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Tema 6.- La implementación de los ERP´s en las PYMES

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Departamento De Ingeniería De Sistemas
Cursos Especiales De Grado
Automatización y Control de Procesos Industriales
IMPLEMENTACION DE UN ERP EN LAS PYMES
Seminario: Sistemas De Gestión Empresarial Para Procesos Y Comunicación
Industrial
Facilitador: Equipo OPC:
Ing. Jesús Chaparro González, Daniela
C.I: 18.652.312
Hernández, Karla
C.I: 18.588.070
Maturín, Abril 2015
Índice
INTRODUCCIÓN............................................................Error! Bookmark not defined.
MARCO TEÓRICO.........................................................Error! Bookmark not defined.
PYMES. ............................................................................Error! Bookmark not defined.
Las PYMES y ERP.Aspectos claves para su implementacion.....................................4
Impacto de la implementacion de un ERP en las PYMES.......Error! Bookmark not
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Razones para implementar un ERP en las PYMES.......................................................7
DISCUSIÓN ..........................................................................................................................9
CONCLUSIÓN ...................................................................................................................11
BIBLIOGRAFÍA ..............................................................Error! Bookmark not defined.
Introducción
Desde la evolución de los seres humanos, se han creado organismos
mercantiles con el fin de entrar en un comercio determinado para poder sacar
ganancias de ella. Con el pasar del tiempo se han creado tecnologías que tienen
como finalidad prestar apoyo a aquellas empresas o organismos que lo necesiten,
dentro de estas tecnologías encontramos los sistemas de gestión empresarial
llamados ERP, que permiten la integración de información para mejorar los
procesos de empresas que utilicen su aplicación.
La necesidad tanto de pequeñas, medias como de grandes empresas por
su implementación, viene dada en el momento que las empresas reconocen que
su modo de gestionar los procesos no está funcionando y necesitan un cambio
inmediato para poder llevar a flote a su organización.
Marco Teórico
Definición de PYME
Es el acrónimo de pequeña y mediana empresa. Se trata de la empresa
mercantil, industrial o de otro tipo que tiene un número reducido de trabajadores y
que registran ingresos moderados. Unas de las variables que más se toman en
cuenta al momento de calificar una pymes son la cantidad de empleados que la
conforman. Todo depende del país. Cada país tienes su manera de calificarla,
pero la más general es la siguiente:
o Pequeña: hasta alrededor de 50 personas.
o Mediana: entre 50 y 500.
o Grande: más de 500.
También se considera que la empresa es una PYME si cumple con dos o más
de los siguientes requisitos:
o Administración independiente (generalmente los gerentes son los
propietarios).
o Capital suministrado por los propietarios.
o Fundamentalmente área local de operaciones.
o Tamaño relativamente pequeño dentro del sector industrial en que actúa.
Las PYMES y los ERP: aspectos clave para su implantación
Desde el punto de vista de su relación con la tecnología PYMES, se
caracterizan por no tener recursos internos destinados específicamente a las
tecnologías de la información y las comunicaciones.
Dado este escenario, y siendo un ERP una aplicación de gestión
empresarial que integra el flujo de información, podrá colaborar en la mejora de los
procesos de las distintas áreas/funciones que conforman una PYME, sobre todo
aquellas de rango medio, de alrededor de 200 empleados. La complejidad de su
estructura organizacional dependerá de la envergadura del negocio, y entre la
funciones más relevantes, podemos mencionar: financiera, operaciones,
marketing, logística, comercial, relación con clientes, relación con proveedores,
recursos humanos e inteligencia de negocios.
De esta forma, los objetivos principales a alcanzar por los sistemas ERP serán:
1- Optimización de los procesos empresariales.
2- Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3- La posibilidad de compartir información entre todos los integrantes de la
organización.
4- Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5- Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
Es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva
incrementos sustanciales de productividad así como la posibilidad de contar con
mayor y mejor información en la toma de decisiones. Vistas las características y
posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario para
su implantación es muy importante, ya que se deberán remodelar los procesos y
estarán implicados los responsables de las distintas áreas, creando equipos
multidisciplinarios, siendo necesaria una adecuada gestión del cambio, así como
diagnosticar el grado de madurez de la organización, para afrontarla.
Como ya mencionamos, las personas, la cultura de la organización y el
impacto que la implantación de un ERP genera sobre ellas, son muy importantes.
Por ello:
o La capacidad de gestión del cambio es un elemento clave a considerar,
siendo un proceso evolutivo y no revolucionario en la operación de la
empresa.
o Realizar un correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e
integrarlos desde el primer momento del proyecto, es prioritario para lograr
buenos resultados.
o Así también, se deben definir las mejoras que se van a obtener y como van
a impactar en la organización, y en cada uno de los responsables de los
procesos, desarrollando un adecuado plan de comunicación que permita
“vender” internamente el proyecto, facilitando el consenso y compromiso de
sus integrantes.
Podemos decir que hay dos figuras relevantes de las cuales dependerá su éxito o
fracaso y ellos son: el líder y el sponsor. El líder deberá contar con capacidad de
gestión, capacidad de trato, que sea motivador y movilizador del team, de manera
de generar un ambiente apropiado que permita desarrollar la creatividad de sus
integrantes, fomentando la innovación, y habilidad de articulación con todas las
áreas involucradas, además de las fortalezas técnicas necesarias, tanto sean
conocimiento del negocio como de tecnología. A su vez, el sponsor será quien
apoye y viabilice política y estratégicamente el proyecto, en los distintos niveles de
la organización.
Impacto de la implementación de un ERP en las PYMES
Generalmente las Pymes no cuentan con un departamento de sistemas, un
área de consultoría especializada en la selección y administración de un
proyecto informático, o un profesional que haya pasado por la experiencia de
implantar un Sistema de Gestión(ERP) en alguna oportunidad, por lo cual es
importante considerar una serie de premisas básicas para atenuar el impacto
del cambio.
o Causas del Cambios: Identificar las necesidades por las cuales es
necesario realizar una implantación de un software, son las que definen
los objetivos de la implantación de sistemas. Los responsables de una
empresa conocen los procesos y problemas críticos de la operación, por
lo que nunca, una implantación de sistemas debe carecer de un
objetivo claro que los resuelva.
Podríamos nombrar innumerables causas que deberían promover un cambio,
como mejorar la velocidad de atención de nuestros clientes; comprar a tiempo
para evitar la inmovilización de stocks; cumplir con normas legales, contables e
impositivas; apertura de nuevos mercados, etc. Algo es seguro, el responsable
de toda Pyme, sabe donde “le aprieta el zapato”, y cuando esto sucede, es el
momento del cambio. En ocasiones, la decisión no responde a problemas
críticos actuales, sino que responden a una visión de futuro del negocio.
Para minimizar el impacto del cambio, lo primero es preguntarnos Por qué y
Para qué, necesitamos implementar un software.
o El Proceso de Selección del Software Correcto: El éxito de un
proyecto informático depende de una correcta selección del software, por
lo que a continuación, detallamos una breve guía:
1. Identificar las Necesidades – Lista de requerimientos. Las causas que
detallamos anteriormente que impulsan la búsqueda de un sistema de
gestión, deben estar claramente documentadas para que los proveedores
seleccionados, conozcan los objetivos de la implantación y lo que
requerimos del software.
2. Buscar el proveedor adecuado. Podemos recurrir a páginas
especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la
búsqueda, o “hacerlo en casa”, para lo cual, es importante que los
proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y
que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto.
3. Solicitud de demostración. Debemos exigir que las demostraciones de los
software seleccionados, estén orientadas a la Lista de Requerimientos que
confeccionamos.
