FenalJurídico octubre - diciembre de 2018

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AÑO 19. Número 6. ISSN No. 1900-3307
NOVIEMBRE - DICIEMBRE 2018
Fenalco pide cautela a iniciativas
legislativas que afecten el comercio
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Presunción de intereses mínimos
por préstamos en dinero entre las
sociedades y los socios no aplica en
empresas sometidas a precios de
transferencia
Una adición más al concepto
GeneralUnificado de Renta
Personas Naturales
Algunas respuestas de la DIAN
sobre facturación electrónica
Permiso para asistir a cita
médica no puede descontarse
Alcance de la privacidad en los
audios de Whatsapp alusivos
al trabajo
Cese de cotizaciones al Sistema
de Seguridad Social en Pensiones
Extranjero puede ser representante
legal de una sociedad comercial
Deberes de los comerciantes
información para noviembre-
diciembre del año 2018
Empezamos la legislatura 2018 - 2019 con un Congreso renovado en su mayoría y una nueva dinámica
política debido al Estatuto de la Oposición. Es la primera vez que el gobierno no cuenta con mayorías sólidas
en el Congreso, por lo que ya se pronostica que ciertas discusiones como por ejemplo la reforma tributaria,
la ley de financiamiento, la reforma pensional, entre otros temas, serán debates álgidos.
Sumado a lo anterior, vemos como la rama legislativa inició sus labores de manera muy entusiasta,
actualmente, se han radicado alrededor de doscientos proyectos en la Cámara de Representantes y cerca
de ciento noventa en el Senado. Como consecuencia, ya se habla en los corrillos del Congreso de congestión
legislativa y de la necesidad de priorizar los temas que se discutirán en estos meses que restan para
culminar la actual legislatura.
Si hiciéramos un ejercicio rápido de contar cuántos proyectos de ley tienen relación directa con el comercio,
podríamos decir que hasta el momento hay sesenta proyectos que impactan al gremio. Sin embargo, me
gustaría mencionar dos que estimamos relevantes dada la coyuntura actual.
En primer lugar, el proyecto de ley No. 100 de 2018 de Cámara sobre libertades económicas es una de
la iniciativas que nos gustaría resaltar, ya que su propósito inicial es brindar seguridad jurídica a los
establecimientos de comercio, lo que resulta sumamente benéfico para el comercio, dado que en los últimos
meses, se han cerrado aproximadamente 13.720 establecimientos después de la entrada en vigencia del
nuevo Código de Policía y Convivencia.
Actualmente, las causales de cierre de establecimientos de comercio se han aumentado a cien, cuando en
el anterior código de policía se establecían sólo seis requisitos de apertura y funcionamiento. Este proyecto
de ley permite simplificar de nuevo los requisitos y establece reglas de juego claras.
Por otro lado, está el Proyecto de Ley No. 159 de 2018 de Cámara que pretende crear el impuesto al consumo
de alimentos considerados no saludables, el cual nos preocupa. Si bien es cierto que una alimentación
saludable es importante, no creemos que la solución esté en gravar los alimentos. Este tipo de medidas
terminan afectando al comercio y, en realidad los patrones de consumo no cambian en la mayoría de las
ocasiones. Por ejemplo, el caso de Dinamarca debería ser objeto de estudio, en este país se impuso el
impuesto a las grasas y se vieron obligados a retirarlo en menos de doce meses por la grave afectación que
estaba generando en el comercio.
Son muchos más los proyectos que podríamos mencionar. Creemos que como Gremio es de suma
importancia hacer un seguimiento constante a las iniciativas que cursan en el Congreso, sobre todo
teniendo en cuenta que en esta legislatura se debatirán temas que serán cruciales para el desarrollo de
nuestros negocios y del país en general.

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AÑO 19. Número 6
NOVIEMBRE - DICIEMBRE
Claudia Viviana Ramirez Grisales
Eugenia Zarama Carvajal
e-mail: fenalconarino@fenalco.com.co
Andrés González Obando
Octavio Pico Malaver
e-mail: fenalcocesar@gmail.com
De acuerdo con el artículo 35 del Estatuto Tributario (E.T.) para efectos del impuesto sobre la renta,
se presume de derecho que todo préstamo en dinero que otorguen las sociedades a su socios o
accionistas o estos a la sociedad genera un rendimiento mínimo anual y proporcional al tiempo de
su posesión, el cual, para el año 2018, es equivalente a 5,21% según el decreto 0569 del 23 de
marzo de 2018.
Sobre la referida norma recientemente se pronunció el Consejo de Estado en la sentencia 21038
del 21 de junio de 2018, C.P. Jorge Octavio Ramírez Ramírez, y en ella, luego de recordar que con la
presunción del artículo 35 lo que el legislador pretende es reducir los focos de evasión fiscal, dijo
que “los intereses presuntivos previstos en el artículo 35 del ET no se aplican en las operaciones
realizadas por los contribuyentes del impuesto sobre la renta que deban observar las normas de
precios de transferencia, que suponen, la consideración de la realidad económica de las operaciones
entre vinculados, cuestión que corresponde determinar a la autoridad tributaria, de acuerdo con sus
potestades y con las normas aplicables al caso concreto”.
En la referida sentencia el Consejo de Estado expresó: “desde la implementación de los precios
de transferencia en el sistema jurídico colombiano, lo que se pretende es garantizar que las
empresas vinculadas acrediten que las operaciones realizadas entre ellas obedecen a condiciones
análogas a las pactadas entre partes independientes, es decir, a precios normales y conocidos
en el mercado (precios del mercado). Y, para el efecto, el legislador estableció los métodos para
determinar el precio o margen de utilidad en las operaciones con vinculados y los criterios de
comparabilidad entre vinculados económicos y partes independientes, entre los cuales, se refirió
a las características que se debían tener en cuenta en el caso de operaciones de financiamiento,
con el fin de determinar si las operaciones entre vinculados (sometidos a las normas de precios
de transferencia) son comparables o si existen diferencias significativas. En este orden de
ideas, teniendo en cuenta que el régimen de precios de transferencia “tiene por finalidad que los
contribuyentes -del impuesto sobre la renta- [cuyas operaciones deban observar las normas de
precios de transferencia] determinen los ingresos, costos y deducciones teniendo en cuenta para
tales negociaciones los precios y márgenes de utilidad de operaciones comparables con o entre
partes independientes, para que prevalezcan los precios de mercado y no los fijados por las partes
artificialmente por la vinculación que poseen, con el ánimo de reducir la carga tributaria”, se
concluye que la presunción de interés mínimo previsto en el artículo 35 del ET no se debe aplicar
a los contribuyentes del impuesto sobre la renta sometidos al régimen de precios de transferencia,
porque estos están obligados a observar las reglas que en operaciones de financiamiento, fijó el
legislador, para tal fin”.
En virtud de la sentencia 21038 del 21 de junio de 2018 se anularon los oficios DIAN números
066668 de 11 de julio de 2008 y 058444 de 16 de septiembre de 2013 porque mediante estos
actos administrativos la entidad desconoció la regulación especial prevista para el régimen de
precios de transferencia.
Presunción de intereses mínimos por préstamos en
dinero entre las sociedades y los socios no aplica en
empresas sometidas a precios de transferencia

