Gestión stocks inventarios

UNIDAD DIDACTICA 3
GESTION DE STOCKS E INVENTARIOS

1. Conceptos básicos: existencias, materias primas,
embalaje, envasado y etiquetado.
Importancia de una buena gestión de materiales ya que
suponen el 50% de los costes de la empresa.

Importancia desde distintos puntos de vista:
• Para la oficina técnica.- que no fallen los materiales.
• Para la producción.- tenerlos a mano cuando se precise.
• Al jefe de producto.- El precio y la calidad de los materiales.
• Para el Dto. de compras.- encontrar buenos proveedores.
• Al departamento de calidad.- que los materiales y servicios cumplan con las
especificaciones prescritas.

1. Conceptos básicos: existencias, materias primas, embalaje,
envasado y etiquetado.
 El objetivo final de la gestión de materiales es el propio de la empresa:
mejorar la competitividad o el beneficio de la misma.
 Objetivos específicos: satisfacer necesidades materiales y obtener el máximo
valor por cada unidad monetaria gastada.

Variables a tener en cuenta en la gestión de materiales:
• Previsión de necesidades.- las mercancías y materiales deben estar
disponibles cuando se necesitan.
• Precios de compra:- importante en todas las tomas de decisiones.
• Plazo de entrega.- permite un control exhaustivo de costes.
• Cumplimiento de las especificaciones.- estándares de calidad.

• Fuentes alternativas de suministro.- buena elección de proveedores.
• Contratos de compra.- mejora el precio a más cantidad.
• Rotación de existencias.- se ha de proveer al almacén con el inventario
necesario para lograr una eficiente gestión logística.
• Deterioros y obsolescencias.- mala gestión del almacén. Costes adicionales.

• Relaciones favorables con los proveedores.- servicio más comprometido.
• Costes de recepción y almacenaje.- liberar espacio, mejorar eficacia y dar mejor
servicio.
• Los registros de información.- Seguimiento y auditorias
• Políticas y procedimientos.- alcanzar los objetivos al menor coste.

envasado y etiquetado
• Estandarización de materiales y artículos comprados.- lograr que sean más
baratos, eficaces, cómodos y seguros.
• Información al resto de la empresa.- canales de información sobre nuevos
materiales , productos, procesos y precios para hacer llegar la información a los
encargados de comprar.
• Relaciones de reciprocidad. Optimizar las relaciones
• Armonía interdepartamental.- cooperación entre departamentos.

FUNCIONES DE LA GESTION DE MATERIALES:- Toma de decisiones sobre:
¿Qué comprar?
¿Cuándo comprar?
¿Cuánto comprar?
¿A quién comprar?

Flujo de materiales. Funciones.
Descripción
de la
necesidad
Búsqueda de
la fuente
adecuada
Preparación
de la compra
Ejecución de
la compra
Puesta a
disposición
Garantizar la
calidad de lo
comprado
Estadios
finales

LAS EXISTENCIAS.
Son los bienes almacenados por la empresa con el fin de ser
consumidos o vendidos en el curso normal de la explotación.
Ejemplos de
Materias primas
Mercancías
Productos
existencias
Repuestos
Combustibles
Envases, etc.

LAS EXISTENCIAS.
En las empresas comerciales.- son las mercaderías para vender.
En las empresas industriales.- existencias en sus distintas fases.
En las empresas de servicios.- materiales y suministros que la empresa
mantiene en sus almacenes para prestar sus servicios.

Existencias más comunes
 Mercaderías.
 Materias primas.
 Materias auxiliares.
 Materias consumibles.
 Productos semiterminados.

Existencias más comunes
 Productos en curso.
 Productos terminados.
 Productos defectuosos.
 Subproductos.

2. Almacenamiento.
Los almacenes- lugar en el que los artículos, comprados o fabricados,
se reciben y ordenan, conservan, extraen y distribuyen.
Recepción Colocación Conservación
Extracción Distribución

2. Almacenamiento.
Establecimiento del almacén. Es recomendable:
 Buscar lugares fuera de las aglomeraciones, bien comunicados.
 Buen acceso para camiones.
 En caso de mercancías pesadas cercano a vías del tren o puertos.
 Gran área de estacionamiento para camiones.
 En una sola planta para evitar montacargas
 Buena altura de la nave, circuitos de paso anchos.

