LOGÍSTICA GASTRONÓMICA

LOGÍSTICA
GASTRONÓMICA
FACILITADOR
EMER TOLEDO ALCEDO
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CONTENIDO DEL CURSO
1. INTRODUCCION
2. GESTION DE ALMACENES
3. GESTION EN COMPRAS
4. ADMINISTRACION DE PROVEEDORES
5. LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRAS
6. MODELOS DE REAPROVISIONAMIENTO
7. TRANSPORTE Y DISTRIBUCION

INTRODUCCION
 Conceptos generales. Ejemplos
 Logística. Importancia
 Perfil del logístico ideal
 La ética en compras

Logística y la Cadena de Abastecimiento
Año a año la administración de la cadena de abastecimiento
a tomado mayor Importancia en el mundo globalizado. Día a
día la competencia se hace mas ardua y solo las empresas
que logran importantes diferencias contra sus competidores
aspiran a aumentar su participación en el mercado o
simplemente a sobrevivir en el. La buena administración de
la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnología de la
información ayudan a lograr este propósito, sin embargo esto
no es fácil ya que esta cadena abarca diversas actividades.
Uno de las principales actividades en la administración de la
Cadena de Abastecimiento es el área de Logística.
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LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
Gerente General
Administración Finanzas Producción Logística Comercialización
Control inventarios
Compras
Almacenes
Transporte
Distribución final

LOGÍSTICA
• “Proceso de planificar, implementar y
controlar el flujo y el almacenaje de
materias primas, productos
semielaborados o terminados y de
manejar la información desde el lugar
de origen hasta el lugar de consumo,
con el propósito de satisfacer los
requerimientos de los clientes”
(Council of logistics management).

LOGISTICA EMPRESARIAL
Abastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios
que requiere una empresa o institución para cumplir sus
funciones.
OBJETIVO:
Abastecer de materiales y servicios :
- Calidad requerida.
- Momento oportuno.
- Cantidad necesaria.
- Menor costo.

LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS
ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
PRODUCCIÓN
Actividades
Especificas
-Actividades de
planta
-Manejo de
materiales
-Mantenimiento
de equipos e
instalaciones
MARKETINGIntersección
de
Actividades
Intersección
de
Actividades
-Programación del
producto
-Localización de
plantas
-Aprovisionamiento
-Nivel servicios
-Servicios
clientes
-Embalaje
-Localización de
detallistas
-Flujo de
información
-Promoción
-Investigación
de mercados
-Productos
mixtos
-Precios
LOGISTICA
Actividades
Especificas
-Transportes
-Control de
Inventarios
-Almacenes
-Manufactura

Grandes Retos Empresariales
Innovación
Calidad
Reducción de ciclos de tiempo
Nuevos productos, nuevos servicios
Competitividad en coso y diferenciación
¿Como ser el competidor
con el mejor precio?
¿Qué necesito hacer para
reducir realmente los
costos?
¿Cómo hacer crecer el
negocio sin perder el
control?
¿Como puedo mejorar
el servicio?

Importancia actual de la Logística
LOS MERCADOS SE EXPANDEN
MARGENES O BENEFICIOS SE
REDUCEN
SE INCREMENTA EL NIVEL DE
SERVICIO
RECONSTRUIR
SISTEMAS
LOGISTICOS
LA COMPETENCIA SE
ENDURECE

Estructura del Sistema Logístico
Previsión demanda
Planificación de Requerimientos
Compras
Transporte (Aprovisionamiento)
Inventario de Producción
Almacenes
Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados
Embalaje
Inventario de Distribución
Planeamiento de la Distribución
Procesamiento de Pedidos
Transporte (Distribución)
Servicio a Clientes
Gestión de
Materiales
Distribución
Física
LOGISTICA

Perfil del Logístico Ideal
• Generalmente se empieza tomando en
cuenta su honradez.
• El ejecutivo o el empleado de esta área es
un vendedor, debe ser muy empático.
• El sexo y la edad del personal que trabaje
como técnico logístico no es
determinante.
• Desde el principio un buen logístico tiene
que pisar el almacén.

Perfil del Logístico Ideal
• Metódico y organizado.
• Criterio y sentido común.

La ética en Compras
• El comprador no solo debe ser honesto sin
parecerlo.
• Mantener lealtad a su empresa en todo
momento.
• Mantener un intachable nivel de integridad en
todas sus relaciones comerciales, tanto dentro
como fuera de su empresa.
• Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las
leyes nacionales e internacionales.

• Optimizar el uso de los recursos, de los que son
responsables, con el fin de proporcionar el
beneficio máximo para sus empresas.
• Promover los más altos niveles de calidad
profesional y mantener la altura y el nivel de la
profesión de compras.
• Promover relaciones de beneficio mutuo con los
proveedores, a través de la cortesía e
imparcialidad en todas las fases del ciclo de
compras.