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TRIBUTARIO
La DIAN, a través del concepto 100208221-1564 del 14 de
septiembre de 2018 hace unas modificaciones al Concepto
General Unificado No. 0912 del 19 de julio de 2018, así:
1.- Personas naturales comerciantes deben llevar
contabilidad
En este aparte el referido concepto reitera que toda persona
naturalcomerciantedebellevarcontabilidadtalcomolodispone
el numeral 4 del artículo 1.2.1.20.2 del Decreto 1625 de 2016 y
es que según la DIAN “la norma reglamentaria lo que busca es
reiterar el cumplimiento de las normas del E.T. por parte de las
personas naturales, situación que tiene directa incidencia en la
determinación del impuesto sobre la renta a cargo, en especial
respecto de los ingresos que perciba por concepto de rentas no
laborales, así como la procedencia de costos y deducciones,
siendo estos los principales efectos que se pueden derivar, pero
no los únicos”
2.- Pérdidas fiscales
Luego de recordar que la compensación de pérdidas no se
considera un beneficio fiscal, sino el resultado de la actividad
del contribuyente en un correspondiente año gravable y que
según la Corte Constitucional en la sentencia C- 1376 de 2000,
Magistrado Ponente Dr. Alfredo Beltrán Sierra esta corporación
dispuso que “al igual que las sociedades, las personas
naturales dedicadas al comercio, pueden aplicar sus pérdidas
para efectos de establecer sus utilidades” la DIAN reitera
que las rentas de trabajo no pueden afectarse con pérdidas
cualquiera que sea su origen.
3.- Agentes de retención por ingreso laborales
Luego de hacer un recuento de normas, la DIAN concluye que
las únicas personas naturales que son agentes de retención por
los pagos gravables originados en la relación laboral, o legal y
reglamentaria, son las que cumplen los requisitos del artículo
368-2 del E.T., es decir, las personas naturales que tengan
la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente
anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos
superiores a 30.000 UVT
4.- Procedimiento de retención por ingresos laborales
Dice la DIAN en el concepto 100208221-1564, “Sobre la
posibilidad de cambiar el procedimiento de retención en la
fuente durante el año gravable, este despacho ha interpretado
que esto no resulta viable. Lo anterior, porque una vez se
determina el procedimiento de retención, esta elección debe
mantenerse por el año gravable correspondiente al periodo
del impuesto de renta. En ese sentido la doctrina ha señalado
que, si bien el periodo de retención es de mes calendario, al
ser un sistema de recaudo a título de impuesto de renta y
complementario y ser este de periodo, debe seleccionarse uno
solo de los procedimientos establecidos por la ley, para ser
aplicable durante todo el año” y más adelante “los cambios
de procedimiento de retención se aplican a partir del año
siguiente”. En este aparte el concepto de la DIAN expresa dos
conclusiones:
a) los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario contemplan
dos (2) procedimientos de retención, cuya diferencia radica
en la forma de calcular o determinar la base sujeta a
retención, para lo cual el agente de retención determina
cuál procedimiento aplica o a solicitud del trabajador.
b) De cara al procedimiento de retención número dos (2), si
el trabajador se vincula en una fecha durante alguno de los
semestres corresponde tener en cuenta las opciones que
señala el artículo 386 en sus incisos cuarto y quinto que
establecen dos casos: (i) trabajadores que lleven laborando
menos de doce (12) meses y (ii) nuevos trabajadores hasta
tanto no se efectúe el primer cálculo.
Por último, el concepto 100208221-1564 nos recuerda que la
Unidad de Valor Tributario (UVT) que se debe utilizar para los
cálculos del procedimiento numero dos (2) es la del año del
cálculo.
Una adición más al concepto General
Unificado de Renta Personas Naturales

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TRIBUTARIO
A medida que se aproxima le fecha establecida en la ley 1819
de 2016 para que las empresas del régimen común en el IVA
o en Impuesto al Consumo deban implementar la facturación
electrónica,sehaincrementadoelvolumendepronunciamientos
oficiales frente a este tema, por ello queremos hacer referencia
a las siguientes respuestas dadas por la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales, DIAN:
¿Es posible qué una sola factura electrónica consolide valores
de diversas operaciones ocurridas durante un determinado
lapso de tiempo, por ejemplo, un mes, para con un mismo
cliente?
DIAN responde: No, ya que para cada operación o venta
se debe expedir factura en el momento en que se efectúe la
misma. Además, el concepto 50328 del 10 de agosto de 2013
que se refiere al mismo de tema continua vigente
En los términos del artículo 8 de la Resolución 19 de 2016
se pregunta: ¿es posible que exista una distancia temporal,
de segundos, minutos, o días entre la firma de la factura
electrónica y el deber de entregar la representación gráfica al
cliente?
DIAN responde: una vez firmada la factura, el envío a la DIAN
es máximo dentro de las 48 horas siguientes a su generación,
ahora bien en cuanto a la entrega al adquirente, el artículo 4
del decreto 2242 de 2015 establece que cuando la factura
electrónica sea entregada en representación gráfica en formato
impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario,
manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en documento
separado físico o electrónico, a través de sus propios
medios o a través de los que disponga el obligado a facturar
electrónicamente, para este efecto. La norma no establece un
tiempo, este debe ser acordado con el adquirente. (cursiva
fuera de texto)
¿Desde cuándo se empiezan a contar las 48 horas para la
entrega del ejemplar a DIAN, desde la fecha de generación de
la factura electrónica, desde la firma de la factura electrónica
o desde la entrega al adquirente? ¿Cuál es la sanción por
violar el plazo para el envío del ejemplar a la DIAN y cuál es su
fundamento normativo?
DIAN responde: En virtud de lo establecido en el artículo
8 numeral 1 de la Resolución 19 de 24 de febrero de 2016,
plazo para la entrega de ejemplar a la DIAN, quienes facturen
Algunas respuestas de la DIAN sobre facturación electrónica
electrónicamente deberán entregar a la DIAN el ejemplar de
cada una de las facturas electrónicas y de las notas débito
o crédito que tengan relación con la facturación, en formato
electrónico de generación XML, máximo dentro de las 48 horas
siguientes a su generación. La factura electrónica, las notas
débito y/o crédito se entenderán generadas en el momento en
que se firmen, de conformidad con la política de firma adoptada
en la presente Resolución. El incumplimiento por el obligado a
facturar electrónicamente de la entrega del ejemplar a la DIAN
y su reenvío, si fuere el caso, dentro del término y/o en las
condiciones establecidas en el presente Decreto, dará lugar a
la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651
del Estatuto Tributario.
En materia de facturación electrónica, ¿existe diferencia entre
la Fecha de generación de la factura electrónica y fecha de
registro de la misma ante el DIAN o proveedor tecnológico?
DIAN responde: la fecha de generación corresponde a la
operación de venta. (es decir la empresa debe definir en
qué momento hace la factura, o sea en que momento es la
operación. Artículo 420, 421 y 429 del Estatuto Tributario),
para la DIAN se entenderán generadas en el momento en que
se firmen, y a partir de ese momento es que contaran las 48
horas para su envío.
¿Cuándo debe modificarse el valor de una factura y se hace
a través de una nota crédito, pero esta está tiene información
errónea, cuál es el procedimiento para corregir estos errores?
¿Debe expedirse una nueva nota anulando la anterior o puede
expedirse refiriéndose a la factura objeto de modificación?
DIAN Responde: En efecto se debe realizar una nueva nota
crédito, de acuerdo a lo establecido en el Parágrafo 3 artículo
3 del decreto 2242 de 2015, cuando la factura electrónica
haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones,
rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente
nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En
caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas
no podrán ser utilizados nuevamente. Estas notas deben ser
entregadas al adquirente y a la DIAN, en la forma prevista en el
parágrafo 2 de este artículo. (negrita y subrayas fuera de texto)
Las respuestas anteriormente trascritas se encuentran en
los oficios 100 229 366 – 1836 del 5 de octubre de 2018 y
100 229 366 – 1866 del 10 de octubre de 2018

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LABORAL
En primer lugar, es pertinente recordar que según el artículo 56 del Código Sustantivo de Trabajo de modo general
incumben al empleador obligaciones de protección y de seguridad para con los trabajadores, y a estos obligaciones de
obediencia y fidelidad para con el empleador.
Pues bien, teniendo en cuenta las obligaciones generales de las partes del contrato de trabajo, y sentencias de la
Corte Constitucional como por ejemplo la C-930/09, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub donde se hizo
referencia a los principios constitucionales de solidaridad y dignidad, así como de respeto a los derechos fundamentales
del trabajador, el Ministerio de Trabajo, a través del concepto 08SE2018120300000031624 dijo que “siendo para el
Empleador una obligación el procurar la salud del trabajador es su obligación conceder los permisos remunerados
necesarios para que la atienda, sin que sea dable obligar al trabajador a que reponga el tiempo dedicado para
el efecto, pues para el trabajador tanto el salario como el descanso o el tiempo requerido para ello, son derechos
fundamentales irrenunciables y el descontarle para atender la salud, sería colocarle una carga adicional a la situación
de por si gravosa del trabajador, en cambio, la carga que el empleador soportaría por esta situación, podría sobrellevarla
fácilmente, sin que por ella se rompa el equilibro contractual” (negrita y subrayas fuera de texto). No obstante, lo
anterior es viable que en el Reglamento Interno de Trabajo se establezca la necesidad de presentar por parte del
empleado los soportes documentales y demás documentos ideos para probar, por ejemplo la existencia y duración de
las citas medicas.
En el referido concepto, el Ministerio de trabajo es categórico en afirmar que “en consecuencia, debe señalarse que
los permisos para atender citas médicas que solicite el trabajador consideramos que deberán ser determinados en el
Reglamento de Trabajo, así como las condiciones en que se concederán, ya que si bien el empleador está obligado a
otorgar permisos, el uso de las citas médicas debe ser racional y que no puede ser utilizado por los trabajadores como
una manera de evadir sus responsabilidades laborales. No obstante, al no estar regulado dicho derecho por parte de
la legislación laboral, la empresa tiene autonomía para reglamentar las condiciones y circunstancias en que otorgará
dichos permisos” y más adelante “es evidente que el otorgamiento de los permisos debe guardar un equilibrio entre las
necesidades del trabajador y las necesidades de la empresa”
Permiso para asistir a cita
médica no puede descontarse