2. Almacenamiento.
Parque de almacenamiento:
Mercancías al descubierto.

2. Almacenamiento.
Disposición de los almacenes:
 Casilleros (para productos pequeños)
 Perchas (para almacenar tubos, cañas, bobinas de cables, etc.)
 Silos y cisternas (productos en polvo, grano, líquidos)
 Sitios acorazados para mercancías peligrosas (inflamables).

2. Almacenamiento.
Beneficios de una buena distribución de planta:
• Buena accesibilidad y servicio al usuario.
• Alto grado de flexibilidad del programa
• Eficiente utilización del espacio.
• Disminuye la necesidad de personal.
• Minimación de deterioros y robos.
• Facilidad de recuento.

2. Almacenamiento.
Instalaciones interiores
Cumplir con la normativa de seguridad e higiene:
• Evitar los pilares, vigas, tubos, recubrimiento, escalones.
• Señalar los obstáculos.
• Cubrir instalaciones eléctricas.
• Sellar canalizaciones de líquidos.
• Suelos antideslizantes.

2. Almacenamiento.
Manipulación:
Es uno de los grandes problemas sobre todo en existencias pesadas, voluminosas o
ambas cosas.
Los instrumentos más utilizados son: railes, grúas automáticas, puentes móviles,
puentes automotores, pórticos, tornos, carros manuales o carretillas y robots
dirigidos por ordenador.
https://www.youtube.com/watch?v=rwTbI9nHTkI

2. Almacenamiento.
Para conocer el equipo necesario debe analizarse:
Espacio necesario para cada artículo. Qué equipo es mejor para transportarlo.
Cantidad que se sirve a la vez. Cada cuánto se sirve.
Cantidad que se almacena a la vez.
Cantidad que se almacena a la vez.
Qué artículos son de mayor uso.
Qué artículos son de mayor uso.
Que instalación es mejor, según peso, forma y
manejo
Necesidades futuras.

2. Almacenamiento.
Distribución en planta, ha de conseguir:
• Un flujo de materiales con pocos retrocesos.
• Mínimo trabajo de manejo y transporte.
• Mínimo número de viajes y de movimiento inútil del personal.
• Eficiente uso del espacio.
• Previsión para la flexibilidad y expansión.

2. Almacenamiento.
Normas generales para la distribución en planta de productos:
• Los artículos de más movimiento habrán de estar cerca de la salida para acortar
tiempo de desplazamiento.
• Artículos pesados y difíciles de manejar localizar donde sea fácil su manejo.
• Los espacios altos se usaran para artículos ligeros y abultados.

Conceptos básicos: existencias, materias primas,
embalaje, envasado y etiquetado.
Normas generales para la distribución en planta de productos:
• Los materiales inflamables y peligrosos en zonas cerradas y protegidas.
• Artículos grades y protegidos o insensibles al agua estarán fuera del edificio.
• Protecciones especiales para artículos que lo requieran.
• Elementos de seguridad y contraincendios estar situados adecuadamente.

2. Almacenamiento.
Tipos de
almacenes
Cerrados
Abiertos
Al azar

2. Almacenamiento.
Almacenes cerrados
 Solo entran los almaceneros.
 Documentación para entradas y salidas.
 Máxima seguridad y control del material.
 Inventario permanente.

2. Almacenamiento.
Almacenes abiertos
 Se usan en producción en cadena.
 Cada material se almacena cerca del lugar de uso, en lugares abiertos a todos.
 Los responsables de recepción se lo entregan al responsable de producción para su
custodia y mantenimiento.
 Énfasis en la disponibilidad y rapidez de acceso.
 No se suele hacer inventario permanente.