• Abstenerse de cualquier negocio propio que
pueda estar o parecer estar en contradicción
con la empresa.
• Manejar la información confidencial de la
empresa y de los proveedores con a debida
cautela y respeto.
• No aceptar regalos personales que no sean
considerados regalos de cortesía en los
negocios, como bolígrafos, calendarios, etc.

• Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo
del proveedor que puedan disminuir o aparentar
disminuir su capacidad negociadora y su
imparcialidad.
• Mostrar en todo momento Imparcialidad y
Objetividad en la toma de decisiones de
compra.

GESTION DE ALMACENES
ABASTECIMIENTO DE A&B
 Administración Integral de Almacenes.
 Técnicas de Almacenaje.
 Toma de Inventarios, métodos.
 Políticas de Inventario.

GESTION DE ALMACENES
DEFINICION LOGISTICA DE ALMACEN
• Es un lugar físico, donde se almacenan
productos que están en rotación, en
condiciones adecuadas que permitan su
conservación y mantenimiento.

ALMACÉN: UTILIDAD DIRECTA
• Disminución del costo de posesión.
• Optimiza la inversión en stocks.
• Permite la continuidad de las operaciones al
tener los materiales en el “momento oportuno”,
en la “cantidad necesaria” y de la “calidad
requerida”.
• Permite llevar un control de los consumos, para
poder controlar los gastos y el presupuesto de la
empresa.
• Máxima utilización de los materiales;
controlando y administrando eficientemente la
recuperación de muchos de ellos.

ALMACÉN
• FUNCIÓN: proporcionar materiales,
herramientas, repuestos, insumos en
general, en óptimo estado de uso y
operatividad, en el momento oportuno
para la producción y/o venta.
• ACTIVIDADES:
- Recepción, descarga y desembalaje.
-Verificación cuantitativa y cualitativa del
material.

ALMACÉN: ACTIVIDADES
• Manipuleo, estiba y codificación de ubicación.
• Catalogación de materiales.
• Mantenimiento y control de rotación de
inventarios.
• Control de condiciones físicas del almacenaje
(humedad, tº, ventilación, facilidad de acceso,
etc.)
• Despacho oportuno y rápido.
• Gestión de reposición del stock (área control de
inventarios).

ALMACENES
• Su función se inicia antes de recibir los
materiales: preparación del ambiente y
espacio físico para la recepción.
• Preparación de un programa de
mantenimiento para el material y tarjetas
de control.
• Establecer el “costo de almacenaje” para
cada artículo (área de compras y
finanzas).

ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES
• Optimizar el uso de recursos.
• Evitar el despilfarro.
• Evitar movimientos innecesarios.
• Mejorar el servicio o atención al usuario.
• Aprovechar al máximo el espacio
disponible.
• Evitar inventarios no imprescindibles.
• Evitar el sobre stock.
• Evitar el déficit de stock.

FUNCIONES LOGÍSTICAS DEL
ÁREA DE ALMACÉN
• Control de inventarios
• Almacenamiento
• Distribución

CONTROL DE INVENTARIOS
• Tiene la misión de asegurar la reposición
oportuna en cantidad y calidad óptima de
insumos, materia prima, repuestos y
materiales en general del inventario.
• Trabaja en estrecha coordinación con los
clientes, definiendo las necesidades de
compra.
• Contribuyen a bajar los costos de
producción, manteniendo un nivel
apropiado de inventario.

ALMACENAMIENTO
• Tiene el encargo de mantener los
materiales en buen estado de
conservación, bajo estrictas normas de
seguridad y protección del medio
ambiente.
• Recepciona todos los materiales que
ingresan a la empresa.

DISTRIBUCIÓN
Realiza la distribución del material a
los clientes, internos mediante
despachos y a los externos,
transportándolos apropiadamente.

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
Documentos para control
• Nota de ingreso
• Nota de salida
• Ficha de kardex
• Nota o pedido de reposición
• Nota de transferencia
• otros

NOTA DE INGRESO
• Compras nacionales
• Compras del extranjero
• Devoluciones de clientes
• Muestras y pruebas
• Material en custodia
• Almacenaje de activo fijo.

NOTA DE INGRESO
• Cantidad de material
• Unidad de medida y de embalaje
• Descripción del producto
• Nombre del recepcionista
• Nombre del jefe de almacén
• Código de ubicación dentro del almacén
• Código del artículo

NOTA DE SALIDA
• Muestras, pruebas, donaciones
• Para el área de producción
• Ventas
• Salidas de activo fijo
• Devolución a proveedores
• Material de desecho

TECNICAS DE ALMACEN
• Mantener los niveles adecuados de stock.
• Mantener en orden el almacén.
• Mantener limpio el almacén.
• Mantener el inventario en perfectas condiciones.
• Entregar los productos de acuerdo a las
condiciones fijadas (ventas).
• Mantener actualizado el catálogo.
• Seleccionar el inventario inactivo y proponer su
destino final.
• Establecer los sistemas de control del almacén
(inventario).
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL