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Alcance de la privacidad en los audios
de Whatsapp alusivos al trabajo
La Corte Constitucional en Sentencia T-574 de 2018, con
ponencia del Magistrado Alejandro Linares Cantillo, explicó el
alcance general del DERECHO FUNDAMENTAL A LA INTIMIDAD
y su relevancia en el uso y administración de la plataforma de
mensajería instantánea Whatsapp.
De acuerdo con lo expuesto en esta providencia, los hechos
y antecedentes relevantes se resumen así: (i) Se trata de un
trabajador sindicalizado que está vinculado laboralmente con
la empresa “X” a través de un contrato a término fijo; (ii) el 20
de agosto de 2016, le fue iniciado un proceso disciplinario por el
envíodeunasnotasdevozaungrupodeWhatsApp denominado
“Distribuciones Cúcuta” en las cuales, presuntamente
incitaba a los ayudantes de distribuciones a incumplir con
las obligaciones propias del cargo; (iii) culminado el proceso
disciplinario, el 15 de septiembre de 2016, su empleador le
entregó una comunicación mediante la cual le imponía una
sanción consistente en la suspensión de actividades laborales
durante 5 días; (iv) el trabajador interpuso recurso contra dicha
decisión disciplinaria, quedando en firme el 24 de septiembre
de 2016; (v) el grupo “Distribuciones Cúcuta” fue creado por el
Coordinador de Logística, reemplazado luego por otro trabajador
que ocupa el mismo cargo y quien es el actual administrador
del grupo; (vi) dicho grupo de Whatsapp ha tenido por objeto
principal ser un canal de comunicación ágil y eficaz para
informar al equipo de trabajo sobre asuntos relevantes que
puedan suceder durante la semana y que se relacionen con
la labor desarrollada por las personas de distribución; y (vii)
el grupo “Distribuciones Cúcuta” está conformado actualmente
por un número plural de personas -quince (15)- entre los
que se encuentran el auxiliar de operaciones logísticas y el
coordinador de operaciones logísticas, como representantes de
los empleados.
Inconforme con la decisión que dejo en firme la sanción
disciplinaria, el 27 de octubre de 2016, el actor-trabajador-
interpuso acción de tutela solicitando la protección de sus
derechos fundamentales al debido proceso, intimidad personal,
libertad sindical, libertad de expresión, entre otros. Como
consecuencia de ello pidió al juez de tutela que le ordene a su
empleador, retirar la sanción impuesta y pagar las acreencias
laborales dejadas de percibir, los intereses moratorios e indexar
dichas sumas.
En primera instancia, el juez declaró improcedente el amparo
solicitado al considerar que existe un daño consumado ya que
LABORAL

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LABORAL
la acción de tutela fue interpuesta mucho tiempo después de
haber sido ejecutada la sanción disciplinaria. Aclarando que
en todo caso, ello no constituye un obstáculo para acudir a la
jurisdicciónordinaria.Estimóquenoseadvierteunavulneración
al debido proceso, ni al derecho a la defensa, pues la sanción
disciplinaria impuesta al actor se hizo en cumplimiento del
procedimiento establecido en el reglamento interno de trabajo
delempleador.Igualmente,esproporcionada yrazonableacorde
con lo dispuesto en el artículo 68 de dicho reglamento. Además,
observó que el actor apeló la decisión, lo que demostró que se
le permitió expresar sus inconformidades. Para el juez, no existe
evidencia que permita inferir que el empleador haya accedido al
audio -que sirvió de soporte para sancionar al accionante- de
manera fraudulenta o clandestina, sino que al parecer alguien
de manera voluntaria hizo entrega de este.
Respecto a la actividad sindical, aseguró que conforme
al artículo 39 de la Constitución Política es un derecho
fundamental de los trabajadores, que tienen como objeto
principalalcanzarelbienestardelosmiembrosdelaorganización
sindical. Teniendo en cuenta lo anterior y el contenido del audio
enviado por el accionante, se evidencia que este no invitó a sus
compañeros a realizar conductas que estén al margen de la
ley, atentatorias contra los bienes de la empresa o que causen
daños a la infraestructura de la misma. Es así que la nota de
audio enviada por el actor puede considerarse comprendida por
el ejercicio legal de la actividad sindical, lo que implicaría que
el empleador se equivocó al iniciarle un proceso disciplinario y
que pudo afectar la libertad sindical.
Por su parte, el juez que resolvió la impugnación-segunda
instancia-confirmó la decisión de primera instancia. En cuanto
al derecho a la intimidad personal y familiar, aseguró que la
información que circuló en el grupo “Distribuciones Cúcuta”
de WhatsApp, no es personal, familiar y tampoco afecta la
intimidad del actor. Respecto al derecho a la libertad sindical,
los artículos 405 y 406 del CST, establecen garantías para los
trabajadores sindicalizados consistentes en que no pueden ser
despedidos,trasladadosodesmejorados,circunstanciasqueno
se dan en el caso concreto. Estima el juez de segunda instancia,
que el evento en el que el tutelante no esté de acuerdo con la
sanción impuesta puede acudir a la jurisdicción ordinaria, pues
no demostró la ocurrencia de un perjuicio irremediable que
haga procedente la acción de tutela.
Al conocer por vía de revisión las sentencias de tutela de
primera y segunda, la Corte Constitucional señala que
atendiendo el texto que define el alcance de las competencias
de la jurisdicción laboral, se concluye que los asuntos relativos
a la validez del proceso disciplinario así como la tipificación del
comportamiento del accionante en los tipos disciplinarios o si
el comportamiento juzgado por el empleador está comprendido
por la libertad sindical, son materias que pueden discutirse
al amparo de las reglas del Código Procesal del Trabajo. En
adición a ello, los problemas relativos a la regularidad del
proceso disciplinario propuestos por el accionante, plantean
la necesidad de abordar disputas que envuelven valoraciones
fácticas complejas que requieren, en principio, el desarrollo
de una actividad probatoria especial, propia de la jurisdicción
ordinaria.
No obstante lo anterior, la Corte estima que el problema relativo
a la obtención o divulgación de mensajes relacionados con
el desarrollo de actividades laborales en una plataforma de
mensajería instantánea, como lo es WhatsApp, justifica su
pronunciamiento en esta oportunidad. En efecto, de una parte,
(i) tal cuestión remite a una disputa constitucional novedosa
que plantea difíciles asuntos de interpretación de la Carta y que
apoyan la procedencia de la acción de tutela, en particular para
precisar la relevancia y el alcance del derecho a la intimidad
en esa materia. Igualmente, de otra, (ii) no resulta claro que el
proceso laboral constituya un medio judicial idóneo para debatir
este particular problema, de manera que pueda desplazar a la
jurisdicción constitucional en orden a pronunciarse sobre un
asunto que, se insiste, tiene una relevancia significativa desde
la perspectiva del derecho a la intimidad. En consecuencia, el
pronunciamiento de la Corte se circunscribe a establecer la
posibleinfraccióndelDERECHO A LA INTIMIDADdelaccionante
al obtener los mensajes de voz enviados por el trabajador al
grupo de WhatsApp denominado “Distribuciones Cúcuta” y,
con fundamento en ellos, iniciar una indagación de naturaleza
disciplinaria por el posible incumplimiento de las obligaciones
derivadas del reglamento interno de trabajo.
En cuanto al derecho a la intimidad y el lugar de trabajo, la
Alta Corporación cita dos importantes sentencias la T-405 de
2007 y la T 768 de 2008 y concluye que el lugar de trabajo,
puede calificarse como un espacio semiprivado. Si bien para
algunos efectos, en particular el relativo a la intervención de

