Gestion del almacenamiento

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GESTION DEL
ALMACENAMIENTO
“Las Bodegas deben ser proyectos de
inversión orientados a apoyar la
gestión de la empresa.”

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DEFINICION
 La Gestión de Bodega se define como:
 “Proceso integrado a la función logística que trata de la
recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un
mismo recinto, de materiales, materias primas y
productos semielaborados, hasta el punto de consumo
por un cliente externo o interno. Comprende además, la
elaboración y tratamiento de informes, de los datos
manipulados.”
 La Gestión indica:
 Dónde y cómo deben ser almacenados los productos.
 Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y
mejorar los procesos internos.

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GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION
DE ALMACENES
¿QUÉ?
¿CUÁNTO?
¿CUANDO?
¿DÓNDE?
¿CÓMO?
Gestión de
Existencias
Gestión de
Almacenes
DEBE SER ALMACENADO?

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE
ALMACENES
 Aprovechamiento adecuado
del espacio físico.
 Mayor rapidez de operación
en los procesos de entrega.
 Control eficiente y expedito
del manejo de materiales.
 Reducción de costos de
almacenamiento.

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PROCESOS EN LA GESTION DE
ALMACENES
1) Planificación y Organización.
2) Recepción de materiales.
3) Almacenamiento.
4) Movimientos internos.
5) Despacho de materiales.

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PLANIFICACION Y ORGANIZACION
 Planificar: Se refiere a generar un
curso de acción anticipado para la
ejecución de actividades y tareas que
se esperan realizar en el futuro
cercano. Implica cuantificar los
recursos anticipadamente.
 Organizar: Es asignar personas y
recursos a las actividades planificadas.
Implica también definir
responsabilidades.
 En nuestro caso implica planificar y
organizar las actividades de recepción,
almacenamiento y despacho.

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HERRAMIENTAS DE LA
PLANIFICACIÓN
 Con el objetivo de programar y controlar las actividades que
se deben realizar, la planificación cuenta con dos
herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert.
 - Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite
programar y controlar la secuencia de acciones
programadas.
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES
Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6

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EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT
Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDías
Verificar las recepciones de proveedores 1/2 día
Preparar los pedidos de las obras 1 día
Almacenar los materiales 2 días
Realizar inventario de materiales 3 días
Ordenar zona de despacho 1/2 día
Colocar ódenes de compra por faltantes 1/2 día
Despachar pedidos de obras 1 día
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día

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RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA
Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6
Realizar inventario materiales
Colocar órdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario

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PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de mercancías que ingresan a Bodega procedente
de zonas externas (proveedores) como internas (empresa).
Es necesario:
 - Recepcionar y verificar mercancías.
 - Revisión técnica con el solicitante de la compra.
 - Generar los documentos pertinentes (guías internas).
 - Generar nuevos códigos cuando sea necesario.
 - Rechazar inconsistencias.
 - Informar del proceso.
 - Ajustarse al calendario de recepciones.
La calidad del producto final depende en gran medida del proceso
de recepción.

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FACTORES CRITICOS EN LA
RECEPCION
 Tender hacia un proceso automatizado de recepción a
fin de evitar errores y burocracia.
 Reducir las inspecciones o verificaciones a las
estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden
valor al producto.
 Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora)
que indique además tipo de artículos y procedencia.
 Distinguir entre mercancías internas y externas; las
primeras deben contar con un procedimiento más
sencillo.
 Contar con la documentación de respaldo que permita
verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar.
 Proceder al almacenamiento definitivo lo más
rápidamente posible, después del proceso de
recepción.
 Registrar e informar del proceso.

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¿QUE HARÍA UD…….?
Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material
solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es
“muy similar” “casi igual” al especificado en la O.C. y que si
existe una diferencia “inmediatamente lo solucionamos”.
Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha
presentado problemas y por tanto, recepciona OK el
producto.
Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C.
indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds siempre
solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus registros.
Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide
que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total
“Uds siempre piden 200 kg”. Ud. deja constancia en la
Guía de Recpción de la diferencia y procede a ingresar los
200 kg

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¿QUE HARÍA UD….(continuación)
Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen
desde hace tiempo y han establecido una relación
de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el
transportista le solicita que le guarde unos pallets
hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la
empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una
zona al aire libre. Por la noche, los guardias están
autorizados a encender fogatas en los tambores,
usando las maderas existentes en los patios, por lo
tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el
transportista indignado por lo ocurrido, solicitó
hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no
existía documento alguno de recepción y por lo
tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y
que lamentaba profundamente el hecho.

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ALMACENAMIENTO
Definición: Es el proceso operativo que
corresponde a la guarda y conservación de los
materiales con los mínimos riesgos para el
producto, las personas y la empresa.
OJETIVOS:
 Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
 Mayor rapidez de operación.
 Control más eficiente y expedito en el manejo de
materiales

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1
 Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio
vertical, almacenando en grandes racks. Sin
embargo, la recogida requiere del uso de sistemas
automatizados.
 Por Zonas: Agrupa productos de características
comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede
perderse espacio, pero se gana en tiempo y
facilidad de acceso.
 Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al
tamaño de los lotes y el espacio disponible sin
relacionar las características de los productos. Se
utiliza eficientemente el espacio de la bodega,
pero no ayuda a la recogida.

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2
 De Temporada o Promocionales: Los productos
sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de
fácil recogida y abastecimiento para minimizar los
costos de manipulación.
 Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor,
tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo
acceso restringido. Mucho control y supervisión.
 De Temperatura Controlada: Es necesario tener en
cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse
de los cambios bruscos de temperatura. La
manipulación puede ser también más lenta debido al
tiempo limitado que se puede pasar en estos
ambientes.

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ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR
ROTACION
CLASE “A”
Fuerte Rotación
CLASE “B” Mediana Rotación
CLASE “C”
Baja Rotación
Mostrador a Público
Zona de
Descarga Zona de Carga Rampa

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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO
A pesar de ser una función importante, el
almacenamiento no agrega valor al producto,
solo costos; éstos son:
 Depreciación de equipos, instalaciones y
edificios.
 Supervisión, mano de obra, manejo interno de
materiales.
 Consumo de energía, combustible,
calefacción.
 Seguros.
 Deterioros, pérdidas y obsolescencia.
 Intereses sobre el valor de los materiales
almacenados.

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FACTORES CRITICOS DEL
ALMACENAMIENTO
 Contar con referencias únicas entre productos y
ubicaciones.
 Contar con el Plano de Bodega actualizado.
 Controlar la regla de salida predefinida (FIFO –
LIFO).
 Mantener los registros de existencias actualizados.
 Contar con estantes y casilleros apropiados a cada
artículo.
 Vigilar la rotación de productos.
 Mantener en óptimas condiciones los implementos
de seguridad.