4. Visita a clientes. Escuchar la experiencia de otras empresas que hayan
implementado el software seleccionado, y de ser posible, dentro de nuestro
segmento de negocios.
o Realizar un Proyecto Exitoso: Esto requiere el compromiso de toda
la organización, y que nuestro proveedor entienda las causas del
cambio y los requerimientos de la empresa, permitirá minimizar el
impacto del cambio que generalmente, como todo cambio, suele ser
traumático. Es importante considerar que la implantación exitosa de un
sistema, no es exclusiva responsabilidad del proveedor, sino también de
la Empresa.
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Opc tema 6- unidad iii

  • 1. Universidad De Oriente Núcleo Monagas Departamento De Ingeniería De Sistemas Cursos Especiales De Grado Automatización y Control de Procesos Industriales IMPLEMENTACION DE UN ERP EN LAS PYMES Seminario: Sistemas De Gestión Empresarial Para Procesos Y Comunicación Industrial Facilitador: Equipo OPC: Ing. Jesús Chaparro González, Daniela C.I: 18.652.312 Hernández, Karla C.I: 18.588.070 Maturín, Abril 2015
  • 2. Índice INTRODUCCIÓN............................................................Error! Bookmark not defined. MARCO TEÓRICO.........................................................Error! Bookmark not defined. PYMES. ............................................................................Error! Bookmark not defined. Las PYMES y ERP.Aspectos claves para su implementacion.....................................4 Impacto de la implementacion de un ERP en las PYMES.......Error! Bookmark not defined. Razones para implementar un ERP en las PYMES.......................................................7 DISCUSIÓN ..........................................................................................................................9 CONCLUSIÓN ...................................................................................................................11 BIBLIOGRAFÍA ..............................................................Error! Bookmark not defined.
  • 3. Introducción Desde la evolución de los seres humanos, se han creado organismos mercantiles con el fin de entrar en un comercio determinado para poder sacar ganancias de ella. Con el pasar del tiempo se han creado tecnologías que tienen como finalidad prestar apoyo a aquellas empresas o organismos que lo necesiten, dentro de estas tecnologías encontramos los sistemas de gestión empresarial llamados ERP, que permiten la integración de información para mejorar los procesos de empresas que utilicen su aplicación. La necesidad tanto de pequeñas, medias como de grandes empresas por su implementación, viene dada en el momento que las empresas reconocen que su modo de gestionar los procesos no está funcionando y necesitan un cambio inmediato para poder llevar a flote a su organización.
  • 4. Marco Teórico Definición de PYME Es el acrónimo de pequeña y mediana empresa. Se trata de la empresa mercantil, industrial o de otro tipo que tiene un número reducido de trabajadores y que registran ingresos moderados. Unas de las variables que más se toman en cuenta al momento de calificar una pymes son la cantidad de empleados que la conforman. Todo depende del país. Cada país tienes su manera de calificarla, pero la más general es la siguiente: o Pequeña: hasta alrededor de 50 personas. o Mediana: entre 50 y 500. o Grande: más de 500. También se considera que la empresa es una PYME si cumple con dos o más de los siguientes requisitos: o Administración independiente (generalmente los gerentes son los propietarios). o Capital suministrado por los propietarios. o Fundamentalmente área local de operaciones. o Tamaño relativamente pequeño dentro del sector industrial en que actúa. Las PYMES y los ERP: aspectos clave para su implantación Desde el punto de vista de su relación con la tecnología PYMES, se caracterizan por no tener recursos internos destinados específicamente a las tecnologías de la información y las comunicaciones. Dado este escenario, y siendo un ERP una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, podrá colaborar en la mejora de los procesos de las distintas áreas/funciones que conforman una PYME, sobre todo aquellas de rango medio, de alrededor de 200 empleados. La complejidad de su estructura organizacional dependerá de la envergadura del negocio, y entre la funciones más relevantes, podemos mencionar: financiera, operaciones, marketing, logística, comercial, relación con clientes, relación con proveedores, recursos humanos e inteligencia de negocios. De esta forma, los objetivos principales a alcanzar por los sistemas ERP serán: 1- Optimización de los procesos empresariales. 2- Acceso a información confiable, precisa y oportuna. 3- La posibilidad de compartir información entre todos los integrantes de la organización. 4- Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
