02 master ig_2010_contabilidad financiera

CONTABILIDAD FINANCIERA
Introducción a la contabilidad
Ignasi UbachIgnasi Ubach
Abril 2010
Máster de Industrias Gráficas - ignasi.ubach@gmail.com
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Definiciones
¿Qué es la Contabilidad?
U d tUn par de conceptos
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Llevar los libros (Bookkeeping)
• La contabilidad es una técnica utilizada para registrar, clasificar y resumir en
términos monetarios las transacciones que realiza una empresa.
• Entrar la Contabilidad (Bookkeeping) es el proceso de registro en los libros de las
transacciones económicas de una empresa
• Por transacción se entiende toda opercación económica o monetaria que efectúa
una organización Las transacciones pueden ser ventas (ingresos) comprasuna organización. Las transacciones pueden ser ventas (ingresos), compras
(gastos), cobros, pagos,…
• La entrada de datos puede ser llevada a cabo por un administrativo o un contable.
• Aunque a veces se confunden, conviene diferenciar llevar los libros y llevar la
contabilidadcontabilidad.
• El administrativo (a veces el contable) es la persona que entra las transacciones
financieras de la organización en el libro llamado Diario y su posterior traspaso en
l i d blib ll d Mcualquiera de sus sublibros llamados Mayor.
• Los diarios consisten en los libros donde se anotan las ventas, compras, IVA,…
• Para entrar la contabilidad, actualmente se utilita el Sistema de contabilidad dea a e a a co ab dad, ac ua e e se u a e S ste a de co tab dad de
doble entrada o llamada de partida doble
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La Contabilidad
• La Contabilidad es el arte y la técnica de comunicar la información económica de
una empresa u organización a los usuarios (accionistas, gerentes, bancos,…)
• El proceso contable es realizado principalmente por el contable. El contable crea
informes financieros a partir de la información introducida en los libros o sistema
de contabilidad.
• La información que se obtiene se comunica normalmente en forma de estados
financieros y que muestran los recursos económicos de que dispone la empresa y
que están bajo el control de la dirección de la misma.
• La información financiera es utilizada regularmente por:
– La dirección de la empresa
– Los prestamistas (Bancos y otros)
Socios (o inversores)– Socios (o inversores)
– Hacienda
– Reguladores y otros decisores
L C t bilid d t bié h d fi id “El t d i t l ifiLa Contabilidad también se ha definido como “El arte de registrar, clasificar y
resumir las transacciones y los hechos de carácter económico, en términos
monetarios y poderlos comunicar de manera clara y útil.
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Contabilizando
El principio:
C i t l t iComo registrar las transacciones
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Las transacciones
• En el transcurso normal de la actividad de una empresa, un documento es
obtenido en el momento que ocurre cada transacción:
– Las compras y las ventas generan Facturas y Recibos.
– Resuardos de depósitos y extactos bancarios se obtienen en los ingresos y
pagos posteriores a través del banco.
Cada vez que se realiza un pago se obtiene un recibo– Cada vez que se realiza un pago se obtiene un recibo
• Contabilizar correctamente implica obtener estos documentos y registrar las
transaciones en cada uno de sus libros contables (diario o diarios) El librotransaciones en cada uno de sus libros contables (diario o diarios). El libro
pincipal de entrada de transacciones es el diario, que se puede desglosar
a su ven en otros libros de entrada:
– Libro de Ventas
– Libro de IVA,…
• Los ordenadores actuales y el software de contabilidad de hoy en días,y y
facilitan enormente la tarea de registrar todas las transacciones en el libro
diario.
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Luca Pacioli y la Contabilidad moderna
• Luca Pacioli, un monje y colaborador de Leonardo da Vinci, fue el primero
en codificar el sistema contable en un libro de matemáticas en 1494en codificar el sistema contable en un libro de matemáticas en 1494.