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LABORAL
las autoridades públicas, puede calificarse como domicilio,
los comportamientos y las relaciones que allí tienen lugar son
de naturaleza muy diferente a las que se desarrollan en la
residencia.
La Corte estima que el lugar de trabajo, en principio espacio
semiprivado, no goza del mismo nivel de protección que el
domicilio, debido a que el grado de privacidad es menor en
atención a que allí tienen lugar actuaciones con repercusiones
sociales significativas. Según los fallos citados, para establecer
la violación del derecho a la intimidad es necesario considerar la
expectativa que tiene el trabajador acerca de la confidencialidad
de sus manifestaciones y, en ese sentido es necesario valorar,
entre otras cosas, (i) si se trata de información íntima, sensible
o que sólo le interesa a una persona en particular en atención al
tipo de actividad que se desarrolle y (ii) si los empleados tienen
o no conocimiento acerca del seguimiento de sus actividades.
La conformación del grupo así como el creador y administrador
del mismo, indican que el espacio virtual creado en uso
de la tecnología era un chat relativamente cerrado y puede
considerarse–sin desconocer las diferencias– análogo a lo
que la jurisprudencia constitucional ha considerado un espacio
semiprivado. En efecto, se trataba de un grupo conformado por
un número plural de compañeros de trabajo, entre los que se
encuentran representantes del empleador en los términos del
artículo 32 del Código Sustantivo del Trabajo. En adición
a ello, su propósito, conforme se desprende de su nombre
–Distribuciones Cúcuta- y de los elementos aportados al
proceso, consistía en enviar y recibir mensajes relacionados
con el desarrollo de las diferentes actividades laborales y
empresariales.
La naturaleza de este espacio permite afirmar, en un principio,
que la información que allí circulaba era semiprivada, de
manera que de ella no se predican los límites que se asignan
a la privada o reservada. Ello no quiere decir, sin embargo,
que pueda tratarse como información pública. Siendo ello así,
la Corte encuentra que en este caso resulta posible aplicar
una exigencia de circulación restringida que impone que la
información solo pueda ser conocida por aquellos para quienes
resulta relevante considerando la finalidad del grupo.
Puede concluirse entonces que la información producida en
el grupo “Distribuciones Cúcuta” tenía la vocación de circular
entre los participantes del mismo y, en atención a que entre
ellos se encontraban también representantes del empleador,
no existe objeción a que sobre esa base dichos representantes
la transfirieran a sus representado. Planteado de otra forma,
es claro que respecto de la información que circulaba -en
atención a los integrantes, administradores y propósitos del
chat- el trabajador no podía esperar que se mantuviera al
margen del conocimiento de los órganos de administración
de su empleador. Puede decirse que cuando en su condición
de trabajador e integrante del grupo “Distribuciones Cúcuta”
(a) aceptó hacer parte del grupo creado, (b) interactuó en el
mismo, (c) envió notas de voz alusivas a su trabajo -en las
que expresaba desacuerdos con el empleador e insinuaba la
manera en la que sus compañeros debían proceder en dicha
situación- y (d) no manifestó en momento alguno su decisión
de abandonarlo, reconoció la posibilidad de que la información
circulara entre todos aquellos para los que resultaba relevante.
A juicio de la Corte, cuando la información que circula en el
medio virtual se encuentra directamente relacionada con las
actividades laborales, la expectativa de privacidad en ese
contexto específico tiende a reducirse.
Teniendo en cuenta las características del grupo, el actor
debía ser consciente que al enviar dichos audios, de una
parte, limitaba la capacidad de controlar su divulgación y,
como consecuencia de ello debía asumir, de otra, que dicha
información fuera conocida por su empleador -como en efecto
sucedió- puesto que el grupo tenía entre sus creadores e
integrantes a personas que lo representaban.
En síntesis ni de la conformación del grupo, ni de su finalidad,
ni de pauta o regla alguna para su funcionamiento, puede
desprenderse la expectativa de privacidad: no se trataba de
información íntima o sensible, ni que interesara –considerando
la naturaleza de las actividades a las que se refería - solo al
accionante y era claro que el accionante conocía que en el
grupo participaban representantes del empleador, por lo tanto
la Corte Constitucional confirma parcialmente la sentencia,
en el sentido de declarar improcedente la acción de tutela
respecto de los derechos relacionados con el ejercicio de la
actividad sindical, el cumplimiento de las garantías procesales
en el proceso disciplinario y el debido proceso, por existir
mecanismos judiciales ordinarios. Y revoca y niega el amparo
del derecho fundamental solicitado por el trabajador.

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LABORAL
El artículo 17 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 4 de la Ley 797 de 2003, establece que la obligación de cotizar al
Sistema de Pensiones cesa al momento en que el afiliado reúne los requisitos para acceder a la pensión mínima de vejez, o cuando
el afiliado se pensione por invalidez o anticipadamente, sin perjuicio de los aportes voluntarios que decida continuar efectuando el
afiliado o el empleador en los dos regímenes.
Conforme a lo anterior, es viable más no obligatorio continuar cotizando al Sistema de Seguridad Social en Pensiones una vez
el afiliado haya cumplido los requisitos objetivo (semanas-aportes) y subjetivo (edad), requeridos para el reconocimiento de la
pensión mínima de vejez.
A criterio de la Corte Constitucional en Sentencia C-529 de 2010, la extinción de la obligación de aportar al sistema encuentra su
justificación en que la persona ya ha cumplido con los deberes solidarios que el sistema impone en desarrollo de la Constitución
Política, pues requiere justamente haber cumplido los requisitos para acceder a la pensión, para pasar de ser aportante a
beneficiario del sistema. De esta forma, la obligación de cotizar al sistema desaparece aun cuando continúe una relación laboral
o de contrato de prestación de servicios.
Frente a la solicitud de un trabajador que desea dejar de aportar al Sistema en Pensiones, la primera recomendación es verificar
que efectivamente reúna los requisitos para acceder a la pensión de vejez; la segunda es analizar y dar a conocer al trabajador
algunos escenarios de riesgo en los cuales podría verse afectado al no estar aportando a este subsistema:
a) La cobertura del Sistema de Seguridad Social en Pensiones está encaminada a los riesgos de invalidez, vejez y muerte; por
lo tanto, pese a reunir los requisitos para acceder a la pensión de vejez, el hecho de no aportar por largos periodos implica la
pérdida de cotizaciones que eventualmente dejaría desprotegidos otros riesgos.
b) Elpagodelauxilioporincapacidadesdeorigencomúnsuperioresa180días,cuandoexisteconceptofavorablederehabilitación,
está a cargo de la Administradora de Fondo de Pensiones en que se encuentre afiliado el trabajador, por lo que al encontrarse
retirado la respectiva AFP podrá negarse al reconocimiento de dicho auxilio.
Ante dicho riesgo de desprotección lo más recomendable es que el trabajador procure el oportuno reconocimiento de su pensión,
pasando, como lo dice la Corte Constitucional, de ser aportante a ser beneficiario del Sistema; recordando que en caso de renuencia
del trabajador para solicitar y acceder a la pensión de vejez el empleador se encuentra facultado para solicitar el reconocimiento
ante la respectiva AFP, según lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 797 de 2003, que modificó el artículo 33 de la Ley 100 de 1993.
Finalmente, es importante recordar que la cesación de la obligación de cotizar al Sistema de Seguridad Social en Pensiones, no se
extiende a las obligaciones derivadas del Sistema de Seguridad Social en Salud ni del Sistema General de Riesgos Laborales, ante
los cuales es necesario continuar aportando hasta la terminación del contrato de trabajo.
Cese de cotizaciones al Sistema
de Seguridad Social en Pensiones

14
COMERCIAL
La Superintendencia de Sociedades emitió un interesante
concepto en el cual, apoyándose en pronunciamientos
previos, reitera que un ciudadano extranjero puede ser
representante legal de una sociedad comercial excepto
cuando esta tiene por objeto explotar, dirigir o administrar
un servicio público o una actividad declarada por el Estado
de interés para la seguridad nacional, tal como lo dispone
el artículo 473 del Código de Comercio.
El concepto lleva por numero 220-144269 del 25 de
septiembre de 2018 y en él se prevé que una “persona
extranjera, natural o jurídica, puede proceder a constituir
sociedades, entrar a formar parte del capital de una
sociedad colombiana ya constituida, invertir capital
extranjero, adquirir bienes inmuebles y ser a la vez
asociado de la compañía y representante legal o solo
ostentar esta última calidad”. Un asunto interesante
tratado en el referido pronunciamiento es que no existe
disposición alguna que ordene que el representante legal
de una sociedad resida en el lugar donde la sociedad
tenga establecido su domicilio social, ni existe disposición
que imponga la condición a quien representa la sociedad,
de residir en el mismo país, lo que implica que en el caso
de las sociedades colombianas es indiferente el lugar de
residencia del representante legal.
En cuando a la naturaleza de la relación entre el presidente
de una compañía y la sociedad, la Superintendencia de
Sociedades reitero que ella es laboral como lo dijo en
el oficio 220-75990 de diciembre de 1998 en el cual
expresó: “Si una persona cumple para otra persona
(natural o jurídica), un trabajo donde reconozca autoridad
que lo obligue a acatar las órdenes dadas, y actuar
ineludiblemente conforme los lineamientos que le tracen;
si se exige que la labor la ejecute por sí mismo y, si a
cambio como retribución recibe una contraprestación
económica, estamos ante una relación laboral, relación
que obviamente define dos extremos, de una parte el
trabajador, y de otra el empleador, y que se encuentra
protegida y regulada por las normas del Código Sustantivo
del Trabajo”.
Resaltamos las dos (2) conclusiones que formula la
Superintendencia de Sociedades en el oficio 220-144269,
dice la entidad:
1. Según la regla general, una sociedad por acciones
colombiana, gobernada por el principio dispositivo,
puede designar como su representante legal a un
extranjero, quien puede o no residir en el país, y,
además ser accionista único y miembro de junta
directiva, si así lo disponen sus estatutos.
2. El representante legal extranjero, al igual que el
colombiano, se encuentran obligados a respetar
la legislación colombiana en toda su extensión,
incluyendo la ley laboral, la ley de contratación, la ley
comercial, la norma societaria, la ley de inmigración.
Extranjero puede ser representante
legal de una sociedad comercial