2. Almacenamiento.
Almacenajes al azar
 Es un método que depende de un ordenador que indica donde colocar cada
mercancía.
 Los empleados no conocen donde están los suministros si no consultan.
 La herramienta informática se programa según los criterios de eficiencia que cada
empresa determine y se debe consultar para saber los lugares libres y las posiciones de
los suministros.

3. Procedimiento administrativo de la gestión de almacén.
Recepción de existencias:
 Comienza con un documento resumen debidamente cumplimentado donde se
informe de cuando, cómo y quien debe hacer las entregas .
 El documento se entrega al almacén con el diseño y las informaciones necesarias
para el desarrollo de su actividad.
 A partir de este listado de existencias por entregar se detectaran las no entregas,
desviaciones de proveedores que deberían entregar y no lo hacen.

Tareas administrativas de la recepción de existencias:
 Dejar por escrito cualquier anomalía en la calidad y cantidad que se ha estipulado.
(daños, roturas, etc.)
 Hacer las liquidaciones y pagos previstos en cada caso con el proveedor y con el
transportista.

3. Procedimiento administrativo de la
gestión de almacén.
Tareas administrativas de la recepción de existencias:
 Hacer constancia escrita y notificar cualquier deficiencia al proveedor y faltas
observables en la apertura y chequeo de existencias.
 Hacer la orden de recepción y grabarla en el ordenador para informar al
departamento de compras de cualquier anomalía e iniciar la reclamación
correspondiente.

3. Procedimiento administrativo de la gestión de
almacén.
Colocación:
 Es necesario que la información de la colocación de cada suministro quede reflejada
en ficheros o archivos que informen del emplazamiento de cada cosa.
 Puede estar informatizada o en papel (se anota el espacio ocupado, disponible y
donde hemos de buscar cada suministro).

almacén.
Conservación:
La tarea administrativa que se deriva de la conservación
de suministros es el Inventario.
La gestión del Inventario permite conocer las cantidades
de suministro existentes, sus necesidades específicas de
conservación, marcar el orden de rotación, etc.

almacén.
Extracción:
Sacar algo del almacén solo podrá hacerse previa orden por escrito a los almacenes
para que estos puedan generar la información administrativa necesaria. Se rellena una
orden de salida en la que se han de actualizar los stocks, existencias, guardar la
información en el ordenador y hacer que el servicio de contabilidad de materiales siga
la orden de salida directamente.

Recepción y entrega
de documentación y
mercancía:

almacén.
Antes de la compra:
El departamento de compras se hace responsable de que la adquisición de materiales
cumplan con las especificaciones técnicas requeridas por la oficina técnica.
Nos aseguraremos de que las especificaciones estén bien descritas y que las necesidades
de calidad estén expresadas de forma completa y sin ambigüedad.

almacén.
Plan de inspección:
 El descubrimiento de un fallo de calidad tendrá menos consecuencias cuanto antes
ocurra, mejor en casa del proveedor.
 Cualquier planteamiento de inspección debe valorar sus costes ya que no puede ser
más caro inspeccionar que resolver la anomalía si existiese.

almacén.
Se plantean tres cuestiones:
 Pagar más por los productos y asegurarse una supuesta calidad de los mismos
 Gastar dinero inspeccionando a los proveedores menos caros.
 Gastar dinero en subsanar las consecuencias de un fallo de calidad.

almacén.
Cuando se ha resuelto inspeccionar queda tomar las siguientes decisiones:
¿Quién? Proveedor, empresas especializadas
¿Dónde?Instalaciones del proveedor…
¿Cuándo?Al finalizar la fabricación…

PLAN DE INSPECCIÓN
La inspección se hace en la empresa del proveedor en casos como:
 Si el producto es muy pesado y sería problemática la devolución.
 Si el producto va desde el proveedor a almacenes o departamentos distantes donde
no sea factible que un equipo de inspección lo controle.
 Cuando la mercancía no se puede devolver.
 Si la inspección en destino resulta demasiado tardía para solucionar los deterioros.

almacén.
Proceso de inspección:
 Es la comprobación de que los artículos cumplen con las especificaciones definidas
en el pedido.
 La manera más común de hacer inspecciones es por muestras.