• Pacioli es normalmente
conocido como “el padre de la
contabilidad moderna" porque
fue el primero en publicar una
descripción detallada del
sistema de contabilidad de
doble entrada o de partidadoble entrada o de partida
doble, permitiendo de esta
manera, que otros conocieran
la técnica y la usaran.y
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La filosofía detrás del sistema de doble entrada
Cada transacción tiene siempre un doble efecto:Cada transacción tiene siempre un doble efecto:
– Cuando compro algo (Gasto), yo debo algo (Proveedor)
– Cuando vendo algo (Ingreso), me deben algo (Cliente)
– Cuando recibo dinero (Caja) firmando un crédito, yo debo dinero al( j ) , y
banco (Banco)
– Cuando un cliente (Cliente) me paga, yo recibo dinero (Caja)
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El sistema de contabilización de doble entrada
• La contabilización por partido doble requiere registrar dos veces cada
transacción usando cargos y abonos.g y
• Ello se realiza identificando primero los valores como importes a Cargar
(en el DEBE) o importes a Abonar (en el HABER).(en el DEBE) o importes a Abonar (en el HABER).
• El importe de Cargo siempre se registrará en el diario (y mayor) en la
columna del DEBE (a la izquierda) y el Abono se registrará en la columnacolumna del DEBE (a la izquierda) y el Abono se registrará en la columna
del HABER (a la derecha)
Izquierda Derecha
DEBE (Cargo) HABER (Abono)
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DEBE y HABER: Cargos y Abonos
• DEBE y HABER son térmionos contables.
• Son los conceptos básicos y fundamentales de la contabilidad Representan• Son los conceptos básicos y fundamentales de la contabilidad. Representan
los dos lados de cada transacción registrada en el sitema de contabilidad.
Una anotación en el DEBE indica un
activo o una transacción de gasto:
Una anotación en el HABER indica un
pasivo o una transacción de ingreso:
DEBE (Cargo) HABER (Abono)
Yo tengo
Me deben
Yo debo
Activo: Pasivo
Yo compro Yo vendo
Gasto: Ingreso:
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Cargando y Abonando las cuentas
Algunas reglas generales sobre cargar y abonar las cuentas son:
• Las cuentas de Gasto son cargadas (cargar, debitar, adeudar)
• Las cuentas de Ingreso son abonadas (abonar, acreditar)
• Las cuentas de Activo tienen normalmente saldos deudores
– Para incrementar una cuenta de activo, cargamos (DEBE) la cuenta
– Para decrementar una cuenta de activo, abonamos (HABER) la cuenta
• Las cuentas de Pasivo tienen normalmente saldos acreedores
– Para incrementar una cuenta de pasivo, abonamos (HABER) la cuenta
– Para decrementar una cuenta de activo, cargamos (DEBE) la cuenta
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Ejemplo de una anotación contable
Ejemplo:
• Con fecha 01/07/09 mi compañía de teléfono carga en mi cuenta bancaria la facturap g
de teléfono por importe de 350 €.
• En la misma fecha, compro un vehículo por 6.000 € con un pago en efectivo de 500
€ y el resto con un préstamo por importe de 5.500 €.
DEBE HABER
Gasto de teléfono Banco (Caja) 350350
01/07/09
Vehículo Caja 5006.000
Préstamo 5.500
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Otra forma de ver las anotaciones contables
Ejemplo:
• Con fecha 01/07/09 mi compañía de teléfono carga en mi cuenta bancaria la facturap g
de teléfono por importe de 350 €.
• En la misma fecha, compro un vehículo por 6.000 € con un pago en efectivo de 500
€ y el resto con un préstamo por importe de 5.500 €.
DEBE HABERCuentaFecha
Gasto de teléfono
Banco (Caja) 350
35001/07/09
Vehículo
Caja 500
6.00001/07/09
Préstamo 5.500Préstamo 5.500
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Plan de Cuentas y Plan General de Contabilidad
• El Plan de Cuentas es una lista de cuentas
utilizadas por una organización para realizar la
Contabilidad.Contabilidad.
• La lista contiene un código de cuenta y un
nombre de cuenta.
• Cada cuenta contable es única y permite ser
localizada y consultada a través de libro mayor.
Una empresa tiene la obligación de utilizar unas• Una empresa tiene la obligación de utilizar unas
cuentas determinadas según la normativa contable
vigente (Registro, Hacienda) (Plan General de
Contabilidad), pero también tiena la flexibilidad
de organizar algunas cuentas como mejor lede o ga a a gu as cue as co o ejo e
convenga para gestionar la empresa
(Contabilidad analítica)
• Un Plan de Cuentas puede ser tan largo yp g y
complicado como la realidad de la empresa
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El orden de las cuentas
Las cuentas que aparecen en el Plan General de Contabilidad se organizan
según los códigos de cuenta. Principalmente tenemos dos tipos:según los códigos de cuenta. Principalmente tenemos dos tipos:
Cuentas de Balance
• Activos
P i• Pasivos
• De Capital
Cuentas de la Cuenta de Resultados
• Compras y Gastos
• Ventas e Ingresos
• Gastos o Pérdidas no operativas (extraordinarias)
I G i ti ( t di i )• Ingresos o Ganancias no operativas (extraordinarias)
Las cuentas de Ingresos y Gastos suelen estar adicionalmente organizadas y
categorizadas mediante los códigos de cuenta en subgrupos según las funciones decategorizadas mediante los códigos de cuenta en subgrupos según las funciones de
la empresa o sus negocios principales. Ello nos lleva a la contabilidad analítica y que
nos permite gestionar mejor el negocio.