15
DEBERES
1. PAGO DE APORTES AL SENA, CAJAS DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR e I.C.B.F
La Ley 1819 de 2016, Reforma Tributaria, contempla una
exoneración de aportes en los siguientes términos:
Artículo 65°. Adiciónese el artículo 114-1 del Estatuto
Tributario el cual quedará así: Artículo 114-1. Exoneración
de Aportes. Estarán exoneradas del pago de los aportes
parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje-
SENA, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-
ICBF y las cotizaciones al Régimen Contributivo de
Salud, las Sociedades y personas jurídicas y asimiladas
contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta
y complementarios, correspondientes a los trabajadores
que devenguen, individualmente considerados, menos
de diez (10) salarios mínimos mensuales legales
vigentes.
Así mismo, las personas naturales empleadoras estarán
exoneradas de la obligación de pago de los aportes
parafiscales al SENA, ICBF y al Sistema de Seguridad
Social en Salud por los empleados que devenguen menos
de diez (10) salarios mínimos mensuales legales
vigentes. Lo anterior no aplicará para personas naturales
que empleen menos de dos trabajadores, los cuales
seguirán obligados a efectuar los aportes de que trata este
inciso. (…)
Parágrafo 1. Los empleadores de trabajadores que
devenguen diez (10) salarios mínimos mensuales
legales vigentes o más, sean o no sujetos pasivos del
Impuesto sobre la Renta y Complementarios seguirán
obligados a realizar los aportes parafiscales y las
cotizaciones (…)
Lo anterior genera en la práctica dos grupos de
empleadores, para efectos de la exoneración o no de los
aportes parafiscales al SENA y al ICBF y del aporte en
salud del 8.5%, así:
El primer grupo de empleadores cancela parcialmente
los aportes parafiscales, este grupo lo integran las
personas jurídicas y asimiladas, las personas naturales
que paguen a sus empleados menos de 10 SMLMV.
Deberes de los comerciantes información
para noviembre- diciembre del año 2018

16
DEBERES
El segundo grupo de empleadores continúa cumpliendo
plenamente con el pago de aportes parafiscales y está
conformadoporlasentidadessinánimodelucroyaquellas
entidades que no cumplan los presupuestos previstos en
el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
Los aportes parafiscales se pagan a través de las Cajas de
Compensación Familiar. El empleador obligado a efectuar
la totalidad de aportes parafiscales debe aportar sobre su
nómina mensual de salarios y con destino a la seguridad
social, un 2% para el SENA, un 3% para el ICBF y un 4%
para la Caja de Compensación Familiar. El pago oportuno
de estos aportes es requisito indispensable para que las
sumas canceladas y los pagos por concepto de salario
sean tenidos en cuenta para efectos tributarios como
deducciones del Impuesto a la Renta.
2. PLAZOS PARA EL PAGO DE APORTES AL
SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Y APORTES PARAFISCALES, REGLAS DE
APROXIMACIÓN DE LOS VALORES CONTENIDOS EN
LA PILA Y OBLIGATORIEDAD DE USO DE PLANILLA
ELECTRÓNICA
Mediante Decreto 1990 de 2016 el Ministerio de Salud y
Protección Social modificó el artículo 3.2.1.5 del Decreto
780 de 2016 (Decreto Único Reglamentario del Sector
Salud) para establecer nuevas reglas de aproximación de
los valores contenidos en la Planilla de Autoliquidación
de Aportes- PILA, sustituyó los artículos 3.2.2.1, 3.2.2.2,
y 3.2.2.3, y adicionó artículos al Título 3° de la Parte 2°
del Libro 3°, según los cuales se fijan nuevos plazos y
condiciones para la autoliquidación y pago de los aportes
al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
A través de la Resolución 1608 del 17 de mayo de 2017
fueron modificados los Anexos Técnicos 2, 4 y 5 de la
Resolución 2388 de 2016 que unifica las reglas para
el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral, ajustando nuevamente el esquema operativo de
la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes- PILA,
para la implementación de las siguientes condiciones:
1. ElmontodelIngresoBasedeCotizacióncorrespondiente
a cada cotizante debe aproximarse, cuando así
proceda, al peso superior más cercano. Los valores
liquidados por cada cotizante en la Planilla Integrada
de Liquidación de Aportes- PILA, por concepto de
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral,
aportes parafiscales e intereses, deben aproximarse al
múltiplo de 100 superior más cercano.
2. Todos los aportantes al Sistema de Seguridad Social
Integral y Aportes Parafiscales, deberán efectuar sus
aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación
de Aportes- PILA, a más tardar en las fechas que se
indican a continuación:
Dos últimos dígitos del NIT o
documento de identificación
Día hábil de vencimiento
00 a 07 2°
08 al 14 3°
15 al 21 4°
22 al 28 5°
29 al 35 6°
36 al 42 7°
43 al 49 8°
50 al 56 9°
57 al 63 10°
64 al 69 11°
70 al 75 12°
76 al 81 13°
82 al 87 14°
88 al 93 15°
94 al 99 16°
El Decreto 1990 de 2016 estableció como obligatorio el
uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
PILA en modalidad electrónica, para empleadores que
cuenten con tres o más trabajadores, entendiendo como
tales a los cotizantes vinculados a una misma persona
naturalojurídicaoqueoperenbajounamismarazónsocial.
El plazo para la implementación de esta norma ha sido
modificado mediante los Decretos 923 de mayo de 2017,
y 1765 de octubre de 2017, sin embargo, la Dirección de
Regulación de la Operación del Aseguramiento en Salud,
Riesgos Laborales y Pensiones, señaló que para el mes de

17
DEBERES
marzo de 2018 cerca del 40% de los aportantes que tienen
entre 3 y 9 cotizantes aún utilizan el mecanismo de pago
mediante planilla asistida, y que cerca del 51% de los
cotizantes independientes con ingreso base de cotización
mayor o igual a 2 SMLMV e inferior a 4, residentes en
municipios con categoría diferente a 5 y 6, continúan
utilizando la modalidad asistida, quienes han manifestado
la dificultad para acceder a los servicios financieros por
sus costos o por desconocimiento en el uso de ellos.
En virtud de lo anterior, mediante el Decreto 948 del 31
de mayo de 2018, se modifican los rangos de aportantes
y cotizantes independientes, y se amplían las fechas de
obligatoriedad del uso de la modalidad electrónica para
el pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
- PILA:
Aportantes (empleador)-
Rango de cotizantes:
Obligatoriedad uso
de planilla electrónica:
20 o más cotizantes marzo 06 de 2017
10 a 19 cotizantes marzo 01 de 2018
8 y 9 cotizantes junio 01 de 2018
6 y 7 cotizantes noviembre 01 de 2018
5 cotizantes marzo 01 de 2019
4 cotizantes en municipios con catego-
ría diferente a 5 y 6
marzo 01 de 2019
3 cotizantes en municipios con catego-
ría diferente a 5 y 6
mayo 01 de 2019
Independientes- Rango Ingreso
Base de Cotización:
Obligatoriedad uso
de planilla electrónica:
Mayor o igual a 5 SMLMV marzo 06 de 2017
Mayor o igual a 4 SMLMV e inferior a
5 SMLMV
marzo 01 de 2018
4 SMLMV en municipios con categoría
diferente a 5 y 6
junio 01 de 2018
3 SMLMV en municipios con categoría
diferente a 5 y 6
noviembre 01 de 2018
Los aportantes que cuenten con 1 o 2 cotizantes, y
aquellos que cuenten con hasta 4 cotizantes en los
municipios de categoría 5 y 6, podrán utilizar cualquier
modalidad de planilla, bien sea electrónica o asistida,
para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral y Parafiscales.
3. REGLAS PARA EL RECAUDO DE APORTES
AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Y APORTES PARAFISCALES (SENA, CAJA DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR, ICBF)
Mediante Resolución 2388 de 2016 fueron unificadas las
reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad
Social Integral y Parafiscales, y se adoptaron los anexos
técnicos de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
PILA; entre los cuales se encuentra la Planilla E, tipo
de cotizante 51, implementado por la Resolución 5094
de 2013 en cumplimiento a lo establecido en el Decreto
2616 de 2013, que permite la cotización por semanas
a los sistemas de Pensión y Subsidio Familiar, para los
trabajadores dependientes que laboren periodos inferiores
a treinta (30) días en el mes, con una remuneración
inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.
- El reporte de los datos al Sistema de Pensiones por el
cotizante tipo 51, debe hacerse de la siguiente forma:
1. En el campo 36 del Registro tipo 2 del archivo tipo
2 “Número de días cotizados a pensión” deben
reportarse los días laborados en el mes.
2. El campo 42 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2
“IBC Pensión” se reporta según el número de días
laborados, así:
Días cotizados a pensión IBC Pensión
Entre 1 y 7 días
Un cuarto de un salario mínimo legal men-
sual vigente
Entre 8 y 14 días
Dos cuartos de un salario mínimo legal
mensual vigente
Entre 15 y 21 días
Tres cuartos de un salario mínimo legal
mensual vigente
Entre 22 y 30 días Un salario mínimo legal mensual vigente
- El reporte de datos al Sistema de Riesgos Laborales
para el cotizante tipo 51, opera de la siguiente forma:
1. En el campo 38 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2
“Número de días cotizados a riesgos laborales” se
deben reportar 30 días.

