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FINANZAS DE CORTO PLAZO
Unidad 2 – Gestión de adquisiciones
Indice
Introducción 3
TEMA 1. CONCEPTOS BÁSICOS 4
TEMA 2. INVENTARIOS 5
2.1 Selección de proveedores 6
2.2 Control de calidad de los productos 6
2.3 Entradas, almacenamiento y salidas de productos 7
2.4 Niveles mínimos y máximos de inventarios para determinar el óptimo de compra 7
2.5 Ventajas del proceso de compras eficiente 10
TEMA 3. GESTIÓN DE ADQUISICIONES 11
3.1 Identificación y evaluación de las necesidades de suministro 12
3.2 Capacidad de producción, almacenamiento y despacho 12
3.3 Órdenes de compra 13
3.4 Proceso de compra y pago 13
RESUMEN 15
BIBLIOGRAFÍA 16
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Unidad 2 – Gestión de adquisiciones
Introducción
La administración de activos es esencial para la gestión financiera global de una empresa, toda
vez que estos son los usos de los financiamientos obtenidos, los cuales deben tener un ren-
dimiento deseado, ya que de este objetivo dependerá la rentabilidad que se desea obtener.
En esta nueva unidad, denominada “Gestión de adquisiciones”, el objetivo es dar a conocer los princi-
pales conceptos que se derivan de esta actividad. Se hará una descripción del proceso de adquisiciones
y, asimismo, se verá cómo utilizar las herramientas más comúnmente usadas o aplicadas en esta tarea.
El área de adquisiciones depende directamente del área de producción, pero cobra vi-
tal importancia para el área financiera, principalmente por el impacto que esta activi-
dad tiene en la gestión de tesorería, y en los índices de liquidez que la empresa debe ma-
nejar y donde se debe hacer la gestión pertinente para mantener la liquidez deseada.
El proceso de adquisiciones de toda empresa comienza, en varias oportunidades, desde el origen o desde
la fuente de producción. Esto permitirá a la empresa recibir la materia prima según sus propios están-
dares y se asegura de que los procesos productivos utilizados por el proveedor le permitirán obtener lo
que ellos han definido. Un ejemplo al respecto lo podemos ver en la multinacional McDonald’s, quienes
tienen un protocolo con sus proveedores, con el fin de asegurar que los productos que ellos recibirán
estarán bajo sus estándares; incluso, capacitan a sus proveedores para garantizar en un 100% la calidad
de sus productos.
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TEMA 1. ELEMENTOS DEL CAPITAL DE TRABAJO
Para poder comenzar a entender la gestión de adquisiciones, hay que reconocer que esta ac-
tividad requiere de financiamiento de las transacciones de la compra de materias primas, y
considerar que este hecho económico efectúa un movimiento de caja o efectivo, o en su de-
fecto, en cuentas por cobrar. Por ende, las compras deben ser realizadas con una actitud ra-
cional, es decir, buscando minimizar los costos de la compra, del traslado, bodegaje, etc.
Como lo mencionamos anteriormente, dentro de las funciones del administrador financiero está
la de mantener el equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo. Dado esto, su principal objetivo en
esta materia es minimizar los errores y, con ello, obtener rendimientos mayores a los deseados.
Los informes económicos financieros que son de uso cotidiano por todo administra-
dor, como el balance, nos proporcionan o muestran la composición de los activos y las in-
versiones, y por otro lado, las fuentes de financiamiento (pasivos), denominadas también
como fuentes espontáneas de crédito o financiamiento, para llevar a cabo las operaciones.
Como es de suponer, el objetivo del administrador en el corto plazo es mantener el equilibrio entre
rentabilidades futuras y riesgos operativo y financiero al que se enfrenta. Por ello, el capital de tra-
bajo neto permite al administrador financiero prever las necesidades de efectivo para financiar las
operaciones, como la planificación de actividades futuras.
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TEMA 2. INVENTARIOS
Es la cantidad de recursos almacenados lo que debemos administrar y gestionar efectivamente. Para
esto, la administración de inventarios se ocupa de proveer o distribuir adecuadamente los materiales
necesarios a la empresa, tanto a clientes internos como externos, colocándolos a disposición en el
momentoindicado.Así,seevitanaumentosdecostosdelosmismos,permitiendosatisfacercorrecta-
mentelasnecesidadesrealesdelaempresa,alascualesdebepermanecerconstantementeadaptada.
