2. Introducción.
Dentrode las competenciashumanasdestacala habilidadde comunicaciónefectiva,necesaria
para informary persuadiralosgrupos con losque se relacionalaempresa.Unaherramientade
comunicaciónmuyusadaenel mundode es hacer presentaciones.Lapresente Guíafue elaborada
con el propósitode que sirvade apoyoy facilite lalabortantode los maestroscomode los
alumnosenel desarrollode presentacionesorales
1.-Recopilaciónde informaciónprevia.
Se Debe conocermuy biencuál esel objetivode supresentaciónconel finde aclararel mensaje
que tendrásu exposición.
Se debe conocera priori cuál esel nivel de conocimientoque tiene el públicoal cual serádirigida
la exposición.
Se debe conocerel númerode personasque asistiránala presentación.
El expositordeberásabercuál esel tiempoque hasidoprogramadopara su exposición,ysi este
tiempoincluye laspreguntasdelpúblico.
Dejarun tiemporazonable paralaspreguntasque puedansurgir.
Las exposicionesduranalrededorde 15 a 20 minutosylas preguntasde 5 a 10 minutos.
Finalmente,se debe seleccionarlasfotografías,diagramas,gráficas,tablasytextosque se desea
ponerenla exposición.
2.-Preparación de Transparencias.
Una estimacióntípicaesdedicar1 a 2 minutosde laexposiciónportransparencia.
Esta estéticadebe serlamismaencada una de las transparencias.
La homogeneidadenlaformaenlastransparenciasayudaa que el públiconose distraigadel
contenidode laexposición.
Ponerencada transparenciaenlosbordessuperiore inferiordatoscomo:nombre del expositor,
títulode laexposición,títulode latransparenciaactual ynúmerode latransparencia.
No esrecomendableusardistintostiposde letraocoloresenlastransparencias.
3. Típicamente laexposicióndebe tenercuatropartes:
· Introducciónapartes principales.
· Estructura de la exposición.
· Parte principal.
· Conclusiones.
Retórica.
Es necesarioenestaparte de la preparación,pensarmuybienqué se vaa decirencada parte de
cada transparencia.
La secuenciacomose explicacadaparte de la transparenciatambiénesimportante,
Es necesarioensayarparadeterminarlasecuenciacorrecta.
Se recomiendahacerpruebasde presentaciónante colegasque puedanopinarsobre el contenido
y la formade la exposición.
Tambiénsirve grabarla exposiciónconunacámara de vídeoo biensimplemente conungrabador
para poderescucharse y/overse.
Hacer un ensayosinpúblicomidiendoel tiempoconunreloj parapoderdeterminarde manera
precisael tiempode lapresentación.
Conocimientodel lugar de la exposición.
Dentrode esta familiarizaciónse puedehacerunensayogeneral tal comosi fuerala presentación
real para ver comodominala escena.
El buenmanejodel proyector,estoevitatenerproblemasdurante laexposición.
Probar el equipocon todaslastransparenciasdiseñadasconundía de anticipación.
4. Resumen 2
Guía para presentaciones orales
Dentrode las competenciashumanasdestacalahabilidadde comunicaciónefectiva,necesaria
para informary persuadiralosgrupos con losque se relacionala empresa.Unaherramientade
comunicaciónmuyusadaenel mundode es hacer presentaciones.Lapresente Guíafue elaborada
con el propósitode que sirvade apoyoy facilite lalabortantode los maestroscomode los
alumnosenel desarrollode presentacionesorales.
Etapa 1: planeación
En la planeaciónesnecesarioelaborarcuatroelementos:
o Análisisde lasituación,
o Estructura
o Mensaje
o Apoyosvisuales.
1.1 Análisisde laSituación
La situaciónse refiereal entornoque rodeaala presentación.Paraque unapresentaciónsea
exitosase debenanalizarloscuatroelementosque definenla
Situación:
a) Tema
Se refiere aun aspectoespecíficode unamateria.Esaquellode loque se va a hablar,el asunto
sobre el que trata la presentación
b) b. Objetivo
Consiste enel propósitode lapresentación,eslarazónpor laque se hace,aquelloque se
pretende lograrconla audiencia.Siguiendoconel ejemplodel temareferente alosresultadosde
la investigaciónde mercados,el objetivopuedesersóloinformarobienconvencerala dirección
general de lasbondadesde lanzarunnuevoproductoal mercado.El temase refiere aaquellode
loque se habla,mientrasque el objetivoal porqué o para qué se habla.