  • 5. 5- Reducción de tiempos y de los costes de los procesos. Es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos sustanciales de productividad así como la posibilidad de contar con mayor y mejor información en la toma de decisiones. Vistas las características y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario para su implantación es muy importante, ya que se deberán remodelar los procesos y estarán implicados los responsables de las distintas áreas, creando equipos multidisciplinarios, siendo necesaria una adecuada gestión del cambio, así como diagnosticar el grado de madurez de la organización, para afrontarla. Como ya mencionamos, las personas, la cultura de la organización y el impacto que la implantación de un ERP genera sobre ellas, son muy importantes. Por ello: o La capacidad de gestión del cambio es un elemento clave a considerar, siendo un proceso evolutivo y no revolucionario en la operación de la empresa. o Realizar un correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento del proyecto, es prioritario para lograr buenos resultados. o Así también, se deben definir las mejoras que se van a obtener y como van a impactar en la organización, y en cada uno de los responsables de los procesos, desarrollando un adecuado plan de comunicación que permita “vender” internamente el proyecto, facilitando el consenso y compromiso de sus integrantes. Podemos decir que hay dos figuras relevantes de las cuales dependerá su éxito o fracaso y ellos son: el líder y el sponsor. El líder deberá contar con capacidad de gestión, capacidad de trato, que sea motivador y movilizador del team, de manera de generar un ambiente apropiado que permita desarrollar la creatividad de sus integrantes, fomentando la innovación, y habilidad de articulación con todas las áreas involucradas, además de las fortalezas técnicas necesarias, tanto sean conocimiento del negocio como de tecnología. A su vez, el sponsor será quien apoye y viabilice política y estratégicamente el proyecto, en los distintos niveles de la organización. Impacto de la implementación de un ERP en las PYMES Generalmente las Pymes no cuentan con un departamento de sistemas, un área de consultoría especializada en la selección y administración de un proyecto informático, o un profesional que haya pasado por la experiencia de implantar un Sistema de Gestión(ERP) en alguna oportunidad, por lo cual es importante considerar una serie de premisas básicas para atenuar el impacto del cambio.
  • 6. o Causas del Cambios: Identificar las necesidades por las cuales es necesario realizar una implantación de un software, son las que definen los objetivos de la implantación de sistemas. Los responsables de una empresa conocen los procesos y problemas críticos de la operación, por lo que nunca, una implantación de sistemas debe carecer de un objetivo claro que los resuelva. Podríamos nombrar innumerables causas que deberían promover un cambio, como mejorar la velocidad de atención de nuestros clientes; comprar a tiempo para evitar la inmovilización de stocks; cumplir con normas legales, contables e impositivas; apertura de nuevos mercados, etc. Algo es seguro, el responsable de toda Pyme, sabe donde “le aprieta el zapato”, y cuando esto sucede, es el momento del cambio. En ocasiones, la decisión no responde a problemas críticos actuales, sino que responden a una visión de futuro del negocio. Para minimizar el impacto del cambio, lo primero es preguntarnos Por qué y Para qué, necesitamos implementar un software. o El Proceso de Selección del Software Correcto: El éxito de un proyecto informático depende de una correcta selección del software, por lo que a continuación, detallamos una breve guía: 1. Identificar las Necesidades – Lista de requerimientos. Las causas que detallamos anteriormente que impulsan la búsqueda de un sistema de gestión, deben estar claramente documentadas para que los proveedores seleccionados, conozcan los objetivos de la implantación y lo que requerimos del software. 2. Buscar el proveedor adecuado. Podemos recurrir a páginas especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la búsqueda, o “hacerlo en casa”, para lo cual, es importante que los proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto. 3. Solicitud de demostración. Debemos exigir que las demostraciones de los software seleccionados, estén orientadas a la Lista de Requerimientos que confeccionamos. 4. Visita a clientes. Escuchar la experiencia de otras empresas que hayan implementado el software seleccionado, y de ser posible, dentro de nuestro segmento de negocios. o Realizar un Proyecto Exitoso: Esto requiere el compromiso de toda la organización, y que nuestro proveedor entienda las causas del cambio y los requerimientos de la empresa, permitirá minimizar el impacto del cambio que generalmente, como todo cambio, suele ser traumático. Es importante considerar que la implantación exitosa de un sistema, no es exclusiva responsabilidad del proveedor, sino también de la Empresa.
