Gabriela Valderrama

1. Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Instituto Universitario Politécnico: “Santiago Mariño”
Escuela De Sistemas
Bachiller:
Valderrama Gabriela
CI: 24.448.875
PLANIFICACIÓN COMO FUNCIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Planificación de
Sistemas

2. Introducción
La administración de proyectos es la aplicación de
conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas
a actividades de proyectos de manera que cumplan
o excedan las necesidades y expectativas de
partidos interesados de un proyecto.
El volumen de trabajo, sumado a unas variables y
unos requisitos cada vez más complejos han dado
lugar a que cada vez más empresas e instituciones
administren su trabajo por proyectos.

3. Planificación de Proyectos
La planificación de proyectos es la
programación y estimación del orden de
prioridades de las actividades necesarias para
alcanzar objetivos.

4. Plan de Proyecto
Un plan de proyecto es un conjunto de acciones
estimadas para alcanzar un objetivo determinado.
Para ello, deben desarrollarse bajo el paraguas de
una estrategia alineada con la de la empresa.

5. Estimaciones
¿Estimar?
¿ A que se refiere?
Proceso de encontrar una aproximación sobre una
medida, lo que se ha de valorar con algún
propósito es utilizable incluso si los datos de
entrada pueden estar incompletos o inestables.

6. Desviaciones de un proyecto
Incluye todos aquellos cambios que
implican una modificación del alcance
inicial del proyecto; siempre que estos
cambios hayan sido aprobados.

7. Uso de la lista de desviaciones
 Ajustar al final del proyecto, o cuando se considere
oportuno, los recursos (principalmente los pagos)
con el alcance realmente ejecutado.
 Debe hacerse modificando la líneas base del
proyecto una vez el cambio ha sido aprobado
 Hacerlo de la forma teórica consume demasiados
recursos de gestión considerando el efecto de los
cambios sobre la tesorería del proyecto.

8. Técnicas de seguimiento
Supervisión continua de la ejecución de
las tareas incluidas en el proyecto, con el
fin de asegurarse de que se va
desarrollando de acuerdo al plan
previsto.

9. Se debe hacer la supervisión en tres planos
simultáneos:
 Desarrollo de tareas: revisión de las actividades
técnicas y operativas contempladas en el
proyecto.
 Revisión de impacto: definir en qué áreas el
proyecto está causando problemas o cambios
que deben ser abordados.
 Factores externos: para mantener la atención en
elementos que no están necesariamente ligados
al proyecto, pero que puedan estar afectándolo.

10. Se ha considerado necesario poder
utilizar las siguientes herramientas
metodológicas:
 Metodología y software de
seguimiento
Reuniones de control, minutas e
informes de avance

11. Metodología y Software de
Seguimiento
Para hacer el seguimiento de un proyecto es
necesario contar con alguna herramienta que
facilite el control y permita establecer la relación
de cada una de las etapas con el resto de las
existentes. De esta manera será más fácil descubrir
qué etapa está atrasada y afectando a las siguientes
y con ello al conjunto del trabajo.

12. Metodología y Software de
Seguimiento
En este sentido surgen dos técnicas conocidas que son
la Carta Gantt y la Malla Pert.
 Carta Gantt: Técnica de visualización de actividades
que muestra una secuencia de ellas y para cada una, el
tiempo que se requiere para cumplirlas.
 Malla Pert: Técnica que permite generar una red de
actividades que muestra la secuencia en que ellas deben
ejecutarse.

13. Reuniones de Control, Minutas e
Informes de Avance
Es necesario que durante el desarrollo existan
reuniones de control en las que se vaya revisando
el avance de los proyectos.
Respecto de las Minutas, se trata de documentos
escritos en los que se registran los temas que se
han abordado en la reunión.

14. Toma de Decisiones
Proceso que consiste en realizar una
elección entre diversas alternativas.
Permite resolver los distintos desafíos a los
que se debe enfrentar una persona o una
organización.

