SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
LUIS GUIOVANNI TORRES ALVARADO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA

2. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN, CURSO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
II – GRUPO 4
VISITA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL IMPLEMENTADO
EN UNA ENTIDAD
LUIS GUIOVANNI TORRES ALVARADO
TUTORA
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

3. Esta investigación tiene como objetivo, presentar las
necesidades que llevaron a una entidad a buscar una solución
tecnológica, con el fin de mejorar la gestión de sus procesos
de correspondencia, gestión documental y archivo, la cual
atendiera a las nuevas tendencias tecnológicas y legales
aplicadas en este tema. Como producto de este ejercicio, se
realizo la adquisición de un Sistema de Gestión Documental
(SGD) llamado SIAFI, el cual atiende a las necesidades de la
entidad y permite el manejo de los ocho procesos definidos
por el Archivo General de la Nación en la adquisición este tipo
de herramientas tecnológicas.
INTRODUCCIÓN
Producción
Recepción
Distribución
Tramité
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final

4. INVESTIGACIÓN INICIAL
Dentro de la investigación llevada a cabo en la entidad se pudo
indagar, que la situación del IDEP, la empresa visitada; en
materia de radicación de correspondencia, gestión documental
y archivo, se caracterizaba por disponer de dos herramientas
para el control documental, que no eran las mejores soluciones
informáticas para el adecuado manejo de la gestión
documental de la entidad.
La primera: Era un archivo en Excel, en el que se registraban
cada uno de los expedientes que hacen parte del Archivo
Central, el cual si bien se encontraba actualizado hasta la
última transferencia documental primaria realizada y contaba
con campos básicos que garantizaban la recuperación de
información (ubicación física, nombre, serie, dependencia,
fechas extremas, folios y observaciones), no contaba con los
requerimientos básicos para el manejo de información
archivística, ni los niveles de seguridad requeridos para una

5. INVESTIGACIÓN INICIAL
La segunda: Era una base de datos desarrollada en MySQL
para la radicación de correspondencia interna y externa
enviada, la cual asignaba un número consecutivo de forma
automática, pero presentaba errores como la duplicación
algunas veces de registros, asignando varios números a un
mismo asunto, sin que la persona que radicaba pudiera
evidenciar los mismos y en otras ocasiones genera un número
consecutivo interno para la correspondencia externa y
viceversa. De otra parte, este desarrollo no contaba con ningún
tipo de soporte, pues el mismo fue entregado como valor
agregado, y fue desarrollado como software libre por parte de
un contratista del Área de Sistemas de la Institución.
Adicionalmente, la correspondencia externa recibida, si bien se
radicaba en el desarrollo MySQL, el número inicial era
asignado mediante un reloj radicador, el cual frecuentemente
presentaba fallas de impresión y generaban daños a los
documentos que se debían radicar, dificultando la tarea de
llevar un consecutivo de la correspondencia que ingresaba al

6. INVESTIGACIÓN INICIAL
vs

7. ESTUDIOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.
Para el cumplimiento de su misión, visión y objetivos
institucionales, el IDEP tenia que desarrollar varios
procesos de apoyo transversales a la organización, como
es el caso de la gestión documental, proceso clave para
el Instituto, puesto que solamente el adecuado manejo de
los documentos producidos y recibidos por la entidad en
el desarrollo de sus funciones podría garantizar que esta
información respalde la toma de decisiones
institucionales, además de convertirse en testimonio de
las actuaciones de los (las) funcionarios (as) del IDEP y
como fuente de información primaria para los ciudadanos
que así lo requieran y como fuente de información para la
historia del Distrito Capital.

8. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.La entidad realizo la adquisición del Sistema de Gestión
Documental llamado SIAFI, con el objetivo de gestionar
electrónicamente la producción, recepción y distribución
documental en concordancia con las Tablas de Retención
Documental de la entidad, además facilitando el trámite, la
organización, el almacenamiento, la recuperación, la consulta, la
conservación y la disposición final de los documentos y evitando
en lo posible el manejo de papel, disminuyendo los costos
asociados con fotocopiado, impresión y almacenamiento, entre
otros aspectos.

9. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.

10. A partir de la implementación
del Sistema de Gestión
Documental., se cuenta con
unas generalidades a tener en
cuenta para el buen
funcionamiento del mismo,
entre estas están:
Organizar los documentos
físicos y en un futuro
electrónicos, incluyendo sus
metadatos, a través de, como
minino la Herramienta
archivística Cuadros de
Clasificación Documental.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.

11. Establecer plazos de conservación y eliminación
para la información y los documentos electrónicos de
archivo en tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.

12. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.
Ejecutar procesos de
eliminación parcial o
completa de acuerdo de
documentos, con los
tiempos establecidos en
las TRD o TVD.
Garantizar la autenticidad
de los documentos de
archivo y la información
conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del
documento.

13. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.
Permitir y facilitar el acceso
y disponibilidad de los
documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean
requeridos.

14. Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en Series y Subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.

15. DENTRO DE SUS CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES ESTA:
INTEROPERABILIDAD CON OTROS SISTEMAS
SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN ADMINISTRADA
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
DISPONIBILIDAD
ACCESO
TECNOLOGÍAAVANZADA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI
IDEP.