5. Dra. GloriaRoblesV.3/3
“Siempre que vayamosahacer una presentacióndebemosdefinirclaramenteel objetivo”.
Tiposde presentaciones
o Informativas:pretendentransmitirconocimientos,de tal formaque se mantengael
interés,se facilitelacomprensiónyse incremente laposibilidadde retenerlainformación.
El expositorquiere,así,satisfacerensuauditoriolanecesidadoel deseode saber.Para
lograr loanterior,lainformacióndebe serintelectualmente estimulante,novedosa,ser
presentadaenformaatractiva,actualizaday,sobre todo,que se relacione conlas
necesidadese interesesde laaudiencia.
o Persuasivas:pretendentransmitirconocimientos,de tal formaque se mantengael interés,
se facilite lacomprensiónyse incremente laposibilidadde retenerlainformación.El
expositorquiere,así,satisfacerensuauditoriolanecesidadoel deseode saber.Para
lograr loanterior,lainformacióndebe serintelectualmente estimulante,novedosa,ser
presentadaenformaatractiva,actualizaday,sobre todo,que se relacione conlas
necesidadese interesesde laaudiencia.Laspresentacionespersuasivasbuscanmodificar
creencias,opinionesomoverala acción.Se hacendiscursospersuasivoscuandoel
expositorpretende influirocambiarlaconducta de otras personas.Buscanmodificar
creencias,opinionesomoverala acción.
o Recreativas:Laspresentacionesrecreativastienenlaintenciónoel propósitode
entretenerode hacerpasar un rato agradable a laaudiencia,conun objetivomássocial
que de negocios.El discursodel DirectorGeneral enlacomidade finde año de la
compañía o laspalabrasque dirige el oradorinvitadoaun ejecutivoque se retiradespués
de una carrera exitosa,sonejemplosde presentacionesrecreativas.Algunosrecursosque
se puedenutilizarenlaspresentacionesrecreativassonlossiguientes:
· Uso del humor
· Contar historiasoanécdotas
· Hacer descripcionesde lugares,eventosopersonas
· Evitar lacontroversiayloscontenidoscomplejos
Una vez que se ha definidoel objetivoyel tipode presentaciónque vamosarealizar,el siguiente
paso seráanalizarlascaracterísticas de nuestrosreceptores.
6. c) Análisisde laAudiencia
La audienciaoauditoriose refiere alaspersonasque recibiránlapresentación.Sonlosreceptores
de nuestromensaje.Al planearunapresentación,se debehacerunanálisiscuidadosode la
audienciaque tendremos.
d) Expositor
El últimoelementoaconsiderarenlaSituaciónde unapresentaciónesel expositor.Muchasveces
pensamosque podemosllegarasermejoresexpositoresimitandoaotraspersonas,cuyas
presentacionesnoshanimpactado.Si ellosempiezansuspresentacionesconunchiste,queremos
hacer lomismo,sinconsiderarque nuestrapersonalidadesmásseriaoque nuestrosentidodel
humores fatal.Cadaexpositordebe serfielasí mismoy encontrar su propioestilo.
1.2 Mensaje
El Mensaje eslaideacentral que se quiere dejarenlamente de losreceptores,eslaesenciade la
presentaciónmisma.El mensajeseaconsistente conel objetivode lapresentación.Para
presentacionesinformativas,el mensaje debe serdescriptivo;parapresentacionespersuasivas,el
mensaje debe serde opiniónode recomendación,yparapresentacionesrecreativas,el mensaje
debe serfestivoode reconocimiento.
1.3 OrganizaciónoEstructura
La estructurade una presentaciónconsiste enordenarsucontenidode tal formaque permitaque
el públicopuedaentenderyrecordarmás fácilmentelaideacentral.Si pensamosenla
presentacióntotal,laestructurade éstadebe incluirtrespartes:
Estructura:
b. cuerpo:Al planearunapresentación,esrecomendable elaborarprimeroel cuerpode lamisma,
a travésde hacerun bosquejode sucontenido.Enel cuerpo,se recomiendaincluirnomásde tres
secciones,que debenguardarunasecuencialógica,de fácil comprensión.
b. introducción:el ganchoque atrapaal auditorio,porloque debe serelaboradaconcuidado,
creatividadyentusiasmo.Sinintroducciónprovocadesubicaciónenel auditorio,yaque éste no
sabe de lo que se va a hablarni que se pretende lograrconlaexposición. Porsuparte,laausencia
7. de una conclusiónequivale aunasinfoníainconclusa,ante lacual sentimosque le faltael final.Se
puede citaruna frase célebre,contarunahistoriaouna anécdota,haceruna preguntaal auditorio,
usar el suspenso
c. Conclusiones:tiene comoobjetivoshaceruncierre que refuerce el mensaje,que permitaal
públicorecordarloesencial de lapresentaciónyseguirreflexionandosobre el tema.Tantola
introduccióncomolaconclusióntienenobjetivosespecíficos.Losobjetivos de la
Introducciónsoncaptar la atencióndel público,despertarel interésyconducirhaciael Contenido
del discurso.