Esto implica poder determinar la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fe-
cha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar, toman-
do en cuenta que esto esté en armonía con todas las áreas que participan en el proceso.
Para poder establecer una adecuada gestión de inventarios, es necesario implementar ciertas polí-
ticas:
¿Qué son los inventarios?
El inventario se refiere a la cantidad de recursos almacenados para
satisfacer los requerimientos de producción o para satisfacer la
demanda del consumidor.
• Establecer la relación exacta entre las necesidades probables y los abastecimientos de
los diferentes productos.
• Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría ade-
cuada.
• Mantener los costos de abastecimiento al nivel más bajo posible.
• Mantener un nivel adecuado de inventario.
• Satisfacer rápidamente la demanda.
Es la cantidad de recursos almacenados lo que debemos administrar y gestionar efectivamente. Para
Tomando en cuenta lo anterior, antes de poder administrar correctamente los inventarios, debemos
identificar qué tipo de inventario tenemos o bajo qué clasificación se encuentra. Algunos tipos de
inventarios existentes son:
• Inventario de materias primas.
• Inventario de productos en proceso.
• Inventario de productos terminados.
• Inventario de suministros, repuestos, etc.
• Inventario de activos fijos.
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• Inventario - demanda aleatoria. Ejemplo: lápiz.
• Inventario - demanda dependiente. Ejemplo: tapa de lápiz.
2.1 Selección de proveedores
Losproveedoressonaquellosqueproporcionanlosinsumosnecesariosparalaproducción,enelcasodeem-
presasmanufactureras,ycomercializan,cuandosetratadeempresasdistribuidoras(mayoresominoristas).
Para la selección de los proveedores existen distintas variables que las empresas deben considerar
para la elección del proveedor de servicios. Algunos proveedores pueden llegar a convertirse en
importantes aliados para el logro de los objetivos estratégicos de la empresa. Los factores más rele-
vantes a considerar se relacionan con la gestión financiera de la firma, tales como:
Precio: se incorpora directamente en los costos de ventas, por lo que afecta a los resultados
pretendidos, dependiendo del tipo de estrategia comercial de la empresa: algunos casos o ejem-
plos se basan en los bajos precios o de nicho de mercado. Esto, además, involucra al capital de
trabajo, es decir, a los flujos de salidas del efectivo, al efectuar el pago a los mismos.
a)
Oportunidad de entrega: aquí medimos la disponibilidad de materia prima por parte del
proveedor, siempre y cuando la empresa utilice una estrategia de Justo a Tiempo (Just in Time),
lo que significa poder reponer la materia prima en el momento exacto en que esta se acaba. Si
logra que una empresa le asegure este procedimiento, lo tomará como proveedor.
b)
Plazos de pagos: otroelementoquepuedemarcarladiferenciaenlaeleccióndeunproveedor
uotrosonlascondicionesqueelproveedorofreceenplazosdedíasparapagarlasmateriasprimas.
c)
Garantías: las mercaderías adquiridas cobran importancia para la opción de un pro-
veedor si estas cuentan con garantías. Es decir, en caso de defectos o problemas, que el
proveedor pueda garantizar su reposición sin hacer incurrir en costos al comprador.
d)
2.2 Control de calidad de los productos
Enlaactualidad,elconsumidoresmásexigentey,porende,tienemayorpreparaciónybasasudecisióndecom-
praenlacalidaddelosbienesoserviciosqueadquiereocompra.Dadoesto,cobrarelevanciaqueentodoelpro-
cesoproductivo,muchasveceslaempresaqueadquiereocompratengaunaparticipaciónactivaenelproceso,
conlocualestáenlalíneayhaciendoelcontroldecalidaddesdelafuentedelasmateriasprimas.Porende,lacali-
dadsepuedeentendercomoloqueesperarecibirelcomprador,sindefectosyconunamejoracontinua.Esdecir,
esteconceptotieneuncomponentequedependerádelconsumidor,entantoconozcaloqueestáadquiriendo.