PERSONAL DEL ALMACÉN
• Es responsable de cómo la dirección de la
empresa mire a los de almacén. Debe
brindar un excelente servicio a los
usuarios y/o clientes.
• Debe demostrar los logros obtenidos.
• Debe poseer un manual de
procedimientos, funciones y un perfil del
personal.
• Se debe establecer el perfil para cada
puesto, teniendo en cuenta: preparación,
experiencia, honestidad y requerimientos
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TIPOS DE ALMACENES
• Productos terminados (empresa
comercial).
• Industriales:
- Materia prima
- Productos semielaborados y terminados.
- Herramientas y repuestos.
- Insumos en general.
• Distribución
• Depósitos

AREAS DE
ALMACENAMIENTO
Seleccionar los materiales teniendo en cuenta:
• Mercadería que debe ir en lugar cerrado
• Mercadería que no necesita lugar cerrado
• Mercadería frágil
• Mercadería pesada
• Mercadería voluminosa
• Mercadería valiosa
• Mercadería peligrosa (explosivos, corrosivo).
• Mercadería que requiere almacenamiento
especial (refrigeración, deshumedecedor).

DISTRIBUCIÓN DE LOS
MATERIALES
La distribución de los materiales dentro del
almacén se realiza de acuerdo a los siguientes
criterios:
• Frecuencia de movimiento
• Volumen
• Peligrosidad
• Costo unitario
• Necesidad de conservación
• Por códigos (facilita la ubicación)

SEGURIDAD DEL ALMACÉN
• Contra robos: internos y externos
• Contra siniestros (detectores de humo,
extintores, rociadores contra incendios,
realizar simulacros, etc.)
• Seguridad del personal (ropa adecuada,
protectores de oído, lentes, guantes,
zapatos de seguridad, cinturones de
seguridad, capacitación necesaria).

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
• DE ALMACENAMIENTO: estanterías,
tanques, parihuelas, caballetes, casilleros,
escaleras, etc.)
• DE ACARREO: fajas transportadoras,
carretillas, cangilones (de elavación),etc.
• DE MANIPULEO: montacargas, tecles,
etc.
• DE MEDICIÓN: balanzas, winchas,
micrómetros, etc.

ALMACENES: RECEPCIÓN
• Para la recepción de cualquier material es
indispensable la o/c y la guía de remisión
del proveedor.
• El personal debe ser capacitado, para
poder analizar la calidad de los
materiales.
• Debe tener ayudante (manipulación,
desembalado,etc.) y equipos o
herramientas para facilitar su trabajo.

PASOS DE LA RECEPCIÓN
• Descarga
• Desembalaje
• Verificación cuantitativa y cualitativa
• Ingreso
• Establecer horario para recibir la mercadería
• Establecer zona de descarga (mínima
necesidad de manipuleo)
• Zona de recepción segura
• Terminada la verificación confecciona la nota de
ingreso o la nota de rechazo.

CLASIFICACIÓN DE STOCKS
PRECISIÓN EN EL CONTROL DE INVENTARIOS
• Por su procedencia (local, nacional, importado)
• Por su demanda (regular, irregular, estacional)
• Importancia operativa (estratégico, normal, no
operativo)
• Por su obtención (preparados, fabricación)
• Por su movimiento (activo, no activo, agotados)
• Por su importancia económica (clasificación
ABC)

CLASIFICACIÓN ABC
Ayuda a identificar los items más
importantes.
APLICACIONES:
• Por volumen de compra
• Por proveedores
• Valor – consumo o cantidad - valor
• Volumen de venta
• Por margen de utilidad
• Por cliente

CLASIFICACIÓN ABC
Ley de Alfredo Paretto
• Cuando se aplica a los inventarios obedece a la
necesidad de identificar dentro del conjunto
global de las existencias a tres tipos o clases de
existencias, agrupadas según su valor y su
movimiento en el almacén.
• Determina una cantidad del inventario que
siendo relativamente pequeña comparada con
el total de existencias en el almacén, resulta
ésta concentrando la mayor cantidad de valor
monetario del mismo.

CLASIFICACIÓN ABC
• CLASE A: a los artículos que se
encuentran en esta clase se les presta
mayor atención (mantenimiento, seguro y
niveles de inversión). Representan el 85%
del consumo anual valorizado y sólo son
el 15% del inventario.
• CLASE C: se les podrá tener en mayor
cantidad porque su inversión no afecta
mayormente a las finanzas de la empresa
(10% vs 80%)

CATALOGACIÓN DE
MATERIALES
• Es un proceso técnico mediante el cual se
disminuyen notablemente las variedades
de materiales en el almacén, a través de
la agrupación de éstos en clases.
• ETAPAS:
- Normalización o estandarización
- Identificación
- Clasificación
- Codificación

CATALOGACIÓN DE
MATERIALES
• NORMALIZACIÓN: las adquisiciones se ciñen a
normas o estándares.
• IDENTIFICACIÓN: se precisan las
características básicas de cada artículo en
relación con las generales. Se determina la
denominación.
• CLASIFICACIÓN: ordenamiento sistemático en
clases de las existencias debidamente
identificadas.
• CODIFICACIÓN: consiste en asignar letras,
números u otros signos para distinguir el
artículo.