18
DEBERES
“IBC Riesgos Laborales” el valor debe ser igual a un
salario mínimo legal mensual vigente.
- Para el reporte de los datos al Sistema de Cajas de
Compensación Familiar por el cotizante tipo 51, se
debe proceder de la siguiente forma:
“Número de días cotizados a Cajas de Compensación”
se deben reportar los días laborados en el mes.
2. El campo 45 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 “IBC
CCF” se reporta según el número de días laborados,
así:
Días cotizados a CCF IBC CCF
Entre 1 y 7 días
Un cuarto de un salario mínimo
legal mensual vigente
Entre 8 y 14 días
Dos cuartos de un salario mínimo
Entre 15 y 21 días
Tres cuartos de un salario mínimo
Entre 22 y 30 días
Un salario mínimo legal mensual
vigente
La Resolución 2388 acoge lo dispuesto en la Resolución
225 de 2015, mediante la cual fue incluida en la PILA
la Planilla K “estudiantes Decreto 055 de 2015”,
utilizada por las personas jurídicas que establece el
artículo 2.2.4.2.3.4 de la Sección 3 del Capítulo 2 del
Título 4 de la Parte 2 del libro 2 del Decreto 1072 de
2015, las cuales realizan aportes al Sistema General de
Riesgos Laborales de cotizantes tipo 23 -”Estudiantes
aporte solo riesgos laborales”, que rige para practicantes
universitarios conforme al Decreto 055 de 2015. El aporte
debe realizarse por periodos mensuales completos, en
la modalidad vencida, en los plazos establecidos por los
artículos 3.2.2.1, 3.2.2.2 y 3.2.2.3 del Título 2 de la Parte
2 del Libro 3 del Decreto 780 de 2016.
En la Resolución 4622 de 2016, el Ministerio de Salud y
ProtecciónSocialestablecelasreglaspara elreporte delos
datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social
en Salud de los planes voluntarios, regímenes especial y
de excepción y de las personas privadas de la libertad bajo
la custodia y vigilancia del INPEC. Se dispone para las
entidades que administran las afiliaciones, la entrega al
FOSYGAoalaentidadquehagasusvecesdelasnovedades
en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico
de la resolución, así como los plazos para la entrega de los
archivos. El Fondo, con base en las novedades generadas
previamente, procederá a efectuar la actualización de los
datos básicos de dichas afiliaciones en la Base de Datos
Única de Afiliados (BDUA). Adicionalmente, se establece
que el administrador fiduciario elaborará mensualmente,
el quinto día hábil de cada mes, las estadísticas con los
resultados finales de la actualización de la base de datos
del mes anterior, para su disposición en el Sistema de
Información de la Protección Social (Sispro). Esta norma
deroga las Resoluciones 1344 del 2012, 5512 del 2013,
2629 del 2014 y 2232 del 2015.
El día 18 de agosto de 2017 fue proferida la Resolución
3016 de 2017, que modifica los anexos técnicos 1, 2 y
3 de la Resolución 2388 de 2016, modificada por las
Resoluciones 5858 de 2016, 980 y 1608 de 2017; a través
de la cual se adiciona a la PILA el tipo de documento
Permiso Especial de Permanencia con la sigla PE, para
facilitar el trámite de afiliación de los trabajadores de
nacionalidad venezolana; este tipo de documento fue
creado por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante
Resolución 5797 de 2017.
La Resolución 3016 de 2017 ajusta el esquema operativo
de la PILA para posibilitar el recaudo de aportes al Sistema
de Seguridad Social de las madres gestantes luego de
haber terminado la relación laboral, cuando medie orden
judicial de hacerlo por no ser procedente el reintegro o
renovación del contrato, para garantizar el acceso a la
licencia de maternidad conforme a lo dispuesto por la
Corte Constitucional en Sentencia SU-070 de 2013, a
través de la Planilla J- “pago de seguridad social en
cumplimiento de sentencia judicial”.
Finalmente, resulta conveniente hacer referencia
al Acuerdo 1035 de 2015 de la Unidad de Gestión
Pensional y Parafiscales- UGPP, entre los aspectos más

19
importantes de las políticas de fiscalización fijadas por
dicha Unidad se encuentran los siguientes:
1. El inicio del proceso de determinación de los aportes
al Sistema de la Protección Social está dado por la
notificación del requerimiento de información.
2. La información mínima que debe ser solicitada por
la UGPP a los contribuyentes, sin perjuicio que estos
puedan presentar información adicional es: 1. Nómina
detallada por trabajador activo o retirado, 2. Balances
de Prueba, 3. Los auxiliares al máximo nivel de
beneficiario final de los respectivos recursos.
3. El plazo de respuesta al requerimiento de información
se establece entre un mínimo de quince (15) días y
máximo de tres (3) meses de acuerdo al volumen de
información requerida, entre otros.
4. La posibilidad de realizar una inspección tributaria,
antes o después del requerimiento de información, a
fin de verificar la exactitud de las declaraciones de
autoliquidación, comprobar los hechos que generan
las contribuciones parafiscales de la Protección Social
o verificar el cumplimiento de obligaciones formales.
Para la práctica de esta inspección se aplican las
normas del Estatuto Tributario.
5. La competencia preferente de la UGPP para el
cobro de la mora generada por el pago inoportuno de
las contribuciones parafiscales frente a las demás
entidades que conforman el sistema de protección
social, sin que por ello las administradoras del SPS
se eximan de responsabilidad por la omisión en
el recaudo. En estos casos, la UGPP informará a
las administradoras para suspender las acciones
iniciadas contra el aportante moroso.
6. La definición de los pagos no constitutivos de
salario que no se tendrán en cuenta para la
liquidación de aportes al sistema general de salud,
pensión y riesgos laborales, SENA, ICBF y cajas de
compensación familiar: 1) Prestaciones sociales; 2)
Lo que recibe el trabajador, en dinero o en especie,
no para su beneficio personal sino para desempeñar
sus funciones (gastos de representación, medios
de transporte, elementos de trabajo, auxilio para
vestuario, auxilio de comunicaciones, auxilio de
estudio, etc.); 3) viáticos permanentes en los rubros
diferentes a cubrir alojamiento y manutención; 4)
Viáticos accidentales; 5) El auxilio legal de transporte;
6) Sumas reconocidas de manera ocasional y por
mera liberalidad; 7) beneficios o auxilios extralegales,
habituales u ocasionales, respecto de los cuales
exista pacto de exclusión salarial; 8) Los aportes de
las entidades patrocinadoras a fondos privados de
pensiones no constitutivos de salario otorgados en
virtud de un plan institucional.
7. En cuanto a las pautas para la aplicación del artículo
30 de la Ley 1393 de 2010, el Consejo Directivo de la
Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP- en sesión
del 9 de febrero de 2016, decidió elevar consulta ante
el Consejo de Estado, a efectos de obtener su posición
jurídica sobre el artículo 30 de la citada Ley bajo los
parámetros del Acuerdo 1035 de 2015, Sección II,
numeral 2 de la Unidad. Lo anterior con ocasión de
las solicitudes dirigidas a la Unidad por los aportantes,
que pretenden la exclusión de las prestaciones
sociales establecidas en los títulos VIII y IX del Código
Sustantivo del Trabajo, para efectos del cálculo del
límite contenido en esta norma dado su carácter no
salarial, y ante la manifestación reiterativa de algunos
de ellos de aplicar el concepto Nro. 147921 de 2013
del Ministerio del Trabajo.
En consecuencia, como una medida transitoria hasta
tanto la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo
de Estado emita pronunciamiento, o se adelanten las
acciones que para tal efecto disponga, el Consejo
Directivo, en los procesos que adelanta UGPP relativos
a la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago
de los aportes a la seguridad social integral, se tendrá
en cuenta el concepto Nro. 147921 de 2013 expedido
por ese Ministerio. Por consiguiente, para efecto de la
DEBERES

20
DEBERES
aplicación del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 no
se incluirán en el cálculo del 40%, ni en el concepto
“total de la remuneración” las prestaciones sociales
establecidas en los títulos VIII y IX del Código
Sustantivo del Trabajo.