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Principales grupos de cuentas
DE BALANCE:
1. FINANCIACION BASICA Cuentas de Pasivo
2. ACTIVO NO CORRIENTE Cuentas de Activo
3. EXISTENCIAS Cuentas de Activo
4. ACREEDORES Y DEUDORES POR OPER. COMERCIALES Cuentas de Activo o Pasivo
5. CUENTAS FINANCIERAS Cuentas de Activo o Pasivo
DE CUENTA DE RESULTADOS:
6. COMPRAS Y GASTOS Cuentas de Gasto
7. VENTAS E INGRESOS Cuentas de Ingresos
8. GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO
9. INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO
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Obteniendo la información contable
Una vez se han contabilizado todas las transacciones,
é ti d i f ió d bt ?¿qué tipo de información puedo obtener?
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El proceso contable
Entrada: Re-escritura: Informes:
Contabilización
en el Diario
Obtención del
Mayor
Generación de
Informes
Financieros
Documentos
para
contabilizar
Ajustes
&
Provisiones
Diario Mayor InformesLibros
Contables / (Daybook) (Ledger) FinancierosContables /
Documentos:
Para ver:
Los apuntes
contables
Para ver:
Cuentas
(extracto
Para ver
principalmente:
•Balance
y saldo) •Cuenta de
Resultados
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El libro Diario
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El libro Mayor
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Los dos principales informes financieros
Los socios/inversores y la dirección de la empresa quieren conocer:
• ¿Cuán bien ha operado la compañía?
O di h d t f C t h d l ñí ?O dicho de otra forma, ¿Cuanto ha ganado la compañía?
– Los contables contestarán con La Cuenta de Resultados
tambien llamada Cuenta de Pérdidas y Gananciasy
E é it ió fi i t ?• ¿En qué situación financiera se encuentra?
O dicho de otra forma, ¿Qué patrimonio tiene la compañía?
– Los contables contestarán con el Balance
conocido también por en nombre de Balance de Situación
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Ajustes contables al final del período
Para poder informar de la ‘situación real’ de la compañía,
i j t l i f ió fi ise requiere ajustar la información financiera
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Asientos de ajuste al final del período
• En Contabilidad, los asientos de ajuste son asientos de diario
entrados normalmente al final del periodo para alojar el ingreso y el
t l i d l l t tgasto al periodo al que realmente pertenecen.
• Los asientos de ajuste se realizan normalmente antes de elaborar los
i f fi i L j t d l t bl linformes financieros. Los ajustes son preparados por el contable al
final de cada mes o de cada año.
P j l ti t á i h t id id t• Por ejemplo, un activo nuestro, una máquina ha tenido un accidente y
ya no podrá producir más. Su valor residual es cero, por lo que debe
provisionarse completamente del balance porque no tiene valor.
• Otro ejemplo. Basado en el principio contable del devengo, los
ingresos y los gastos se reconocen y deben ser contabilizados en el
mismo periodo en que ocurren. No obstante, el pago o cobro de losmismo periodo en que ocurren. No obstante, el pago o cobro de los
mismos puede darse en periodos distintos (si se contabilizara de esta
forma, estaríamos aplicando un criterio de caja).
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El criterio de devengo
• Las normas de contabilidad requieren seguir el criterio de devengo (en
contraposición al criterio de caja).
• Bajo el criterio de devengo, los ingresos son declarados cuando se
obtienen (devengan), y no cuando el dinero se recibe. Por ejemplo, aunque
dit d i t ib h d 24€ i ió lun editor de revistas recibe un cheque de 24€ para una suscripción annual,
el editor contabiliza como ingreso un importe mensual de 2€ (una doceava
parte de la suscripción annual).