  • 7. o Cumplir con los objetivos: Implica haber cubierto los requerimientos planteados al momento de tomar la decisión del cambio. Es importante considerar que un proyecto de implementación de software no comienza en el momento que firmamos el contrato con un proveedor, sino como indicamos anteriormente, desde el momento en que notamos la necesidad del cambio o una mejora, incluyendo el proceso comercial de compra. El impacto en la organización será positivo, siempre que llevemos adelante un proceso ordenado y que cumplamos con premisas básicas en la selección y desarrollo del proyecto. Razones para implementar un ERP en una PYME. Distintas opciones en el mercado Existen sistemas en el mercado que no son demasiados caros y cubren todos los procesos de negocio de la PYME, y que además cuentan con módulos adaptables a las necesidades específicas de un negocio, lo que facilita su implementación. Otra alternativa se conforma por las soluciones ERP a través de Internet, porque no requieren una infraestructura tecnológica compleja, simplemente necesitan de un equipo conectado a Internet, ya que todos los datos y aplicaciones residen en el proveedor de servicios. Organización integral de la información Los sistemas ERP clasifican mejor la información del negocio y permite que sea accesible en tiempo real, por ejemplo, toda la información relativa a las finanzas, facilitando el apoyo mutuo entre las fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las áreas de compras, administración, distribución y monitoreo de recursos. Seguridad en los datos Cuando distintas áreas de una PYME trabajan con la misma información, se reduce el hecho de existir datos obsoletos que puede afectar directamente a la toma de decisiones en la empresa. Optimización de los procesos y aumento de productividad El aumento de la productividad es una de las principales razones de existencia de un ERP, gracias a la automatización de procesos y la integración del
  • 8. negocio. Como resultado, facilita una visión general de la empresa y la capacidad de analizar hasta el más mínimo detalle de cada área de la organización. Más competitividad Un buen sistema de gestión empresarial permite a la los directivos y empleados acelerar la toma de decisiones, generando una faceta atractiva para los clientes y obtener resultados que marcan la diferencia frente a la competencia. Mayor interacción con los clientes Un ERP facilita la comunicación con cliente, administrando todo el flujo informativo y todos los procesos que tiene que ver con el cliente, lo que provoca una reducción notable del tiempo de respuesta al mismo. Reducción de inventarios Al integrar la información y todas las operaciones de una empresa en un sistema, no sólo se gestionan de manera más eficiente los inventarios, también se ahorran recursos económicos y humanos en su administración. Evolución del mercado La escalabilidad y flexibilidad es un aspecto fundamental del software ERP, pues cuenta con módulos integrados pero independientes, lo que garantiza una capacidad de adaptación al cambio. Una empresa que comienza con pocos recursos, puede poco a poco aumentar su tamaño, por su parte el ERP le permitirá a la empresa controlar de manera fiable y segura su propio crecimiento.