8. La facultad de la UGPP para desvirtuar pactos de
exclusión salarial o la naturaleza de las bonificaciones
ocasionales y por mera liberalidad y, como
consecuencia de ello, incorporar, como factor salarial,
los pagos efectuados en virtud de tales acuerdos o las
mencionadas bonificaciones en la base de liquidación
deaportes,siemprequelosmismosnoobedezcanalos
criterios establecidos en la Ley según la interpretación
de la UGPP.
9. Los aportes al sistema de protección social en los
casos de los salarios integrales deberán liquidarse
sobre el setenta por ciento (70%) de dicho salario,
aunque la base de cotización resulte inferior a diez
(10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
10. Resulta importante resaltar dos aspectos del Acuerdo
1035 de 2015:
Se aclara finalmente un punto, como lo es la base
de aportes para los salarios mínimos integrales,
equivalente al setenta por ciento (70%) así su valor
resulte ser inferior a los diez (10) smlmv.
Los pactos de exclusión salarial sobre aportes
voluntarios de pensiones solamente serán avalados
por la UGPP cuando se trate de planes institucionales,
donde medie convenio entre el Fondo y la Empresa
y no haya disponibilidad inmediata de los recursos
para el trabajador. Los demás aportes voluntarios
que realice el empleador a favor del trabajador que
se encuentren por fuera de este marco, serán tenidos
como constitutivos de salario.
En cuanto a la vigencia de estas nuevas políticas de
fiscalización debemos indicar que son aplicadas por la
UGPP a partir del 24 de noviembre de 2015, fecha en que
fue publicado el Acuerdo en el Diario Oficial No. 49.706,
afectando los procesos de determinación en curso.
4. MONTO DE LAS COTIZACIONES EN PENSIÓN
A través del Decreto 4982 del 27 de diciembre de 2007,
el Gobierno Nacional, encabezado por el Presidente de la
República y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
fijaron un incremento en la cotización para el Sistema
General de Pensiones.
El artículo 1° del citado Decreto estableció que a partir
del 1° de enero del año 2008, la tasa de cotización al
Sistema General de Pensiones será del 16% del ingreso
base de cotización, distribuido entre el empleador y el
trabajador de la misma forma como se venía realizando,
esto es, el primero se encargará del 75% y el segundo del
25% restante del monto total de la cotización (16%).
Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o
superior a cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales
vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional de un
uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización,
destinado al fondo de solidaridad pensional.
Los afiliados con ingreso igual o superior a dieciséis (16)
salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán un
aporte adicional sobre su ingreso base de cotización, así:
de 16 a 17 salarios mínimos mensuales legales vigentes
de un 0.2%; de 17 a 18 salarios mínimos mensuales
legales vigentes de un 0.4%; de 18 a 19 salarios mínimos
mensuales legales vigentes de un 0.6%; de 19 a 20
salarios mínimos mensuales legales vigentes de un 0.8%;
y superiores a 20 salarios mínimos mensuales legales
vigentes de 1% destinado exclusivamente a la subcuenta
de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional.
La entidad a la cual esté cotizando el afiliado deberá
recaudar y trasladar al fondo de solidaridad pensional los
recursos correspondientes en los términos y condiciones
que señale el Gobierno Nacional.

21
DEBERES
5. MONTO DE LAS COTIZACIONES EN SALUD
La Ley 1819 de 2016, Reforma Tributaria, establece
cambios en el pago de aportes al Sistema de Seguridad
Social en Salud, en lo correspondiente al aporte del 8.5%
que asume el empleador por cada trabajador dependiente,
desde que se cumplan los presupuestos previstos en el
artículo 114-1 del Estatuto Tributario, y conlleva para los
empleadores el ahorro en costos laborales del 13.5% ya
que quedan exonerados de hacer aportes al ICBF (3%),
SENA (2%) y EPS (8.5%), por los trabajadores que
devenguen menos de 10 SMLMV.
Como empleadores beneficiarios de este ahorro del 8,5%
en el aporte al sistema de seguridad social en salud
se encuentran las sociedades y personas jurídicas y
asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre
la renta y complementarios; las sociedades y entidades
extranjeras contribuyentes declarantes del impuesto sobre
la renta por sus ingresos de fuente nacional obtenidos
mediante sucursales y establecimientos permanentes.
Para estos efectos, se consideran ingresos de fuente
nacional los establecidos en el artículo 114-1 del Estatuto
Tributario.
Los demás empleadores, como por ejemplo las entidades
sin ánimo de lucro, deben continuar cumpliendo
plenamente con el pago del aporte en salud.
Es importante indicar como se hizo frente a los aportes
parafiscales con destino al SENA y al ICBF que los
empleadores de trabajadores que devenguen más de
diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes,
continúan obligados a realizar las cotizaciones en salud de
que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993
y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007 de acuerdo con
los requisitos y condiciones establecidos en las normas
aplicables.
Finalmente en cuanto a los empleadores que no son
beneficiarios del ahorro del 8,5% en el aporte al Sistema
de Seguridad Social en Salud, se debe recordar que la
Ley 1122 de 2007 modificó el monto y distribución de
las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, el
cual recibió un incremento en la cotización del 0.5%.
Dicho aumento para los trabajadores dependientes es
asumido por el empleador, el cual cancela el 8.5% y el
trabajador cotiza el 4%. En el caso de los trabajadores
independientes, deberán cancelar el 12.5% de la totalidad
del ingreso o salario base de cotización (IBC), el cual en
ningún caso podrá ser inferior a un salario mínimo.
6. DECLARACIÓN Y PAGO DE RETENCIÓN EN LA
FUENTE POR RENTA, IVA Y TIMBRE
PlazosparalapresentacióndelaDeclaracióndeRetención.
Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y
complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto
sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-
1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán
declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada
mes, en las fechas que se indican a continuación, en
consideración al último número del NIT que conste en el
certificado del Registro Único Tributario RUT, sin tener en
cuenta el dígito de verificación.
Si el último
dígito es:
Mes de octubre
2018,
hasta el día:
Mes de
noviembre
2018,
hasta el día:
Mes de
diciembre
2018,
hasta el día:
0 09/11/18 10/12/18 11/01/19
9 13/11/18 11/12/18 14/01/19
8 14/11/18 12/12/18 15/01/19
7 15/11/18 13/12/18 16/01/19
6 16/11/18 14/12/18 17/01/19
5 19/11/18 17/12/18 18/01/19
4 20/11/18 18/12/18 21/01/19
3 21/11/18 19/12/18 22/01/19
2 22/11/18 20/12/18 23/01/19
1 23/11/18 21/12/18 24/01/19
Cuando el agente retenedor, incluidas las empresas
industriales y comerciales del Estado y las sociedades
de economía mixta, tenga agencias o sucursales,
deberá presentar la declaración mensual de retenciones
en forma consolidada, pero podrá efectuar los pagos