almacén.
TIPOS DE INSPECCIONES
De variables Pesos, longitud, componentes químicos
De
atribuciones
Bueno o malo, pasa o no pasa…
Según medida Totalidad de un lote o por muestreo
Según el tipo
de defecto
Defectos pequeños o grandes

Procedimiento de entrada de material.
Al llegar el material a nuestros almacenes debe inspeccionarse cuanto antes, si no viene ya
inspeccionado
el máximo será 24 o 48 horas, a fin de evitar gastos de tenencia inútiles, conservar el espacio
para almacenaje y recepción de piezas buenas.
Si hay fallo, notificar al proveedor sin tardanza y ordenar su pronta reposición pues se
dispone de 4 días para reclamaciones y 30 días para vicios o defectos ocultos.

almacén.
Aceptación y rechazo:
Las personas encargadas de la inspección deben tener la capacitación para ello.
Si después de una inspección se detectan anomalías, fallos o deterioros se ha de :
 Devolver la mercancía al proveedor.
 Intento de arreglo de la mercancía.
 Negociar un precio menor de la mercancía.

almacén.
Logística inversa:
La logística inversa es la operativa que comprende todo el proceso de devolución de un
producto al vendedor o fabricante con el propósito de recuperar su valor o llevar a
cabo su adecuada eliminación.
La logística inversa es el proceso contrario a la cadena de suministro estándar porque
se recorre el camino opuesto al de la comercialización de los productos.

almacén.
Normas para el proveedor sobre devoluciones:
 Comenzar desde el final. Si no hay una política clara de devolución podemos perder
al cliente.
 Preparar una presentación del producto clara, con especificaciones exactas y acordes
a la realidad.
 Incluir opciones de cancelación de pedido antes de hacer el envío que evite
devoluciones futuras por error.

almacén.
Normas para el proveedor sobre devoluciones:
 Acompañar los productos y los pedidos con instrucciones claras sobre qué y cómo
se debe proceder ante una devolución.
 Facilitar un seguimiento online de la mercancía, mantener al cliente informado de
posibles retrasos, etc.

almacén.
Registro de entradas y salidas:
 La entrada. Cuando llega la mercancía.
 La salida.- mercancías almacenadas que pasan a formar parte de un pedido y se
liberan.

almacén.

Áreas de la empresa que comienzan el movimiento de
entrada o salida:
Área de
producción
Área de
comercialización
Área de
compras

Área del almacén que gestiona el proceso de entrada o
salida.
Entrada Recepción Almacenamiento
Salida Expedición

almacén.
Documentos que se generan o registros asociados:
 Registro de pedidos internos.
 Albarán de entrada.
 Registro de entrada.
 Albarán de salida.
 Registro de salida.

Elaboración e interpretación de inventarios.
La gestión de los inventarios es una de las funciones más importantes dentro de las
empresas, ya que suponen una gran inversión económica y tienen gran trascendencia en la
venta de los productos a los clientes.
Cualquier departamento de la empresa depende de la gestión de stocks, pero en especial las
tareas relacionadas con la producción, el almacenamiento, la venta y la financiación de las
compras.

Elaboración e interpretación de inventarios.
Almacenaje Stock
Marketing Producción Finanzas
Stock suficiente Stock alto Stock bajo

CONCEPTO DE STOCK
El término anglosajón stock, utilizado también como sinónimo de inventario o
existencias, hace referencia al conjunto o cantidad de productos que una empresa tiene
almacenados.
Se puede considerar productos en stock tanto materias primas como productos
terminados, siempre y cuando estos materiales estén almacenados a la espera de su
puesta en producción o venta final.

CONCEPTO DE STOCK
Las existencias son una inversión realizada por la empresa para poder dar respuesta a la
demanda o a sus necesidades productivas, y desarrollar su actividad con normalidad.
Como con toda inversión, del stock se espera obtener una rentabilidad futura y por
tanto la decisión de la cantidad de stock a almacenar y el método elegido para su
gestión es de vital importancia para cumplir con los objetivos de la empresa

La importancia del stock en un almacén
La acumulación y almacenamiento de existencias es importante porque:
 En primer lugar, el stock evita la escasez del producto con el que trabaja la empresa;
 En segundo lugar, a más unidades, menor coste unitario del producto generalmente;
 En tercer lugar, tener almacenado el producto permite una disponibilidad inmediata de
cara a la demanda del cliente.