CÓDIGO
• Es la identificación de todos y cada uno
de los items de la empresa.
• Es la base de todo sistema de control
• Puede ser: alfabético, numérico, alfa
numérico.
• Formas: por familias (útiles de oficina,
ferretería,etc); consumo específico
(respuestos, activos fijos,etc) y mixtos

CODIFICACIÓN
CódigoCódigo DescripciónDescripción
2020
20062006
200605200605
200608200608
20072007
AseguradoresAseguradores
Clavos para cementoClavos para cemento
Clavos para cemento 5”Clavos para cemento 5”
Clavos para cemento 8”Clavos para cemento 8”
Clavos para maderaClavos para madera

VENTAJAS DE LA
CATALOGACIÓN
• Simplifica los inventarios, reduciendo la cantidad
de artículos y su variedad.
• Disminuye los errores (identificación)
• Emplea mejor el espacio disponible
• Mejora la atención
• Simplifica la contabilización
• Reduce la posibilidad de mezclar materiales
• Aumenta la funcionalidad de la empresa
• Facilita la gestión de los almacenes

CATÁLOGO
• Relación ordenada de materiales que
existen en el almacén. Es la base del
sistema de control. Permite mecanizar los
almacenes.
• CONSTA:
- Código
- Descripción
- Unidad de medida o manejo
- Ubicación

UNIDAD DE MEDIDA
• Es la unidad de medida en que se decide
manejar los inventarios.
• Para decidir por una unidad de medida se
puede tener en cuenta:
- Costumbre de consumo o venta
- Facilidad para el despacho
- Facilidad para el control de stock
- Facilidad para el control de consumo
- Aspectos legales

CÓDIGO DE UBICACIÓN
• La codificación de la ubicación de los
materiales en el almacén es también una
herramienta técnica utilizada en logística.
• Permite agilizar la ubicación física de un
material en el espacio del almacén.
• Consiste en asignar número y letras a
cada espacio físico del almacén, luego se
elabora un catálogo de ubicación.

CÓDIGO DE UBICACIÓN
VENTAJAS
• Permite encontrar rápida y fácilmente cada
artículo.
• No se pierde horas – hombres
• Facilita y aligera la atención
• Evita los empleados “indispensables”
• Facilita el control y el ordenamiento
• Aligera la ejecución de los inventarios
• Ordenamiento del materiales en función al
movimiento y uso.

CONTROL DEL ALMACEN
• En el almacén tenemos nuestro capital de
trabajo, por eso es conveniente tenerlo
permanentemente controlado.
• Existen 2 métodos:
- Chequeos: son extracontables,
sorpresivos y aleatorios.
- Toma de inventarios: Tienen una
finalidad contable y lo principal es su
preparación.

TOMA DE INVENTARIOS
• Comparación entre existencia física y
saldo del kardex contable.
• Se debe realizar por lo menos 1 vez al
año.
• Para realizarlo es indispensable tener el
saldo del kardex con el cual comparar, de
lo contrario seria simplemente un conteo
que tendría vigencia solo de 1 día.

CLASES DE INVENTARIOS
• INVENTARIO TOTAL
- Se realiza sobre la totalidad de
existencias
- Recomendable para empresas
pequeñas
- Se puede realizar varias veces al año
- No cierra la atención
- Sus costos son bajos

• INVENTARIO ROTATIVO
- Llamado también selectivo por que seleccionamos la
mercadería que se va a inventariar.
- Se emplea para empresas grandes ó con mucho
número de ítems
- Como su nombre lo indica, puede realizarse varias
veces al año sobre la mercadería seleccionada.
- Seleccionamos la mercadería de acuerdo a la
clasificación ABC:
*A cada 2 meses y la de alto valor.
*B cada 6 meses.
*C cada 12 meses.

VENTAJAS DEL INV.
ROTATIVO
• Permite un control frecuente de los
materiales
mas importantes.
• No cierra la atención.
• A la larga, el costo es menor.
• El personal que lo toma es idóneo.

PREPARACION DEL
INVENTARIO
• Perfeccionar el catalogo ó crearlo.
• Crear ó perfeccionar el sistema de control (kardex y
documentos)
• Orden del almacén
• Pre-conteo
• Depuración
• Sistema de conteo
• Persona que va ha participar
• Corte documentario
• Conteo y reconteo
• Comparación con el kardex contable
• Ajuste contable.