Pero los inventarios no solo están relacionados con objetos, sino que también dependen de la de-
manda. Por lo tanto, considerando esto, los inventarios también pueden clasificarse de la siguiente
forma:
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2.3 Entradas, almacenamiento y salidas de productos
Los procesos de entrada, almacenamiento y salida de productos corresponden físicamente al
área de operaciones de una empresa. Sin embargo, estas actividades están afectas a costos y
gastos, produciéndose un flujo de salida asociado, por lo tanto, involucra a las decisiones finan-
cieras en cuanto a las inversiones requeridas, su financiamiento y su rentabilidad esperada.
Esta actividad está relacionada con el manejo, el almacenamiento, empaque o envasa-
do y la salida de los productos elaborados por la empresa. Los requisitos de la entra-
da o recepción de las materias primas dicen relación con el cumplimiento de los reque-
rimientos específicos para la producción, como también su cuidado en la manipulación.
El proceso de almacenamiento establece pautas para el cuidado y preservación en óptimas condi-
ciones de los materiales adquiridos. Los aspectos más relevantes a considerar en esta etapa son:
De lo expuesto se deduce que el departamento de adquisiciones es un agente estratégico en toda
empresa, puesto que de su gestión dependerá el éxito o aprobación del público consumidor. Desde
el punto de vista financiero, aporta con su actividad en la mejora de los flujos de entrada (ventas) y
los egresos (pago de proveedores).
• Manejo.
• Almacenamiento.
• Empaque.
• Entrega o salida.
2.4 Niveles mínimos y máximos de inventarios para determi-
nar el óptimo de compra
Los inventarios o las existencias en las empresas son un factor muy importante que determina
en forma indirecta la liquidez, el rendimiento o eficiencia, el endeudamiento y la rentabilidad.
Por lo tanto, en la administración financiera es una partida contable que debe ser definida antes de
efectuarlasoperacionesnormales,yaquemostrarácómofueladecisióntomadaalrespecto.Esdecir,
una vez que los hechos ocurrieron y donde ya no hay posibilidad de modificar lo realizado, sino que
solocorregirlasdesviacionesquehayansucedido,paraalcanzarlosresultadosesperadosenelfuturo.
Dado esto es que los inventarios deben ser optimizados, pero existen diversos puntos de vista acer-
ca de los niveles adecuados, que al menos son los correspondientes a las áreas de: operaciones,
compras, ventas y finanzas. Respecto de los inventarios, el administrador financiero tendrá como
objetivo conservar bajos niveles de inventarios, para no incurrir en costos de almacenaje y en inver-
sión ociosa.
Para profundizar en este tema
revisa el Material de profundi-
zación 1: Modelos de manejo
de inventarios.
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Existen variados modelos de administración de inventarios, siendo el denominado Canti-
dad Económica de Pedido (CEP, o EOQ en inglés) uno de los más utilizados, y que permi-
te conocer, mediante el uso de fórmulas matemáticas, los niveles óptimos o de seguridad.
Existen otros autores que lo denominan Lote Económico de Compra (LEC) (Wilson, 1934).
Gitman (2007) señala que el modelo CEP “toma en cuenta diversos costos de inventarios y después
determina qué tamaño del pedido disminuye al mínimo costo total de inventarios”. Asimismo, acla-
ra que los costos relevantes son dos: de pedido y de mantenimiento (excluyendo el costo real del
artículo).
• Costo de pedido: se compone de costos administrativos fijos de la solicitud o pedido.
• Costo de mantenimiento: está comprendido por los costos variables por unidad de
un artículo conservado en inventario durante un período específico. Incluye los cos-
tos de: almacenamiento, seguro, deterioro y obsolescencia, oportunidad o financiero.