22
DEBERES
correspondientes por agencia o sucursal en los bancos y
demás entidades autorizadas para recaudar ubicados en
el territorio nacional.
Es importante tener en cuenta que según el Decreto 1951
de 2017 la presentación de la declaración de retención en
la fuente no será obligatoria en los periodos en los cuales
no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en
la fuente.
No está por demás recordar que la Ley 1819 de 2016,
Reforma Tributaria, aumentó la sanción de prisión por
omisión de agente retenedor o recaudador la cual ahora
es de cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses y
multa equivalente al doble de lo no consignado sin que
supere el equivalente a 1.020.000 UVT.
7. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Plazos para declarar y pagar el impuesto sobre las ventas.
Declaración y pago para aquellos responsables de
IVA, personas jurídicas y naturales cuyos ingresos
brutos a 31 de diciembre del año gravable 2017 sean
iguales o superiores a noventa y dos mil (92.000) UVT
($2.931.028.000) y para los responsables de que tratan
los artículos 477 y 481 del Estatuto Tributario.
Períodos bimestrales septiembre-octubre y noviembre-
diciembre de 2018:
Si el último
dígito del NIT es:
Bimestre
SEPTIEMBRE-OCTUBRE
2018
hasta el día:
Bimestre
NOVIEMBRE-DICIEMBRE
2018
hasta el día:
0 09 de noviembre/18 11 de enero/19
Período cuatrimestral mayo- agosto de 2018:
Si el último dígito del NIT es:
Cuatrimestre
SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2018
hasta el día:
0 11 de enero/19
9 14 de enero/19
8 15 de enero/19
7 16 de enero/19
6 17 de enero/19
5 18 de enero/19
4 21 de enero/19
3 22 de enero/19
2 23 de enero/19
1 24 de enero/19
Según el artículo 601 del Estatuto Tributario, no están
obligados a presentar la declaración del impuesto sobre
las ventas los responsables del régimen común por los
períodos en los cuales no hayan efectuado operaciones
sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a
impuestos descontables, ajustes o deducciones en los
términos de lo dispuesto en los artículos 484 y 486 del
Estatuto Tributario.
Para los empresarios que inicien actividades, el período
gravable será el comprendido entre la fecha de inicio
de actividades y la fecha de finalización del respectivo
período.
Es importante resaltar que en el evento en que el
responsable cambie de periodo gravable del impuesto
sobre las ventas (bimestral – cuatrimestral) deberá
señalar en la casilla 24 de la primera declaración de IVA
del correspondiente año, el nuevo periodo gravable, el
cual operará a partir de la fecha de presentación de dicha
declaración. El cambio de periodo gravable, deberá estar
debidamente soportado con la certificación de contador
público o revisor fiscal en la que conste el aumento o
disminución de los ingresos del año gravable anterior,
la cual deberá ponerse a disposición de la autoridad
tributaria en el momento en que así lo requiera.

23
DEBERES
8. PLAZO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS POR
RETENCIÓN DEL IVA
Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas
deberán expedir por las retenciones practicadas, un
certificado dentro de los quince (15) días calendario
siguientes al periodo (bimestre o cuatrimestre) en que se
practicó la retención, que cumpla los requisitos previstos
en los artículos 7 del Decreto 380 de 1996 y 23 del
Decreto 522 de 2003, según el caso (artículo 1.6.1.12.13
del Decreto 1625 de 2016).
Cuando se trate de retenciones del impuesto sobre las
ventas asumidas por responsables del régimen común,
por operaciones realizadas con responsables del régimen
simplificado, el certificado deberá contener la constancia
expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la
retención respectiva.
Cuando el beneficiario del pago solicite un certificado por
cada retención practicada, el agente retenedor lo hará con
las mismas especificaciones del certificado bimestral.
9. REGULACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS
TÉCNICAS PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
REQUERIDA POR LA UGPP
El pasado 06 de julio entró en vigencia la Resolución 0922
de 2018, a través de la cual la Unidad Administrativa
EspecialdeGestiónPensionalyContribucionesParafiscales
de la Protección Social -UGPP, establece el contenido,
condiciones y características técnicas que debe cumplir la
información que suministren los aportantes empleadores
y/o cooperativas, sean personas naturales y/o jurídicas,
en respuesta al requerimiento de información que reciban
de parte de la UGPP; entidad facultada conforme a
lo dispuesto en el artículo 178 de la Ley 1607 de 2012
para adelantar las acciones de determinación y cobro de
las contribuciones parafiscales de la protección social,
en aras de prevenir, corregir y sancionar la inexactitud,
elusión o evasión de aportes.
La Resolución mencionada determina el contenido,
condiciones y parámetros técnicos que debe cumplir el
aportante para la entrega de la información requerida,
entre los cuales se resalta el deber de aportarla en medio
magnético a través de la Sede Electrónica de la Unidad y
únicamente en los formatos puestos a disposición por la
UGPP con su respectivo instructivo; así como el deber de
remitir la totalidad de la información de nómina y contable
certificada por el representante legal y el contador público
o el revisor fiscal para los sujetos obligados a llevar
contabilidad en dichos términos.
El plazo establecido por la Unidad Administrativa Especial
de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la
Protección Social -UGPP para la entrega de la información
requerida, no debe ser inferior a quince (15) días ni mayor
a tres (3) meses.
Recuerda la UGPP que cuando sea requerida información
sobre los pagos salariales y no salariales, se deberá
incluir en el informe todo lo que reciba el trabajador en
virtud de la relación laboral; incluyendo aquellos pagos
pactados como no constitutivos de salario, entre ellos:
planes complementarios de salud, seguro médico, planes
de telefonía móvil, pagos a establecimientos educativos
por concepto de matrículas y/o pensiones, auxilios de
alimentación, canasta, gasolina, vestuario, vivienda,
bonos de regalo y/o pagos realizados por mera liberalidad
del empleador.
10. DOTACIÓN DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR
(Ley 11 de 1984)
Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más
trabajadores permanentes deberá suministrar a más
tardar el 20 de diciembre del presente año, en forma
gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al
trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2)
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en
la fecha de entrega de calzado y vestido de labor haya
cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.

24
DEBERES
Se considera como calzado y vestido de labor el que
se requiere para desempeñar una función o actividad
determinada, y debe ser acorde al medio ambiente en
donde se ejercen las funciones. Está prohibido a los
empleadores pagar en dinero esta prestación.
11. PRIMA LEGAL DE SERVICIOS (Artículo 306 del
Código Sustantivo del Trabajo)
Toda empresa está obligada a pagar a cada uno de sus
trabajadores, como prestación especial, una prima de
servicios que para el segundo semestre del año equivale a
quince (15) días de salario. Dicha suma debe pagarse en
forma total a aquellos trabajadores que hubieren trabajado
o trabajen todo el respectivo semestre calendario; o en
forma proporcional al tiempo laborado a los trabajadores
que no laboren el semestre completo, independientemente
del periodo laborado, del tipo de contrato, y de que el
mismo se termine con o sin justa causa.
Para calcular el salario base de la prima de servicios el
empleador debe tomar el promedio del respectivo periodo
semestral, o del tiempo laborado si este fuere inferior a un
semestre, no el de períodos anteriores. Cuando se trate
de salario variable, se debe establecer el promedio de lo
devengado en el semestre.
La prima de servicios correspondiente al segundo
semestre del año, deberá pagarse a los trabajadores
dentro de primeros veinte (20) días del mes de diciembre.
12. CERTIFICADO DE LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS
A 31 DE DICIEMBRE
Conforme a lo dispuesto en el artículo 104 de la Ley 50
de 1990, de las liquidaciones de cesantía que se efectúen
el 31 de diciembre de cada año, el empleador deberá
entregar al trabajador un certificado sobre su cuantía.
El auxilio de cesantía es una prestación social establecida
por la ley, que corresponde a un mes de salario por cada
año laborado o el valor proporcional si el trabajador ha
laborado menos de un año. El valor de las cesantías
liquidadas anualmente al 31 de diciembre, debe ser
depositado antes del 15 de febrero del siguiente año ante
la Administradora de Fondos de Cesantías en la cual se
encuentre afiliado el trabajador.
La afiliación al Fondo de Cesantías es obligatoria para
aquellos trabajadores dependientes que comenzaron a
laborar a partir del 1 de enero de 1991. Para aquellos
que venían laborando antes de esta fecha, su traslado al
nuevo régimen es voluntario.
Todo empleador está obligado a reconocer y pagar un
interés del 12% anual y proporcional por fracción, sobre la
suma que liquide a su trabajador por auxilio de cesantía;
dichos intereses deberán pagarse a más tardar al 31 de
enero de cada año.
13. TERMINA TERCERA FASE DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO SG-SST- Ejecución
Según lo dispuesto en el Decreto 052 del año 2017, el
próximo 31 de diciembre de 2018 culmina la tercera
etapa de implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, denominada
fase de Ejecución; consistente en poner en marcha el
SG-SST según el plan anual establecido para el 2018, en
coherencia con la autoevaluación de estándares mínimos
y el plan de mejoramiento continuo del sistema; además,
formular el plan anual que se ejecutará en el año 2019
por parte de todos los empleadores, los contratantes
de personal bajo cualquier modalidad de contrato
civil, comercial o administrativo, las organizaciones de
economía solidaria y del sector cooperativo, así como las
empresas de servicios temporales.
La reglamentación de los estándares mínimos del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
fue proferida mediante Resolución número 1111 del 27
de marzo de 2017 por parte del Ministerio del Trabajo,
estableciendo las normas, requisitos y procedimientos
para la verificación y control de las condiciones básicas
de capacidad técnico-administrativa, tecnológica,
científica y de suficiencia financiera, necesarias para su
implementación y desarrollo.

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