tablas para un mayor control y manejo de la
documentación de las áreas.
Las secciones y Subsecciones del Archivo de Gestión del Centro ASTINSENA son las siguientes:
Secciones:
Subdirección del Centro
Coordinación administrativa
Gerencia comercial
Gerencia de producción
Subsecciones:
Coordinación Administrativa
Contratación
Gestión del talento Humano
Formación
Bienestar al Aprendiz
Laboratorio
Servicio de Información y Divulgación Tecnológica
¿Qué importancia tiene la Unidad de Correspondencia dentro de la entidad?
Es un área de importancia porque aquí se recepciona toda la documentación que
es despachada e igualmente recibida con el fin de tener un mayor orden y poder
remitir la información a sus respectivas dependencias.
¿Quién se encarga de la producción de los Documentos?
Los documentos son generados desde cada dependencia o Centro de ahí cada
área se encarga de elaborar los respectivos documentos de acuerdo a su
necesidad algunos documentos no se encuentran dentro de la tabla de retención
documental, pero son generados y archivados al interior del área de acuerdo al

10. valor que este representa sobre todo los formatos ya que estos no se están
registrados en las tablas pero si en el Sistema de Calidad de la empresa.
¿Quién se encarga de distribuir
correspondencia la Archivo Central?
la
información
cuando
llega
la
Hay una persona encargada la cual distribuye toda la correspondencia recibida a
todos los Centros de formación, e igualmente el también recoge los documentos
que se han generado al interior de los Centros y los lleva al archivo para su
correspondiente despacho, cuando un Área de un Centro genera gran cantidad de
información para despachar a diferentes ciudades pero que contienen el mismo
contenido ella misma debe hacer la relación en un formato que han estipulado y
llevarlo personalmente para verificar su contenido y que estén debidamente
marcados los sobres.
Documentos conservados en el archivo Central por su valor primario y
secundario.
Por su valor primario:
Resoluciones
Correspondencia
Oficios
Por su valor secundario:
Boletín de tesorería
No se encuentran más documentos hasta el momento.
Realizar de evidencia sobre la serie, Subserie y tipo documental dentro de la
entidad.
Primer ejemplo:
Serie: Boletín
Subserie: Boletín de tesorería
Tipo documental: Hoja de ruta.
Orden de pago
Liquidación de pago
Segundo ejemplo:
Serie: Informes
Subserie: Informes de almacén
Tipo documental: orden de compra
Tercer ejemplo:
Serie: Comprobantes
Subserie: Comprobantes diarios de contabilidad
Tipo documental: Actas de cancelación de reservas

11. Documentosque se deben eliminan, es decir, no son archivados.
Los documentos que no son archivados en las oficinas son las Revistas, Folletos,
manuales y los documentos que hayan cumplido su vigencia de acuerdo a la tabla
de retención documental.
2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con
sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO
DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN,
VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.
Archivo Total:son los que se generan en una entidad puede ser pública o
privada.
Ciclo vital de documento: es la etapasucesiva que el documento como tal debe
pasar desde su producción hasta su disposición final.
Principio de procedencia: donde los documentos
dependencia no debe mezclarse con las de otras.
producidos
por
un
Principio de orden original: documentos que son generados por una entidad se
conservan y se debe ordenar sin la necesidad de modificar su organización, ya por
su orden de generación, es una prioridad para organizar un archivo total.
Folio: es la parte de una cara de un documento.
Legajo: es un conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de
una misma materia.
Fondo: conjunto de documentos que se generan en una dependencia en el
desarrollo de las actividades en la diferentes oficinas de la entidad, y estasforman
partes por secciones subsecciones.
Subfondo: son los documentos que se generan por una unidad administrativa
subordinada, y que poseen cierto grado de autonomía.
Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, y emanados de un mismo órgano, o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