CANTIDAD
Costo de pedir
Costo de mantener
Costo total$
Figura 1: curva de coto de pedir y de mantener
Se observa gráficamente que a medida que el tamaño del pedido aumenta, sus costos disminu-
yen, mientras que el costo de mantenimiento aumenta. Lo anterior ocurre por las economías de
escala que se aplican en el costo de pedido, es decir, a mayor volumen, los costos fijos por uni-
dad de producto disminuyen, siendo lo contrario en el costo variable de mantenimiento. Por
ende, el modelo CEP “analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos de mantenimien-
to para determinar la cantidad de pedido que disminuye al mínimo el costo total del inventario”.
Gitman, en su libro “Principios de administración financiera” (11ª Ed., cap. 13, 2007), expone que el
desarrollo de la fórmula matemáticamente comprende los siguientes elementos para determinar la
CEP para un artículo específico en inventario:
S: usos en unidades por período.
O: costo de pedido por pedido.
C: costo de mantenimiento por unidad por período.
Q: cantidad de pedido en unidades.
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En primer lugar, las funciones de costos para el costo de pedido y el costo de mantenimiento serían:
Costo de pedido: es el producto del costo de pedido por el número de pedidos, y este
último es igual al uso durante el período dividido por la cantidad de pedidos (S/Q). La fór-
mula sería:
a)
Costo de pedido = O * S/Q
Costo de mantenimiento: se determina por el costo de mantener un artículo en in-
ventario por período, multiplicado por el inventario promedio de la empresa, es decir, Q/2.
Por ende, la fórmula sería:
b)
Costo de mantenimiento = C * Q/2
Costo total de inventario: sería la suma de las funciones de costo de pedido y costo
de mantenimiento.
c)
Costo de mantenimiento = C * Q/2
CEP: se define como la cantidad de pedido que disminuye al mínimo la función de costo
total de inventarios, la fórmula sería:
d)
CEP=
Como indica Gitman (2007), este modelo tiene ciertas debilidades
que se encuentran fuera del control del administrador financiero. No
obstante, sí puede aportar algunas recomendaciones, especialmente
en los costos de mantenimiento del inventario.
Costo total de inventario: una vez que se ha determinado la CEP, hay que definir el
punto de pedido, que consiste en el momento para solicitar un pedido. El punto de pedido
“refleja el uso diario que hace la empresa del artículo en inventario y el número de días
necesarios para solicitar y recibir un pedido” (Gitman, 2007). Si el inventario se asume a
una tasa constante, la fórmula sería:
e)
Punto de pedido = días de tiempo de entrega * uso diario
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2.5 Ventajas del proceso de compras eficiente
Un proceso de compras eficiente genera diversas ventajas para la empresa, pues-
to que logra compras adecuadas a las necesidades de calidad en función de los ob-
jetivos de producción y ventas. Esto significa compra bajo el concepto económi-
co de eficiencia técnica, mejores beneficios o rentabilidades con costos minimizados.
La reducción de costos es otro de los beneficios que se obtienen de este proceso, debido a que se
puede minimizar el volumen de compra y, por ende, se puede disminuir el volumen de inventarios,
dado que se adquieren según las necesidades de la empresa, es decir, compra en forma racional.
Al reducir la cantidad de inventarios, intrínsecamente se disminuyen las obligaciones
con los proveedores, al adquirir menor cantidad de producto y, por lo tanto, se requie-
re un menor monto de capital de trabajo para financiar las actividades diarias de la empresa.
Una ventaja importante al tener un control sobre los inventarios y los provee-
dores es poder desarrollar alianzas estratégicas con estos últimos, dado que po-
demos mejorar nuestra relación como compradores y ellos como vendedores.
Finalmente, todas estas ventajas mencionadas anteriormente permitirán mejorar el proceso de
compra y adquirir existencias de mejor calidad, con lo cual podemos generar un mayor valor agre-
gado para los clientes.
Esto significa que si una empresa tiene una demora de dos días de parte del proveedor para recibir
un pedido y usa 20 artículos de inventario diariamente, entonces el punto de pedido sería cuando
la cantidad de artículos en inventario llegue a 40. Sin embargo, si existe cierta variabilidad en las
recepciones, es conveniente mantener un stock de seguridad adicional a la cantidad determinada
por el punto de pedido.
• Reducción de costos.
• Reducción del capital de trabajo.
• Alianzas estratégicas con los proveedores.
• Mejor calidad y bajos precios.
