La Planificacion como funcion de la Administracion de Proyectos

1. Planificación como función
de la administración de
Proyectos
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SEDE BARCELONA
Autor: Parra, Suely

2. introducción
Cada vez es más frecuente que las organizaciones,
independientemente de su naturaleza, pretendan logar sus objetivos
mediante la realización planificaciones como función principal de
actividades a través de proyectos para el logro de importantes objetivos y
grandes metas. Es por ello, que la administración de proyectos
constituye una herramienta muy poderosa en los negocios ya que
permite focalizar las acciones y estrategias de las organizaciones
contribuyendo a la maximización de sus beneficios optimizando sus
recursos. La planeación de tiempos y costos es fundamental en la
administración de un proyecto ya que permite incrementar las
posibilidades de éxito durante la ejecución del mismo.

3. Planificación
de Proyectos
Esta forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de
cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuentemente
informar del progreso dentro del entorno del proyecto.
Es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto
costará. La finalidad del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto
que un gestor de proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para acompañar el
progreso de su equipo.

4. Plan de Proyectos
Funciona también como una herramienta de comunicación con el resto de
involucrados en el proyecto. Además de servir para organizar y planificar los
elementos de un proyecto, sirve para transmitir la información a los demás.
Se convierte en el lineamiento base. El progreso será medido contra este
lineamiento durante toda la vida del proyecto. El análisis del progreso comparado
con el lineamiento base es conocido como manejo del valor ganado.
A través de este, se observar el progreso de su equipo y actualizar
adecuadamente el plan de proyecto debe ser una tarea constante del gerente del
proyecto. Un programa computacional de gestión de proyectos puede ser útil si es
usado correctamente. Hay diversos patrones de gestión de proyectos que
describen en detalle como planear y controlar un proyecto.

5. estimaciones
Se llama estimación al conjunto de técnicas que permiten dar un valor
aproximado de un parámetro de una población a partir de los datos proporcionados
por una muestra. Por ejemplo, una estimación de la media de una determinada
característica de una población de tamaño N podría ser la media de esa misma
característica para una muestra de tamaño n.
La estimación se divide en tres grandes bloques, cada uno de los cuales
tiene distintos métodos que se usan en función de las características y propósitos
del estudio:
Estimación puntual:
Método de los momentos;
Método de la máxima verosimilitud;
Método de los mínimos cuadrados;
Estimación por intervalos.
Estimación bayesiana.

6. desviaciones
Es todos aquellos cambios que
implican una modificación del alcance
inicial del proyecto; siempre que estos
cambios hayan sido aprobados.
Este aspecto es importante, ya
que no es lo mismo un cambio
solicitado y aprobado, que un re-trabajo
o contramedida para solucionar un
error, o un trabajo debido a una mala
gestión.

7. Frecuencia
Es una magnitud que mide el
número de repeticiones por unidad de
tiempo de cualquier fenómeno o suceso
periódico.
Para calcular la frecuencia de
un suceso, se contabilizan un número
de ocurrencias de éste, teniendo en
cuenta un intervalo temporal, y luego
estas repeticiones se dividen por el
tiempo transcurrido.

8. Técnicas de seguimienTo
A continuación las técnicas básicas que normalmente utilizamos para este fin:
Reuniones
Reuniones con el equipo de trabajo
de manera grupal y/o individual
para revisar el progreso de su
trabajo.
Revisiones
Revisiones de los productos elaborados de
acuerdo al plan de trabajo para validar que los
avances sean reales y los productos tengan la
calidad suficiente como para considerarlos
completados
Reportes
Reportes individuales de los
integrantes del equipo de acuerdo a
una frecuencia especificada (por
ejemplo: semanal o diaria)
Software de
Administración
Reportes de los avances y el trabajo
realizado por medio de alguna
herramienta de planeación y
administración de proyectos. Evita la
burocracia documental

9. Toma de decisiones
Establecer un
objetivo
Identificar
alternativas
Seleccionar la
mejor alternativa
Implantar y
controlar la
decisión
Evaluar
alternativas