12. Subserie: son las que forman parte de una serie, que se identifica en forma
separada de esta.
Tipo documental: son aquellos que se producen en las dependencias.
Tablas de valoración documental: listado de series y subseries, en la cual se le
asignan el tiempo y su disposición final.
Tablas de retención documental: es el listado de series con su respectivo tipo
documental, en donde se le asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital del documento.
Valor primario: son aquello en la cual la información es de utilización inmediata,
que se relacionan en la parte administrativa, jurídica, fiscal, legal, contable y
técnico.
Valor secundario: son aquellos que se valoran y se requiere en un futuro y si se
desea conservarla en forma permanente o determina destruirlas, estos hace parte
histórico, científico, cultural e investigación.
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus
valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos).
Primarios:
Comprobantes de egresos.
Facturas.
Nóminas.
Liquidación de contratos.
Declaraciones de renta.
Secundarios:
Actas de Copaso.
Actas de socios.
Manual de funciones.
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo
documental.
SERIES
Comprobante de pago
Facturación
SUBSERIES
Comprobantes de
egreso.
Pagos electrónicos.
Pagos en efectivo.
Factura de venta.
Factura de venta
materia prima.
TIPO DOCUMENTAL
Egreso.
P.E. 1
P.E
F7
FMP
FIM

13. Remisiones
Tiquetes
Factura de venta IM.
Remisiones de
almacén.
Remisiones de
producto terminado.
Tiquetes de báscula.
Tiquetes de entrada
– salida almacén.
Remisiones.
Remisiones de PT.
Tiquetes de báscula.
Tiquetes de entrada
– salida almacén.
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no
son archivados.
Material publicitario y todos los documentos que cumplen los tiempos establecidos
en las tablas de retención documental y que no ameritan su traslado a su archivo
histórico.
6. Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación
de los documentos.
a) Los documentos para entrar a la foliación, deben haber pasado por los
procesos técnicos archivísticos, debe estar ordenada cronológicamente por
fechas, ósea respetando el principio de orden original, desde la más antigua hasta
la más reciente, depurados, no tener materiales metálicos abrasivos.
b) A continuación se debe tener en cuenta el tipo de lápiz que se va utilizar para el
inicio de la foliación, este debe ser de mina negra, en la cual se va utilizar para
empezar hacer el proceso de foliación.
c) La foliación es un control de documentos que se va tener dentro de una carpeta
de archivo, con el fin de tener la veracidad, la calidad y seguridad que la
información no se valla a extraviar y consérvala.
d) Del modo siguiente se escribe en la parte superior derecha la numeración
consecutivamente, comenzando desde 1 hasta la cantidad que tenga la carpeta,
en tal manera que la cantidad de folio no pase de 180 o 200, por lo tanto no se
repetirá numeración.
e) En caso que la carpeta tenga otro tomo, en esta se dará la continuidad de la
anterior, dándole el seguimiento de la numeración.
7. Indiquen como se clasifican, ordenan y describen los documentos dentro
de las carpetas.

14. a) Estas se clasifican primero por series documentales, con el principio de orden
original y procedencia.
b) estas se describen por medio de una hoja de control, donde indican cómo se va
ubicar topológicamente, la serie, indicando la cantidad de folio, como también
debe estar indicada en el rotulo de la carpeta.
8. Mencionen los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y
cajas.
En los rótulos de las carpetas deben estar identificando lo que es fondo, sección,
subsección, la serie y subserie, también lo que son las fechas extremas y la
cantidad de folios que contiene dentro de esta misma.
En los rótulos de la caja va indicando lo siguiente, fondo, sección, subsección,
serie, números de legajos.
9. Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el
Archivo de Gestión del Centro ASTIN.
Producción: Se genera por áreas, ejemplo: Formación, Laboratorios,
contratación, Bienestar al Aprendiz y Subdirección.
Recepción: está a cargo de la secretaria de la Subdirección del Centro.
Distribución: también la hace la secretaria y la distribuye de acuerdo al área a la
cual pertenece.
Trámite: está a cargo del área de archivo y correspondencia ellos hacen él envió a
los correspondientes a los destinatarios
Organización: cada área se encarga de archivar sus propios documentos
generados.
Consulta: el encargado del área es el que facilita la documentación solicitada, en
un formato se registra la persona que solicito el documento, la carpeta y número
de folio.
Conservación: los documentos son archivados en carpetas y estas a su vez
están dentro de cajas de archivo activo por dos años.
Disposición final de documentos: después de los dos años se llevan al archivo
inactivo del Centro.
Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el
Archivo Central.
Organización: se clasifica, se describe, ordena, se eliminan algunos documentos
y se inventaría.
Consulta: Es por área y se solicita al jefe del área de unidad de archivo y
correspondencia por medio de un correo electrónico.
Conservación: los documentos se conservan de acuerdo a la tabla de retención
documental del SENA de la Dirección General.