• Compras eficientes.
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La función general del área de adquisiciones es encargarse de las compras de la empresa con el fin
de obtener lo requerido, esto es, en el momento necesario, al mínimo costo y cumpliendo con las
adquisiciones establecidas por la empresa. Las tareas o labores del área de adquisiciones se centran
en la compra de:
• Materiales.
• Componentes.
• Equipos.
• Maquinarias.
• Instalaciones.
• Etc.
Las compras se efectúan a los proveedores habilitados, a los referidos de estos y mediante licitación
pública en procesos de recepción de ofertas, cuando no se conocen a las empresas abastecedoras.
Ladecisióndecomprarsellevaacabosegúnlaspolíticaspropiasdecadaempresa,deacuerdoapautas
oparámetrospropios,ytambiénsegúnlascondicionesdefinidasporlospropiosproveedoresencuanto
aplazosdepago,tiemposdeentregayotrosserviciosanexoscomo,porejemplo,serviciosdeposventa.
Algunas tareas básicas administrativas del departamento de compras pueden ser:
TEMA 3. GESTIÓN DE ADQUISICIONES
• Selección y aprobación de proveedores.
• Solicitud de ofertas a proveedores.
• Solicitud de exclusividad.
• Análisis de ofertas.
• Negociación de las condiciones de compra.
• Elección de ofertas.
• Ordenar el pedido.
• Gestión de los envíos del material.
• Recepción del pedido.
• Control de pagos de facturas.
• Evaluación de los proveedores.
En la siguiente figura se puede observar un flujo básico de compras en una empresa.
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3.1 Identificación y evaluación de las necesidades de suministro
Existen variados puntos de vista entre los administradores financieros, de marketing y producción
para evaluar las necesidades de suministros de inventarios o los niveles mínimos de existencias::
• El administrador financiero: busca determinar los niveles mínimos u óptimos de inventa-
rios, con el fin de no invertir en excesos en compras, bodegaje y otros gastos que exige la
mantención de estos.
• El administrador de marketing: busca, desde su punto de vista, poseer o tener grandes
volúmenes de inventarios de los productos terminados de la empresa. Esto garantizaría
que todos los pedidos se puedan cumplir con la máxima rapidez posible.
• El administrador de producción: busca poner en marcha el plan de producción, con el
objetivo de poder cumplir con la cantidad deseada de pedidos o productos terminados.
• El administrador de compras: su objetivo se centra únicamente en tener siempre disponi-
ble el nivel de inventarios necesarios, en las cantidades correctas, en los tiempos oportu-
nos, en los momentos precisos y a un precio siempre favorable.
En el fondo, sea cual sea el punto de vista, todos desde sus roles buscan
cumplir los objetivos de la empresa y, principalmente, cumplir con los
requerimientos de los clientes.
3.2 Capacidad de producción, almacenamiento y despacho
En general la empresa, antes de recibir un pedido, deberá verificar si satisface los requerimientos téc-
nicos para cumplir con lo solicitado. Esto quiere decir que deberá evaluar si cuenta con la tecnología
necesariaparaprocesarlospedidos,debeverificarsitienelacapacidaddeproducción,tantoentiempo
comoenmanodeobra.Además,debecertificarlosrequisitosbásicosdelaordendeproducción,conel
findeverificarsicuentaconelpersonaladecuadoytécnicamentepreparado,siasíelpedidolorequiere.
Hoy las empresas, por un tema de costos, no consideran el almacenaje de materias primas y pro-
ductos terminados, y negocian desde el comienzo el tema del despacho, con el fin de no incurrir en
mayores costos que estos ítems pueden producir en el precio final del producto. Para esto, general-
Detención de
la necesidad
de compra
Cotización Elaboración de
la requisición
Aprobación de
compras
Seguimiento a la
compra
Verificación del
producto o
servicio comprado
Control de
inventarios
Figura 2: proceso de gestión de compras.
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mente acuerdan con los clientes las condiciones de almacenaje y despacho; todo esto en busca de
la negociación que les permita ganar a ambos.
La empresa deberá velar por reunir los requisitos necesarios para
poder cumplir con los pedidos, es decir, producción, almacenaje y
despacho de los productos terminados.