La importancia del stock en un almacén
Asimismo, la gestión de stock resulta tan sustancial como el propio stock. Y es
que, cualquier desequilibrio (rotura de stock, exceso de stock, etc.) en la cantidad de
existencias que se almacenen, puede restar competitividad a la empresa

TIPOS DE STOCK
STOKC
ACTIVO
STOCK
MEDIO
STOCK
ÓPTIMO
STOCK CERO
STOCK
CÍCLICO
STOCK DE
SEGURIDAD
STOCK
ESTACIONAL
STOCK DE
TRÁNSITO

TIPOS DE STOCK
 Stock activo o normal.- hace frente a la demanda normal de pedidos y está equilibrado
entre un máximo y un mínimo.
 Stock medio.- es el promedio de existencias que tiene la empresa en el almacén,
mantenido en distintas cantidades durante un plazo de tiempo concreto.
 Stock óptimo.- el que cubre las previsiones óptimas de ventas.

TIPOS DE STOCK
 Stock cero.- aquel que no existe.
 Stock cíclico.- cantidad de artículos que se producen con anticipación frente a una
demanda constante, para mantener la capacidad productiva. Por ejemplo, en época de
baja demanda se adquiere o fabrica un stock mayor para utilizarlo en épocas de gran
demanda.

TIPOS DE STOCK
 Stock de seguridad.- para mantener un colchón de seguridad ante las variaciones de la
demanda y del plazo.
 Stock de anticipación o estacional.- para atender a una futura demanda en periodos
estacionales.
 Stock de tránsito.- necesarios para la distribución física y el transporte.

CRITERIOS O MÉTODOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS
Método FIFO (First in, First Out):
Con el sistema de gestión de stock tipo FIFO las primeras mercancías en salir de las
estanterías del almacén serán las primeras que entraron. Permite una óptima rotación de
stock y se adapta perfectamente al almacenamiento de productos perecederos.

Método LIFO (Last In, First Out):
En el caso del método de gestión de inventarios tipo LIFO, la última unidad de carga en
entrar al almacén será la primera en salir del mismo. Se trata de un método ideal para
productos no perecederos, que ni caducan ni pierden valor con el paso del tiempo.

Método PMP
El método PMP, o método del Precio Medio Ponderado, es una metodología de
valoración que forma parte de la contabilidad. Se usa para obtener el valor medio de los
stocks que había en un inicio dentro del almacén, y ver qué cantidad ha entrado y salido
según el movimiento comercial de la compañía.

Método de gestión ABC:
 En el método de gestión de stock ABC, las existencias se clasifican en tres
categorías: A, B y C.

Costes de la gestión del stock en almacén:
 Coste de compra o adquisición:
Es básicamente el importe pagado a los proveedores por cada pedido realizado.
Generalmente este importe se reducirá si la cantidad de mercancía es mayor, y aumentará
si se realizan pedidos pequeños.
 Coste de hacer el pedido:
En esta categoría se engloban los costes administrativos y de gestión que supone cada
pedido realizado por la empresa.

 Coste de ruptura de stock:
En este coste se debe incluir los ingresos no generados por no haber podido satisfacer la
demanda de un cliente, pero además una ruptura de stock puede implicar otro tipo de
costes indirectos que afectan a la credibilidad de la empresa y a potenciales pedidos
futuros perdidos.

 Coste del mantenimiento del stock
El simple hecho de tener producto en stock en el almacén tiene un coste para las
empresas en el que habrá que incluir los costes de personal, del sistema de gestión de
almacenes, de la instalación del sistema de almacenaje, el alquiler o compra del almacén y
sus gastos mensuales, las amortizaciones y seguros y la posible depreciación de las
existencias almacenadas.

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