KARDEX
• Código del artículo
• Descripción del material
• Especificaciones técnicas
• Código de ubicación
• Proveedor
• Nivel máximo del inventario activo
• Nivel mínimo del inventario activo
• Nivel del stock de seguridad
• Nivel o punto de pedido

POLÍTICAS DE INVENTARIOS
• Dependerá:
- Exportadores
- Importadores
- Industriales
- Comerciales
- Servicios
• “Justo a tiempo”
• Inventario Cero

TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU DESTINO:
- Materia prima o insumos
- Material de mantenimiento
- Material de uso administrativo
- Herramientas, repuestos, enseres
- Material en proceso
- Productos terminados

TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU NIVEL DE CONSUMO:
-Inventario activo (Ia): es usado
diariamente.
-Inventario máximo (Imax): nivel máximo
permisible del inventario
-Inventario mínimo (Imin): mínimo
permisible.
-Inventario de seguridad (Ss): protección
contra eventualidades.

Políticas mas usadas
1. Horario de atención a los proveedores
2. Autorización de ingreso al Almacén
3. Con respecto a las devoluciones.
4. Autorización de emergencias.
5. Acciones con productos que no tienen
rotación.
6. FIFO (1° en entrar 1° en salir).
7. LIFO (1° en caducar 1° en despachar)
8. Definir quien será responsable de
reponer por consumo.

¿Cuáles son las necesidades
de información del inventario?
• Los responsables del manejo y monto de los inventarios
requiere tener por lo menos un conocimiento continuo
respecto a lo siguiente:
1. Estado actual de inventarios
2. Localización
3. Antigüedad
4. Existencias actuales
5. Consumo ó venta anual
6. Lote óptimo de compra
7. Máximos y mínimos
8. Costos actuales
9. Precios de las materias primas principales
10.Abastecimiento, etc.

GESTION EN COMPRAS
ABASTECIMIENTO DE A&B
 Introducción, Conceptos generales. Ejemplos
 Requerimiento de compras.
 Organización, clasificación y métodos de compras.
 Seguimiento de Compras. Etapas
 Cuadros comparativos. Tendencias en la gestión de
Compras.
 La orden de Compras. Flujo gramas. Indicadores

Introducción. Conceptos
Generales. Ejemplos
Gestión en Compras

¿Qué es Comprar?
• Es el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos
terminados), previa negociación sobre el precio
y condiciones de pago, así como el seguimiento
de dicho proceso para garantizar el
cumplimiento de las condiciones pactadas.

Función de Compras
• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la
función logística mediante la cual se
provee a una empresa de todo el material
necesario para su funcionamiento.
• Su concepto es sinónimo de “provisión” o
suministro. Las actividades básicas dentro
de este proceso son las siguientes:
- Calculo de necesidades y adquisición

FINALIDAD
Comprar materiales:
-de la CALIDAD adecuada
-de la CANTIDAD necesaria
-en la FECHA oportuna
-al PRECIO correcto
-de la FUENTE adecuada y
-con la ENTREGA en el lugar apropiado

NO BUSCAR PRECIOS
MAS BAJOS
SI NO
COSTOS GLOBALES
MAS BAJOS

COSTOS
60% Materias Primas y Materiales
15% Gastos de Fabricación
10% Gastos de Ventas y Financieros
10% Recursos Humanos
5% Otros Gastos Administrativos

Importancia de la gestión de
compras
• Las compras usan el 60% de los
ingresos obtenidos a través de la
gestión de ventas.
• Por cada 100 soles de ingresos 60
son usados para realizar compras
que aseguren continuidad en el
establecimiento

• La cantidad de productos a gestionar
desde Compras, es tan variada que suele
convertir al gestor de compras en un
simple tramitador de pedidos.
• Las compras deben administrarse
estratégicamente: segmentando o
diferenciando los productos/proveedores
para administrarlos diferenciadamente.
Importancia de la Gestión de
Compras

3. EVITAR
DUPLICACIO
NES,
DESPERDICIO
S,
INUTILIZACIO
NES
2. IN
VER
SIO
N
M
IN
IM
A,
PR
O
VEC
H
O
EC
O
N
O
M
ICO
.
1. MANTENER
CONTINIUDAD EN EL
ABASTECIMIENTO
6. M
ANTENER
PO
SICIO
N
CO
M
PETITIVA
DE
LA
EM
PRESA
5.MANTENER
NIVELES
DE
CALIDAD
4. OBTENER COSTOS
BAJOS ACORDES CON:
CALIDAD Y SERVICIO
OBJETIVOSOBJETIVOS
FUNDAMENTALESFUNDAMENTALES
Objetivos de compras

Optimizar la función de compras
Minimizar: Costo total de aprovisionamiento
Número de proveedores
Costo total de aprovisionamiento
Número de proveedores
Garantizando: Nivel de servicio
Calidad del producto
Nivel de servicio
Calidad del producto

Origen de la Necesidad de Comprar
• Materiales de Stock
- Estadístico o en
base a
comportamiento
histórico.
• Proyectos
- Determinísticos o
basado en la
programación del
proyecto (Gantt).
• Contratos
- Determinísticos
- A partir de programa
de renovaciones de
contratos.
• Capacitación
- Determinísticos.
Requerimiento de compras

Procedimiento de Compras
• El funcionamiento de compras debe estar
dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las
operaciones previstas siempre se realicen
del mismo modo.
• Un procedimiento es la sucesión de pasos
consecutivos para realizar una actividad.