• Así mismo, los gastos son declarados en el momento en que se incurren,
y no cuando son pagados. A modo de ejemplo, una empresa puede
contabilizar mensualmente el pago annual de un segurocontabilizar mensualmente el pago annual de un seguro.
• Siguiendo el criterio de devengo, la rentabilidad de la empresa, sus activos,
pasivos y la restante información financiera se parece más a la situaciónpasivos y la restante información financiera se parece más a la situación
‘real’ de la empresa. El contable debe informar de la forma más clara y
fidedigna posible.
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Tipos de ajustes a tener en cuenta en el criterio de devengo
Los asientos de ajustes se podrían clasificar de esta forma:
Pagos adelantados
(cash paid or received before
consumption)
Pagos posteriores
(cash paid or received after
consumption)
Gastos Gastos pagados que aún no se han
recibido en forma de producto o
servicio
Gastos incurridos pero aún no
pagados
(p.e. se realiza una suscripción
anual - seguros)
(p.e. un impuesto– el impuesto
de sociedades al cierre del
ejercicio)
IIngresos
Ingresos recibidos en efectivo pero
aún no se ha realizado el trabajo
Trabajos realizados y facturados
pero aún no cobrados
(p.e. provisión de fondos recibido
por un notario o abogado)
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Amortización (Depreciación de activos con el tiempo)
• Los edificios, la maquinaria, los vehículos, el mobiliario, los ordenadores son
ejemplos de activos que duran más de un año, pero que no su vida útil no
es eterna.es eterna.
• Durante cada periodo contable (año, trimestre, mes,…) una porción del
coste de ese activo ha sido usado. Esa porción utilizada se contabiliza como
t t t d A ti ió l C t dcoste y se reporta como gasto de Amortización en la Cuenta de
Resultados.
• En realidad la amortización es el efecto de treansferir a la Cuenta deEn realidad, la amortización es el efecto de treansferir a la Cuenta de
Resultados una parte del pago que se realizó en su día por la compra del
activo y que aparece en el Balance.
E isten múltiples métodos de amorti ación El más común es el método de• Existen múltiples métodos de amortización. El más común es el método de
amortización lineal donde en cada periodo se amortiza una cantidad igual.
• Los activos mencionados anteriormente se denominan activos fijos (Activoj (
no corriente) porque están en el balance por un periodo superior a un año.
Es importante resaltar que los terrenos y solares no se amortizan porque se
asume que la tierra dura indefinidamente.
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Periodos de Amortización
• Para todo el inmovilizado (con la excepción de los terrenos) que aparece
en el balance, los contables suelen:
• Predecir el valor residual al final de su vida
• Estimar la duración de su vida útil.
• Calcular un coste durante esos años de vida útil• Calcular un coste durante esos años de vida útil.
• La vida útil usada contable y fiscalmente depende de cada activo y suele
ser de:
• Edificios: 50 años
N t 10 20 ñ• Naves: entre 10 y 20 años
• Maquinaria: entre 8 y 15 años
• Equipos informáticos y licencias de software: entre 3 y 5 años
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Ejemplo de Amortización
Para mostrar cómo se realiza la amortización contable, vamos a estudiar el siguiente
ejemplo:
• Con fecha 1 de julio del 2008 una sociedad compra maquinaria por importe de 10.500€
• La empresa estima que la maquinaria tendrá una vida útil de 5 años.
• Al final de su vida útil, la empresa espera vender la misma maquinaria por 500€.
• La empresa quiere amortizar linealmente durante esos 5 años• La empresa quiere amortizar linealmente durante esos 5 años.
Cálculo de la amortización
Bajo el método de amortización lineal, el gasto de amortización para un año entero se
calcula de la manera siguiente:calcula de la manera siguiente:
Coste del activo 10.500
- Valor residual estimado – 500
= Coste a amortizar:
(importe a amortizar durante la vida útil) 10.000
Años de vida útil 5
Amortización (gasto) anual 2.000
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Ejemplo de Amortización
Si el periodo contable de la empresa acaba en 31 de diciembre, entonces la empresa reportará cada
año el gasto de amortización en la cuenta de resultados tal y como aparece en la tabla :
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Amortización: 1,000 2,000 2,000 2,000 2,000 1,000
Pero el pago requerido para la adquisicón de esta máquina será:
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Pagos: 10,500 0 0 0 0 0
Como se puede ver, la empresa pagó 10.500€ en el año 2008, pero en la cuenta de resultados del 2008
la amortización es de sólo 1.000€. (Porque el activo se adquirió el 1 de julio, la mitad de la amortización
anual prevista entre 2008 y 2013).