1.4 ApoyosVisuales
En general,esconvenienteque enlaspresentacionesse usenapoyosvisualesomultimedia,ya
que estosreducenel costomental de laasimilación,facilitanlacomprensiónyaseguranunamejor
retencióndel mensaje.Sinembargo,se debe serprudenteal utilizarlosapoyos,el ponentedebe
confiarensí mismoyen el contenidode supresentación,yaque apoyosespectacularesnunca
sustituiránlacalidadde lasideasni lashabilidadesde comunicacióndel expositor.Además,se
debe dominarel usode estosrecursosy sentirse agustocon ellos.Losapoyosvisualesmásusados
enel mundode losnegociossonlasproyecciones,que se presentanatravésde proyectorde
acetatoso de cañón.
En el diseñode lasláminasaser proyectadas,se recomiendaseguirlassiguientesindicaciones:
· usarletra de un tamaño
· mínimode 22
· Noincluirdemasiadotexto encadalámina,realizarcuadrossinópticos
· Usarlascon moderación,de acuerdoconel tiempodisponible
· Cuantomás esté enjuego,tantomástiempoinvertirensuelaboraciónEtapa2:Realización
En la realizaciónde lapresentaciónhay que cuidarcuatro aspectosprincipales:
8. 2.1 ComunicaciónVerbal yNoVerbal
La comunicaciónverbal:incluye loque transmitimosatravésdel contenidodel lenguaje yde las
palabras.La comunicaciónnoverbal se refiere atodoaquelloque comunicamossin el usode
palabras.
La comunicaciónnoverbal:incluyeaspectoscomoexpresiónfacial,contactovisual,movimientos
corporales,postura,presentaciónpersonal parael lenguaje.Dentrodel paralenguaje se
encuentran:el volumen,el ritmo,laentonación, laspausasylossilencios.
2.2 PromoverlaParticipacióndel Público
Una presentaciónenlaque sólohablael expositorimpide que laaudienciase sientainvolucrada,
la participaciónincrementael nivel de atenciónyfavorece laretencióndel mensaje.
Qué hacer y qué no haceren larealizaciónde lapresentación
· Cuide supresentaciónpersonal
· Hable enformaclara y sencilla
· Hable conpropiedad
· Use ejemplos
· Atrape a su audiencia,use unabuenaintroducción
· Mantengacontacto visual conel público
· Varíe el tonode vozcuando quiera
· recalcarun punto.Haga cambiosde entonación
· Use un buenvolumende voz,peronogrite
· Muévase connaturalidad,acérqueseal auditorio
· Mantengauna posturacorporal relajada
· Demuestre energíayentusiasmo
· Evite expresionesirreverentesoque puedanlastimarsusceptibilidades
· Nopermanezcainmóvil oestático
· Nohable ni demasiadorápido,ni demasiadolento
9. · Noleael material proyectadopalabraporpalabra.
· Utilícelocomounaguía y explíquelo
· Nometalas manosenlos bolsillos.
· Úselaspara reforzarsuspalabras
· Nodé la espaldaal públicoporleerel material proyectado
· Nose preocupe demasiadoporel nerviosismo.Generalmente laaudiencianolonota.
· Evite moverse nerviosamente ohacercosas que distraiganal público,comomoveruna
pluma.
2.3 Control del Nerviosismo
· El hablar enpúblicoesunade lasformasque mayor ansiedadprovocaenlaspersonas.Es
muycomún que un expositorse ponganerviosoantesde realizarsudiscursooal iniciodel mismo.
Sinembargo,existenvariascosasque podemoshacerpara controlarel excesode nerviosismo,
destacandolassiguientes:
· Hable de loque le gusta
· Hable de loque domina
· Planee cuidadosamente supresentación;esté bienpreparado
· Practique lapresentación
· Prepárese mentalmente,imagínese austedmismohaciéndolobien.Repítaseinternamente:
"todova a salirbien"
· Antesde iniciarsudiscurso,respire lentayprofundamente unasdosotresveces
· Nosobrevalore asuaudiencia,ellossonsimples mortalescomoUd.