15. Disposición final de documentos: después de haber cumplido con el ciclo vital
de los documentos los archivos son trasladados al archivo de gestión.
Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el
Archivo Histórico.
Aun no se tiene un archivo histórico, del fondo documental se está clasificando
estos documentos como por ejemplos los del Servicio Médico, Los de Almacén y
de Relaciones Corporativas.
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca
en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de
conservación o eliminación.
Documento: comprobante de pago
Por el integrante Arleyo Escobar López.
Para iniciar el trámite de este documento se requiere de la factura que emite el
proveedor donde está cobrando un servicio o producto el cual llega a recepción
previo el visto bueno de conformidad del funcionario que le atendió o recibió el
producto o servicio la recepción lo entrega al departamento de contabilidad que
procede a realizar el asiento contable y entregándolo al contador o jefe de
contable quien verifica que la contabilización del documento este bien realizado.
El siguiente paso se da en el área de tesorería quien elabora el comprobante en sí
de pago con su respectivo cheque este paquete ya consolidado pasa a los jefes
administrativos y gerencia general quienes nuevamente dan un visto bueno o se
enteran de la ejecución del pago y firman, una vez con las firmas el comprobante
de pago y sus soportes llega nuevamente a tesorería donde será entregado por
ventanilla o será consignado en la cuenta del proveedor. Con la aceptación o
firma del proveedor que se le pago por su producto o servicio termina la fase
activa de este documento.
Este documento con su número consecutivo que se le asigno en tesorería
reposara en una AZ o fuelle que lo mantendrá por un mes mientras es trasferido al
archivo central donde comienza su fase semiactiva donde su consulta será
esporádica. En el archivo central analizara el documento y determinara su
destino final.

16. Documento: derechos de petición
Por el integrante Jhon Alexander Bolaños
Este documento se produce en la dependencia de jurídica, y se avalúa si está
justificada para seguir con el proceso de pasar hacia la oficina del secretario
general, en la cual va con copia y original, se radica y se espera la respuesta en 8
días del calendario, el documento se digitaliza y se guarda como testimonio en el
sistema de información.
Después que se da la respuesta y el evaluó de dicha petición, el documento
original lo dirigen hacia el archivo de gestión, y allí lo guardan en la serie de
derechos de petición, con su respectiva identificación del cliente que es por cedula
de ciudadanía, y allí se guarda por lo menos 4 años dependiendo como lo indica
las TRD.
Por la integrante Angélica Rodríguez Zuleta
Área: Gestión del Talento Humano
Hojas de vida de los Funcionarios Activos:
Se abre una carpeta con el nombre del Funcionario que ingresa.
Se archivan los documentos que soportan la hoja de vida como: experiencia
laboral, estudios, capacitaciones; otros documentos como exámenes
médicos, permisos, etc.
Las carpetas se guardan en la respectiva oficina en un cajón que se
nombra Hoja de Vida de Funcionarios, de manera alfabética de acuerdo al
apellido, para su fácil consulta.
Estas hojas de vida se conservan en el archivo activo hasta que el usuario
se pensiona, o deja de trabajar en la empresa.
Después es trasladado al archivo inactivo
11.
DECRETO 2609 DE 2012
Importancia
Decreto 2609 de 2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma a
cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generado por las
organizaciones gubernamentales en nuestro país, me parece de suma importancia
esta modificación que se le está haciendo a la Ley, porque siempre veíamos ese
vacío en cuanto al tratamiento que se le tenían que dar a los documentos
electrónicos, ya hoy la tenemos más definido.
Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no debemos
olvidar que el sector privado que cumple funciones públicas como las instituciones