NECESIDAD CATALOGO
ALMACEN COMPRA DIRECTA
REQUISICION
NO
REQUERIMIENTO
SICAJA
CHICA
OK? COMPRAS
Es necesario?
Especificaciones
Cantidad
Fecha entrega
Inspección
NO
NO
SISI

Ingreso del Requerimiento al
Departamento de Compras
* La Requisición al ingresar al Departamento
de Compras, llega al jefe de compras, el que
luego la deriva al comprador a cargo.
* La Requisición llega al jefe de compras, para
su conocimiento, enterarse de los pedidos
importantes y autorice su tramitación.
Luego pasa a la sección: Seguimiento de
Compras, iniciándose el control de las
Adquisiciones o Requisiciones.

Organización de las Compras
• El esquema de Organización del Área de
Compras en las empresas es relativo, pues
depende de las necesidades y magnitud de
cada una de ellas, por lo que plantearemos
sugerencias de su organización.
• La Jefatura de Compras normalmente depende
de la gerencia de Logística y esta a su vez de la
Gerencia de Operaciones y otras veces de la
Gerencia General directamente.

G. OPERACIONES
PRODUCCION C.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTO
IMPORTACIONTRANSPORTE
PLANEAMIENTO Y
CONTROL
(c. materiales-
programación)
ALMACENESCOMPRAS

Criterios de organización de
Compras
• Existen diferentes criterios para organizar un
Departamento de Compras, mencionamos los
mas importantes:
1.1 Por especialización en el producto:
- Insumos o materias primas
- Químicos
- Repuestos
- Ferretería
- Plásticos, etc.,

1.2 Por su importancia económica
-Materiales “A”, “B”, “C”
1.3 Por su procedencia:
- Nacional
- importación
1.4 Por el usuario
- Producción
- Ventas
- Almacén
- Mantenimiento, etc,.

1.5 Por proceso administrativo
- Cotizaciones
- Tramite Administrativo
- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar
según los requerimientos de la empresa.
Todas las organizaciones son activas, pues se
modifican según los requerimientos de
optimización y no olvidar, que la organización
debe estar acorde a las necesidades de
EFICIENCIA.

El criterio de establecer el Perfil Técnico
y/o Profesional necesario para cada
puesto de trabajo en el Área de Compras,
considerando que esta unidad es el reflejo
de la empresa ante los proveedores, por
lo que, el personal a cargo debe estar
técnicamente preparado, con criterio para
tomar decisiones, asumir responsabilidad
y tener honestidad.

Métodos de Compra
Órdenes anticipadasÓrdenes anticipadas
Contratos nacionalesContratos nacionales
Compras sin existenciaCompras sin existencia
Contratación por sistemaContratación por sistema
Procedimiento de órdenes pequeñasProcedimiento de órdenes pequeñas
Sistema de caja menorSistema de caja menor
Sistema de órdenes de pago contra entregaSistema de órdenes de pago contra entrega
Órdenes electrónicasÓrdenes electrónicas
Sistema de órdenes de pago electrónicoSistema de órdenes de pago electrónico

Métodos de compra y abastecimientos
Aplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo.
Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una
cantidad definida de artículos especificados durante un período de
tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe
especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.).
Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de
entrega”.
Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque
sí el precio.
Uso: Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado,
generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo
proveedor
Consideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el
vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de
calidad a utilizar

VENTAJAS PARA EL COMPRADOR
Simplificación del papeleo
Seguridad de un suministro regular
Inversión en inventarios reducida
Liberación de tiempo para otras
actividades
Uso más efectivo de los recursos DESVENTAJAS PARA LOS
PROVEEDORES
Por lo general las órdenes de compra
grandes no se cumplen
Cuando al final del contrato no se
cumplen las previsiones, el proveedor
queda con altos niveles de inventario

Contratos nacionalesContratos nacionales
Aplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples
Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la
institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso
de negociación.
Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen,
aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a
primer nivel

Compras sin existencia (en consignación)Compras sin existencia (en consignación)
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera
sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta
responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede
estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedor
Propósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben
trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más
elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados
a los inventarios VENTAJAS PARA AMBOS
El comprador gana al liberar capital ligado al inventario
El papeleo se reduce de forma considerable
Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de
entrega
Para el vendedor mantiene la venta “segura”

Contratación por sistemaContratación por sistema
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se
ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un
mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor
plazo que los otros métodos de compra
Propósito: disminuir gastos de administración y establecer
condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las
cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago
se hace periódico de acuerdo con los consumos.