  • 9. Discusión Las PYMES son las siglas correspondientes a la definición de las pequeñas y medianas empresas. Las empresas ya sean mercantiles o industriales pueden ser dividas en pequeñas y medianas empresas dependiendo del número de empleado que tenga. Se denomina pequeña empresas a entidades que posean hasta cincuenta empleados, medianas empresas las que tienen entre 50 y 500 personas contratadas y grandes a empresas que contengan más de 500 empleados. Es importante destacar que las pequeñas y medianas empresa o PYMES, normalmente no cuentan con recursos internos destinados a cubrir de forma eficiente las nuevas tecnologías. Ya que normalmente estas son empresas que han sido creadas por personas o grupos que no cuentan con una liquides económica para comprar tecnologías, ni cuentan con un personal destinado a mejoras o a crear plataformas de información que le permita a la empresa evolucionar y mejorar a medida que pasa el tiempo. Actualmente las PYMES puede contar con sistemas de gestión empresarial, tales como los sistemas ERP, que permiten la integración de la información interna permitiendo así la mejora de los procesos de las diferentes áreas de las misma con la finalidad de aumentar los ingresos económicos de las empresas. Los sistemas ERP tienen como finalidad optimizar los procesos de las PYMES, contar con un buen flujo de información entre las personas responsables, acceder a información confiable y la reducción de los costos de procesos. Al implementar un sistema de gestión como los ERP en las PYMES, puede traer grandes ventajas competitivas a la empresa, ya que se va a generar un mejora en todos los procesos de las misma y por lo tanto se va a reducir todos los costos innecesarios a la hora de realizar todos los procesos productivos en el área de gestión. Ya que ella permite la mejora del flujo de información organizada a través de los diferentes departamentos como en compras, inventarios, cadena de suministro, control financiero, entre otras. Para la aplicación de los ERP es importante que la empresa siga una serie pasos que vienen desde la identificación de necesidades, la elección correcta de software, sensibilizar tanto a los empleados como a los proveedores sobre porque se están realizando los diferentes cambios, hasta el cumplimiento de todos los objetivos planteados. Esto va a traer como consecuencia que el impacto de a la organización de estos nuevos cambio se den de forma positiva, los procesos realizados se van dar de forma ordenada y no se van a tener gatos o esfuerzos innecesarios para la realización de alguna tareas; también es importante que las empresas cumplan las premisas básicas para un buen manejo de esta aplicación.
  • 10. Existen muchísimas razones para implementar los ERP en una PYMES, como por ejemplo, que los ERP se pueden adaptar a las necesidades específicas de la empresa, estos sistemas dependiendo de su alcance pueden ser accesibles para pequeñas empresas, los ERP permiten la clasificaron efectiva de la información y poder ser visualizadas en tiempo real, estas reducen la existencia de datos obsoletos o imprecisos, generan un aumento en la productividad de la empresa y por ende aumenta la competitividad, y al aumentar la competitividad va a existir mayor comunicación con los cliente y futuros cliente, y todo esto permitiendo que la empresa evolucione en el mercado y se le abran nuevas puertas y horizontes que le permitan mantenerse de forma optima y productiva en el tiempo.
  • 11. Conclusión. Los ERP son sistemas de gestión empresarial que pueden ser aplicados en cualquier empresa y tienen como objetivo automatizar, integrar y controlar de forma efectiva toda la información referente a los procesos productivos en el área de gestión de la empresa que la implemente. En términos generales, la implementa de los ERP en las PYMES garantiza un buen funcionamiento de los flujos de información y trae como resultado una mayor y mejor información a la hora de la toma de decisión de la empresa. Cuando la empresa se da cuenta que necesita un cambio y ese cambio viene enlazado a la búsqueda de nuevos sistemas de gestión como los ERP, es importante que la misma ya haya detectado las fallas y a la hora de la implementación cubran todos los requerimientos para así poder evolucionar dentro del mercado y poder mantenerse en el tiempo.
  • 12. Bibliografía.  FERNANDEZ, Pablo. (S/F). El impacto de la implementación de los ERP en las PYMES [Documento en línea]. Disponible en: http://www.grandespymes.com.ar/2013/03/22/el-impacto-de-la- implantacion-de-un-erp-en-las-pymes/  Sistemas ERP para las PYMES. [Documento en línea]. Disponible en: http://bittech.mx/temas/sistemas-erp-para-pymes  Beneficios de la implementación de un ERP en las PYMES. [Documento en línea]. Disponible en: http://www.evaluandoerp.com/nota-3728-Beneficios- de-la-implementacion-de-un-ERP-en-una-PYME.html