Los archivos organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa u organización. Pueden contener expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos y resoluciones. Existen tres tipos de archivos: archivo activo, archivo semiactivo e inactivo. La correcta organización de los archivos es importante para agilizar los procesos y demostrar el ordenado funcionamiento de una organización.

1. EXPOSITORA:
LIC. EVA
POMA
GUTIERREZ

2. Organizan y
optimizan el funcionamiento
de una empresa, institución,
organismo u oficina.
MATERIALES:
 Varían según las funciones o
el uso de
la empresa u organización.
PUEDEN CONTENER:
Expedientes, legajos, notas,
fotos, ordenanzas,
memorandos, resoluciones
otros
FUNDAMENTOS DE UN ARCHIVO

3. SEGÚN EL GRADO O FRECUENCIA DE UTILIZACIÓN:
 Archivo Activo: Contienen todo los documentos
de recién entrega o que son de consulta frecuente.
 Archivo Semiactivo: Los documentos que allí se
encuentran son provenientes de archivos activos y no
tienen regularidad en la frecuencia de
la búsqueda en sus documentos pero si tienden en
ocasiones a ser utilizados.
 Archivo Inactivo: recoge los documentos que
habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histórico, político, o documental.
NIVELES DE ARCHIVOS:

4. Es la memoria colectiva de una
empresa y de suma importancia
para su supervivencia y buen
funcionamiento. Su correcta y
ordenada organización permitirá
agilizar cualquier proceso y sobre
todo demostrara la actividad y
ordenado funcionamiento de las
actividades que en
la organización, ente
o institución
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE
ARCHIVAR

5.  Tanto el equipo como los sistemas son factores
básicos en el control de documentos es de suma
importancia conocer principios generales y
procedimientos modernos de este campo.
 El equipo y los sistemas deben ser adaptados para
resolver los problemas de la empresa y oficina.
IMPORTANCIA DEL EQUIPO Y SISTEMAS
DE CONTROL DE DOCUMENTOS

6. DETALLES A CONSIDERAR ANTES DE
IMPLANTAR UN CONTROL EFICIENTE DE
DOCUMENTOS EN UNA OFICINA.
 Clase de datos que se van a almacenar
 Frecuencia del uso de datos
 Numero de personas que van a trabajar con los
archivos.
 Volumen de correspondencia
 Cual sistema de archivo es el mas adecuado.
 Que clase de sistema o seguimiento es mas adecuado
para el tipo de documentos a archivarse.
 Qué plan de transferencia de documentos se va a usar.
 Se proyecta establecer archivos por departamentos o
un archivo central para toda la empresa
PLAN PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS

7.  EQUIPO EN BUENAS CONDICIONES
 MEJORES PRACTICAS DE ARCHIVO.
EQUIPO PARA EL ARCHIVO DE
CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS
- Archivos verticales
- Estanterías con anaqueles fijos y
corredizos
- Equipos laterales
- Equipos para carpetas suspendidas
- Equipos giratorios
- Equipos mecanizados
- Equipos electrónicos
- Equipo para el control de
documentos especializados
- Equipos para la clasificación de
documentos.

8. VENTAJA
Dar aspecto de orden ,
eficiencia seguridad al
departamento de
archivo.
DESVENTAJA
Ocupa mucho especio
ARCHIVOS VERTICALES

9. VETAJA
utiliza para archivar
material de
actualidad y semi
activo (registro de
casos, hospitales,
oficinas, etc.)
DESVENTAJA.
El material muy
activo no se guarda
en este equipo las
pestañas de las
guías no tienen
suficiente visibilidad
ESTANTERIAS CON ANAQUELES FIJOS

10. VENTAJAS
Almacena gran
cantidad de
documentos y
archivos de forma
ordenada a traves
de guías y carpetas
con pestañas
DESVENTAJAS.
Ocupa mucho
espacio.
ESTANTERIAS CON ANAQUELES
CORREDISOS

11. VENTAJAS
Requiere mucho
menos espacio
 DESVENTAJA
Utiliza bastante
espacio
EQUIPOS LATERALES

12.  VENTAJAS.
Utiliza aditamentos que
facilitan el movimiento y
acceso al material archivado.
 DESVENTAJAS.
Al igual que los archivos
verticales ocupa gran espació
EQUIPOS PARA CARPETAS SUSPENDIDAS

13.  Material adaptado y
reforzado para el archivo
de material voluminoso y
pesado.
MATERIAL VOLUMINOSO Y PESADO

14.  VENTAJA
Facilitan un acceso a un
numero mayor de
documentos
concentrados en un área
general, su visibilidad es
mayor. Manejo de
archivos muy activos
 DESVENTAJA
Ocupa mucho espacio
Solo puede manejar una
sola area.
EQUIPO GIRATORIOS

15.  Permite al
operador
archivar o
localizar
documentos de
manera rápida
manipulando
botones.
EQUIPO MECANIZADO