3.3 Órdenes de compra
Dependiendo de los objetivos de la empresa, existen variadas opciones de desarrollar los pedidos
de materias primas u órdenes de compra. Para ello, se vale de técnicas sencillas y muy directas para
su cálculo, según lo indicado a continuación.
• LEC: Lote Económico de Compra o Pedido. Puede revisar el material de profundización de
la unidad.
• JIT: sistema de pedido denominado Justo a Tiempo, que en la teoría nos indica que ha-
cemos los pedidos de compra de forma oportuna y, en caso de reponer materia prima,
llegará en el tiempo preciso para su reposición.
3.4 Proceso de compra y pago
En todo proceso de compras debemos considerar tres factores claves:
• Costos.
• Calidad.
• Frecuencia.
Por otro lado, en la planificación de las ventas debemos tomar en cuenta:
• Requerimientos de insumos o productos.
• Listado de proveedores.
El análisis de necesidades debe comprender las especificaciones, los atributos del producto, el uso,
los plazos de entrega, entre otras variables.
En el proceso de negociación debemos considerar lo siguiente:
• Condiciones económicas.
• Condiciones técnicas.
• Servicios de posventa.
• Otros.
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El proceso de pago hacia los proveedores dependerá, principalmente, de las condicio-
nes que este último haya acordado con el comprador. Lo que busca, por lo general, el ad-
ministrador financiero es poder calzar los plazos de pago con los plazos de cobro, es de-
cir, buscar reducir la brecha de días que se puede producir. Por ejemplo, en caso de pagar
antes de cobrar, que estos días en que deba financiar a sus proveedores tengan un im-
pacto menor en el flujo de caja, buscando no presentar déficit de caja en este proceso.
El movimiento normal para desarrollar un flujo de pago con proveedores es poder definir:
• Formas de pago: contado, documentos, etc.
• Condiciones de pago: pago contra entrega, en plazos de pago.
• Plazos de pago: al día o como se haya acordado.
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RESUMEN
Hemos llegado al final de la introducción de la unidad. Revisamos en forma general los te-
mas centrales de esta unidad y podemos indicar que la gestión de adquisiciones es un área de
la administración, y especialmente de las finanzas, que debe ser estudiada con mucha aten-
ción, dado que su gestión afecta directamente los flujos de caja de la empresa, que guardan
relación con el capital de trabajo. Asimismo, los proveedores son parte del pasivo corrien-
te, por lo que, al igual que los inventarios, forman parte de los mismos indicadores. Así, su se-
lección y calificación como tales es una de las actividades principales de la gestión de compras.
El proceso de gestión de adquisiciones inicia con la planificación de las compras sujetas a las estrate-
gias de comercialización de la empresa, atendiendo a la demanda actual y/o potencial. Dado esto, se
deben considerar todas las variables exógenas que pueden intervenir en los niveles de inventarios.
Unodelosfactoresquepuedenafectaralosinventariosesuncrecimientosostenidodelaeconomía,loque
provocaunmayoringresoenlaseconomíasdomésticas,porloqueseacrecientaladisposiciónaconsumir.
Es importante la selección de los proveedores, ya que las compras deben ser racionales y no se debe
caer en la tentación recurrente de adquirir sujeto a promociones o descuentos importantes si estos
no están en línea con las necesidades reales de la empresa. Esto, sin dejar de lado la búsqueda cons-
tante de servicio, calidad y garantías que permitan afianzar la relación vendedor-cliente.
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BIBLIOGRAFÍA
Obligatoria
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Ediciones Díaz de Santos. Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de
Aprendizaje, Recurso Digital Suscrito: e-libro.
Morón, E. A. U. (2009). Organización y administración de tesorería. Capítulo 6.
Argentina: El Cid Editor | apuntes. Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP,
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Wals, S. (2009). Contabilidad II. Unidad 2. México: Instituto Politécnico Nacional.
Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de Aprendizaje, Recurso
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Referencias bibliográficas
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corporativas. México: McGraw Hill.
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Van Horne, J. (1997). Administración financiera (10ª edición). México: Prentice
Hall.