15. Toma de Decisiones
Elementos
a) Agente decisorio: Selecciona la opción entre varias
alternativas o ideas de acción.
b) Objetivos: Son las metas que el agente decisorio
pretende alcanzar con sus acciones.
c) Gustos y/o preferencias: criterios que el agente
decisorio utiliza para poder escoger.
d) Estrategias: curso de acción que el agente decisorio
escoge para alcanzar mejor sus metas y/o objetivos.

16. Toma de Decisiones
Elementos
e) Situación: Aspectos del entorno que rodean al
agente decisorio, muchos de los cuales, están fuera de
su control.
f) Logros y Resultados: Secuencia o resultante de
una estrategia.

17. Importancia de la Planificación
 Permite proponer objetivos y señala qué es lo
que se va a hacer para poder alcanzarlos.
 Tiene la visión necesaria para considerar todos
los aspectos de la organización.
 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
métodos de utilización racional de los recursos.
 Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación.

18. Principios de la Planificación
1) Racionalidad: Considera criterios como ventajas, desventajas y
posibilidad de realización de acciones.
2) Previsión: Anticipar el comportamiento de las variables que se
encuentran fuera del control humano y las susceptibles de
control.
3) Unidad: Implica la necesidad de contar con un plan único que
oriente el desarrollo integral, armónico y coordinado.
4) Universalidad: El plan debe contener integralmente, las
actividades de las diversas áreas de la institución.

19. Principios de la Planificación
5) Continuidad: La planificación es un proceso
continuo en el tiempo. Al lograrse los objetivos
y metas es necesario formular otros.
6) Flexibilidad: La planificación se inserta en toda
actividad.

20. Estimación de Tiempo
¿Por qué estimar tiempo?
Ayudará a cumplir con las fechas de las tareas o
actividades que se han fijado previamente, lo que
incrementa la eficacia y confiabilidad de la
organización.

21. ¿Cómo estimar correctamente la
duración de las actividades?
La estimación de la duración se elabora de forma
gradual, y el proceso evalúa la calidad y
disponibilidad de los datos de partida.
Estimaciones erróneas, implica dedicar más
tiempo a la ejecución de las actividades lo que
conlleva a un retraso en la ejecución.

22. Estimación de Tiempo
La planificación detallada de cualquier proyecto
maneja una gran cantidad de información, para
ello, es necesario aplicar métodos científicos
necesarios para gestionar la duración de las
actividades y concluir el proyecto según el plan.

23. Estimación de Costos
 Aproximación de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades del
proyecto.
 Incluye la identificación y consideración de
diversas alternativas de cómputo de costos para
iniciar y completar el proyecto.

24. Estimación de Costos
Entradas
 Plan de Gestión de Costes
 Plan de Gestión de los Recursos Humanos
 Línea Base del Alcance
 Cronograma del Proyecto
 Registro de riesgos
 Factores ambientales:
 Activos de los procesos de la Organización:

25. Herramientas y Técnicas
 Juicio de expertos
 Estimación análoga
 Estimación paramétrica
 Estimación ascendente
 Estimación por tres valores
Estimación de Costos

26. Herramientas y Técnicas
 Análisis de reserva
 Costo de la Calidad
 Software de estimación de costos
 Análisis de propuestas para licitaciones (o de
vendedores)
 Técnicas grupales de toma de decisiones:
Estimación de Costos

27. Conclusión
La administración de proyectos es usada en una gran diversidad
de campos, como, por ejemplo, en bancos, desarrollo de sistemas,
lanzamientos de productos, proyectos especiales, en la industria
petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, y en
muchos otros ámbitos e industrias.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos
productos al mercado, las cambiantes exigencias de los
consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el
fluido de operaciones en una organización, esto hace que los
métodos de administración convencionales sean inadecuados.
Por esta razón, la administración de proyectos es importante, ya
que ofrece nuevas alternativas de organización, control y
seguimiento a las empresas.