17. privadas y particulares, ya que estos cumplen una función importante en el manejo
de la documentación, optimizando los servicios a los ciudadanos y a la
consolidación de un estado eficiente y transparente, pero vemos que en capítulo V
de este mismo Decreto, ya delegan responsabilidades a los Ministerios y a la
superintendencias, para que formulen, establezcan normas, para la
implementación y evaluación de los programas de Gestión Documental de las
entidades privadas que
estén
bajo
su
inspección y
vigilancia.
Los archivos electrónicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y/o
bases de datos, así como su documentación, (cualquiera que sea su soporte), se
deben preservar por el periodo de tiempo necesario para las operaciones, por su
valor administrativo.
Esta norma también enfatiza la responsabilidad de las entidades públicas, para la
adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y la
obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y para normalizar los
Procesos Técnicos y cumplir así con los objetivos del PGD y brindar los
lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.
EL ACUERDO 03 DEL 15 DE MARZO DE 2013
Dice que Debe haber un comité interno en los archivos los cuales deben Evaluar
las tablas de retención documental y hacer los ajustes necesarios para poder
implementarlos bien, la persona encargada debe tener conocimientos
especializados en la documentación para poder hacer una valoración de los
documentos por consiguiente saber cuánto tiempo se debe conservar dicho
archivo de acuerdo a su valor primario o secundario
EL ACUERDO 04 DEL 15 DE MARZO DE 2013
Dice que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
son muy necesarias para la organización de los archivos y por consiguiente es
necesario implementar las tecnologías de la información en las entidades públicas
con el fin de actualizar la normatividad; estas deben ser elaboradas por
profesionales de diferentes áreas como archivística, historia, derecho,
administración pública, etc. y deben llevarse a cabo siguiendo la estructura
orgánico-funcional de la empresa, su archivo institucional y el desarrollo del
programa de gestión documental.
Tanto las tablas de retención documental y las tablas de valoración deben estar
publicadas en la página web de cada entidad y deben ser actualizadas si existen
cambios en la entidad, también se debe estar pendiente de eliminar los

18. documentos de acuerdo a la tabla de retención y realizar la respectiva
documentación.
EL ACUERDO 05 DEL 15 DE MARZO DE 2013
Este acuerdo dice que las entidades deben conservar y preservar información
relevante de la entidad de una manera organizada, con el fin de que los
ciudadanos accedan a la información, por consiguiente es necesario crear,
conformar, clasificar, ordenar y describir todos los archivos teniendo en cuenta su
principio de procedencia.
Las entidades públicas deben conservar archivos históricos institucionales con el
fin de conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta al público,
proveniente de los fondos documentales, por ello deben de ordenar los
documentos teniendo en cuenta el principio de procedencia, es decir sus niveles
como los fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, su orden original de
acuerdo a las normas que dicta el Archivo General de la Nación; Estos deben
estar publicados en una página web con el fin de estar al servicio del ciudadano y
tener una fácil localización de la información.
e

19. CONCLUSIONES
En este trabajo investigativo se dio a conocer las funciones en la parte de
gestión documental, en una empresa privada y pública.
En conocer los términos archivísticos que se utilizan en gestión documental.
Se profundizo como es el proceso de la documentación desde su
producción hasta llegar a su destino final.
En cómo es su organización de un archivo aplicando los procesos técnicos
dentro las empresas públicas y privadas.