· Si tiene algúnamigodentrodel público,míreloalosojosal iniciode lapresentación.
2.4 Manejode las Preguntas
10. Comoya se había mencionado,unade lasformasde promoverlaparticipacióndel públicoes
incluiral final de lapresentaciónunasesiónde preguntasyrespuestas.Además,el asignarun
tiempodeterminadoapreguntasdel auditoriopermiteajustarloque nosotroshabíamosplaneado
a las necesidadese interesesespecíficosdel público,loque haráque el discurso seamotivante y
atractivo.
Ustedpuede decidirsi permitirápreguntasalolargo de la exposición(recomendadoparagrupos
pequeños) osi le pediráal públicoque anote suspreguntasylashaga al final de lapresentación
(recomendadoparagruposgrandes).A continuaciónse presentanalgunassugerenciasparael
manejode lasesiónde preguntasyrespuestas(Wilder,2001):
· Piense conanticipaciónlasposiblespreguntasque puedenformularle
· Acepte cadapreguntacomo legítimaybienintencionada,aunquenoseaasí
· Permitaque lapersonaque preguntatermine supunto,inclusosi éstalointerrumpióausted
· Haga repetirlapreguntasi estimaque lasdemáspersonasnola hanoído convenientemente
o si quiere clarificarsu sentido
Etapa 3: evaluación
El evaluarlosresultadosque obtuvimosenunapresentaciónnospermitemejoraren
presentacionessubsecuentes,yaque tomamosconcienciade loque hicimosbienyde loque
debemosmejorarenel futuro.Laevaluacióncorresponde al control dentrodel proceso
administrativo,yaque nospermite compararloque planeamosconloque logramos.La
evaluaciónse puede realizarusandoinstrumentosformalesoinformales.Porejemplo,enmuchos
talleresyseminarios,se pide alosparticipantesque evalúenal expositoratravésdel llenadode
un formatopreestablecido(evaluaciónformal),mientrasque unexpositorpuede pedirle aun
amigoque escuchósu presentaciónque le dé suopinión(evaluacióninformalonosistemática).
Así mismo, el oradorpuede dedicarunosmomentos,unavezque haterminadosupresentación,a
analizarcómose sintióyqué cosas puede mejorparalapróximaocasión.
Algunosaspectosaevaluarsonlossiguientes:
a. Objetivos:gradoenque se lograronlosobjetivosplanteados
11. b. Contenido:cantidadde informaciónde acuerdoconel tiempodisponible,interésdelmaterial
para el auditorio,usode argumentosyrazonessólidos,etc.
c. Estructura: el grado enque la organizaciónde lainformaciónfacilitólacomprensión,el impacto
de la introducción,laeficaciade laconclusiónodel cierre
d. Apoyosvisuales:cantidadycalidadde losapoyos
e.Actuación:manejode lacomunicaciónverbal yno verbal enel momentode larealización
f.Qué aspectosse puedenmejorarenpresentacionesfuturas
CONCLUSIONES:
Ahoraque ya ha leídocon calma la presente Guía,esperoque cuente conlosrecursosnecesarios
para lograr presentacionesque logrensusobjetivos,que seanrealizadasprofesionalmente yque
tanto ustedcomosu audiencialasdisfruten.Recuerde que paralograrlodebe haceruna
planeaciónadecuadade lapresentación,analizandoalaaudiencia,definiendoclaramenteel
objetivo,elaborandoel mensajeydiseñandolosapoyosvisuales.Asímismo,enel momentode la
realización,cuide loque debehaceryno hacertanto enla comunicaciónverbal comoenlano
verbal.Porúltimo,evalúelosresultadosque obtengaencadapresentaciónparaque pueda
mejorarcontinuamente.Recuerdeque laprácticahace al maestro,así que aproveche cada
ocasiónque tengapara hacer una presentación.Lastablasvencencualquiernerviosismo.
Referenciasbibliográficas
[1] Brezinski,C.:"El oficiode investigador".SigloXXIde EspañaEditores,Madrid,1993.
[2] Friedrich,C.:"Trabajosescritosenestudiosde cienciase ingeniería"(enalemán),Duden,
Mannheim,1997.
[3] Razo, C.: "Cómoelaboraryasesorar unainvestigaciónde tesis",Prentice Hall
Hispanoamericana, México,1998.