Aplicación: compras no recurrentes y sumas bajas
Definición: Es un método de compra que busca disminuir los
costos asociados a la realización de compras de productos no
recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los
otros métodos
Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de
compra
Sistema de órdenes de pago contra entregaSistema de órdenes de pago contra entrega
(COD)(COD)
Órdenes electrónicasÓrdenes electrónicas
Sistema de órdenes de pago electrónicoSistema de órdenes de pago electrónico

Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y
de pequeño tamaño.
La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.
Sistema de pago contra entrega (COD)Sistema de pago contra entrega (COD)
Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado
Órdenes electrónicas (EDI) ó InternetÓrdenes electrónicas (EDI) ó Internet
Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación
Órdenes de pago electrónicoÓrdenes de pago electrónico
Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque

Seguimiento de las Compras
Definición:
* El Seguimiento de Compras,
es el control que debe tenerse para que
los plazos determinados para cada
proceso de adquisición, se cumplan.

Pasos para completar una
adquisición de una Requisición
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición
exacta de las cantidades y características del producto ó servicio
que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Recepción de ofertas.
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
7. La Negociación y decisión de compra
8. Colocación ó emisión de la O/C.
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).
10. Recepción e inspección de la mercadería.
11. Proceso documentario para pago al proveedor.
12. Mantenimiento de los Registros.

• Para realizar convenientemente todos estos
pasos, el comprador necesita de un TIEMPO,
por lo que se deben establecer los tiempos
necesarios para cumplir cada uno de los pasos
señalados satisfactoriamente.
• La suma total de tiempos empleados en la
adquisición se denomina: “Tiempo típico de
compras” y es la base para el cálculo del
tiempo de reposición llamado: LEAD TIME

 La Unidad Orgánica de seguimiento, debe tener
la información actualizada de la situación de
todas las requisiciones INGRESADAS a
Compras.
 Realizar todos estos pasos, origina un costo
llamado: “COSTO DE ADQUISICIÓN”
 Por lo que, si el monto estimado de la
Requisición es pequeño, no vale la pena realizar
todos estos pasos, pues se encarecería la
adquisición.

• Se sugiere, debido a las existencias de estos
Costos de Adquisición en la empresa, si el
monto estimado de la es 1/3 del costo de
adquisición, comprar sin necesidad de formular
la requisición y cumplir con el procedimiento.
• Ejemplo:
Se tiene un Costo de adquisición en compras
de $ 150 y un costo estimado de compras de
un material en la empresa de $ 50.
¿confeccionaremos la Requisición y
realizaremos el procedimiento de Adquisición?

• A cada uno de estos procesos se les asigna
un plazo denominado: “Tiempo típico de
Compras”.
• La unidad de Seguimiento, controla que para
cada proceso se cumpla con el tiempo típico
de compras, caso contrario origina una:
ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al
tiempo establecido, al comprador encargado.
• Los tiempos típicos son establecidos en
forma conjunta con el comprador, sin
apremio y en forma normal, pero una vez
establecidos se comprometen a cumplirlos.

• En la unidad de seguimiento de Compras, cada
comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición
y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los
documentos relacionados con la Adquisición, los
que se mencionan a continuación:
1. Requisición
2. Solicitudes de cotización
3. Cotizaciones
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes
5. Orden de compra (O/C)
6. Nota de ingreso al almacén

7. Cartas con el proveedor
8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor
• Todos estos documentos se recomienda estar
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar
las decisiones tomadas en el proceso de las
compras, sobre todo en las auditorías.
• La responsabilidad del comprador, no termina con
la recepción del material, sino con el pago de la
factura correspondiente al proveedor. Luego del
pago, archiva el File como ATENDIDO.

CUADROS COMPARATIVOS
• CUADRO COMPARATIVO TECNICO
CUADRO COMPARATIVO TECNICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq.Gatronómicos
1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
SOLICITADO 1 2 3
MEDIDAS: L2.20XH0.90XA0.88 SI SI SI
MATERIAL: ACERO INOXIDABLE SI SI SI
COLOR: GRIS SI SI SI
ACABADO: SANITARIO SI NO ESPECIF. SI
OTROS: C/RUEDAS SI SI SI
FECHA ENTREGA: 30/07/2011 SI SI 15/07/2011
LUGAR ENTREGA: INSTALADO EN ISIL SI SI SI
CANTIDAD: 24 UNIDADES SI SI SI
GARANTIA: 12 MESES SI SI SI
SERVICIO TECNICO: SI SI SI SI

• CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO
 Cuadro Comparativo económico es un cuadro para poder comparar objetivamente las
cotizaciones que cumplen todo los requisitos técnicos.
 Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacén a valor
actual.
CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq. Gastronómicos
1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
OFERTADAS 1 2 3
RECOGER MATERIAL 500
PUESTO EN ALMACEN 520 550
FORMA DE PAGO C/ENTREGA FACT.30 DIAS FACT.60 DIAS
INTERESES NO ESPECIF. 1.5 MENSUAL

• Las Tendencias Positivas en el proceso
de Compras y Toma de Decisiones
incluyen:
– número reducido de proveedores
– relaciones duraderas con los proveedores
– proveedores localizados cerca del cliente,
para mejorar la rapidez en el suministro
– Infraestructura integrada de información:
EDI, catálogos electrónicos

Tendencias Positivas
(2)
– Proveedores considerados como parte
esencial del negocio.
– Proveedores involucrados en programas
de desarrollo de nuevos productos.