Cada años entre 2009 y 20112 la compañía contabilizará un gasto de amortización de 2.000€. Sin
embargo, la empresa no habrá realizado ningún pago durante esos mismos años.
El ingreso neto de la empresa antes de impuestos se verá reducido cada año entre 2009 y 2010 por ung p p y p
importe de 2.000€, pero la cuenta del banco no se verá disminuida. Esto explica porqué a la
amortización se la conoce como un gasto no en efectivo.
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Principios contables
La necesidad de disponer de
i f ió fi i fi bl blinformación financiera fiable y comparable
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Los principios contables
• La información contable y financiera es información que debe ser contruida y
reportada de forma objetiva a la dirección y a terceras partes.p j y p
• Terceras personas o entidades, que necesitan basarse en dicha información
, tienen el derecho de asegurarse que los datos están libres de errores y de, g q y
inconsistencias y que expresan la realidad de la empresa.
• Por esta razón, la contabilidad financiera se basa en unos estándares o,
guías que están comunmente aceptadas o están reguladas en cada país.
Estas guía o prinicipios se llaman:
– Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o “International
Financial Reporting Standards” (IFRS) que se usa en los países europeos y en
otras partes del mundo
"G ll A d A i P i i l " (GAAP) ili d USA– "Generally Accepted Accounting Principles" (GAAP) utilizadas en USA y
también otras partes del mundo. Estos países tienden a adoptar las NIIF.
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Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las NIIF son emitidas por el IASB (International Accounting Standarts Board)
http://www.iasb.org/Home.htm
Asunciones principales de las NIIF:
• Criterio de devendo – el efecto de las transacciones son reconocidas cuando
ocurren y no cuando se pagan o se cobranocurren y no cuando se pagan o se cobran.
• Criterio de empresa en marcha – los estados financieros se preparan sobre la base
de que la empresa continua sus operaciones en el futuro próximo.
Principales características culitativas de los informes financieros:
El esquema de criterios sobre el que se basan las NIIF es el de ofrecer la información
financiera de forma que ésta sea:
C• Comprensible
• Relevante
• Fiable y
• Comparable• Comparable
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Auditoría contable
• La definición general de una auditoría es la “evaluación de una persona, organización, sistema,
proceso empresa, proyecto o producto”.
• Las auditorías se realizan para comprobar la validez y la confiabilidad de la información, así como
para proveer de una valoración del control interno de un sistema.
• El objetivo de una auditoría es expresar una opinión sobre la persona, organización, sistema,… enj p p p , g , ,
cuestión y que se ha evaluado basándose en un trabajo de test. Debido a limitaciones prácticas, los
muestreos estadísticos son generalmente adoptados en elas auditorías.
• En la contabilidad financiera una auditoría es una valoración independiente de la fiabilidad en
fque una compañía, a través de su equipo directivo, presenta sus estados financieros. La auditoría la
llevan a cabo los auditores, personas competentes, independientes y objetivas.
• Los auditores revisan que los procesos contables se adhieran a las normas generalmente
aceptadas establecidas por los estamentos regulatorios Estas normas simplemente proveenaceptadas establecidas por los estamentos regulatorios. Estas normas simplemente proveen
garantía para terceros de que los informes financieros que se presentan sobre una compañía
muestran la situación financiera y el resultado de sus operaciones de forma “bastante real” o muy
aproximada a la realidad
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Propósito de una auditoría contable
• Las auditorías contables existen para añadir credibilidad a la afirmación
implícita que la dirección de una organización publica en sus estadosp q g p
financieros, para ilustrar a accionistas y otras partes interesadas, sobre la
situación y rendimiento de la compañía.
• Terceros que están interesados suelen ser principalmente Hacienda,
bancos, reguladores. Otras partes interesadas son proveedores, clientes
y empleados que necesitan tener visibilidad de la compañía y susy empleados que necesitan tener visibilidad de la compañía y sus
resultados.
• La auditoría también está diseñada para reducir la posibilidad de errores• La auditoría también está diseñada para reducir la posibilidad de errores
en la contabilidad. Un error se define como una información falsa o que
falta, tanto si se ha causado por fraude (incluyendo un error deliberado) o
simplemente por errorsimplemente por error.
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