Microsoft Access

1. UNIVERSIDAD
DE LAS
FUERZAS
ARMADAS ESPE
Computación Avanzada
Vanessa Anchapaxi
26-01-2017

2. Microsoft Access
Principales características
– Copila bases de datos más rápida y fácilmente.
– Permiten hacer que sus bases de datos estén disponibles en Internet con nuevas
bases de datos web.
– Crea formularios e informes más impactantes.
– Admite barras de datos y además permite administrar las reglas de formato
condicional desde una sola vista intuitiva.
– Contiene nuevas plantillas integradas que puede comenzar a usar sin
personalización o seleccione plantillas de Office.com y personalícelas para que
satisfagan sus necesidades
– Compila las bases de datos con nuevos componentes modulares mediante
nuevos elementos de la aplicación
– Crea fichas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Access 2010,
el control está en sus manos.
– Con el Diseñador de macros renovado, ahora es más fácil agregar lógica básica a
las bases de datos.

3. Como crear una tabla.
1. Podemos crear tablas para una base de datos nueva
o para una base de datos existente. En ambos casos
el procedimiento será el mismo. En primer lugar
debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.
2. Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel
de navegación enlistando la nueva tabla y del lado
derecho una pestaña con el mismo nombre de la
tabla y una cuadrícula donde podremos crear los
campos de la tabla.

4. 1. Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré
la información de los empleados de una empresa con la
siguiente información:
2. Antes de crear este campo debemos observar que Access
ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el
nombre Id. Así que el primer paso será modificar el
nombre de ese campo para que concuerde con la
definición de la tabla. Para iniciar con este cambio
debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del
campo para mostrar el menú emergente.
Como crear una tabla.

5. 1. Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y
podrás cambiar el nombre del campo directamente en
el encabezado.
2. Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo
que de acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto y una
longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha
Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de
tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista
con los tipos de datos disponibles y de donde
seleccionaré la opción Texto.
Como crear una tabla.

6. 1. Finalmente debo especificar la longitud del campo
dentro cuadro de texto llamado como Tamaño del
campo que también se encuentra dentro de la Ficha
Campos.
2. En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado
que tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se
mostrará la lista de tipos de dato disponibles.
Como crear una tabla.

7. 1. De esta manera hemos terminado de crear la estructura
nuestra primera tabla en Access pero ¡aún hace falta el
paso final! Nunca olvides presionar el botón Guardar (en
la barra de acceso rápido) de manera que se guarden los
cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo para
salvar la nueva tabla.
2. Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar
un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre
sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el
botón Aceptar verás reflejado el nuevo nombre de la
tabla.
Como crear una tabla.

8. Como crear una consulta.
– Para iniciar con la creación de una consulta en Access
debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente
para consultas que se encuentra dentro del grupo
Consultas.
– Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite
elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este
ejemplo crearé una consulta sencilla.

9. – En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que
contiene la información que necesitamos. Además podremos
elegir todas o algunas de las columnas de la tabla
seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro
de la izquierda al recuadro de la derecha.
– El último paso del Asistente para consultas nos permite
asignar un título a la consulta.
Como crear una consulta.

10. – Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta
para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto
cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado
de la consulta:
– En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas
que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es
probable que estés observando algún otro tipo de objeto
de Access, solamente haz clic sobre el título del panel
izquierdo y selecciona la opción Consultas.
Como crear una consulta.

11. Como crear un informe.
– Un informe de Access es una especie de reporte que nos
ayuda a presentar los datos de manera adecuada para su
lectura. Antes de crear el informe debemos decidir
adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.
– El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde
obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la
ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el
botón Informe.
– Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá
como base para el informe o de lo contrario el botón Informe
estará deshabilitado. Access creará un informe básico que
tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

12. – Puedes observar que el informe tiene como título el mismo
nombre de la tabla. Access coloca este título
predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son
tan sólo hacer doble clic sobre él para especificar el nuevo
título.
– Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de
la barra de herramientas de acceso rápido. Se mostrará el
cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar un
nombre para el nuevo informe.
Como crear un informe.

13. GRACIAS
Vanessa Anchapaxi