2.3. Análisis
• Consideraciones clave para analizar el
proceso de compra:
– ventas anuales
– compras anuales
– número de proveedores
– número de alianzas con proveedores
– número total de productos o accesorios
comprados
– compra a coste efectivo a corto y largo plazo
– gestión eficiente del proceso de compras

2.4. Sugerencias
• Analizar que requisitos de proveedor son
necesarios para:
– productos y servicios: tamaños de lote,
empaque, frecuencia de entrega, y respuesta
– información: cuánto y cuándo
– opciones de financiación y costes.
• Compare sus necesidades y posibilidades
con estos requisitos.

D%=100-(L*100)/S
Entrega a tiempo
D = cumplimiento mensual de entregas (%)
L = número de líneas de producto entregadas fuera
de tiempo durante el mes
S = número de líneas de producto planificadas para
ser entregadas durante el mes
Diferentes tolerancias para productos A, B, C

Q%=100-(R*100)/N
Calidad según
especificaciones
• Q = Cumplimiento mensual de la Calidad (%)
– R = número de unidades rechazadas durante el
mes
– N = número de unidades entregadas durante el
mes

La función de abastecimiento
• Actualmente
– Minimizar el gasto en bienes y servicios
requeridos por una institución para el
cumplimiento de su misión
• Consecuencias
– No sólo importan los precios, sino también la
pertinencia, oportunidad y calidad de los
requerimientos
– Carácter estratégico
– Enfoque de largo plazo
– Relaciones de colaboración con proveedores
– Liderazgo desde el área de abastecimiento

Triángulo de las tres “ces”
CLIENTE
COMPAÑIA COMPETENCIA
COSTO
DIFERENCIACIÓN
PRODUCTO / SERVICIO
VALOR
VALO
R
Triángulo estratégicoTriángulo estratégico
Principios básicos de compras -Principios básicos de compras - servicioservicio

Objetivo del abastecimiento
• Eficiencia en las compras
– TCO (Total Cost of Ownership)
– Enfoque de costo integral
• Transparencia
– Auditabilidad y trazabilidad
– Visibilidad
• Calidad
– Producto – Servicio
– Desarrollo de proveedores
– Innovación
• Optimización del uso de recursos
– Análisis de gastos
– Soporte a usuarioswww.escuela-logistica.com

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
OBJETIVOS
Actitud de satisfacción al cliente
Obtener un flujo continuo de Abastecimiento
Obtener un valor agregado a través del
producto o servicio que suministra
Disposición para cumplir objetivos y planes
concretos de mejora
Capacidad de aportar nuevas ideas para la
investigación y desarrollo de nuevos
productos o procesos

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ESTRATEGIA
Basado en su especialización
Desarrollar estándares de calidad
Establecimiento de niveles de inventario
Desarrollar un sistema de comunicación
Proveedor – Cliente (Nextel – Celular –
Email – RPC – RPM )

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DESARROLLO DEL VINCULO
PROVEEDOR – CLIENTE
Confianza mutua
Beneficio mutuo
Vinculo a largo plazo

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DIVERSIFICACION
 Es una práctica generalizada
 Desarrollo de Competitividad
 Seguridad en el abastecimiento al contar
con Proveedores de Contingencia
 No existe dependencia con un solo
proveedor
 Ofrece flexibilidad al Comprador.

Area Solicitante
Pide insumos
mediante Vale
de salida
Almacén
Stock
suficient
e
Dpto. Compras
Solicita insumos
mediante Orden
de compra
Despacha
insumo
ASolicita insumo
mediante RQ. De
compra
Proveedores
Despacha
insumos
B
B
Almacén
Material
requerido
Despacho
insumo
Area.solicitante
Insumo
requerid
o
Utiliza
insumos
Origen
del
insumo
Informa
deficiencias al
almacén
Fin
Informa
deficiencias al
Dpto. Compras
A
B
Jefatura de Logística
Procedimiento de adquisición de insumos
DIAGRAMA DE FLUJO
SI
NO
NO
SI
NO
SI Almacén
Realizado Autorizado Fecha de Elaboración

Ventas: Menú eventos envía el
Ppto. Aceptado a producción
Área de producción elabora RQ.
de insumos y solicita al almacén
Verificación de stock en
almacenes
Requerimiento
al Dpto. de
compras
Generación de Orden de
Compra
Enviar Orden de compra al
proveedor
Coordinación Almacén.
Copia de O/C al
Almacén
NO
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO DE COMPRAS
SI

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