10. imporTancia de
la planiFicación
La planificación es la primera función del
proceso administrativo, por tanto, realizar una
buena planificación conlleva a tener una buena
organización, dirección y control de la
empresa lo cual se traduce en una
administración cien por ciento efectiva.
Las Organizaciones
reconocen la
importancia de la
planificación
Su misión estará en
mejores condiciones
de dar dirección y
orientación a sus
actividades
Se tornan más sensibles
ante un ambiente de
constante cambio.
Ayuda a orientar las
energías y recursos
hacia las características
de alta prioridad.
Reduce los niveles de incertidumbre
que se pueden presentar en el futuro,
más no los elimina
Reduce al mínimo los
riesgos y aprovecha al
máximo las oportunidades

11. PrinciPios de
la Planificación
Contribución a los objetivos (logros).
Primacía de elementos de administración (planificación, Organización –
dirección – coordinación – control).
Iniciación del proceso de gestión empresarial.
Eficiencia de las operaciones.
Flexibilidad, variables no previstos por acciones coyunturales y
estructurales que requieren programación.
Sincronización, a nivel y horizontal de la organización.

12. PrinciPios de
la Planificación
Objetivos ¿Qué queremos alcanzar?
Estrategias ¿Cómo lograr los objetivos y que alternativas se debe
emplear?
Programas de acción. ¿Qué operaciones hay que alcanzar?
Políticas internas ¿Qué orientación y prioridad deben alcanzarse?
Procedimientos ¿Cómo se hace?
Normas de control ¿Qué parámetros, medidas se utilizan en la
evaluación?

13. ESTIMACIÓN
DE TIEMPOS
Uno de los aspectos más importantes
de tomar en cuenta es la estimación de los
tiempos de ejecución para cada una de las
actividades que conforman a un proyecto, ya
que una mala estimación hace que el
proyecto no sea finalizado a tiempo, además
del consabido incremento de los costos.
Para una
buena estimación
del tiempo se deben
tomar en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Lista de actividades.
2. Restricciones.
3. Suposiciones.
4. Requerimientos de recursos
5. Capacidades de recursos.
6. Información histórica.
estimación de tiemPo,
costo y recursos

14. ESTIMACIÓN
DE COSTOS
La estimación de costos involucra el desarrollo de una
aproximación (estimado) de los costos de los recursos
requeridos para completar las actividades del proyecto
Los costos se estiman durante el desarrollo de la
propuesta por el contratista o el equipo del proyecto. En
algunos casos ésta sólo señalará el costo final. En
otros casos, el cliente quizá exija una división detallada
de los precios.
La sección de
costos de una propuesta
probablemente consista
en tablas de los gastos
estimados por el
contratista para
elementos como los
siguientes:
1. Mano de obra.
2. Materiales.
3. Subcontratistas y
asesores.
4. Alquiler de
equipos e
instalaciones.
5. Viajes.
estimación de tiemPo,
costo y recursos

15. ESTIMACIÓN
DE RECURSOS
Las cantidades de los distintos tipos de recursos
disponibles para realizar las actividades de
un proyecto son limitadas. Varias actividades
quizá requieran simultáneamente de los mismos
recursos y puede ser que éstos no los haya en
cantidad suficiente para satisfacer todas las
demandas.
Dentro de la
información que es
necesario recabar
para hacer una buena
estimación de los
recursos tenemos:
1. La estructura de desglose
de trabajo
2. Información histórica.
3. Declaración del alcance.
4. Descripción de recursos.
5. Políticas organizacionales.
estimación de tiemPo,
costo y recursos

16. conclusión
La administración general de proyectos constituye una poderosa
herramienta que permite manejar desde los planes, estimaciones,
desviaciones y variantes que este presente para asi incrementar
sustancialmente el éxito en el desarrollo del proyecto y, por tanto, en la
consecución de los objetivos planteados.
Dos elementos fundamentales en la administración de proyectos están
asociados con la planeación de tiempos y costos; cada uno de estos
recursos requiere de la aplicación de metodologías de administración
que permitan optimizar su uso y maximizar sus beneficios.

17. conclusión
La importancia que tiene la formulación y la evaluación de los
proyectos permitirá establecer mecanismos de control que garanticen el
cumplimiento, en tiempo y forma, de los planes y programas elaborados,
en muchos estudios se recomienda el uso de una herramientas
tecnológicas en la administración de proyectos ya que éstas proveen de
mejores condición es para establecer mecanismos de monitoreo y
control.